Origine des exigences – documents à verser au dossier de dotation

Conformément au Cadre de nomination, toutes les décisions concernant les pouvoirs liés aux nominations doivent être dûment documentées et accessibles pendant une période de cinq ans suivant la dernière mesure administrative. Le présent document précise les exigences minimales en matière de documentation à verser au dossier de dotation.

Les organisations doivent veiller à ce que les dossiers de dotation contiennent suffisamment de renseignements à l'appui des principaux points de décision et des principales activités, démontrent que l'on a pris en compte les valeurs fondamentales et les valeurs directrices, et fournissent la preuve du recours à la fonction « conseil et remise en question » du conseiller en ressources humaines. Par exemple, si un critère de mérite a été ajouté à l'Énoncé des critères de mérite, le dossier devrait contenir suffisamment d'information expliquant cet ajout.

Les documents versés aux dossiers de dotation peuvent être en version imprimée ou électronique; l'important étant que l'information doit être accessible. Les dossiers de processus de nomination improductifs doivent contenir une documentation adéquate des diverses étapes, et ce, jusqu'à ce que le processus prenne fin.

Les points de décision signalés dans la colonne médiane du présent document sont fondés sur le modèle de ressourcement suivant :


Modèle de ressourcement

Modèle de ressourcement – description longue

Points de décision généraux
  Document requis Point de décision Origine de l'exigence
1 Demande de dotation, y compris le choix du processus de nomination, les renseignements sur le ou les postes à doter tels que le numéro de poste, le titre, le groupe et le niveau, la durée des fonctions, le lieu géographique, etc. Planification Lignes directrices sur l'équité en matière d'emploi dans le processus de nomination

Les objectifs d'équité en matière d'emploi sont intégrés à la conception des processus de nomination.

Lignes directrices sur le choix du processus de nomination

Le choix entre des processus de nomination annoncés ou non annoncés, internes ou externes, est conforme au plan des ressources humaines de l'administration et aux valeurs fondamentales et directrices.

Les administrateurs généraux doivent s'assurer que le choix du processus de nomination est fait de manière à respecter les valeurs fondamentales et directrices et à permettre aux administrations de répondre à leurs besoins opérationnels et en matière de ressources humaines; et exécuter les responsabilités organisationnelles et ministérielles associées aux droits de priorité des personnes.

Les administrateurs généraux doivent respecter la Loi sur l'équité en matière d'emploi (LEE) en ce qui concerne la réalisation et le maintien d'une organisation représentative.
2 Si la zone de sélection est restreinte aux membres des groupes visés par l'équité en matière d'emploi, preuve selon laquelle la décision est liée au plan des ressources humaines ou au plan d'équité en matière d'emploi de l'organisation Planification Lignes directrices sur l'équité en matière d'emploi dans le processus de nominationLes administrateurs généraux doivent être en mesure de démontrer que la décision de restreindre la zone de sélection aux membres d'un ou de plusieurs groupes désignés est conforme au plan d'équité en matière d'emploi ou au plan des ressources humaines de l'administration.

Lignes directrices sur la zone de sélection

La limitation d'une zone de sélection à un ou à plusieurs groupes désignés est conforme au plan d'équité en matière d'emploi ou au plan des ressources humaines de l'administration.
3 Justification de nomination non impérative Planification Lignes directrices sur les langues officielles dans le processus de nomination

Les personnes nommées doivent posséder les compétences linguistiques requises pour le travail à accomplir, sauf si elles sont exclues en vertu du Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique (DELOFP).

Les administrateurs généraux doivent respecter la Directive sur la dotation des postes bilingues du Conseil du Trésor, laquelle dispose que les postes bilingues sont dotés de façon impérative; exceptionnellement, selon les cas précisés dans la directive, la nomination non impérative peut être considérée.
4 Description de travail Planification Lignes directrices sur les langues officielles dans le processus de nomination

Les personnes nommées doivent posséder les compétences linguistiques requises pour le travail à accomplir, sauf si elles sont exclues en vertu du Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique (DELOFP).

Lignes directrices sur l'évaluation

Les processus et les méthodes d'évaluation permettent d'identifier la ou les personnes qui satisfont aux qualifications et aux autres critères de mérite utilisés pour décider d'une nomination.

Alinéa 30(2)(a) de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique

Une nomination est fondée sur le mérite lorsque la Commission est convaincue que la personne à nommer possède les qualifications essentielles pour le travail à accomplir.
5 Énoncé des critères de mérite Déterminer les critères de mérite Lignes directrices sur les langues officielles dans le processus de nomination

Les personnes nommées doivent posséder les compétences linguistiques requises pour le travail à accomplir, sauf si elles sont exclues en vertu du Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique (DELOFP).

