Questions techniques sur le Système de gestion de l'information sur les priorités

Tables des matières

1. Comment trouver un numéro d'autorisation en matière de priorité?

  1. À partir de la page d'accueil du SGIP, sélectionnez l'option suivante : Générer un rapport sur l'administration des priorités.
  2. Cette option permet d'ouvrir la section des rapports du SGIP.
  3. À partir de la liste déroulante, sélectionnez le Rapport N° 1 : Recherche de numéro d'autorisation.
  4. Puis cliquez sur le bouton Afficher les critères.
  5. Inscrivez le numéro de la demande.
  6. Puis cliquez sur le bouton Soumettre le rapport.
  7. Imprimez une copie de cet écran pour le verser dans votre dossier de dotation.

2. Comment vérifier le droit de priorité d'une personne

  1. À partir du menu principal du SGIP, cliquez sur Inscrire un bénéficiaire de priorité/Consulter le dossier/curriculum vitæ du bénéficiaire de priorité.
  2. Sélectionnez Mise à jour/consulter le dossier de priorité – Changer le type de priorité dans le menu d'inscription.
  3. À partir de l'écran suivant, sélectionnez l'organisation d'attache* du bénéficiaire de priorité dans la liste déroulante.
  4. Sur cet écran, inscrivez le numéro séquentiel du bénéficiaire de priorité (NSP). Si vous ne connaissez pas le NSP, inscrivez le Nom de famille de la personne.
  5. Sélectionnez l'option Rechercher les priorités actives dans la liste déroulante située à côté de l'état de l'inscription.
  6. Cliquez sur Recherche.
  7. Le SGIP affichera une ligne contenant le NSP (en rouge), le nom et d'autres renseignements concernant la personne si cette dernière bénéficie d'un droit de priorité. Cliquez sur le NSP pour ouvrir le dossier électronique de cette personne.
  8. Si le SGIP ne trouve pas cette personne dans le répertoire, cela ne veut pas nécessairement dire qu'elle ne bénéficie pas d'un droit de priorité; elle pourrait tout simplement ne pas avoir encore été inscrite dans le système. Pour vous en assurer, vous devez communiquer avec la section des priorités Listes des conseillers en administration des priorités.

3. Parmi les codes de rejet à la présélection (qualifications) ou de résultat de la présentation de candidatures, lequel dois-je utiliser?

3.1 Codes de rejet à la présélection (qualifications) pour les postes de durée DÉTERMINÉE seulement

106 Études

Situation où le bénéficiaire de priorité ne satisfait pas aux exigences essentielles en matière d'études précisées dans l'Énoncé des critères de mérite.

107 Expérience

Situation où le bénéficiaire de priorité ne satisfait pas aux exigences essentielles en matière d'expérience énoncées dans l'Énoncé des critères de mérite.

108 Exigences linguistiques

Situation où le bénéficiaire de priorité ne satisfait pas aux exigences essentielles en matière de connaissances linguistiques énoncées dans l'Énoncé des critères de mérite.

109 Plusieurs qualités

Situation où le bénéficiaire de priorité ne satisfait pas à plus d'une des exigences essentielles énoncées dans l'Énoncé des critères de mérite.

110 Échoué évaluation récente pour poste similaire

Situation où le bénéficiaire de priorité a fait l'objet d'une évaluation pour un poste semblable dont l'Énoncé des critères de mérite était le même mais n'a pas été jugé qualifié. Veuillez copier-coller directement dans la case Justification et commentaires le rapport d'évaluation précédent et préciser le numéro de la demande antérieure.

111 Échoué note minimale pour examen approuvé

Situation où le bénéficiaire de priorité n'a pas obtenu la note minimale à un examen approuvé. Veuillez indiquer le nom de l'examen, la note de passage et le résultat obtenu par la personne concernée.

3.2 Codes de résultat de présentation pour les postes de durée INDÉTERMINÉE et DÉTERMINÉE

100 Lieu

Situation où le bénéficiaire de priorité n'est pas intéressé par le lieu de travail du poste. Nota : Décrivez de quelle façon cette personne vous a informé de la situation, indiquez s'il y a eu échange de courriels et copiez-collez ces courriels directement sur le formulaire de rétroaction. Si vous avez eu une conversation avec le bénéficiaire de priorité, précisez-en la date, confirmez par courriel ce que cette personne vous a dit et copiez et collez le contenu du courriel directement dans le formulaire de rétroaction.

101 Niveau/salaire

Situation où le bénéficiaire de priorité n'est pas intéressé par le niveau du poste ou le salaire. Nota : Décrivez de quelle façon cette personne vous a informé de la situation, indiquez s'il y a eu échange de courriels et copiez-collez ces courriels directement sur le formulaire de rétroaction. Si vous avez eu une conversation avec le bénéficiaire de priorité, précisez-en la date, confirmez par courriel ce que cette personne vous a dit et copiez et collez le contenu du courriel directement dans le formulaire de rétroaction.

