Guide d'établissement des lignes directrices organisationnelles exigées par la CFP

 

Ce guide est fourni par la Commission de la fonction publique pour aider les conseillers en ressources humaines à appuyer les administrateurs généraux dans l'élaboration des lignes directrices organisationnelles.

Table des matières

1. Objectif
2. Que retrouve-t-on dans le guide?
3. Principes d'établissement des lignes directrices organisationnelles
4. Éléments communs
5. Zone de sélection
   1. Contexte
   2. Zone nationale
   3. Respect des autres lois et ententes
   4. Critères de la zone de sélection
   5. Équité en matière d'emploi et zone de sélection
   6. Mobilité et zone de sélection
   7. Facteurs à prendre en considération pour établir des lignes directrices sur la zone de sélection
6. Mesures correctives et révocations
   1. Contexte
   2. Responsabilité
   3. Pouvoir discrétionnaire de mener une enquête
   4. L'enquête
   5. Mesures correctives et révocations
   6. Confidentialité et divulgation de renseignements

I. Objectif

Le guide a été élaboré pour aider les administrateurs généraux et les administratrices générales à établir les lignes directrices organisationnelles exigées par la Commission de la fonction publique (CFP).

Les administrateurs généraux et les administratrices générales ont la latitude voulue pour élaborer des lignes directrices concernant toute partie du processus de nomination. La Commission exige cependant qu'ils ou elles établissent des lignes directrices organisationnelles à l'égard de la zone de sélection, des mesures correctives et des révocations.

II. Que retrouve-t-on dans le guide?

• Principes d'établissement des lignes directrices organisationnelles;
• Éléments communs à toutes les lignes directrices;
• Éléments particuliers de chacune des lignes directrices;
• Critères à prendre en considération lorsqu'on élabore des lignes directrices;
• Aide-mémoire relatif à l'information importante.

III. Principes d'établissement des lignes directrices organisationnelles

Les lignes directrices ont pour but de fournir un cadre pour la prise de décisions éclairées, ainsi que de s'assurer que le système de nomination de l'organisation est administré uniformément et que toutes les personnes sont traitées de manière juste.

Les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent s'assurer que les lignes directrices organisationnelles sont conformes à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), aux Lignes directrices en matière de nomination de la CFP et aux autres dispositions législatives applicables. En outre, les lignes directrices d'une organisation devraient être élaborées dans le contexte de la planification des ressources humaines (RH) de l'organisation.

La LEFP est une loi habilitante qui crée la possibilité de rendre les processus de nomination plus souples et efficaces. Elle fournit aux administrateurs généraux et administratrices générales la possibilité de personnaliser ces processus afin qu'ils répondent aux besoins de leur organisation. Par conséquent, les lignes directrices peuvent être suffisamment larges pour englober la structure organisationnelle tout en étant également bien adaptées aux circonstances locales. Par exemple, la structure organisationnelle, l'environnement, le mandat et le travail à réaliser peuvent influencer le niveau de normalisation ou de direction centralisée qui sera approprié.

Les lignes directrices n'ont pas à suivre un format précis. Elles peuvent être aussi longues ou aussi courtes que l'exige la question visée. Les administrateurs généraux et les administratrices générales d'organisations de petite taille pourront vouloir créer des partenariats avec d'autres organisations pour établir des lignes directrices qui répondent à leurs besoins communs. Il est essentiel toutefois qu'elles répondent aux besoins de l'organisation.

IV. Éléments communs

Certains éléments sont communs aux lignes directrices organisationnelles. Les voici :

i. Contenu

Les lignes directrices organisationnelles doivent, au moins, se conformer aux dispositions établies dans les exigences des lignes directrices de la CFP sur la zone de sélection et sur les mesures correctives et les révocations.

Les lignes directrices organisationnelles doivent également indiquer, pour le bénéfice de la direction et des membres du personnel, quelles sont les attentes de l'administrateur général ou de l'administratrice générale pour ce qui est de leur rôle et de leurs responsabilités.

