Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination

Le 19 novembre 2013, la CFP a mis en place un nouvel Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination. Pour en avoir davantage, veuillez consulter la Lettre aux chefs des ressources humaines no 14-03.

1. Le présent document désigné comme l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN) comprend notamment :

  • Partie 1 - Délégation, responsabilisation, modalités et conditions générales liées à l’exercice des pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes
  • Partie 2 - Modalités et conditions liées à la subdélégation des pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes
  • Partie 3 - Pouvoirs délégués, modalités et conditions connexes
  • Partie 4 - Modifications, modalités et conditions additionnelles liées à la délégation
  • Annexe A - Liste des organisations et administrateurs généraux assujettis à l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination
  • Annexe B - Liste des organisations et administrateurs généraux assujettis à des modalités et conditions additionnelles liées à la délégation
  • Annexe C - Liste des organisations et administrateurs généraux ayant pris des dispositions particulières visant la subdélégation

Partie 1 - Délégation, responsabilisation, modalités et conditions générales liées à l’exercice des pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes

Application

2. (1) Le présent IDRN s’applique à tous les administrateurs généraux énumérés à l’annexe A - Liste des administrateurs généraux et organisations assujettis à l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination.

(2) (i) Lorsque la loi habilitante de l’organisation contient une clause prévoyant le remplacement de l’administrateur général en cas d’absence ou lorsque le poste est vacant, les attributions de l’administrateur général peuvent être exercées par la personne désignée en vertu de la loi habilitante de l’organisation.

(ii) À défaut d’une telle clause, les pouvoirs de l’administrateur général sont exercés par la personne qu’il a désignée en cas d’absence; s’il n’y a pas d’administrateur général ou si le poste d'administrateur est vacant, les pouvoirs sont exercés par la personne qui a été désignée par le ministre responsable en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques, ou par le gouverneur en conseil (GC).

Délégation par la Commission de la fonction publique aux administrateurs généraux

3. (1) Conformément aux pouvoirs conférés à la Commission de la fonction publique (CFP) en vertu de l’article 15 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publiqueNote de bas de page 1(LEFP), la CFP délègue aux administrateurs généraux, énumérés à l’annexe A, les pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes mentionnés à la partie 3 du présent IDRN.

(2) À la suite de leur nomination ou désignation, les administrateurs généraux sont réputés avoir accepté la délégation des pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes de la CFP, telle que décrite dans le présent IDRN.

(3) Les administrateurs généraux ne peuvent effectuer des nominations qu’au sein de leur organisation.

Reddition de compte et responsabilités des administrateurs généraux

4. Les administrateurs généraux doivent rendre compte à la CFP de tous les pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes qui leur ont été délégués, et de tout pouvoir qu’ils ont subdélégué.

5. Les administrateurs généraux doivent :

  1. Respecter les modalités et conditions établies par le présent IDRN et veiller à ce que toutes les personnes subdéléguées fassent de même;
  2. Mettre en place un cadre de gestion de la dotation qui :
    1. définit les modalités et conditions de subdélégation par écrit;
    2. veille à ce que les personnes subdéléguées reçoivent la formation, les outils, l’information et l’appui dont elles ont besoin afin de bien comprendre les pouvoirs qui leur sont subdélégués, et de pouvoir les exercer de manière adéquate;
    3. établit des lignes directrices obligatoires sur les nominations quant à la zone de sélection, les mesures correctives et la révocation, ainsi que des critères relatifs à l’utilisation de processus de nomination non annoncés;
    4. exerce une surveillance active ̶ revue des dossiers, vérifications internes ou autres mécanismes de contrôle ̶ qui fera en sorte que :
      • l’exercice des pouvoirs délégués et subdélégués soit conforme aux dispositions du présent IDRN ainsi qu’aux modalités et conditions de subdélégation;
      • les décisions de nomination souscrivent aux exigences de la LEFP et autres instruments législatifs applicables, ainsi qu’aux lignes directrices de la CFP et de l’organisation en matière de nomination; entre autres, s’assurer que les nominations sont fondées sur le mérite et exemptes de toute influence politique, et qu’elles respectent les valeurs de justice, d’accessibilité, de transparence et de représentativité.
    5. veille à ce que des mesures soient prises en réponse aux résultats des activités de surveillance, des vérifications et des enquêtes menées par l’organisation et par la CFP.
  3. Rendre compte à la CFP, conformément aux :
    1. indicateurs définis dans le Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation de la CFP, notamment :
      • l’analyse des résultats de surveillance, tels que la revue des dossiers, les vérifications internes ou autres mécanismes de contrôle de l’organisation, et les mesures prises en réponse à ces résultats;
      • les progrès accomplis par l’organisation afin d’appliquer les mesures correctives émanant d’enquêtes de la CFP, les recommandations formulées par la CFP à la suite d’une vérification, ou par toute autre activité de surveillance de la CFP;
    2. toute exigence en matière de rapport définie dans les lignes directrices de la CFP sur les nominations;
  4. Fournir, à la CFP, une copie des rapports de vérification interne en matière de dotation;
  5. Rendre les modalités et conditions en matière de subdélégation et l’ensemble des lignes directrices organisationnelles accessibles à leurs employés, aux personnes subdéléguées, ainsi qu’aux agents négociateurs;
  6. Permettre un accès rapide à tous les renseignements et documents que la CFP estime essentiels pour effectuer des vérifications, des sondages, des études et des enquêtes, et prendre les mesures nécessaires pour garantir un tel accès.

