Les lignes directrices en matière de nomination : questions et réponses

Discussions informelles

1. Que signifie « candidature non retenue »?

R. Cela signifie soit que :

  • la personne a été éliminée du processus de nomination parce qu'elle ne possède pas au moins une des qualifications essentielles;
  • la personne a été éliminée d'une nomination donnée parce qu'elle ne possède pas une des qualifications constituant un atout, ou encore en raison des besoins organisationnels ou des exigences opérationnelles;
  • la personne répond à tous les critères de mérite, mais sa candidature n'est pas retenue pour l'instant pour une nomination.

2. Est-il nécessaire d'informer chaque personne à chacune des étapes de la présélection d'un processus de nomination annoncé, p. ex. si après la présélection initiale il y a d'autres étapes d'élimination, notamment un examen écrit? Si la candidature d'une personne n'est pas retenue une première fois et que celle-ci a eu l'occasion de se prévaloir d'une discussion informelle, doit-on lui faire parvenir une autre notification?

R. Chaque personne qui participe à un processus de nomination devrait être informée que sa candidature n'est pas retenue à l'étape du processus où cette décision prend effet. C'est à cette étape du processus de nomination interne que la discussion informelle est offerte. En outre, les personnes seront également informées chaque fois que la candidature d'une personne est retenue aux fins de nomination et une autre fois lorsque la personne est nommée ou proposée pour une nomination.

3. Dans un processus de nomination, la discussion informelle est-elle offerte aux participants qui sont en dehors de la zone de sélection? Il est possible que la zone de sélection n'ait pas été établie de façon appropriée.

R. Oui. On doit accorder à toute personne dont la candidature n'a pas été retenue dans le cadre d'un processus de nomination interne la possibilité de discuter de façon informelle de la décision, indépendamment de la raison pour laquelle cette décision a été prise. Autrement dit, on doit offrir aux personnes qui ne faisaient pas partie de la zone de sélection, la possibilité de discuter de la raison pour laquelle leur candidature a été éliminée.

4. Est-ce que les personnes qui participent à un processus de nomination, qui sont jugées qualifiées et dont le nom est inscrit dans un bassin, ont le droit de se prévaloir d'une discussion informelle lors de la notification d'une nomination ou d'une nomination proposée?

R. Les personnes qui participent à un processus de nomination interne, jugées qualifiées et inscrites dans un bassin, peuvent demander la tenue d'une discussion informelle lorsque leur candidature n'est pas retenue pour une nomination. Cette situation se produit lorsqu'ils sont avisés qu'une autre personne est retenue pour une nomination à partir du bassin. Lorsque la notification d'une nomination ou d'une nomination proposée est diffusée, la décision est finale. Le dépôt d'une plainte auprès du Tribunal de la dotation de la fonction publique (TDFP) est le seul recours possible.

5. Le fait que les discussions informelles soient différentes d'une organisation à l'autre ne crée-t-il pas une certaine confusion pour les personnes qui participent à des processus de nomination dans une organisation autre que la leur?

R. Bien que les pratiques puissent varier d'une organisation à une autre en raison notamment de leur structure organisationnelle, de la répartition géographique, etc., les objectifs relatifs à la discussion informelle demeurent les mêmes, à savoir la communication ouverte, la transparence et la justice. Dans les processus de nomination internes, les personnes dont la candidature n'est pas retenue peuvent demander une explication de la décision et, si la situation le justifie, le gestionnaire peut corriger toute erreur ou omission survenue dans le processus. Il serait de bonne pratique que les organisations informent les participants de leur processus de discussion informelle.

6. Une fois qu'une personne a profité d'une discussion informelle, c.-à-d. qu'on lui a expliqué pourquoi sa candidature n'a pas été retenue, cette personne a t-elle toujours le droit de demander la tenue d'une autre discussion informelle ou doit-elle déposer une plainte au TDFP?

