Commission de la fonction publique du Canada
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Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation (CRGD)

Introduction

La Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) nous donne l'occasion de rendre le système de nomination de la fonction publique fédérale plus souple et efficient, tout en respectant les valeurs imposées par la Loi. Ce système doit être basé sur les valeurs et moins axé sur les règles, tout en donnant aux organisations déléguées une plus grande latitude pour adapter leurs processus de nomination. Ce faisant, elles seront à même de répondre à leurs propres exigences, tant actuelles que futures, en matière de ressources humaines (RH).

Bien qu'elle confère plus de souplesse, la Loi exige également la mise en place d'un cadre selon lequel les organisations habilitées à effectuer des nominations sont tenues de rendre compte à la Commission de la fonction publique (CFP) qui, à son tour, rend compte au Parlement.

Objet

Le Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation (CRGD) précise les domaines clés visant à obtenir un système de nomination caractérisé par une saine gestion, à accroître la souplesse et l'efficience du processus de dotation et à renforcer le respect des valeurs de nomination à cet égard.

De concert avec d'autres mécanismes, le CRGD et le Rapport ministériel sur l'obligation de rendre compte en dotation (RMORCD) utilisé pour en faire rapport, permettent à la CFP d'examiner et d'évaluer le rendement en dotation, et de donner de la rétroaction aux organisations déléguées de la fonction publique. Le CRGD et ses mécanismes de surveillance permettent également à la CFP de faire rapport au Parlement des éléments du système de nomination qui sont à risque, tout en donnant un aperçu de l'état du système de nomination.

Le CRGD prévoit que les administrateurs généraux examinent la façon dont sont gérés leurs systèmes de dotation et apportent les modifications nécessaires.

Contexte

La LEFP confère à la CFP le pouvoir d'établir des lignes directrices sur la façon d'effectuer et de révoquer des nominations, et de prendre des mesures correctives. La CFP a élaboré des lignes directrices générales en matière de nomination, auxquelles les administrateurs généraux doivent se conformer dans l'exercice de leurs pouvoirs en vertu de la LEFP. Le CRGD et le RMORCD, ainsi que d'autres mécanismes de surveillance de la CFP comme la surveillance continue et la vérification, servent à déterminer si les administrateurs généraux exercent leurs pouvoirs conformément aux exigences législatives, aux lignes directrices de la CFP en matière de nomination et aux valeurs que préconise la LEFP en matière de nomination.

La CFP donne aux organisations déléguées de la fonction publique les orientations dont elles ont besoin pour appliquer le CRGD efficacement et faire rapport à cet égard. La CFP donne également de la rétroaction aux organisations afin qu'elles puissent prendre des mesures visant à améliorer leurs systèmes de dotation et, au final, protéger l'intégrité du système de nomination.

Les administrateurs généraux doivent mettre en œuvre  leurs propres cadres de gestion incorporant les éléments du CRGD, et surveiller et adapter leur rendement organisationnel dans le but d'atteindre leurs objectifs en matière de dotation. Ils doivent gérer les facteurs de risque afin d'assurer une saine gestion et le respect des lignes directrices et des exigences de la CFP en matière de délégation, des valeurs régissant les nominations et des autres documents législatifs.

En acceptant les pouvoirs délégués, les administrateurs généraux s'engagent à contribuer à la réalisation d'une fonction publique inclusive, impartiale et axée sur le mérite, qui témoigne de la diversité et de la dualité linguistique des Canadiens, et qui est représentative de la population qu'elle sert en provenance de toutes les régions du pays.

Démarche : éléments du Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation

Le CRGD décrit les attentes à l'égard des administrateurs généraux en ce qui a trait aux 11 éléments, aussi appelés « secteurs de changement clés, » décrits ci-après.

Ces éléments comprennent les résultats projetés de même que l'infrastructure et les pratiques à mettre en œuvre pour appuyer la dotation conformément aux exigences fondées sur les lignes directrices et l'instrument de délégation, des valeurs régissant les nominations, et des autres documents législatifs. Les attentes sont précisées au moyen d’indicateurs établis pour chaque élément. Ensemble, ces éléments et indicateurs constituent une série de « facteurs de succès clés » et de prévision d'« amélioration des résultats » pour lesquels les progrès et le rendement seront mesurés, et pour lesquels les questions d'améliorations potentielles seront relevées, le cas échéant.

Parmi les principales attentes relatives aux effets attendus de la LEFP, mentionnons l’amélioration que devraient enregistrer les éléments de résultats décrits à la partie II, notamment en ce qui a trait à la dotation à court terme, à la suite des progrès réalisés dans les facteurs clés de réussite énoncés à la partie I. Il est particulièrement raisonnable de s’attendre à constater des améliorations sur le plan de la souplesse et de l’efficience dans les processus de dotation des organisations, grâce aux dispositions en matière de délégation qui sont mises en place.

