Chapitre 3

Table des matières

Rendement global pour le mérite et les valeurs directrices

3.1   Le mérite constitue le fondement d'une fonction publique compétente, professionnelle et non partisane et il est un élément essentiel des cadres législatif et politique actuels. La Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) exige que les nominations soient fondées sur le mérite et exemptes d'influence politique. En vertu de l'article 30 de la Loi, une nomination est fondée sur le mérite lorsque, selon la Commission, la personne à nommer possède les qualifications essentielles — notamment la compétence dans les langues officielles — établies par l'administrateur général pour le travail à accomplir. Toute qualification constituant un atout, toute exigence opérationnelle ou tout besoin organisationnel, pour le présent ou l'avenir, précisés par l'administrateur général, peuvent également être pris en considération.

3.2   L'objet des cadres législatif et politique actuels est de créer un système de mérite qui soit principalement fondé sur les valeurs. Ce système ne se limite pas aux qualifications essentielles à posséder pour occuper le poste; il est en corrélation avec les institutions, les lois, les règlements, les lignes directrices, les responsabilités, les processus, les pratiques et les procédures qui permettent de veiller à ce que le mérite, tel qu'il est défini dans la Loi, soit respecté dans les nominations. Le système permet en outre de s'assurer que les nominations et les processus de nomination respectent les valeurs directrices que sont la justice, l'accessibilité, la transparence et la représentativité, qui sont inscrites dans le préambule de la Loi et énoncées dans les lignes directrices de la Commission de la fonction publique (CFP).

3.3   Le présent chapitre expose l'évaluation globale du rendement effectuée par la CFP au regard de la valeur fondamentale qu'est le mérite et des valeurs directrices que sont la justice, la transparence, l'accessibilité et la représentativité. Chacune de ces valeurs directrices, qui sont interdépendantes et se recoupent, y est examinée en détail. Le respect de la seconde valeur fondamentale, l'impartialité politique, est abordé au chapitre 4.

Évaluation globale

Les valeurs directrices et le mérite sont respectés en général, mais les fonctionnaires à tous les niveaux ne démontrent toujours pas uniformément qu'ils comprennent comment les appliquer et comment les intégrer dans leurs décisions.

3.4   Comme il est indiqué au chapitre 6, la CFP utilise une gamme d'outils ainsi que d'autres sources de renseignements pour évaluer si les valeurs directrices et le mérite sont respectés dans les décisions de nomination prises par les gestionnaires, dans les organisations et dans tout le système de dotation de la fonction publique.

3.5   Selon les résultats des vérifications, des enquêtes, des études et des activités de surveillance continue que la CFP a réalisées en 2009-2010 et à la lumière des enquêtes menées par les administrateurs généraux, les valeurs directrices et le mérite sont généralement respectés, mais leur respect n'est pas toujours démontré. Malgré près de cinq années d'application des cadres législatif et politique actuels, les fonctionnaires de tous les niveaux ne démontrent toujours pas uniformément qu'ils comprennent comment appliquer et opérationnaliser le mérite et les valeurs directrices et comment les intégrer à leurs décisions. Cette inconsistance est apparente dans les décisions des gestionnaires subdélégués concernant les nominations intérimaires, les nominations d'employés occasionnels à des postes pour une période indéterminée, le recours aux services d'aide temporaire, la durée d'affichage, les discussions informelles et le choix du processus de nomination.

Mérite

3.6   Les résultats des activités de surveillance réalisées par la CFP et des enquêtes menées par les administrateurs généraux en 2009-2010 montrent que le mérite est généralement respecté dans les décisions de nomination, mais que cela n'est pas toujours démontré.

3.7   Résultats des vérifications — La CFP s'attend à ce que les gestionnaires démontrent, documents à l'appui, que leurs décisions respectent l'article 30 de la LEFP et satisfont aux autres exigences énoncées dans les lois, les règlements et les lignes directrices. Dans un contexte de délégation des pouvoirs, les gestionnaires doivent davantage faire preuve de diligence raisonnable dans l'évaluation du mérite aux fins de nomination, de manière à assurer une responsabilisation efficace. Les documents à l'appui des décisions constituent une importante source de renseignements permettant de déterminer si les valeurs directrices et le mérite sont respectés. La direction est alors certaine que l'organisation satisfait aux exigences et elle peut assurer la CFP et les parlementaires que le mérite et l'intégrité du système de dotation sont protégés. Les documents permettent aussi de garder une preuve des activités réalisées malgré les changements qui surviennent au sein de la direction.

3.8   En 2009-2010, la CFP a procédé à un examen des vérifications qu'elle a menées entre 2005 et 2010. Cet examen a révélé que le mérite est généralement respecté, mais que les décisions de nomination ne sont pas toujours bien documentées, ce qui empêche de démontrer le respect du mérite dans plusieurs nominations. L'examen a également indiqué des problèmes constants dans la qualité des justifications relatives au choix d'un processus non annoncé.

3.9   Résultats des enquêtes de la CFP Parce que le nombre d'enquêtes fondées que la CFP mène sur des processus de nomination reste relativement faible, il est possible de conclure que le mérite est respecté en général. En effet, en 2009-2010, il y a eu 32 enquêtes fondées. De ce nombre, 26 concernaient des erreurs, des omissions ou une conduite irrégulière dans des processus de nomination externes, et 4 ont abouti à une conclusion de fraude dans un processus de nomination; il y a donc eu une légère diminution par rapport aux 6 cas avérés de fraude survenus en 2008-2009. Les enquêtes de la CFP portent en grande partie sur des processus de nomination externes.

3.10  Résultats des enquêtes des administrateurs généraux — Dans son évaluation du mérite, la CFP examine également les résultats des enquêtes sur la dotation menées par les administrateurs généraux. Ces derniers transmettent les résultats des enquêtes à la CFP dans le cadre de l'exercice annuel de surveillance que tient celle-ci. Durant l'exercice de 2009-2010, 15 organisations ont indiqué avoir mené un total de 25 enquêtes internes, dont 10 portaient sur des allégations qui ont été jugées fondées. Dans ces cas, les organisations ont pris des mesures afin de régler les problèmes décelés, dont la révocation de la nomination ou le retrait des pouvoirs de dotation subdélégués jusqu'à ce que les personnes concernées aient reçu la formation adéquate.

