Partie II – Inscription de bénéficiaires de priorité et/ou mise à jour

• 2.1 Présenter une nouvelle inscription
• 2.2 Mettre à jour une inscription ou modifier le type de priorité
• 2.3 Annuler une demande de mise à jour ou supprimer le nom d'un bénéficiaire de priorité du répertoire
• 2.4 Visualiser une liste de bénéficiaires de priorité de votre ministère (grâce à l'option de la mise à jour)

2.1 Présenter une nouvelle inscription

NOTA : Le SGIP n'acceptera pas une nouvelle inscription plus de 30 jours avant la date de début du droit de priorité.

1. À partir de la section Inscription du SGIP, cliquez sur Inscrire un bénéficiaire de priorité/Consulter le dossier/curriculum vitae du bénéficiaire de priorité.
2. À partir de la liste déroulante de l'écran suivant, sélectionnez votre ministère qui est également le ministère d'attache de la personne à inscrire : Ministère d'attache du bénéficiaire de priorité * :
3. Sélectionnez : Nouvelle inscription
4. Cliquer sur le bouton : Continuer pour accéder au Formulaire d'inscription. Avant d'inscrire des renseignements sur cette page, veuillez faire défiler le formulaire vers le bas et vous assurer de disposer de tous les renseignements requis. Le système ne permet pas de sauvegarder un formulaire partiellement rempli et de le récupérer à une date ultérieure. Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque (*) rouge.
5. Inscrivez les Renseignements sur le demandeur. Généralement, l'auteur est le conseiller en ressources humaines responsable du bénéficiaire de priorité; cette personne sera l'interlocuteur principal pour tous les échanges avec la CFP. Il est impératif que la personne qui fait la demande inscrive correctement son adresse électronique sur le formulaire d'inscription, sans quoi elle ne pourra pas recevoir la réponse du SGIP. Si une erreur typographique ou autre apparaît dans l'adresse électronique, vous ne pourrez recevoir le courriel de notification.
6. Inscrivez les renseignements sur le gestionnaire du bénéficiaire de priorité.
7. Attestation – J'ai pris connaissance de l'attestation ci-dessus et j'y consens au nom du ministère
   
   Une fois que vous avez coché cette case, cela signifie que le bénéficiaire de priorité a lu et signé le formulaire de consentement ET que le gestionnaire atteste que cette personne est admissible à une nouvelle nomination dans son propre ministère ou dans un autre ministère ou, dans le cas des fonctionnaires excédentaires ou mis en disponibilité, à un poste pour lequel cette personne pourrait se qualifier après avoir participé à des activités de recyclage professionnel conformément aux ententes sur le réaménagement des effectifs.
   
   NOTA : Vous ne pouvez inscrire une personne qui refuse de signer ou qui n'a pas encore signé le formulaire de consentement.
8. Inscrivez les Renseignements sur le bénéficiaire de priorité.
9. Inscrivez le groupe et le niveau du poste d'attache actuel du bénéficiaire de priorité. (Vous devez inscrire le groupe et le niveau AT 00 lorsque vous sélectionnez le type de priorité « Membre des FC/de la GRC libéré pour des raisons médicales »
10. Profil linguistique : Inscrivez les renseignements requis concernant le profil linguistique de la personne. NOTA : lorsque les résultats des ELS ne sont plus valides, le ministère d'attache doit prendre les dispositions nécessaires pour la tenue de ces examens.
11. Inscrivez le type de priorité auquel la personne a droit ainsi que les dates pertinentes. Pour obtenir des renseignements complémentaires sur le type de priorité, consultez le Guide sur l'administration des Priorités.
    
    NOTA 1 : L'inscription de personne ayant droit à une Priorité de réintégration ou à une Priorité de nomination du gouverneur général est effectuée par la CFP.
    
    NOTA 2 : Les ministères DOIVENT fournir à la CFP les documents justificatifs dans les dix jours ouvrables qui suivent la date d'inscription, faute de quoi l'inscription sera supprimée du système.
12. Inscrivez les groupes et les niveaux recommandés pour les postes auxquels la personne visée pourra être présentée. Il est à noter que ces groupes et niveaux doivent être équivalents à ceux du poste qu'occupe le bénéficiaire de priorité et correspondre aux antécédents professionnels de cette personne. Il est de la responsabilité du bénéficiaire de priorité de postuler à des postes de plus hauts niveaux.
13. Inscrivez les codes de compétence applicables. À noter que ces codes sont classés par catégorie professionnelle : par exemple, pour les postes des groupes AS / PM / CM / CR / DA / FS / IS / OE / OM / PG / PM / ST, tous les codes de compétence figurent dans la liste de la rubrique Services administratifs et des programmes. Lorsque vous sélectionnez ces codes, vous devez vous rappeler que ces compétences doivent avoir été acquises dans le cadre de l'expérience de travail comme en fait foi le curriculum vitae du bénéficiaire de priorité.
14. Inscrivez les qualifications professionnelles et le niveau d’études le plus élevé que possède la personne prioritaire en utilisant la nouvelle liste déroulante concernant le niveau d’études. Lorsque vous indiquerez les études complétées par la personne prioritaire, il est important de le faire avec le plus d’exactitude possible car ces renseignements seront utilisés à des fins de présélection lorsque le système identifiera une personne prioritaire.
    
