Guide à l'intention des spécialistes des ressources humaines sur la nomination des cadres de direction (EX)

Date d'entrée en vigueur:
Décembre 2005 (modifiée : Juillet 2009)

Ce guide est fourni par la Commission de la fonction publique pour aider les conseillers et conseillères en ressources humaines (RH) à appuyer les administrateurs généraux et administratrices générales dans l'élaboration d'approches organisationnelles en matière de ressourcement des EX.

Table des matières

  1. Introduction
  2. Contexte
  3. Points et stratégies en matière de ressourcement des EX
  4. Règlement sur l'emploi dans la fonction publique

I. Introduction

Le présent guide est un document de référence conçu pour aider les organisations à élaborer leur cadre de ressourcement en vue d'effectuer des nominations à des postes de cadre de direction (EX). Il a aussi pour but de fournir aux spécialistes des ressources humaines (RH) des renseignements sur la gestion des processus de nomination de niveau EX afin d'appuyer les administrateurs généraux lorsqu'ils doivent assumer leurs obligations redditionnelles relatives au pouvoir délégué de nommer des EX.

Comme les processus de nomination des EX ont été harmonisés avec tous les autres processus de nomination, le guide ne donnera pas à lui seul suffisamment de renseignements sur les changements découlant de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) actuelle et du Cadre de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP). Il ne fournit donc pas un résumé exhaustif du Cadre de nomination pour tous les postes de la fonction publique. Le guide porte surtout sur les exigences qui sont propres aux postes de niveau EX et met en lumière certaines exigences clés. Pour connaître les autres exigences contenues dans les lignes directrices en matière de nomination, nous vous encourageons à consulter tous les autres guides pertinents. D'ailleurs, des liens vers ces guides figurent tout au long du présent document.

II. Contexte

La Loi sur l'emploi dans la fonction publique

La LEFP est entrée en vigueur le 31 décembre 2005. Le préambule de la Loi illustre l'esprit et l'objet des dispositions législatives. Il énonce ainsi les buts du gouvernement à l'égard de la fonction publique et rappelle que les décisions de nomination doivent se fonder sur le principe du mérite et l'impartialité, de même que sur les valeurs directrices - justice, transparence, accessibilité et représentativité - et sur son engagement à l'égard de la dualité linguistique et de la diversité.

La LEFP apporte un changement important, puisqu'elle contient, pour la première fois, une définition du principe du mérite. Celle-ci est formée de deux éléments :

  1. toute personne nommée à un poste de la fonction publique doit posséder les qualifications essentielles pour le travail à accomplir;
  2. au moment de l'évaluation des candidatures, les gestionnaires subdélégués peuvent tenir compte de toute qualification supplémentaire qu'ils considèrent comme un atout pour le travail à accomplir, pour le présent ou l'avenir, ainsi que de toute exigence opérationnelle actuelle ou future et de tout besoin organisationnel actuel ou futur. Le gestionnaire subdélégué peut également prendre en considération les besoins actuels et futurs de la fonction publique précisés par l'employeur. Pour de plus amples renseignements, se reporter au guide intitulé L'évaluation du mérite.

Le Cadre de nomination de la Commission de la fonction publique

Le Cadre de nomination de la CFP sert de guide aux organisations pour créer leurs propres systèmes de dotation, tout en s'assurant du respect des exigences législatives et des valeurs fondamentales et directrices de la fonction publique.

Le Cadre de nomination de la CFP, qui comporte trois volets (les lignes directrices en matière de nomination, la délégation et la responsabilisation), s'applique aux nominations effectuées à tous les groupes et niveaux, y compris le groupe de la direction. En vertu de l'article 16 de la LEFP, les lignes directrices de la CFP sont exécutoires et les administrateurs généraux qui exercent des pouvoirs délégués énoncés dans la LEFP doivent respecter les exigences particulières de chaque ensemble de lignes directrices. La Loi favorise la délégation de ces pouvoirs aux administrateurs généraux, lesquels sont ensuite encouragés à subdéléguer par écrit leurs pouvoirs en matière de nomination et leurs pouvoirs connexes. De plus, les administrateurs généraux doivent rendre compte de l'exercice des responsabilités qui leur sont déléguées.

La Loi sur l'emploi dans la fonction publique et l'employeur

En vertu de la LEFP, l'employeur est chargé de ce qui suit :

  • régir les mutations conformément à l'alinéa 26(1) a);
  • définir « promotion » conformément à l'alinéa 26(1) b);
  • fixer la période de stage et le délai de préavis conformément à l'alinéa 26(1) c);
  • établir le taux de rémunération lors de la nomination conformément à l'article 60;
  • fixer les normes de qualification conformément au paragraphe 31(1).

Mobilité en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique

Le personnel des organismes distincts, énumérés à l'annexe V de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), jouit de nouveaux droits de mobilité. Les dispositions sur la mobilité permettent au personnel de ces organisations de postuler dans le cadre de processus de nomination ouverts à « tous les fonctionnaires ». De plus, la LEFP permet les mutations entre groupes vers l'administration publique centrale (LGFP, annexe I et annexe IV) à partir des organismes distincts, si la CFP a examiné leur système de dotation et qu'elle a approuvé les mutations de cette organisation vers l'administration publique centrale.

