Identification de parcours de perfectionnement au niveau EX

Questions et réponses

But

Le but de la démarche IPEX est de favoriser le développement professionnel des cadres et des aspirants et aspirantes aux postes de cadre de la fonction publique fédérale. Cet ensemble de services et d’outils d’évaluation offre aux participants et aux participantes l’accès à l’évaluation de leur rendement quant aux compétences clés en leadership et l’acquisition d’une meilleure connaissance de leur potentiel ainsi que de leur style et capacités de leadership. Le processus leur permet de déterminer leurs aspirations professionnelles et personnelles et de définir leurs objectifs professionnels et d’apprentissage. De plus, il détermine les activités requises pour développer leur potentiel, que ce soit dans un rôle de direction ou dans un autre type de cheminement de carrière.

L’IPEX a été précisément conçu pour appuyer le perfectionnement du groupe de la direction. Il n’est pas destiné à être appliqué dans un processus de sélection. (Pour la sélection, voir à SELEX).

Aperçu de l’IPEX

La démarche IPEX comprend une entrevue d’accueil suivie de trois modules d’évaluation : (1) une auto-évaluation des valeurs, des intérêts et de la personnalité complétée par une réflexion guidée sur la carrière, (2) une évaluation tous azimuts (360°) ; et (3) une simulation d’un jour pour l’évaluation des compétences clés en leadership. Au cours des trois à cinq rencontres avec le (la) psychologue des Services de counselling aux cadres de direction (SCC), les participants et participantes pourront profiter d’une rétroaction approfondie et d’un échange par rapport aux options de perfectionnement professionnel possibles et souhaitées dans le contexte de leurs aspirations et défis de carrière.

Même si nous recommandons aux participants et participantes de maximiser les bénéficies de la démarche IPEX en profitant de tous les modules d’évaluation, la structure modulaire leur permet de choisir la combinaison d’approches d’évaluation qui convient le mieux à une situation particulière. Un schéma (Figure 1) décrit la démarche proposée.

Figure 1 : Étapes de la démarche IPEX

Description des modules

1. Entrevue d’accueil. L’entrevue permet au psychologue ou à la psychologue et au participant ou à la participante de déterminer la pertinence de la démarche IPEX pour le participant ou la participante à ce stade de sa carrière, afin d’obtenir son consentement éclairé et de déterminer les prochaines étapes.
2. Évaluation de carrière / du leadership. Elle permet d’aider le participant ou la participante à mieux cerner ses besoins dans le contexte de ses aspirations professionnelles. Le(la) psychologue des SCC, au moyen de tests spécialisés, effectue l’évaluation des valeurs importantes associées au travail, des intérêts de carrière et des traits de la personnalité du participant ou de la participante, dans la mesure où ils se rapportent au leadership.
3. Journée d’évaluation
   
   
   1. Exercice interactif : Le participant ou la participante doit, à titre de directeur(e) d'une organisation fictive au sein d'un ministère fictif, interagir avec des personnages dans un scénario conçu en vue de permettre l'évaluation des compétences clés en leadership. Dans le cadre de cet exercice, un évaluateur ou une évaluatrice expérimenté et un(une) psychologue des Services d'évaluation (SE) du CPP évaluent le participant ou la participante selon le niveau démontré des compétences.
   2. Entrevue d'évaluation des compétences : Le participant ou la participante participe à une entrevue qui vise l’évaluation des compétences clés en leadership ainsi que de l’orientation à l’apprentissage, basé sur le rendement antérieur. Le(la) psychologue des SE, accompagné d’un évaluateur ou d’une évaluatrice (membre actuel ou ancien du groupe de la direction), dirige l’entrevue qui dure une heure.
4. Évaluation tous azimuts
   
