Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination

de la Commission de la fonction publique aux administrateurs généraux

En vertu de l’article 15 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), la Commission de la fonction publique (CFP) autorise les administrateurs généraux désignés à exercer à l’égard de l’organisation dont chacun est responsable, les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes décrits dans le présent instrument de délégation (annexe A).

Les administrateurs généraux sont responsables auprès de la CFP de l’utilisation de tous les pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes qui leur sont délégués, y compris tous les pouvoirs qu’ils ont subdélégués. Les administrateurs généraux et les personnes subdéléguées doivent respecter les exigences du présent instrument de délégation, de la LEFP et des autres lois et règlements applicables, de la Politique de nomination de la CFP, ainsi que des politiques organisationnelles en matière de dotation et de l’instrument de subdélégation.

Modalités et conditions

Section 1 – Système de dotation organisationnel

Les administrateurs généraux doivent :

1. Établir une politique sur la zone de sélection pour les processus de nomination internes qui, au minimum :

  • a) prévoit un accès raisonnable lorsque des possibilités d’emploi sont annoncées;
  • b) prévoit un accès raisonnable aux mécanismes de recours;
  • c) respecte les droits résiduels des employés d’Anciens Combattants Canada et de l’Office national de l’énergie.Note de bas de page 1

2. Établir une direction, par le biais d’une politique, d’activités de planification ou d’autres moyens, portant sur l’utilisation des processus de nomination annoncés et non annoncés.

3. Établir les exigences pour les personnes subdéléguées de formuler, par écrit, la décision de sélection.

4. Consulter l’employeur ou les agents négociateurs sur les politiques de dotation organisationnelles sur demande, ou s’ils considèrent qu’il est nécessaire ou souhaitable de le faire.

Section 2 – Subdélégation

Seul l’administrateur général peut subdéléguer les pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes ainsi que limiter ou révoquer une subdélégation. En subdéléguant les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes, les administrateurs généraux doivent :

1. Identifier et documenter les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes qui sont subdélégués, et à quelles personnes ces pouvoirs sont subdélégués.

2. Établir les exigences de formation préalables à la subdélégation.

3. Avant de subdéléguer, s’assurer que les personnes sur le point d’être subdéléguéesNote de bas de page 2 :

  • a) ont suivi la formation requise;
  • b) ont signé un formulaire d’attestation qui comprend, au minimum, les exigences de l’annexe C.

4. Communiquer par écrit aux personnes sur le point d’être subdéléguées les modalités et conditions de la subdélégation, ainsi que les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes qui leurs sont subdélégués.

5. S’assurer que les personnes subdéléguées reçoivent les renseignements ainsi que les conseils et les services en matière de ressources humaines dont ils ont besoin pour exercer leurs pouvoirs subdélégués.

Les personnes admissibles à la subdélégation sont indiquées à l’annexe B.

Section 3 – Surveillance et rapports

Les administrateurs généraux doivent :

1. Dans le cadre de la surveillance continue de leur système de dotation, évaluer, de manière cycliqueNote de bas de page 3, le respect des exigences prévues par le présent instrument de délégation, la LEFP et les autres lois et règlements applicables, la Politique de nomination de la CFP, ainsi que les politiques organisationnelle en matière de dotation et l’instrument de subdélégation.Footnote *

2. S’assurer que des mesures de redressement appropriées soient prises pour remédier aux manquements.

3. Faire rapport à la CFP sur les points mentionnés à l’annexe D.

Footnotes

Footnote 1

En ce qui concerne les organisations de plus petite taille, l’administrateur général peut conclure une entente avec la CFP afin qu’elle s’en charge en leur nom.

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Section 4 – Responsabilités en matière d’enquêtes

Les administrateurs généraux  doivent :

1. Transmettre à la CFP :

  • a) les cas où il y a des raisons de croire que la nomination ou la proposition de nomination ne s’est pas faite indépendamment de toute influence politique ou les cas où il aurait pu y avoir fraude dans le processus de nomination;
  • b) Les cas où il y a des raisons de croire qu’une conduite irrégulière a influé sur le choix de la personne nommée ou dont la nomination est proposée dans un processus de nomination externe.

2. S’assurer que les enquêtes et le processus suivi pour les mesures correctives et/ou la révocation respectent les principes d’équité procédurale, y compris :

  • a) le droit de se faire entendre;
  • b) le droit à une enquête impartiale;
  • c) le droit d’être représenté;
  • d) le droit de recevoir une décision motivée.

3. En cas de révocation à la suite d’une enquête menée aux termes du paragraphe 15(3) de la LEFP, informer par écrit la personne de :

  • a) la date d’entrée en vigueur de la révocation et des motifs de la décision;
  • b) s’il y a une possibilité qu’elle soit nommée à un autre poste pour lequel elle est réputée posséder les qualifications essentielles;
  • c) son droit de porter plainte auprès de la Commission des relations de travail et de l’emploi dans la fonction publique sous motif que la révocation était déraisonnable, ainsi que du délai pour ce faire.