102 Conditions d'emploi

Situation où le bénéficiaire de priorité n'est pas intéressé par les conditions d'emploi. Nota : Décrivez de quelle façon cette personne vous a informé de la situation, indiquez s'il y a eu échange de courriels et copiez-collez ces courriels directement sur le formulaire de rétroaction. Si vous avez eu une conversation avec le bénéficiaire de priorité, précisez-en la date, confirmez par courriel ce que cette personne vous a dit et copiez et collez le contenu du courriel directement dans le formulaire de rétroaction.

103 Genre de travail

Situation où le bénéficiaire de priorité refuse, pour quelque raison que ce soit, d'être pris en considération pour le poste. Ce refus peut signifier qu'il confirme ne pas posséder les qualifications essentielles ou que le type de travail ne correspond pas à ce qu'il recherche. Nota : Décrivez de quelle façon cette personne vous a informé de la situation, indiquez s'il y a eu échange de courriels et copiez-collez ces courriels directement sur le formulaire de rétroaction. Si vous avez eu une conversation avec le bénéficiaire de priorité, précisez-en la date, confirmez par courriel ce que cette personne vous a dit et copiez et collez le contenu du courriel directement dans le formulaire de rétroaction.

104 Pas d'intérêt pour un emploi de durée déterminée

Situation où le bénéficiaire de priorité refuse d'être pris en considération pour un poste de durée déterminée pour quelque raison que ce soit. Nota : Décrivez de quelle façon cette personne vous a informé de la situation, indiquez s'il y a eu échange de courriels et copiez-collez ces courriels directement sur le formulaire de rétroaction. Si vous avez eu une conversation avec le bénéficiaire de priorité, précisez-en la date, confirmez par courriel ce que cette personne vous a dit et copiez et collez le contenu du courriel directement dans le formulaire de rétroaction.

105 Accepté une autre offre

Situation où le bénéficiaire de priorité confirme avoir accepté une offre auprès d'une autre organisation. Nota : Décrivez de quelle façon cette personne vous a informé de la situation, indiquez s'il y a eu échange de courriels et copiez-collez ces courriels directement sur le formulaire de rétroaction. Si vous avez eu une conversation avec le bénéficiaire de priorité, précisez-en la date, confirmez par courriel ce que cette personne vous a dit et copiez et collez le contenu du courriel directement dans le formulaire de rétroaction.

112 Qualifications essentielles – décision de la priorité

Situation où le bénéficiaire de priorité ne désire plus être considéré pour le poste, parce qu'il considère ne pas satisfaire à une ou plusieurs des qualifications essentielles. Nota : Décrivez de quelle façon cette personne vous en a informé. S'il vous avez eu des échanges écrits entre le bénéficiaire de priorité et l'organisation, veuillez en indiquer la date. Veuillez confirmer les détails de vos échanges verbaux par écrit via un courriel que vous devrez copier et coller dans le formulaire de rétroaction.

Il est important de copier et coller tous les renseignements concernant la décision du bénéficiaire de priorité qui ne désire pas être considéré, plus particulièrement les fonctionnaires excédentaires ou mis en disponibilité qui ont droit au recyclage selon la Directive de réaménagement des effectifs du Conseil du Trésor.

70 Bénéficiaire non intéressé après l'évaluation (Expliquez)

Ce code de résultat doit être utilisé dans les situations où le ministère d'embauche a procédé à une évaluation (officielle ou non officielle) de toutes les qualifications essentielles du bénéficiaire de priorité et que cette personne se retire du processus de sélection. Nota : Décrivez de quelle façon cette personne vous a informé de la situation, indiquez s'il y a eu échange de courriels et copiez-collez ces courriels directement sur le formulaire de rétroaction. Si vous avez eu une conversation avec le bénéficiaire des priorités, précisez-en la date, confirmez par courriel ce que cette personne vous a dit et copiez et collez le contenu du courriel directement dans le formulaire de rétroaction. NE PAS UTILISER ce code lorsque le bénéficiaire de priorité refuse d'être pris en considération parce qu'il ne possède pas certaines des qualifications essentielles, auquel cas le code à utiliser est 103 – Genre de travail.

17 Fonctionnaire excédentaire en détachement/affectation au poste pour formation

Situation où il est déterminé, grâce à une évaluation, qu'un fonctionnaire excédentaire doit suivre une formation avant d'être nommé à un poste pour une période indéterminée. Une copie de l'entente de détachement et ou affectation doit être envoyée à la Section de l'administration des priorités.