Les mutations au groupe de la direction et au sein de celui-ci sont permises. Pour de plus amples renseignements à cet égard, veuillez consulter le Règlement abrogeant le Règlement interdisant les mutations au groupe de la direction et la page Web du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) sur les mutations, qui contient une foire aux questions, à l'adresse http://www.tbs-sct.gc.ca/hrh/dep-fra.asp

La Norme de qualification du groupe de la direction (EX) s'applique à tous les processus de mutation, que ce soit au groupe de la direction ou au sein de celui-ci, à tous les niveaux. Les politiques applicables du Conseil du Trésor et du BDPRH concernant les mutations, le calcul du traitement et les conditions d'emploi, ainsi que la Politique de gestion des cadres supérieurs doivent également être respectées.

Délégation du pouvoir de nommer des cadres supérieurs

Conformément à l'esprit du préambule de la LEFP, la CFP a optimisé la délégation du pouvoir de nomination. Les administrateurs généraux ont désormais le pouvoir délégué de nommer des fonctionnaires du groupe de la direction (EX-1 à EX-5) à la fonction publique et au sein de celle-ci.

Une fois que l'administrateur général a décidé de subdéléguer son pouvoir de nommer des EX, il doit tenir compte des éléments suivants :

  • à qui il compte subdéléguer ce pouvoir (par exemple, à un titre de poste, à un niveau de titularisation ou à des personnes en particulier);
  • pour quel(s) niveau(x) EX, équivalents EX ou types de poste.

Les administrateurs généraux peuvent subdéléguer, par écrit, leurs pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes aux personnes suivantes :

  • sous-ministres délégués (ou autres administrateurs généraux délégués);
  • personnes nommées par le gouverneur en conseil dont les fonctions relèvent de la compétence de l'administrateur général et qui assument des responsabilités en matière de finances et de ressources humaines;
  • participants au programme Échanges Canada (EC) dont l'affectation relève de la compétence de l'administrateur général et qui assument des responsabilités en matière de finances et de ressources humaines, sous réserve que l'affectation dans le cadre d'EC (y compris toute prolongation) soit conforme à la Politique et à la Directive de l'employeur sur le programme EC;
  • fonctionnaires faisant partie de l'organisation de l'administrateur général.

La subdélégation des pouvoirs aux personnes nommées par le gouverneur en conseil ou aux participants au programme EC doit se limiter à la période de nomination ou d'affectation au poste. Si l'administrateur général souhaite subdéléguer des pouvoirs de nomination de cadres supérieurs à d'autres personnes, il doit prendre des dispositions particulières avec la CFP. Pour de plus amples renseignements, voir le Cadre de nomination de la CFP - délégation.

Les gestionnaires subdélégués devraient être bien informés de leurs pouvoirs de nomination et de leurs responsabilités. Ils doivent également avoir accès à la formation nécessaire ainsi qu'à un spécialiste des RH dont l'expertise en matière de processus de nomination en vertu de la LEFP a été validée par la CFP, au moyen de l'Examen de connaissances sur le Cadre de nomination de la CFP (ECCN). Il faut également fournir l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN) de l'organisation, de même qu'une description claire des rôles et des responsabilités en ce qui a trait aux pouvoirs de nomination et aux pouvoirs connexes qui leur sont subdélégués.

Fournisseurs de services

Bien que les administrateurs généraux soient chargés d'assurer l'intégrité des décisions en matière de nomination dans leur organisation, ils peuvent choisir de gérer le travail opérationnel appuyant la décision de nommer des EX de l'une des façons suivantes :

  • traiter les processus de nomination des EX à l'interne;
  • recourir aux services de la Direction des services à la clientèle nationale de la Direction générale des services de dotation et d'évaluation de la CFP;
  • obtenir les services ailleurs;
  • recourir aux services combinés des divers fournisseurs susmentionnés.

III. Points et stratégies en matière de ressourcement des EX

Les facteurs qui suivent doivent être pris en considération dans le cadre des processus de nomination des cadres de direction (EX).

Planification des ressources humaines

Pour tirer pleinement avantage des mesures d'assouplissement prévues par la LEFP, on met beaucoup plus l'accent sur la nécessité d'entreprendre la planification des RH qui sous-tend désormais le processus de nomination. Le nouveau cadre de nomination permet beaucoup plus que la simple dotation d'un poste EX vacant. Il permet également de doter plus rapidement des postes qui deviendront vacants dans l'avenir, tout en répondant aux besoins opérationnels de l'organisation. Par exemple, un processus de nomination peut servir à doter un certain nombre de postes vacants semblables, conformément au plan d'activités de l'organisation.

Équité en matière d'emploi

La LEFP renferme les dispositions suivantes qui aident expressément les gestionnaires à atteindre leurs buts en ce qui concerne l'équité en matière d'emploi :

  • les zones de sélection peuvent être définies en fonction de l'appartenance à un groupe visé par l'équité en matière d'emploi;
  • l'utilisation de ces zones de sélection n'est plus liée à un programme d'équité en matière d'emploi approuvé par la CFP.

