Commission de la fonction publique

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3. Rapport annuel 2008-2009

Chapitre 3

Progrès globaux réalisés quant au respect du mérite et des valeurs directrices

3.1 Depuis plus d'un siècle, la Commission de la fonction publique (CFP) remplit son mandat, conféré par le Parlement, qui consiste à protéger de façon indépendante la valeur fondamentale qu'est le mérite au sein de la fonction publique fédérale. Pour ce faire, elle s'assure de l'application du mérite dans les nominations internes et externes à la fonction publique, tout en veillant également au respect des valeurs de dotation, soit l'accessibilité, la transparence, la justice et la représentativité.

3.2 Le mérite constitue le fondement d'une fonction publique compétente, professionnelle et impartiale. Sa signification et son application ont toutes deux évolué considérablement depuis l'entrée en vigueur de la Loi sur le service civil en 1908, et plus particulièrement depuis l'adoption de l'actuelle Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP).

3.3 Pour la première fois, le mérite est défini dans l'actuelle LEFP. Aux termes de celle-ci, une nomination est fondée sur le mérite lorsque la CFP estime que la personne à nommer possède les qualifications essentielles — notamment la compétence dans les langues officielles — établies par l'administrateur général (ou le gestionnaire subdélégué) pour le travail à accomplir. La CFP ou le gestionnaire subdélégué peuvent également prendre en compte :

• toute qualification supplémentaire que l'administrateur général considère comme un atout pour le travail à accomplir ou pour l'organisation, pour le présent ou l'avenir;
• toute exigence opérationnelle actuelle ou future de l'organisation précisée par l'administrateur général;
• tout besoin actuel ou futur de l'organisation précisé par l'administrateur général, ce qui peut comprendre les besoins actuels et futurs de la fonction publique précisés par l'employeur et que l'administrateur général considère comme pertinents.

3.4 Cette situation est très différente de celle qui existait sous le régime de l'ancienne loi, puisque les candidats étaient alors évalués les uns par rapport aux autres (selon le principe du mérite relatif).

3.5 Le système du mérite est composé de nombreux éléments, tous interdépendants : les institutions, les lois, les règlements, les lignes directrices, les responsabilités, les processus et les procédures. Ces éléments visent tous à faire en sorte que le mérite soit respecté et que les décisions de nomination soient fondées sur les valeurs de la fonction publique enchâssées dans le préambule de la LEFP.

3.6 Par l'entremise du Cadre de nomination, la CFP établit ses attentes à l'égard des organisations lorsqu'il s'agit d'effectuer et de révoquer des nominations et de prendre des mesures correctives. Les exigences qui figurent dans les lignes directrices de la CFP mettent l'accent sur les valeurs que sont l'accessibilité, la justice, la transparence et la représentativité, toutes énoncées dans le préambule de la LEFP, ainsi que sur les exigences législatives fondamentales mentionnées dans d'autres parties de la Loi. Les décisions en matière de nomination sont également assujetties à la Charte canadienne des droits et libertés, à d'autres lois (p. ex. la Loi sur les langues officielles, la Loi sur l'équité en matière d'emploi et la Loi canadienne sur les droits de la personne) et à la jurisprudence connexe. Le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique fournit également des orientations à cet égard.

3.7 Sous le régime de la LEFP actuelle, les administrateurs généraux jouent un rôle plus important qu'auparavant dans l'application et la protection du mérite. Comme l'encourage la Loi, la CFP a délégué la plupart de ses pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes aux administrateurs généraux. Cela comprend le pouvoir de révoquer les nominations et de prendre des mesures correctives à la suite d'une enquête sur un processus de nomination interne menée par l'administrateur général. La CFP peut toutefois mener des enquêtes sur ces nominations, à la demande de l'administrateur général. Elle conserve en outre le pouvoir de mener des enquêtes au sujet de processus de dotation externes, de nominations effectuées à l'issue de processus internes (lorsque les pouvoirs de nomination n'ont pas été délégués) et de toute nomination ayant fait l'objet d'allégations d'influence politique ou de fraude.

3.8 Le Tribunal de la dotation de la fonction publique (TDFP) se penche sur les processus de nomination internes. Le TDFP, créé en vertu de la Loi actuelle, a le mandat d'entendre et de trancher les plaintes relatives à :

• l'abus de pouvoir dans le cadre des nominations internes, dans le choix d'un processus de nomination annoncé ou non annoncé, dans les mises en disponibilité et dans la mise en œuvre de mesures correctives ordonnées par le Tribunal;
• l'omission d'évaluer le plaignant dans la langue officielle de son choix;
• une révocation qui n'était pas raisonnable.

Le TDFP favorise également l'utilisation des modes alternatifs de règlement des conflits.

3.9 Les discussions informelles, également établies sous le régime de la LEFP actuelle, contribuent grandement au respect du mérite. En effet, elles permettent à un fonctionnaire dont la candidature a été éliminée dans le cadre d'un processus de nomination interne de discuter avec le gestionnaire d'embauche des réserves qu'il peut avoir concernant cette décision. Le gestionnaire d'embauche peut alors corriger toute erreur, toute omission ou tout oubli, en temps opportun, ce qui permet d'accroître la transparence des décisions en matière de dotation.

3.10 La surveillance est un élément fondamental du système axé sur le mérite. Étant donné qu'elle a délégué plus de pouvoirs aux administrateurs généraux, la CFP a davantage mis l'accent sur la surveillance qu'en vertu de l'ancienne loi, en augmentant ses activités de surveillance et de vérification et en accordant une importance renouvelée aux enquêtes. Le Cadre de nomination, l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination et le Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation de la CFP font état des attentes de la CFP relativement au respect du mérite et des valeurs directrices au niveau de la gestion, à la fois au sein des organisations et dans l'ensemble de la fonction publique.

