Guide de mise en oeuvre des lignes directrices en matière de choix du processus de nomination

État d'avancement :
Ébauche : document de travail
Date d'entrée en vigueur :
Décembre 2005

 

Ce guide est fourni par la Commission de la fonction publique pour aider les conseillers en ressources humaines à appuyer les administrateurs généraux dans l'élaboration des lignes directrices organisationnelles.

Table des matières

  1. Introduction
  2. Pourquoi avoir des lignes directrices?
  3. Énoncé des lignes directrices
  4. Exigences des lignes directrices
  5. Autres exigences

I. Introduction

Le présent Guide de mise en oeuvre des lignes directrices en matière de choix du processus de nomination a été conçu pour aider les conseillers et conseillères en ressources humaines à comprendre les attentes de la Commission de la fonction publique (CFP) à l'égard de la création de ces lignes directrices. Il sert à expliquer et à traduire, en termes pratiques, l'application des valeurs qui sont primordiales aux lignes directrices. Il décrit également la façon dont la CFP s'attend à ce que les lignes directrices soient mises en oeuvre.

II. Pourquoi avoir des lignes directrices?

En abordant les besoins en ressources humaines d'une organisation, un ou une gestionnaire doit prendre un certain nombre de décisions avant de décider quel type de processus de nomination suivre. Ces lignes directrices visent à assurer que les décisions portant sur le choix du processus sont prises selon une approche planifiée permettant de répondre aux besoins de l'organisation. Ces lignes directrices réitèrent également les éléments que les gestionnaires devraient connaître. Puisque la prise en compte des bénéficiaires de droits de priorité de nomination est une obligation établie dans la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) et le Règlement, les lignes directrices établissent clairement que, dans le choix d'un processus de nomination, les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent d'abord s'acquitter de leurs responsabilités organisationnelles et générales associées aux droits de nomination en priorité des personnes en question.

Les lignes directrices fournissent un maximum de latitude aux administrateurs généraux et administratrices générales dans le choix du processus de nomination. Les exigences des lignes directrices sont maintenues au strict minimum et reflètent les domaines dans lesquels la CFP a déterminé qu'ils posaient des risques à l'égard du mérite. Les lignes directrices établissent des liens solides entre les valeurs directrices et le processus de prise de décision et le plan des ressources humaines (y compris l'équité en matière d'emploi).

Le lignes directrices abordent le fait que les administrateurs généraux et les administratrices générales devront rendre compte de leurs décisions. On a rendu obligatoires des mécanismes de surveillance et d'examen dans les domaines considérés à risque élevé. Ces mécanismes assureront que des systèmes sont mis en place pour aider les administrateurs généraux et les administratrices générales à gérer leurs ressources humaines conformément au cadre des nominations.

III. Énoncé des lignes directrices

L'énoncé des lignes directrices souligne que « le choix entre des processus de nomination interne ou externe annoncés ou non annoncés est conforme au plan des ressources humaines de l'organisation et aux valeurs régissant les nominations ».

Il souligne également que « les droits de nomination en priorité sont appliqués avant de décider d'utiliser un autre processus de nomination ».

Souplesse accrue

Quoique la LEFP accorde une plus grande flexibilité pour ce qui est du choix entre un processus de nomination annoncé et un processus non-annoncé, les valeurs de la LEFP devraient inciter les gestionnaires à utiliser d'avantage des processus de nomination annoncés au lieu de processus de nomination non annoncés. La CFP s'attend à que les processus annoncés deviennent la norme. Bien que les processus de nomination non annoncés puissent être utilisés lorsque cela est approprié, les lignes directrices de la CFP exigent que l'on puisse démontrer de façon rigoureuse que ce choix respecte les valeurs de la LEFP. Les lignes directrices de la CFP exigent également que le choix du processus de nomination soit cohérent avec le plan des ressources humaines de l'organisme. Cet énoncé des lignes directrices vise à assurer que les décisions sur le choix du processus sont prises d'une manière planifiée afin de répondre aux besoins de l'organisation.

Pourquoi existe-t-il un lien entre le choix du processus de nomination et la planification des ressources humaines?

La planification des ressources humaines joue un rôle primordial dans le choix d'un processus de nomination. Au lieu de suivre des processus de nomination simplement pour combler des postes vacants au fur et à mesure que les besoins se présentent, les administrateurs généraux et les administratrices générales sont incités à intégrer leur plan des ressources humaines, leur plan d'affaires, leur plan d'équité en matière d'emploi et leurs besoins organisationnels dans leur processus de prise de décision. Cela leur permettra de gérer leurs ressources humaines de manière stratégique, afin de répondre aux besoins actuels et futurs de l'organisation.

