Série d'orientation - Choix du processus de nomination

 

Table des matières

• 1. Introduction
• 2. Définitions
• 3. Choisir entre les deux
• • 3.1 Processus de nomination annoncé
  • 3.2 Processus de nomination non annoncé
• 4. Nouveautés
• 5. Recours
• 6. Points à retenir

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1. Introduction

Le présent document a pour but de vous aider à faire un choix entre un processus de nomination annoncé et un processus de nomination non annoncé. Il doit être lu et interprété en fonction des textes précédents en la matière. Il s'agit de :

• l'énoncé des lignes directrices en matière de choix du processus de nomination;
• le Guide de mise en oeuvre des lignes directrices en matière de choix du processus de nomination 
• les éléments à prendre en compte lors du choix du processus de nomination;
• les questions et réponses.

Sous la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) précédente, le choix des processus faisait référence à la notion de « concours » et de processus « sans concours ». Cette terminologie change avec la LEFP actuelle. On réfère maintenant à la notion de « processus de nomination annoncé » et « processus de nomination non annoncé ».

Les valeurs de la LEFP devraient inciter les gestionnaires à utiliser d'avantage des processus de nomination annoncés au lieu de processus de nomination non annoncés. La CFP s'attend à que les processus annoncés deviennent la norme. Bien que les processus de nomination non annoncés puissent être utilisés lorsque cela est approprié, les lignes directrices de la CFP exigent que l'on puisse démontrer de façon rigoureuse que ce choix respecte les valeurs de la LEFP. Les lignes directrices de la CFP exigent également que le choix du processus de nomination soit cohérent avec le plan des ressources humaines de l'organisme.

Cependant, les Lignes directrices de la CFP en matière de choix du processus de nomination exigent que les organisations :

• établissent et communiquent « les critères régissant l'utilisation de processus non annoncés »;
• s'assurent « que la justification écrite démontre comment un processus non annoncé respecte les critères établis et les valeurs directrices  ».

Lorsqu'on a recours à un processus non annoncé, il faut donc s'assurer que ce choix respecte les critères établis par l'administrateur général ou l'administratrice générale de l'organisation.

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2. Définitions

Un processus de nomination est soit « annoncé », soit « non annoncé ».

Un processus de nomination annoncé doit respecter deux conditions. Premièrement, les personnes qui habitent dans la zone de sélection sont informées du processus de nomination. Deuxièmement, elles ont l'occasion de présenter leur candidature et de démontrer comment elles satisfont aux critères de mérite.

Un processus de nomination non annoncé est un processus qui ne répond pas aux conditions établies pour un processus de nomination annoncé. La personne subdéléguée, c'est-à-dire celle à qui l'on a confié les pouvoirs de dotation, ne sollicite pas de candidatures. Elle peut décider tout simplement de considérer qu'une seule personne et la nommer. Elle peut, par exemple, nommer une personne à son propre poste reclassifié à la hausse.

Dans un processus non annoncé, on peut tenir compte de plus d'une personne. On peut, par exemple, évaluer trois personnes participant à un programme de formation et en nommer une seule à un poste. Ce qui distingue le processus non annoncé du processus annoncé, ce n'est pas le nombre de personnes que l'on évalue, mais le fait que l'on n'a pas sollicité de candidatures.

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3. Choisir entre les deux

En choisissant le processus, les personnes subdéléguées devraient tenir compte des valeurs fondamentales en dotation, soit le mérite et l'impartialité politique et des valeurs directrices que sont la justice, la transparence, l'accessibilité et la représentativité.

Les éléments suivants peuvent vous aider à choisir entre un processus annoncé et un processus non annoncé :

• les aspirations professionnelles des fonctionnaires;
• le bassin possible de candidates et candidats qualifiés;
• la nature du travail à accomplir;
• les sources de candidats et candidates telles qu'un répertoire de candidates et candidats préqualifiés;
• l'accès à des possibilités de perfectionnement.

Bien que la CFP s'attend à ce que les processus de nomination annoncés deviennent la norme, dans certains cas, un processus non annoncé peut mieux servir les aspirations professionnelles des fonctionnaires. Par contre, un processus annoncé s'avère un meilleur choix si l'on veut puiser dans un grand bassin de candidats et candidates. Si la nomination est de courte durée, un processus non annoncé peut être plus efficace puisqu'il s'effectue plus rapidement.

3.1 Processus de nomination annoncé

Un processus de nomination annoncé signifie donc que les personnes subdéléguées sollicitent des candidatures. Par exemple, une personne subdéléguée peut afficher une annonce sur différents sites dans Internet. Elle peut également participer à des salons de l'emploi, à l'intérieur ou à l'extérieur de la fonction publique, et annoncer qu'elle recherche des candidatures précises. Elle peut également diffuser son intention de pourvoir des postes dans toutes sortes de journaux, revues spécialisées et autres moyens d'information. Les plus originales pourront même afficher sur leur immeuble une banderole portant l'inscription « Nous embauchons ». Dans tous les cas, il faut tout de même suivre les exigences minimales reliées à l'annonce.

Parmi les avantages de ce type de processus, il convient de mentionner qu'il est transparent, qu'il facilite l'accessibilité des candidates et candidats potentiels et qu'il peut favoriser l'équité en matière d'emploi.