Obligations des personnes exerçant les pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes délégués

6. Dans l’exercice des pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes délégués, les administrateurs généraux ainsi que les personnes subdéléguées doivent :

  1. Respecter les modalités et conditions décrites dans le présent IDRN de même que celles de la subdélégation;
  2. Veiller à ce que les décisions en matière de nomination respectent les exigences de la LEFP et autres exigences législatives applicables, de même que les lignes directrices de la CFP et de l’organisation en matière de nomination, y compris veiller à ce que les nominations soient fondées sur le mérite et exemptes de toute influence politique, et qu’elles respectent les valeurs de justice, d’accessibilité, de transparence et de représentativité;
  3. Se conformer aux politiques de l’employeur en matière de ressources humaines et au Règlement du Tribunal de la dotation de la fonction publiqueNote de bas de page 2;
  4. Consulter tous les intervenants, y compris les agents négociateurs, au moment de l’élaboration et de la révision des lignes directrices et des pratiques de nomination de l’organisation;
  5. Veiller à ce que toutes les décisions de nomination soient bien documentées et puissent être consultées pendant une période de cinq ans, et ce, à compter de la dernière mesure administrative;
  6. Reconnaître que la collecte de renseignements personnels par la CFP et la communication de ces renseignements aux organisations se fait en vertu des articles 4 à 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnelsNote de bas de page 3, des publications Info Source du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) et du chapitre des descriptions pour les fichiers de renseignements personnels de la CFP liés à la collecte, la conservation, l’utilisation, la communication et l’élimination des renseignements. Lorsqu’elles exercent les pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes délégués, les organisations sont tenues de respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Politique sur la sécurité du gouvernement du SCT, et toute autre politique pertinente. Elles sont aussi responsables de leurs publications respectives dans Info Source, s’il y a lieu.

Partie 2 - Modalités et conditions liées à la subdélégation des pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes

Pouvoirs ne pouvant être exercés que par l’administrateur général

7. Les pouvoirs suivants ne peuvent être délégués et doivent être exercés uniquement par l’administrateur général :

  1. Révoquer des nominations dans les cas où, après avoir mené une enquête visant un processus de nomination interne, l’administrateur général a la conviction qu’une erreur, une omission ou une conduite irrégulière a influé sur le choix de la personne nommée, conformément aux paragraphes 15(3) et 67(2) de la LEFP.
  2. Pour les postes du groupe de la direction, prolonger la période de l’engagement à devenir bilingue dans les cas de nominations non impératives en vertu du Règlement sur les langues officielles – nominations dans la fonction publiqueNote de bas de page 4 (RLONFP).

Limites de la subdélégation

8. (1) Seul l’administrateur général peut subdéléguer les pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes, et limiter ou révoquer une subdélégation.

(2) La subdélégation doit se faire par écrit.

(3) Pour les nominations visant tous les groupes, sauf celui de la direction tel que mentionné au paragraphe 7(b), le pouvoir de prolonger la période d’engagement à devenir bilingue dans le cadre des nominations non impératives effectuées en vertu du RLONFP, ne peut être subdélégué qu’aux personnes occupant un poste de sous-ministre adjoint ou l’équivalent. (Le SCT définit le terme « équivalent » à l’annexe 4 de la Directive sur les langues officielles pour la gestion des personnes.)

Conditions préalables à la subdélégation

9. Avant de subdéléguer des pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes, les administrateurs généraux doivent s’assurer que ces personnes possèdent et maintiennent les compétences requises pour exercer ces pouvoirs en :

  1. ayant accès à l’IDRN, aux modalités et conditions de subdélégation et à une description claire de leurs rôles et responsabilités liés aux pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes subdélégués;
  2. ayant achevé une formation, établie par l’administrateur général, sur les rôles et responsabilités liés à l’exercice des pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes subdélégués;
  3. ayant accès à des outils et à un conseiller en ressources humaines (RH) doté d’une expertise sur le Cadre de nomination qui a été validée par la CFP.

