Guide de subdélégation des pouvoirs de nomination et des pouvoirs connexes

Depuis le 19 novembre 2013, un nouvel Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination est en vigueur. Par conséquent, ce guide fait actuellement l’objet d’une révision et doit être interprété en fonction des nouveaux changements. Veuillez adresser vos questions à CFP.Delegation.PSC@cfp-psc.gc.ca.

Ce guide est fourni par la Commission de la fonction publique pour aider les conseillers en ressources humaines à appuyer les administrateurs généraux dans l'élaboration d'approches organisationnelles.

Table des matières

  1. Introduction
  2. Renseignements généraux
  3. Admissibilité à recevoir des pouvoirs subdélégués
    1. Gestionnaires
    2. Conseillers et conseillères en ressources humaines
    3. Autres
    4. Nominations intérimaires ou absence subdélégataires
  4. Désignation des subdélégataires
  5. Assurer la compétence et la formation
  6. Signature et engagement
  7. Conséquences de la non-conformité
    1. Commission de la fonction publique
    2. Administrateurs généraux et administratrices générales
  8. Communication

I. Introduction

La Loi sur l'emploi dans la fonction publique1 (LEFP) donne à la Commission de la fonction publique (CFP) le pouvoir de faire des nominations internes et externes à la fonction publique. Elle autorise en outre la Commission à déléguer les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes aux administrateurs généraux et administratrices générales, pour les postes relevant de leur compétence.

Dans l'esprit de la LEFP, la Commission a maximisé la délégation des pouvoirs. Les administrateurs généraux et administratrices générales, à leur tour, sont invités à subdéléguer ces pouvoirs. La subdélégation de ces pouvoirs veut dire que les administrateurs généraux et administratrices générales autorisent les subdélégataires à faire des nominations en leur nom. La subdélégation des pouvoirs donnera aux gestionnaires de la fonction publique la souplesse dont ils et elles ont besoin pour doter des postes et pour gérer et diriger leur personnel de manière à obtenir des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes.

En vertu de la LEFP, les administrateurs généraux et administratrices générales décident :

  • des pouvoirs qui devraient être subdélégués;
  • de la mesure dans laquelle ces pouvoirs devraient être subdélégués;
  • des conditions dans lesquelles ces pouvoirs devraient être subdélégués;
  • du moment où ces pouvoirs devraient être subdélégués;
  • des personnes à qui ces pouvoirs devraient être subdélégués; et
  • de la façon dont les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes seront subdélégués dans leur organisation.

Les administrateurs généraux et administratrices générales exerceront leurs pouvoirs de nomination et leurs pouvoirs connexes à l'intérieur d'un cadre de gestion, et ils et elles devront rendre compte à la Commission de l'utilisation adéquate de ces pouvoirs.

II. Renseignements généraux

Même si la LEFP confère effectivement plus de souplesse aux administrateurs généraux et administratrices générales, il y a néanmoins certains aspects de la subdélégation des pouvoirs de nomination et des pouvoirs connexes qui sont obligatoires afin d'assurer l'intégrité du système de nomination de la fonction publique.

  • Seuls les administrateurs généraux et administratrices générales peuvent subdéléguer des pouvoirs de nomination et des pouvoirs connexes et apporter des changements à la subdélégation de ces pouvoirs.
  • La subdélégation est assujettie aux modalités précisées par la Commission dans l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN).
  • Certains pouvoirs ne doivent pas être subdélégués, comme le souligne l’IDRN. Par exemple, seuls les administrateurs généraux et administratrices générales peuvent prolonger la période de l'engagement à devenir bilingue dans les cas de nominations non impératives à des postes du groupe de la direction.
  • L'instrument de subdélégation devra concorder avec l'IDRN, et sa date d'entrée en vigueur devra être identique ou postérieure à la date d'entrée en vigueur de l'IDRN signé par la CFP et l'organisation.
  • Les administrateurs généraux et administratrices générales doivent subdéléguer ces pouvoirs par écrit, soit par courriel ou courrier ordinaire, soit au moyen d'un message affiché dans le site intranet de l'organisation.