Section 5 – Modifications et établissement de modalités et conditions additionnelles à la délégation

La CFP peut apporter des modifications afin de mettre à jour certaines sections du présent instrument de délégation, y compris les annexes. Toute modification susceptible d’avoir une incidence sur la délégation des pouvoirs sera communiquée aux administrateurs généraux.

La CFP peut établir des modalités et conditions additionnelles à la délégation d’un administrateur général, y compris le retrait partiel ou complet des pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes délégués, si elle conclut qu’il y a eu un non-respect des modalités et conditions prévues par le présent instrument de délégation, ou un abus ou mauvais usage des pouvoirs délégués ou subdélégués. Les modalités et conditions de délégation additionnelles sont communiquées séparément aux administrateurs généraux concernés.

Annexe A – Pouvoirs délégués

La Commission de la fonction publique (CFP) délègue aux administrateurs généraux désignés les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes ci dessous retrouvés dans la loi et les règlements suivants  :

Ces pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes sont assujettis aux modalités et aux conditions fixées par la Commission.

Les administrateurs généraux délégués et les personnes subdéléguées peuvent seulement effectuer des nominations au sein de leur organisation.

Remarque : Les descriptions des pouvoirs de nomination et des pouvoirs connexes visent à expliquer les dispositions en termes simples et clairs. En cas de doute ou de question concernant l’interprétation d’une disposition ou l’autorité déléguée, le libellé et la signification des dispositions de la LEFP, du REFP et du RLONFP prévaudront.

A. Le pouvoir suivant ne peut pas être subdélégué et peut être exercé uniquement par l’administrateur général:

Révocation à la suite d'une enquête interne

Révoquer une nomination à la suite d’une enquête menée par l’administrateur général LEFP 15(3)

B. Le pouvoir suivant peut être exercé par l’administrateur général ou peut être subdélégué au niveau du sous-ministre délégué ou du sous ministre adjoint (ou l’équivalent) uniquement:

Prolongation de la période visée à devenir bilingue

Prolonger la période visée dans l’engagement à devenir bilingue pour une nomination non impérative s’il y a  :

  • survenance d’exigences opérationnelles exceptionnelles
  • survenance de circonstances personnelles exceptionnelles
  • une déficience d’ordre physique ou mental ou trouble d’apprentissage qui nuit à l’acquisition de l’autre langue officielle
  • l’impossibilité d’obtenir la formation linguistique aux frais de l’État
RLONFP 7

C. Les pouvoirs suivants peuvent être exercés par l’administrateur général et par les personnes qu’il a subdéléguées :

Nominations

Faire des nominations fondées sur le mérite LEFP 29(1), 30
Déterminer quel processus de nomination utiliser – annoncé ou non annoncé LEFP 33
Définir la zone de sélection LEFP 34
Utiliser toute méthode d’évaluation jugée  indiquée LEFP 36

Préférences et priorités

Accorder la préférence, selon l’ordre de préséance suivant  :

  • aux pensionnés de guerre
  • aux anciens combattants ou aux survivants des anciens combattants
  • aux citoyens canadiens
LEFP 39

Nommer les bénéficiaires de priorité législative avant toute autre personne, selon l’ordre de préséance suivant  :

  • une personne qui a été libérée des Forces canadiennes pour des raisons médicales attribuables au service
  • un fonctionnaire excédentaire au sein de l’organisation de l’administrateur général
  • un bénéficiaire de priorité de fonctionnaire en congé, ou son remplaçant
  • une personne qui a été mise en disponibilité
LEFP 39.1, 40, 41

Nommer les bénéficiaires d’une priorité réglementaire, sans ordre de préséance  :

  • un fonctionnaire excédentaire d’une autre organisation
  • un fonctionnaire qui devient handicapé
  • un membre de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) licencié pour des raisons médicales ou un membre de la réserve de la GRC
  • un membre des Forces canadiennes libéré pour des raisons médicales
  • un bénéficiaire de priorité à titre d’époux ou de conjoint de fait survivant
  • un fonctionnaire qui est en congé autorisé en raison de la réinstallation de son époux ou conjoint de fait
  • un employé ayant une priorité de réintégration
REFP 5, 7, 7.1, 8, 8.1, 9, 10
Décider de ne pas appliquer les dispositions de la LEFP visant la nomination d’une personne qui a droit à une priorité de nomination lorsque cette nomination aurait pour effet d’accorder à une autre personne le droit à une priorité LEFP 43

Discussion informelle, notification et avis

Discuter de façon informelle de la décision de ne pas retenir la candidature d’un ou d’une fonctionnaire

LEFP 47

Informer les personnes qui ont le droit d’être informées du nom de la personne retenue pour chaque nomination

Fixer une période d’attente qui respecte ou dépasse la durée minimale établie par la Politique de nomination de la CFP

Informer les personnes qui ont le droit d’être informées du nom des personnes qui seront nommées

LEFP 48
Fournir un avis de nomination intérimaire REFP 13

Emploi occasionnel

Nommer une personne à titre d’employé occasionnel LEFP 50(1)

Mesures correctives à la suite d’une enquête

Prendre des mesures correctives à la suite d’une enquête menée par l’administrateur général LEFP 15(3)