Les administrateurs généraux doivent respecter la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, en vertu de laquelle la compétence dans l'une ou l'autre ou les deux langues officielles doit être établie à titre de qualification essentielle pour le travail à accomplir.

Lignes directrices sur les annonces dans le processus de nomination

Les administrateurs généraux doivent fournir de plus amples renseignements sur demande, notamment les qualifications essentielles, y compris la compétence dans les langues officielles à laquelle il faut satisfaire; et les atouts, les exigences opérationnelles et les besoins organisationnels qui pourraient être utilisés au moment de la nomination.

Lignes directrices sur l'évaluation

Les processus et les méthodes d'évaluation permettent d'identifier la ou les personnes qui satisfont aux qualifications et aux autres critères de mérite utilisés pour décider d'une nomination.

Lignes directrices sur la sélection et la nomination

Les administrateurs généraux doivent s'assurer :
  • que les personnes nommées ou proposées aux fins de nomination :
    • possèdent toutes les qualifications essentielles, à l'exception des compétences en matière de langues officielles, si elles sont exclues en vertu du Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique (DELOFP);
    • possèdent les qualifications qui constituent un atout et répondent aux exigences opérationnelles et aux besoins de l'administration qui ont été utilisés pour prendre la décision de nomination.
  • que les nominations n'entrent en vigueur que lorsque toutes les conditions d'emploi sont remplies.
6 Preuve de la prise en considération de la candidature des bénéficiaires de priorité et, le cas échéant, le numéro d'autorisation en matière de priorité Choix du processus Lignes directrices sur le choix du processus de nomination

Les droits de priorité sont appliqués avant de décider d'utiliser un autre processus de nomination.

Les administrateurs généraux doivent respecter toute exigence et procédure mises en oeuvre pour administrer les droits de priorité des personnes.

Les administrateurs généraux doivent respecter la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), selon laquelle les droits de priorité peuvent ne pas s'appliquer si la décision de nommer une personne bénéficiant de tels droits aurait pour effet d'accorder à une autre personne le droit de priorité.

Lignes directrices sur la sélection et la nomination

Les administrateurs généraux doivent respecter la Loi sur l'emploi dans la fonction publique et le Règlement sur l'emploi dans la fonction publique qui prévoient qu'une personne bénéficiant d'un droit de priorité et qui possède les qualifications essentielles d'un poste doit être nommée prioritairement à toute autre personne.
7 Établir la zone de sélection Choix du processus Lignes directrices sur les langues officielles dans le processus de nomination

Les administrateurs généraux doivent respecter la Loi sur les langues officielles, en vertu de laquelle il incombe aux institutions fédérales de veiller à ce que les possibilités d'emploi soient ouvertes aux Canadiens tant d'expression française que d'expression anglaise, tout en tenant compte des dispositions de la partie IV, Communications avec le public et prestation des services, et de la partie V, Langue de travail, de ladite Loi.

Lignes directrices sur la zone de sélection

La zone de sélection fournit un accès raisonnable aux nominations internes et externes ainsi qu'une zone raisonnable de recours pour les nominations internes non annoncées.

La zone nationale de sélection est établie pour tous les processus de nomination externes annoncés. Cette exigence ne s'applique pas aux exceptions énoncées dans les lignes directrices.

S'assurer que la zone de sélection est établie de manière à :
  • respecter les valeurs fondamentales et directrices tout en répondant aux besoins de souplesse, d'efficacité et d'économie;
  • assurer un bassin raisonnable de candidats et de candidates;
  • améliorer l'accès aux possibilités d'emploi pour les personnes qui ont les antécédents professionnels, compétences et professions nécessaires pour servir les Canadiens dans la langue officielle de leur choix, lorsqu'elle est établie aux fins d'un processus de nomination externe;
  • offrir un accès réel aux recours, lorsqu'elle est établie aux fins d'un processus de nomination interne non annoncé.
La limitation d'une zone de sélection à un ou à plusieurs groupes désignés est conforme au plan d'équité en matière d'emploi ou au plan des ressources humaines de l'administration.
8a Dans le cas des processus de nomination annoncé, preuve de l'annonce Choix du processus Lignes directrices sur les langues officielles dans le processus de nomination

Les administrateurs généraux doivent communiquer les renseignements concernant les processus de nomination dans les deux langues officielles, sauf si :
  • l'avis n'est donné que dans une région unilingue aux fins de la langue de travail, et le travail à accomplir requiert seulement la connaissance et l'utilisation de la langue de cette région;
  • Internet à l'adresse http://jobs-emplois.gc.ca ou le site extranet du personnel du gouvernement du Canada, à l'adresse https://jobs-emplois.psea-lefp.publiservice.gc.ca n'est pas utilisé pour annoncer la possibilité d'emploi.
Les administrateurs généraux doivent faire savoir clairement que l'information est disponible dans l'autre langue officielle, sur demande, lorsque l'information concernant les processus de nomination n'est communiquée que dans une seule langue officielle.

