Annexe A - Formulaire de consentement à l'intention des bénéficiaires de priorité

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Description du système

Pour administrer les droits de priorité, la Commission de la fonction publique du Canada (CFP) utilise un produit Web appelé Système de gestion de l’information sur les priorités (SGIP).

Autorisation pour la collection

La CFP est autorisée à consigner des renseignements personnels dans le SGIP, car, conformément à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) et le Règlement sur l’emploi dans la fonction publique (REFP), c’est elle qui doit s’assurer que les droits de priorité sont valides et respectés. Les renseignements personnels requis pour l’administration des droits de priorité sont recueillis aux termes des articles 11, 40 et 43 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, des articles 3 à 12 du Règlement sur l’emploi dans la fonction publique et en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Objet de la collection

Grâce aux renseignements consignés dans le SGIP, la CFP peut remplir de manière plus efficiente et plus efficace le rôle qui lui est dévolu en matière d’administration des priorités en lui permettant d’enregistrer, de consulter et de présenter des priorités. Les renseignements que vous fournissez, à titre d’employé prioritaire, sont recueillis par la CFP uniquement aux fins de l’administration des droits de priorité. En inscrivant vos renseignements dans le SGIP, vous maximiserez vos chances de trouver un poste pour lequel votre candidature doit être envisagée en priorité. Pour vous inscrire au SGIP, vous devez nous fournir certains renseignements personnels, dont votre curriculum vitæ et vos coordonnées.

Utilisation des renseignements personnels

La CFP et les autres organismes fédéraux se serviront des renseignements que vous fournissez pour déterminer l’admissibilité aux nominations prioritaires. Le type de droit de priorité sera déterminé afin que l’administration des droits de priorité se fasse selon l’ordre de nomination. S’il en est ainsi, c’est que, si un bénéficiaire de priorité est disponible et qu’il possède les qualifications nécessaires, il doit passer avant tous les autres candidats et être nommé en premier. Les personnes dont le droit de priorité leur est conféré par le REFP sont nommées après celles dont le droit de priorité leur est conféré par la LEFP, mais pas nécessairement selon un ordre relatif préétabli. Pour plus de renseignements sur l’administration des priorités, veuillez vous reporter au Guide sur l’administration des priorités.

Grâce au SGIP, les responsables des ressources humaines (RH) des diverses organisations fédérales peuvent consulter le curriculum vitæ des bénéficiaires de priorité, présenter les résultats de leurs recherches à la CFP, obtenir la liste de leurs propres bénéficiaires de priorité, générer des rapports statistiques les aidant à s’acquitter de leurs responsabilités en matière d’administration des priorités, et inscrire des bénéficiaires de priorité au répertoire. Pour faciliter le processus d’administration des priorités, les conseillers en RH des organisations fédérales ont directement accès au SGIP depuis leur bureau. Évidemment, seuls les membres du Groupe de l’administration des priorités de la CFP et les conseillers en RH des autres organisations fédérales y ont accès. Par ailleurs l’accès au Système est protégé par un mot de passe et est administré par Publiservice qui relève de la Commission de la fonction publique.

Usages compatibles et habituels

En plus des usages décrits plus haut, les organismes fédéraux pourront utiliser les données figurant au SGIP, y compris les renseignements personnels, pour générer des rapports statistiques et de surveillance anonymes à l’intention du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, des autres organisations, des syndicats et de la haute direction de la CFP. Comme le prévoit l’alinéa 8(2)a) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels qui se trouvent dans le SGIP peuvent également être utilisés ou divulgués au sein de la CFP à d’autres fins que pour l’administration des priorités, pourvu qu’ils servent à l’une des activités autorisées par la LEFP : études, évaluations, analyses, vérifications, recherches, rapports et analyses statistiques.

Fichier de renseignements personnels « Priorités statutaires et réglementaires »

Conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels consignés dans le SGIP sont décrits dans le Fichier de renseignements personnels de la CFP appelé « Priorités statutaires et réglementaires ». Il s’agit du fichier numéro CFP PCE 801, dont le texte est publié dans le chapitre portant sur la CFP de la publication Info Source, du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Vous pouvez en prendre connaissance en vous rendant sur le site Web du Secrétariat, ou en communiquant avec le coordonnateur de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de la CFP.

Loi sur l’accès à l’information et Loi sur la protection des renseignements personnels

Les renseignements personnels peuvent être accessibles et protégés, comme l’exigent les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, vous avez le droit d’avoir accès à vos propres renseignements personnels et de demander qu’on corrige les renseignements consignés, y compris ceux qui sont inscrits dans le SGIP. Pour consulter les renseignements figurant au SGIP ou demander qu’ils soient corrigés, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de la CFP.

Si vous avez des questions au sujet du présent énoncé, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de la CFP, à l’adresse suivante :

Commission de la fonction publique du Canada
Accès à l’information et protection des renseignements personnels
L'Esplanade Laurier, tour Ouest
300, avenue Laurier Ouest, 19^e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0M7

Pour plus de détails sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur la protection des renseignements personnels en général, veuillez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée, au 1-800-282-1376.

Consentement de l'énoncé de confidentialité

Le consentement désigne l’accord éclairé et volontaire que donne une personne pour que ses renseignements personnels soient recueillis, puis utilisés, divulgués et conservés. Vous n’êtes pas tenu de consentir à ce que vos renseignements personnels soient consignés dans le SGIP, et vous pouvez très bien demander qu’ils n’y soient pas inscrits, sans que vous en soyez pénalisé. Vous devez cependant savoir que l’administration de votre droit de priorité risque d’être beaucoup plus difficile, car la CFP ne dispose d’aucun autre mécanisme permettant de jumeler automatiquement les bénéficiaires de priorité et les postes pour lesquels ils possèdent les compétences requises.

Vous ne perdrez pas votre droit de priorité si vous ne consentez pas à ce que vos renseignements personnels soient consignés dans le SGIP. Par contre, vu le nombre de postes dotés chaque année et le grand nombre de bénéficiaires de priorité, la CFP n’a pas les moyens de procéder manuellement au jumelage des bénéficiaires de priorité et des postes, pour lesquels ils possèdent les compétences requises. Ce sera donc à vous de surveiller les postes qui deviendront vacants et de communiquer chaque fois avec les organisations concernées.

Authorisation

Ayant lu et compris l’énoncé de confidentialité susmentionné, j’autorise, par la présente, la Commission de la fonction publique du Canada, aux fins de l’administration de mon droit de priorité, à recueillir et à communiquer les renseignements que je lui fournis et qui doivent être consignés dans le Système de gestion de l’information sur les priorités aux conseillers et aux adjoints en ressources humaines des autres organisations fédérales qui ont des droits d’administration des ressources humaines sur Publiservice.

Les renseignements, y compris de nature personnelle, dont la CFP a besoin aux fins de l’administration des priorités, qui seront consignés dans le SGIP et qui seront communiqués aux autres organisations :

• Nom
• Adresse
• Adresse électronique
• Numéro de téléphone
• Curriculum vitæ
• Type de priorité (p. ex. « employé devenu handicapé », « membre des Forces canadiennes ou de la GRC libéré pour des raisons médicales », « réinstallation de l’époux ou du conjoint de fait », etc.)

Bénéficiaire de priorité

Nom (en lettres moulées)

Signature :

Date :

Représentant en ressources humaines de l’organisation

Nom (en lettres moulées)

Signature :

Date :

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