Les administrateurs généraux et administratrices générales peuvent subdéléguer les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes de façon graduelle. Par exemple, un administrateur général ou une administratrice générale peut choisir dans un premier temps de subdéléguer ces pouvoirs aux directeurs généraux et aux directrices générales, puis aux directeurs et aux directrices et enfin aux superviseurs et aux superviseures de première ligne.

La CFP invite les administrateurs généraux et administratrices générales à subdéléguer par écrit les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes. Chaque administrateur général et administratrice générale décidera du niveau de subdélégation dans leur organisation en fonction d'un certain nombre d'éléments. Ainsi, la portée de la subdélégation de ces pouvoirs ne sera pas nécessairement la même dans toutes les organisations.

Les administrateurs généraux et administratrices générales ont le pouvoir d'imposer des conditions et des limites à l'exercice de certains pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes qui sont subdélégués, outre celles qui sont imposées par la Commission dans l'IDRN. Par exemple, ils et elles peuvent subdéléguer le pouvoir de faire des nominations en vertu de certains programmes organisationnels, à condition d'avoir eux-mêmes et elles-mêmes approuvé ces programmes, afin de s'assurer qu'ils ont été mis sur pied dans le meilleur intérêt de l'ensemble de l'organisation.

III. Admissibilité à recevoir des pouvoirs subdélégués

Les administrateurs généraux et administratrices générales peuvent subdéléguer les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes comme suit :

dans le cas des nominations à tous les postes, y compris ceux du groupe de la direction:

  • aux sous-ministres délégués (ou tout autre titre d’administrateur général délégué ou d’administratrice générale déléguée);
  • aux personnes nommées par le Gouverneur en conseil (GC) dont les fonctions relèvent de la juridiction de l’administrateur général ou de l’administratrice générale et qui ont à la fois des responsabilités financières et en ressources humaines;
  • aux participants et aux participantes d’Échanges Canada (EC) dont les affectations relèvent de la juridiction de l’administrateur général ou de l’administratrice générale et qui ont à la fois des responsabilités financières et en ressources humaines, à condition que l’affectation (incluant toutes prolongations) soit conforme à la Politique et à la Directive du programme EC de l’employeur; et
  • aux fonctionnaires au sein de l’organisation de l’administrateur général ou de l’administratrice générale.

en plus, dans le cas des nominations à tous les postes autres que ceux du groupe de la direction :

La subdélégation aux personnes nommées par le GC ainsi qu’aux participants et participantes au programme EC devra se limiter à la période de nomination ou de l’affectation au poste.

Si un administrateur général ou une administratrice générale désire subdéléguer des pouvoirs de nomination et des pouvoirs connexes à des personnes autres que celles mentionnées ci-dessus, des dispositions particulières devront être prises avec la CFP.

Les administrateurs généraux et administratrices générales peuvent subdéléguer les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes aux gestionnaires, aux conseillers et conseillères en ressources humaines, à d'autres fonctionnaires ou, en vertu de dispositions particulières, à des personnes de l'extérieur de la fonction publique.

a) Gestionnaires

Il est proposé dans le préambule de la LEFP de subdéléguer les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes aux gestionnaires de la fonction publique.

Les administrateurs généraux et administratrices générales ont la responsabilité de définir ce qui constitue un ou une gestionnaire dans leur organisation. Ils et elles peuvent décider de lier les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes à d'autres pouvoirs, comme les pouvoirs financiers3; toutefois, rien ne les oblige à le faire sauf dans le cas des personnes nommées par le Gouverneur en conseil ou la Gouverneure en conseil. Ces personnes ne peuvent être subdéléguées que si elles ont des responsabilités financières et en ressources humaines.

La CFP délègue les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes aux administrateurs généraux et administratrices générales pour les postes relevant de leur compétence; les gestionnaires reçoivent les pouvoirs subdélégués pour les postes de leur domaine de responsabilité, à moins que l'administrateur général ou l'administratrice générale ait pris d'autres dispositions dans l'instrument de subdélégation. Par exemple, le ou la gestionnaire d'un programme d’apprentissage ou de perfectionnement professionnel peut se voir subdéléguer certains pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes pour des postes précis dans toute partie de l'organisation.