3.11 Respect du mérite - Les gestionnaires d'embauche peuvent avoir recours à diverses mesures de dotation pour satisfaire à leurs besoins, notamment les nominations pour une durée déterminée ou une période indéterminée et les nominations intérimaires; les mutations; les détachements et les affectations; l'utilisation de programmes étudiants, de programmes de perfectionnement et de programmes d'échange et les ententes pour l'aide temporaire et les emplois occasionnels. Les gestionnaires doivent également choisir le type de processus - interne ou externe et annoncé ou non annoncé - et déterminer la zone de sélection à appliquer. La CFP s'attend à ce que les gestionnaires respectent les prescriptions législatives et les exigences énoncées dans les lignes directrices applicables, lorsqu'ils prennent leurs décisions en matière de nomination. Souvent, ceux-ci doivent également prendre d'autres facteurs en considération, comme l'efficience, la planification de la relève et les exigences opérationnelles.

3.12 Toutefois, dans un système de mérite axé sur les valeurs et la délégation de pouvoirs, c'est la façon dont les gestionnaires tiennent compte des valeurs qui fait en sorte que les choix sont appropriés. La CFP s'attend à ce que les gestionnaires et leur organisation se fondent sur les valeurs que sont l'accessibilité, la justice, la transparence et la représentativité lorsqu'ils élaborent leurs stratégies de dotation. Toutes les valeurs sont importantes, mais il faut parfois faire des compromis lorsque certaines entrent en concurrence. Chaque décision en matière de dotation est donc complexe en soi, car elle suppose d'établir un juste équilibre malgré des facteurs qui peuvent être concurrentiels.

3.13 Il faut montrer clairement à la CFP que les valeurs ont été prises en considération et respectées. Pour déterminer si les décisions individuelles présentent des risques sur le plan du mérite et de l'intégrité du système de dotation, la CFP examine les diverses mesures de dotation employées et leur justification. Par exemple, si un gestionnaire invoque systématiquement la lenteur des processus de dotation pour choisir des processus qui manquent de transparence ou qui ne sont pas accessibles à un bassin raisonnable de candidats possibles, il devrait envisager la possibilité d'utiliser des méthodes de dotation collective ou de se servir de bassins de candidats potentiels afin de satisfaire aux dispositions de la LEFP, aux lignes directrices de la CFP et à une démarche fondée sur les valeurs.

3.14 Non seulement la CFP examine-t-elle l'application du mérite au cas par cas, mais elle s'occupe également de la protection du système axé sur le mérite dans son ensemble. En effet, même si les décisions prises de façon individuelle par les gestionnaires peuvent être appropriées, il faut tout de même veiller à ce que l'effet cumulatif de nombreuses décisions ne nuise pas à l'intégrité globale du système de dotation, dans des organisations précises ou à l'échelle de la fonction publique.

3.15 À cet égard, la CFP tient les administrateurs généraux responsables de la mesure dans laquelle les activités de dotation de leur organisation respective satisfont aux exigences législatives de même qu'aux exigences énoncées dans les règlements et les lignes directrices applicables, ce qui comprend le mérite et les valeurs directrices. De plus, la CFP présente chaque année au Parlement une évaluation intégrée portant sur l'intégrité globale du système du mérite, en fonction des résultats de ses activités de surveillance, de ses études, de ses sondages, de ses vérifications et de ses enquêtes.

Évaluation globale

La CFP constate que, dans l'ensemble, le mérite est respecté à l'échelle du système; toutefois, certaines sources de préoccupation persistent. En effet, certaines pratiques de recrutement au sein des organisations, comme la proportion grandissante de nominations d'anciens employés occasionnels à des postes pour une période indéterminée, posent des risques sur le plan du respect des valeurs. Dans certains processus, il n'y avait pas suffisamment de preuves selon lesquelles le mérite avait été respecté, particulièrement dans le cas des processus non annoncés.

3.16 Plus de trois ans après l'entrée en vigueur de l'actuelle LEFP, c'est un défi constant de veiller au respect du mérite dans les nominations internes et externes à la fonction publique ainsi qu'au respect des valeurs directrices que sont l'accessibilité, la transparence, la justice et la représentativité. Les résultats des activités de surveillance de la CFP mettent en lumière un certain nombre de préoccupations de même que la nécessité de renouveler les efforts de vigilance.

3.17 Résultats des vérifications — Les rapports de vérification de la CFP permettent de conclure que le mérite est généralement respecté au sein des organisations ainsi qu'à l'échelle du système. Toutefois, l'examen des résultats des vérifications de la CFP menées de 2005-2006 à 2008-2009 a permis d'observer des tendances qui constituent une source de préoccupation.

3.18 Bien que la plupart des processus de nomination respectent le mérite, la CFP en a relevé un nombre suffisant qui soulèvent des préoccupations relativement au respect du cadre législatif et des lignes directrices de la CFP. En effet, les difficultés associées à la capacité en matière de ressources humaines (RH), aux cadres organisationnels de contrôle et aux dossiers de dotation incomplets risquent également de compromettre le respect du mérite et des valeurs directrices.

3.19 En particulier, dans le cadre de plusieurs vérifications, la CFP a constaté qu'il n'y avait pas suffisamment de preuves indiquant que le mérite avait été respecté. Certaines organisations ne disposent pas de mécanismes de surveillance de la dotation efficaces, de sorte que les administrateurs généraux ne sont pas en mesure de fournir à la CFP les renseignements requis pour que celle-ci puisse tirer des conclusions à l'égard d'un système fondé sur le mérite. Parmi les problèmes récurrents, mentionnons le manque de documentation et l'absence de justifications relatives aux décisions en matière de dotation. La CFP n'est donc pas en mesure de déterminer si le mérite et les valeurs ont été respectés.

3.20 Au printemps 2009, la CFP a publié son rapport intitulé Vérification du Programme fédéral d'expérience de travail étudiant et des nominations subséquentes effectuées au moyen des mécanismes d'intégration. Cette vérification a permis de constater que, dans l'ensemble, le programme fonctionne relativement bien. Toutefois, elle a également mis en lumière que plus d'un tiers des nominations effectuées au moyen des mécanismes d'intégration étaient jugées insatisfaisantes, en ce sens qu'elles ne respectaient pas le Cadre de nomination de la CFP. Selon les constatations de la vérification, il faut documenter avec plus de rigueur les décisions sur les nominations effectuées au moyen des mécanismes d'intégration.