55 Échoué les qualifications essentielles

Situation où, après évaluation, on estime que le bénéficiaire de priorité ne possède pas certaines ou la totalité des qualifications essentielles. Vous devez fournir les détails suivants :

  • les qualifications que le bénéficiaire de priorité ne possède pas;
  • les méthodes utilisées pour évaluer le bénéficiaire de priorité;
  • indication selon laquelle le gestionnaire, ou son remplaçant, a discuté des résultats de l'évaluation avec le bénéficiaire de priorité;
  • indication selon laquelle le bénéficiaire de priorité a été informé, par écrit, des résultats de son évaluation (cette information est communiquée par le biais du formulaire de rétroaction pour les postes de période indéterminée, mais pour les postes de durée déterminée, l'organisation doit s'assurer que la rétroaction est communiquée par écrit par d'autres moyens que le SGIP).

Tous ces renseignements doivent faire partie du formulaire de rétroaction ainsi qu'une copie des échanges qui doivent être placés directement dans la case Justification et commentaires du formulaire de rétroaction.

3 Qualifié – pour nomination de durée indéterminée à ce poste

Situation où il est déterminé qu'un bénéficiaire de priorité possède toutes les qualifications essentielles d'un poste et qu'une offre lui sera faite. Nota : Dès que la lettre d'offre est signée par toutes les parties intéressées, faites parvenir, par télécopieur, cette lettre au conseiller en administration des priorités de la CFP concerné.

5 Qualifié – refusé l'offre

Situation où une offre officielle de nomination à un poste de durée indéterminée est présentée au bénéficiaire de priorité et que cette personne refuse par écrit cette offre. Nota : Veuillez transmettre au conseiller en administration des priorités de la CFP concerné une copie du document dans lequel le bénéficiaire de priorité a indiqué qu'il refusait l'offre.

6 Qualifié – un autre bénéficiaire nommé

Situation où le bénéficiaire de priorité a été évalué, jugé qualifié mais qu'un autre bénéficiaire de priorité est nommé. Nota : Veuillez inscrire directement sur le formulaire de rétroaction le nom de la personne nommée.

12 Qualifié – pour nomination de durée déterminée à ce poste

Situation où un bénéficiaire de priorité a été évalué, jugé qualifié et est nommé à un poste de durée déterminée. Nota : Dès que la lettre d'offre est signée par toutes les parties intéressées, faites parvenir, par télécopieur, cette lettre au conseiller en administration des priorités de la CFP concerné.

7 Aucune réponse reçue du bénéficiaire de priorité à l'intérieur du temps alloué (Expliquez)

Les bénéficiaires de priorité sont invités à répondre par courriel à l'organisation d'embauche dans le délai fixé par cette dernière (minimum de cinq jours ouvrables à compter de la date de réception de l'avis) en indiquant s'ils croient posséder les qualifications essentielles pour le poste indéterminé. Lorsqu'ils croient être qualifiés pour le poste, mais qu'il leur est impossible de fournir les renseignements demandés dans le délai fixé par l'organisation d'embauche, ils doivent l'en informer dès que possible, en précisant la date à laquelle ils seront en mesure de fournir les autres renseignements demandés.

Nota : Bien qu'un délai de réponse soit fixé, d'un point de vue politique et légal, la candidature des bénéficiaires de priorité qui manifestent leur intérêt pour le poste après ce délai devra tout de même être prise en considération pour ce poste jusqu'à ce que la nomination ait été effectuée. Il serait donc une bonne pratique de la part des organisations de faire un suivi auprès des bénéficiaires présentés qui n'auraient pas communiqué avec eux.

13 Non évalué – différent bénéficiaire nommé à ce poste

Situation où plus d'un bénéficiaire de priorité a été présenté au ministère et que, parmi ces personnes, l'une possédait une priorité légale (p. ex. priorité d'employé en congé) et où le ministère a évalué tout d'abord la personne bénéficiant de cette priorité, l'a trouvée qualifiée et l'a nommée au poste. Dans un tel cas, il n'est pas nécessaire d'évaluer les autres bénéficiaires de priorité.

14 Bénéficiaire de priorité nommé à un autre poste de durée indéterminée

Situation où le ministère d'embauche nomme un bénéficiaire de priorité à un autre poste de durée indéterminée (dans un tel cas, une demande distincte sur laquelle figure le nom du bénéficiaire de priorité est exigée avant que l'autorisation ne soit accordée)

71 Bénéficiaire retiré sous les directives de la CFP – À L'USAGE EXCLUSIF DE LA CFP

NE PAS MODIFIER CE CODE lorsqu'il figure sur un formulaire de rétroaction. Ce code est inscrit lorsque le nom d'un bénéficiaire de priorité est supprimé du répertoire SGIP. Cette mesure signifie que le ministère d'embauche n'a plus besoin de communiquer avec cette personne.

210 Échoué évaluation récente pour poste indéterminé similaire

Situation où le bénéficiaire de priorité a fait l'objet d'une évaluation pour un poste semblable dont l'Énoncé des critères de mérite était le même mais n'a pas été jugé qualifié. Veuillez copier-coller directement dans la case Justification et commentaires les résultats d'évaluation précédents et préciser le numéro de la demande d'autorisation antérieure.