Il faut également que ces lignes directrices soient rédigées de manière claire et concise afin que le lecteur ou la lectrice puisse les comprendre facilement.

ii. Langues officielles

Les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent s'assurer que, dans les lignes directrices organisationnelles, les dispositions relatives aux langues officielles ayant trait à l'exigence d'offrir les services dans les deux langues officielles de même que les droits linguistiques des personnes sont respectés.

iii) Équité en matière d'emploi

Lorsqu'ils ou elles établissent des lignes directrices organisationnelles, les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent s'assurer que les dispositions liées à l'équité en matière d'emploi sont respectées, plus précisément :

• la Loi sur l'équité en matière d'emploi (LEE) qui exige, entre autres choses, que les organisations mettent sur pied des lignes directrices et des pratiques positives impartiales et exemptes d'obstacles systémiques, et qu'elles fassent des aménagements pour s'assurer que les membres des groupes désignés sont représentés équitablement dans la fonction publique;
• la Politique sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale du Conseil du Trésor et de la CFP qui exige, par exemple, que l'on fournisse des supports et des aménagements accessibles, sur demande, aux personnes handicapées.

iv. Participation en collaboration avec les syndicats et les groupes non représentés

Les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent, en vertu de leur Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN), consulter tous les intervenants, y compris les agents négociateurs, lorsqu'ils et elles élaborent des lignes directrices organisationnelles pour les raisons suivantes :

• la contribution de ces personnes permet que leurs opinions et leurs intérêts soient entendus et pris en considération, ce qui peut influencer et améliorer le produit final;
• le fait de prendre en considération divers points de vue et circonstances avant d'établir des lignes directrices (par exemple en incluant dans le processus des représentants et représentantes régionaux venant des petits et des grands centres) peut aider à déterminer si une disposition doit être de portée large ou restreinte;
• tous les participants et toutes les participantes peuvent s'approprier les lignes directrices et en prendre la responsabilité. Comme ils et elles ont pris part à leur création, la probabilité que les lignes directrices soient acceptées, qu'on s'y conforme et qu'elles soient durables s'accroît d'autant.

v. Formation

De nouvelles lignes directrices amènent avec elles des défis. L'un de ces défis est l'établissement d'une compréhension commune. Puisque les lignes directrices seront nouvelles pour l'organisation, les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent s'assurer que chacune d'elles est bien comprise et peut être mise en oeuvre de manière cohérente. Les administrateurs généraux et les administratrices générales devraient prévoir de la formation dans ces domaines à l'intention de tous les fonctionnaires dans le cadre du plan d'apprentissage de l'organisation.

vi. Plan de communication

La communication joue un rôle important dans l'acceptation et la mise en oeuvre de lignes directrices. Il est important que les administrateurs généraux et les administratrices générales s'assurent que l'intention et l'incidence des lignes directrices organisationnelles sont bien comprises par les membres du personnel. Les administrateurs généraux et les administratrices générales devraient envisager d'avoir un plan de communication qui fasse en sorte que tous les membres du personnel de l'organisation soient au courant de la mise en oeuvre des lignes directrices organisationnelles et la comprennent. Il faut aussi s'assurer de communiquer le nom des personnes-ressources qui seront en mesure de répondre aux questions.

Les lignes directrices organisationnelles doivent être disponibles dans les deux langues officielles et sur des supports accessibles.

Les sections du guide qui suivent traitent des deux secteurs nécessaires pour se doter de lignes directrices organisationnelles, comme l'exige la CFP, à savoir la zone de sélection et les mesures correctives et révocations.

V. Zone de sélection

i. Contexte

Le gouvernement du Canada s'est engagé à donner aux Canadiens et aux Canadiennes un accès aux occasions d'emploi dans la fonction publique.

L'établissement d'une zone de sélection a pour but d'intéresser des personnes à des occasions d'emploi dans la fonction publique tout en tenant compte des valeurs comme l'accès, la justice, la transparence et la représentativité, ainsi que les coûts.