3.21 Une étude antérieure de la CFP, intitulée Nominations subséquentes à la participation aux programmes fédéraux d'embauche des étudiants en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, avait permis de constater que, durant la période visée par l'étude, plus du cinquième des étudiants avaient ensuite été nommés à un poste pour une durée déterminée ou une période indéterminée. Or, cette possibilité de nomination subséquente n'avait pas été diffusée dans l'annonce du programme. En octobre 2008, la CFP a revu les annonces d'emplois pour les étudiants dans le cadre du Programme fédéral d'expérience de travail étudiant (PFETE), du Programme des adjoints de recherche (PAR) et du Programme de stages d'enseignement coopératif et d'internat. Elle les a modifiées afin qu'elles indiquent la possibilité que les étudiants soient nommés à des postes pour une période indéterminée après l'obtention de leur diplôme, s'ils réussissent le programme. Dorénavant, la nomination subséquente d'étudiants sera annoncée, et la transparence du processus pour les possibilités d'emploi à la fonction publique fédérale à long terme s'en trouvera accrue.

3.22 Enquêtes et plaintes — Lorsqu'elle évalue l'application du mérite, la CFP examine également les résultats de ses enquêtes, les décisions du TDFP et les résultats des enquêtes menées par les administrateurs généraux. Au cours de l'exercice 2008-2009, il y a eu 33 plaintes et enquêtes fondées, ce qui est plus de quatre fois supérieur aux chiffres de l'année précédente. Les 33 enquêtes et plaintes en question étaient réparties comme suit :

• 21 enquêtes menées par la CFP, dont 15 portaient sur des processus de nomination externes et 6 concernaient des fraudes (voir également le chapitre 6);
• 6 décisions du TDFP portant sur des allégations d'abus de pouvoir considérées comme fondées;
• 6 enquêtes menées par des administrateurs généraux au sujet de processus de nomination internes (dont l'une a été menée par la CFP à la demande de l'administrateur général).

3.23 La CFP est informée des enquêtes menées par les administrateurs généraux au moyen de son exercice annuel de surveillance. Au cours de l'année, six organisations ont indiqué avoir mené au total neuf enquêtes, dont six portaient sur des allégations qui se sont révélées fondées, comme il a été mentionné précédemment. Quatre de ces six enquêtes ont donné lieu à six révocations de nominations, dont trois par suite d'une seule enquête qui a entraîné aussi le retrait de cinq candidats du bassin établi. Néanmoins, même si le nombre d'enquêtes sur des allégations fondées qui ont été menées par les administrateurs généraux a augmenté depuis l'an dernier (où seules deux enquêtes menées par les administrateurs généraux portaient sur des allégations fondées), la CFP craint que les administrateurs généraux n'utilisent pas pleinement le pouvoir dont ils disposent à cet égard.

3.24 Études statistiques — Dans le cadre de ses études statistiques, la CFP continue de relever des domaines où, à l'échelle du système, les valeurs que sont l'accessibilité, la transparence, la justice et la représentativité peuvent être compromises.

3.25 L'embauche des employés occasionnels est un bon exemple. En effet, les employés occasionnels sont souvent embauchés à court terme pour remplacer des fonctionnaires et pour aider à gérer de lourdes charges de travail. Au niveau de la direction, on fait souvent appel aux employés occasionnels pour leur expertise, laquelle est mise à profit à l'appui d'un projet spécial ou pour le transfert des connaissances. Très souvent, les compétences d'un ancien fonctionnaire de la fonction publique fédérale sont idéales pour appuyer un projet spécial. Dans certains cas, cette personne possède des connaissances dont pourraient tirer parti les fonctionnaires fédéraux³.

3.26 Les employés occasionnels ne sont pas considérés comme des fonctionnaires au sens de la LEFP. Bien que ce soit l'article 50 de la LEFP qui confère aux administrateurs généraux le pouvoir de nommer une personne à titre occasionnel, aucune autre disposition de la LEFP ne s'applique aux employés occasionnels, pas plus que le mérite. Les postes occasionnels ne sont pas annoncés et il n'est pas nécessaire que les postulants soient évalués en fonction des critères de mérite. Par ailleurs, les employés occasionnels ne sont pas admissibles aux processus de nomination internes⁴.

3.27 La nomination subséquente de ces employés occasionnels à des postes pour une période indéterminée doit toutefois satisfaire aux exigences de la LEFP, y compris le mérite. Toutefois, il se peut que ces employés bénéficient d'un avantage par rapport aux autres candidats possibles de par l'expérience et les connaissances qu'ils ont acquises dans le cadre de leurs fonctions. Si les critères de mérite comprennent la connaissance du milieu de travail comme exigence, il y a lieu de s'inquiéter quant au respect des valeurs que sont la justice et l'accessibilité. De plus, la représentativité peut également être compromise, étant donné que les gestionnaires d'embauche ont souvent tendance à faire appel à des personnes de la région lorsqu'ils embauchent pour de courtes périodes. Les cas où des personnes initialement embauchées à titre d'employés occasionnels sont ensuite nommées à un poste pour une période indéterminée dans le cadre d'un processus non annoncé constituent une source particulière de préoccupation sur le plan de l'accessibilité.

3.28 La CFP a récemment mis à jour son étude intitulée Les nouveaux fonctionnaires nommés pour une période indéterminée : qui sont-ils?, ce qui lui a permis de constater que la proportion de personnes embauchées pour une période indéterminée ayant d'abord occupé un poste à titre occasionnel a augmenté. Au cours de la période visée par l'étude initiale (d'avril 1998 à mars 2006), la proportion de nouveaux fonctionnaires possédant une expérience antérieure à titre occasionnel correspondait en moyenne à 29 %. Au cours de l'exercice 2008-2009 et des deux exercices précédents, ce pourcentage est passé à 34 %. Cette proportion élevée est préoccupante, car elle peut avoir pour effet de limiter le bassin de candidats et de conférer à certains un accès privilégié.