   Une évaluation tous azimuts (360 degrés) examine le rendement du participant ou de la participante dans son milieu de travail actuel. Le questionnaire requiert des répondants qu'ils évaluent le participant ou la participante selon 14 compétences en leadership de même que l'orientation à l'égard de l'apprentissage.
5. Rétroaction conjointe
   Un(une) psychologue des SE, accompagné du(de la) psychologue des SCC, fournit la rétroaction sur les résultats identifiés dans le cadre des modules d'évaluation des compétences en leadership. Les résultats de la journée d'évaluation et ceux de l'évaluation tous azimuts y sont intégrés.
6. Synthèse des résultats
   Une fois toutes les modalités d'évaluation complétées, le participant ou la participante rencontre le(la) psychologue des SCC afin de recevoir une rétroaction globale, synthèse des divers éléments de l'évaluation. Le(la) psychologue déterminera comment les caractéristiques personnelles et les aspirations professionnelles correspondent aux compétences de niveau cadre évaluées, qui sont requises pour le leadership organisationnel. De pair avec l'identification des points forts et des points où le perfectionnement est nécessaire, le participant ou la participante sera encouragé(e) à définir ses objectifs de carrière, ainsi que ses objectifs et activités d'apprentissage.
7. Rapports
   Au cours de la démarche, le(la) psychologue des SCC et le participant ou la participante examinent en détail un rapport d’environ 16 pages portant sur les résultats de l’exercice de la journée d’évaluation, et un rapport d’environ 45 pages portant sur l’exercice d’évaluation tous azimuts, s’il y a lieu. Les résultats de chaque questionnaire complété dans le cadre du module d’évaluation de carrière sont également fournis au participant ou à la participante. Le ministère ou le programme de perfectionnement qui a parrainé le participant ou la participante ne reçoit pas de copies de ces rapports. Par contre, une fois la démarche terminée, le ministère ou programme parrain recevra une copie du rapport sommaire (rapport au ministère) tel que décrit ci-dessous.

Confidentialité et ses limites dans la démarche IPEX

De façon générale, le contenu des renseignements découlant de la démarche IPEX est confidentiel et les rapports détaillés sont transmis au participant ou à la participante seulement. Toutefois, on reconnaît l’intérêt du ministère ou du programme à recevoir certains renseignements en vue d’identifier des activités d’apprentissage. Il s’agit donc de réaliser un équilibre entre le droit à la confidentialité du participant ou de la participante, d’une part, et le droit à l’accès à l’information du ministère parrain, d’autre part, afin d’étayer une évaluation juste du potentiel du participant ou de la participante et de cibler un investissement supplémentaire dans son perfectionnement.

1. Principe général et limites
   Les informations contenues dans le dossier du participant ou de la participante sont assujetties à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. De plus, les informations contenues dans le dossier sont assujetties à la loi provinciale régissant les services psychologiques. (Par exemple, la Loi sur les psychologues (« Psychology Act » de l'Ontario.) Selon cette loi, les informations sont strictement confidentielles et aucune information ne sera dévoilée sans le consentement écrit du participant ou de la participante. Nous demandons donc au participant ou à la participante de signer une autorisation écrite permettant aux SCC de transmettre à son ministère ou à son programme de perfectionnement, un rapport de synthèse abrégé sur certains éléments de l'évaluation.
2. Rapport au ministère ou au programme
   Un rapport au ministère ou rapport sommaire des résultats de la démarche IPEX est envoyé au ministère ou au programme qui a parrainé le participant ou la participante afin de favoriser le dialogue sur l’état de son perfectionnement. Ce rapport de synthèse comprend un tableau et un graphique résumant les résultats du participant ou de la participante ainsi qu’un bref compte rendu sur les résultats de la journée d’évaluation de même que de l’exercice tous azimuts, selon les modules entrepris. Avec l’accord du participant ou de la participante, des éléments des résultats de l’évaluation des valeurs, des intérêts et de la personnalité, ainsi que des éléments du contenu des discussions lors des rétroactions et de la synthèse des résultats pourront être intégrés au rapport sommaire. Finalement, le rapport résume les points forts et les points à développer ou à perfectionner et il présente des recommandations pour favoriser le cheminement et le progrès du participant ou de la participante. Le participant ou la participante aura l’occasion de prendre connaissance du rapport sommaire avant son envoi au ministère ou au programme.
   
   Aucun autre renseignement lié au contenu des discussions tenues entre le psychologue et le participant ou la participante ne sera transmis au ministère ou au programme parrain. Plus spécifiquement, le rapport sommaire ne comprendra pas : les résultats quant au counselling de carrière ni les résultats de l’évaluation sur les valeurs, les intérêts et la personnalité ni les rapports détaillés sur les modules entrepris.
   
   Alors que nous encourageons fortement les participants et participantes à partager les résultats de la démarche IPEX avec leur gestionnaire, il importe de comprendre que cette décision leur appartient entièrement.

Retrait de la démarche

Il peut arriver qu'un participant ou une participante souhaite se retirer de la démarche IPEX pour diverses raisons. En outre, il est toujours possible que le participant ou la participante ne veuille pas que ses résultats soient communiqués aux instances autorisées à en faire la demande. Dans ce cas, le ministère ou programme parrain acceptera ce refus de l'accès au rapport de synthèse à condition que le participant ou la participante se retire de la démarche IPEX. Dans un cas comme dans l'autre, les SCC aviseront le ministère ou le programme parrain du retrait du participant ou de la participante sans toutefois en donner les raisons. Le ministère ou programme sera facturé pour le montant correspondant aux services rendus jusqu'au moment du retrait.