La mesure dans laquelle les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes sont subdélégués dépend de la taille, de la structure et de la nature de l'organisation. Elle peut aussi dépendre de la façon dont les gestionnaires sont définis et de la mesure dans laquelle ils et elles ont accès à une formation et à un soutien adéquats. D'autres éléments peuvent également intervenir (la liste ci-après n'est pas exhaustive) :

  • la culture organisationnelle et la philosophie de gestion,
  • le degré de centralisation ou de décentralisation,
  • l'existence d'organisations satellites,
  • les éventuels partenariats ou arrangements avec les fournisseurs,
  • le nombre et la nature des activités de nomination,
  • la pertinence de la planification des ressources humaines,
  • le rendement antérieur de l'organisation,
  • l'approche de l'organisation à l'égard de la responsabilisation,
  • l'existence de cadres de contrôle de gestion,
  • l'existence de systèmes de surveillance,
  • l'envergure des changements organisationnels, et
  • l'approche actuelle à l'égard de la subdélégation.

b) Conseillers et conseillères en ressources humaines

Même si le préambule de la LEFP suggère de subdéléguer les pouvoirs aux gestionnaires, rien dans la Loi n'empêche de les subdéléguer aux conseillers et conseillères en ressources humaines. Il peut s'agir d'une approche appropriée dans les organisations de petite taille où il y a peu d'activités de nomination.

Étant donné que la modernisation de la gestion des ressources humaines dans la fonction publique vise à intégrer la dotation à la planification des ressources humaines ou à d'autres activités de planification organisationnelle, nous encourageons l'administrateur général ou l'administratrice générale à s'assurer que les spécialistes des ressources humaines subdélégataires des pouvoirs de nomination et des pouvoirs connexes font partie intégrante de l'équipe de gestion.

Nota :

Si les administrateurs généraux et administratrices générales décident de subdéléguer les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes aux gestionnaires ainsi qu'aux spécialistes des ressources humaines, il est essentiel d'établir clairement dans quelles circonstances ces personnes peuvent exercer les pouvoirs qui leur sont subdélégués. Par exemple, les spécialistes des ressources humaines peuvent n'exercer ces pouvoirs qu'en l'absence du ou de la gestionnaire subdélégataire ou en attendant la mise en oeuvre complète de la subdélégation aux gestionnaires en vertu de la LEFP.

c) Autres

Les administrateurs généraux et administratrices générales ont la possibilité de subdéléguer les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes à des employés et employées qui peuvent ne pas être gestionnaires ou conseillers ou conseillères en ressources humaines, mais qui sont responsables de certaines initiatives de renouvellement du personnel, comme un répertoire de candidatures ou une campagne de recrutement. Dans de tels cas, la subdélégation peut être temporaire ou permanente.

Comme cela a déjà été mentionné, les administrateurs généraux et administratrices générales peuvent aussi subdéléguer les pouvoirs de nomination touchant les postes autres que les postes du groupe de la direction à un employé ou une employée d'une autre organisation ayant un IDRN avec la CFP.

Les administrateurs généraux et les administratrices générales peuvent subdéléguer leurs pouvoirs de nomination aux fonctionnaires en détachement d’une autre organisation. (modification)

En vertu de dispositions particulières approuvées par la CFP, ils et elles peuvent même obtenir l'autorisation de subdéléguer ces pouvoirs à une personne de l'extérieur de la fonction publique, comme un consultant.