Parmi les inconvénients de ce type de processus, il convient de mentionner qu'il exige plus d'investissement en ressources, qu'il peut ne pas répondre à des besoins urgents et qu'il peut entraîner des délais.

3.2 Processus de nomination non annoncé

Il s'agit d'un processus de nomination qui ne répond pas aux conditions établies pour un processus de nomination annoncé et qui repose sur des critères organisationnels prédéterminés. Les organisations sont responsables d'élaborer et de communiquer ces critères.

Un processus de nomination non annoncé signifie qu'une personne subdéléguée n'a pas l'intention de solliciter des candidatures, mais va plutôt proposer une nomination à partir de critères de mérite déjà définis. Par exemple, elle peut choisir dans un répertoire et proposer une nomination. Elle peut également retenir les services d'un chasseur de têtes et cibler un profil de candidature selon différentes compétences. Elle peut également renommer un ou une fonctionnaire à son propre poste reclassifié à la hausse. Ce processus peut également être interne ou externe selon la même définition donnée plus haut.

Parmi les avantages de ce type de processus de nomination, il convient de mentionner son efficacité et sa rapidité d'exécution. Ce type de nomination répond également à des besoins urgents liés aux opérations d'un programme.

Parmi les inconvénients de ce type de processus de nomination, il convient de mentionner qu'il ne favorise pas l'accessibilité des candidates et candidats potentiels. Il peut même créer un sentiment de frustration dans le groupe de travail où la nomination est effectuée.

Comme il a été mentionné ci-dessus, on peut se servir d'un processus de nomination non annoncé pourvu que les critères organisationnels le permettent. Voici quelques exemples de situations qui pourraient se prêter bien à un processus de nomination non annoncé. Cette liste n'est pas exhaustive :

• les nominations intérimaires;
• la promotion d'une personne au poste qu'il ou elle occupait au moment de la reclassification du poste;
• la nomination prévue vise un poste appartenant à un groupe professionnel en situation de pénurie;
• la nomination se fait dans une région éloignée, et il est peu probable qu'un processus de nomination annoncé permette de trouver des personnes qualifiées en temps voulu;
• la nomination d'une personne dans le cadre d'un programme de perfectionnement;
• la nomination d'une personne hautement spécialisée à laquelle il faut procéder rapidement pour ne pas perdre l'occasion de l'embaucher, lorsqu'il s'agit, par exemple, d'une ou d'un universitaire renommé ou d'une personne possédant une expertise reconnue;
• la nomination doit se faire dans les plus brefs délais pour ne pas mettre en péril un projet ou un programme financé conjointement par le gouvernement fédéral et un partenaire d'un autre secteur, par exemple le secteur privé ou un autre palier de gouvernement;
• la nomination fait suite à un transfert de responsabilités au gouvernement fédéral, et la personne proposée était employée par l'organisme en question au moment du transfert;
• la nomination d'une personne qui est membre d'un groupe visé par l'équité en matière d'emploi dans le contexte d'un programme d'équité en matière d'emploi, lorsque cela permettrait d'accroître ou de consolider la représentativité de ces groupes;
• la nomination d'une personne dans un contexte d'urgence. (À noter qu'une bonne planification devrait permettre d'éviter la plupart des urgences.)

Il est possible que la nomination d'une personne au sein de la fonction publique ou de l'extérieur de celle-ci suite à un processus non annoncé, soit justifiée par des circonstances qui ne sont pas décrites ci-dessus. Dans tous ces cas, il faut bien analyser la situation et procéder dans le cadre de la planification des ressources humaines organisationnelles. Il faut également respecter les critères organisationnels ainsi que les valeurs directrices et principes en matière de nomination prévus dans le cadre de responsabilisation.

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4. Nouveautés

• Les personnes subdéléguées ne sont plus tenues de nommer des personnes travaillant déjà à la fonction publique avant de nommer des personnes de l'extérieur.
• Le choix doit être fondé sur la planification des ressources humaines et doit tenir compte des besoins et des exigences de l'organisation.
• Le choix d'un processus non annoncé doit être fondé sur des critères établis à l'avance par l'organisation.
• La nouvelle définition du mérite accorde beaucoup de souplesse aux personnes subdéléguées quant à la sélection des candidats et candidates; elle inclut notamment les notions de besoins organisationnels, d'exigences opérationnelles et de qualifications qui constituent un atout. Ces dernières complètent les qualifications essentielles qui servent de base pour attester de la compétence des personnes.

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5. Recours

Un des motifs de plainte devant le Tribunal de la dotation de la fonction publique est l'abus de pouvoir dans le choix entre un processus de nomination annoncé et un processus de nomination non annoncé. Il est donc important de bien évaluer les conditions dans lesquelles ce choix est fait.

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6. Points à retenir

• Ce qui compte, c'est le respect des valeurs et notamment de la transparence.
• Sortir des sentiers battus et faire preuve d'originalité.
• Définir les critères régissant l'utilisation de processus non annoncés et communiquer les critères à tout le personnel.
• Consulter le plan des ressources humaines et choisir le type de processus de nomination (annoncé ou non, interne ou externe).
• Favoriser l'élaboration de mécanismes de surveillance pour s'assurer que les nouvelles dispositions législatives sont bien comprises et appliquées par les intervenants et intervenantes.

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