Partie I – Renseignements généraux visant tous les types de priorité

Note aux lecteurs

Ces pages sont présentement en cours de révision pour donner suite aux changements indiqués dans la Lettre aux chefs des ressources humaines 16-05.

Table des matières

1.1 Aperçu

La Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) et le Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (REFP) régissent les nominations aux postes de la fonction publique. Les dispositions de ces deux textes de loi contiennent des exceptions qui accordent, durant des périodes limitées, à certaines personnes répondant à des conditions précises le droit d'être nommées en priorité absolue.

Les droits de priorité aident les personnes à faire face dans leur carrière à des situations de transition qui sont suscitées par divers événements survenant dans leur vie personnelle et professionnelle, notamment le réaménagement des effectifs (RE), le fait de devenir handicapé, le fait d'être libérés ou renvoyés pour des raisons médicales par les Forces armées canadiennes (FAC) ou la Gendarmerie royale du Canada (GRC), le retour après un congé prolongé ou la réinstallation de l'époux ou du conjoint de fait. Ces droits permettent également de favoriser la continuité d'emploi et aident l'employeur à maintenir en poste des fonctionnaires compétents et à respecter ses obligations dans le cadre du réaménagement des effectifs.

En vertu des pouvoirs de dotation qui leur sont délégués, les administrateurs généraux adhèrent aux buts et aux valeurs de la Commission de la fonction publique (CFP), appliquent les droits de priorité et veillent au respect de la LEFP et du REFP en ce qui a trait à tous les aspects des activités de dotation, y compris à la prise en considération des bénéficiaires de priorité dans le cadre de processus justes et transparents. Pour plus d'information, veuillez consulter la politique de nomination de la CFP.

Application de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique et des droits de priorité aux organisations

Il y a environ 80 organisations qui sont assujetties à la LEFP aux fins de la dotation, y compris six organismes distincts. Les fonctionnaires de ces organismes sont admissibles aux droits de priorité. Pour ce qui est des droits de priorité des fonctionnaires excédentaires et des personnes mises en disponibilité, consulter les chapitres 2 et 3 de la Partie II du présent guide pour obtenir plus de renseignements sur la façon dont ces droits s'appliquent aux organisations mentionnées ci-dessous.

Les organismes distincts qui sont assujettis à la LEFP sont les suivants :

  • Bureau de l'enquêteur correctionnel du Canada;
  • Agence de la consommation en matière financière du Canada;
  • Pétrole et gaz des Indiens du Canada;
  • Office national de l'énergie;
  • Bureau du surintendant des institutions financières.

1.2 Types de priorité

Voici une brève description des dispositions sur les priorités contenues dans la LEFP et le REFP. La Partie II du présent guide contient plus de détails sur chaque type de priorité.

Priorités statutaires

Les droits de priorité énoncés dans la LEFP sont des « priorités statutaires ». Les bénéficiaires d'un droit de priorité statutaire doivent être nommés avant tous les autres, dans l'ordre suivant :

  1. Membres des Forces armées canadiennes (FAC) libérés pour des raisons médicales attribuables au service, tel que déterminé par Anciens Combattants Canada (paragraphe 39.1(1) de la LEFP). Tous les membres des FAC y compris ceux de la force régulière, la force de réserve et la force spéciale sont admissibles.
    • Nota : Un membre des FAC qui est libéré pour des raisons médicales non attribuables au service bénéficie d'un droit de priorité en vertu de l’article 8 du REFP.
  2. Fonctionnaire excédentaire au sein de sa propre organisation : Fonctionnaire de l'organisation qui a été avisé par l'administrateur général que ses services n'étaient plus requis, mais qui n'a pas encore été mis en en disponibilité (article 40 de la LEFP);
    • Nota : Un fonctionnaire excédentaire provenant d'une autre organisation bénéficie d'un droit de priorité en vertu de l'article 5 du REFP;
  3. Fonctionnaire en congé : Fonctionnaire dont le poste a été doté pour une période indéterminée pendant son absence ou fonctionnaire qui a remplacé cette personne pour une période indéterminée s'il est déplacé au retour de la personne en congé (paragraphe 41(1) de la LEFP);
  4. Personne mise en disponibilité : Personne qui a été mise en disponibilité conformément au paragraphe 64(1) de la LEFP, faute de travail, par suite de la suppression d'une fonction ou en raison de la cession du travail ou de la fonction à l'extérieur de la fonction publique (paragraphe 41(4) de la LEFP).

Priorités réglementaires

Les droits de priorité énoncés dans le REFP sont des « priorités réglementaires ». Les personnes qui bénéficient d'une priorité réglementaire sont nommées après les personnes ayant une priorité statutaire, mais sans ordre prescrit.

  • Fonctionnaire excédentaire : Fonctionnaire provenant d'une autre organisation qui a été avisé par son administrateur général que ses services n'étaient plus requis, mais avant que la mise en disponibilité entre en vigueur (article 5 du REFP);
    • Remarque : Au sein de son organisation d'attache, le fonctionnaire bénéficie d'une priorité statutaire en vertu de l'article 40 de la LEFP.
  • Fonctionnaire qui devient handicapé : Fonctionnaire qui devient handicapé et qui, en raison de son handicap, n'est plus en mesure d'exercer les fonctions de son poste (article 7 du REFP);
  • Membre de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) : Certains membres libérés ou renvoyés pour des raisons médicales (article 7.1 du REFP);
  • Membre des Forces armées canadiennes (FAC) :Certains membres renvoyés pour des raisons médicales non attribuables au service (article 8 du REFP); Seuls les membres de la force régulière, de la force spéciale, de la force de réserve en service de classe B de 180 jours ou plus, ou en service de réserve de classe C sont admissibles.
  • Réinstallation de l'époux ou du conjoint de fait : Fonctionnaire en congé à la suite de la réinstallation de l'époux ou du conjoint de fait et dont le poste n'a pas été pourvu pour une période indéterminée (article 9 du REFP);
  • Réintégration :Certains bénéficiaires de priorité qui ont été nommés ou mutés à un poste de niveau inférieur dans la fonction publique (article 10 du REFP);
  • Époux ou conjoint de fait survivant : Époux ou conjoint de fait survivant d'un fonctionnaire ou d'un membre des FAC ou de la GRC dont le décès est attribuable à l'exercice de ses fonctions (article 8.1 du REFP).

1.3 Nature du droit de priorité

Le droit de priorité n'est pas « accordé » à la discrétion ni de la CFP ni des organisations de la fonction publique. Les personnes qui satisfont aux conditions précisées dans la LEFP ou le REFP acquièrent automatiquement un droit qui leur est garanti par la loi. Par conséquent, le droit de priorité n'est aucunement lié au fait que la personne soit présentée à une organisation par la CFP.

La LEFP et le REFP prescrivent les dates de début et la durée des divers droits, et celles-ci ne peuvent être modifiées ni par les organisations ni par la CFP. Prière de se reporter à la Partie II du présent guide et aux chapitres précis qui traitent de la question pour obtenir plus de renseignements sur chaque droit de priorité.

Application générale

Pourquoi prendre en considération les bénéficiaires de priorité?

Le Parlement a établi des droits de priorité pour aider les personnes à faire face aux changements qui surviennent dans leur vie et leur carrière, notamment le réaménagement des effectifs, le fait de devenir handicapé, la réinstallation de l'époux ou du conjoint de fait, la libération des FAC ou de la GRC pour des raisons médicales, ou le décès de l'époux ou du conjoint de fait qui était fonctionnaire ou qui était membre des FAC ou de la GRC et dont le décès est attribuable à l'exercice de ses fonctions.

La nomination de bénéficiaires de priorité aide la fonction publique à conserver les employés compétents et fournit aux gestionnaires d'embauche un bassin de personnes susceptibles d'être qualifiées pouvant être nommées rapidement et de façon efficiente.

L'obligation de prendre en considération les bénéficiaires de priorité avant toute autre personne et de les nommer s'ils sont qualifiés est une responsabilité ministérielle inscrite dans la loi dont doivent s'acquitter toutes les organisations fédérales assujetties à la LEFP ainsi que tous les gestionnaires et cadres de ces organisations.