La zone de sélection des processus de nomination externes et internes annoncés détermine qui pourra présenter sa candidature. Dans le cas des processus de nomination internes non annoncés, la zone de sélection détermine qui pourra porter plainte à l'encontre de la nomination proposée.

Les lignes directrices organisationnelles sur la zone de sélection devront tenir compte :

• des exigences des Lignes directrices sur la zone de sélection de la CFP;
• des valeurs directrices que sont la justice, l'accessibilité, la transparence et la représentativité;
• de l'efficience, de la souplesse et de la rentabilité;
• du fait que, pour le recrutement externe, les zones nationales de sélection améliorent les chances de personnes d'horizons, de compétences et de professions très variées de servir les Canadiens et les Canadiennes.
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ii. Zone nationale

Lorsqu'ils élaborent des lignes directrices organisationnelles, les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent respecter les lignes directrices de la CFP sur la zone de sélection, qui stipulent qu'une zone nationale de sélection doit être établie pour les processus de nomination externes.

iii. Respect des autres lois et ententes

Charte canadienne des droits et libertés

Les dispositions relatives à la liberté de circulation et d'établissement énoncées à l'article 6 de la Charte canadienne des droits et libertés (Charte) prévoient que tout citoyen canadien, toute citoyenne canadienne et toute personne ayant le statut de résident permanent au Canada ont le droit de se déplacer dans tout le pays et d'établir leur résidence dans toute province ou territoire et de gagner leur vie dans toute province ou territoire. La Charte s'applique aux processus de nomination externes et internes annoncés et non annoncés.

Le critère géographique défini dans une zone de sélection ne doit pas avoir pour effet de faire des distinctions injustes à l'égard de personnes principalement sur la base de leur province ou territoire de résidence passé ou actuel. Par conséquent, la zone de sélection ne doit pas suivre les frontières provinciales ou territoriales puisque cela ne serait pas conforme à l'esprit de la Charte.

Accord sur le commerce intérieur

L'Accord sur le commerce intérieur (ACI) est une entente fédérale-provinciale qui a été élaborée dans le but de réduire et d'éliminer, dans la mesure du possible, les obstacles à la libre circulation des personnes, des produits, des services et des investissements à l'intérieur du Canada.

Les dispositions sur la mobilité prévues dans l'ACI s'appliquent aux pratiques de recrutement externes de la fonction publique. En ce qui concerne les restrictions géographiques, l'objet de l'ACI était d'éliminer les obstacles entre les provinces à la mobilité de la main-d'oeuvre. Cela signifie que lorsqu'une zone de sélection respecte la Charte, elle respectera également l'ACI.

Entente-cadre sur l'union sociale

L'Entente-cadre sur l'union sociale (ECUS) de 1999 est une entente entre le gouvernement du Canada et les gouvernements provinciaux et territoriaux en vue de collaborer ensemble et avec les Canadiens et les Canadiennes, pour renforcer notre système de santé, éliminer les obstacles à la mobilité des Canadiens et des Canadiennes, faire participer ces derniers à l'élaboration de programmes sociaux et renforcer les partenariats entre les gouvernements. Les obligations de la fonction publique en vertu de l'ECUS sont les mêmes qu'en vertu de l'ACI.

iv. Critères de la zone de sélection

Dans le cadre des lignes directrices de leur organisation, les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent s'efforcer de définir les zones de sélection appropriées qui engloberaient un nombre raisonnable de personnes pour l'occasion d'emploi.

Sauf pour une zone nationale de sélection, les administrateurs généraux et les administratrices générales voudront peut-être envisager d'incorporer les assouplissements prévus à l'article 34 de la LEFP pour ce qui est de l'utilisation de différents critères de définition de la zone de sélection dans leurs lignes directrices.