3.29 La CFP a également analysé la proportion d'employés occasionnels ayant ensuite été nommés à un poste pour une période indéterminée. Dans le cadre de son étude intitulée Dans quelle mesure les membres du personnel temporaire deviennent-ils des fonctionnaires en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (mise à jour), la CFP a constaté que, parmi les personnes embauchées à titre occasionnel en 2000-2001, 48 % sont ensuite devenues fonctionnaires. De ce nombre, 69 % ont été nommées à un poste pour une période indéterminée. Ces résultats sont plus élevés que ceux de l'étude précédente, où 41 % des employés occasionnels étaient ensuite devenus fonctionnaires, en obtenant un poste pour une période indéterminée dans 58 % des cas.

3.30 Recours à des agences privées — Il est également possible de faire appel à des agences d'emploi temporaire pour remplacer des employés à court terme, au moyen de contrats. Les administrateurs généraux sont responsables de la gestion des RH et des finances au sein de leur organisation. L'utilisation appropriée des services de ces agences peut aider les organisations à gérer leur charge de travail. Toutefois, celles-ci ne doivent pas avoir recours aux agences d'emploi temporaire à outrance, particulièrement pour un poste établi ou de façon répétée sur une longue période. Si la demande est continue pour un type de travail donné, il faut alors mener un processus fondé sur le mérite, qui donne aussi la chance à d'autres personnes de postuler. La CFP s'inquiète de l'utilisation que font les organisations des mesures temporaires afin de contourner les exigences de la LEFP et de se soustraire à l'application des valeurs directrices.

3.31 La CFP a l'intention de surveiller de plus près l'utilisation des services des agences d'emploi temporaire à la lumière des exigences de la LEFP et des valeurs directrices. Les résultats de l'étude seront diffusés en 2010 (voir l'annexe 2 — Plans de vérification, d'évaluation et d'études pour 2010 et 2011).

3.32 Données tirées de sondages — Environ 98 % des gestionnaires ayant répondu au Sondage sur la dotation mené en 2008-2009 ont indiqué qu'ils étaient satisfaits « en grande partie » ou « dans une certaine mesure » de la qualité des personnes embauchées dans le cadre du dernier processus annoncé au cours de la période visée (c.-à-d. d'octobre 2007 à septembre 2008). Le niveau de satisfaction demeure relativement stable comparativement aux résultats des sondages précédents.

3.33 Environ 76 % des candidats qui ont répondu au Sondage sur la dotation ont indiqué estimer que les exigences réelles du poste correspondaient au moins « dans une certaine mesure » à celles annoncées pour le poste dans leur domaine général de travail. Les candidats de l'extérieur qui ont été nommés à un poste dans des organisations régies par la LEFP n'avaient qu'une perception légèrement différente de celle des candidats de l'intérieur de la fonction publique.

3.34 Dans tous les sondages menés précédemment auprès des fonctionnaires de la fonction publique, on observe généralement une perception relativement positive au sujet de la compétence des personnes nommées. Toutefois, le nombre de répondants qui ont une perception négative a augmenté, ce qui inquiète la CFP. Selon les résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, mené par l'employeur en 2008, 24 % des répondants qui se sont prononcés sur la question étaient en désaccord avec l'affirmation suivante : « dans mon unité de travail, j'estime qu'on embauche des personnes capables de faire le travail ». Il s'agit là d'une hausse par rapport à 2005 (22 %) et à 2002 (20 %).

3.35 Lacunes sur le plan de l'information — On observe un certain nombre de lacunes sur le plan de l'information relativement à d'autres aspects du régime de dotation, ce qui est préoccupant. Par exemple, la CFP ne dispose pas de données suffisantes sur la fréquence et les résultats des enquêtes menées par les administrateurs généraux afin de déterminer dans quelle mesure elles contribuent au respect du mérite.

3.36 La CFP continuera d'examiner tous les aspects du régime de dotation qui peuvent avoir une incidence directe ou indirecte sur le mérite et l'impartialité, de même que sur les valeurs directrices.

Accessibilité

L'accessibilité à la fonction publique a augmenté grâce à l'exigence par la CFP d'avoir recours à une zone nationale de sélection à l'échelle du pays.

3.37 L'accès général aux occasions d'emploi pour l'ensemble de la population canadienne constitue une valeur importante au sens de la LEFP. La CFP s'attend à ce que les Canadiens provenant de tout le pays aient une possibilité raisonnable de postuler et de voir leur candidature prise en considération pour un emploi à la fonction publique, dans la langue officielle de leur choix. L'accessibilité se mesure par l'utilisation de la zone nationale de sélection (ZNS) et les processus de nomination annoncés et non annoncés.

3.38 Zone nationale de sélection - La CFP s'est engagée à fournir à la population canadienne l'accès aux emplois de la fonction publique fédérale offerts partout au pays. Pour ce faire, elle a mis en œuvre une démarche graduelle et pondérée en vue d'appliquer une ZNS pour tous les processus de nomination externes annoncés visant la dotation de postes à temps plein pour une période indéterminée, et de postes à temps plein d'une durée déterminée de six mois ou plus.

3.39 Cette exigence a d'abord été établie en 2001 pour les postes de cadre et d'agent principal. Elle a ensuite été appliquée, en 2006, aux postes de niveau d'agent dans la région de la capitale nationale (RCN), et en 2007, aux postes de niveau d'agent à l'échelle du pays et, finalement, en décembre 2008, aux postes autres que ceux du niveau d'agent dans tout le pays⁵. On s'attendait alors que le nombre de demandes provenant d'autres régions que celle où le poste était affiché augmente, tout comme le nombre de nominations de personnes provenant d'autres régions.

3.40 L'exigence d'avoir recours à une ZNS s'applique à toutes les nominations pour une période indéterminée, à toutes les nominations pour une durée déterminée de six mois ou plus et à toutes les nominations d'étudiants par l'entremise du PFETE. Les nominations d'employés à temps partiel, d'employés saisonniers, d'étudiants à temps partiel et d'étudiants du PFETE à temps plein sont exemptées de l'application de cette exigence lorsque le premier processus de nomination, assorti d'une ZNS, n'a pas permis d'obtenir de résultats. Les Lignes directrices en matière de zone de sélection ont été modifiées au cours de l'exercice 2008-2009 afin d'inclure des exceptions, lesquelles doivent être approuvées par la CFP au cas par cas.