Application

En général, les droits de priorité s'appliquent à tous les processus de nomination, sous réserve de certaines exceptions où il n'est pas exigé d'obtenir une autorisation en matière de priorité. En d'autres termes :

  • Les droits s'appliquent dans toutes les régions et dans toutes les organisations assujetties à la LEFP;
  • Il n'y a aucune limite visant les groupes et niveaux professionnels des postes auxquels un bénéficiaire de priorité a le droit d'être nommé, sauf dans le cas d'une priorité de réintégration. Cela permet la nomination pour une période indéterminée à tout poste qui n'est pas de niveau supérieur à celui que le fonctionnaire occupait immédiatement avant la nomination ou la mutation à un poste de niveau inférieur;
  • Les zones de sélection dans un processus de nomination ne s'appliquent pas aux bénéficiaires de priorité;
  • Les bénéficiaires de priorité peuvent présenter eux-mêmes leur candidature pour tout poste à pourvoir ou sur le point d'être pourvu :
    • à n'importe quel moment d'un processus de nomination interne, avant l'émission de la notification de nomination ou de proposition de nomination;
    • à n'importe quel moment d'un processus de nomination externe, avant que la lettre d'offre ait été signée par la personne proposée en vue d'une nomination;
  • Dans toutes ces circonstances, les droits de priorité doivent être respectés;
  • Les bénéficiaires de priorité sont tenus de posséder uniquement les qualifications essentielles visées à l'alinéa 30(2)a) de la LEFP et les conditions d'emploi du poste pour y être nommés. Ces personnes nesont pas tenues de satisfaire aux autres critères de mérite, comme les qualifications constituant un atout, les exigences opérationnelles ou les besoins organisationnels actuels ou futurs;
  • Les droits de priorité ne s'appliquent pas aux fonctionnaires nommés pour une période déterminée ni aux employés occasionnels;
  • Les nominations de bénéficiaires de priorité ne peuvent pas faire l'objet d'un recours auprès de la Commission des relations de travail et de l'emploi dans la fonction publique;
  • Les organisations doivent obtenir une autorisation en matière de priorité pour toutes les nominations de durée déterminée, quelle que soit la durée, ainsi que pour toutes les nominations pour une période indéterminée. Pour les postes de durée déterminée, les bénéficiaires de priorité sont présentés directement aux organisations sans qu'il y ait de présélection par le personnel de la CFP;
  • Les organisations doivent obtenir une autorisation en matière de priorité pour doter les postes du groupe de (EX), comme pour tout autre poste;
  • Les époux ou conjoints de fait de fonctionnaires, de membres de la force régulière, de la force de réserve et de la force spéciale des FAC, de membres de la GRC régulière et de la réserve de la GRC dont le décès est attribuable à l'exercice de leurs fonctions bénéficient d'un droit de priorité de nomination uniquement dans le cadre des processus de nomination externes annoncés.

Durée et conditions

Chaque type de priorité est en vigueur pour une période limitée et est assujetti à certaines conditions précisées dans la LEFP et dans le REFP. Les conditions visant chaque type de priorité sont décrites dans les chapitres qui concernent chacun d'eux à la Partie II du présent guide.

La LEFP et le REFP prescrivent les dates de début et la durée des différents droits, et celles-ci ne peuvent pas être modifiées ni par les organisations ni par la CFP.

Ordre de nomination

Lorsque plusieurs bénéficiaires de priorité sont disponibles et qualifiés pour une nomination, ce sont ceux qui bénéficient d'un droit de priorité statutaire qui sont nommés avant toute autre personne, selon l'ordre indiqué à la section 1.2 du présent guide. Les personnes bénéficiant d'un droit de priorité réglementaire sont nommées après celles qui bénéficient d'un droit de priorité statutaire, mais sans ordre prescrit.

Aux termes de l'alinéa 22(2)b) de la LEFP, seule la CFP a compétence pour déterminer l'ordre de préséance (le cas échéant) ou refuser d'établir un ordre de nomination pour les droits de priorité réglementaires. En l'occurrence, la CFP a décidé de ne pas établir d'ordre de préséance pour les droits de priorité réglementaires. Par conséquent, les organisations ne peuvent pas établir d'ordre de préséance pour les droits de priorité réglementaires.

Équité en matière d'emploi

Au moment de pourvoir des postes selon un programme d'équité en matière d'emploi (EE) approuvé par l'organisation, il faut obtenir une autorisation en matière de priorité par l'intermédiaire du Système de gestion de l'information sur les priorités (SGIP) de la CFP, et ce, dès le début du processus de nomination, et y indiquer les groupes de l'EE qui sont ciblés ou désignés. Dans ce cas, seuls les bénéficiaires de priorité ayant déclaré leur appartenance aux groupes visés ou désignés en matière d'EE seront présentés pour que leur candidature soit prise en considération avant toute autre personne.

Les bénéficiaires de priorité peuvent s'auto-déclarer comme membres des groupes désignés en matière d'EE par l'intermédiaire du Portail sur les priorités, en demandant à leur conseiller en ressources humaines (RH) d'inclure le code correspondant dans leurs renseignements d'inscription dans le SGIP. Lorsqu'il ne s'agit pas d'un processus de recrutement pour les groupes visés par l'EE et que ces critères figurent seulement parmi les besoins organisationnels, tous les bénéficiaires de priorité doivent être pris en considération.

Non-application des droits de priorité

L'article 43 de la LEFP confère à la Commission le pouvoir discrétionnaire relatif à la non-application des droits de priorité.

43. Malgré les articles 39.1, 40 et 41 et les règlements pris en vertu de l'alinéa 22(2)a), la Commission peut, lorsqu'elle est d'avis que la nomination d'une personne qui a droit à une priorité de nomination en vertu de l'une de ces dispositions aurait pour effet d'accorder à une autre personne le droit à une priorité de nomination, décider de ne pas appliquer cette disposition dans ce cas.

Ainsi, un gestionnaire peut proposer la tenue d'un processus de dotation interne limité aux membres du personnel de l'unité de travail visée par un réaménagement des effectifs. La nomination d'un bénéficiaire de priorité provenant de l'extérieur de l'unité pourrait entraîner l'obligation de déclarer une autre personne excédentaire.

Bien que l'application de l'article 43 ait été déléguée aux organisations, la CFP exerce une surveillance à cet égard. Si l'organisation décide de ne pas appliquer les droits de priorité, elle doit expliquer clairement la situation en détail à la CFP lorsqu'elle présente sa demande d'autorisation en matière de priorité et s'assurer que le dossier de nomination contient tous les documents requis. La CFP peut demander à l'organisation de fournir une copie de son plan de réaménagement des effectifs pour démontrer que le poste visé a bel et bien été aboli.

Nota : Fonctionnaires excédentaires et personnes mises en disponibilité

Outre les droits de priorité qui leur sont accordés en vertu de la LEFP et du REFP, les fonctionnaires excédentaires et les personnes mises en disponibilité ont également certains droits découlant de la Directive sur le réaménagement des effectifs (DRE) et des appendices des conventions collectives connexes. Parmi ces droits, notons le recyclage dans le cas où ces personnes ne sont pas qualifiées pour une nomination immédiate ainsi que la protection salariale dans le cas où elles sont nommées à un poste de niveau inférieur. La CFP ne présente pas la candidature de fonctionnaires excédentaires ou de personnes mises en disponibilité à des postes pour lesquels un recyclage serait nécessaire afin que ces personnes soient qualifiées en vue d'une nomination. Ces bénéficiaires de priorité devraient discuter des questions de recyclage avec le coordonnateur du réaménagement des effectifs de leur organisation ou avec le conseiller en ressources humaines ou le gestionnaire d'embauche responsable.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le site Web du site Web du Conseil national mixte. La DRE, les ententes sur le réaménagement des effectifs (ERE) et les conventions collectives sont la responsabilité de l'employeur. Ainsi, toute question sur leur application ou leur interprétation devrait être adressée au Secrétariat du Conseil du Trésor.