Par exemple, il pourrait y avoir des situations où il serait logique d'utiliser le critère organisationnel lors de processus de recrutement externes pour ouvrir un processus de nomination aux employés et employées d'autres ordres de gouvernement, d'organisations sans but lucratif, d'associations professionnelles, d'organisations du secteur privé, et ainsi de suite.

Dans d'autres situations, il pourrait s'avérer approprié d'utiliser le critère professionnel pour restreindre la zone de sélection à un domaine qui peut couvrir plusieurs professions semblables (p. ex., services de santé) ou de faire référence aux membres d'une profession particulière (p. ex., aéronauticien ou aéronauticienne).

Voir le Guide sur l'établissement d'une zone de sélection pour obtenir des exemples de la façon d'utiliser les différents critères.

v. Équité en matière d'emploi et zone de sélection

Les zones de sélection peuvent maintenant être restreintes aux membres de groupes désignés. Les lignes directrices de la CFP exigent que l'utilisation de ce critère soit doté d'éléments d'appui issus de la planification des ressources humaines ou du plan d'équité en matière d'emploi de l'organisation.

Le fait de restreindre une zone de sélection aux membres de groupes désignés peut aider à mettre en oeuvre un plan d'équité en matière d'emploi dans l'organisation. De plus, les critères géographiques, organisationnels et professionnels peuvent aussi être étendus aux membres de groupes désignés pour faire progresser les objectifs d'équité en matière d'emploi.

Les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent établir, dans leurs lignes directrices organisationnelles, les circonstances dans lesquelles le critère d'équité en matière d'emploi sera utilisé pour définir une zone de sélection afin de réaliser une main d'oeuvre représentative. C'est-à-dire, quand il serait approprié de restreindre une zone de sélection à un ou plusieurs groupes désignés ou encore d'étendre une zone de sélection pour accroître le nombre de membres de groupes désignés.

vi. Mobilité et zone de sélection

En plus de respecter les dispositions relatives à la liberté de circulation de la Charte, l'ACI et l'ECUS, les administrateurs généraux et les administratrices générales sont encouragés à favoriser la mobilité en offrant des occasions de mobilité pangouvernementale en provenance d'autres organisations fédérales lorsqu'ils ou elles établissent leurs lignes directrices sur la zone de sélection. Ceci est conforme aux valeurs et principes inhérents à la nouvelle LEFP.

vii. Facteurs à prendre en considération pour établir des lignes directrices sur la zone de sélection

• les zones de sélection doivent assurer un nombre raisonnable de personnes des collectivités des deux langues officielles, tout en tenant compte de la nature et du lieu du poste, du public à servir et des obligations linguistiques de l'organisation;
• prévoir des situations où un nombre raisonnable de personnes potentiellement qualifiées sont trouvées. Une zone de sélection peut indiquer qu'une zone plus grande pourra être utilisée si un nombre insuffisant de personnes présentent leur candidature à partir de la zone plus petite (zone de sélection extensible);
• tenir compte du fait que, dans les processus de nomination externes, le critère géographique renvoie à l'endroit où les personnes doivent résider ou résident ou sont employées pour être admissibles à une nomination. « Résidence » conserve sa signification normale, soit l'endroit où la personne habite. Les étudiants et les étudiantes ou toute autre personne résidant temporairement à l'extérieur de la zone de sélection, mais dont la résidence permanente se trouve à l'intérieur de la zone de sélection, pourraient normalement postuler;
• prévoir des régimes de travail de rechange comme le télétravail lorsqu'on établit des lignes directrices sur la zone de sélection, tout en gardant à l'esprit de déterminer avec précision le lieu de travail des candidats et candidates qui télétravaillent. Le lieu de travail ou l'adresse professionnelle est le lieu où la personne travaillerait si elle ne se trouvait pas en situation de télétravail;
• favoriser et conserver le talent dans la fonction publique;
• recruter à l'extérieur de la fonction publique pour répondre aux besoins actuels et futurs de l'organisation ou de la fonction publique;
• permettre à des personnes potentiellement qualifiées de postuler à partir d'autres secteurs de la fonction publique (p. ex., organismes distincts);
• prendre en considération des organisations au sein de la fonction publique qui pourraient fournir une main-d'oeuvre semblable;
• le lieu probable où se trouvent des personnes qui possèdent les qualités requises, par exemple, de petites organisations de la fonction publique ayant une affiliation naturelle sur le plan du travail, de petits groupes professionnels et des groupes professionnels très dispersés.