3.41 L'exigence d'utiliser une ZNS s'applique désormais aux processus visant la dotation de postes à temps plein pour une durée déterminée de six mois ou plus et de postes pour une période indéterminée. En 2004, 19 % de ces postes étaient ouverts à toute la population canadienne. Cette proportion est passée à 55 % en 2007, par suite de l'application de cette exigence aux postes de niveau d'agent. Depuis décembre 2008, tous ces postes sont maintenant ouverts à tous les candidats résidant partout au pays ou aux Canadiens résidant à l'étranger.

3.42 L'exigence d'utiliser une ZNS pour les postes autres que ceux du niveau d'agent est entrée en vigueur au cours des trois derniers mois de l'exercice 2008-2009. Pendant cette période, 192 postes autres que ceux du niveau d'agent ont été annoncés dans le cadre d'une zone nationale de sélection, comparativement à 107 au cours des neuf mois précédents.

3.43 Les données sur le nombre de demandes d'emploi indiquent également que l'établissement d'une ZNS améliore l'accessibilité. Au cours de l'exercice 2007-2008, 38 % (91 996) des 242 096 demandes reçues pour des postes offerts dans la région de la capitale nationale provenaient d'autres régions. Durant l'exercice 2008-2009, ce taux s'est accru à 41% (88 050) des 214 756 demandes reçues. Un taux d'augmentation semblable a été observé dans les autres régions, à l'exception de la Saskatchewan où le nombre de demandes provenant d'autres régions est passé de 7 419 demandes (66 %) des 11 242 en 2007-2008 à 16 646 demandes (80 %) des 20 808 en 2008-2009.

Source : Système de ressourcement de la fonction publique

3.44 La CFP s'attendait à observer une augmentation du nombre de nominations de postulants provenant d'autres régions. Dans la RCN, où la ZNS est requise depuis plus longtemps qu'ailleurs, ces nominations sont restées stables, à un taux de 12 % pour les exercices 2006-2007 et 2007-2008. Les données provisoires recueillies semblent indiquer que ce chiffre a augmenté pour atteindre au moins 16 % en 2008-2009.

3.45 La CFP n'est pas en mesure d'établir si le taux de nomination est suffisant, étant donné qu'il était auparavant impossible de postuler dans une autre région. La CFP continuera de surveiller le taux de nomination des postulants provenant d'autres régions et mènera des recherches visant à déterminer quels autres facteurs peuvent entrer en ligne de compte. Par exemple, la CFP examinera les énoncés des critères de mérite afin de déterminer s'il existe des obstacles, outre les tendances qui ont toujours eu cours sur le plan de la migration interprovinciale au sein de la main-d'œuvre.

3.46 Utilisation de processus annoncés et non annoncés — La LEFP et les lignes directrices de la CFP en matière de nomination confèrent aux gestionnaires plus de pouvoir discrétionnaire et diverses possibilités quant au choix des processus qu'ils peuvent mener (annoncés, non annoncés, internes ou externes) pour accroître l'efficacité. Le choix du processus doit toutefois être envisagé en fonction des valeurs et être appuyé par le plan organisationnel des RH.

3.47 La CFP favorise, comme pratique usuelle, l'utilisation des processus de nomination annoncés, étant donné que ceux-ci permettent davantage de respecter les valeurs directrices que sont l'accessibilité et la transparence. Il est certes possible d'avoir recours aux processus de nomination non annoncés, mais les lignes directrices de la CFP en matière de choix du processus de nomination exigent alors une justification écrite indiquant que le recours à un processus non annoncé respecte les valeurs de la LEFP et est conforme au plan des RH et aux critères de l'organisation pour l'utilisation de ces processus. Il incombe aux administrateurs généraux de s'assurer que les critères organisationnels pour l'utilisation de processus non annoncés sont appliqués adéquatement.

3.48 Il existe certaines circonstances où l'utilisation de processus non annoncés peut être considérée comme appropriée, p. ex. lorsqu'il y a pénurie de main-d'œuvre qualifiée ou lorsqu'un fonctionnaire participe à un programme de perfectionnement. Les gestionnaires d'embauche qui ont répondu au Sondage sur la dotation de la CFP ont indiqué que les raisons suivantes pour justifier le choix d'un processus de nomination non annoncé étaient « assez » ou « très » importantes :

• 87 % ont indiqué un besoin urgent de doter le poste;
• 75 % ont indiqué une pénurie de main-d'œuvre qualifiée;
• 57 % ont indiqué un programme de perfectionnement ou d'autres investissements dans le personnel.

3.49 Selon les exigences en matière de rapports énoncées dans le Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation de la CFP, les organisations doivent rendre compte de leur utilisation des processus non annoncés. Toutefois, comme la CFP l'a remarqué l'année dernière, les délais de présentation des rapports organisationnels et leur qualité posent des problèmes. Lorsqu'elle effectue un rapprochement entre les données fournies par les organisations et ses propres dossiers, la CFP parvient à établir une correspondance pour environ 68 % seulement des données.

3.50 Selon les données présentées par les organisations et les correspondances établies avec les dossiers de la CFP sur l'embauche et les activités de dotation, la CFP estime que l'utilisation des processus non annoncés a diminué en 2008-2009; elle est actuellement de 37 %, comparativement à 40 % pour l'exercice précédent⁶. Le tableau 8 contient des détails sur l'utilisation des processus annoncés et non annoncés par les organisations, selon le type de nomination, pour l'exercice 2008-2009.

3.51 Dans le cadre de son étude intitulée Collecte de données sur les processus de nomination non annoncés, la CFP a constaté que l'exactitude variait considérablement d'une organisation à l'autre. La CFP cherche d'autres moyens pour recueillir des renseignements sur l'utilisation de processus non annoncés, y compris la justification de leur utilisation, au moyen de systèmes automatisés comme le Système de gestion de l'information sur les priorités.