Aux termes de la Directive sur l'administration des priorités, les organisations doivent fournir aux bénéficiaires de priorité le soutien nécessaire pour leur permettre d'accéder au Portail sur les priorités et au Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP) et s'assurer qu'ils ont accès à tous les renseignements pertinents contenus dans ces systèmes.

Les avis pour les processus de nomination internes et externes sont maintenant affichés dans le SRFP du site Web emplois.gc.ca.  Ce ne sont pas toutes les organisations du gouvernement fédéral qui affichent leurs avis internes sur Publiservice. Toutefois, la liste des organisations qui le font est disponible sur le site Web.

Les bénéficiaires de priorité sont encouragés à ouvrir un compte dans emplois.gc.ca et à utiliser la fonction d'alerte électronique. Les courriels du système d'alerte proposent la liste des possibilités d'emploi les plus récentes en fonction des critères saisis par les utilisateurs au moment de leur inscription. Pour toute question, veuillez communiquer avec le service à la clientèle de Publiservice par courriel en utilisant le lien « contactez-nous » sur le site Web ou par téléphone au Centre d'appels.

Les personnes n'ayant pas accès à Internet peuvent également prendre connaissance des emplois offerts au public par l'intermédiaire du service INFOTEL, au 1-800-645-5605. Le numéro du service INFOTEL pour les personnes utilisant un téléimprimeur ou un appareil de télécommunication pour malentendants est le 1-800-532-9397.

1.4 Inscription des bénéficiaires de priorité

La LEFP et le REFP prescrivent les dates d'entrée en vigueur et la durée des différents droits de priorité, et celles-ci ne peuvent pas être modifiées. La CFP ne peut « prolonger » les périodes de priorité afin de compenser un retard en raison d'une inscription tardive; il est donc très important que les bénéficiaires de priorité soient inscrits et que leur profil soit inscrit/activé dans le SGIP par l'organisation dès que leur droit commence à s'appliquer. Toute inscription tardive réduira la période d'application du droit de priorité et pourrait entraîner la perte d'occasions d'emploi pour le bénéficiaire de priorité. La CFP commencera à présenter la candidature des bénéficiaires de priorité seulement après leur inscription dans le SGIP.

Tous les bénéficiaires de priorité doivent s'inscrire dans le SGIP, y compris ceux qui seront nommés immédiatement après l'inscription ou peu de temps après, à moins qu'ils ne veuillent pas signer le formulaire de consentement (voir la section 1.4.1 ci-dessous). Les bénéficiaires de priorité qui ne sont pas disponibles pour des présentations à des possibilités d'emploi au moment de l'inscription ou à tout moment pendant la durée de validité de leur droit doivent tout de même s'inscrire au SGIP. Dans ce cas, l'organisation d'attache aura la responsabilité d'indiquer que la personne n'est pas disponible pour des présentations et elle devra préciser les dates de non-disponibilité de même que la date à laquelle la personne redeviendra disponible pour des présentations.

Il y a des exceptions relatives à l'inscription; seule la CFP peut inscrire les personnes bénéficiaires d'un droit de priorité d'époux ou de conjoint de fait survivant dans les cas où le décès du fonctionnaire, attribuable à l'exercice de ses fonctions, est survenu le 12 mai 2010 ou avant cette date. Si le décès est survenu après cette date, les organisations peuvent inscrire les bénéficiaires de priorité.

1.4.1 Formulaire de consentement

Avant l'inscription, le bénéficiaire de priorité doit signer le Formulaire de consentement afin que l'organisation puisse l'inscrire dans le SGIP. Le consentement pour autoriser que les renseignements soient versés au SGIP est volontaire, et les bénéficiaires de priorité peuvent demander que les données les concernant ne soient pas enregistrées dans le SGIP, et ce, sans être pénalisés.

Si le bénéficiaire de priorité refuse de donner son consentement, l'organisation ne doit pas l'inscrire dans le SGIP, étant donné que l'enregistrement des renseignements personnels dans le SGIP sans le consentement de la personne visée contrevient aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

L'organisation doit informer le bénéficiaire de priorité que son inscription dans le SGIP est la seule façon dont dispose la CFP pour administrer les droits de priorité. La CFP ne dispose d'aucun autre moyen automatisé pour jumeler les bénéficiaires de priorité aux postes pour lesquels ceux-ci pourraient être qualifiés et elle n'est pas en mesure de le faire manuellement. Il appartiendra donc aux bénéficiaires de priorité de surveiller les annonces d'emploi et de communiquer eux-mêmes avec les organisations (autrement dit de présenter eux-mêmes leur candidature) s'ils s'estiment qualifiés. Toute demande au sujet d'un bénéficiaire de priorité qui n'est pas inscrit au SGIP sera alors redirigée à l'organisation d'attache du bénéficiaire de priorité.

1.4.2 Formulaire d'attestation du gestionnaire

Le gestionnaire du bénéficiaire de priorité doit signer le Formulaire d'attestation du gestionnaire pour attester que l'organisation d'attache serait prête à nommer le bénéficiaire de priorité à un poste convenable de l'organisation pour lequel il possède les qualifications essentielles si ce poste était disponible. Le gestionnaire responsable n'est pas tenu d'être investi de pouvoirs subdélégués en matière de nomination pour signer le Formulaire d'attestation du gestionnaire.

Ce formulaire doit être rempli avant l'inscription du bénéficiaire de priorité dans le SGIP, sauf pour les bénéficiaires de priorité des membres des FAC et de la GRC libérés ou renvoyés pour des raisons médicales ou de la priorité d'époux ou de conjoint de fait survivant. Si le gestionnaire responsable ne veut pas signer le formulaire, il devrait en discuter avec son gestionnaire. Il pourrait également être nécessaire de renvoyer la question à l'échelon hiérarchique supérieur de l'organisation aux fins de résolution. Si l'organisation n'est pas en mesure de régler le problème de cette façon, elle devrait communiquer avec la CFP et discuter des raisons pour lesquelles le gestionnaire refuse de signer le formulaire. Le bénéficiaire de priorité ne peut pas être inscrit au SGIP avant qu'une conversation n'ait eu lieu avec la CFP au sujet des raisons pour lesquelles le gestionnaire ne veut pas signer le formulaire. Une décision devra ensuite être prise par la CFP quant aux répercussions sur les présentations.

Une copie du formulaire dûment signé doit être versée au dossier de l'employé et fournie à la CFP, sur demande. Si le gestionnaire responsable change une fois l'inscription du bénéficiaire de priorité effectuée, il n'est pas nécessaire que le nouveau gestionnaire signe un nouveau formulaire d'attestation.

C'est à l'organisation d'attache et à l'employeur qu'il incombe de gérer les problèmes de rendement, de capacité et de discipline. Les organisations peuvent inscrire des bénéficiaires de priorité dans le SGIP si ceux-ci ont des problèmes de rendement, de capacité ou de discipline, mais uniquement dans la mesure où la gravité de ces problèmes ne les empêcherait pas de nommer ces personnes au sein de leur propre organisation. L'organisation d'attache a la responsabilité d'aviser la CFP de l'existence de ces problèmes au moment de l'inscription du bénéficiaire de priorité dans le SGIP. Si les problèmes de rendement, de capacité ou de discipline sont importants, la CFP pourrait limiter les présentations de ce bénéficiaire de priorité à l'organisation d'attache. Cette personne conservera toutefois le droit de présenter elle-même sa candidature à des postes offerts dans d'autres organisations, de même qu'à des postes de son organisation d'attache.

Si des problèmes de rendement, de capacité et de discipline sont relevés après l'inscription du bénéficiaire de priorité, la CFP peut limiter les présentations, tel qu'il est indiqué ci-dessus, mais le bénéficiaire de priorité pourra toutefois conserver le droit de présenter lui-même sa candidature à d'autres organisations, de même qu'à son organisation d'attache. La CFP peut également examiner les circonstances dans lesquelles l'inscription a été effectuée.