Lignes directrices sur la zone de sélection

La zone nationale de sélection est établie pour tous les processus de nomination externes annoncés. Cette exigence ne s'applique pas aux exceptions énoncées dans les lignes directrices.

Lignes directrices sur les annonces dans le processus de nomination

L'annonce des processus de nomination doit donner aux personnes qui sont dans la zone de sélection une occasion raisonnable de postuler.

Il faut s'assurer que les personnes qui sont dans la zone de sélection ont un accès raisonnable aux possibilités d'emploi et ont l'occasion de postuler, et que l'information est fournie pour permettre aux personnes qui sont dans la zone de sélection de prendre une décision éclairée.

Les administrateurs généraux doivent fournir l'information d'une façon efficace qui porte effectivement les processus de nomination à l'attention des personnes qui sont dans la zone de sélection.

Les administrateurs généraux doivent à tout le moins, annoncer les possibilités d'emploi liées aux processus de nomination externes dans Internet à l'adresse http://jobs-emplois.gc.ca et dans Infotel ou par l'intermédiaire d'un autre fournisseur de services téléphoniques, et à tout le moins, annoncer les possibilités d'emploi interministérielles dans Publiservice, site extranet du personnel du gouvernement du Canada, à l'adresse https://jobs-emplois.psea-lefp.publiservice.gc.ca/.

Les administrateurs généraux doivent fournir, dans les annonces assez d'information sur les critères utilisés aux fins de la présélection des personnes qui sont dans la zone de sélection et toute autre information nécessaire pour permettre aux personnes qui sont dans la zone de sélection de postuler.

Les administrateurs généraux doivent respecter la Politique conjointe de la Commission de la fonction publique et du Conseil du Trésor sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale, qui exige, par exemple, que tout document soit diffusé, sur demande, dans un format accessible aux fins de communication avec les personnes handicapées.

Lignes directrices sur la sélection et la nomination

Les administrateurs généraux doivent s'assurer que les personnes nommées ou proposées aux fins de nomination :
  • se trouvent dans la zone de sélection, le cas échéant;
  • ont postulé dans les délais prescrits aux fins de présentation des demandes d'emploi, si une telle période existe.
8b Dans le cas des processus de nomination non annoncés, justification du recours à un tel processus Choix du processus Lignes directrices sur le choix du processus de nomination

Les administrateurs généraux doivent s'assurer que la justification écrite démontre comment un processus non annoncé respecte les critères établis et les valeurs en matière de nomination. Cette exigence ne s'applique pas aux nominations intérimaires de moins de quatre mois, sauf si la même personne est nommée au même poste à titre intérimaire dans les 30 jours civils.
9 Plan d'évaluation

Englobe les outils qui seront utilisés pour évaluer les critères de mérite, notamment les critères ou les échelles de cotation ou de notation, la pondération, les notes de passage, etc.
Évaluation Lignes directrices sur l'équité en matière d'emploi dans le processus de nomination

Les administrateurs généraux doivent utiliser des outils et des processus d'évaluation qui sont élaborés et mis en application de façon impartiale et qui n'entraînent pas d'obstacles systémiques.

Lignes directrices sur les langues officielles dans le processus de nomination

Les administrateurs généraux doivent s'assurer que les compétences linguistiques dans la seconde langue officielle, autres que celles liées à des connaissances spécialisées ou professionnelles dans l'une ou l'autre ou les deux langues officielles, sont évaluées au moyen de l'Évaluation de langue seconde (ELS) ou d'une autre méthode d'évaluation approuvée par la Commission.

Les administrateurs généraux doivent respecter la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, en vertu de laquelle un examen ou une entrevue aux fins d'évaluation des qualifications, à l'exception des compétences linguistiques, se tient dans la langue officielle de choix de la personne concernée.

Lignes directrices sur l'évaluation

L'évaluation est élaborée et mise en application de façon impartiale, exempte d'influence politique ou de favoritisme personnel et n'entraîne pas d'obstacles systémiques.

Les processus et les méthodes d'évaluation utilisés permettent d'évaluer efficacement les qualifications essentielles et autres critères du mérite qui sont déterminés, et ils sont administrés de façon juste.

L'identification des personnes qui répondent aux exigences opérationnelles et aux besoins organisationnels est effectuée de façon objective.