Réemploi à un autre poste en cas de révocation

Nommer à un autre poste une personne dont la nomination a été révoquée  :

  • aux termes du paragraphe 15(3) à la suite d’une enquête menée par l’administrateur général
  • aux termes du paragraphe 67(2) à la suite d’une enquête menée par la Commission au nom de l’administrateur général
  • aux termes du paragraphe 81(1) à la suite d’une plainte fondée par la Commission des relations de travail et de l’emploi dans la fonction publique
LEFP 15(6)
LEFP 73
LEFP 86

Serments et affirmations solennelles

Faire prêter serment et recevoir des affirmations solennelles LEFP 134

Annexe B – Personnes admissibles à la subdélégation

Les administrateurs généraux peuvent, sous réserve des modalités et conditions du présent Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN), subdéléguer leurs pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes délégués aux personnes suivantes :

1. Aux fonctionnaires au sein de leur organisation, ce qui exclut les employés occasionnels nommés en vertu du paragraphe 50(1) de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique.

2. Aux sous-ministres délégués (ou tout autre titre d’administrateur général délégué) au sein de leur organisation.

3. Aux personnes nommées par le gouverneur en conseil dont les fonctions relèvent de leur organisation et qui ont à la fois des responsabilités en matière de finances et de ressources humaines.

4. Aux participants d’Échanges Canada dont les affectations relèvent de leur organisation et qui ont à la fois des responsabilités en matière de finances et de ressources humaines, à condition que l’affectation (incluant toute prolongation) soit conforme aux politiques du Conseil du Trésor.

5. Aux fonctionnaires d’une autre organisation assujettie à l’IDRN. Les modalités et les conditions de subdélégation applicables à ces fonctionnaires subdélégués sont celles qui s’appliquent à l’administrateur général de l’organisation dans laquelle la nomination est effectuée.

REMARQUE : Les administrateurs généraux qui souhaitent subdéléguer des pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes à d’autres personnes que celles susmentionnées doivent soumettre une demande de dispositions particulières pour la subdélégation à la Commission de la fonction publique.

Annexe C – Formulaire d’attestation

Par la présente, je, (nom de la personne subdéléguée), atteste que dans l’exercice des pouvoirs de nomination et des pouvoirs connexes qui me sont subdélégués  :

Je m’assurerai, qu’au moment de l’établissement des qualifications, les personnes ne font pas l’objet de favoritisme personnel dans le processus de nomination.

Je tiendrai compte des objectifs d’équité en matière d’emploi.

Je m’assurerai que les droits des bénéficiaires de priorité sont respectés.

Je m’assurerai que les personnes menant l’évaluation sont compétentes et que les qualifications sont évaluées dans la langue officielle de choix du candidat.

Je m’assurerai que l’évaluation est menée de bonne foi, de façon impartiale et sans favoritisme personnel, et de manière à respecter le droit d’une personne à des mesures d’adaptation.

Je divulguerai toute relation personnelle que je pourrais avoir avec les candidats participant à un processus de nomination et je m’assurerai que, compte tenu de la nature de cette relation, une décision peut être prise de façon impartiale.

Je ferai des nominations fondées sur le mérite et indépendamment de l’influence indue de personnes, de groupes ou d’une entité politique.

Signature:

 

____________________________
(Insérer : Nom de la personne subdéléguée)

Date:

 

_____________________________

Annexe D – Exigences de rapports

Les administrateurs généraux doivent faire rapport annuellement à la Commission de la fonction publique (CFP) sur :

1. L’utilisation du Décret d’exemption concernant les langues officielles dans la fonction publiqu et le Règlement sur les langues officielles – nominations dans la fonction publique.

2. Les exceptions approuvées par l’administrateur général à l’exigence d’avoir une zone nationale de sélection dans le cadre de processus de nomination externe annoncés.

3. Les résultats des évaluations organisationnelles cycliques requises et des enquêtes internes, entreprises durant l’année, s’il y a lieu.

Les administrateurs généraux doivent, conformément aux échéances établies, faire rapport à la CFP sur les progrès réalisés par l’organisation dans la mise en œuvre :

4. Des recommandations à la suite d’une vérification menée par la CFP.

5. Des mesures correctives et/ou des révocations à la suite d’une enquête de la CFP.

Suite à un préavis, les administrateurs généraux doivent faire rapport à la CFP sur :

6. Tout autre domaine additionnel que la CFP indique. La CFP établira l’échéancier (annuel ou au besoin) de ces rapports et le mode de présentation.

Notes de bas de page

Note de bas de page 1

Les membres du personnel de l’administration centrale des Anciens Combattants Canada dont le poste d’attache est situé à Charlottetown et les membres du personnel de l’Office national de l’énergie employés avant le 1er juillet 1996 et dont le poste d’attache est situé à Calgary doivent être inclus dans tous les processus de nominations internes annoncés auxquels les fonctionnaires ou les personnes occupant un poste dans la région de la capitale nationale sont admissibles.

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Note de bas de page 2

Cette disposition s’applique uniquement aux personnes subdéléguées ayant le pouvoir de faire des nominations.

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Note de bas de page 3

Cela doit être effectué au moins une fois tous les cinq ans.

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