1.4.3 Double droit de priorité

Certains droits de priorité peuvent être en vigueur simultanément. Dans ces cas, le SGIP retient le droit qui est prédominant (c'est-à-dire celui dont la période de validité est la plus longue ou qui est le plus profitable pour le bénéficiaire de priorité). L'autre droit est pris en compte et activé, s'il s'applique toujours, une fois que le premier droit de priorité prend fin. Par exemple, si le fonctionnaire a droit à une priorité de fonctionnaire en congé ainsi qu'à une priorité de fonctionnaire qui devient handicapé, la priorité de fonctionnaire en congé est retenue et affichée, puisqu'il s'agit d'une priorité de niveau plus élevé.

Pour des renseignements supplémentaires sur l'inscription des bénéficiaires de divers droits, veuillez vous reporter à la Partie II du présent guide. Pour des renseignements précis sur l'inscription des bénéficiaires de priorité dans le SGIP, prière de vous reporter au Centre de soutien du Système de gestion de l'information sur les priorités (SGIP) et au Manuel de l'utilisateur du Portail sur les priorités.

1.5 Processus d'autorisation en matière de priorité

L'objet de l'autorisation en matière de priorité est de s'assurer que les bénéficiaires de priorité sont pris en considération lorsqu'il y a des postes vacants à pourvoir dans la fonction publique. Les organisations lancent le processus d'autorisation en présentant une demande d'autorisation en matière de priorité ou une demande de recrutement au moyen du SGIP.

1.5.1 Situations où il faut obtenir une autorisation en matière de priorité

Les droits de priorité s'appliquent à presque toutes les mesures de dotation donnant lieu à des nominations.

Mesures de dotation qui exigent une autorisation en matière de priorité :

  • Toutes les nominations pour une période indéterminée et toutes les nominations pour une durée déterminée, quel que soit le type de processus de nomination (annoncé/non annoncé, interne/externe), notamment :
    • Nominations pour une durée déterminée (quelle que soit la durée);
    • Programmes d'apprentissage ou de perfectionnement professionnel (notamment le programme de recrutement et de perfectionnement des agents financiers et des vérificateurs internes (RPAF/RPVI); le programme avancé pour les analystes de politiques (PAAP) et les programmes ministériels de perfectionnement approuvés) – une autorisation en matière de priorité est requise au moment de la nomination initiale seulement;
    • Nominations externes à des postes des groupes DS, SE-RES, UT ou de tout autre groupe professionnel pour lequel le système de nomination pour les promotions est fondé sur les qualités du titulaire;
    • Nominations proposées à partir des campagnes de recrutement postsecondaire;
    • Mécanismes d'intégration des étudiants;
    • Conversion d'un poste de durée déterminée en un poste pour une période indéterminée, à l'exception des situations prévues par l'article 59 de la LEFP;
    • Nominations de bénéficiaires de priorité;
    • Nominations à un poste à temps partiel (à l'exception des situations prévues par le Décret approuvant l'exclusion sur le travail à temps partiel);
    • Emplois saisonniers (nominations initiales);
    • Nominations à l'issue d'un processus annoncé pour lequel une autorisation en matière de priorité n'a pas déjà été obtenue (liste ou bassin de candidats préqualifiés);
    • Nominations découlant d'un processus annoncé visant la dotation anticipée pour lequel l'autorisation en matière de priorité n'a pas été obtenue;
    • Postes réservés aux groupes désignés de l'EE (nominations de membres d'un groupe désigné conformément à un programme d'EE prévoyant la restriction de la nomination à ce groupe). Le SGIP sélectionne les bénéficiaires de priorité uniquement au sein du groupe ciblé.

Application de l'article 43 de la LEFP – Lorsque la nomination d'un bénéficiaire de priorité aurait pour effet de conférer un droit de priorité à un autre fonctionnaire, l'organisation peut nommer un fonctionnaire déjà en fonction à un poste pour une période indéterminée à partir d'un processus de nomination sans tenir compte des bénéficiaires de priorité. Toutefois, à des fins de surveillance, l'organisation doit d'abord obtenir une autorisation en matière de priorité au moyen du SGIP. L'autorisation sera automatiquement accordée, mais la CFP demande aux organisations d'attendre deux jours ouvrables après avoir reçu une autorisation automatique pour procéder à la nomination (voir la section 1.3 – Non-application des droits de priorité et la section 1.5.3 – Présentation de bénéficiaires de priorité ou autorisation automatique par la Commission de la fonction publique).

Mesures de dotation qui n'exigent pas d'autorisation en matière de priorité :

  • Dotation anticipée lorsqu'aucune nomination n'est imminente; il convient de noter que les organisations doivent prendre en considération les bénéficiaires de priorité et obtenir une autorisation en matière de priorité avant d'effectuer une nomination;
  • Mutations spéciales pour les cadres supérieurs;
  • Nominations par l'intermédiaire du Programme fédéral d'expérience de travail étudiant;
  • Nominations intérimaires;
  • Emplois occasionnels;
  • Conversion d'un poste de durée déterminée en un poste pour une période indéterminée, conformément à l'article 59 de la LEFP;
  • Nominations fondées sur les qualités du titulaire découlant de processus de nomination internes, comme les groupes SE-RES et UT (article 2 et alinéa 4(1)a) du REFP);
  • Reclassifications;
  • Programmes d'apprentissage ou de perfectionnement professionnel (notamment le programme de recrutement et de perfectionnement des agents financiers et des vérificateurs internes (RPAF/RPVI); le programme avancé pour les analystes de politiques (PAAP) et les programmes ministériels de perfectionnement approuvés) – aucune autorisation n'est requise pour les nominations à l'intérieur du programme, y compris la nomination finale;
  • Échanges de postes (définis dans la DRE);
  • Nominations découlant d'une restructuration ou du transfert d'attributions dans l'administration publique (Loi sur les restructurations et les transferts d'attributions dans l'administration publique);
  • Mutations;
  • Prolongations d'une nomination pour une durée déterminée;
  • Prolongations d'une nomination intérimaire;
  • Détachements/affectations;
  • Exercices de conversion de la classification;
  • Nominations dans le cadre d'un programme d'enseignement coopératif ou d'internat;
  • Nominations suivant la révocation d'une nomination.

1.5.2 Lancement du processus d'autorisation

Les organisations d'embauche doivent effectuer ce qui suit :

  • Cerner les besoins en matière de dotation;
  • Établir les qualifications essentielles, les conditions d'emploi et les méthodes d'évaluation pertinentes;
  • S'assurer que les qualifications essentielles respectent les Normes de qualification du SCT, correspondent bien à la gamme de fonctions à exécuter et fournissent un accès équitable aux bénéficiaires de priorité (c.-à-d. que les qualifications ne sont pas plus rigoureuses que celles qui seraient requises dans tout autre processus de nomination subséquent);
  • S'assurer que les conditions d'emploi respectent les exigences du SCT;
  • Remplir et transmettre à la CFP la Demande d'autorisation en matière de priorité ou de recrutement dans le SGIP, en y précisant les particularités du poste et les qualifications requises et en indiquant si l'organisation demande :
    • la présentation de bénéficiaires de priorité;
    • une autorisation pour nommer un bénéficiaire de priorité;
    • une autorisation en matière de priorité en vue d'une nomination en vertu de l'article 43 de la LEFP;
    • une autorisation en matière de priorité en vue d'un processus de nomination (elle doit alors indiquer le type de processus de nomination).

Au moment de remplir la Demande d'autorisation en matière de priorité ou de recrutement du SGIP, l'organisation doit sélectionner les codes d'expérience conformément aux qualifications essentielles en matière d'expérience contenues dans l'énoncé des critères de mérite. Les instructions pour remplir le formulaire de demande se trouvent au Centre de soutien du SGIP.

1.5.3 Présentation de bénéficiaires ou autorisation automatique par la Commission de la fonction publique

Le SGIP effectue automatiquement une recherche parmi les bénéficiaires de priorité inscrits et compare leurs caractéristiques avec les exigences du poste telles qu'elles sont indiquées dans la demande d'autorisation, en fonction des éléments suivants :

  • Lieu du poste;
  • Durée d'emploi (période indéterminée ou durée déterminée);
  • Groupe et niveau professionnels;
  • Codes d'expérience;
  • Compétences dans les langues officielles;
  • Certaines conditions d'emploi;
  • Disponibilité du bénéficiaire de priorité pour les présentations.