211 Échoué note minimale pour examen standardisé (À L'USAGE EXCLUSIF DES ORGANISATIONS – pour postes de durée indéterminée seulement)

Situation où le bénéficiaire de priorité n'a pas obtenu la note minimale à un examen approuvé. Veuillez indiquer le nom de l'examen, la note de passage et le résultat obtenu par la personne concernée.

15 Processus de dotation annulé par l'organisation

Ce code est inscrit automatiquement par le SGIP lorsqu'une demande est annulée.

4. Recherche dans le SGIP d'un bénéficiaire de priorité dont la candidature vous a été présentée et pour laquelle vous obtenez la réponse « Votre recherche n'a donné aucun résultat ». Pourquoi?

Deux situations peuvent expliquer cette réponse :

  1. vous n'avez pas sélectionné la bonne « organisation d'attache du bénéficiaire de priorité » ou avez oublié de la modifier après avoir effectué une recherche visant un autre bénéficiaire de priorité, ou
  2. le nom de ce bénéficiaire de priorité a été supprimé du répertoire du SGIP après la présentation de sa candidature à votre organisation. Un moyen facile de confirmer cette situation est de consulter le formulaire de rétroaction et, si le nom du bénéficiaire de priorité visé a été supprimé et n'est donc plus disponible, vous verrez apparaître le code « 71 » vis-à-vis du nom de cette personne dans la colonne « Résultat présentation ». Par conséquent, vous n'avez pas besoin d'évaluer cette personne ou de remplir le formulaire de rétroaction.

5. Vous êtes certain d'avoir rédigé un formulaire de rétroaction concernant les bénéficiaires de priorité et de l'avoir transmis à la CFP, mais vous n'avez reçu aucune confirmation à cet effet ou la situation relative à la rétroaction affiche toujours « Au ministère d'entrer la rétroaction ». Pourquoi?

Il est possible que vous ayez rédigé le formulaire de rétroaction mais que vous ayez oublié de cliquer tout d'abord sur le nom de la personne bénéficiant de la priorité. Il est impératif de cliquer sur le nom de la personne pour laquelle vous souhaitez formuler des commentaires. Ce faisant, vous pourrez alors remplir le formulaire de rétroaction pour la personne visée puis l'« ENREGISTRER ». Ce n'est qu'une fois que la rétroaction sera rédigée et enregistrée pour tous les bénéficiaires de priorité dont le nom figure sur le formulaire de rétroaction que vous pourrez accéder à la case « À soumettre à la CFP » que vous devrez cocher et appuyer sur le bouton « Soumettre ».

6. Puis-je accéder à une demande présentée sous un autre code d'utilisateur?

Oui, vous pouvez accéder à une demande présentée précédemment par une autre personne. À l'aide de vos propres coordonnées d'utilisateur, veuillez suivre les instructions énoncées à la partie 3.4 Mettre à jour une demande d'autorisation en matière de priorité.

7. Puis-je produire une rétroaction pour une demande présentée sous un autre code d'utilisateur?

Oui, vous pouvez produire une rétroaction pour une demande présentée précédemment sous un autre code d'utilisateur. À l'aide de vos propres coordonnées d'utilisateur, veuillez suivre les instructions énoncées à la partie 3.3 Fournir une rétroaction.

8. J'ai présenté une demande d'autorisation en matière de priorité comportant deux numéros de poste pour laquelle je n'ai reçu qu'un numéro d'autorisation. Est­ce qu'un second numéro d'autorisation me sera transmis plus tard?

Non. Le numéro d'autorisation attribué à votre demande d'autorisation en matière de priorité est valide pour tous les numéros de poste inscrits sur la demande au moment de l'autorisation. Ainsi, votre numéro d'autorisation unique est valide pour les deux numéros de poste indiqués, et il ne peut s'appliquer qu'à ces deux postes. Nota : Les deux nominations devraient entrer en vigueur environ à la même date.

9. Est­ce que je peux soumettre une demande d'autorisation en matière de priorité comportant dix numéros de poste et effectuer seulement deux nominations initiales à la fin du processus puis, ultérieurement, faire les autres nominations parmi les personnes qualifiées d'un répertoire précédent, constitué à l'issue d'un processus interne ou externe?

Non. L'autorisation devrait être demandée pour le nombre exact de postes pour lesquels vous ferez des nominations initiales. Par exemple, si vous savez déjà que vous procéderez à deux nominations initiales parmi les dix postes inscrits, alors vous devriez demander l'autorisation pour ces deux postes uniquement. Pour les nominations subséquentes, vous devrez déposer de nouvelles demandes le moment venu. Tel qu'il est indiqué à la question 8, les numéros d'autorisation devraient être utilisés pour des nominations qui entrent en vigueur environ à la même date et devraient s'appliquer au nombre exact de postes indiqué sur la demande.