En outre, il pourrait survenir que le participant ou la participante sollicite un counselling suite à son retrait de la démarche IPEX. Avec l'accord du ministère ou programme parrain, les SCC offriraient ce service selon les tarifs en vigueur.

Facturation

Tous les services associés à la démarche IPEX sont offerts selon le principe de recouvrement des coûts. Une entente sera établie avec le ministère ou le programme parrain pour défrayer le coût des services aux personnes destinées à en devenir des participants ou participantes.

1. Estimation des coûts
   
   Les coûts varieront en fonction des modules choisis et selon des critères établis pour des groupes particuliers. Les tarifs courants sont les suivants :
   
   
   • Démarche complète (3 modules) - 6 280 $
   • Évaluation de carrière et journée d'évaluation (2 modules) - 5 480 $
   • Évaluation de carrière et évaluation tous azimuts (2 modules) - 4 080 $
   • Journée d'évaluation et évaluation tous azimuts (2 modules) - 4 950 $
   • Journée d'évaluation (1 module) - 4 150 $
     
     
2. Politique des rendez-vous annulés
   
   Pour toute journée d'évaluation annulée avec un préavis de 14 jours ou moins, le montant intégral de la journée sera facturé au ministère ou au programme parrain. Pour l'annulation d'une évaluation tous azimuts, le montant facturé correspondra aux services rendus et aux matériaux utilisés jusqu'à la date d'annulation. Pour tout autre rendez-vous annulé dans un délai de 24 heures, le ministère ou programme parrain sera facturé pour une heure.

Compétences évaluées dans les simulations de l'IPEX

L'IPEX fournit une évaluation détaillée des compétences clés en leadership qui sont importantes pour un rendement efficace en tant que cadre de direction dans la fonction publique fédérale.

Valeurs et éthique : Service empreint d'intégrité et de respect

Les leaders de la fonction publique (FP) servent les Canadiens, en assurant l'intégrité dans les pratiques personnelles et organisationnelles, et en démontrant du respect envers les gens et les principes de la FP, y compris les valeurs démocratiques, professionnelles, et celles liées à l'éthique et aux personnes. Ils créent des milieux de travail axés sur le respect, le bilinguisme, la diversité et l'inclusion, où les décisions et les transactions sont transparentes et justes. Ils se tiennent eux-mêmes, ainsi que les membres de leur personnel et leur organisation, responsables de leurs actes.

• Comprend les préoccupations, les points de vue et les situations des autres et exprime ses opinions avec respect.
• Reconnaît les défis d'ordre éthique et assure le déroulement des activités de l'organisation conformément aux règles de l'éthique.
• Intègre la justice, l'équité et la transparence dans l'exécution des tâches.
• Valorise la diversité des gens dans la gestion du personnel et dans la prestation de services au grand public.

Réflexion stratégique : Innovation grâce à l'analyse et aux idées

Les leaders de la FP conseillent et planifient, en se fondant sur une analyse des questions et des tendances, et sur la façon dont celles-ci sont liées aux responsabilités, aux capacités et au potentiel de leur organisation. Ils étudient attentivement l'environnement complexe en constante évolution afin de prévoir l'émergence à la fois des crises et des opportunités. Ils développent des conseils et des stratégies éclairés qui tiennent compte des divers besoins des intervenants et partenaires multiples, reflètent l'orientation stratégique de la FP et positionnent l'organisation sur la voie du succès.

Réflexion stratégique : Analyse

• Présente un tableau cohérent des nombreux enjeux et projets en analysant, en intégrant et en interprétant d'une façon exacte l'information complexe.
• Comprend son rôle et utilise le mandat et les priorités de l'organisation pour guider le travail du secteur.
• Remet en question les moyens conventionnels.

Réflexion stratégique : Idées

• Fait preuve de jugement en prenant des décisions après avoir soupesé d'une manière précise les répercussions organisationnelles, stratégiques et opérationnelles des diverses options en vue de l'action.
• Redéfinit les activités, les processus et les ressources liés au travail en fonction des changements qui surviennent dans l'organisation.
• Élabore des stratégies générales pour traiter les questions connexes, dans l'immédiat et à plus long terme (un à deux ans).
• Propose des solutions innovatrices viables pour résoudre les problèmes.