Si le SGIP ne trouve aucun bénéficiaire de priorité après avoir effectué cette recherche, il accorde une autorisation automatique en matière de priorité à l'organisation en question.

Conformément à l'article 8.2.6(v) de la Directive sur l'administration des priorités, la CFP demande aux organisations d'attendre deux jours ouvrables après la réception d'une autorisation automatique pour effectuer une nomination, de façon à s'assurer que la candidature d'aucun bénéficiaire de priorité n'a été mise de côté par inadvertance. Ainsi, les conseillers en droits de priorité de la CFP peuvent examiner la demande afin de s'assurer que le codage approprié a été saisi par les organisations et par la CFP. Toute correction apportée par la suite pourrait mener à la présentation de bénéficiaires de priorité.

Si le SGIP trouve des candidatures potentielles, il y a deux possibilités :

  • Si le poste est pour une période indéterminée, le SGIP transmet au conseiller en droits de priorité de la CFP les noms des bénéficiaires de priorité repérés aux fins d'une présélection plus approfondie. Le conseiller de la CFP comparera les particularités du poste décrites dans la demande aux qualifications des bénéficiaires de priorité repérés. Si le conseiller de la CFP élimine la candidature de tous les bénéficiaires de priorité repérés, le SGIP transmet à l'organisation un numéro d'autorisation en matière de priorité. Si des bénéficiaires de priorité sont présentés, le SGIP transmet par courriel le nom des bénéficiaires de priorité potentiellement qualifiés à l'organisation, afin que celle-ci puisse les évaluer. Un courriel automatisé est également envoyé aux bénéficiaires de priorité afin de les informer qu'ils ont été présentés. Dans ce courriel, les bénéficiaires de priorité sont priés de communiquer avec l'organisation d'embauche dans le délai fixé par celle-ci (minimum de cinq jours ouvrables). Les organisations doivent communiquer avec tous les bénéficiaires de priorité ayant manifesté leur intérêt pour le poste et les évaluer avant toutes les autres personnes.
  • Si le poste est pour une durée déterminée, le SGIP transmet directement à l'organisation le nom des bénéficiaires de priorité repérés sans qu'il n'y ait de présélection supplémentaire par le personnel de la CFP. Dans cette situation, les organisations peuvent effectuer leur propre présélection des bénéficiaires de priorité repérés en se fondant sur les renseignements figurant dans le SGIP. Un conseiller en droits de priorité de la CFP surveille ensuite la présélection effectuée par les organisations afin de s'assurer de la validité des renseignements fournis, avant de transmettre un numéro d'autorisation. Les organisations doivent communiquer avec tous les bénéficiaires de priorité ayant manifesté leur intérêt pour le poste et les évaluer avant toutes les autres personnes. 

Pour de plus amples renseignements sur le traitement par le SGIP des présentations pour des postes de durée déterminée, prière de consulter le Centre de soutien du SGIP.

1.5.4 Pratiques de la Commission de la fonction publique en matière de présentation

Généralement, la CFP ne présente pas la candidature de bénéficiaires de priorité à des postes de niveau supérieur à celui de leur poste d'attache. Elle présente la candidature de bénéficiaires de priorité à des postes qui sont de niveau équivalent à celui de leur poste d'attache. Toutefois, à la demande des bénéficiaires de priorité et avec l'approbation de leur organisation d'attache, la CFP peut aussi présenter leur candidature à des postes de niveau immédiatement inférieur à celui de leur poste d'attache.

Il est conseillé aux bénéficiaires de priorité qui souhaitent obtenir une nomination à des postes de niveau supérieur, y compris à des postes de niveau EX, de mener leur propre recherche d'emploi. Les bénéficiaires de priorité qui souhaitent être pris en considération pour ces postes doivent informer l'organisation d'embauche de leur intérêt et de leur statut de bénéficiaire de priorité. L'organisation d'embauche doit respecter le droit de priorité, en tenant compte du fait qu'il s'applique aux postes de tous les niveaux pour lesquels le bénéficiaire de priorité possède les qualifications essentielles. L'organisation d'embauche peut choisir d'évaluer un bénéficiaire de priorité en même temps que les autres candidats, mais uniquement lorsque ce dernier postule un poste de niveau supérieur. Ces évaluations doivent être effectuées dans un délai qui ne met pas en péril le droit de priorité.

La CFP peut présenter d'autres bénéficiaires de priorité si l'organisation n'a pas terminé son processus de nomination et qu'elle n'a pas fait de nomination au cours d'une période raisonnable, ou encore si de nouveaux bénéficiaires de priorité qualifiés se sont inscrits dans le SGIP. Tout retard dans le processus de nomination pourrait mener à une annulation de l'autorisation en matière de priorité par la CFP et à l'exigence de présenter une nouvelle demande.

1.5.5 Évaluation des bénéficiaires de priorité

Il est important de s'assurer que les bénéficiaires de priorité sont traités de façon juste et que le processus et son résultat sont transparents. Il faut donner aux bénéficiaires de priorité une possibilité raisonnable de se préparer aux entrevues, aux examens ou à toute autre méthode d'évaluation qui sera utilisée, comme il faut le faire pour les candidats dans tout processus de nomination.

Les organisations d'embauche doivent effectuer ce qui suit :

  • Veiller à respecter les valeurs que sont la justice et la transparence au moment d'évaluer les bénéficiaires de priorité et de communiquer avec eux;
  • Communiquer avec les bénéficiaires de priorité qui ont manifesté leur intérêt et les informer au sujet du poste à pourvoir ainsi que des méthodes d'évaluation qui seront utilisées (Remarque : Même s'il y a un délai de réponse fixe – minimum de cinq jours ouvrables – pour permettre aux bénéficiaires de priorité de répondre, la candidature des bénéficiaires de priorité qui manifestent leur intérêt après ce délai devrait tout de même être prise en considération pour le poste, si la nomination n'a pas encore été faite);
  • Donner suite aux demandes des bénéficiaires de priorité en ce qui a trait aux mesures d'adaptation dans le processus d'évaluation, comme pour tout autre processus de nomination;
  • Évaluer la candidature des bénéficiaires de priorité à la lumière des qualifications essentielles uniquement;
  • S'assurer que les bénéficiaires de priorité qualifiés satisfont aux conditions d'emploi avant d'être nommés, conformément aux exigences du Conseil du Trésor;
  • Fournir rapidement une rétroaction écrite, par l'intermédiaire du SGIP, aux bénéficiaires de priorité, à la CFP et à l'organisation d'attache au sujet des résultats de l'évaluation, en donnant des explications claires et complètes des raisons qui sous-tendent la prise de décision;
  • Pour les nominations d'une durée déterminée seulement, effectuer une présélection des bénéficiaires de priorité présentés par la CFP, à la lumière des renseignements accessibles dans le SGIP ou fournis par le bénéficiaire de priorité.

Les bénéficiaires de priorité présentés par la CFP doivent normalement être évaluésavant les autres candidats. Cette pratique vise à s'assurer que l'exigence législative consistant à nommer les bénéficiaires de priorité avant toute autre personne est respectée. Elle a pour but d'assurer une évaluation juste en évitant qu'une comparaison ne soit faite avec les autres candidats. L'organisation d'embauche peut choisir d'évaluer un bénéficiaire de priorité en même temps que les autres candidats, mais uniquement lorsque ce dernier postule un poste de niveau supérieur. Ces évaluations doivent être effectuées dans un délai qui ne met pas en péril le droit de priorité.

La CFP demande aux organisations d'évaluer les bénéficiaires de priorité et de donner la rétroaction à cet égard au plus tard 60 jours civils après la date de la présentation. La CFP surveille la durée des évaluations. Tout retard dans les évaluations pourrait mener à une annulation de l'autorisation par la CFP et à l'exigence de présenter une nouvelle demande d'évaluation.