3.11  Études — La scolarité est un critère essentiel dans l'évaluation du mérite. En 2009-2010, l'étude de la CFP intitulée Vérification des attestations d'études durant le processus de dotation a permis de constater que toutes les organisations participantes avaient mis en place des pratiques de vérification, bien qu'il n'existe aucune politique ou ligne directrice à l'échelle du gouvernement indiquant que cet aspect doit être vérifié. De tous les dossiers de dotation examinés, 85 % comprenaient au moins un document indiquant qu'il existait une méthode de vérification rigoureuse (copie du diplôme ou relevé de notes, attestation d'équivalence de diplôme étranger ou preuve de titre professionnel). Par ailleurs, 11 % des dossiers examinés ne contenaient qu'un curriculum vitae, tandis que moins de 4 % des dossiers ne contenaient aucun document indiquant que les attestations d'études du candidat avaient été vérifiées.

Valeurs directrices

3.12  Comme il a été mentionné plus haut, le mérite n'est qu'une des composantes d'un système de mérite fondé sur les valeurs. Le succès d'un tel système repose sur la compréhension par les gestionnaires des valeurs fondamentales et des valeurs directrices ainsi que de la manière dont elles interagissent. Les gestionnaires doivent aussi prendre en compte et soupeser les valeurs directrices au moment d'élaborer leurs stratégies et processus de dotation. Ils doivent être conscients de l'effet cumulatif de leurs décisions sur le rendement de leur organisation et de tout le système, par exemple en ce qui a trait à la perception de la justice de l'ensemble du système de dotation de la fonction publique.

3.13  La CFP examine chacune des valeurs sous-jacentes et leurs liens d'interdépendance avec le mérite au moyen d'études et d'activités de surveillance continue, car elle reconnaît que les valeurs directrices sont interreliées. Par exemple, la perception qu'a un fonctionnaire de la justice peut être influencée par l'accessibilité (p. ex. le choix du processus de nomination), la transparence (p. ex. la durée d'affichage et les discussions informelles) et la représentativité (p. ex. l'élimination des obstacles pour les personnes handicapées).

Justice

Le taux de fonctionnaires dans un poste intérimaire qui sont promus au même poste et au même niveau a diminué et la perception de la justice en dotation chez les fonctionnaires demeure stable. Toutefois, le recours croissant aux employés occasionnels pour doter des postes permanents et l'usage inapproprié des services d'aide temporaire pour répondre aux besoins en personnel à long terme constituent des préoccupations.

3.14  La justice, qui est l'une des valeurs directrices de la CFP pour les décisions relatives aux nominations, exige que les décisions soient prises de façon objectives, indépendantes d'influence politique ou de favoritisme personnel, que les lignes directrices et les pratiques témoignent d'un juste traitement des personnes et que dans le cadre d'un processus de nomination les personnes aient le droit d'être évaluées dans la ou les langues officielles de leur choix.

3.15  De nombreux facteurs influent sur la justice dans les pratiques de dotation. En 2009-2010, la CFP a examiné quatre éléments précis : la perception des fonctionnaires, les nominations intérimaires à long terme de quatre mois et plus, l'emploi occasionnel et le recours aux services d'aide temporaire.

3.16  Perceptions de la justice chez les fonctionnaires — Les pratiques de dotation perçues comme étant injustes ont une incidence sur la personne, sur l'organisation et sur le système dans son ensemble. Des recherches effectuées par le United States (U.S.) Merit Systems Protection Board ont révélé que l'opinion des employés sur les processus de dotation justes dans l'unité de travail influence la perception de l'intégrité des gestionnaires2. Une étude menée par le U.S. Department of Defence a montré que des opinions négatives avaient des répercussions sur l'engagement, le rendement et le taux de roulement du personnel3. Les milieux de travail où les processus de dotation sont perçus comme injustes acquièrent une réputation qui leur nuit pour attirer de nouvelles personnes de talent4.

3.17  Le Sondage sur la dotation — Candidats5 de la CFP contient plusieurs questions portant sur la justice. Selon les résultats du sondage 2008-2009, les perceptions individuelles des candidats au sujet de la justice dans l'évaluation de leurs capacités, de leurs connaissances et de leur expérience de travail n'ont pas changé par rapport à l'exercice précédent (à 69 % en moyenne). Cependant, les points de vue sur le processus de dotation en général étaient plus positifs (à 76 %), tandis que 49 % des candidats estimaient que le processus d'évaluation en général était juste « en grande partie » et 27 % « dans une certaine mesure »6.

3.18  En 2009-2010, la CFP a effectué une analyse plus approfondie des données recueillies au moyen du Sondage sur la dotation — Candidats pour mieux comprendre ce qui influence la perception des candidats à l'égard de la justice. Les données indiquent que trois principaux facteurs sont en cause :

  • le résultat du processus, c'est-à-dire si le candidat a été retenu à l'issue du processus;
  • les caractéristiques de la situation du fonctionnaire, soit les études, le groupe professionnel ou les autres possibilités d'emploi auxquelles il a eu accès; et
  • le type de processus de dotation et d'outils utilisés, par exemple la création de bassins ou de répertoires, l'utilisation d'une zone de sélection limitée, la durée du processus ou la tenue ou non de discussions informelles.