Un certain nombre d'éléments doivent être pris en compte dans le choix d'un processus de nomination. Par exemple :

  • Les besoins organisationnels et exigences opérationnelles actuels et futurs, qui pourraient inclure :
    • des initiatives de programmes nouveaux et évolutifs qui nécessiteraient de nouvelles compétences dans l'organisation;
    • l'offre de fournir de possibilités de perfectionnement au personnel actuel;
    • l'amélioration de la capacité de l'unité de travail;
    • les changements démographiques, la planification de la relève et le renouvellement organisationnel;
    • les programmes de perfectionnement;
    • les aspirations de carrière du personnel;
    • des ententes de réciprocité avec différentes organisations pour des types particuliers de postes;
    • les besoins plus généraux de la fonction publique;
  • La nature du travail à accomplir;
  • La capacité d'identifier un bassin suffisant de candidats et candidates;
  • Le besoin de se doter d'une main-d'oeuvre représentative de la diversité canadienne et capable de servir le public dans la langue officielle de son choix;
  • L'incidence que pourrait avoir la décision de mener un processus interne ou externe, annoncé ou non annoncé sur des questions telles que :
    • l'accès à l'emploi ou les occasions de perfectionnement;
    • le moral du personnel;
    • les perceptions ayant trait à l'équité, à la transparence, à l'arbitraire ou le favoritisme personnel.
Pourquoi doit-on considérer les droits de priorité de nomination avant de choisir un autre processus de nomination?

La LEFP définit clairement certains types de priorités de nominations et d'autres sont stipulés dans le Règlement sur l'emploi dans la fonction publique. Cela signifie qu'une personne bénéficiaire de priorité peut légalement être nommée avant les autres. Les droits de priorité ont été créés pour aider le personnel en transition à la suite d'événements de la vie comme les réaménagements d'effectifs, l'invalidité ou la relocalisation de l'époux ou de l'épouse, du conjoint ou de la conjointe de fait. Les personnes bénéficiaires de priorité de nomination, sont qualifiées compétentes, et expérimentées et elles sont une source à partir de laquelle on peut effectuer des nominations.

Les administrateurs généraux et les administratrices générales partagent un engagement collectif à placer les personnes bénéficiant de droits de priorité de nomination incluant celles de leur propre organisation et celles des autres organisations. Par conséquent, avant de choisir un processus, il faut d'abord considérer les personnes bénéficiant de droits de priorité de nomination qui peuvent être compétentes et les nommer si elles possèdent les qualifications essentielles du poste.

Pourquoi le choix du processus doit-il être compatible avec les valeurs directrices?

Toute décision prise par un administrateur général ou une administratrice générale doit être compatible avec les valeurs directrices. Plus simplement, un administrateur général ou une administratrice générale devra répondre des décisions prises de manière objective et des pratiques qui reflètent un traitement équitable du personnel. Le choix du processus de nomination a une incidence sur l'accès. Il est important de s'assurer que ce choix fournit une possibilité raisonnable de poser sa candidature et d'être considéré/e pour un emploi dans la fonction publique. De même, dans le respect de la valeur de transparence, il faut s'assurer que l'information au sujet des décisions, les lignes directrices et les pratiques est communiquée d'une manière ouverte et opportune. En outre, les processus de nomination sont menés de façon objective et ne créent pas d'obstacles systémiques afin que la fonction publique soit représentative de la population canadienne qu'elle dessert.

IV. Exigences des lignes directrices

Les exigences des lignes directrices aident à assurer que le choix du processus de nomination est fondé sur des principes de planification sains et que les décisions sont prises dans la transparence.

Les exigences des lignes directrices stipulent que les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent :

1. Respecter toute exigence et procédure mises en oeuvre pour administrer les droits de priorité de nomination des personnes (p. ex. utilisation obligatoire d'un répertoire).

Tel qu'indiqué précédemment, l'administrateur général ou l'administratrice générale doit respecter les droits de priorité de nomination d'ordre légal et réglementaire, ce qui veut dire que les bénéficiaires de tels droits doivent être pris en compte avant qu'un processus de nomination soit choisi. Tel qu'indiqué dans la nouvelle LEFP, afin d'être nommées, ces personnes n'ont qu'à posséder les qualifications essentielles du poste.