Aux termes des lignes directrices en matière de zone de sélection de la CFP, la décision de restreindre la zone de sélection à un ou plusieurs groupes désignés doit s'appuyer sur le plan d'équité en matière d'emploi ou des RH de l'organisation. Le Guide de mise en œuvre des lignes directrices en matière de zone de sélection fournit des renseignements utiles à cet égard.

De plus, la nouvelle approche relative au mérite permet de prendre en compte les besoins actuels et futurs de l'organisation ou de la fonction publique (définis par l'employeur) au moment de procéder à des nominations. Par conséquent, si les plans d'équité en matière d'emploi montrent que l'accroissement de la représentation est un besoin organisationnel, l'appartenance à un groupe visé par l'équité en matière d'emploi peut être prise en compte lorsqu'on choisit une personne qualifiée en vue de la nommer. À ce sujet, se reporter au Guide pour la mise en œuvre des lignes directrices sur l'équité en matière d'emploi dans le processus de nomination.

L'utilisation du bassin de membres de minorités visibles entièrement évalués (EX-1) est un excellent moyen de recruter, pour des postes de niveau EX-1, des candidats préqualifiés qui ont déclaré être membres d'un groupe des minorités visibles.

Nota : Bien que le Programme d'équité en matière d'emploi pour les cadres de direction de la CFP ait pris fin, la LEFP confère les pouvoirs voulus pour prendre des mesures comme la restriction de la zone de sélection et l'utilisation d'objectifs d'équité en matière d'emploi, lesquels sont alors considérés comme des critères de mérite.

Langues officielles

La compétence dans l'une des langues officielles ou les deux est définie clairement dans la LEFP comme une qualification essentielle. Elle ne peut donc pas être considérée simplement comme une qualification constituant un atout. La compétence dans la seconde langue officielle, autre que celle liée à des connaissances spécialisées ou professionnelles dans l'une des langues officielles ou les deux, est évaluée au moyen de l'Évaluation de langue seconde (ELS) ou d'une autre méthode d'évaluation approuvée par la Commission.

L'organisation doit considérer ses obligations en matière de langues officielles en fonction des services au public et à la langue de travail, de même que sa capacité linguistique. On doit établir si le poste est unilingue, réversible ou bilingue. Les exigences en matière de langues officielles sont établies objectivement et tiennent compte des obligations linguistiques relatives au service au public et à la langue de travail.

Les postes ou fonctions au niveau de sous-ministre adjoint ou l'équivalent, partout au Canada, exigent un profil linguistique C/B/C.

Les postes bilingues EX dans les régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail, exigent le profil C/B/C  s'ils respectent un des cinq éléments suivants :

  • la supervision d'employés occupant un poste bilingue ou dont les exigences linguistiques diffèrent;
  • une participation attitrée à l'équipe de la gestion de l'institution;
  • un rôle significatif dans le cadre des relations d'une institution avec d'autres institutions fédérales sur lesquelles elle a autorité ou qu'elle dessert;
  • des fonctions importantes de représentation auprès du public ou des employés de l'institution;
  • un rôle important de coordination de programmes ou d'activités d'employés dans les régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail.

La dotation impérative est obligatoire :

  • partout au Canada, pour tous les postes ou fonctions du niveau de sous-ministre adjoint et les autres titres d'administrateur général adjoint;
  • dans les régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail, pour tous les autres postes ou fonctions bilingues des niveaux EX-5 à EX-2;
  • dans les régions unilingues, pour les postes ou fonctions des niveaux EX-5 à EX-2 qui comprennent la supervision d'employés situés dans une région bilingue et occupant des postes bilingues ou dont les exigences linguistiques varient.

Cette obligation ne s'applique pas aux postes d'une période indéterminée qui sont ouverts au public ni aux postes de niveau EX-1. Ces postes peuvent donc être dotés de façon impérative ou non impérative.

Dans le cas des postes de cadre de direction, l'utilisation de la dotation non impérative doit être approuvée par l'administrateur général. Les conditions relatives aux nominations non impératives sont énoncées dans le Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique en vigueur au moment de la nomination. Ces exigences s'appliquent aux mutations, sous réserve des modifications nécessaires.

Lorsqu'un cadre est nommé ou muté de façon non impérative, les exigences linguistiques du poste doivent être respectées à l'intérieur du délai prévu, même si, au cours de cette période, le cadre est muté de façon non impérative à un autre poste bilingue.

Pour ce qui est des nominations, la CFP conserve le pouvoir d'autoriser l'exemption de satisfaire aux exigences linguistiques en matière de langues officielles pour raisons médicales. Dans le cas des mutations, c'est l'administrateur général qui exerce ce pouvoir.