Source : Statistiques d'embauche et de nomination de la CFP comparées aux dossiers des organisations
¹ Ces données ont été obtenues par la comparaison des 65 983 nominations effectuées en 2008-2009 (à l'exception des déplacements latéraux et régressifs et des mutations) provenant des dossiers de la CFP avec les données fournies chaque trimestre par les organisations (provenant principalement de processus manuels de collecte de données). En raison de problèmes liés aux délais de présentation des données et à leur qualité, la CFP n'a pu établir de correspondance avec les données organisationnelles que pour environ 68 % des nominations.
² Nominations intérimaires de quatre mois et plus.

Justice

La CFP demeure inquiète de la perception qu'ont les fonctionnaires de la justice relativement aux processus de nomination en général et aux possibilités de nominations intérimaires pour les fonctionnaires en particulier.

3.52 La CFP s'attend que les décisions en matière de dotation soient prises objectivement et soient exemptes de toute influence politique et de tout favoritisme personnel, et que les politiques et les pratiques témoignent d'un traitement juste des personnes.

3.53 Perceptions des fonctionnaires — Le Rapport annuel 2007-2008 de la CFP indiquait que 70 % des personnes nommées ayant répondu au Sondage sur les nominations de la CFP estimaient que les nominations effectuées dans leur unité de travail étaient justes. Le Sondage sur la dotation 2008-2009 de la CFP a fait une évaluation plus rigoureuse de la valeur de la justice en demandant aux fonctionnaires, tant aux candidats retenus qu'à ceux non retenus, d'indiquer s'ils avaient été évalués de façon juste en fonction de divers facteurs lorsqu'ils avaient participé à un processus annoncé. Ces facteurs englobaient leurs capacités, leurs compétences, leurs connaissances, leur formation, leur expérience de travail et leur potentiel.

3.54 Parmi les 6 400 répondants qui se sont prononcés sur la question, 71 % ont indiqué qu'ils avaient été évalués de façon juste si l'on prenait en considération tous les facteurs. Ceux qui avaient reçu une offre d'emploi ou qui avaient été placés dans un bassin étaient beaucoup plus enclins à percevoir leur évaluation comme juste (88 %) que ceux dont la candidature avait été éliminée à la présélection ou qui n'avaient pas été retenus (57 %).

3.55 Les répondants qui avaient une perception de justice plus grande relativement à la manière dont ils avaient été évalués étaient également plus enclins à répondre qu'ils avaient été évalués en fonction des exigences réelles du poste et que les méthodes d'évaluation utilisées leur avaient permis de démontrer leur capacité à occuper le poste. De plus, ces personnes ont également indiqué que les exigences des postes annoncés au sein de leur unité de travail correspondaient aux exigences réelles des postes et ne présentaient pas d'obstacle pour les personnes qualifiées.

3.56 Nominations intérimaires — Depuis plusieurs années, la CFP exprime des préoccupations au sujet des nominations intérimaires. Ces préoccupations persistent en 2008-2009.

3.57 Les nominations intérimaires peuvent être utilisées pour répondre aux besoins de l'organisation ou pour assurer le perfectionnement des fonctionnaires. Or, si leur utilisation sur de longues périodes sert à éviter de recourir à des méthodes plus transparentes pour combler les besoins à long terme, les valeurs directrices peuvent s'en trouver compromises. Selon le résultat de la mise à jour de l'étude sur les nominations intérimaires de la CFP, le taux de promotion à la suite d'une nomination intérimaire est nettement supérieur aux taux de promotion des personnes n'ayant pas occupé de poste intérimaire. Lorsque le poste est doté de façon permanente, les nominations intérimaires fournissent un avantage à la personne qui en a bénéficié par rapport aux autres candidats qui n'ont pas eu cette possibilité.

3.58 Les possibilités de nominations intérimaires contribuent à la perception de justice dans les décisions en matière de dotation. Dans le tableau 8, les statistiques de la CFP indiquent qu'un pourcentage élevé des nominations intérimaires pour une durée de quatre mois et plus (84,2 %) ont été effectuées au moyen de processus non annoncés, ce qui représente une légère augmentation par rapport au pourcentage de l'année dernière (82 %).

3.59 Le fait d'annoncer une possibilité de nomination intérimaire ou d'offrir des nominations intérimaires par rotation favorise la justice dans les processus de sélection subséquents.

Transparence

Il faut améliorer la qualité des renseignements sur les possibilités de nomination et les processus de nomination. En particulier, la CFP se penchera sur les discussions informelles et leurs répercussions sur la dotation et le système de recours.

3.60 Les renseignements sur les stratégies, les décisions, les lignes directrices et les pratiques en matière de dotation doivent être communiqués de façon ouverte et en temps opportun.

3.61 La durée d'affichage peut poser un risque sur le plan de l'accessibilité, car il est possible que des personnes provenant d'un fuseau horaire différent ou ayant besoin de mesures d'adaptation pour lire les annonces et postuler ne soient pas en mesure de poser leur candidature dans le délai prescrit. Dans le cas des processus de nomination externes, le système d'affichage de la CFP — le Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP) — exige une période d'affichage minimale, de sorte que la date de clôture des annonces ne peut pas être la même que la date d'affichage. Plus du tiers des demandes d'emploi reçues par l'entremise du SRFP chaque année (environ un million de demandes) concernent des emplois annoncés pendant deux jours ou moins. Pour ces processus, on compte en moyenne 250 demandes d'emploi par annonce.

3.62 Dans le cas des processus de nomination internes, les organisations doivent afficher leurs annonces sur Publiservice, le site extranet destiné aux fonctionnaires du gouvernement du Canada. Ce système n'impose pas de restriction quant à la clôture d'une annonce le même jour que la date d'affichage. Plus de 10 000 demandes d'emploi sont acheminées par l'entremise de Publiservice chaque année; seulement 1 % des emplois sont affichés pendant deux jours ou moins, ce qui correspond en moyenne à 30 demandes d'emploi par annonce.