Personnes admissibles à une subdélégation

10. Les personnes subdéléguées ne peuvent effectuer des nominations qu’au sein des organisations relevant de la compétence de l’administrateur général.

11. Les administrateurs généraux peuvent, sous réserve des modalités et conditions du présent IDRN, subdéléguer leurs pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes délégués aux personnes suivantes :

  1. aux fonctionnaires relevant de l’administrateur général, ce qui exclut les employés occasionnels nommés en vertu du paragraphe 50(1) de la LEFP;
  2. aux sous-ministres délégués ̶ ou tout autre titre d’administrateur général délégué ̶ dont les fonctions relèvent de leur compétence;
  3. aux personnes nommées par le GC dont les fonctions relèvent de leur compétence et qui ont à la fois des responsabilités en matière de finances et de RH;
  4. aux participants d’Échanges Canada dont les affectations relèvent de la compétence de l’administrateur général et qui exercent à la fois des responsabilités en matière de finances et de RH, à condition que l’affectation (incluant toute prolongation) soit conforme à la Politique et à la directive du programme Échanges Canada du SCT;
  5. aux fonctionnaires d’une autre organisation assujettie à l’IDRN; cependant, ceux-ci ne peuvent effectuer de nominations à des postes du groupe de la direction. Les modalités et conditions de subdélégation applicables à ces fonctionnaires subdélégués sont ceux de l’administrateur général de l’organisation.

12. Les administrateurs généraux qui souhaitent subdéléguer des pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes à d’autres personnes que celles mentionnées plus haut doivent soumettre, à la CFP, une demande de dispositions particulières visant la subdélégation. Les administrateurs généraux qui ont pris des dispositions particulières visant la subdélégation sont mentionnés dans l’annexe C ̶ Liste des organisations et administrateurs généraux ayant pris des dispositions particulières visant la subdélégation.

Partie 3 - Pouvoirs délégués, modalités et conditions connexes

Liste des pouvoirs délégués

13. (1) Les pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes suivants sont délégués aux administrateurs généraux en vertu de l’article 15 de la LEFP :

Pouvoirs généraux liés aux nominations et aux processus

(2) Effectuer des nominations internes et externes à des postes de la fonction publique, sous réserve des conditions suivantes (LEFP, paragraphe 29(1)) :

  1. Avant d’entreprendre tout processus de nomination visant des postes de durée déterminée et indéterminée, un numéro d’autorisation en matière de priorité doit être obtenu de la CFP. Les exceptions applicables à cette exigence sont affichées sur le site Internet de la CFP, sous la rubrique Administration des priorités.
  2. Les qualifications établies pour des nominations à tous groupes et niveaux doivent respecter ou surpasser les normes applicables établies par l’employeur.
  3. Les administrateurs généraux doivent s’assurer qu’ils ont une lettre de confirmation de la CFP et qu’une copie a été versée au dossier de dotation, avant de prendre en considération la candidature des personnes suivantes dans un processus de nomination interne annoncé :
    • les personnes qui ont été, pendant au moins trois ans, employées dans le cabinet d’un ministre ou du leader de l’Opposition au Sénat ou du chef de l’Opposition à la Chambre des Communes, ou employées successivement dans ces cabinets (LEFP, paragraphe 35.2);
    • les personnes qui ont occupé, pendant au moins trois ans, un poste exclu au Bureau du Secrétaire du gouverneur général, ou qui ont occupé de façon consécutive un ou plusieurs de ces postes (paragraphe 4.1 du Règlement sur l’emploi du Bureau du Secrétaire du gouverneur généralNote de bas de page 5).

(3) Effectuer des nominations fondées sur le mérite et exemptes de toute influence politique ̶ LEFP, paragraphes 30(1)-(4).

(4) Déterminer quels processus de nomination utiliser ̶ annoncés ou non annoncés ̶ LEFP, article 33.

(5) Définir les zones de sélection ̶ LEFP, paragraphe 34(1).

(6) Cibler exclusivement les membres des groupes visés par l’équité en matière d’emploi (EE) dans une zone de sélection ou élargir une zone de sélection pour y inclure les membres des groupes visés par l’EE ̶ LEFP, paragraphes 34(1)-(2).

