Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination – dispositions particulières pour la subdélégation des pouvoirs de nomination et des pouvoirs connexes

Le présent document vise à vous informer du processus à suivre si, dans des circonstances exceptionnelles, un administrateur général (AG) est obligé de subdéléguer les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes à des personnes autres que celles autorisées par l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN) standard. De telles personnes peuvent inclure :

• Les personnes nommées par le gouverneur en conseil dont les fonctions ne relèvent pas de la compétence de l’AG, ou qui n’assument pas à la fois des responsabilités financières et des responsabilités en matière de ressources humaines;
• Des employés occasionnels;
• Des fonctionnaires au sein d’une organisation qui n’a pas signé d’IDRN avec la Commission de la fonction publique (CFP);
• Pour exercer des pouvoirs de nomination et des pouvoirs connexes concernant le groupe de la direction (EX), lorsque les subdélégataires proposés ne sont pas des employés de l’organisation de l’AG.

L’IDRN exige de prendre une disposition particulière avec la CFP lorsque des AG désirent subdéléguer des pouvoirs de nomination et des pouvoirs connexes à des personnes autres que celles autorisées par l’IDRN. Les AG qui ont à prendre une disposition particulière aux fins de la subdélégation avec la CFP doivent présenter une demande convaincante à la présidente de la CFP.

Instructions

La demande de l’AG présentée à la présidente de la CFP doit :

1. Indiquer le statut des personnes à qui seront subdélégués les pouvoirs et leur lien avec l’organisation.
   
   Expliquer la nature de l’emploi ou le lien contractuel des personnes à qui l’AG doit subdéléguer des pouvoirs, et expliquer pourquoi la subdélégation à ces personnes est nécessaire.
   
   Indiquer à combien de personnes seront subdélégués des pouvoirs à la suite de la disposition particulière en question.
2. Déterminer les pouvoirs à subdéléguer.
   
   Expliquer, le cas échéant, les restrictions et les limites que l’organisation imposera aux personnes à qui seront subdélégués des pouvoirs.
3. Être en mesure de confirmer l’application des conditions générales de subdélégation aux personnes à qui seront accordés des pouvoirs.
   
   Les conditions de subdélégation énoncées dans l’IDRN s’appliquent à toutes les personnes à qui l’AG subdélègue des pouvoirs. La demande de l’AG doit donc préciser comment les personnes à qui sont accordés des pouvoirs subdélégués :
   • seront et demeureront compétentes pour exercer les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes de l’administrateur général;
   • auront accès à la formation requise;
   • auront accès aux services d’un spécialiste des ressources humaines dont l’expertise au sujet du cadre de nomination a été attestée par la CFP;
   • auront accès à l’IDRN et à une description claire de leurs rôles et responsabilités concernant les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes qui leur sont subdélégués.
4. Déterminer les dispositions applicables en matière de responsabilisation.
   
   Décrire la façon dont l’organisation procédera au contrôle de ces dispositions particulières prises en matière de subdélégation, ainsi que le mode de responsabilisation pour les personnes à qui ont été accordés de tels pouvoirs.
   
   Décrire les mesures à prendre par l’organisation si elle constatait que les subdélégataires ne pouvaient s’acquitter de leurs obligations à cet égard.
   

Modification d’une disposition particulière prise avec la Commission de la fonction publique

Les AG désireux de modifier, de prolonger ou de faire lever leur disposition particulière prise avec la CFP peuvent soumettre leur demande en suivant les instructions ci-dessus. Les demandes doivent préciser le type de modification et en donner la justification.

Modification d’un Instrument sur mesure de délégation et de responsabilisation en matière de délégation

Ces instructions ne s’appliquent pas aux AG ayant un IDRN sur mesure (IDRN avec des modalités et conditions additionnelles de délégation imposées par suite d’une activité de surveillance de la CFP).  Les AG désireux de demander la modification ou la levée de restrictions spécifiques à leur délégation de pouvoirs doivent présenter une demande distincte à cette fin à la présidente de la CFP.

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