1.5.6 Rétroaction sur les présentations

Les organisations doivent produire un rapport sur les évaluations au moyen du Formulaire de rétroaction concernant les présentations de bénéficiaires de priorité du SGIP, afin que les résultats d'évaluation soient saisis et tenus à jour dans le SGIP, au besoin. Ce formulaire est envoyé directement et simultanément au bénéficiaire de priorité, à la CFP et à l'organisation d'attache pour les personnes bénéficiant d'une priorité de fonctionnaire excédentaire et de réintégration (qui avaient précédemment une priorité de fonctionnaire excédentaire ou de personne mise en disponibilité). Dans le cas des bénéficiaires de priorité qui présentent eux-mêmes leur candidature à des postes pour une durée déterminée ou pour une période indéterminée une fois que le formulaire a déjà été soumis à la CFP, une rétroaction écrite sur les évaluations doit alors être transmise autrement que par le SGIP, soit par courrier électronique, au bénéficiaire de priorité, à la CFP et à l'organisation d'attache. Au besoin, chacune de ces parties peut demander des renseignements supplémentaires durant ou après la période d'attente de deux jours ouvrables; toute erreur ou omission survenue pendant le processus devra être corrigée avant qu'un numéro d'autorisation ne puisse être fourni. Veuillez consulter le Centre de soutien du SGIP pour obtenir de plus amples renseignements.

La CFP examine les renseignements sur l'évaluation fournis par l'organisation, puis elle détermine si une autorisation en matière de priorité doit être donnée, soit pour permettre à l'organisation de nommer un bénéficiaire de priorité, soit pour autoriser le lancement d'une autre mesure de dotation.

Le formulaire de rétroaction doit satisfaire aux conditions suivantes :

  • Être rédigé dans la langue officielle choisie par le bénéficiaire de priorité pour sa correspondance;
  • Indiquer clairement les détails de l'évaluation par l'organisation de chacun des bénéficiaires de priorité dont la candidature a été présentée ou qui ont présenté eux-mêmes leur candidature dans une formulation qui sera transmise au bénéficiaire de priorité;
  • Démontrer que l'évaluation des bénéficiaires de priorité a été effectuée de façon juste, transparente et rapide;
  • Expliquer la raison pour laquelle les personnes présentées n'ont pas été évaluées (par exemple si l'organisation a nommé un autre bénéficiaire de priorité dont le droit était d'un niveau supérieur);
  • Fournir des motifs raisonnables qui ont permis de déterminer que le bénéficiaire de priorité possédait ou non les qualifications essentielles.

Pour les processus visant des postes pour une période indéterminée, il doit y avoir des preuves que le bénéficiaire de priorité a été évalué de façon appropriée en fonction des critères de présélection s'il a répondu qu'il croyait posséder les qualifications essentielles pour le poste sur le plan des études et de l'expérience. Pour les processus visant des postes de durée déterminée, l'organisation peut effectuer la présélection du bénéficiaire de priorité en fonction des renseignements contenus dans le SGIP.

Aux fins de surveillance, les organisations doivent fournir le numéro d'autorisation en matière de priorité dans leurs dossiers de dotation, ainsi que toute autre information écrite concernant le processus d'évaluation, y compris les résultats d'évaluation et la rétroaction fournis pour chaque bénéficiaire de priorité pris en considération.

Comme l'indique la section 1.5.3, Présentation de bénéficiaires ou autorisation automatique par la Commission de la fonction publique, la CFP surveille également les autorisations automatiques accordées par le SGIP lorsqu'aucun bénéficiaire de priorité n'est trouvé pour une présentation afin de s'assurer que les critères de recherche sont exacts par rapport aux postes à pourvoir. Au besoin, des mesures de suivi peuvent être prises pour toute autorisation découlant d'une recherche effectuée de façon inappropriée.

1.6 Numéros d'autorisation en matière de priorité

Des numéros d'autorisation en matière de priorité sont fournis lorsqu'il n'y a aucun bénéficiaire de priorité à présenter ou qu'aucun bénéficiaire de priorité parmi ceux qui ont été présentés ne possède les qualifications essentielles pour être nommé ou indique un intérêt au poste. Lorsqu'il y a eu présentation de bénéficiaires de priorité, le numéro d'autorisation est accordé uniquement après que la CFP a approuvé le Formulaire de rétroaction concernant les présentations de bénéficiaires de priorité de l'organisation d'embauche. Les organisations doivent s'assurer de conserver le numéro d'autorisation en matière de priorité dans le dossier de nomination.

Pour chaque demande, un seul numéro d'autorisation en matière de priorité est fourni, peu importe le nombre de postes à pourvoir. Le numéro d'autorisation est valide pour le nombre de postes mentionnés dans la demande d'autorisation initiale.

Généralement, la CFP ne présente pas d'autres bénéficiaires de priorité une fois qu'un numéro d'autorisation a été fourni. Toutefois, elle peut éventuellement fixer une date limite pour la totalité ou une partie des autorisations en matière de priorité et présenter la candidature d'autres bénéficiaires de priorité même après qu'une autorisation a été accordée, et ce, jusqu'à ce qu'une nomination soit faite au poste ou aux postes en questionNote de bas de page1.

Les bénéficiaires de priorité peuvent présenter eux-mêmes leur candidature à tout moment d'un processus, avant qu'une nomination soit effectuée. Les nominations à des postes faisant l'objet d'une autorisation en matière de priorité doivent être effectuées dans un délai raisonnable à partir de la date à laquelle le numéro d'autorisation a été fourni.

Les gestionnaires doivent donc veiller à ne pas confondre une « autorisation » accordée par le système de priorité de leur propre organisation avec une autorisation en matière de priorité de la CFP.

La CFP peut présenter d'autres bénéficiaires de priorité si elle considère qu'un délai excessif s'est écoulé entre l'envoi du numéro d'autorisation et les nominations aux postes indiqués dans la demande initiale, ou encore si de nouveaux bénéficiaires de priorité potentiellement qualifiés se sont inscrits au SGIP. Ainsi, elle peut s'assurer que tous les bénéficiaires de priorité sont pris en considération de façon juste. Tout retard pour effectuer les nominations une fois l'autorisation en matière de priorité obtenue peut faire en sorte que la CFP annule le numéro d'autorisation en matière de priorité et exige qu'une nouvelle demande soit présentée.

Il faut obtenir un nouveau numéro d'autorisation en matière de priorité dans les situations suivantes :

  • D'autres nominations seront faites à d'autres postes qui n'étaient pas visés par la demande d'autorisation initiale;
  • Un processus de nomination autorisé ne donne lieu à aucune nomination (le numéro d'autorisation ne peut pas être utilisé pour un processus subséquent visant le même poste);
  • Une autorisation automatique a été annulée par la CFP en raison de l'utilisation de critères de recherche inappropriés ou d'un choix incorrect de processus de nomination;
  • Il y a un changement dans la durée d'emploi;
  • Les qualifications essentielles ou tout autre critère obligatoire de présélection dans le SGIP (groupe et niveau professionnels, lieu du poste, exigences relatives aux langues officielles, codes d'expérience ou conditions d'emploi) sont modifiés de telle sorte que d'autres bénéficiaires de priorité pourraient être pris en considération;
  • La CFP a déterminé que l'organisation avait mis plus de 60 jours à évaluer les bénéficiaires de priorité et à lui soumettre sa rétroaction, sans avoir de motif valable;
  • La CFP a déterminé qu'un délai excessif s'était écoulé entre l'obtention de l'autorisation en matière de priorité et la nomination au poste faisant l'objet de l'autorisation;
  • Le processus de nomination proposé a été modifié.

1.7 Mesures à prendre lorsque des bénéficiaires de priorité présentent eux-mêmes leur candidature

Les bénéficiaires de priorité peuvent communiquer directement avec les gestionnaires qui prévoient pourvoir un poste ou qui ont lancé un processus de nomination après avoir reçu l'autorisation de le faire. Dans de tels cas, la première obligation de l'organisation est de confirmer le droit de priorité de ces personnes. Cette confirmation peut être obtenue au moyen du SGIP ou auprès de l'organisation d'attache si le bénéficiaire de priorité a choisi de ne pas s'inscrire au SGIP. Les bénéficiaires de priorité qui présentent eux-mêmes leur candidature doivent être traités comme s'ils avaient été présentés par la CFP et doivent être nommés avant toutes les autres personnes s'ils sont qualifiés.