Les administrateurs généraux et administratrices générales continuent de rendre compte de l'exercice par les fonctionnaires de l'extérieur de l'organisation et les personnes de l'extérieur de la fonction publique des pouvoirs de nomination et des pouvoirs connexes qui leur sont subdélégués. Il est donc important qu'ils et elles se penchent sur certaines questions avant de procéder à la subdélégation. Par exemple :

  • Dans quelle mesure l'approche en matière de subdélégation diffère-t-elle dans les organisations?
  • En quoi les politiques et les pratiques des organisations sont-elles différentes?
  • La personne envisagée aux fins de la subdélégation est-elle compétente?
  • Comment obtiendra-t-elle de la formation et du soutien?
  • Comment rendra-t-elle compte à l'administrateur général ou à l'administratrice générale qui lui aura délégué ces pouvoirs?
  • Comment l'administrateur général ou l'administratrice générale pourra-t-il ou pourra-t-elle surveiller et examiner les décisions de nomination?
  • Que fera-t-il ou que fera-t-elle pour s'assurer que la CFP aura accès aux renseignements pour mener des vérifications?
  • Comment les mesures correctives seront-elles appliquées, le cas échéant?

Cette liste n'est pas exhaustive.

d) Nominations intérimaires ou absence de subdélégataires

Les administrateurs généraux et administratrices générales devront préciser, dans l'instrument de subdélégation, qui est autorisé à exercer les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes en l'absence de subdélégataires; ces derniers ne peuvent pas d'eux-mêmes désigner quelqu'un pour exercer leurs pouvoirs.

S’il n’y a pas de dispositions dans l’instrument de subdélégation, les superviseurs et superviseures des subdélégataires exerceraient ces pouvoirs en leur absence, dans la mesure où ces pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes leur ont aussi été subdélégués. On procéderait de la même façon dans le cas des nominations intérimaires lorsque les personnes nommées par intérim ne sont pas immédiatement compétentes pour exercer les pouvoirs subdélégués.

IV. Désignation des subdélégataires dans l’instrument de subdélégation

Les administrateurs généraux et administratrices générales peuvent désigner dans l’instrument de subdélégation les employés et employées aux fins de la subdélégation de diverses façons, à condition d’établir clairement à qui les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes sont subdélégués. Par exemple, les administrateurs généraux et administratrices générales peuvent désigner les subdélégataires par leur nom, par le titre du poste ou par niveau de gestion.

  • On estime que la désignation des subdélégataires par leur nom serait encombrant sur le plan administratif, car il faut alors exercer un suivi et faire en sorte que toute modification du personnel se transpose dans l’instrument de subdélégation. Cette approche ne peut être réalisable que lorsqu’il y a peu de subdélégataires.
  • Si l'on envisage d'utiliser le titre du poste pour désigner les gestionnaires ou les spécialistes des ressources humaines subdélégataires, il faudrait consulter les spécialistes de la classification et de l'organisation afin de déterminer dans quelle mesure la nomenclature des emplois est uniforme dans l'organisation. Si les pouvoirs sont subdélégués aux conseillers et conseillères en ressources humaines, les administrateurs généraux et administratrices générales préciseront qui seront les subdélégataires, car les conseillères et conseillers en ressources humaines ne sont pas tous spécialistes de la dotation et des nominations. Un titre de poste peut changer avec le temps, et il faudrait donc modifier l'instrument de subdélégation en conséquence pour s'assurer qu'il continue de refléter la réalité avec exactitude.
  • Les administrateurs généraux et administratrices générales peuvent décider de désigner les subdélégataires d’après le niveau de gestion. Les niveaux de gestion se distinguent normalement par leur lien hiérarchique avec l’administrateur général ou l’administratrice générale.

En désignant les employés et employées à des fins de subdélégation par titre de poste ou niveau de gestion, les administrateurs généraux et administratrices générales peuvent automatiquement subdéléguer les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes aux titulaires de ces postes. En cas d'exception, l'administrateur général ou l'administratrice générale peut écrire à l'employée ou à l'employé concerné et s'assurer que toutes les parties intéressées sont informées de la décision. De telles décisions doivent être documentées.

Lorsque les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes sont subdélégués à des fonctionnaires de l’extérieur de l’organisation, les administrateurs généraux et administratrices générales peuvent les désigner spécifiquement par leur nom ou en se fondant sur les fonctions qu’ils et elles exécutent (par exemple, gestionnaire du répertoire ABC de candidats et de candidates ou gestionnaire de projet pour la campagne de recrutement XYZ).