Les administrateurs généraux doivent s'assurer que les processus et les méthodes d'évaluation permettent d'identifier la ou les personnes qui satisfont aux qualifications et aux autres critères de mérite utilisés pour décider d'une nomination, et fournissent un fondement solide pour effectuer des nominations selon le mérite.

Les administrateurs généraux doivent s'assurer que les personnes responsables de l'évaluation :
  • obtiennent l'autorisation de la CFP avant d'utiliser des tests de personnalité, d'intelligence ou d'aptitudes ou de nature semblable;
  • se conforment aux consignes établies dans le document intitulé « Les tests dans l'administration publique fédérale » publiées par la CFP, lorsqu'elles élaborent et utilisent des tests normalisés;
  • utilisent des outils d'évaluation qui n'entraînent pas d'obstacles systémiques à l'emploi;
  • utilisent l'Évaluation de langue seconde de la CFP ou un autre instrument approuvé par la CFP pour évaluer les compétences en matière de langue officielle selon le mode « satisfait/ne satisfait pas »;
  • évaluent elles-mêmes les compétences linguistiques professionnelles ou spécialisées en matière de langues officielles;
  • évaluent les qualifications associées aux nominations au groupe EX ou en son sein au moyen d'une entrevue structurée et d'une vérification structurée des références, grâce à tout autre outil d'évaluation nécessaire pour obtenir les renseignements permettant d'étayer clairement les décisions de nomination (p. ex. SELEX), ou demandent à la CFP d'approuver des exceptions aux exigences relatives à l'évaluation des EX, et ce, au cas par cas, sauf pour les nominations intérimaires au niveau EX de quatre mois et plus.
Les administrateurs généraux doivent respecter la Charte canadienne des droits et libertés et la Loi canadienne sur les droits de la personne, qui interdisent certains motifs de discrimination.
10 Preuve que les personnes devant être évaluées sont informées des méthodes d'évaluation utilisées et de leur droit à des mesures d'adaptation Évaluation Lignes directrices sur l'équité en matière d'emploi dans le processus de nomination

Les administrateurs généraux doivent prendre des mesures d'adaptation, lorsque ces mesures n'imposent pas une contrainte excessive, à toutes les étapes du processus de nomination, afin de corriger les désavantages découlant de motifs de distinction illicites.

Lignes directrices sur l'évaluation

Les administrateurs généraux doivent fournir des renseignements en temps opportun aux personnes à évaluer au sujet des méthodes d'évaluation qui seront utilisées, de leur droit de recevoir des mesures d'adaptation et de la façon d'exercer ce droit.
11 Formulaires de demande d'emploi, curriculum vitæ, lettres d'accompa-gnement, attestation d'études, preuve de citoyenneté (le cas échéant), etc. Évaluation Lignes directrices sur la zone de sélection

Les membres du personnel de l'administration centrale des Anciens combattants et les membres du personnel de l'Office national de l'énergie (ONÉ) (employés à l'ONÉ avant le 1er juillet 1996), dont le poste d'attache est situé à Charlottetown et à Calgary de façon respective, ont le droit de participer à tous les processus de nomination internes annoncés auxquels sont admissibles les fonctionnaires ou les personnes occupant un poste dans la région de la capitale nationale.

Lignes directrices sur l'évaluation

Les processus et les méthodes d'évaluation utilisés permettent d'évaluer efficacement les qualifications essentielles et autres critères du mérite qui sont déterminés, et ils sont administrés de façon juste.

Lignes directrices sur la sélection et la nomination

Les administrateurs généraux doivent s'assurer que les personnes nommées ou proposées aux fins de nomination :
  • possèdent toutes les qualifications essentielles, à l'exception des compétences en matière de langues officielles, si elles sont exclues en vertu du Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique (DELOFP);
  • se trouvent dans la zone de sélection, le cas échéant;
  • possèdent les qualifications qui constituent un atout et répondent aux exigences opérationnelles et aux besoins de l'administration qui ont été utilisés pour prendre la décision de nomination;
  • ont postulé dans les délais prescrits aux fins de présentation des demandes d'emploi, si une telle période existe.
Les administrateurs généraux doivent respecter la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, qui prévoit que dans les processus de nomination externes annoncés, les pensionnés de guerre, les anciens combattants ou les survivants des anciens combattants et les personnes de citoyenneté canadienne, pourvu qu'ils possèdent les qualifications essentielles, soient nommés avant les autres candidats et candidates, dans cet ordre.
12 Preuve du choix de la langue officielle dans laquelle le candidat choisit d'être évalué Évaluation Lignes directrices sur les langues officielles dans le processus de nomination

Chaque personne a le droit de participer à un processus de nomination dans la ou les langues officielles de son choix.