(7) Avoir recours à toute méthode d’évaluation estimée indiquée, notamment la prise en compte des réalisations et du rendement antérieur, des examens ou des entrevues ̶ LEFP, article 36.

Pouvoirs relatifs aux employés occasionnels

(8) Nommer une personne à titre d’employé occasionnel ̶ LEFP, paragraphe 50(1).

Pouvoirs relatifs au serment et à l’affirmation solennelle

(9) Faire prêter serment et recevoir des affirmations solennelles dans le cadre du processus de nomination d’une personne hors de la partie de la fonction publique dans laquelle les nominations relèvent exclusivement de la CFP ̶ LEFP, article 134.

Pouvoirs relatifs aux préférences et aux personnes admissibles à une nomination en priorité

(10) Dans le cadre d’un processus de nomination externe annoncé, accorder la préférence selon l’ordre suivant ̶ LEFP, paragraphes 39(1)-(2) :

  1. aux pensionnés de guerre, conformément à l’annexe de la LEFP;
  2. aux anciens combattants ou aux survivants des anciens combattants, conformément à l’annexe de la LEFP;
  3. aux citoyens canadiens conformément à la Loi sur la citoyennetéNote de bas de page 6, dans les cas où un non-citoyen aurait présenté sa candidature.

(11) Nommer une personne, sans prendre en considération les bénéficiaires de priorité, pour éviter que cette personne devienne elle aussi bénéficiaire d’une priorité ̶ LEFP, article 43.

(12) Nommer les bénéficiaires de priorité avant toute autre personne, selon l’ordre de préséance suivant :

  1. un fonctionnaire excédentaire relevant de la compétence de l’administrateur général à un autre poste relevant de la compétence de l’administrateur général ̶ LEFP, article 40;
  2. un bénéficiaire de priorité de fonctionnaire en congé, ou son remplaçant ̶ LEFP, paragraphes 41(1), 41(5)-(6);
  3. une personne qui a été mise en disponibilité ̶ LEFP, paragraphes 41(4)-(6).
  4. Les bénéficiaires d’une priorité réglementaire, sans ordre de préférence :
    • un fonctionnaire excédentaire ̶ Règlement sur l’emploi dans la fonction publique (REFP), article 5;
    • un fonctionnaire devenu handicapé ̶ REFP, article 7;
    • un membre des Forces canadiennes ou de la Gendarmerie royale du Canada libéré ou renvoyé pour raisons médicales ̶ REFP, article 8;
    • un bénéficiaire d’une priorité d’époux ou de conjoint de fait survivant ̶ REFP, paragraphe 8.1;
    • le fonctionnaire qui est en congé autorisé en raison de la réinstallation de son époux ou conjoint de fait ̶ REFP, article 9;
    • le fonctionnaire ayant une priorité de réintégration ̶ REFP, article 10.

Pouvoirs relatifs à la discussion informelle et aux notifications

(13) À toute étape du processus de nomination interne, sur demande, discuter de façon informelle de sa décision avec les candidats qui n’ont pas été retenus ̶ LEFP, article 47.

(14) Informer les personnes, précisées aux alinéas 48(1)a) et 48(1)b) de la LEFP, du nom de la personne retenue pour chaque nomination ̶ LEFP, paragraphe 48(1).

(15) Fixer la période d’attente pendant laquelle aucune nomination ne peut être effectuée ou proposée ̶ LEFP, paragraphe 48(2). La période doit respecter ou dépasser le minimum établi par la CFP.

(16) Nommer ou proposer une personne pour nomination, que ce soit ou non la personne dont la candidature avait été retenue, et informer les personnes qui ont été avisées en vertu du paragraphe 48(1) de la LEFP du nom de la personne nommée ou proposée pour la nomination ̶ LEFP, paragraphe 48(3).

(17) Aviser par écrit, à la suite d’un processus de nomination interne, les personnes comprises dans la zone de recours, du nom de la personne nommée de façon intérimaire ou proposée pour une nomination intérimaire, et les aviser de leur droit de porter plainte et des raisons pour lesquelles elles peuvent le faire ̶ REFP, article 13.

Pouvoirs relatifs aux enquêtes et aux révocations

(18) Dans les processus de nomination internes, révoquer des nominations et prendre des mesures correctives après avoir mené une enquête ̶ LEFP, paragraphe 15(3).

  1. Conformément au paragraphe 24(2) de la LEFP, l’administrateur général ne peut subdéléguer le pouvoir de révoquer des nominations;
  2. Conformément au paragraphe 67(2) de la LEFP, la CFP peut, à la demande de l’administrateur général, mener une enquête sur le processus de nomination interne entrepris par celui-ci, et lui présenter un rapport sur ses conclusions.