Nota :

Les organisations trouveront peut-être utile de garder à jour une liste des personnes occupant des postes subdélégués et identifiés par titre ou niveau de gestion dans l’instrument de subdélégation. De telles listes peuvent servir à communiquer directement avec les subdélégataires , à fournir des renseignements portant sur des cours de formation et confirmer la participation de ces personnes, ou à surveiller l’exercice des pouvoirs subdélégués.

V. Assurer la compétence et la formation

Selon l’IDRN, il incombe aux administrateurs généraux et administratrices générales de s’assurer que les subdélégataires sont et demeurent compétents pour exercer les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes, qu’ils possèdent une description claire de leurs rôles et de leurs responsabilités en ce qui a trait aux pouvoirs de nomination subdélégués et qu’ils ont accès à la formation nécessaire ainsi qu’à l’IDRN.

Les administrateurs généraux et administratrices générales détermineront ce que signifie « compétence » dans leur organisation et comment celle-ci sera acquise avant que les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes ne soient subdélégués. Si la compétence ne peut pas s’acquérir sans formation, les subdélégataires doivent être formés; les administrateurs généraux et administratrices générales détermineront si des exceptions à cette exigence seront envisagées et dans quelles circonstances.

L’École de la fonction publique du Canada offre des cours sur la dotation qu’il est possible d’intégrer aux plans de formation organisationnels. Le ou la spécialiste de la formation et du perfectionnement de l’organisation peut également aider à élaborer une stratégie de formation visant à assurer la compétence des subdélégataires.

En vertu de l’IDRN, les administrateurs généraux et administratrices générales doivent s’assurer que les subdélégataires ont accès à un ou à une spécialiste des ressources humaines dont l’expertise concernant le Cadre de nomination a été validée par la CFP. Les ministères et organismes ont la responsabilité de recommander à la CFP la ou les personnes qui se présenteront à l’Examen de connaissances sur la cadre de nomination de la CFP. Ces recommandations reposent sur une liste de considérations établie par la CFP.

VI. Signature et engagement

Tout comme les administrateurs généraux et administratrices générales s'engagent personnellement à exercer comme il se doit les pouvoirs délégués en signant l'instrument de délégation avec la Commission, certains administrateurs généraux et certaines administratrices générales peuvent décider de procéder de la même façon pour subdéléguer les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes dans leur organisation.

Si les administrateurs généraux et administratrices générales exigent que chaque subdélégataire signe l’instrument de subdélégation, il faudra préparer et contrôler la correspondance, assurer le suivi des réponses et veiller à ce que les employées et employés nommés subséquemment à ces postes signent aussi l’instrument de subdélégation. Il s’agit d’une approche faisable à petite échelle seulement.

La CFP prépare un nouvel IDRN à chaque fois qu'un nouvel administrateur général ou une nouvelle administratrice générale est nommé. Le nouvel administrateur général ou la nouvelle administratrice générale n'est cependant pas tenu de préparer un nouvel instrument de subdélégation. Il ou elle pourrait cependant le faire.

VII. Conséquences de la non-conformité

a) Commission de la fonction publique

Lorsque la Commission conclura que les pouvoirs de nomination délégués ou subdélégués ont été enfreints ou ont donné lieu à un abus, elle prendra des mesures correctives. Il pourrait notamment s'agir de l'imposition de conditions ou de limites additionnelles aux pouvoirs délégués ou du retrait partiel ou total de ces pouvoirs.

b) Administrateurs généraux et administratrices générales

Les administrateurs généraux et administratrices générales peuvent également décider d'imposer des mesures correctives lorsqu'ils et elles concluent qu'il y a eu infraction ou abus à l'égard des pouvoirs qu'ils et elles ont subdélégués.

Les options qui s’offrent aux administrateurs généraux et administratrices générales pour corriger les irrégularités sont semblables à celles que la Commission peut prendre. Les administrateurs généraux et administratrices générales peuvent retirer une partie ou la totalité des pouvoirs subdélégués ou bien imposer des conditions et des limites additionnelles à l’exercice de ces pouvoirs à certains ou à la totalité des subdélégataires.