De même, on prévoit un accroissement de l’efficacité sur le plan du respect des valeurs de nomination, à savoir les valeurs fondamentales que sont le mérite et l’impartialité, ainsi que les valeurs directrices de justice, de transparence, d’accessibilité et de représentativité. Cet accroissement devrait être attribuable aux initiatives de gestion du changement dont est assortie la délégation, et des mesures prises dans les domaines qui, selon les organisations ou la CFP, nécessitent des améliorations. Dans ce contexte, les progrès ciblés dans le cadre des améliorations annuelles à court terme à apporter aux résultats de dotation permettent de prévoir de façon satisfaisante les incidences à long terme associées à la mise en œuvre de la LEFP. Dans une grande mesure, les incidences à long terme associées à la LEFP constituent essentiellement les résultats cumulatifs des améliorations à court terme en ce qui a trait au rendement et aux résultats.

Les sections suivantes présentent des descriptions, des attentes et des indicateurs relatifs aux éléments du CRGD. Les administrateurs généraux sont tenus de rendre compte des indicateurs de la façon prévue par la CFP. Celle-ci peut également, à l'occasion, apporter des modifications aux indicateurs du CRGD. Ces derniers seraient fondés sur une analyse des risques et tiendraient compte de problèmes systémiques ou de défis particuliers auxquels font face les organisations. La liste des Éléments et indicateurs du CRGD (ci-après) présente un résumé des éléments et des indicateurs connexes.

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PARTIE I : FACTEURS DE SUCCÈS CLÉS

Élément 1 - Délégation de la dotation aux administrateurs généraux

Conformément au préambule de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, la CFP a optimisé la délégation des pouvoirs de nomination et des pouvoirs connexes aux administrateurs généraux des organisations gouvernementales qui, à leur tour, sont invitées à subdéléguer ces pouvoirs au sein de leur organisation.
La CFP a élaboré un cadre de nomination comprenant les trois composantes suivantes :

Ce cadre vise à servir de guide aux administrateurs généraux afin de leur permettre de créer leurs propres systèmes de dotation adaptés à leurs besoins, et à faire en sorte qu'ils respectent les exigences législatives et les valeurs fondamentales.

Les administrateurs généraux doivent mettre en œuvre l'infrastructure et les pratiques nécessaires au sein de leur organisation afin de favoriser la gestion efficace des pouvoirs délégués, conformément au cadre de nomination de la CFP, ce qui comprend l'apprentissage continu et la gestion du changement.

Les administrateurs généraux disposent de la marge de manœuvre voulue pour établir leurs propres processus et programmes de nomination adaptés à leurs besoins organisationnels. Lorsqu'ils établissent ces processus et programmes, les administrateurs généraux doivent établir des politiques et procédures qui respectent les valeurs que sont la justice, l'accessibilité, la transparence et la représentativité, et veiller à respecter les exigences législatives et les exigences des organismes centraux, même lorsqu'ils font appel à des fournisseurs de services.

Les administrateurs généraux sont tenus d'établir des pratiques de communication qui favorisent la transparence, la clarté et l'accès aux renseignements de dotation au sein de leur organisation.

Élément 2 - Planification de la dotation et surveillance des résultats 

La LEFP établit un cadre selon lequel les décisions en matière de nomination tiennent compte à la fois des qualifications des personnes et des besoins actuels et futurs de l’organisation. La planification de la dotation est un processus qui sert de base pour l’établissement des qualifications et des besoins actuels et futurs.

La planification de la dotation est également un processus qui détermine les attentes en matière de rendement en dotation, approuvées par les cadres supérieurs, d’un point de vue organisationnel, ce qui est réalisé grâce à l’élaboration de stratégies de dotation organisationnelles qui respectent et appuient les priorités en matière de dotation. Chaque stratégie de dotation organisationnelle doit énoncer les résultats mesurables attendus et les indicateurs de rendement afin que l’organisation soit en mesure de déterminer si la stratégie a porté fruit.

Les stratégies de dotation doivent porter sur les nominations ou les processus de dotation et indiquer les mesures de dotation que l’organisation entend prendre pour instaurer les priorités des cadres supérieurs en matière de dotation. Les stratégies sont fondées sur une analyse de l’effectif et peuvent également être établies en fonction d’une analyse des tendances et des modèles de dotation.

On s’attend également à ce que les administrateurs généraux évaluent l’écart entre les résultats prévus et les résultats obtenus en matière de dotation, et qu’ils corrigent les lacunes décelées par cette analyse.