(19) Nommer à un autre poste une personne dont la nomination a été révoquée par l’administrateur général après une enquête en vertu du paragraphe 15(3) de la LEFP ̶ LEFP, paragraphe 15(6).

(20) Nommer à un autre poste une personne dont la nomination a été révoquée :

  • en vertu du paragraphe 67(2), à la suite d’une enquête de la CFP effectuée à la demande de l’administrateur général ̶ LEFP, article 73;
  • en vertu de l’article 66 (processus de nomination externe), du paragraphe 67(1) (processus de nomination interne non déléguée), de l’article 68 (nominations fondées sur des motifs d’ordre politique) ou de l’article 69 (fraude) ̶ LEFP, article 73.

(21) Nommer à un autre poste une personne dont la nomination a été révoquée à la suite d’une plainte fondée par le Tribunal de la dotation de la fonction publique ̶ LEFP, article 86.

Pouvoirs délégués par la Commission de la fonction publique en vertu du Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publiqueNote de bas de page 7et du Règlement sur les langues officielles  ̶ Nominations dans la fonction publiqueNote de bas de page 8

(22) Autoriser l’exemption de satisfaire aux exigences en matière de langues officielles suivant l’engagement de devenir bilingue ̶  Décret d’exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique (DELOFP), article 3, ou suivant l’admissibilité à une pension immédiate et une démission irrévocable ̶ DELOFP, article 5. Nota : La CFP conserve le pouvoir d’autoriser l’exemption de satisfaire aux exigences en matière de langues officielles pour des raisons médicales ̶ DELOFP, article 4.

(23) Prolonger la période initiale de deux ans mentionnée dans l’engagement de devenir bilingue en une ou plusieurs périodes, pour un maximum de deux années supplémentaires ̶ Règlement sur les langues officielles (RLONFP), article 7 :

  1. Les administrateurs généraux ne peuvent subdéléguer ce pouvoir de nomination pour des postes du groupe de la direction;
  2. Pour les nominations dans tous les autres groupes, les administrateurs généraux peuvent subdéléguer ce pouvoir aux personnes occupant un poste de sous-ministre adjoint ou l’équivalent. (Le SCT définit le terme « équivalent » à l’annexe 4 de la Directive sur les langues officielles pour la gestion des personnes.)
  3. La prolongation ne peut être accordée que pour les raisons suivantes :
    • des exigences opérationnelles exceptionnelles et imprévisibles au moment de la nomination;
    • des circonstances personnelles exceptionnelles et imprévisibles au moment de la nomination;
    • une déficience d’ordre physique ou mental ou un trouble d’apprentissage nuisant à l’apprentissage de l’autre langue au niveau requis;
    • l’incapacité d’obtenir la formation linguistique aux frais de l’État.

Partie 4 - Modifications, modalités et conditions additionnelles liées à la délégation

Modifications

14. (1) La CFP peut apporter des modifications afin d’actualiser certaines sections de l’IDRN. Les modifications sont transmises au moyen de lettres aux administrateurs généraux, et une version actualisée de l’IDRN est publiée sur le site Web de la CFP.

(2) Les mises à jour de l’annexe A ̶ Liste des administrateurs généraux et organisations assujettis à l’IDRN est publiée sur le site Web de la CFP.

Modalités et conditions additionnelles liées à la délégation

15. (1) La CFP peut imposer des modalités et conditions additionnelles à la délégation d’un administrateur général, y compris le retrait d’une partie ou de la totalité des pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes délégués, mentionnés à la partie 3 du présent document, si elle conclut qu’il y a eu violation des modalités et conditions de l’IDRN, ou abus ou mauvais usage des pouvoirs délégués ou subdélégués.

(2) Les modalités et conditions additionnelles mentionnées au paragraphe (1) ne font pas partie du présent IDRN; elles sont communiquées séparément aux administrateurs généraux concernés.

(3) L’Annexe B  ̶  Liste des administrateurs généraux et organisations assujettis à des modalités et conditions additionnelles liées à la délégation, y compris une description de celles-ci, est publiée sur le site Web de la CFP.

Notes de bas de page

Note de bas de page 1

L.C. 2003, ch. 22, art 12 et 13.

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Note de bas de page 2

DORS/2006-6

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Note de bas de page 3

LRC 1985, ch. P-21

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Note de bas de page 4

DORS/2005-347

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Note de bas de page 5

DORS/2006-114

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Note de bas de page 6

LRC (1985), ch. C-29

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Note de bas de page 7

TR/2005-118

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Note de bas de page 8

DORS/2005-347

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