3.19  Les constatations suivantes sont ressorties de l'analyse :

  • Les candidats retenus étaient plus susceptibles de percevoir le processus comme juste, tandis que les candidats non retenus l'étaient moins. En général, les candidats qui attendaient des nouvelles concernant d'autres possibilités d'emploi étaient moins portés à estimer qu'ils avaient été évalués selon les exigences réelles du poste.
  • Quand l'activité de dotation visait à doter plusieurs postes (un processus de dotation collective) plutôt qu'un seul, les candidats avaient moins tendance à estimer qu'ils avaient été évalués en fonction des exigences réelles du poste.
  • De même, les candidats retenus ayant été placés dans un bassin ou un répertoire de candidats partiellement ou entièrement évalués avant leur nomination étaient moins portés à estimer que l'évaluation était juste. Cette perception semble plus courante chez les candidats provenant de l'extérieur de la fonction publique.
  • Les processus de dotation dont la zone de sélection vise toute la population canadienne (dans le cadre des processus externes) ou dont la zone de sélection s'étend au-delà de l'unité de travail (dans le cadre des processus internes) sont perçus comme étant plus justes.
  • Les candidats ayant participé à un processus de dotation plus long avaient moins tendance à estimer qu'ils avaient été évalués selon les exigences réelles du poste.

3.20  Il convient de souligner que les résultats du sondage représentent les perceptions des fonctionnaires. Dans certains cas, ces perceptions peuvent témoigner d'une mauvaise compréhension des décisions de nomination prises de façon objective par les gestionnaires. Par exemple, les perceptions négatives des personnes nommées à l'égard des examens d'aptitude générale et d'habileté cognitive, lesquels ont fait l'objet d'une évaluation rigoureuse et sont considérés comme exempts de préjugés et d'obstacles, démontrent la mauvaise compréhension du rôle de ces examens dans l'évaluation. Ainsi, ces résultats indiquent qu'il est nécessaire d'améliorer la communication entre les gestionnaires et les candidats plutôt que de modifier les outils ou les processus d'évaluation.

3.21  En 2010-2011, la CFP a l'intention de diffuser largement ces constatations afin que les administrateurs généraux, les gestionnaires et les employés puissent mieux comprendre les liens qui existent entre les décisions de nomination et la perception de la justice. Cet exercice contribuera à améliorer et à intégrer l'approche de dotation fondée sur les valeurs à tous les niveaux dans la fonction publique.

3.22  Nominations intérimaires — Depuis bon nombre d'années, la CFP surveille l'utilisation des nominations intérimaires. Celles-ci sont utiles pour doter des postes temporairement vacants et fournir aux fonctionnaires des occasions de perfectionnement professionnel, mais elles peuvent aussi avoir des répercussions négatives sur la perception de la justice.

3.23  Dans son étude initiale intitulée Nominations intérimaires et promotions subséquentes à la fonction publique fédérale, qui portait sur la période de 2002 à 2004, la CFP a estimé que le taux de promotion des fonctionnaires à la suite d'une nomination intérimaire au même groupe et niveau était de 41,3 %. Dans une mise à jour de cette étude cette année, la CFP a constaté que, pour la période de 2007 à 2009, le taux de promotion des fonctionnaires à la suite d'une nomination intérimaire a baissé considérablement pour s'établir à 33,5 %. La durée moyenne des nominations intérimaires a également diminué, passant à 13,5 mois si la nomination intérimaire se terminait par une promotion et à 12,5 mois si elle ne donnait pas lieu à une promotion.

3.24  Étant donné que les nominations intérimaires peuvent conférer aux fonctionnaires un avantage lorsque le poste est ensuite doté en permanence, la façon dont les gestionnaires subdélégués s'y prennent pour doter les postes par intérim peut influencer la perception de la justice. Dans son rapport annuel 2008-2009, la CFP a dit être préoccupée parce que des processus de nomination non annoncés avaient été utilisés pour un pourcentage élevé (84,2 %) de nominations intérimaires d'une durée de quatre mois et plus. En 2009-2010, ce pourcentage avait diminué pour s'établir à 80,5 %. Les progrès à ce sujet sont attribuables à la surveillance accrue des organisations et de la CFP.

3.25  Nomination des employés occasionnels à des postes pour une période indéterminée — Le recours aux employés occasionnels est une stratégie d'affaires efficace pour répondre rapidement aux besoins de ressourcement à court terme ou pour obtenir des compétences spécialisées. Cependant, la CFP demeure préoccupée par le recours croissant aux employés occasionnels comme source d'embauche permanente dans la fonction publique.

3.26  Les avantages à embaucher des employés occasionnels ayant déjà travaillé à la fonction publique doivent tenir compte de la justice et des autres valeurs directrices. Les employés occasionnels peuvent être avantagés par rapport aux autres candidats en raison des connaissances, de l'expérience et de la visibilité acquises durant leur emploi occasionnel. En outre, les dispositions de la LEFP, y compris celles concernant le mérite, ne s'appliquent pas aux employés occasionnels, lesquels ont tendance à provenir de la région même, ce qui a une incidence sur les valeurs directrices que sont l'accessibilité et la représentativité si ces personnes sont ensuite nommées à la fonction publique.

3.27  Selon l'étude statistique de la CFP intitulée Les nouveaux fonctionnaires nommés pour une période indéterminée : qui sont-ils? (Mise à jour), la proportion de fonctionnaires nommés pour une période indéterminée n'ayant jamais occupé de poste à la fonction publique, y compris en tant qu'employés occasionnels, est passée de 15,9 % en 2004-2005 à 37,0 % en 2009-2010. Toutefois, une autre étude de la CFP fondée sur une méthodologie différente, intitulée Dans quelle mesure les membres du personnel temporaire deviennent-ils des fonctionnaires en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique? (Mise à jour), a révélé que la proportion d'employés occasionnels ayant ensuite été nommés en vertu de la LEFP a continué de croître, passant de 41 % pour la période de référence de 1997 à 2005 à 54 % en 2008-2009. En outre, la proportion d'employés occasionnels nommés ensuite à des postes pour une période indéterminée en vertu de la LEFP a également augmenté, passant de 26,3 % pour la période de référence à 36,9 % en 2008-2009.

3.28  La proportion croissante d'employés occasionnels recrutés à la fonction publique a des répercussions négatives sur la justice ainsi que sur les autres valeurs directrices que sont l'accessibilité, la transparence et la représentativité. La CFP examinera davantage cette question durant la prochaine année dans le cadre de son évaluation de la Loi et présentera ses conclusions sur les mesures à prendre dans son rapport spécial au Parlement, qui sera déposé au printemps 2011.

