Délégation : questions et réponses

(mises à jour le 15 juin 2007)

Délégation

Q. Qu'est-ce que l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN)?

R. L'IDRN est l'instrument au moyen duquel la Commission de la fonction publique délègue ses pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes aux administrateurs généraux et administratrices générales. Il énonce les conditions liées à la délégation et à la subdélégation, ainsi que les exigences en matière de responsabilisation. Les pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes découlent de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), du Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (REFP), du Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique (DELOFP), du Règlement sur les langues officielles lors de nominations dans la Fonction publique (RLONFP) et de la Loi sur l'équité en matière d'emploi (LEE).

L'IDRN consiste en une lettre, assortie des annexes suivantes :

  • l'annexe A, laquelle énumère les pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes qui sont délégués aux administrateurs généraux et administratrices générales, de même que les conditions ou les restrictions qui y sont liées, le cas échéant;
  • l'annexe B, soit le Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation;
  • l'annexe C, laquelle est ajoutée lorsque des dispositions particulières sont prises avec l'administrateur général ou l'administratrice générale.

Q. L'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN) s'applique-t-il aux organismes distincts?

R. L'IDRN s'applique aux organisations qui sont assujetties à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique1 (LEFP), ce qui englobe certains organismes distincts, mais pas tous.

Une liste des organisations ayant signé un IDRN est accessible dans le site Web de la Commission de la fonction publique.

Q. Les instruments de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN) sont-ils tous identiques?

R. Non. Même si la plupart des ministères ont signé l'IDRN générique qui se trouve dans le site Web de la Commission de la fonction publique (CFP), il est possible de le modifier pour tenir compte des situations suivantes :

  1. des dispositions particulières sont prises avec les organisations qui en font la demande (p. ex. pour permettre à l'administrateur général ou à l'administratrice générale de subdéléguer les pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes à des consultants et consultantes). Dans ce cas, on joint une annexe C à l'IDRN.);
  2. des conditions ou restrictions additionnelles sont imposées aux organisations à la suite d'activités de surveillance menées par la CFP.

Q. En cas d'absence ou de départ de l'administrateur général ou l'administratrice générale, qui exerce les pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes qui lui sont délégués?

R. L'article 25 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique1 (LEFP) stipule que, en l'absence de l'administrateur général ou l'administratrice générale, ses attributions sont exercées par la personne qu'il ou elle désigne; à défaut, ou s'il n'y a pas d'administrateur général ou d'administratrice générale, elles sont exercées par la personne désignée soit par le ou la ministre responsable, soit par le gouverneur en conseil ou la gouverneure en conseil.

Q. L'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN) est valide aussi longtemps que l'administrateur général ou l'administratrice générale occupe ses fonctions. Que se produit-il lorsqu'il y a un modificationment d'administrateur général ou d'administratrice générale?

R. Aussitôt que la Commission de la fonction publique (CFP) est au courant du modificationment, la présidente de la CFP signe un autre IDRN avec le nouvel administrateur général ou la nouvelle administratrice générale. Entre-temps, l'organisation peut continuer d'effectuer des nominations puisque le nouvel IDRN entre en vigueur à la date de nomination du nouvel administrateur général ou de la nouvelle administratrice générale.

Q. Une nouvelle organisation est fondée. Faut-il attendre que l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN) soit signé pour commencer à effectuer des nominations?

R. Non. L'IDRN entre en vigueur à la date de nomination de l'administrateur général ou l'administratrice générale.

Q. Que se produit-il si, à la suite de ses activités de surveillance, la Commission de la fonction publique (CFP) se rend compte qu'une organisation n'a pas exercé ses pouvoirs délégués de façon adéquate? Ces pouvoirs seront-ils retirés?

R. Si, à la suite de ses activités de surveillance, la CFP se rend compte qu'une organisation n'a pas exercé ses pouvoirs délégués de façon adéquate, elle prendra des mesures correctives. Ces mesures peuvent aller de l'imposition de conditions ou restrictions additionnelles jusqu'au retrait de certains ou de tous les pouvoirs délégués. Le retrait de tous les pouvoirs délégués ne pourrait se produire que dans des circonstances exceptionnelles.

Conformément au Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation, on s'attend à ce que les administrateurs généraux et administratrices générales surveillent activement l'application des pouvoirs délégués pour assurer la conformité. On pourrait donc s'attendre à ce que les lacunes soient corrigées au niveau de l'organisation avant qu'elles ne soient portées à l'attention de la CFP.

Q. Si les pouvoirs délégués sont retirés, cela signifie-t-il que l'organisation ne devra plus faire le travail transactionnel?

R. Non. Même en cas de retrait partiel ou total de la délégation, l'organisation pourrait être tenue de continuer de faire le travail transactionnel lié au processus de nomination, sous réserve de l'approbation par la Commission de la fonction publique (CFP) aux points de décision clés. La CFP effectuerait alors les nominations.

Q. Quelles conditions ou restrictions peuvent être imposées en tant que mesures correctives?

R. Les mesures correctives sont déterminées au cas par cas.

Voici quelques exemples de mesures que la Commission de la fonction publique (CFP) a prises dans le passé :

  • retrait de tous les pouvoirs relatifs aux processus de ressourcement du groupe de la direction (EX);
  • restriction de la subdélégation aux niveaux de gestion plus élevés (p. ex. pas un niveau plus bas que celui de directeur général ou directrice générale ou de directeur ou directrice);
  • approbation préalable de la CFP en ce qui concerne le choix du processus de nomination, les outils d'évaluation, les résultats de l'évaluation et les candidatures retenues;
  • présence d'un représentant ou d'une représentante de la CFP à titre de conseiller ou conseillère à tous les comités d'évaluation;
  • présentation à la CFP de rapports trimestriels portant sur les indicateurs de responsabilisation définis par le Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation.

Q. L'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination précise que les décisions de nomination et décisions connexes doivent être bien documentées et pouvoir être consultées pendant cinq ans à partir de la dernière mesure administrative. Que signifie « dernière mesure administrative »?

R. La « dernière mesure administrative » signifie la dernière nomination effectuée dans le cadre d'un processus donné.

Q. La période de conservation des pouvoirs s'applique-t-elle aux dossiers liés aux processus menés en vertu de l'ancienne loi?

R. La Commission de la fonction publique a déterminé que la période de conservation des pouvoirs s'applique à tous les dossiers que détenaient les organisations le 31 décembre 2005 et après cette date. Elle s'applique donc à tous les dossiers de dotation ou de nomination, peu importe la version de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique qui régit les nominations connexes.

1. LEFP 2003, ch. 22, art.12 et 13. Cette Loi est entrée en vigueur le 31 décembre 2005.

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