Il est important de s'assurer que les bénéficiaires de droits de priorité de nomination ont accès aux possibilités d'emploi continu et que ces derniers soient traités d'une manière équitable et transparente. L'exigence du respect des procédures pour l'administration des droits de priorité de nomination assure que ces personnes sont prises en compte pour les postes pour lesquels elles sont qualifiées.

La CFP maintiendra le système actuel d'administration des priorités et exigera que les administrateurs généraux et les administratrices générales soumettent leurs demandes, en matière de processus de nomination, par le biais d'un système automatisé. Le système présentera des bénéficiaires de droits de priorité de nomination et, dans la plupart des cas, une autorisation sera nécessaire avant de poursuivre avec le processus de nomination.

2. Établir un mécanisme de surveillance et d'examen des processus de nomination suivants :

  • nominations intérimaires de plus de 12 mois;
  • la nomination d'employées ou d'employés occasionnels pour une période déterminée ou une durée indéterminée au moyen de processus non annoncés;
  • les nominations au groupe de la direction au moyen de processus non annoncés;

Mécanisme de surveillance et d'examen pour les processus de nominations intérimaires de plus de 12 mois. Pourquoi?

Les nominations intérimaires fournissent des possibilités de perfectionnement; si elles sont prolongées, elles peuvent être perçues comme un avantage accordé à la personne si le poste est doté à une date ultérieure.

En établissant un mécanisme de surveillance et d'examen, on s'attend à ce que les administrateurs généraux et les administratrices générales gèrent les situations intérimaires à long terme de manière à éviter d'accorder un avantage indu aux personnes en situation intérimaire et à assurer l'accès aux possibilités de perfectionnement au moyen d'affectations par roulement ou en les annonçant, lorsque ce sera possible et pratique.

Grâce à ce mécanisme de surveillance et d'examen, les administrateurs généraux et les administratrices générales pourront assurer que :

  • les nominations intérimaires favoriseront un équilibre entre la disponibilité de possibilités temporaires de perfectionnement et l'accès équitable de tous les membres du personnel aux possibilités de promotion futures;
  • les nominations intérimaires ne seront pas indûment prolongées;
  • il y aura une planification solide des ressources humaines incluant l'atteinte des objectifs d'équité en matière d'emploi et permettra aux gestionnaires de prévoir et d'identifier les employés et employées potentiels pour des possibilités de perfectionnement, grâce à des nominations intérimaires, fondées sur les intérêts professionnels et les besoins d'apprentissage des personnes.

Mécanisme de surveillance et d'examen pour la nomination d'employées ou d'employés occasionnels pour une période déterminée ou indéterminée au moyen de processus non annoncés. Pourquoi?

Même avec une planification efficace des ressources humaines, les exigences à court terme dues à des circonstances imprévues ou urgentes peuvent mener à la décision de combler un poste temporairement en utilisant des mécanismes tels que les nominations occasionnelles, intérimaires ou à durée déterminée. Le personnel occasionnel est souvent embauché pour répondre à des besoins urgents ou à court terme et n'est pas nécessairement évalué de manière approfondie à l'embauche ou encore, on n'a pas offert à d'autres personnes l'occasion de poser leur candidature. Cela peut donner lieu à des préoccupations concernant des décisions de nomination qui découlent d'un emploi occasionnel, pour un certain nombre de raisons. Par exemple, lorsqu'une seule personne est considérée pour un emploi occasionnel, au moyen d'un processus non annoncé, d'autres personnes n'ont pas accès à cette possibilité d'emploi. Par conséquent, si le ou la gestionnaire nomme plus tard cette personne à un poste pour une durée déterminée ou à durée indéterminée, par l'entremise d'un processus non annoncé, cela pourrait soulever des préoccupations de justice, de transparence, d'accessibilité, de représentativité et de mérite.

En établissant un mécanisme de surveillance et d'examen, on s'attend à ce que les administrateurs généraux et les administratrices générales gèrent les emplois occasionnels de manière à en empêcher toute prolongation par un processus non annoncé, sans avoir d'abord envisagé de rendre ces possibilités d'emploi accessibles aux autres.

Mécanisme de surveillance et d'examen des nominations au groupe de la direction au moyen de processus non annoncés. Pourquoi?

Les nominations au groupe de la direction sont déléguées aux administrateurs généraux et aux administratrices générales. Les nominations au groupe de la direction ont toujours été considérées comme posant des risques particuliers, étant donné que le groupe de la direction joue un rôle important en matière de leadership, exerce davantage de responsabilités et est assujetti à un plus grande reddition de compte. Les souplesses que comprend la LEFP et les lignes directrices, ainsi que la définition du mérite, permettent une grande discrétion dans la détermination des critères de mérite et dans leur application. Il est donc particulièrement important de surveiller les nominations au groupe de la direction effectuées à la suite de processus non annoncés.