Il faut s'assurer que les droits linguistiques des personnes qui participent à un processus de nomination sont respectés.

Les administrateurs généraux doivent respecter la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, en vertu de laquelle un examen ou une entrevue aux fins d'évaluation des qualifications, à l'exception des compétences linguistiques, se tient dans la langue officielle de choix de la personne concernée. L'évaluation des qualifications relatives à la langue, soit le français soit l'anglais, ou les deux langues, ou une troisième langue, se tient dans la ou les langues requises pour le travail à accomplir.
13 Si la zone de sélection est restreinte aux membres des groupes visés par l'équité en matière d'emploi, preuve de l'auto-déclaration du candidat Évaluation Lignes directrices sur la sélection et la nomination

Les administrateurs généraux doivent s'assurer que les personnes nommées ou proposées aux fins de nomination se trouvent dans la zone de sélection, le cas échéant.
14 Déclaration signée par les personnes participant aux comités (présélection et évaluation)

L'utilisation du formulaire officiel n'est pas obligatoire; toute attestation ayant le même effet suffit.
Évaluation Lignes directrices sur les langues officielles dans le processus de nomination

Les administrateurs généraux doivent veiller à ce que chaque personne responsable de l'évaluation des personnes participant à un processus de nomination possède les compétences linguistiques voulues dans l'une ou l'autre ou les deux langues officielles afin de permettre une communication efficace avec les personnes à évaluer dans la langue officielle de leur choix et de permettre l'évaluation juste de leurs qualifications.

Lignes directrices sur l'évaluation

Les administrateurs généraux doivent s'assurer que les personnes responsables de l'évaluation :
  • possèdent les compétences voulues afin d'assurer une évaluation juste et entière des qualifications des personnes à évaluer;
  • possèdent les compétences linguistiques voulues afin de permettre une communication efficace avec les personnes à évaluer, dans la ou les langues officielles choisies par ces personnes, afin de permettre l'évaluation juste de leurs qualifications;
  • ne sont pas en conflit d'intérêts et sont en mesure de remplir les rôles, les responsabilités et les fonctions qui leur sont propres de façon juste.
15 Dans le cadre d'évaluations de candidats à des postes EX, attestation du groupe et du niveau professionnels des membres du comité d'évaluation Évaluation Lignes directrices sur l'évaluation

Les administrateurs généraux doivent former des comités d'évaluation EX composés de membres occupant un poste supérieur d'un niveau au poste à doter ou l'équivalent, ainsi que d'autres personnes si nécessaire pour une évaluation exhaustive. Des spécialistes en RH peuvent aider les comités d'évaluation EX à titre consultatif.
16 Les résultats de l'évaluation

Englobent les résultats de la présélection, les évaluations des compétences en matière de langues officielles et tout autre document d'évaluation du candidat, y compris toutes les notes prises par tous les évaluateurs, les cotes attribuées et les noms des évaluateurs pour chaque outil d'évaluation.
Évaluation Lignes directrices sur les langues officielles dans le processus de nomination

Les personnes nommées doivent posséder les compétences linguistiques requises pour le travail à exécuter, sauf si elles sont exclues en vertu du Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique (DELOFP).

Lignes directrices sur l'évaluation

Les processus et les méthodes d'évaluation utilisés permettent d'évaluer efficacement les qualifications essentielles et autres critères de mérite qui sont déterminés, et ils sont administrés de façon juste.

L'identification des personnes qui répondent aux exigences opérationnelles et aux besoins organisationnels est effectuée de façon objective.

Il faut s'assurer que les processus et les méthodes d'évaluation permettent d'identifier la ou les personnes qui satisfont aux qualifications et aux autres critères de mérite utilisés pour décider d'une nomination, et fournissent un fondement solide pour effectuer des nominations selon le mérite.

Lignes directrices sur la sélection et la nomination

Les administrateurs généraux doivent s'assurer que les personnes nommées ou proposées aux fins de nomination :
  • possèdent toutes les qualifications essentielles, à l'exception des compétences en matière de langues officielles, si elles sont exclues en vertu du Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique (DELOFP);
  • possèdent les qualifications qui constituent un atout et répondent aux exigences opérationnelles et aux besoins de l'administration qui ont été utilisés pour prendre la décision de nomination.
17 Preuve d'une offre de discussion informelle et de la prise de toute mesure corrective subséquente Discussion informelle Lignes directrices sur les discussions informelles

Les personnes dont la candidature n'est pas retenue dans le cadre d'un processus de nomination interne ont une occasion de discuter de la décision dans les meilleurs délais suivant la prise de cette décision.