15. Codes de zone de mobilité : Lorsque vous inscrivez les codes de mobilité, assurez vous de choisir le bon code : par exemple, le code 3000 – région de la capitale nationale et de l'Est de l'Ontario englobe également Ottawa/Gatineau, Cornwall, Kingston, Pembroke et Petawawa. Si le bénéficiaire de priorité est disposé à travailler uniquement dans la région d'Ottawa/Gatineau, inscrivez le code correspondant à cette région, à savoir 3101, ce qui fera en sorte que la personne visée sera présentée que pour des postes situés dans cette région.
16. Consentement à accepter un poste de durée déterminée et/ou d'un niveau inférieur : Par défaut, la réponse inscrite sur le formulaire est « Oui ». Veuillez vérifier auprès du bénéficiaire de priorité si c'est bien le cas et modifiez la réponse au besoin.
17. Disponibilité : Si le bénéficiaire de priorité n'est pas disponible aux fins de présentation de sa candidature immédiatement, cochez « NON » et précisez la date approximative à laquelle il sera disponible aux fins de présentation.
18. Curriculum vitae du bénéficiaire de priorité *: Une version électronique du curriculum vitae du bénéficiaire de priorité est obligatoire. Par conséquent, vous n'avez qu'à copier et coller le texte du curriculum vitae dans cette case.
19. Renseignements supplémentaires : Dans cette case, vous devez indiquer tout renseignement particulier lié à la disponibilité de la personne, aux examens de langue seconde, à la mobilité, ou toute explication de mise à jour subséquente de cette inscription. La date de l'inscription des notes et/ou des explications concernant les mises à jour ainsi que votre nom doivent figurer dans cette case.
20. Section de l'administration des priorités de la CFP *: Sélectionnez le bureau d'administration des priorités de la CFP situé le plus près du lieu de travail du bénéficiaire de priorité ou de son lieu de résidence. Dans le cas des personnes bénéficiant d'une priorité de réinstallation du conjoint, choisissez la section régional/de district situé le plus près de l'endroit où la personne déménage. C'est à ce bureau que vous devrez fournir tout renseignement complémentaire, le cas échéant, ainsi que tout document justificatif.
21. Passez en revue les renseignements que vous avez inscrits sur le formulaire d'inscription, plus particulièrement votre adresse électronique, puis cliquez sur le bouton « Soumettre ». En cas d'erreur ou d'omission, un message en caractères rouges apparaîtra au-dessus de la zone de l'erreur ou de l'omission en question. Si le formulaire d'inscription ne contient ni erreur ni omission, un message de remerciement apparaîtra sur votre écran. En quelques minutes, le système vous transmettra un courriel de confirmation contenant les détails du formulaire d'inscription que vous avez présenté. NOTA : Vous devez vous rappeler de faire parvenir, par courriel ou par télécopieur, les documents justificatifs au conseiller en administration des priorités de la CFP concerné dans les dix jours ouvrables suivant la date d'inscription.

2.2 Mettre à jour une inscription ou modifier le type de priorité

1. À partir de la section Inscription du SGIP, cliquez sur Inscrire un bénéficiaire de priorité/Consulter le dossier/curriculum vitae du bénéficiaire de priorité.
2. À partir de la liste déroulante de l'écran suivant, sélectionnez votre ministère qui est également le ministère d'attache de la personne pour laquelle les données sont mises à jour : Ministère d'attache du bénéficiaire de priorité * :
3. Sélectionnez : Mettre à jour/Modifier le type de priorité/Activer/Consulter le dossier/curriculum vitae du bénéficiaire de priorité.
4. Cliquez sur Continuer ce qui vous amène à l'écran Critères de recherche.
5. Inscrivez le Numéro de référence de la priorité (NRP) sur la première ligne. Si vous n'avez pas ce NRP tapez le nom de famille de la personne.
6. Sélectionnez : Rechercher les priorités actives OU Rechercher les requêtes en attente
7. Au bas de l'écran, cliquez sur le bouton : Recherche
8. Le SGIP affiche une ligne contenant le NRP (surligné en bleu), le nom et d'autres renseignements sur le bénéficiaire de priorité. Cliquez sur le NRP pour ouvrir le dossier électronique du bénéficiaire de priorité.
9. Inscrivez les nouvelles données requises dans le dossier électronique du bénéficiaire de priorité en tapant par-dessus les anciennes données au besoin. Assurez vous de confirmer l'adresse électronique du demandeur. Si le demandeur précédent est une autre personne, inscrivez vos coordonnées et votre adresse électronique afin de recevoir le courriel confirmant la réception de la mise à jour par la CFP.
10. Lorsque vous avez fini d'inscrire les nouvelles données, passez à la case Renseignements supplémentaires au bas du formulaire et décrivez ce que vous avez ajouté ou modifié ainsi que la date et votre nom. NOTA : Si vous modifiez le type de priorité, n'oubliez pas de transmettre par courriel ou télécopie les documents justificatifs au conseiller en administration des priorités de la CFP concerné dans les dix jours ouvrables suivant la date de mise à jour.
11. Passez en revue les nouveaux renseignements que vous avez inscrits dans le dossier électronique du bénéficiaire de priorité puis cliquez sur le bouton « Soumettre ».  En cas d'erreur ou d'omission, un message en caractères rouges apparaîtra au-dessus de la zone de l'erreur ou de l'omission en question. Si le formulaire d'inscription ne contient ni erreur, ni omission, un message de remerciement apparaîtra sur votre écran. La demande de mise à jour est alors versée dans le dossier en attente jusqu'à ce qu'un conseiller de la CFP l'active. Dans les minutes qui suivent, le système vous transmet un courriel de confirmation qui contient les détails des renseignements que vous avez mis à jour dans le dossier électronique du bénéficiaire de priorité.