3.29  Utilisation des services d'aide temporaire — En réponse à une demande du Parlement, la CFP a accepté de mener une étude sur le recours aux services d'aide temporaire dans les organisations de la fonction publique. Le recours à ces services est approprié quand les gestionnaires sont aux prises avec de courtes périodes d'absence des employés, une augmentation temporaire de la charge de travail, ou encore durant un processus de nomination. Cette étude a permis de constater l'utilisation inappropriée des services d'aide temporaire pour répondre à des besoins de dotation à long terme, lesquels sont prévus par la LEFP. L'étude a démontré qu'une proportion assez importante de marchés de services d'aide temporaire étaient d'une durée d'un an ou plus. L'étude a aussi révélé qu'un certain nombre de travailleurs d'aide temporaire avaient été embauchés à titre d'employés occasionnels peu de temps avant ou après la fin de leur marché avec la même organisation et qu'approximativement un travailleur d'aide temporaire sur cinq avait été embauché à la fonction publique après la fin de son marché de services d'aide temporaire, et que la majorité d'entre eux avait ensuite été nommée à un poste permanent. Cette étude, qui renferme toutes les constatations formulées, est déposée en même temps que le présent rapport annuel.

3.30  L'ampleur et la nature de l'utilisation des services d'aide temporaire peuvent avoir des répercussions négatives considérables sur la justice quand des stratégies d'embauche à court terme sont utilisées pour répondre aux besoins à long terme. Le recours inapproprié aux services d'aide temporaire nuit également à l'accessibilité, puisque les occasions pour les personnes de voir leur candidature prise en considération pour un poste en vertu de la LEFP s'en trouvent diminuées.

Transparence

La CFP a constaté que les discussions informelles permettent d'augmenter la transparence des processus de nomination et qu'elles ont lieu en temps opportun.

3.31  Les renseignements concernant les stratégies, les décisions, les lignes directrices et les pratiques en matière de dotation doivent être communiqués de façon ouverte et en temps opportun.

3.32  Durée d'affichage — Un des objectifs des Lignes directrices en matière d'annonces dans le processus de nomination de la CFP consiste à s'assurer que les renseignements sur les postes à doter sont communiqués ouvertement et en temps opportun aux personnes qui se trouvent dans la zone de sélection, lesquelles doivent avoir un accès raisonnable aux possibilités d'emploi et l'occasion de postuler. Bien que la durée d'affichage puisse dépendre de facteurs comme le nombre de postes à doter ou le degré d'urgence, la CFP recommande que les processus soient annoncés durant une à deux semaines.

3.33  Selon les annonces publiées dans le Système de ressourcement de la fonction publique et sur Publiservice, plus de 46 % des annonces de processus externes et 87 % des annonces de processus internes ont été affichées durant une semaine ou plus en 2009-2010, ce qui est relativement stable par rapport à l'an dernier, où les pourcentages étaient de 48 % et de 88 % respectivement. Toutefois, lorsque l'annonce risque de donner lieu à la présentation d'un grand nombre de candidatures, les organisations choisissent souvent d'annoncer les processus durant de courtes périodes en guise de stratégie de gestion du volume de candidatures. En 2009-2010, 25,2 % des annonces de processus externes et 2,2 % des annonces de processus internes ont été affichées durant deux jours ou moins, ce qui est semblable aux pourcentages de l'année précédente, qui étaient de 23,5 % et de 2,1 % respectivement. La plupart de ces annonces (processus internes et externes) visaient des postes de commis ou des postes administratifs, dont les critères de mérite tendent à être plus génériques, ce qui fait donc augmenter le nombre de candidatures.

3.34  En 2009-2010, la CFP a effectué une étude comparative afin de déterminer si la fonction publique d'autres pays membres de l'Organisation de coopération et de développement économiques avait une loi ou une politique exigeant une période d'affichage minimale et, le cas échéant, afin de déterminer la durée d'affichage des postes.

3.35  Aucun des pays visés par l'étude n'avait de loi ou de politique exigeant une durée d'affichage minimale des postes. Toutefois, la plupart avaient produit des lignes directrices recommandant une durée d'affichage « raisonnable » afin que les personnes désireuses de poser leur candidature aient la possibilité de le faire. Aux États-Unis, par exemple, l'Office of Personnel Management recommande, sans toutefois l'exiger, un délai d'au moins cinq jours ouvrables et fournit des directives pour l'établissement de la période d'affichage. Quant à l'Australie et la Grande-Bretagne, elles exigent une « possibilité raisonnable » de poser sa candidature pour les postes de la fonction publique et recommandent une période de deux semaines dans la plupart des cas.

3.36  La CFP a modifié les Lignes directrices en matière d'annonces dans le processus de nomination afin de fixer une durée d'affichage minimale d'un jour ouvrable. Cette modification permettra de s'assurer que les personnes handicapées qui doivent utiliser d'autres services (comme Infotel ou des services téléphoniques de lecteur d'écran) ont accès aux possibilités d'emploi, à l'interne comme à l'externe.

3.37  En 2010-2011, la CFP surveillera la pertinence et l'incidence de la nouvelle durée d'affichage minimale. Elle pourra ainsi déterminer si celle-ci entraîne des conséquences inattendues ou est utilisée à outrance comme stratégie de gestion du volume des candidatures. De plus, la CFP révisera ses orientations sur les annonces afin de fournir des suggestions spécifiques sur le nombre de jours ou de semaines qui est raisonnable en fonction de facteurs tels que le nombre de postes à doter, le lieu de travail ou le nombre de candidatures souhaitable pour constituer un bassin de candidats suffisant.

3.38  Discussions informelles — Tous les candidats non retenus dans le cadre d'un processus de nomination interne ont le droit d'avoir le plus rapidement possible une discussion informelle sur la décision ayant mené à l'élimination de leur candidature. Cette discussion vise à assurer la transparence et la communication tout au long du processus de nomination.