Les administrateurs généraux doivent s'assurer que :
  • les personnes dont la candidature n'est pas retenue sont informées de cette décision en temps opportun;
  • les personnes dont la candidature n'est pas retenue et qui demandent la tenue d'une discussion informelle ont accès à suffisamment d'information les concernant pour pouvoir comprendre la décision et en discuter;
  • les erreurs et les méprises peuvent être corrigées, le cas échéant;
  • les personnes savent que la participation à une discussion informelle ne touche en aucun cas leur droit de porter plainte devant le Tribunal de la dotation de la fonction publique.
18 Pour les postes bilingues, vérification de la validité des résultats d'ELS

Démarche distincte de l'étape originale d'obtention des résultats d'ELS. Les personnes nommées ou proposées aux fins de nomination doivent satisfaire aux critères de mérite au moment de deux notifications, dans le cas des processus internes, ou au moment de la nomination, dans le cas des processus externes.

ou

Dans le cas d'une nomination non impérative, preuve de l'exemption conformément au DELOFP, le cas échéant
Sélection Lignes directrices sur les langues officielles dans le processus de nomination

Les personnes nommées doivent posséder les compétences linguistiques requises pour le travail à accomplir, sauf si elles sont exclues en vertu du Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique (DELOFP).

Lignes directrices sur la sélection et la nomination

Les administrateurs généraux doivent respecter le DELOFP et le Règlement sur les langues officielles – nominations dans la fonction publique (RLONFP) qui disposent que les personnes nommées ou proposées aux fins de nomination à un poste à nomination non impérative doivent répondre aux exigences du DELOFP et du RLONFP afin d'être exemptées de l'obligation de satisfaire à la compétence dans les langues officielles au moment de la nomination.
19 Vérification de la validité des résultats de tests standardisés

Démarche distincte de l'étape originale d'obtention des résultats de tests standardisés. Les personnes nommées ou proposées aux fins de nomination doivent satisfaire aux critères de mérite au moment de deux notifications, dans le cas des processus internes, ou au moment de la nomination, dans le cas des processus externes.
Sélection Lignes directrices sur la sélection et la nomination

Les administrateurs généraux doivent s'assurer que les personnes nommées ou proposées aux fins de nomination possèdent toutes les qualifications essentielles, à l'exception des compétences en matière de langues officielles, si elles sont exclues en vertu du Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique (DELOFP).
20 Dans le cas des processus de nomination externes annoncés, preuve de la prise en compte des préférences en vertu de l'article 39 Sélection Lignes directrices sur la sélection et la nomination

Les administrateurs généraux doivent respecter la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, qui prévoit que dans les processus de nomination externes annoncés, les pensionnés de guerre, les anciens combattants ou les survivants des anciens combattants et les personnes de citoyenneté canadienne, pourvu qu'ils possèdent les qualifications essentielles, soient nommés avant les autres candidats et candidates, dans cet ordre.
21 Justification de la décision de nomination (bonne personne) Sélection Lignes directrices sur la sélection et la nomination

Les nominations sont fondées sur le mérite et sont exemptes d'influence politique et de favoritisme personnel.

Il faut s'assurer que la sélection aux fins de nomination est juste et transparente.

Les administrateurs généraux doivent s'assurer que les raisons justifiant la décision relative à la nomination ont été documentées.
22 Dans le cas des processus de nomination internes, preuve de la notification de candidature retenue et de la notification de nomination ou de proposition de nomination Notifications Lignes directrices sur la zone de sélection

La zone de sélection fournit un accès raisonnable aux nominations internes et externes ainsi qu'une zone raisonnable de recours pour les nominations internes non annoncées.

Il faut s'assurer que la zone de sélection est établie de manière à offrir un accès réel aux recours, lorsqu'elle est établie aux fins d'un processus de nomination interne non annoncé.

Lignes directrices sur la notification dans le cadre du processus de nomination interne

Toute notification concernant les personnes dont la candidature a été retenue aux fins de nomination, les personnes dont on propose la nomination ou les personnes nommées, est communiquée par écrit aux personnes qui ont le droit d'être notifiées.

Il faut assurer la transparence en fournissant aux personnes visées par une notification les renseignements concernant la décision de nomination.