En vertu du Règlement sur les langues officielles - nominations dans la fonction publique, la CFP a délégué aux administrateurs généraux le pouvoir de prolonger la période de deux ans énoncée dans la déclaration d'engagement à devenir bilingue, pour une période supplémentaire ou plus, dont la durée totale ne peut pas excéder deux ans. L'administrateur général ne peut pas subdéléguer ce pouvoir pour ce qui est des postes du groupe de la direction.

Le rehaussement des profils linguistiques et la réidentification des postes, d'unilingues à bilingues, sont de mesures administratives qui doivent être gérées par l'employeur et qui ne sont pas abordées dans le Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique. Les fonctionnaires qui sont touchés par un ajustement du profil linguistique ou une réidentification de poste sont encouragés à suivre une formation linguistique, et les organisations sont fortement encouragées à faire suivre cette formation à leurs employés. Les personnes qui ne satisfont pas aux nouvelles exigences de leur poste peuvent conserver celui-ci sans avoir à satisfaire aux exigences. Les organisations doivent alors prendre des mesures administratives pour s'assurer que, dans l'intervalle, les fonctions peuvent tout de même être effectuées dans les deux langues officielles.

Les cadres de direction n'ont pas droit de recevoir la prime au bilinguisme.

Pour plus de renseignements sur les langues officielles, veuillez vous référer au Guide de mise en œuvre des lignes directrices en matière de langues officielles dans le processus de nomination, à la Directive sur les langues officielles pour la gestion des personnes, et à la Directive sur la prime au bilinguisme.

Norme de qualification

La Norme de qualification du groupe de direction (EX) constitue l'exigence minimale pour doter un poste de niveau EX. Elle s'applique donc à tous les processus de nomination et de mutation au groupe EX et au sein de celui-ci, à tous les niveaux. Bien que la norme soit fondée sur les compétences clés en leadership établies par la CFP et par l'ancienne Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada, seul le BDPRH est désormais responsable de son administration. Les compétences clés en leadership de la fonction publique du Canada comprennent quatre compétences et plusieurs sous-compétences, soit : valeurs et éthique, réflexion stratégique (l'analyse et les idées), engagement, et excellence en gestion (gestion par l'action, gestion de l'effectif et gestion des finances). Ces sept dimensions doivent figurer dans l'énoncé des critères de mérite et être évaluées en conséquence.

Processus de nomination - méthodes possibles

Le choix du processus de nomination, qu'il soit annoncé ou non annoncé, interne ou externe, doit être conforme au plan des RH de l'organisation et aux valeurs fondamentales (mérite et impartialité) et directrices (justice, transparence, accessibilité et représentativité) énoncées dans la LEFP. Bien que les processus de nomination non annoncés puissent être utilisés lorsque cela convient, le choix d'un processus non annoncé doit être fondé sur des critères de nomination préétablis définis par l'administrateur général. Dans le cas d'un processus non annoncé, on doit fournir une justification écrite démontrant que le processus satisfait aux critères établis et aux valeurs de nomination. Cette exigence ne s'applique pas aux nominations intérimaires à des postes de niveau EX d'une durée inférieure à quatre mois, sauf si la même personne est nommée de façon intérimaire au même poste dans un délai de 30 jours civils suivant la fin de la dernière nomination intérimaire.

Quelle que soit la méthode retenue, les organisations peuvent envisager d'établir des mécanismes internes de remise en question dans leur cadre de responsabilisation de gestion. Cette fonction permettra de s'assurer que la méthode de nomination retenue appuie le plan des RH, le plan d'équité en matière d'emploi (EE) et le plan d'activités de l'organisation et qu'elle est conforme aux lignes directrices de la CFP et de l'organisation. À cet égard, veuillez vous reporter au Guide de mise en œuvre des lignes directrices en matière de choix du processus de nomination et au Guide sur la mise en œuvre des lignes directrices en matière d'annonces dans le processus de nomination.

Autorisation en matière de priorité

Les organisations doivent obtenir un numéro d'autorisation en matière de priorité avant de lancer un processus de nomination concernant un poste de niveau EX. Chaque fois qu'il existe un bénéficiaire de priorité, sa candidature doit être prise en considération pendant le processus de nomination. Le Guide sur l'administration des priorités fournit de plus amples renseignements à cet égard.

Afin de se prévaloir du Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (REFP) pour restreindre la présentation de priorités aux membres des groupes désignés, les organisations doivent démontrer que le fait de restreindre la zone de sélection est non seulement conforme au plan ministériel d'EE ou des RH, mais que cette démarche fait partie d'un programme organisationnel d'EE. L'approbation de la CFP n'est pas nécessaire dans le cas d'un programme organisationnel d'EE.

Zone de sélection

Aux termes des lignes directrices de la CFP, chaque organisation doit élaborer ses propres lignes directrices en matière de zone de sélection dans le but de donner un accès raisonnable aux nominations internes et externes et d'établir une zone de recours raisonnable pour les processus internes non annoncés. Une zone nationale de sélection est requise pour tous les processus de nomination externes annoncés. Aux fins de cohérence, la zone de sélection relative aux processus de nomination internes au niveau EX devrait figurer dans les lignes directrices de l'organisation sur la zone de sélection. Se reporter au Guide de mise en œuvre des lignes directrices en matière de zone de sélection pour obtenir de plus amples renseignements à cet égard.