3.39  Le sondage sur la dotation de la CFP permet de surveiller l'utilisation et l'efficacité des discussions informelles par la collecte de données auprès des gestionnaires et des candidats. En 2008-2009, environ 53 % des gestionnaires d'embauche ayant répondu au Sondage sur la dotation — Gestionnaires avaient reçu d'un fonctionnaire une demande de discussion informelle.

3.40  Dans le Sondage sur la dotation — Candidats de 2008-2009, on demandait aux candidats ayant participé à un processus de dotation annoncé ce qu'ils pensaient des discussions informelles. Dans l'ensemble, les résultats montrent une augmentation marginale, par rapport à 2007-2008, du nombre de candidats satisfaits du résultat (de 61 à 65 %) et du délai nécessaire pour obtenir une discussion informelle (de 83 à 85 %). Il n'y a pas eu de changement significatif (de 14 à 13 %) du nombre de candidats qui ont ensuite été réintégrés dans le processus. La proportion de candidats non retenus ayant demandé une discussion informelle avec le gestionnaire d'embauche a également diminué, passant de 51 à 47 % entre les deux périodes. Les résultats du sondage sont présentés en détail au tableau 7.

Tableau 7 — Perceptions sur la discussion informelle : candidats non retenus dans des processus de dotation annoncés
2007-2008
(%)
2008-2009
(%)
Pourcentage des candidats ayant participé à une discussion informelle 51 47
Pourcentage des candidats satisfaits du dénouement de la discussion informelle 1 61 65
Pourcentage des candidats satisfaits de la rapidité à obtenir une discussion informelle 1 83 85
Pourcentage des candidats ayant participé à une discussion informelle et ayant été réintégrés dans le processus de dotation 14 13

Source : Sondage sur la dotation — Candidats : 2007-2008 et 2008-2009 (données pondérées)

1 Inclut les candidats qui sont satisfaits « dans une certain mesure » et « en grande partie ».

3.41  Des consultations sur les Lignes directrices en matière de discussions informelles de la CFP, tenues en 2009-2010 dans le contexte de l'examen du Cadre de lignes directrices en matière de nomination, ont révélé que de nombreuses personnes reconnaissaient que les discussions informelles amélioraient la transparence d'un processus de nomination. Les intervenants ont par ailleurs indiqué que clarifier ce que sont, ou ne sont pas, les discussions informelles aideraient les participants à avoir des attentes réalistes à l'égard du processus. La CFP a commencé à mettre à jour ses documents d'orientation sur les discussions informelles afin de fournir ces clarifications.

3.42  Les gestionnaires se sont aussi dits préoccupés de la charge de travail pour tenir plusieurs discussions informelles durant les processus de dotation collective, parce qu'il faut, en raison des multiples nominations de candidats issus de bassins, envoyer à maintes reprises des notifications aux personnes dont la candidature a déjà été éliminée. La CFP prépare actuellement un décret d'exemption afin qu'il ne soit pas nécessaire pour ces nominations d'envoyer plus d'une notification, ce qui permettrait de régler le problème.

3.43  En 2010-2011, la CFP continuera d'examiner l'efficacité des discussions informelles et leur contribution globale à l'amélioration du régime de recours.

Accessibilité

L'accessibilité aux emplois de la fonction publique s'est améliorée depuis 2001 parce que la CFP exige d'utiliser une zone nationale de sélection. Cependant, une forte proportion de nominations intérimaires d'une durée de quatre mois et plus n'est pas annoncée, ce qui réduit l'accessibilité aux possibilités d'emploi.

3.44  L'accès général aux possibilités d'emploi pour toute la population canadienne constitue une valeur importante au sens de la LEFP. La CFP s'attend à ce que les personnes de partout au pays aient la possibilité raisonnable de poser leur candidature en vue d'un emploi dans la fonction publique, et ce dans la ou les langues officielles de leur choix, et d'être prises en considération pour ce poste. L'accessibilité se mesure par l'utilisation de la zone nationale de sélection (ZNS) et des processus de nomination annoncés et non annoncés.

3.45  Zone nationale de sélection — En 2001, la CFP a utilisé une approche graduelle et mesurée afin d'élargir la portée de ses Lignes directrices en matière de zone de sélection (voir pièce 1). Depuis décembre 2008, tous les processus de nomination externes annoncés visant la dotation de postes à temps plein de durée déterminée (plus de six mois) ou pour une période indéterminée sont accessibles aux candidats de partout au Canada et aux Canadiens qui vivent à l'étranger, sauf dans les cas où la CFP a accordé une exemption d'utiliser une ZNS pour les processus de nomination externes annoncés.

3.46  Comme l'indiquent les tableaux 50 et 51 de l'annexe 2, l'utilisation d'une ZNS augmente l'accès aux postes à long terme ou pour une période indéterminée dans la fonction publique, tant pour les postes d'agent que pour les autres. Les demandes de postes d'agent provenant de régions autres que celle où est situé le poste ont légèrement augmenté dans l'ensemble, passant de 590 351 en 2008-2009 à 667 977 en 2009-2010; ces demandes représentent 50,8 % du nombre total de demandes. Un peu plus de 33 % des demandes visant des postes autres que ceux d'agent provenaient d'une autre région en 2009-2010, soit durant le premier exercice entier où l'utilisation de la ZNS était requise pour ces postes.

Pièce 1 : Zone nationale de sélection

Depuis 2001, il faut utiliser une zone nationale de sélection (ZNS) pour tous les processus de nomination externes annoncés qui concernent les postes de cadres de direction (EX) et les deux niveaux inférieurs.

En avril 2006, la CFP a adopté une approche mesurée afin d'étendre l'utilisation de la ZNS à d'autres groupes et niveaux :

  • Étape I — La ZNS est appliquée aux postes d'agent dans la région de la capitale nationale à partir d'avril 2006.
  • Étape II — La ZNS est appliquée aux postes d'agent à l'échelle nationale à partir d'avril 2007.
  • Étape III — La ZNS est appliquée aux postes autres que ceux d'agent à l'échelle nationale à partir de décembre 2008.