10. J'ai reçu un numéro d'autorisation il y a quelques semaines pour une demande d'autorisation en matière de priorité sur laquelle ne figurait qu'un seul poste. J'ai maintenant un second poste à pourvoir, identique en tout point, y compris pour les compétences en matière de langues officielles. J'aimerais ajouter ce nouveau numéro de poste à ma demande initiale. Est­ce possible?

Comme l'autorisation a déjà été accordée, vous ne serez pas en mesure d'ajouter ce nouveau numéro de poste à votre demande. Vous devrez soumettre une nouvelle demande d'autorisation en matière de priorité et indiquer, dans la section des renseignements additionnels, que vous avez déjà reçu une autorisation pour un processus précédent (mentionnez le numéro de la demande d'autorisation en matière de priorité), et que vous souhaitez maintenant obtenir l'autorisation pour un poste identique en tout point, y compris pour les compétences en matière de langues officielles. La CFP sera en mesure de faire le rapprochement entre les deux demandes et prendra en considération les nouveaux bénéficiaires de priorité dont fait état la demande la plus récente. Si les résultats de présélection de la demande initiale en ce qui a trait aux bénéficiaires de priorité présentés sont obtenus pour ce nouveau processus, ils peuvent être utilisés aux fins d'une autre présélection.

11. J'ai soumis une demande d'autorisation en matière de priorité pour un poste mais je n'ai pas reçu d'autorisation parce que des bénéficiaires de priorité éventuels ont été identifiés. Je souhaite maintenant ajouter un second numéro de poste à la demande. Est­ce possible?

Oui. Comme l'autorisation n'a pas encore été accordée et qu'il s'agit d'une demande récente, vous pouvez simplement mettre à jour votre demande en cours. Il suffit d'ajouter le nouveau numéro de poste à la demande et d'en faire la mention dans la section des renseignements additionnels. Toutefois, si votre demande a été soumise il y a plusieurs semaines, la CFP peut recommander qu'une nouvelle recherche de bénéficiaires de priorité soit faite, si elle croit que d'autres bénéficiaires de priorité risquent de s'être ajoutés au système. Vous devriez communiquer avec un conseiller en administration des priorités avant de soumettre votre mise à jour.

12. Après avoir reçu le numéro d'autorisation en matière de priorité pour un poste, une personne bénéficiaire de priorité a présenté elle-même sa candidature. Dois-je tenir compte de cette candidature?

Oui. Pour un poste ayant déjà reçu un numéro d'autorisation et pour lequel aucune nomination n'a encore été faite, la CFP peut présenter à l'organisation la candidature d'un bénéficiaire de priorité ou encore, cette personne peut soumettre elle-même sa candidature. Si cette personne possède les qualifications essentielles requises pour le poste, l'organisation doit tenir compte de sa candidature et lui accorder une priorité de nomination. Nota : Il se peut que certaines personnes bénéficiaires de priorité communiquent directement avec les ministères et organismes fédéraux pour s'enquérir des possibilités d'emploi. Les organisations ont la responsabilité d'examiner ces candidatures pour tout processus en cours.

13. Lorsqu'un numéro d'autorisation en matière de priorité m'est transmis, est-il valide jusqu'au moment de la nomination ou est-ce que la CFP peut, dans certains cas, l'annuler ou en retarder l'émission?

Une autorisation en matière de priorité signifie simplement que vous pouvez effectuer votre nomination immédiatement ou à la fin du processus de nomination que vous avez proposé. Normalement, l'objectif premier de la CFP n'est pas d'annuler les numéros d'autorisation après qu'ils soient émis. Toutefois, un numéro d'autorisation peut être suspendu ou annulé en tout temps et dans diverses circonstances :

  • La CFP reçoit un afflux de personnes bénéficiaires de priorité à inscrire;
  • Un numéro d'autorisation n'a pas été utilisé et une nouvelle personne bénéficiaire de priorité répondant aux critères de sélection du poste a été identifiée et présentée par la CFP;
  • Un fonctionnaire bénéficiaire de priorité a présenté lui-même sa candidature à un poste qui n'a pas encore été doté;
  • Dans le cadre d'un contrôle ou de la surveillance, la CFP réalise qu'une autorisation n'a pas été utilisée et que le processus de sélection est terminé depuis un certain temps. La CFP annulera la demande d'autorisation et informera le ministère qu'il doit présenter une nouvelle demande d'autorisation en matière de priorité lorsqu'il sera prêt à faire la nomination;
  • L'autorisation a été émise pour plusieurs postes, mais une seule nomination a été effectuée. La CFP pourrait suspendre l'autorisation pour les nominations à venir.
  • L'autorisation a été émise selon la rétroaction fournie par le ministère. La CFP découvre que la rétroaction était erronée et que par conséquent des bénéficiaires de priorité ont été exclus. La CFP annulera la demande d'autorisation.
  • Lorsque le bénéficiaire de priorité a des préoccupations quant au respect de son droit de priorité.