3.63 La CFP est préoccupée du fait que le service de lecteur sonore d'écran de Publiservice, qui permet aux personnes ayant une déficience visuelle d'avoir accès aux annonces, n'est pas en fonction les soirs ou les fins de semaine. Dans ces cas, l'accessibilité est compromise lorsque des emplois sont annoncés pendant un jour ou deux seulement.

3.64 La CFP examine présentement le besoin d'établir une période minimale pour l'affichage des annonces d'emploi. La possibilité d'en faire une exigence énoncée dans des lignes directrices est envisagée, car cette mesure permettrait de rendre Publiservice aussi accessible que le SRFP.

3.65 Perceptions des fonctionnaires — Parmi les personnes qui ont répondu aux questions du Sondage sur la dotation 2008-2009 de la CFP portant sur la transparence, 71 % ont indiqué qu'ils estimaient que la dotation était effectuée de façon transparente au sein de leur unité de travail. De ce nombre, environ 80 % ont également indiqué que les exigences du poste annoncé correspondaient aux exigences réelles du poste.

3.66 Discussions informelles — En 2008-2009, la CFP, dans le cadre de son Sondage sur la dotation, a également commencé à surveiller l'utilisation et l'efficacité des discussions informelles en recueillant des renseignements à la fois auprès des gestionnaires et des fonctionnaires. Les personnes qui ont répondu étaient soit des candidats retenus (c.-à-d. des personnes ayant fait l'objet d'une nomination ou ayant été placées dans un bassin dans l'attente d'une offre), soit des candidats non retenus (c.-à-d. des personnes dont la candidature avait été éliminée à la présélection ou n'ayant pas obtenu de nomination à l'issue du processus).

3.67 Environ 55 % des gestionnaires qui ont répondu au sondage avaient reçu la demande d'un fonctionnaire au sujet d'une discussion informelle après l'étape de la notification.

3.68 Environ 38 % des candidats qui se sont prononcés à cet égard ont indiqué avoir demandé une discussion informelle. Pour ce qui est de leur niveau de satisfaction, les candidats étaient partagés quant au dénouement de la discussion : environ 31 % n'étaient « pas du tout » satisfaits, 37 % étaient satisfaits « dans une certaine mesure » et 31 % étaient satisfaits « dans une large mesure ».

3.69 Environ 55 % des répondants étaient satisfaits de la rapidité à obtenir cette discussion. Parmi les personnes qui ont indiqué avoir demandé une discussion informelle, 13 % ont ensuite réintégré le processus; de ce nombre, un tiers se sont ensuite vu offrir une nomination ou ont été placés dans un bassin.

3.70 Au cours de l'exercice 2009-2010, la CFP continuera d'examiner l'efficacité des discussions informelles et la mesure dans laquelle elles contribuent à améliorer le processus de recours.

Représentativité

Il y a eu amélioration du recrutement des membres des groupes d'équité en matière d'emploi à la fonction publique, à l'exception des personnes handicapées. Toutefois, la Commission de la fonction publique demeure préoccupée au sujet du taux de « déclin » des membres des minorités visibles, que l'on observe entre l'étape de la présentation de la demande d'emploi et celle de la nomination.

3.71 La Loi et l'équité en matière d'emploi — Comme l'a déclaré l'Agence de la fonction publique du Canada en 2009, la représentation de trois groupes d'équité en matière d'emploi (EE) — soit les femmes, les Autochtones et les personnes handicapées — dans la fonction publique est supérieure à leur disponibilité au sein de la population active (DPA); les minorités visibles demeurent le seul groupe sous-représenté⁷. Au cours de l'exercice 2008-2009, la CFP a continué de surveiller étroitement la façon dont les organisations tiraient parti de la marge de manœuvre offerte par la LEFP pour améliorer le recrutement et, par le fait même, la représentation des groupes d'EE au sein de la fonction publique. Des progrès ont été accomplis dans les domaines suivants :

• nouvelle méthode de mesure des taux de recrutement des groupes d'EE;
• évaluation des tendances et du rendement quant au recrutement des membres des groupes d'EE;
• étude achevée sur le déclin des groupes d'EE dans les processus de recrutement externes annoncés;
• méthode visant à confirmer l'appartenance à la communauté autochtone pour des processus ciblés;
• pratiques dignes de mention.

Nouvelle méthode de mesure des taux de recrutement des groupes d'équité en matière d'emploi

3.72 La CFP a toujours calculé la proportion de nominations de membres des groupes d'EE en comparant les données sur les nominations avec les données sur l'auto-identification des fonctionnaires. Ces données, qui proviennent de la Banque de données sur l'équité en matière d'emploi (BDEE), ont été fournies par le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT). Les données de la BDEE sont fondées sur les déclarations volontaires des fonctionnaires recueillies par les ministères et organismes grâce au processus d'auto-identification. Les données sur l'auto-identification sont mises à jour périodiquement grâce à un processus de rapprochement des données provenant du SCT et des organisations.

3.73 En 2008, la CFP a élaboré une nouvelle méthode permettant d'estimer le pourcentage de fonctionnaires faisant partie de chaque groupe d'EE (à part celui des femmes, lesquelles sont identifiées au moyen du système de paye) qui sont recrutés à l'externe. Cette méthode consiste à comparer les données sur les nominations effectuées au cours d'un exercice financier avec les données provenant des formulaires d'autodéclaration des postulants tirées du SRFP, où les offres d'emploi externes sont annoncées.

3.74 Lorsque les postulants créent un compte dans le SRFP, le système génère un formulaire automatisé d'autodéclaration qui peut être rempli par les postulants, de façon volontaire. Ils peuvent ainsi déclarer leur appartenance aux groupes d'EE à des fins statistiques ou encore à la fois à des fins statistiques et à des fins de recrutement. Ensuite, le nom, la date de naissance partielle et le sexe des postulants qui remplissent le formulaire d'autodéclaration dans le SRFP sont comparés avec les données de nomination de la CFP pour l'exercice visé, ce qui permet ensuite d'estimer le taux de recrutement pour chaque groupe d'EE.