En 2009-2010, 100 % des processus externes annoncés étaient conformes aux lignes directrices. De ceux-ci, 95 % utilisaient la ZNS. Les 5 % restants visaient des postes occasionnels, à temps partiel ou saisonniers, ou alors étaient limités aux groupes d'équité en matière d'emploi et n'exigeaient donc pas de ZNS.

3.47  L'augmentation du nombre de demandes présentées par des postulants provenant d'autres régions a aussi donné lieu à de plus nombreuses nominations chez ce groupe de postulants. Dans la région de la capitale nationale (RCN), où la ZNS est en vigueur depuis plus longtemps que dans les autres régions, les nominations de postulants de l'extérieur à des postes d'agent ont augmenté, passant de 12 % en 2006-2007 à 21,7 % en 2008-2009. Comme le montre le tableau 50 de l'annexe 2, ce pourcentage est passé à 25,8 % en 2009-2010. Dans l'ensemble, la proportion de nominations de postulants provenant d'autres régions est passée de 16,5 % en 2008-2009 à 19,5 % en 2009-2010. De plus, la proportion de nominations de postulants provenant d'autres régions à des postes autres que ceux d'agent était de 7,3 % en 2009-2010 (tel que l'illustre le tableau 51 de l'annexe 2).

3.48  Les Lignes directrices en matière de zone de sélection ont été modifiées en 2009-2010 pour prévoir des exemptions, que la CFP doit approuver dans chaque cas. Lorsqu'elle examine une demande d'exemption, la CFP tient compte, entre autres, de l'incidence sur la valeur qu'est l'accessibilité et de l'intérêt du public. C'est le cas, par exemple, si les organisations doivent remplir d'urgence des exigences opérationnelles pour assurer la santé et la sécurité de la population canadienne, ou lui fournir des services. Depuis la modification des lignes directrices, les deux ministères suivants ont demandé une exemption et l'ont obtenue :

  • Statistique Canada a demandé d'être exempté d'utiliser une ZNS pour la dotation, débutée en 2010, de postes requis pour le recensement de 2011. L'organisation prévoyait embaucher, en vertu de la LEFP, environ 1 000 fonctionnaires dans des postes de durée déterminée de 9 à 18 mois aux fins du traitement des données. Ces postes, situés dans 37 bureaux locaux et plus de 70 bureaux secondaires partout au Canada, étaient pour divers groupes et niveaux. L'exemption a été accordée parce que les emplois étaient situés partout au Canada. Les postulants de tout le pays avaient donc accès aux emplois, comme le prévoit la ZNS. Les nominations visaient des postes de durée déterminée et ne menaient pas à un emploi permanent.
  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a demandé une exemption à la ZNS afin de doter rapidement les postes nécessaires à l'exécution du Programme accéléré d'infrastructure (PAI), une initiative annoncée dans le budget fédéral de janvier 2009 ayant pour but de stimuler la croissance économique, de rétablir la confiance et de soutenir la population canadienne durant la récession. Environ 17 postes (personnel administratif, ingénieurs, architectes et technologues) étaient situés dans les régions de l'Ontario, de l'Ouest et de l'Atlantique. Il était prévu que la dotation de ces postes commence immédiatement, étant donné que les travaux de réparation et de restauration financés par le programme devaient débuter partout au Canada en avril 2009. L'obligation d'utiliser une ZNS aurait pu retarder la dotation de ces postes et avoir une incidence négative sur l'exécution du programme.

3.49  La CFP continuera de surveiller les tendances des demandes et des nominations pour les postes d'agent et d'autres postes.

3.50  Utilisation des processus annoncés et non annoncés — La LEFP et les Lignes directrices en matière de choix du processus de nomination de la CFP offrent aux gestionnaires subdélégués diverses options pour choisir un processus de nomination. Les processus peuvent être annoncés ou non annoncés, internes ou externes, selon le poste à doter ou les besoins et le plan de ressources humaines de l'organisation.

3.51  La CFP estime que le recours aux processus annoncés devrait constituer la norme dans la plupart des situations, étant donné que ceux-ci permettent davantage de respecter les valeurs directrices que sont la justice, l'accessibilité, la représentativité et la transparence. Si les postes vacants sont annoncés, le processus est transparent et diverses personnes peuvent poser leur candidature. Par ailleurs, le fait de permettre à des personnes de postuler et d'être prises en considération réduit également le risque, réel ou perçu, d'influence politique ou de favoritisme personnel dans le processus de nomination.

3.52  Quand un processus de nomination non annoncé est utilisé, les lignes directrices de la CFP exigent une justification écrite. La justification doit démontrer que le choix d'un tel processus respecte les valeurs directrices et qu'il est conforme au plan de ressources humaines de l'organisation et à ses critères pour les processus de nomination non annoncés.

3.53  Les organisations doivent rendre compte à la CFP de leur utilisation des processus non annoncés sur une base trimestrielle. Selon les données présentées par les organisations et les correspondances établies avec les dossiers de la CFP portant sur l'embauche et les activités de dotation, la CFP a estimé qu'en 2009-2010 les organisations ont continué d'utiliser des processus annoncés pour procéder à des nominations internes et externes à la fonction publique presque dans la même proportion que l'an passé, soit dans près des deux tiers des cas. Le tableau 8 fournit des détails sur l'utilisation des processus annoncés et non annoncés en 2009-2010 selon le type de processus.

3.54  Dans le sondage sur la dotation, les gestionnaires continuent d'indiquer que la pénurie de main-d'oeuvre, les investissements dans le personnel et, tout particulièrement, les besoins urgents en personnel sont des raisons importantes pour recourir aux processus non annoncés. La CFP demeure préoccupée par le délai de présentation et la qualité des rapports organisationnels.

Tableau 8 — Estimation des nominations externes et internes à la fonction publique, selon le type de nomination et le processus pour l'exercice financier 2009-2010
Type de
nomination 1
Annoncé
(%)
Non annoncé
(%)
Total 2
(%)
Nominations
externes
72,4 27,6 100,0
Promotions 67,9 32,1 100,0
Nominations
intérimaires 3
19,5 80,5 100,0
Total 63,4 36,6 100,0

Source : Dossiers de la Commission de la fonction publique (CFP) sur les activités d'embauche et de dotation comparées aux dossiers des organisations

1 Inclut les nominations dans des postes pour une période indéterminée et de durée déterminée. Exclut les nominations latérales et régressives et les mutations.