VI. Mesures correctives et révocations

i. Contexte

Les lignes directrices organisationnelles sur les mesures correctives et les révocations devraient promouvoir la communication et le traitement équitable des personnes qui pourraient être touchées par une décision de prendre des mesures correctives ou de révoquer une nomination.

On doit procéder à une enquête avant de décider de prendre des mesures correctives ou de révoquer une nomination. La nouvelle LEFP oblige la Commission de mener des enquêtes de la façon la plus informelle et la plus rapide possible, et les administrateurs généraux et administratrices générales devraient faire de même.

Toutefois, le processus suivi pour prendre une décision devrait respecter les principes d'équité procédurale.

Le processus suivi pour ce qui concerne les mesures correctives et les révocations devrait :

• permettre une résolution rapide;
• donner aux personnes l'occasion de présenter les faits pertinents et d'exposer leur position de façon complète et équitable avant qu'une décision soit prise.
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ii. Responsabilité

Puisque le pouvoir de révoquer les nominations internes est délégué à l'administrateur général ou à l'administratrice générale et qu'il ne peut être subdélégué, il est important de bien préciser dans les lignes directrices organisationnelles que ce pouvoir demeure la prérogative de l'administrateur général ou de l'administratrice générale.

Toutefois, le pouvoir de mener une enquête ou de prendre des mesures correctives peut être subdélégué au sein de l'organisation. Les administrateurs généraux et les administratrices générales voudront peut-être indiquer dans les lignes directrices de l'organisation si le pouvoir de prendre des mesures correctives a été subdélégué et à qui.

iii. Pouvoir discrétionnaire de mener une enquête

Les lignes directrices organisationnelles doivent respecter la loi et les lignes directrices de la CFP. Elles doivent, à tout le moins, se conformer aux dispositions établies dans les exigences des Lignes directrices sur les mesures correctives et les révocations de la CFP.

Puisque la décision de mener une enquête est de nature discrétionnaire, les administrateurs généraux et les administratrices générales ne sont pas tenus d'enquêter sur toutes les questions portées à leur attention. La décision d'enquêter sera prise au cas par cas. Il est donc important que les administrateurs généraux et les administratrices générales établissent des critères pour les guider dans leur décision de procéder ou non à une enquête.

La prise en considération des critères suivants peut aider à prendre la décision d'enquêter :

• Nature et fiabilité de l'information
  • Les moyens grâce auxquels la question a été portée à l'attention de l'administrateur général ou de l'administratrice générale, par exemple la surveillance, une vérification interne, un membre du personnel, un ou une gestionnaire ou une autre source.
  • Dispose-t-on de suffisamment d'information pour prendre la décision d'enquêter?
  • Si, à première vue, la question soulevée pourrait effectivement constituer une erreur, une omission ou une conduite irrégulière ayant des répercussions sur la sélection aux fins de nomination.
  • Cette information s'apparente-elle à d'autres renseignements déjà portés à l'attention de l'administrateur général ou de l'administratrice générale?
  • La question pourrait-elle avoir des répercussions systémiques dans l'organisation?
• Pouvoir de juger de la question
  • La question est-elle de la compétence de l'administrateur général ou de l'administratrice générale?
  • Dispose-t-on d'un autre mécanisme de recours? Par exemple, le Tribunal de la dotation de la fonction publique; le Commissariat à l'information ou le Commissariat à la protection de la vie privée ou encore la Commission canadienne des droits de la personne?
• Délais
  • La question a-t-elle été présentée dans les délais établis par l'administrateur général ou l'administratrice générale?
  • Est-il encore possible de prendre des mesures correctives?
  • A-t-on procédé à une nomination pouvant déboucher sur une révocation?

iv. L'enquête

La loi exige qu'avant de prendre des mesures correctives ou de révoquer une nomination un administrateur général ou une administratrice générale mène une enquête. Il se peut que les organisations possèdent une expérience des enquêtes sur toutes sortes de questions; c'est pourquoi elles peuvent très bien adapter leurs enquêtes à leur mode de fonctionnement particulier.