Les administrateurs généraux doivent :
  • déterminer la durée de la période d'attente, laquelle doit être d'au moins cinq jours civils;
  • s'assurer que les personnes visées par la notification sont informées de la durée de la période d'attente;
  • s'assurer que la notification d'une décision de nomination ou d'une proposition de nomination informe les personnes :
    • de leur droit de porter plainte devant le Tribunal de dotation de la fonction publique (TDFP) et des motifs pour lesquels elles peuvent le faire;
    • des modalités et du délai fixé pour présenter une plainte comme le précise le TDFP.
Les administrateurs généraux doivent respecter la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, article 48, lequel :
  • exige que soit fourni aux personnes suivantes le nom de toute personne retenue pour chaque nomination toutes les personnes dans la zone de sélection qui ont participé au processus, dans un processus de nomination interne annoncé; ou toutes les personnes visées par la zone de sélection, dans un processus de nomination interne non annoncé;
  • exige que l'évaluation des personnes à évaluer soit terminée avant de communiquer toute notification portant le nom des personnes dont la candidature est retenue aux fins de chaque nomination;
  • dispose qu'aucune nomination ne peut être faite ou proposée pendant la période d'attente.
23 Preuve du respect des conditions d'emploi Nomination Lignes directrices sur la sélection et la nomination

Les administrateurs généraux doivent s'assurer que les nominations n'entrent en vigueur que lorsque toutes les conditions d'emploi sont remplies.
24 Formulaire d'affirmation d'affiliation autochtone rempli et signé, le cas échéant Nomination Lignes directrices sur la sélection et la nomination

Les administrateurs généraux doivent s'assurer que les personnes nommées ou proposées aux fins de nomination doivent remplir et signer le Formulaire d'affirmation d'affiliation autochtone à la suite d'un processus de nomination dont la zone de sélection était restreinte aux peuples autochtones ou aux membres des groupes visés par l'équité en matière d'emploi incluant les Autochtones, et la personne proposée ou nommée est Autochtone.
25 Lettre d'offre, autorisée par une personne subdéléguée et acceptée par la personne nommée Nomination Lignes directrices sur la sélection et la nomination

Les administrateurs généraux doivent s'assurer :
  • que l'offre de nomination est présentée par une personne autorisée à le faire au nom de l'administration;
  • que les offres de nomination sont présentées par écrit et précisent clairement toutes les conditions de la nomination;
  • que les nominations n'entrent en vigueur que lorsque toutes les conditions d'emploi sont remplies.
Lorsqu'ils utilisent une autorisation électronique pour les offres de nomination, les administrateurs généraux doivent instaurer des mécanismes de contrôle semblables à ceux qui existent déjà pour les opérations financières. L'information pertinente doit être accessible en version imprimée ou électronique, notamment aux fins de vérification.

À noter que certains documents ne peuvent faire l'objet d'une autorisation électronique, soit le Formulaire d'affirmation d'affiliation autochtone et le serment ou l'affirmation solennelle.

Les administrateurs généraux doivent respecter la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, qui prévoit :
  • que toute personne nommée ne provenant pas de la partie de la fonction publique dans laquelle les nominations relèvent exclusivement de la Commission prête et souscrit le serment ou l'affirmation solennelle, comme il est précisé à l'article 54 de la LEFP, avant l'entrée en vigueur de sa nomination; dans un tel cas, la date d'entrée en vigueur est la date dont ont convenu par écrit l'administrateur général et la personne ou, si elle est postérieure, la date où la personne prête et souscrit le serment ou l'affirmation solennelle;
  • que toute nomination d'une personne appartenant à la partie de la fonction publique dans laquelle les nominations relevant exclusivement de la Commission prend effet à la date dont ont convenu par écrit l'administrateur général et la personne, indépendamment de la date de l'entente;
  • qu'une période d'emploi est considérée comme étant indéterminée, à moins que l'administrateur général ait spécifié une durée déterminée.
Les administrateurs généraux doivent respecter les Lignes directrices de la CFP sur les langues officielles dans le processus de nomination, qui exigent que les communications adressées aux personnes, y compris les offres de nomination et l'administration du serment ou de l'affirmation solennelle, soient exprimées dans la ou les langues officielles de choix de la personne concernée.

Les administrateurs généraux doivent respecter la Politique conjointe de la Commission de la fonction publique et du Conseil du Trésor sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale, qui exige que tout document soit diffusé, sur demande, dans un format accessible aux fins de communication avec les personnes handicapées lorsqu'il s'agit de présenter une offre de nomination ou d'administrer le serment ou l'affirmation solennelle.

Article 60 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique

Le taux de rémunération lors de la nomination est établi par l'employeur à un échelon quelconque du barème pour le poste ou pour des postes de niveau et de nature comparables.