R. La discussion informelle a pour but de permettre à une personne dont la candidature n'a pas été retenue de discuter de la raison pour laquelle cette décision a été prise avec la personne qui l'a prise. Une fois que cette discussion a eu lieu, rien ne justifie la tenue d'une autre discussion informelle. Cependant, lorsqu'une personne est avisée que la candidature d'une autre personne est retenue pour une nomination, il lui est possible de soulever des questions au sujet du processus de nomination. Une fois qu'une notification de nomination ou de nomination proposée est faite, la décision est finale et un droit de recours devant le TDFP s'applique.

7. Si la raison pour laquelle la candidature d'une personne qui n'a pas été retenue n'a pas changé lorsque d'autres nominations issues du même processus de nomination sont effectuées, faut-il tenir une autre discussion informelle?

R. Ce n'est pas nécessaire. La discussion informelle a pour but de fournir à la personne la raison pour laquelle sa candidature n'a pas été retenue. Si la raison n'a pas changé, alors, il ne sert à rien de tenir une autre discussion informelle. Toutefois, il est important de noter que si les critères de mérite applicables à une nouvelle nomination ont changé, alors, la raison pour laquelle la candidature de la personne n'a pas été retenue peut aussi avoir changé. Par exemple, si l'une des qualifications constituant un atout que la personne ne possède pas s'appliquait à la première nomination, mais pas à la seconde, alors, la raison pour laquelle la candidature de cette personne n'a pas été retenue aurait changé et, ainsi, une autre discussion informelle pourrait se tenir pour expliquer la nouvelle raison pour laquelle la candidature n'a pas été retenue.

8. Pourquoi la discussion informelle est-elle offerte uniquement à la personne dont la candidature n'est pas retenue et non à toutes les personnes qui ont participé au processus de nomination?

R. La discussion informelle a pour but d'expliquer aux personnes dont la candidature n'est pas retenue pourquoi elles ont été éliminées et permet au gestionnaire de corriger toute erreur ou omission éventuelle portée à son attention avant qu'une décision finale ne soit prise.

9. Lors d'une discussion informelle, est-il possible d'obtenir des renseignements comparatifs au sujet des autres participants?

R. Non. Une discussion informelle a pour objectif de fournir aux personnes qui ont participé à un processus de nomination des renseignements concernant leur propre participation et la décision d'éliminer leur candidature. Il ne s'agit pas d'une forme de recours. Les renseignements liés à la décision peuvent être discutés. Toutefois, une discussion informelle doit également respecter les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui, comme son nom l'indique, cherche à protéger tout renseignement personnel concernant une tierce partie. Dans un processus officiel de recours auprès du TDFP, il revient au TDFP de déterminer le type de renseignements qui peuvent être divulgués.

10. Comment se déroule une discussion informelle dans le cas d'un processus de nomination non annoncé?

R. Le déroulement d'une discussion informelle ne varie pas d'un processus interne annoncé à un processus non annoncé, du fait qu'il s'agit d'une occasion pour discuter de la raison pour laquelle la candidature d'une personne n'a pas été retenue. Dans un processus de nomination non annoncé, lorsque la notification du nom de la personne retenue pour chaque nomination est faite et que la période d'attente est fixée, les personnes visées par la zone de sélection peuvent demander la tenue d'une discussion informelle avec la personne qui a pris la décision. À la fin de la période d'attente, la notification de la personne nommée ou proposée pour une nomination peut être donnée.

11. À quels renseignements ont accès les personnes qui se prévalent de la discussion informelle?

R. Les personnes qui participent à une discussion informelle doivent être en mesure de discuter de tout renseignement relatif à leur candidature qui pourrait les aider à comprendre la décision de ne pas les considérer. Ces renseignements peuvent inclure tout facteur pris en compte, y compris les critères de mérite utilisés, la façon dont l'évaluation s'est déroulée et l'évaluation de la personne elle-même. Cependant, une discussion informelle doit également respecter les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui vise à protéger tout renseignement personnel concernant une tierce partie.