2 Ces données ont été obtenues par la comparaison des 62 560 nominations effectuées en 2009-2010 provenant des dossiers de la CFP sur les activités d'embauche et de dotation avec les données fournies chaque trimestre par les organisations (provenant principalement de processus manuels de collecte de données). En raison de difficultés liées aux délais de présentation des données et à leur qualité, la CFP n'a pu établir de correspondance avec les données organisationnelles que pour environ 70 % des nominations.

3 Ne comprend pas les nominations intérimaires de moins de quatre mois.

3.55  En novembre 2009, pour remplir un engagement pris dans le rapport annuel de l'an dernier, la CFP a modifié le Système de gestion de l'information sur les priorités (SGIP) afin de pouvoir recueillir des données plus détaillées sur les raisons qui motivent les organisations à recourir aux processus non annoncés. Durant la prochaine année, la CFP poursuivra la collecte et l'analyse des données au moyen du SGIP et elle examinera si cette façon de faire pourrait remplacer efficacement d'autres méthodes plus laborieuses de collecte de données.

Représentativité

Trois des quatre groupes désignés sont maintenant nommés à la fonction publique dans une proportion supérieure à leur disponibilité respective au sein de la population active. Les personnes handicapées font toutefois exception.

3.56  En 2009-2010, la CFP s'est concentrée sur diverses initiatives qui devraient mener à une amélioration continue de la représentation des membres de groupes désignés au titre de l'équité en matière d'emploi (EE) dans la fonction publique. En voici quelques-unes : la prise de mesures permettant d'obtenir des données d'EE plus fiables; l'adoption d'une méthode simplifiée pour la collecte et l'utilisation des renseignements sur l'EE; la mise en œuvre d'une approche en trois volets pour l'affirmation de l'affiliation autochtone; la détermination de stratégies efficaces et de pratiques notables en vigueur dans les ministères et les organismes.

3.57  Données sur l'équité en matière d'emploi — Cette année, la CFP a effectué son examen et sa comparaison des méthodes, des pratiques et des systèmes utilisés par les organisations pour recueillir des données sur l'EE au moyen de l'auto-identification. Cet examen lui a permis de déterminer les facteurs qui contribuent aux divergences dans les données de même que les bonnes pratiques de collecte de données sur l'auto-identification. Ainsi, dans une lettre commune adressée durant l'exercice 2010-2011 aux chefs des ressources humaines, la CFP et le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) se sont engagés à indiquer clairement aux organisations que les renseignements fournis dans les autodéclarations peuvent servir, aux fins de l'auto-identification, à mesurer la représentation des groupes d'EE dans l'effectif. Ils ont également pris l'engagement de revoir la section portant sur le consentement qui se trouve dans le Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP) et dans Publiservice afin de veiller à ce que les postulants comprennent à quoi serviront les renseignements fournis dans leur autodéclaration.

3.58  Le résultat escompté de ces mesures est une réduction du fardeau administratif pour les postulants, les fonctionnaires et les organisations. La CFP et le BDPRH continueront de surveiller les résultats et de travailler à une stratégie commune pour établir et rapporter les taux de nomination et de représentation de l'effectif des groupes désignés.

3.59  Évaluation des tendances et du rendement sur le plan de l'équité en matière d'emploi — En 2009-2010, plus de 276 000 personnes ont répondu par l'entremise du SRFP à 3 463 annonces destinées aux Canadiens et affichées sur le site Web emplois.gc.ca de la CFP. Comme l'illustre le tableau 9, les membres de trois des quatre groupes désignés au titre de l'équité en matière d'emploi ont été nommés à la fonction publique dans une proportion supérieure à leur disponibilité respective au sein de la population active; seules les personnes handicapées font exception à la règle.

3.60  Bien que le pourcentage de femmes nommées au terme de processus de nomination externes annoncés ait diminué (passant de 57,1 % en 2008-2009 à 55,5 % en 2009-2010), leur représentation globale et leur représentation au sein du Groupe de la direction dans la fonction publique augmentent constamment7.

3.61  Pour les postulants autochtones, la tendance s'est poursuivie, puisque de légères augmentations ont été observées (passant de 3,6 % en 2008-2009 à 3,8 % en 2009-2010). Il y a également eu augmentation du nombre de nominations externes visant les Autochtones (passant de 4,2 % en 2008-2009 à 4,6 % en 2009-2010).

3.62  Le nombre et la proportion de nominations externes ont augmenté en 2009-2010 pour les membres de minorités visibles. Le pourcentage de postulants membres de minorités visibles se situait à 25,9 %, ce qui représente plus du double de leur disponibilité au sein de la population active, qui est de 12,4 %. Le pourcentage de nominations chez ce groupe a également augmenté, passant de 18,8 % en 2008-2009 à 21,2 %. Puisque les minorités visibles sont sous-représentées8,cette tendance à la hausse contribuera à combler les écarts actuels et futurs dans la représentation de ce groupe à la fonction publique.

3.63  La CFP demeure préoccupée que les personnes handicapées constituent le seul groupe dont le taux de nomination est resté inférieur à leur taux de disponibilité au sein de la population active durant les dernières années. Bien que les personnes handicapées ne soient pas sous-représentées dans la fonction publique9, le pourcentage de postulants appartenant à ce groupe est demeuré stable à 3,0 %, tandis que leur taux de nomination a diminué, passant de 3,3 % en 2008-2009 à 3,1 % en 2009-2010.