Si des bénéficiaires de priorité présentent eux-mêmes leur candidature à une organisation d'embauche, que ce soit avant ou après l'obtention de l'autorisation en matière de priorité, l'organisation est tenue de respecter le droit de priorité de ces personnes, peu importe le niveau du poste. Ce type de présentation a la même valeur qu'une présentation faite par la CFP, sauf que dans le cas d'une présentation à un poste de niveau supérieur, l'organisation peut évaluer les bénéficiaires de priorité en même temps que les autres candidats dans le processus de nomination.

Généralement, la CFP exige que les bénéficiaires de priorité présentés aux organisations à la suite d'une demande d'autorisation soient évalués avant toutes les autres personnes. Toutefois, étant donné que les bénéficiaires de priorité qui présentent eux-mêmes leur candidature le font souvent après qu'une organisation a entamé son processus de dotation, la CFP permet à ces personnes d'être évaluées avec le reste des candidats qui participent au processus seulement lorsque le bénéficiaire de priorité postule un poste de niveau supérieur à son poste d'attache, dans la mesure où l'évaluation est faite dans un délai qui ne met pas en danger le droit de priorité. Dans tous les cas, il est très important de vérifier la durée de la période de droit des bénéficiaires. Lorsque les bénéficiaires de priorité postulent un poste de niveau équivalent au niveau de leur poste d'attache ou un poste de niveau inférieur, ils doivent être évalués avant tous les autres candidats, ce qui permet de leur assurer une évaluation juste et d'éviter qu'une comparaison ne soit faite avec les autres candidats.

S'il s'agit d'un processus de dotation anticipée, et que l'organisation ne peut pas procéder immédiatement à des nominations, il est important de déterminer à quel moment les nominations seront faites et d'établir si ce sera avant l'expiration du droit de priorité de la personne visée. Si le bénéficiaire de priorité est qualifié, mais que son droit de priorité prend fin avant la date de la nomination (dans la mesure où l'organisation connaît la date à laquelle la nomination sera effectuée), l'organisation peut fournir une lettre d'offre (signée par toutes les parties) à un moment où le droit de priorité du bénéficiaire de priorité est toujours en vigueur, en y indiquant la date ultérieure de la nomination.

Les bénéficiaires de priorité sont encouragés à postuler à des processus de dotation anticipée et à préciser qu'ils bénéficient d'un droit de priorité. Lorsque l'organisation ne peut ni faire la nomination immédiatement, ni fournir une lettre d'offre précisant une date ultérieure de nomination avant la fin de la période de validité du droit de priorité, la personne qui a présenté sa candidature au processus de nomination sera alors traitée comme un candidat ordinaire dans le cadre du processus, une fois son droit de priorité expiré. L'admissibilité du bénéficiaire de priorité au statut de candidat dans le processus de nomination est assortie des exigences habituelles, comme le fait d'avoir postulé dans le délai indiqué et de se trouver dans la zone de sélection établie pour ce processus de nomination. Pour de plus amples renseignements à cet égard, veuillez consulter les Lignes directrices en matière de nomination.

1.8 Frais de déplacement et de réinstallation pour la prise en considération ou la nomination des bénéficiaires de priorité

L'employeur est responsable des frais de déplacement et de réinstallation. La responsabilité des frais de déplacement et de réinstallation engagés pour la prise en compte ou la nomination de bénéficiaires de priorité varie selon la situation. Les bénéficiaires de priorité sont encouragés à discuter avec le personnel des RH de leur organisation afin d'obtenir des conseils à cet égard. Les organisations devraient adresser leurs questions au sujet des frais de déplacement et de réinstallation au SCT.

Nota : Pour de plus amples renseignements, prière de se reporter à la DRE, aux appendices des conventions collectives liés au réaménagement des effectifs ainsi qu'à la Directive sur les voyages et à la Directive sur la réinstallation du Conseil national mixte (CNM).

1.9 Nomination de bénéficiaires de priorité

Lorsqu'un bénéficiaire de priorité est nommé sans avoir été présenté par la CFP, par exemple s'il a lui-même présenté sa candidature, l'organisation d'embauche doit inscrire son nom sur un Formulaire existant de rétroaction concernant les présentations de bénéficiaires de priorité qui n'a pas encore été soumis à la CFP aux fins d'approbation et d'autorisation. S'il n'y a pas de formulaire (c'est-à-dire si une autorisation automatique a été fournie ou si l'organisation propose de nommer un de ses propres bénéficiaires de priorité), l'organisation doit présenter une nouvelle demande d'autorisation en matière de priorité, en sélectionnant l'option B (prise en considération d'un bénéficiaire de priorité en particulier).

Afin de respecter les droits de priorité prévus par la LEFP et le REFP, ainsi que l'ordre de préséance des droits de priorité, le SGIP recherchera d'autres bénéficiaires de priorité pour les demandes d'autorisation portant sur la nomination de bénéficiaires de priorité en particulier. Des bénéficiaires de priorité ayant un droit de priorité de niveau plus élevé peuvent être repérés par le SGIP, ce qui signifie que la CFP pourrait présenter d'autres bénéficiaires de priorité.

La CFP préfère que les bénéficiaires de priorité soient nommés plutôt que mutés, étant donné que les nominations nécessitent l'obtention d'un numéro d'autorisation en matière de priorité. Ainsi, les données concernant la nomination proposée des bénéficiaires de priorité sont versées dans le SGIP. Cela garantit la saisie de données exactes dans le SGIP, ce qui permet de gérer efficacement le dossier de la personne qui bénéficie d'une priorité de nomination et d'obtenir des données statistiques exactes sur l'administration des priorités. En tant qu'organisme indépendant relevant du Parlement, la CFP doit fournir aux parlementaires et à la population canadienne des renseignements exacts, en temps opportun, sur les questions liées à la LEFP. Le SGIP est le système d'inscription qui sert à l'administration des priorités et fournit des données statistiques aux organisations et à la CFP. Il est indispensable d'alimenter le SGIP en données exactes, en temps opportun, afin que la CFP puisse s'acquitter de ses obligations envers les parlementaires et les Canadiens.

Si une organisation décide de muter un bénéficiaire de priorité, elle doit en informer la CFP, s'assurant ainsi de la mise à jour du dossier du bénéficiaire de priorité, qui indiquera désormais que le droit a pris fin en raison de la mutation.

Les organisations qui envisagent de muter un bénéficiaire de priorité devraient s'informer de toute répercussion possible sur la protection salariale de cette personne, tel qu'il est indiqué dans la DRE et dans les appendices des conventions collectives. La DRE relève de la responsabilité du SCT. Aussi, toute question à cet égard doit lui être adressée.

L'organisation d'embauche est tenue de fournir au conseiller en administration des priorités de la CFP une copie de la lettre d'offre, avec toutes les signatures, dans les 14 jours civils suivant la date de la nomination. Dans les cas où il est nécessaire de modifier le droit de priorité ou de le supprimer, l'organisation d'embauche doit prendre les mesures voulues dans le SGIP, après quoi la CFP effectue une validation. Ainsi, l'organisation peut-elle modifier le droit de priorité ou la CFP peut-elle retirer le bénéficiaire de priorité du SGIP, le cas échéant.

1.9.1 Refus d'une offre de nomination

La CFP détermine si les bénéficiaires de priorité ont refusé des offres de nomination sans motif valable et suffisant et, le cas échéant, elle supprime le droit de priorité, conformément à la LEFP et au REFP. Cette mesure est distincte du pouvoir dont dispose l'administrateur général, conformément à la DRE et aux appendices des conventions collectives liés au réaménagement des effectifs, soit le pouvoir de déterminer si un fonctionnaire de son organisation qui a été déclaré excédentaire et qui dispose d'une garantie d'offre d'emploi raisonnable (GOER) a refusé cette offre et, par conséquent, doit faire l'objet d'une mise en disponibilité.