12. Pourquoi avoir des lignes directrices sur la discussion informelle?

R. Lorsqu'elle a établi les lignes directrices, la Commission de la fonction publique (CFP) a évalué le risque et pris en compte les facteurs suivants :

  • la discussion informelle est une étape distincte dans le processus de nomination;
  • la discussion informelle est une façon de discuter et de résoudre les préoccupations relatives au processus de nomination pendant que le processus de nomination se poursuit.

13. Quels sont les avantages de la discussion informelle?

R. Les avantages sont nombreux :

  • la discussion informelle favorise la transparence et l'analyse des enjeux de manière à ce que les décisions soient comprises;
  • elle donne l'occasion de dialoguer calmement avec la personne qui a pris la décision;
  • les erreurs ou omissions peuvent être corrigées dès qu'elles sont décelées pendant le processus de nomination, permettant ainsi la prise de meilleures décisions. Par exemple, il se pourrait que la candidature d'une personne ait été éliminée à tort et qu'on doive réétudier son cas;
  • la discussion informelle peut contribuer à éviter les retards dans le processus de nomination grâce à une meilleure compréhension des raisons et fondements des décisions. Elle pourrait également réduire l'utilisation du recours officiel au TDFP.

14. Est-ce que la discussion informelle rallonge le processus de nomination en ajoutant des étapes supplémentaires?

R. Non. La discussion informelle a lieu le plus rapidement possible après que la décision de ne pas retenir la candidature d'une personne est prise. La discussion peut avoir lieu pendant que le processus de nomination se poursuit et, s'il y a des erreurs ou omissions, elles peuvent être corrigées. Il sera ainsi possible de discuter rapidement des préoccupations des participants et de les résoudre, de sorte que la ou les nominations puissent se faire de façon plus efficiente. L'investissement de temps et d'efforts dans la discussion informelle pendant le processus de nomination pourrait réduire le nombre de recours.

15. Les gestionnaires sont-ils tenus de respecter les exigences des lignes directrices sur la discussion informelle en ce qui concerne la nomination de personnes bénéficiant de droits de priorité?

R. Même si les lignes directrices sur la discussion informelle ne s'appliquent pas à la nomination de personnes bénéficiant d'un droit de priorité, rien n'empêche un gestionnaire de discuter de la décision de ne pas nommer une personne bénéficiant d'un droit de priorité avec cette personne, ou de discuter de la nomination d'une personne ayant un droit de priorité avec les employés directement touchés par la nomination. On invite les administrateurs généraux et les gestionnaires à promouvoir une culture de communication ouverte au sein de leur organisation.

16. Les personnes dont la candidature n'a pas été retenue peuvent-elles être accompagnées d'un représentant syndical durant une discussion informelle?

R. Oui. Bien qu'une discussion informelle vise à donner l'occasion au gestionnaire et à la personne qui en fait la demande d'avoir un dialogue constructif au sujet de l'élimination de la candidature de la personne, l'un ou l'autre pourrait vouloir solliciter la présence d'une autre personne. Il est important de se rappeler que l'intention est de garder le processus informel.

17. La discussion informelle est-elle la même chose que l'arbitrage ou le mode alternatif de règlement des conflits?

R. Non. La discussion informelle est une occasion offerte à une personne dont la candidature n'est pas retenue de discuter de la décision avec la personne qui l'a prise. Ce n'est pas un arbitrage où une tierce partie détermine ce qui est bien ou mal et rend une décision, et ce n'est pas non plus un mode de règlement des conflits. Il s'agit de la discussion d'une décision prise pendant un processus de nomination.

18. Quelle est la différence entre une discussion informelle et un système de gestion informelle des conflits?

R. La discussion informelle est un concept établi aux termes de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, qui découle de la décision d'exclure une personne dont la candidature n'a pas été retenue. La discussion informelle est un échange d'information ayant pour but de permettre à la personne dont la candidature n'a pas été retenue de comprendre les raisons qui ont mené à son élimination. La discussion informelle favorise la transparence et a pour objectif d'améliorer la communication durant le processus de nomination avant qu'une décision définitive ne soit prise. Il s'agit d'une conversation à bâtons rompus, sans règle ni cadre de discussion préétabli, afin que la personne dont la candidature n'a pas été retenue et le gestionnaire puissent avoir un véritable échange.