Engagement : Mobilisation des gens, des organisations et des partenaires

Les leaders de la FP mobilisent les gens, les organisations et les partenaires afin d'élaborer des objectifs, d'exécuter des plans et de produire des résultats. Ils jettent les bases nécessaires à l'établissement d'ententes entre les principaux intervenants. Ils mobilisent les équipes et impriment l'impulsion nécessaire à l'exécution des activités en communiquant de façon claire et cohérente, et en investissant temps et énergie afin d'amener l'ensemble de l'organisation à s'engager. Ils font appel à leurs compétences en négociation et à leur faculté d'adaptation pour faciliter la reconnaissance des préoccupations communes et la collaboration, et pour paver la voie au succès et aux résultats. Ils suivent la voie et en prennent la direction au-delà de toute frontière afin d'inciter l'ensemble des intervenants, des partenaires et des communautés à s'engager vis-à-vis d'une stratégie et d'un programme communs.

Mobilisation des gens

• Encourage les approches inclusives et coopératives, et en donne l'exemple, en interagissant et en travaillant avec les autres.
• Encourage la communication ouverte.
• Adapte la communication à l'effectif concerné et à la situation, et communique ses idées de manière à ce que les autres les comprennent.
• Fait la promotion du secteur.

Mobilisation des organisations

• Utilise sa compréhension du fonctionnement des organisations pour les rallier et obtenir leur appui aux initiatives.
• Utilise la communication pour gérer les problèmes et les perceptions.
• Concilie les demandes émanant des différents secteurs de l'organisation et les différents besoins des employés et des intervenants.
• Suscite chez les autres l'engagement à l'égard de la vision.

Mobilisation des partenaires

• Détermine et établit des alliances bénéfiques pour son propre secteur.
• Établit des relations permanentes et harmonieuses avec les partenaires.

Excellence en gestion : Prestation dans le cadre de la gestion par l'action, de la gestion de l'effectif et de la gestion des finances

Les leaders de la fonction publique (FP) obtiennent des résultats en maximisant l'efficacité et la viabilité de l'organisation. Ils s'assurent que les personnes disposent du soutien et des outils nécessaires et que l'ensemble de l'effectif a la capacité et la diversité nécessaires pour atteindre les objectifs actuels et à plus long terme de l'organisation. Ils coordonnent les personnes, le travail et les systèmes avec la stratégie opérationnelle de façon à concilier le mode de fonctionnement et les activités à mener. Ils mettent en eouvre des systèmes rigoureux et complets de responsabilisation en matière de ressources humaines et financières conformes au Cadre de responsabilisation (CRG). Ils s'assurent que l'intégrité et la gestion de l'information et du savoir sont une responsabilité assumée à tous les niveaux et sont un facteur clé au niveau de la conception et de l'exécution de tous les programmes et politiques.

Gestion par l'action : Conception et exécution

• Est à l'aise lorsqu'il(elle) prend des décisions et assume la responsabilité du secteur.
• Prend les mesures requises pour que les activités soient menées en temps opportun et d'une manière efficace, prévoit les obstacles et sait y faire face.
• Fonctionne efficacement dans un environnement en constante évolution avec des gens dont le point de vue diffère et dans différentes situations.
• Considère le changement comme un défi positif qui peut comporter aussi des risques et des mises à l'essai, et met à profit le changement.
• Établit et atteint des normes élevées pour le secteur.

Gestion de l'effectif : Les personnes et l'effectif

• Dirige l'effectif pour que le travail soit exécuté et tire le maximum de la valeur de la diversité de l'effectif.
• Renforce des relations et un environnement de travail positifs en tenant compte de la répercussion des décisions sur le bien-être des autres.
• Favorise la souplesse organisationnelle en veillant à ce que les personnes aient continuellement les possibilités d'apprentissage dont elles ont besoin pour se tenir à jour et continuer de se perfectionner.
• Gère les situations interpersonnelles difficiles d'une manière constructive, en tenant compte des sentiments des autres personnes concernées, afin de faire progresser le travail de l'organisation.

Gestion des finances : Budgets et biens

• Réfléchit aux ressources qui sont nécessaires pour optimiser le rendement de l'organisation dans l'immédiat et à plus long terme.
• Prend des mesures pour s'assurer que les ressources financières sont disponibles et/ou utilisées de façon appropriée afin de répondre aux besoins immédiats et futurs.
• Met en pratique une saine gestion financière en prévoyant les obstacles majeurs et en les surmontant.

Orientation à l'apprentissage

Les leaders de la fonction publique ont non seulement un rendement approprié, mais ils font preuve aussi d'une ouverture d'esprit lorsqu'il s'agit de tirer des leçons de leurs expériences, d'améliorer leurs points faibles et d'accroître leur efficacité globale. Ils :

• sont ouverts aux idées nouvelles et y donnent suite;
• cherchent activement à obtenir la rétroaction des autres;
• s'adaptent facilement aux situations changeantes.
• sont conscients de leurs propres forces et de leurs propres limites.

Questions et réponses

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