Paragraphe 61(1) de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique

La personne nommée par nomination externe est considérée comme stagiaire pendant la période (a) fixée, pour la catégorie de fonctionnaires dont elle fait partie, par règlement du Conseil du Trésor dans le cas d'une administration figurant aux annexes I ou IV de la Loi sur la gestion des finances publiques; et (b) fixée, pour la catégorie de fonctionnaires dont elle fait partie, par l'organisme distinct en cause dans le cas d'un organisme distinct dans lequel les nominations relèvent exclusivement de la Commission.
26 Preuve que l'on a prêté serment ou souscrit à l'affirmation solennelle à la date de prise d'effet de la nomination ou avant celle-ci, le cas échéant Nomination Lignes directrices sur la sélection et la nomination

Les administrateurs généraux doivent respecter la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, qui prévoit que toute personne nommée ne provenant pas de la partie de la fonction publique dans laquelle les nominations relèvent exclusivement de la Commission prête et souscrit le serment ou l'affirmation solennelle, comme il est précisé à l'article 54 de la LEFP, avant l'entrée en vigueur de sa nomination; dans un tel cas, la date d'entrée en vigueur est la date dont ont convenu par écrit l'administrateur général et la personne ou, si elle est postérieure, la date où la personne prête et souscrit le serment ou l'affirmation solennelle.

Les administrateurs généraux doivent respecter les Lignes directrices de la CFP sur les langues officielles dans le processus de nomination, qui exigent que les communications adressées aux personnes, y compris les offres de nomination et l'administration du serment ou de l'affirmation solennelle, soient exprimées dans la ou les langues officielles de choix de la personne concernée.
27 Documents postérieurs à la nomination (demandes de renseignements, plaintes, rapports ou décisions d'enquête ou d'un tribunal, révocations, etc.) Après la nomination Politique de responsabilisation

Les administrateurs généraux doivent faire en sorte de conserver une information exacte au sujet du système de nomination dans son ensemble et des diverses mesures de nomination.

Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination

[Les administrateurs généraux et les] personnes subdélégataires doivent veiller à ce que toutes les décisions de nomination et décisions connexes soient bien documentées et puissent être consultées pendant une période de cinq ans à partir de la dernière mesure administrative.

Lignes directrices sur les langues officielles dans le processus de nomination

Les administrateurs généraux doivent respecter le Règlement sur les langues officielles – nominations dans la fonction publique, en vertu duquel les administrateurs généraux doivent nommer ou muter une personne pour une période indéterminée à un poste semblable au poste bilingue et pour lequel elle répond aux qualifications essentielles, lorsque la personne, après avoir entrepris de devenir bilingue, ne satisfait pas à la compétence dans les langues officielles requise pour le poste dans la période précisée dans le DELOFP, et ce, dans un délai de deux mois.

Lignes directrices sur les mesures correctives et révocations

Advenant que l'administrateur général décide qu'il est indiqué de prendre des mesures correctives ou de révoquer une nomination, il donne aux personnes visées une occasion réelle de présenter des faits pertinents et de faire examiner leur position de façon exhaustive et juste.

Il faut assurer la justice et la transparence de la décision de prendre des mesures correctives ou de révoquer une nomination.

Avant de prendre une mesure corrective ou de prendre la décision de révoquer une nomination, les personnes dont la nomination ou la nomination proposée, concernées par la décision, aient l'occasion d'être entendues; et l'administrateur général a la conviction qu'il y a eu une erreur, une omission ou une conduite irrégulière qui a pesé sur la nomination de la personne nommée ou proposée aux fins de nomination.

Les administrateurs généraux doivent s'assurer que dans le cas d'une révocation, la personne est informée par écrit :
  • de la date d'entrée en vigueur de la révocation et des motifs de la décision;
  • de la décision de l'administrateur général quant à sa nomination ou non à un autre poste pour lequel il estime que la personne possède les qualifications essentielles; et
  • de son droit de porter plainte auprès du Tribunal de la dotation de la fonction publique au motif que la révocation était déraisonnable, ainsi que du délai pour ce faire.
Les administrateurs généraux doivent suspendre une enquête interne et renvoyer la question à la CFP s'il y a lieu de croire que la nomination aurait pu résulter de l'exercice d'une influence politique ou lorsqu'il aurait pu y avoir fraude.

Les administrateurs généraux doivent respecter :
  • la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, qui autorise la Commission de la fonction publique à enquêter sur tout processus de nomination externe; à enquêter sur tout processus de nomination si elle a des raisons de croire que la nomination ne s'est pas faite indépendamment de toute influence politique ou qu'il y a eu fraude; à prendre des mesures correctives ou à révoquer la nomination, selon le cas; et dispose que l'administrateur général ne peut pas subdéléguer le pouvoir de révoquer des nominations (paragraphe 24(2));
  • l'équité procédurale dans le processus suivi pour appliquer les mesures correctives et la révocation, tout particulièrement le droit à une audience et le droit à une enquête juste; et
  • la Loi sur les langues officielles, lorsqu'il s'agit des droits des fonctionnaires à utiliser la langue officielle de leur choix.