Puisque les enquêtes peuvent avoir pour conséquence la perte de l'emploi, les administrateurs généraux et administratrices générales doivent établir un processus fiable pour mener leurs enquêtes. Lorsqu'on fixe les procédures ou les lignes directrices organisationnelles, il faut tenir compte de ce qui suit :

• Exigences administratives/juridiques
  • façon acceptable de recevoir l'information (de vive voix ou par écrit);
  • le délai dans lequel l'information a été reçue;
  • renseignements requis dans la plainte;
  • communication d'information pendant l'enquête;
  • dépôt et conservation des documents dans le dossier et accès à ceux-ci;
  • caractère formel ou informel du processus; et
  • respect de l'équité procédurale.
• Rôles
  • enquêteur ou enquêteuse – mandat;
  • syndicats – aider ou représenter les membres dans le processus;
  • gestionnaires – participation au processus et à la prise de mesures correctives; et
  • conseillers ou conseillères en ressources humaines – conseils et orientation.

v. Mesures correctives et révocations

Afin de prendre des mesures correctives ou de révoquer une nomination, l'administratrice générale ou l'administrateur général doit être convaincu(e) qu'une erreur (par exemple, le ou la gestionnaire croyait à tort que la personne nommée se trouvait dans la zone de sélection), une omission (par exemple, le ou la gestionnaire a omis d'évaluer une qualification essentielle) ou une conduite irrégulière (par exemple, le ou la gestionnaire embauche un ami ou une amie qui ne possède pas les qualifications essentielles) a influé sur la sélection aux fins de nomination.

L'accent est donc mis sur la sélection de la personne nommée ou qu'on propose de nommer et non sur les personnes qui n'ont pas été nommées. L'administrateur général ou l'administratrice générale doit s'assurer, avant de prendre quelque mesure corrective que ce soit, que l'erreur, l'omission ou la conduite irrégulière a eu des répercussions sur la sélection.

Lorsqu'il ou elle établit les lignes directrices de l'organisation, l'administrateur général ou l'administratrice générale pourra vouloir envisager de fixer des critères pour déterminer si elle ou il doit prendre des mesures correctives ou révoquer une nomination. Par exemple :

• critères pour déterminer si une nomination doit être révoquée : il a été démontré que la nomination a été faite par suite d'une conduite irrégulière de la part de la personne nommée ou encore la personne nommée n'est pas qualifiée pour occuper le poste;
• critères pour déterminer quand nommer de nouveau une personne dont la nomination a été révoquée : lorsque l'erreur, l'omission ou la conduire irrégulière n'avait rien à voir avec les actions de l'employé ou de l'employée dont la nomination a été révoquée;
• le processus à suivre dans des cas semblables; et
• le processus à suivre pour obtenir des renseignements avant de prendre des mesures correctives.

vi. Confidentialité et divulgation de renseignements

Il est important de tenir compte des questions liées à la confidentialité et de respecter les principes de l'équité procédurale pendant le processus et lors de la prise de mesures correctives ou de la révocation.

Les renseignements personnels ne peuvent être communiqués qu'aux personnes qui ont besoin de savoir. On doit donner aux personnes pouvant être touchées directement par la décision suffisamment d'information pour qu'elles soient en mesure de réagir à la question.

La divulgation des renseignements doit respecter les obligations légales et garantir la fiabilité du processus. Les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent demander l'aide du coordonnateur ou de la coordonnatrice de la protection des renseignements personnels et de l'accès à l'information avant de divulguer des renseignements personnels.

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