Évaluation

Les critères de mérite, y compris les compétences clés en leadership, doivent être clairement définis à l'avance. Il faut utiliser une vaste gamme de techniques et d'outils d'évaluation rigoureux pour évaluer les qualifications en vue de la dotation de postes de niveau EX. Tous les résultats d'évaluation sur lesquels les décisions sont fondées doivent être minutieusement étayés. Cet exercice permet de disposer d'éléments probants pour prendre des décisions d'embauche fondées sur le mérite.

Les processus et les méthodes d'évaluation doivent être objectifs et permettre de cibler les personnes qui possèdent les qualifications relatives au poste. Ils ne doivent pas créer d'obstacles systémiques aux possibilités d'emploi. Le document intitulé Les tests dans l'administration publique fédérale présente les normes qui régissent l'utilisation, l'élaboration et l'administration des outils d'évaluation utilisés aux fins des nominations.

Tous les candidats qui participent aux processus d'évaluation, y compris ceux qui sont membres d'un groupe désigné au sens de la Loi sur l'équité en matière d'emploi, doivent être traités équitablement. À cette fin, il faut respecter les dispositions des documents suivants : la Politique sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale, le Guide relatif à l'évaluation des personnes handicapées et les Lignes directrices relatives à une évaluation équitable dans un milieu de travail diversifié : supprimer les obstacles que rencontrent les membres des minorités visibles et les peuples autochtones. Pour obtenir de plus amples renseignements, se reporter à la Série d'orientation - Évaluation, sélection et nomination.

Compte tenu de la confiance particulière que l'on accorde aux cadres de la fonction publique, pour ce qui est de leur capacité de servir avec intégrité, de respecter les valeurs et de faire preuve de professionnalisme, les lignes directrices en matière d'évaluation de la CFP énoncent certaines exigences particulières. Les exigences suivantes permettent d'assurer une évaluation cohérente aux fins des nominations au groupe de la direction ou au sein de celui-ci :

  • les personnes responsables de l'évaluation évaluent les qualifications associées aux nominations au groupe EX ou en son sein :
    • au moyen d'une entrevue structurée et d'une vérification structurée des références;
    • grâce à tout autre outil d'évaluation nécessaire pour obtenir les renseignements permettant d'étayer clairement les décisions de nomination (p. ex. SELEX);

      OU
    • demandent à la CFP d'approuver des exceptions aux exigences relatives à l'évaluation des EX, et ce, au cas par cas, sauf pour les nominations intérimaires au niveau EX de quatre mois et plus.
    • pour les nominations intérimaires au niveau EX de quatre mois et plus, l'alternative acceptable à l'entrevue structurée et à la vérification structurée des références est une évaluation narrative qui :
      • évalue tous les critères de mérite, incluant les Compétences clés en leadership;
      • utilise des exemples de comportements concrets; et
      • est signée par le gestionnaire d'embauche ou un autre gestionnaire qui connaît suffisamment le rendement et les réalisations du postulant pour attester de l'exactitude des renseignements fournis.
    • forment des comités d'évaluation EX composés de membres occupant un poste supérieur d'un niveau au poste à doter ou l'équivalent, ainsi que d'autres personnes si nécessaire pour une évaluation exhaustive. Des spécialistes en RH peuvent aider les comités d'évaluation EX à titre consultatif.  

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les entrevues structurées et la vérification structurée des références, veuillez vous référer aux documents suivants offerts par la CFP :

Il est possible d'ajouter à ces outils d'autres méthodes d'évaluation afin de fournir une évaluation complète des critères de mérite. L'approbation de la CFP est toutefois nécessaire préalablement à l'utilisation des tests de personnalité, d'intelligence, d'aptitudes ou de nature semblable.

Les Services d'évaluation du Centre de psychologie du personnel (CPP) fournissent une gamme de services en recouvrement des coûts, notamment des tests standardisés comme les SELEX, des services d'élaboration d'outils d'évaluation et des Services de counselling aux cadres de direction.

Il est possible d'utiliser une évaluation narrative écrite en remplacement de l'entrevue structurée et de la vérification structurée des références dans le cas des nominations intérimaires d'une durée de quatre mois et plus sans qu'il soit nécessaire de demander une exception à cet égard à la CFP. Toutefois, il faut demander une exception à la CFP pour tout autre type de nomination pour lequel on utilise cette méthode.

Processus d'approbation des exceptions

La CFP approuve au cas par cas les exceptions aux exigences d'évaluation pour ce qui concerne les nominations de niveau EX. À moins d'avis contraire, les approbations à cet égard sont valides pour l'utilisation ponctuelle d'une méthode de substitution précise en remplacement des deux outils prévus dans les lignes directrices en matière d'évaluation.