Les administrateurs généraux et administratrices générales peuvent imposer d'autres mesures correctives comme de la formation obligatoire, des consultations et la présentation de rapports. Ils et elles peuvent aussi décider de corriger les irrégularités par une rémunération au rendement ou des mesures disciplinaires. Les spécialistes de la rémunération et des relations de travail de l'organisation peuvent donner des orientations sur la façon de procéder, si de telles mesures sont envisagées.

Les mesures correctives peuvent être temporaires ou permanentes et toucher un ou une ou plusieurs subdélégataires , ou bien une ou plusieurs parties de l’organisation. Lorsque des mesures correctives sont imposées à grande échelle, c’est habituellement par suite d’irrégularités généralisées mises en lumière à l’occasion d’un examen de surveillance ou d’une vérification. Les administrateurs généraux et administratrices générales peuvent demander aux ressources humaines ou à la vérification interne de surveiller la mise en œuvre des mesures correctives et de leur faire rapport des progrès réalisés pour corriger les irrégularités constatées.

Dans le cas de mesures correctives temporaires, les administrateurs généraux et administratrices générales décideront des circonstances dans lesquelles les pouvoirs subdélégués seront rétablis ou du moment où les limites et les
conditions additionnelles seront annulées. Les administrateurs généraux et administratrices générales feront part de leur décision aux personnes concernées par écrit, et un registre de cette correspondance sera tenu pour consultation future. Dans le cas de mesures permanentes, l’administrateur général ou l’administratrice générale a la responsabilité de modifier l’instrument de subdélégation et de communiquer ces changements aux subdélégataires.

Si les pouvoirs subdélégués sont limités ou annulés, les administrateurs généraux et administratrices générales évalueront si les employées et employés visés devraient continuer de participer au processus de nomination. Si les administrateurs généraux et administratrices générales estiment avantageux que ces personnes continuent d'y participer, ils et elles devront déterminer dans quelle mesure et dans quelles circonstances.

Toutes les décisions touchant la subdélégation des pouvoirs de nomination et des pouvoirs connexes doivent être entièrement documentées. Cette documentation doit être accessible jusqu'à l'expiration d'une période de cinq ans à partir de la dernière mesure administrative.

VIII. Communication

Il est possible d'utiliser le site intranet de l'organisation pour afficher de l'information sur l'IDRN, l'instrument de subdélégation et la description des rôles et responsabilités.

Ce site peut également servir pour actualiser la compétence des subdélégataires. Par exemple, il peut fournir un accès aux personnes-ressources en matière de ressources humaines, à de l’information sur les cours et à de la formation Web ainsi qu’aux politiques et aux programmes des organismes centraux et de l’organisation.

Les renseignements affichés sur le site intranet doivent être accessibles à tous les subdélégataires , y compris les personnes subdélégataires à l’extérieur de l’organisation. Si l’accès est restreint aux employées et employés au sein de l’organisation, d’autres moyens de communication peuvent être utilisés.

Si les administrateurs généraux et administratrices générales décident d’afficher l’information sur un site intranet de l’organisation, il faudrait en rappeler périodiquement l’existence aux subdélégataires , car de nouveaux employés et employées sont embauchés ou promus à des postes où ils devront normalement exercer des pouvoirs subdélégués. Ces personnes devraient aussi être tenues au courant de tout changement apporté au site, surtout en ce qui a trait à l’instrument de subdélégation.


Notes:

1. LEFP 2003, ch. 22, art.12 et 13. Cette Loi est entrée en vigueur le 31 décembre 2005.
2. RLONFP, DORS/2005-347. Ce Règlement est entré en vigueur le 31 décembre 2005.
3. Rapport final du Projet des gestionnaires (mai 2004) préparé par Le Réseau du leadership (RL)


Si vous avez des questions au sujet de la LEFP, veuillez consulter le site Web de la CFP où se trouve une liste de questions et de réponses, ou bien communiquer avec votre conseiller ou conseillère stratégique à la CFP.