Le Système de gestion informelle des conflits (SGIC) est un système qui intègre des modes alternatifs de résolution des conflits dans les régimes existants axés sur les droits (comme une procédure de règlement des griefs) afin d'aboutir à un régime de gestion des conflits comportant plusieurs options. L'objectif du SGIC est de résoudre les conflits en milieu de travail en recourant à diverses méthodes, notamment la médiation, l'encadrement et la facilitation.

Ces deux outils comportent des objectifs différents et sont utilisés de différentes façons. Il peut arriver parfois qu'un conflit sous-jacent émerge durant une discussion informelle. Dans de tels cas, le gestionnaire ou la personne dont la candidature n'a pas été retenue peut décider de demander l'aide des responsables du SGIC de l'organisation afin de régler le conflit, mais en tant que question distincte du processus de nomination.

19. De quelle latitude les gestionnaires disposent-ils à la suite d'une discussion informelle?

R. Une discussion informelle vise à expliquer sur la décision de ne pas retenir la candidature d'une personne. Il se peut que l'on découvre que la personne a été évaluée incorrectement et qu'elle a droit d'être réévaluée ou que l'outil d'évaluation est entaché d'erreur et que le processus doit être revu. Pendant le processus de nomination, il est possible de corriger de telles situations.

20. Quel genre de corrections pourraient être apportées à la suite d'une discussion informelle?

R. Chaque situation est différente et, selon les circonstances, les corrections pourraient être aussi simples que de réadmettre une personne dans le processus de nomination s'il s'avère que sa candidature a été éliminée à tort.

21. La discussion informelle est-elle confidentielle?

R. Oui, dans la mesure du possible. La discussion informelle vise à fournir l'occasion de discuter, avec la personne dont la candidature n'est pas retenue, de la décision qui a été prise. Donc, normalement seules les personnes impliquées prendront part à la discussion, et c'est à elles qu'il incombera de décider du caractère confidentiel de la discussion. Il est à noter que la discussion informelle doit respecter les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui protège les renseignements personnels au sujet d'une tierce partie.

22. Qu'est-ce qu'une discussion informelle de groupe et quand est-elle appropriée?

R. Il s'agit d'une méthode qui permet à une organisation de communiquer des renseignements généraux au sujet d'un processus de nomination, plus précisément lorsque la candidature d'un grand nombre de personnes a été rejetée en même temps (en l'occurrence, dans le cadre d'un processus de dotation collective). Les personnes dont la candidature n'a pas été retenue peuvent avoir la possibilité de participer à une séance en groupe, à un moment précis, pour obtenir des renseignements généraux au sujet du processus de nomination qui peuvent répondre à des préoccupations communes au sein du groupe, telles que les critères de mérite. Cela n'empêche pas la tenue d'une discussion informelle individuelle lorsque les préoccupations ont trait plus précisément à la candidature d'une personne. Les personnes qui ont été invitées à prendre part à une discussion informelle en groupe peuvent demander à bénéficier plutôt d'une séance individuelle. Cela dit, certaines personnes peuvent estimer qu'une discussion informelle en groupe répond très bien à leurs préoccupations.

23. Pourquoi une discussion informelle doit-elle avoir lieu dans la ou les langues officielles choisies par la personne?

R. L'exigence portant sur la tenue de la discussion informelle dans la ou les langues officielles choisies par la personne est conforme aux lignes directrices de la CFP sur les langues officielles dans le processus de nomination, qui s'appliquent à tous les aspects du processus de nomination, indépendamment du type de processus, du lieu du poste ou des exigences linguistiques du poste.

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