Pour demander une exception aux exigences en matière d'évaluation des EX, les organisations d'embauche doivent communiquer par courriel avec la Direction de l'élaboration des politiques (DEP) de la CFP à l'adresse CFP.DEP-PDD.PSC@cfp-psc.gc.ca. Les demandes doivent contenir les renseignements suivants :

  • Détails du poste : numéro, niveau et titre du poste, nom de la personne dont la candidature est prise en considération en vue d'une nomination, et type et durée d'emploi (p. ex. nomination pour une durée déterminée de six mois).
  • Choix du processus : précision sur le type de nomination (processus annoncé ou non annoncé). Dans le cas des processus non annoncés, il faut préciser quel critère organisationnel relatif aux nominations effectuées au terme de processus non annoncés a été respecté.
  • Nom du gestionnaire signataire : nom du gestionnaire qui signera l'évaluation narrative et qui peut attester l'exactitude des renseignements fournis.
  • Autres renseignements sur l'évaluation : renseignements sur d'autres types d'évaluations visant à évaluer les critères de mérite qui ont été effectuées ou qui le seront.

Après avoir recueilli tous les renseignements requis, la DEP préparera une demande qui sera présentée à la présidente de la CFP aux fins d'approbation. Lorsque l'exception aura été approuvée, la DEP communiquera la décision de la CFP à l'organisation d'embauche.

Évaluation narrative écrite

L'évaluation narrative écrite constitue l'exception aux exigences des lignes directrices en matière d'évaluation des EX la plus fréquemment approuvée. Ce type d'évaluation décrit comment la personne dont la candidature est prise en considération pour le poste a démontré qu'elle satisfaisait aux critères de mérite pertinents de par son expérience et les postes qu'elle a occupés par le passé. Le texte détaillé doit être complet et fournir des renseignements clairs à l'appui de la décision de nomination. En général, l'évaluation narrative doit répondre aux critères suivants :

  • Évaluer tous les critères de mérite pertinents. Si les compétences clés en leadership ou d'autres critères de mérite ne sont pas évalués au moyen d'autres méthodes, ils doivent l'être au moyen de l'évaluation narrative. Le fait d'avoir recours à plus d'un outil d'évaluation pour évaluer chacun des critères de mérite afin d'obtenir une vue d'ensemble de la personne retenue pour une nomination constitue une pratique exemplaire.
  • Fournir des exemples concrets de comportements. Pour chaque critère de mérite pertinent, il faut fournir des exemples décrivant les situations précises, les comportements et les réalisations où la personne a démontré qu'elle possédait bel et bien la qualification. Des affirmations générales indiquant que la personne retenue possède une qualification donnée ne sont pas suffisantes. Les exemples fournis doivent renfermer suffisamment de détails pour étayer de façon appropriée la décision de nomination.
  • Être remplie et signée par un gestionnaire qui connaît bien le travail de la personne retenue. Puisqu'il a supervisé le travail de la personne, le gestionnaire est en mesure de confirmer l'expérience et les réalisations de celle-ci et de formuler des commentaires sur la façon dont elle a démontré qu'elle répondait aux critères de mérite, en fournissant des exemples clairs et en décrivant des comportements. En général, celui qui signe l'évaluation narrative est le gestionnaire actuel de la personne dont la candidature est prise en considération.

Personnes responsables de l'évaluation

Les administrateurs généraux ont la responsabilité d'établir leurs propres critères pour ce qui est de la sélection des membres du comité d'évaluation. Les comités d'évaluation EX doivent comprendre au moins deux membres occupant un poste à un échelon supérieur ou équivalent au poste à doter.

Les gestionnaires d'embauche peuvent demander à diverses personnes d'évaluer les postulants au regard des critères de mérite. Aux termes des lignes directrices en matière d'évaluation, ces personnes constituent le « comité d'évaluation ». À l'exception du gestionnaire qui prend la décision de nomination, les membres du comité d'évaluation jouent un rôle consultatif. Cela peut aller de la formulation de conseils sur la logistique et sur la façon d'utiliser les outils d'évaluation et les barèmes de correction à l'administration de ces outils, à la cotation des postulants et à la formulation d'avis sur le choix des postulants qualifiés. En tant que personne responsable de la nomination, le gestionnaire d'embauche décide du niveau de participation de chaque membre du comité d'évaluation.

Diverses personnes peuvent contribuer au processus de nomination, de par leurs connaissances ou compétences spécialisées. En voici des exemples :

  • des cadres de direction provenant de l'extérieur du ministère d'embauche;
  • des cadres de direction membres d'un groupe visé par l'équité en matière d'emploi (même si les candidats interrogés n'ont pas déclaré faire partie de l'un de ces groupes);
  • un ensemble représentatif d'hommes et de femmes;
  • des titulaires de postes ou spécialistes ayant une connaissance approfondie des exigences du poste;
  • un client, dans le cas d'un poste qui demande un grand souci du service à la clientèle;
  • des évaluateurs ayant une expertise dans le domaine de l'évaluation axée sur les compétences et connaissant des techniques rigoureuses d'évaluation, comme des spécialistes en RH et des psychologues;
  • des évaluateurs ayant suivi une formation sur la sélection impartiale et la diversité;
  • un représentant de la collectivité fonctionnelle (le cas échéant).