Élément 3 –Soutien organisationnel aux ressources humaines

Compte tenu de l'accroissement des pouvoirs de dotation qui sont délégués aux administrateurs généraux, ceux-ci disposent maintenant de la marge de manœuvre voulue pour élaborer les types de processus qui permettront à leur organisation d'atteindre leurs objectifs stratégiques et de réaliser leurs plans de dotation. Pour ce faire, il faut disposer de ressources suffisantes et appropriées afin d'obtenir des résultats de dotation efficients et efficaces.

Les administrateurs généraux doivent s'assurer que leur organisation a accès à un nombre raisonnable de conseillers en RH possédant l'expertise appropriée en matière de dotation pour appuyer les gestionnaires subdélégués. Ils doivent également s'assurer de disposer de systèmes d'information et d'appui efficaces.

Élément 4 - Responsabilisation organisationnelle à l'égard des résultats

Le CRGD, notamment la vérification, est l’un des nombreux mécanismes appuyant la politique de responsabilisation élaborée par la CFP pour tenir les administrateurs généraux responsables de l’exercice de leurs pouvoirs délégués. Conformément à la politique de la CFP et au CRGD, les administrateurs généraux doivent faire rapport de leur rendement relatif à l’exercice de leurs pouvoirs délégués par le truchement du RMORCD.

On s’attend à ce que les administrateurs généraux se conforment aux exigences relatives à l’obligation de rendre compte de la CFP, collaborent à d’autres exigences relatives à la surveillance de la CFP, notamment aux vérifications mais sans s’y limiter, et apportent des améliorations là où des lacunes sont décelées dans les commentaires émis sur le RMORCD.

PARTIE II : Amélioration des résultats

La partie II contient deux sections. La section (a) traite de l’élément lié aux résultats de dotation sur le plan de la souplesse et de l’efficience. La section (b) porte sur les éléments liés à l’efficacité et aux valeurs.

(a) Résultats attendus : souplesse et efficience

Élément 5 - souplesse et efficience

Le préambule de la LEFP recommande que la délégation du pouvoir de dotation soit accordée « à l'échelon le plus bas possible dans la fonction publique », de sorte que les gestionnaires disposent d’une marge de manœuvre pour « effectuer la dotation, et pour gérer et diriger leur personnel de manière à obtenir des résultats pour les Canadiens ». Par opposition à l'ancien modèle basé sur les règles, qui mettait de l'emphase sur les processus, la LEFP établit une nouvelle approche axée sur les valeurs et les résultats. Par exemple, le préambule de la LEFP met l'accent sur la nécessité d'assurer l'excellence, l'intégrité, l'équité et la transparence dans les pratiques de dotation du gouvernement fédéral. Les gestionnaires subdélégués devraient donc exercer leur pouvoir de dotation de manière à assurer l'intégrité du processus de dotation à respecter les valeurs et les principes de la LEFP.

Dans leur prise de décision, les gestionnaires devraient prendre en considération les éléments suivants :

  • Souplesse – s'assurer que les méthodes d’embauche sont adaptées aux besoins de l'organisation;
  • Abordabilité et efficience – s'assurer que les méthodes de dotation représentent une bonne optimisation des ressources et qu'elles soient effectuées de façon simple, en temps opportun et efficacement.

(b) Résultats attendus – efficacité et respect des valeurs de dotation

Élément 6 – Mérite

  • La personne nommée possède les qualifications essentielles, y compris la compétence dans les langues officielles établies par l'administrateur général pour le travail à accomplir.
  • Le gestionnaire peut prendre en considération toute qualification constituant un atout, toute exigence opérationnelle et tout besoin organisationnel, actuels ou futurs, précisés par l'administrateur général.

Élément 7 – Impartialité

  • Les nominations et les promotions externes et internes à la fonction publique sont menés de façon objective et exemptes d'influence politique.

Élément 8 – Représentativité

  • Les processus de nomination sont menés de façon objective et ne créent pas d'obstacles systémiques afin que la fonction publique soit représentative de la population canadienne qu'elle sert.

Élément 9 – Accessibilité

  • Des personnes de partout au pays ont la possibilité de poser leur candidature, dans la langue officielle de leur choix, et d'être prises en considération pour un emploi dans la fonction publique.

Élément 10 – Justice

  • Les décisions sont prises de façon objective, exemptes d'influence politique et de favoritisme personnel, et les lignes directrices et pratiques témoignent d'un traitement juste des personnes.
  • Dans le cadre du processus de nomination, les personnes ont le droit d'être évaluées dans la ou les langues officielles de leur choix.

Élément 11 – Transparence

  • Les renseignements concernant les stratégies, les décisions, les lignes directrices et les pratiques de dotation sont communiqués ouvertement et en temps opportun.

Indicateurs de progrès pour tous les indicateurs :

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Date de modification :
2011-06-27