14. Est-ce que le Système de gestion de l'information sur les priorités (SGIP) accorde une autorisation automatique lorsque l'organisation désire nommer un bénéficiaire de priorité en particulier?

Les organisations doivent faire une demande d'autorisation en matière de priorité dans le SGIP en utilisant l'option B «Considération d'un bénéficiaire de priorité en particulier». La CFP présentera la candidature de ce bénéficiaire de priorité ainsi que, le cas échéant, celles de d'autres bénéficiaires ayant un droit de priorité plus élevé. Ainsi, le rang de tous les autres bénéficiaires de priorité est respecté et tout autre bénéficiaire de priorité qui pourrait être jugé qualifié pour le poste aurait l'assurance d'être pris en compte.

15. Une fois qu'une organisation a donné une rétroaction sur une personne bénéficiaire de priorité lui ayant été présentée à la suite d'une demande spécifique, est-ce que la CFP doit accepter cette rétroaction?

Non. La CFP se garde le droit de demander aux organisations des éclaircissements sur la rétroaction. Lorsque des renseignements supplémentaires sont requis, la CFP renvoie le formulaire de rétroaction à l'organisation au moyen du système. Le conseiller en administration des priorités fera ensuite le suivi par courriel auprès de l'organisation afin d'expliquer pourquoi la rétroaction lui est renvoyée et de préciser les renseignements supplémentaires à fournir.

16 Est­ce que la CFP sait qui fait des modifications aux dossiers dans le SGIP?

La CFP est en mesure de savoir qui apporte des modifications aux dossiers, la date de ces modifications et si ces modifications ont été faites par la CFP elle-même, ou par l'organisation ou par le bénéficiaire lui-même via le Portail sur les priorités. Toutes les transactions dans le dossier d'inscription sont répertoriées dans la section Notification du Portail.

17. Comment produire divers rapports sur l'administration des priorités

  1. À partir de la page d'accueil du SGIP, sélectionnez l'option Générer un rapport sur l'administration des priorités.
  2. Cette option permet d'ouvrir la section des rapports du SGIP.
  3. À partir de la liste déroulante, sélectionnez le rapport dont vous avez besoin.
  4. Puis cliquez sur le bouton Afficher les critères.
  5. Selon le type de rapport choisi, inscrivez les renseignements demandés.
  6. Puis cliquez sur le bouton Soumettre le rapport.

17.1 Description des divers rapports sur l'administration des priorités

Rapport 1 – Recherche de numéro d'autorisation

Ce rapport constitue une autre source d'information mise à la disposition des ministères et des organisations qui leur indique si un numéro d'autorisation en matière de priorité a été délivré par la CFP pour une demande d'autorisation donnée. Par exemple, si le courriel initial produit par le système a été perdu, les ministères peuvent imprimer ce rapport et le verser dans le dossier de dotation pour montrer qu'ils ont consulté le répertoire des bénéficiaires de priorité et obtenu une autorisation en matière de priorité, soit pour nommer un bénéficiaire de priorité, soit pour mener une autre mesure de dotation.

Rapport 2 – Volume des demandes d'autorisation en matière de priorité (activité de dotation) par lieu et groupe et niveau

Ce rapport affiche le nombre de demandes d'autorisation en matière de priorité que la CFP a reçues pendant une période donnée. Le nombre de demandes peut être affiché par groupe professionnel et/ou région ou lieu de travail.

Le rapport précise le contexte dans lequel s'inscrit la nomination d'un bénéficiaire de priorité. Il fournit une indication du niveau général d'activité de dotation. De plus, il peut être utilisé par les administrateurs généraux pour déterminer les perspectives d'emploi des bénéficiaires de priorité dans une région géographique donnée ainsi que pour les aider à déterminer s'ils doivent présenter une garantie d'offre d'emploi raisonnable aux fonctionnaires dont les postes peuvent être déclarés excédentaires, conformément aux ententes et à la directive sur le réaménagement des effectifs.

Rapport 3 – Flux entrants et sortants de la population des priorités pour une période donnée

Ce rapport affiche le mouvement des bénéficiaires de priorité inscrits et éliminés du système pendant une période donnée. Le nombre de nouvelles inscriptions y est indiqué ainsi que le nombre de suppressions du système (nominations, démissions, expiration des droits de priorité, révocation des droits de priorité, etc.). Les données peuvent servir à calculer le taux de placement par ministère ou organisme, par région, par groupe et niveau professionnels et par type de priorité.