La participation de ces personnes est prévue dans les lignes directrices en matière d'évaluation, lorsqu'elles précisent « d'autres personnes si nécessaire pour une évaluation exhaustive ».

Les membres des comités doivent être en mesure d'évaluer les candidats dans la langue officielle de leur choix. Pour favoriser l'évaluation équitable et objective, les administrateurs généraux doivent s'assurer que les membres des comités possèdent également les compétences et les connaissances nécessaires pour évaluer les qualifications relatives à un poste. Ils doivent en outre s'assurer que ces personnes ne sont pas en conflit d'intérêts dans le cadre de leur fonction d'évaluateur.

L'ancienne exigence selon laquelle un membre du Comité des hauts fonctionnaires (CHF) devait participer à l'évaluation visant les postes de niveau EX-5 n'est plus en vigueur. Cette directive a été retirée de la Politique de gestion des cadres supérieurs du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Discussion informelle

La discussion informelle s'applique à tous les processus de nomination internes annoncés et non annoncés visant des postes de niveau EX. Elle peut avoir lieu à n'importe quelle étape du processus lorsque la candidature d'une personne est éliminée. La discussion informelle permet à la personne de discuter de la décision avec le gestionnaire d'embauche le plus tôt possible après la prise de décision. Pour de plus amples renseignements, se reporter au Guide sur la mise en œuvre des lignes directrices en matière de discussions informelles et à la Série d'orientation - Participer à des discussions informelles.

Nominations

Les nominations aux postes de niveau EX sont approuvées par l'administrateur général ou par un gestionnaire subdélégué. L'administrateur général assume la responsabilité générale de toutes les nominations approuvées au sein de l'organisation, même s'il subdélègue ses pouvoirs de nomination relatifs aux postes EX. Les lettres d'offre proviennent de l'organisation. Pour de plus amples renseignements, se reporter aux lignes directrices en matière de nomination de la CFP et à la Série d'orientation - Évaluation, sélection et nomination.

Notification

Dans le cas de tous les processus de nomination internes annoncés et non annoncés à des postes EX, pour une durée déterminée ou une période indéterminée, les personnes qui ont le droit de recevoir une notification doivent être avisées par écrit du nom des personnes dont la candidature est prise en considération pour chaque nomination. On doit fixer une période d'attente d'au moins cinq (5) jours civils pendant laquelle aucune nomination ne peut être effectuée ni proposée. La notification doit également préciser la durée de la période d'attente.

Ensuite, ces mêmes personnes doivent être informées par écrit du nom des personnes proposées aux fins de nomination ou nommées à un poste de niveau EX. La notification doit également préciser les motifs, la procédure et les délais relatifs à la présentation d'une plainte au Tribunal de la dotation de la fonction publique (TDFP).

Dans le cas de tous les processus de nomination annoncés ou non annoncés visant la dotation de postes de niveau EX à titre intérimaire pour une durée de quatre (4) mois ou plus, il faut informer les personnes ayant droit à la notification de la nomination intérimaire proposée ou effectuée et préciser les motifs, la procédure et les délais relatifs à la présentation d'une plainte au TDFP.

Dans le cas d'un processus interne annoncé, toutes les personnes se trouvant dans la zone de sélection et ayant participé au processus doivent recevoir une notification.

Pour ce qui est du processus interne non annoncé, toutes les personnes se trouvant dans la zone de sélection doivent recevoir une notification. Pour de plus amples renseignements, se reporter au Guide pour la mise en œuvre des lignes directrices en matière de notification et à la Série d'orientation - Gérer le processus de notification.

Serment ou affirmation solennelle

Aux termes de l'article 54 de la LEFP, toute personne recrutée, par nomination, hors de la partie de la fonction publique dans laquelle les nominations relèvent exclusivement de la CFP doit prêter et souscrire en personne le serment ou l'affirmation solennelle à la date de prise d'effet de la nomination ou avant cette date.

Dossiers de ressourcement

Aux fins des vérifications, des enquêtes et de la surveillance de la CFP, et pour faciliter la discussion informelle et le traitement des plaintes par le Tribunal de la dotation de la fonction publique (TDFP), les organisations ont la responsabilité de tenir à jour les dossiers de ressourcement concernant toutes les nominations des EX, même les dossiers gérés par un fournisseur de services à l'extérieur de l'organisation. Les documents versés aux dossiers doivent bien montrer la façon dont le processus a été géré et les critères sur lesquels les nominations s'appuyaient. Les dossiers de nomination des EX doivent être accessibles pendant au moins cinq ans à compter de la date de la dernière mesure administrative ou pour la durée de la vérification en cours.

Il est recommandé de conserver au dossier les renseignements relatifs à toutes les étapes du processus de nomination, qu'il s'agisse de la description de travail, de l'énoncé des critères de mérite, des documents d'évaluation ou des documents indiquant que les parties intéressées se trouvant dans la zone de sélection ont été informées de leurs droits de recours.