Tableau 9 — Pourcentage de postulants à des processus annoncés et de nominations externes à des postes pour une période indéterminée et à des postes pour une durée déterminée de trois mois ou plus, selon le groupe désigné d'équité en emploi et l'exercice financier, comparativement à leur disponibilité au sein de la population active en 2006
Groupe désigné 2007-2008 2008-2009 2009-2010 DPA en
2006 1
% de postulants 2
Autochtones 3,4 3,6 3,8 3,0
Personnes handicapées 2,9 3,0 3,0 4,0
Membres des minorités visibles 21,8 24,7 25,9 12,4
Femmes 61,1 57,8 45,3 52,3
% de nominations externes
Autochtones 3 4,4 4,2 4,6 3,0
Personnes handicapées 3 3,3 3,3 3,1 4,0
Membres des minorités visibles 3 17,3 18,8 21,2 12,4
Femmes 4 58,0 57,1 55,5 52,3

Source : Dossiers de la Commission de la fonction publique (CFP) sur les activités d'embauche et de dotation et le Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP)

1 Le taux de disponibilité au sein de la population active (DPA) en 2006 pour l'ensemble de la fonction publique a été fourni par le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines.

2 Dans le cas des postulants à des processus annoncés, les pourcentages indiqués pour les quatre groupes désignés au titre de l'équité en matière d'emploi sont fondés sur les données provenant des postulants qui ont complété le formulaire d'autodéclaration dans le SRFP.

3 Pour les nominations externes à la fonction publique, les pourcentages pour ces trois groupes désignés au titre de l'équité en matière d'emploi sont fondés sur les données des postulants qui ont présenté leur candidature et qui ont complété le formulaire d'autodéclaration dans le SRFP au cours des deux derniers exercices et pour lesquels une correspondance a pu être établie avec les dossiers des activités d'embauche et de dotation de la CFP le 31 mars 2010.

4 Les chiffres concernant les femmes nommées à la fonction publique sont extraits des dossiers de la CFP sur les activités d'embauche et de dotation, lesquels sont fondés sur le système de paie de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

3.64  Pratiques notables — En 2009-2010, Santé Canada, l'École de la fonction publique du Canada, Citoyenneté et Immigration Canada et Diversification de l'économie de l'Ouest Canada ont affiché un bon rendement pour les initiatives en matière de dotation qui visaient à accroître la représentativité. Selon leur Rapport ministériel sur l'obligation de rendre compte en dotation (RMORCD), chacune de ces quatre organisations a intégré la planification de l'EE à celle des activités, a établi des objectifs mesurables pour le recrutement et l'embauche de membres des groupes désignés et a rendu compte des progrès à la haute direction. Les quatre organisations ont également démontré leur engagement à l'égard de la représentativité, notamment en encourageant la collaboration avec les collectivités des minorités visibles et des Autochtones, en participant à des programmes de mentorat dans le milieu universitaire, en créant un Programme d'intégration des personnes handicapées, en intégrant dans les activités de sensibilisation une composante relative à la diversité et en établissant et en mettant en œuvre un programme de stages destiné aux Autochtones.

3.65  Approche pour l'affirmation de l'affiliation autochtone — En vue d'assurer l'intégrité du système de dotation, la CFP a, le 1er janvier 2010, mis en application une approche en trois volets afin de répondre à des préoccupations exprimées par les groupes de fonctionnaires autochtones concernant de fausses déclarations formulées par des non-Autochtones au moment de poser leur candidature pour des emplois réservés aux Autochtones.

3.66  Les ministères et les organismes assujettis à la LEFP doivent maintenant remplir le Formulaire d'affirmation d'affiliation autochtone (Formulaire AAA) et soumettre des rapports trimestriels à la CFP durant la première année de la mise en application. Après un an, la CFP effectuera un examen afin de déterminer si l'approche ou le Formulaire AAA doivent être modifiés.

3.67  Obligation de prendre des mesures d'adaptation — Il est essentiel que tous les obstacles en matière de dotation soient éliminés pour les personnes handicapées si l'on veut obtenir une fonction publique représentative. La CFP étudie les pratiques d'adaptation en place dans les organisations afin d'évaluer les risques possibles pour les valeurs directrices et de formuler des recommandations visant à les atténuer. Afin d'aider les organisations à adopter des mesures d'adaptation en matière d'évaluation, la CFP offre maintenant ce type de services sur la base du recouvrement des coûts. De plus, elle fournit des renseignements pertinents sur son site Web, qui comporte une nouvelle section portant expressément sur les mesures d'adaptation.

3.68  Durant son examen des Lignes directrices en matière de nomination, la CFP a cherché à connaître les points de vue et les expériences des divers groupes d'intervenants au sujet des mesures d'adaptation prises pour les postulants dans les processus d'évaluation. Le Conseil national des employés handicapés fédéraux a soulevé des préoccupations quant au moment où les postulants sont informés de la possibilité d'obtenir des mesures d'adaptation quant à la façon de les demander. En conséquence, les Lignes directrices sur l'équité en matière d'emploi dans le processus de nomination, les Lignes directrices en matière d'évaluation et les guides connexes seront modifiés en 2010-2011, afin de clarifier les obligations des gestionnaires d'embauche.

Notes

2. U.S. Merit Systems Protection Board, The Federal Government: A Model Employer or a Work in Progress, septembre 2008, p. 36. [Retour]

3. Rubin, Ellen, « The Role of Procedural Justice in Public Personnel Management: Empirical Results from the Department of Defence », article paru dans le Journal of Public Administration Research and Theory. 2007, volume 19, p. 126. [Retour]

4. Gilliland, Stephen. « The Perceived Fairness of Selection Systems: An Organizational Justice Perspective. », article paru dans The Academy of Management Review. 1993, volume 18, numéro 4, p. 703-709. [Retour]

5. Les Sondages sur la dotation — Candidats 2007-2008 et 2008-2009 portent chacun sur une période de référence de 12 mois (d'octobre à septembre) et recoupent donc deux exercices financiers. Par exemple, le Sondage sur la dotation 2008-2009 porte sur les nominations effectuées d'octobre 2008 à septembre 2009. [Retour]

6. Sondage sur la dotation — Candidats, 2007-2008 et 2008-2009 (données pondérées). [Retour]

7. L'équité en emploi dans la fonction publique du Canada : rapport annuel au Parlement 2008-2009, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, 2010. [Retour]

8. Ibid. [Retour]

9. Ibid. [Retour]

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