2.3 Annuler une demande de mise à jour du dossier électronique du bénéficiaire de priorité ou supprimer le nom d'un bénéficiaire de priorité du répertoire

1. À partir du menu principal du système de gestion de l’information sur les priorités, cliquez sur : Inscrire un bénéficiaire de priorité/Consulter le dossier/curriculum vitae du bénéficiaire de priorité.
2. À partir du formulaire d’enregistrement du SGIP, sélectionnez : Annuler
3. Sélectionner le motif de l’’annulation de la demande de mise à jour ou de la suppression du nom du bénéficiaire de priorité du répertoire, puis cliquez sur Continuer pour accéder à l’écran Critères de recherche.
4. De la liste déroulante de l'écran des critères de recherche, sélectionnez votre ministère qui est également le ministère d'attache de la personne pour laquelle vous devez annuler une demande de mise à jour ou dont vous devez supprimer le nom du répertoire du SGIP : Ministère d'attache du bénéficiaire de priorité * :
5. Inscrivez le Numéro de référence de la priorité (NRP) sur la première ligne.
6. a) Si la demande de mise à jour du dossier électronique du bénéficiaire de priorité de la nouvelle inscription que vous souhaitez annuler ou supprimer se trouve toujours dans le dossier en attente (c.-à-d. pas encore activé par la CFP), le SGIP traitera cette demande comme une annulation et éliminera automatiquement la demande du dossier en attente. Ainsi, il ne subsistera aucune trace de cette demande dans le dossier historique. Le cas échéant, sélectionnez à partir de l'écran : Rechercher les requêtes en attente
   
   b) Si la demande de mise à jour du dossier électronique d'un bénéficiaire de priorité ou de la nouvelle inscription a été activée par la CFP, ce dossier devient actif et le SGIP traitera la demande comme une demande de suppression de la liste active et la versera dans le dossier en attente là où un conseiller en administration des priorités (CAP) de la CFP en prendra connaissance. Le cas échéant, le CAP supprimera le dossier de la liste active et retirera également le nom de la personne visée de toutes les présentations de candidatures en cours qui la concerne. Les dossiers supprimés de la liste active sont consignés dans l'historique des demandes. Si c'est le cas, à partir de l'écran sélectionnez : Rechercher les priorités actives
7. Au bas de l'écran, cliquez sur : Recherche
8. Le SGIP affichera une ligne contenant le NRP (surligné en bleu), le nom et d'autres renseignements sur le bénéficiaire de priorité. Cliquez sur le NRP pour ouvrir le dossier électronique de cette personne.
9. Une fois dans le dossier électronique du bénéficiaire de priorité, le motif de l'annulation ou de la suppression sera inscrit à la section À l'usage exclusif de la CFP.
10. Cliquez sur le bouton « Soumettre ».  Un message de remerciement paraîtra sur le prochain écran pour signaler l'envoi de la demande. Dans les minutes qui suivent, le système vous fera parvenir un courriel de confirmation de réception de votre demande d'annulation.

2.4 Visualiser une liste de bénéficiaires de priorité de votre ministère (grâce à l'option de mise à jour)

1. À partir de la section Inscription du SGIP, cliquez sur : Inscrire un bénéficiaire de priorité/Consulter le dossier/curriculum vitae du bénéficiaire de priorité.
2. À partir de la liste déroulante de cet écran, sélectionnez votre propre ministère : Ministère d'attache du bénéficiaire de priorité * :
3. Puis sélectionner Mettre à jour/Modifier le type de priorité/Activer/Consulter le dossier ou le curriculum vitae du bénéficiaire de priorité
4. Cliquez sur Continuer pour accéder à l'écran Critères de recherche.
5. N'inscrivez rien dans la zone Critères de recherche.
6. Sélectionnez Rechercher les priorités actives.
7. Au bas de l'écran, cliquez sur Rechercher
8. Le SGIP affichera une liste contenant le NRP (surligné en bleu), le nom et d'autres renseignements sur chaque bénéficiaire de priorité de votre ministère dont le nom apparaît sur la liste active. Cliquez sur la NRP pour ouvrir le dossier électronique du bénéficiaire de priorité que vous souhaitez consulter.

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