Recours

En vertu de la LEFP, le TDFP s'occupe des recours relatifs aux processus internes. Toutes les personnes qui prennent part à des processus de nomination à des postes EX et qui se trouvent dans la zone de sélection ont accès aux mécanismes de recours.

Pour ce qui est des processus de nomination internes annoncés visant la dotation de postes de niveau EX, toute personne ayant pris part au processus et qui se trouve dans la zone de sélection peut déposer une plainte au TDFP, tandis que pour les processus de nomination internes non annoncés à des postes de niveau EX, toute personne dans la zone de sélection peut déposer une plainte au TDFP.

Les motifs de plainte au TDFP se limitent à ce qui suit :

  • abus de pouvoir dans l'établissement ou l'application des critères de mérite;
  • abus de pouvoir du fait qu'on a choisi un processus de nomination interne annoncé ou non annoncé;
  • omission d'évaluer le plaignant dans la langue officielle de son choix.

Mesures correctives et révocation

L'article 15 de la LEFP précise que la délégation à l'administrateur général du pouvoir de faire des nominations dans le cadre de processus de nomination internes doit également comprendre le pouvoir de révoquer des nominations et de prendre des mesures correctives à cet égard. Pour révoquer des nominations ou prendre des mesures correctives, l'administrateur général doit être convaincu, après avoir mené une enquête, qu'une erreur, une omission ou une conduite irrégulière a influé sur le choix de la personne nommée.

L'administrateur général ne peut pas subdéléguer le pouvoir de révocation. Toutefois, il peut subdéléguer le pouvoir de mettre en œuvre la mesure corrective. Aux termes des lignes directrices en matière de mesures correctives et de révocations de la CFP, toutes les organisations doivent élaborer leurs propres lignes directrices en matière de mesures correctives et de révocations.

En vertu des articles 68 et 69 de la LEFP, la CFP a le pouvoir d'enquêter sur les nominations effectuées dans le cadre de processus externes, les nominations internes non déléguées ainsi que les nominations entachées de fraude et d'influence politique, puis de révoquer ces nominations. Pour de plus amples renseignements, se reporter au Guide pour la mise en œuvre des lignes directrices en matière de mesures correctives et de révocations et à la Série d'orientation - Mesures correctives et révocation.

Surveillance, examen et établissement de rapports

Les administrateurs généraux ont la responsabilité d'établir des mécanismes de surveillance et d'examen relativement aux nominations intérimaires de plus de douze (12) mois, aux nominations de fonctionnaires occasionnels à des postes de durée déterminée ou de période indéterminée au moyen de processus non annoncés ainsi qu'aux nominations au groupe EX à l'aide de processus non annoncés. De plus, les administrateurs généraux doivent présenter à la CFP des rapports sur la façon dont ils gèrent les pouvoirs de dotation qui leur sont délégués, conformément au Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation. À ce sujet, se reporter aux lignes directrices en matière de nomination de la CFP.

IV. Règlement sur l'emploi dans la fonction publique

Le règlement qui suit s'applique aux processus de nomination à des postes de niveau EX. Pour de plus amples renseignements, consulter le Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (REFP) qui figure sur le site Web de Justice Canada.

Nominations intérimaires

Aux termes du REFP, toutes les nominations intérimaires sont exemptées de l'application du mérite, de la notification et du recours. Cela comprend les nominations à des postes de niveau EX, établies initialement pour moins de quatre (4) mois. Dès lors que ces nominations sont prolongées à quatre (4) mois ou plus, elles deviennent assujetties à ces exigences. Toutes les nominations intérimaires sont exemptées de la prise en considération des priorités pour la durée de la nomination intérimaire.

Équité en matière d'emploi et priorités

Aux termes du REFP, les nominations fondées sur l'EE faites dans le cadre d'un programme d'EE, sont exemptées de la prise en considération des priorités, à moins que le bénéficiaire d'une priorité appartienne à un groupe visé par l'EE.

Sous-classement et surclassement

Les dispositions du REFP touchant les situations de sous-classement et de surclassement restent inchangées par rapport à la version antérieure. Une personne dont le niveau de titularisation est EX-4 ou EX-5 peut être nommée à un poste de niveau inférieur. Elle conserve toutefois son niveau de titularisation, dans la mesure où l'employeur a pris les dispositions nécessaires en matière de rémunération au niveau plus élevé. Une personne dont le niveau de titularisation est EX-4 peut être nommée à un poste de niveau supérieur et continuer de recevoir le traitement correspondant à son niveau de titularisation. Les situations de sous-classement et de surclassement se limitent aux employés dont le niveau de titularisation correspond à EX-4 ou à EX-5 conformément à la politique de l'employeur à cet égard (voir l'article 5.5 de l'Annexe B - Éléments salariaux de la rémunération des cadres supérieurs de la Directive sur la rémunération des cadres supérieurs).

Dans un cas de sous-classement, lorsqu'on nomme un fonctionnaire au plein niveau du poste, la date officielle de la nomination ne devrait pas être antérieure à la date à laquelle le fonctionnaire a été jugé qualifié par les personnes responsables de son évaluation.