Rapport 4 – Flux entrants et sortants (photo) de la population des priorités

Ce rapport, bien que très semblable au rapport 3, présente un portrait instantané de la population des bénéficiaires de priorité. Il affiche des renseignements recueillis au début de l'exercice financier en cours sur les inscriptions (nombre de nouvelles inscriptions), les suppressions (suppressions par suite de nomination, de démission, d'expiration de la période d'admissibilité, d'annulation du droit de priorité) ainsi que le nombre de dossiers de bénéficiaires de priorité actifs à la date de recherche.

Rapport 5 – Temps écoulé entre la date de présentation et la date de réception du formulaire de rétroaction

Ce rapport fournit des renseignements sur le temps qu'un ministère ou un organisme consacre à l'évaluation des bénéficiaires de priorité. Il signale le nombre de jours écoulés entre la date à laquelle la CFP a présenté la candidature d'un ou de plusieurs bénéficiaires de priorité à un ministère ou un organisme d'embauche et la date à laquelle celui-ci a fourni les résultats de l'évaluation de ces personnes à la CFP en lui transmettant le formulaire de rétroaction par l'entremise du SGIP.

Rapport 6.1 – Présentations en suspens au ministère/organisme – Temps écoulé

Ce rapport présente le nombre total de demandes d'autorisation émanant d'un ministère ou d'un organisme et à qui des bénéficiaires de priorité ont été présentés et pour lesquels l'évaluation et la rétroaction n'ont pas encore été transmises à la CFP.

Rapport 6.2 – Nombre de demandes en suspens

Ce rapport fournit les renseignements précisés dans le rapport 6.1 mais englobe également une liste des numéros pertinents de demande d'autorisation en cours. Le ministère ou l'organisme peut utiliser ces numéros pour toute mesure de suivi qu'il souhaite mener au regard des présentations de candidatures en cours.

Rapport 7 – Durée d'inscription : temps écoulé entre la date de début de priorité et la date d'inscription par le ministère

Ce rapport présente des renseignements sur le temps qu'un ministère ou un organisme prend pour inscrire ses bénéficiaires de priorité dans le SGIP. Ce rapport montre le nombre de jours qui s'écoulent entre la date d'entrée en vigueur du droit de priorité et la date à laquelle le ministère ou l'organisme d'attache inscrit le nouveau bénéficiaire de priorité dans le SGIP.

Rapport 8 – Flux d'activité/Résultats d'autorisation

Ce rapport fournit des données sur le nombre et le pourcentage à diverses étapes du processus de demande d'autorisation en matière de priorité, à savoir :

  • le nombre de demandes d'autorisation présentées par un ministère ou un organisme particulier pendant une période donnée,
  • le nombre de ces demandes qui sont automatiquement autorisées par le système,
  • le nombre de demandes visant les bénéficiaires de priorité repérés par le SGIP,
  • le nombre de demandes donnant lieu à la présentation de bénéficiaires de priorité au ministère ou à l'organisme, par la CFP.
  • le nombre de demandes pour lesquelles on a trouvé des bénéficiaires de priorité qualifiés.

Les données peuvent servir aux fins de comparaison avec l'ensemble de la fonction publique ou par rapport à des ministères ou des organismes de taille semblable.

Rapport 9 – Taux d'annulation de demandes d'autorisation en matière de priorité (demandes avec présentations)

Ce rapport fournit des renseignements sur la fréquence des annulations de demande d'autorisation par le ministère ou l'organisme qui en est responsable une fois qu'un ou des bénéficiaires de priorité ont été présentés par la CFP. Le rapport saisit le nombre total de demandes d'autorisation donnant lieu à des présentations de bénéficiaires de priorité pendant une période donnée, le nombre de fois où ce genre de demande a été annulée ainsi que le taux de ces annulations en pourcentage par rapport au nombre total de demandes d'autorisation. Le rapport contient également des données semblables pour l'ensemble de la fonction publique, à des fins de comparaison.

Rapport 10 – Tendances liées aux nominations de bénéficiaires de priorité (interne VS autres/importations, exportations)

Ce rapport fournit des données sur les cas où un ministère ou un organisme particulier nomme ses propres bénéficiaires de priorité (nomination au ministère d'attache) comparativement au nombre de fois où ses bénéficiaires de priorité ont été nommés par d'autres ministères ou organismes (sorties). Le rapport montre également le nombre de cas où un ministère ou un organisme a nommé des bénéficiaires de priorité venant d'autres ministères ou organismes (entrées). Ces données sont disponibles aux fins de comparaison avec l'ensemble de la fonction publique.