3. Établir et communiquer les critères régissant l'utilisation de processus non annoncés.

Les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent s'assurer que le choix de processus annoncé et non annoncé repose sur les plans des ressources humaines. Toutefois, le choix d'utiliser un processus non annoncé doit se fonder sur des critères préétablis par l'administrateur général ou l'administratrice générale. Cela permet à l'organisation de déterminer quand elle utilisera un processus non annoncé fondé sur leurs plans des ressources humaines et des besoins liés à ses activités. Cette exigence oblige les administrateurs généraux et les administratrices générales à anticiper les circonstances dans lesquelles ils ou elles utiliseront un processus non annoncé et à les communiquer au personnel pour assurer la transparence de la dotation. Les administrateurs généraux et les administratrices générales devront garder présent à l'esprit que l'utilisation de processus non annoncés restreint l'accès aux possibilités d'emploi.

La communication de ces critères peut se faire de diverses façons. Par exemple, les administrateurs généraux et les administratrices générales pourraient afficher leurs critères pour des processus non annoncés sur le réseau Intranet de l'organisation ou émettre un avis. Il s'agit de fournir l'information aux membres du personnel de sorte qu'ils puissent comprendre dans quelles circonstances les processus non annoncés peuvent être utilisés.

Voici quelques-uns des éléments dont on peut prendre en compte dans l'élaboration et la mise en oeuvre des critères de processus non annoncés :

  • un élément de la planification, visant à éclaircir le lien entre l'exercice de ce pouvoir et les stratégies de gestion globale des ressources humaines organisationnelles et de recrutement;
  • un élément de consultation visant à assurer la participation des agents négociateurs et du personnel non représenté;
  • un élément des lignes directrices identifiant les circonstances dans lesquelles les nominations par processus non annoncé peuvent être faites;
  • un élément de communication clarifiant la façon dont les membres du personnel et leurs représentants et représentantes seront informés de l'utilisation d'un processus non annoncé pour des nominations (par exemple, sur la notification de considération adressé au personnel);
  • un élément de surveillance (assurance de la qualité) pour assurer une documentation et une justification adéquates et permettre l'examen minutieux des processus de nominations
  • un élément de rapport pour assurer que l'organisation peut rendre compte à la CFP, sur demande, de l'utilisation de processus non annoncés.

4. S'assurer que la justification écrite démontre comment un processus non annoncé satisfait les critères établis et respecte les valeurs en matière de nominations.

La nécessité d'une justification écrite assure que le choix du processus non annoncé par le ou la gestionnaire est bien documenté et compatible avec les valeurs liées aux nominations et qu'il satisfait les critères organisationnels régissant l'utilisation d'un tel processus. Cela appuiera la décision prise et aidera à l'expliquer au personnel lors de discussions informelles. L'abus de pouvoir dans le choix des processus de nomination interne annoncés ou non annoncés constituent l'un des motifs de plainte auprès du Tribunal de dotation de la fonction publique; en conséquence, une décision bien documentée aidera à justifier le choix. Cette exigence est également un élément pour lequel l'administrateur général ou l'administratrice générale devra rendre compte à la Commission. Cette exigence ne s'applique pas aux nominations intérimaires de moins de quatre mois, sauf si la même personne est nommée au même poste à titre intérimaire dans les 30 jours civils.

V. Autres exigences

  • La LEFP, selon laquelle les droits de bénéficiaires de priorité peuvent ne pas s'appliquer si la décision de nommer une telle personne a pour effet d'accorder à une autre personne le droit à une priorité de nomination.
    Cela est indiqué à l'article 43 de la nouvelle LEFP. Son objectif est de donner aux administrateurs généraux et aux administratrices générales de la souplesse dans la gestion des nominations au sein leur organisation. Il permet aux administrateurs généraux et aux administratrices générales de ne pas nommer une personne bénéficiant d'un droit de priorité de nomination si cette nomination doit créer une autre priorité dans leur organisation. Cela est particulièrement pratique lorsque l'administrateur ou l'administratrice sait qu'il y a des fonctionnaires affectés qui devront être redéployés à d'autres postes.
  • La Loi sur l'équité en matière d'emploi, en ce qui concerne la réalisation et le maintien d'une organisation représentative.
    Tel qu'indiqué plus haut, les décisions en matière de choix du processus, devraient prendre en compte tout besoin organisationnel ayant trait à l'atteinte de représentativité.