Les lignes directrices en matière de nomination : questions et réponses

Notifications

Q. À quel moment une personne peut-elle porter plainte devant le TDFP?

R. Une personne peut se prévaloir du droit de porter plainte devant le TDFP dès que la seconde notification, concernant une nomination ou une proposition de nomination, est émise. Le Règlement du Tribunal de la dotation de la fonction publique stipule qu'une plainte doit être présentée par écrit au plus tard 15 jours après la date où la notification de nomination ou de proposition de nomination en faisant l'objet a été reçue.

Q. Une période d'attente est fixée après la première notification (candidature retenue). Qu'arrive-t-il si une personne demande une discussion informelle une fois la période d'attente terminée?

R. Toute personne peut demander à tout moment d'obtenir de la rétroaction sur la décision de ne pas retenir sa candidature dans le cadre d'un processus de nomination. Cependant, dès que la seconde notification (nomination ou proposition de nomination) a été émise, la décision est définitive.

Q. Après chaque étape d'élimination, une période d'attente de cinq jours est-elle requise?

R. Non. La période d'attente minimale de cinq jours énoncée dans les Lignes directrices en matière de notification s'applique seulement après émission de la première notification (une personne est retenue pour chaque nomination). Lorsque la candidature d'une personne n'est pas retenue dans le cadre d'un processus de nomination, il faut l'en informer afin qu'elle ait l'occasion de demander une discussion informelle. Il n'est pas nécessaire d'arrêter le processus de nomination à cette fin.

Q. Si après une première notification (candidature retenue), un ou une gestionnaire prend une décision qui aura comme résultat de proposer ou nommer une personne autre que celle initialement retenue, doit-on réémettre une première notification portant le nom de la nouvelle personne ou peut-on simplement passer à la seconde notification (nomination ou proposition de nomination)? À quel moment la personne initialement retenue est-elle informée?

R. Ni la législation ni les lignes directrices ne prévoient de disposition relative à la réémission d'une première notification portant le nom de la nouvelle personne. Cependant, le ou la gestionnaire doit mesurer les conséquences d'une telle décision pour la personne précédemment retenue et communiquer avec elle pour qu'elle ait l'occasion de participer à une discussion informelle. Dans l'intérêt de la justice et de la transparence, une organisation pourrait décider que dans une telle situation, il serait approprié de réémettre une première notification portant le nom de la nouvelle personne.

Q. Pourquoi la loi exige-t-elle qu'il y ait deux notifications?

R. La première notification, identifiant la ou les personne(s) retenue(s) pour une nomination, vise à laisser aux gens l'occasion de soulever leurs préoccupations lors de la discussion informelle. Le ou la gestionnaire a ainsi une dernière chance de voir si des erreurs ont été commises et si oui, de les corriger, puisque la décision n'est pas finale à cette étape. La première notification, par conséquent, fournit l'occasion de discuter et de résoudre des problèmes avant d'entreprendre un recours. Le fait de nommer ou de proposer la nomination d'une personne, par contre, est une décision finale et la notification à l'égard de cette décision ouvre la porte au processus de recours.

Q. Qui sont les personnes à informer?

R. Dans le cas d'un processus de nomination interne annoncé, les personnes à informer sont les personnes dans la zone de sélection qui ont participé au processus. Dans le cas d'un processus de nomination interne non annoncé, les personnes à informer sont celles qui se trouvent dans la zone de sélection. (LEFP, par. 48(1)).

Q. Ces notifications sont-elles requises dans le cas des processus de nomination externes?

R. Non. Il n'y a pas de recours pour ce qui est des processus de nomination externes.

Q. La ou le gestionnaire peut-il envoyer la première notification qu'une que la candidature d'une personne est a été retenue avant que la vérification de sécurité nécessaire de toutes les personnes qui possèdent les qualifications essentielles soit terminée?


R. Oui. La vérification de sécurité est une condition d'emploi à laquelle on est tenu de satisfaire qu'au moment de la nomination.

Q. Je sais qui je vais nommer et je ne vais pas changer d'avis. Puis-je omettre d'effectuer la première notification et passer directement à la deuxième?

R. Non. La loi stipule clairement cette exigence des deux notifications et de la période d'attente entre les deux.

Q. Puis-je faire la nomination avant la fin de la période d'attente?

R. Non. (LEFP, par. 48(2)). La loi stipule clairement qu'on ne peut ne faire ni proposer une nomination au cours de la période d'attente. Le faire irait à l'encontre de l'intention des discussions informelles.

Q. Est-ce qu'une nomination intérimaire peut commencer avant la période d'attente?

R. Le Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (REFP) exempte les nominations intérimaires des exigences en matière de notification de l'article 48 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, notamment de l'exigence relative à la période d'attente. Cela permet aux gestionnaires de nommer quelqu'un de façon intérimaire quand le besoin s'en fait sentir. Par contre, le REFP exige que les gestionnaires donnent, aux personnes qui se trouvent dans la zone de recours, un avis de nomination ou de proposition de nomination et les informent de leur droit de recours auprès du Tribunal de la dotation de la fonction publique.

Q. Est-ce qu'une organisation doit établir une période d'attente (p. ex. dix jours) qui doit être appliquée à tous les processus de nomination interne?

R. Non. Tout en respectant l'exigence minimale établie dans la ligne directrice de la CFP, un administrateur général ou une administratrice générale peut décider de différentes périodes d'attente pour différents processus ou pour différents postes à combler en prenant en compte divers facteurs tels que la taille de la zone de sélection, la distribution géographique des fonctionnaires de l'organisation, les types d'horaires de travail et le niveau d'accès qu'ont les personnes aux ordinateurs et au courriel. Un administrateur général ou une administratrice générale peut également décider de permettre aux gestionnaires de fixer la durée de la période d'attente pour chaque processus de nomination interne en prenant en compte ces facteurs et d'autres.

Q. Est-ce que la notification relative à une nomination envisagée (candidature retenue) doit spécifier la durée d'attente?

R. La ligne directrice de la CFP exige que les personnes à informer soient avisées, par écrit, de la durée de la période d'attente. Ce peut être une bonne idée de le préciser dans la notification même. Cependant, si un administrateur général ou une administratrice générale devait établir la même période d'attente pour tous les processus de nomination, l'organisation pourrait décider d'informer les personnes de cette période dans l'annonce du processus de nomination interne, ou par le biais d'un autre mode de communication.

Q. Les courriels sont-ils des notifications 'par écrit' acceptables?

R. Oui. Cela signifie que l'information peut être versée au dossier.

Q. Comment peut-on porter plainte devant le TDFP?

R. Cette question relève du TDFP. Pour de plus amples renseignements, consultez le site Web du TDFP.

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