Rapport 11 – Demandes avec qualifications internes VS % présentations internes

Ce rapport affiche le taux selon lequel un ministère ou un organisme donné juge qualifiés ses propres bénéficiaires de priorité à la suite d'une présentation par la CFP. Le rapport indique également le nombre de bénéficiaires de priorité présentés par le ministère ou l'organisme d'attache, qui sont intéressés et jugés qualifiés par le ministère ou l'organisme d'attache pendant une période donnée. Enfin, ce rapport montre le taux de bénéficiaires de priorité du ministère d'attache jugés qualifiés comparativement aux bénéficiaires de priorité présentés et intéressés. Des données semblables sont fournies pour l'ensemble de la fonction publique à des fins de comparaison.

Rapport 17.1 – Nombre total de demandes d'autorisation reçues par processus de nomination

Ce rapport présente le nombre de demandes d'autorisation qu'a reçues la CFP (exception faite des demandes annulées) par type de processus de nomination (externe ou interne, annoncé ou non annoncé) pour une période donnée. Il est possible de voir le nombre de demandes pour une organisation en particulier ou pour l'ensemble de la fonction publique, et ce, en fonction du lieu de travail, de la durée des fonctions ou de la classification des postes, selon les critères de recherche sélectionnés.

Il est à noter que la liste élargie concernant les raisons relatives aux processus non annoncés a été ajoutée au SGIP le 10 novembre 2009.

Rapport 17.2 – Liste des demandes d'autorisation reçues pour des processus de nomination non annoncés

Ce rapport présente la liste des demandes d'autorisation pour les processus de nomination non annoncés qu'a reçues la CFP (exception faite des demandes annulées) par type de processus de nomination (externe ou interne) pour une période donnée. Il est possible de voir les demandes pour une organisation en particulier ou pour l'ensemble de la fonction publique, et ce, en fonction du lieu de travail, de la durée des fonctions ou de la classification des postes, selon les critères de recherche sélectionnés.

Il est à noter que la liste élargie concernant les raisons relatives aux processus non annoncés a été ajoutée au SGIP le 10 novembre 2009.

Rapport 17.3 – Liste des demandes d'autorisation reçues pour des processus de nomination non annoncés pour lesquels une « autre raison » a été donnée

Ce rapport présente la liste des demandes d'autorisation qu'a reçues la CFP pour une période donnée et pour lesquelles l'organisation doit justifier son choix de mener un processus interne ou externe non annoncé parce qu'elle a indiqué une « autre raison ». Les détails fournis apparaissent dans le rapport. Il est possible de voir les demandes pour une organisation en particulier ou pour l'ensemble de la fonction publique, et ce, en fonction du lieu de travail, de la durée des fonctions ou de la classification des postes, selon les critères de recherche sélectionnés.

Il est à noter que ce rapport n'affiche que les données se rapportant aux demandes présentées depuis le 10 novembre 2009, date à laquelle le choix « autre raison » a été ajouté au SGIP pour justifier l'utilisation d'un processus non annoncé.

*Rapport 18.1 – Population active des bénéficiaires de priorité par lieu de résidence et classification du poste d'attache

Ce rapport affiche les bénéficiaires de priorité actifs dont la candidature peut être présentée, selon la classification du poste d'attache et le lieu de résidence. Vous pouvez préciser la recherche à l'aide des critères suivants : type de priorité, classification du poste d'attache, compétences linguistiques, lieu et organisation. Il est à noter que ce rapport constitue une représentation ponctuelle de la base de données au moment où le rapport est généré.

*Rapport 18.2 – Bénéficiaires de priorité actifs présentés à des postes indéterminés par classification et lieu de résidence

Ce rapport affiche les bénéficiaires de priorité actifs dont la candidature peut être présentée, selon la région de résidence et la classification des postes auxquels la candidature peut être présentée (déterminée par le code indiqué). Vous pouvez préciser la recherche à l'aide des critères suivants : type de priorité, classification du poste, compétences linguistiques, lieu de recherche et organisation. Il est à noter que selon le code attribué au bénéficiaire de priorité, sa candidature peut être présentée à des postes de groupes et niveaux différents, ce qui explique que le nombre de résultats affichés est beaucoup plus grand que le nombre réel de bénéficiaires de priorité actifs dans le système. Ce rapport constitue une représentation ponctuelle de la base de données au moment où le rapport est généré.

18. Le SGIP m'a émis un numéro d'autorisation vendredi le 3 octobre. Pouvez-vous me confirmer ce que veut dire « ne deviendra valide que deux jours ouvrables après la réception de ce courriel. »

Aux fins d'autorisation en matière de priorité, les jours ouvrables sont définis du lundi au vendredi (versus jours calendrier). L'article 27.(4) de la Loi d'interprétation nous guide lorsque nous utilisons le mot « après » : 27(4) Si le délai suit un jour déterminé, ce jour ne compte pas.

Par conséquent, si une autorisation en matière de priorité est accordée automatiquement le vendredi 3 octobre, vous devriez attendre deux jours ouvrables complets après cette date, car le numéro d'autorisation ne sera valide aux fins de nomination que le mercredi 8 octobre.