Il faut déterminer si les bénéficiaires de priorité ont refusé des offres de nomination sans motif valable et suffisant pour les types de priorité suivants :

1.10 Résolution des préoccupations et des problèmes

L'organisation d'embauche

Le préambule de la LEFP indique que la fonction publique devrait être caractérisée par des pratiques d'emploi équitables et transparentes, le respect de ses employés, sa volonté réelle de dialogue et ses interventions opportunes destinées à résoudre les questions touchant les nominations. Les bénéficiaires de priorité devraient demander des renseignements au sujet de leur évaluation au gestionnaire concerné de l'organisation d'embauche. Conformément à l'esprit du préambule, la CFP encourage les gestionnaires à discuter de leurs décisions de façon approfondie avec les bénéficiaires de priorité.

La Commission de la fonction publique

Les nominations de bénéficiaires de priorité ne peuvent pas faire l'objet d'un recours auprès de la Commission des relations de travail et de l'emploi dans la fonction publique. Toutefois, la CFP peut examiner, s'il y a lieu, toute préoccupation au sujet d'une nomination en particulier. Si les discussions avec l'organisation d'embauche ne permettent pas de régler le problème, les bénéficiaires de priorité concernés peuvent se tourner vers la CFP pour obtenir de l'aide au sujet des questions qui relèvent de sa compétence.

La CFP surveille le respect des rôles et des responsabilités énoncés dans la Directive sur l'administration des priorités, et elle encourage les organisations et les bénéficiaires de priorité à régler rapidement les problèmes dès qu'ils surviennent; elle collabore d'ailleurs activement avec eux à cette fin.

Enjeux liés au réaménagement des effectifs

La DRE et les ERE relèvent du SCT. Pour obtenir de plus amples renseignements ainsi que le texte et les interprétations à jour, veuillez consulter la section sur le réaménagement des effectifs du site Web du SCT. Ces ententes relèvent de l'employeur, et toute question sur leur application et leur interprétation doit être adressée au coordonnateur du RE des organisations ou au SCT.

1.11 Renseignements aux fins de surveillance et de gestion de l'administration des priorités

Les organisations sont responsables de la surveillance et de la gestion de leur propre administration des droits de priorité. Elles doivent donc veiller à exercer les rôles et les responsabilités décrits dans la Directive sur l'administration des priorités.

À des fins de surveillance, les organisations doivent conserver le numéro de l'autorisation en matière de priorité dans leurs dossiers de dotation, de même que les autres renseignements écrits relatifs au processus d'évaluation et les résultats de chaque bénéficiaire de priorité pris en considération.

Pour surveiller la façon dont elles administrent les droits de priorité, les organisations doivent s'assurer d'effectuer ce qui suit :

  • Conseiller les bénéficiaires de priorité sur tous les aspects relatifs aux droits de priorité, y compris sur les rôles et les responsabilités décrits dans la Directive sur l'administration des priorités;
  • Faire en sorte que les énoncés des critères de mérite fournissent un accès juste aux bénéficiaires de priorité et que les qualifications n'y soient pas plus strictes que celles qui seraient normalement requises dans tout processus de nomination subséquent;
  • Présenter une nouvelle demande d'autorisation ou de service de recrutement dans le SGIP si l'énoncé des critères de mérite a été modifié une fois l'autorisation en matière de priorité demandée;
  • Évaluer les bénéficiaires de priorité avantles autres candidats dans un processus de nomination pour leur assurer une évaluation juste et éviter de les comparer avec les autres candidats;
  • Évaluer les bénéficiaires de priorité et fournir la rétroaction sur les présentations à la CFP dans les 60 jours suivant la présentation des candidatures.

Les organisations sont également tenues de se conformer aux exigences énoncées dans le Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation et de faire rapport à cet égard dans le contexte du Rapport ministériel sur l'obligation de rendre compte en dotation.

À la suite des leçons tirées dans la foulée de l'Examen des dépenses de 2012, la CFP a haussé ses exigences à l'égard des ministères et des organismes en ce qui a trait à la gestion efficace des droits de priorité. Ainsi, les organisations sont-elles tenues de mettre en œuvre une structure de gouvernance, d'offrir une formation sur les rôles et les responsabilités, de fournir un soutien aux bénéficiaires de priorité et d'adopter une démarche systématique pour demander l'autorisation de pourvoir des postes.

De plus, les ministères et organismes sont tenus de surveiller plusieurs points, notamment les suivants :

  • le temps nécessaire à l'inscription de bénéficiaires de priorité dans le SGIP;
  • le temps nécessaire à l'évaluation des bénéficiaires de priorité à la suite de la présentation de leur candidature;
  • le nombre de nominations de bénéficiaires de priorité par rapport à toutes les nominations à des postes pour une période indéterminée au sein de l'organisation;
  • le nombre de demandes d'autorisation annulées à la suite de la présentation de candidatures de bénéficiaires de priorité, et les raisons à l'origine de l'annulation.

Les ministères et organismes sont tenus de prendre des mesures, le cas échéant, à la lumière des résultats de la surveillance des points susmentionnés et à l'égard de toute mesure prévue visant à améliorer l'administration des priorités qu'ils s'étaient engagés à prendre.

Comme l'indique la section Présentation de bénéficiaires ou autorisation automatique par la Commission de la fonction publique, la CFP surveille également les autorisations automatiques que le SGIP accorde lorsqu'aucun bénéficiaire de priorité n'est trouvé pour une présentation afin de s'assurer que les critères de recherche sont exacts par rapport aux postes à pourvoir. Ainsi, les organisations doivent-elles attendre deux jours après l'obtention de l'autorisation automatique pour effectuer une nomination.

La CFP peut éventuellement fixer une date d'échéance pour la totalité ou une partie des autorisations en matière de priorité ou présenter la candidature d'autres bénéficiaires de priorité même après qu'une autorisation a été accordée, et ce, jusqu'à ce qu'une nomination soit faite au poste ou aux postes en question. Cette limite de temps peut varier selon le niveau d'activité en matière d'administration des priorités dans la région visée, le volume d'activités de dotation dans le groupe professionnel cible, les activités de réaménagement des effectifs par organisation ou par région ou tout autre aspect déterminé par la CFP.

Comme il est indiqué aux sections 1.5 et 1.6 du présent guide, les nominations à des postes pour lesquels une autorisation en matière de priorité a été fournie doivent être effectuées dans un délai raisonnable suivant l'obtention d'un numéro d'autorisation. La CFP surveille les dates auxquelles des nominations sont effectuées à la suite de demandes d'autorisation visant plusieurs postes et peut présenter d'autres bénéficiaires de priorité si elle considère qu'un délai excessif s'est écoulé entre l'envoi du numéro d'autorisation et les nominations aux postes indiqués dans la demande initiale, ou encore s'il y a de nouveaux bénéficiaires de priorité potentiellement qualifiés qui se sont inscrits dans le SGIP. Ainsi, elle peut s'assurer que tous les bénéficiaires de priorité sont pris en considération de façon juste.

Outre l'information recueillie par les organisations, des renseignements aux fins de surveillance sont accessibles à partir des sources suivantes :

  • La section des rapports dans le SGIP (aucun mot de passe n'est requis pour y accéder si l'on utilise l'« entrée des invités »);
  • Le site d'information statistique de la CFP, qui fournit des analyses statistiques des activités d'embauche et de dotation à la fonction publique à l'intention des organisations qui mènent des activités de dotation en vertu de la LEFP (site accessible aux fonctionnaires fédéraux).

1.12 Textes de référence

Notes de bas de page

Note de bas de page 2

Directive sur l'administration des priorités, note en bas de page – « Aux fins de la présente directive, en ce qui concerne les processus de nomination internes, une nomination est réputée être effectuée quand une notification de nomination ou de proposition de nomination est affichée dans Publiservice. Aux fins de la présente directive, pour les processus de nomination externes, une nomination est réputée être effectuée quand la personne dont la nomination est proposée signe une lettre d'offre (ce qui inclut les lettres d'offre conditionnelle). »

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