3.75 Il convient de noter que cette nouvelle méthode permet de recueillir des chiffres sur le taux de recrutement des trois groupes d'EE (Autochtones, personnes handicapées et minorités visibles) qui sont tirés des processus annoncés, lesquels représentaient respectivement 72 % et 74 % de toutes les nominations effectuées à la fonction publique en 2007-2008 et en 2008-2009. La CFP tente toujours de trouver des mécanismes lui permettant de recueillir des données semblables sur les groupes d'EE pour les processus non annoncés.

3.76 Collaboration aux fins de la collecte de données sur l'EE — La comparaison des données sur les postulants ayant rempli les formulaires d'autodéclaration dans le SRFP avec les données de nomination pour les exercices 2006-2007 et 2007-2008 a révélé des résultats beaucoup plus élevés pour le taux de recrutement des membres des minorités visibles, comparativement aux taux obtenus au moyen de la BDEE. Toutefois, la différence observée pour le taux de recrutement des Autochtones et des personnes handicapées était faible⁸. Afin de découvrir les raisons des écarts observés, la CFP et le BDPRH travaillent ensemble pour examiner et comparer les systèmes, les méthodes et les pratiques utilisés par les organisations pour recueillir des données sur l'EE au moyen de l'auto-identification. Sept organisations participent à cet exercice : Environnement Canada, Santé Canada, le ministère de la Justice Canada, Ressources naturelles Canada, la Commission de la fonction publique, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et Anciens Combattants Canada.

3.77 Selon les résultats obtenus, les écarts observés dans les taux de recrutement des membres des groupes d'EE pourraient être attribuables en partie aux difficultés que les ministères et organismes éprouvent lorsqu'il s'agit d'administrer le processus d'auto-identification. Ces écarts pourraient être grandement réduits grâce à des lignes directrices et à des outils fournis par le BDPRH et par la CFP pour assurer l'intégration des renseignements provenant de l'autodéclaration et de l'auto-identification par toutes les organisations; des activités de communication permettant aux postulants et aux fonctionnaires de comprendre l'objectif et l'importance de l'EE de même que la différence entre l'autodéclaration et l'auto-identification; d'autres améliorations aux processus et aux systèmes de collecte de données sur l'EE au sein des ministères et organismes.

3.78 Stratégie future — La nouvelle méthode de la CFP pour calculer le taux de recrutement des membres d'EE n'est qu'un début de solution. Il est essentiel de disposer de renseignements fiables pour pouvoir planifier efficacement et évaluer les progrès accomplis sur le plan de la représentativité. La CFP collabore actuellement avec le BDPRH, en consultation avec Ressources humaines et Développement des compétences Canada (Programme du travail) et la Commission canadienne des droits de la personne, afin d'élaborer une méthode et un processus de collecte de données qui prennent en considération les intérêts de toutes les parties. L'objectif est d'obtenir des données statistiques plus précises et plus fiables sur les groupes d'EE en utilisant une méthode commune qui permette à la fois de mesurer la représentation des groupes d'EE dans les nominations à la fonction publique et dans l'effectif de leur organisation, et de produire des rapports à cet égard, le tout en conformité avec la LEFP ainsi qu'avec la Loi sur l'équité en matière d'emploi (LEE) et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Évaluation des tendances et du rendement quant au recrutement des groupes d'équité en matière d'emploi

3.79 La CFP continue de fournir un appui aux ministères et organismes en favorisant le recrutement de Canadiens de talent provenant de tout le pays. En 2008-2009, plus de 300 000 personnes ont utilisé le SRFP pour postuler à plus de 10 000 postes annoncés sur le site Web de la CFP, emplois.gc.ca, et offerts à toute la population canadienne.

3.80 Le tableau suivant illustre les tendances observées dans les taux des postulants et des nominations à la fonction publique par groupe d'EE, comparativement à leur taux de DPA estimé pour 2006, sur une période de trois ans.

Source : Dossiers des activités de dotation et d'embauche de la CFP
¹ Dans le cas des postulants à des processus annoncés, les pourcentages indiqués pour les quatre groupes d'EE sont fondés sur les données provenant des postulants qui ont rempli le formulaire d'autodéclaration dans le SRFP depuis janvier 2006.
² Pour les nominations externes à la fonction publique, les pourcentages des trois groupes d'EE sont fondés sur les données des postulants qui ont présenté leur candidature et qui ont rempli le formulaire d'autodéclaration dans le SRFP au cours des deux derniers exercices et pour lesquels une correspondance a pu être établie avec le dossier de nomination de la CFP en date du 31 mars 2009.
³ Les chiffres concernant les femmes nommées à la fonction publique sont extraits des dossiers portant sur les activités d'embauche et de dotation de la CFP, lesquels sont fondés sur le fichier de paye de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
⁴ Le taux de disponibilité au sein de la population active en 2006 pour l'ensemble de la fonction publique a été fourni par le BDPRH.

3.81 Comme l'indique le tableau 9, le pourcentage de postulants à des processus externes annoncés pour les trois groupes d'EE (Autochtones, minorités visibles et femmes) est supérieur à leur taux de DPA respectif. De même, le pourcentage des nominations externes à la fonction publique pour ces trois groupes d'EE dépasse l'estimation de leur taux de DPA.

3.82 Dans le cas des personnes handicapées, le pourcentage de postulants et le pourcentage de nominations externes à la fonction publique étaient tous deux inférieurs à leur DPA de 4 %, comme l'indique l'enquête postcensitaire de 2006 intitulée Enquête sur la participation et les limitations d'activités. Les personnes handicapées au sein de la fonction publique ont tendance à être plus âgées que la moyenne des fonctionnaires et sont donc plus susceptibles de prendre leur retraite prochainement. Il faut donc, pour maintenir leur taux de représentation actuel, déployer des efforts concertés pour faire la promotion de la fonction publique auprès des personnes handicapées et tenter de les recruter. Il importe également de prendre les mesures d'adaptation nécessaires pour satisfaire aux besoins de ce segment de la population concernant les processus de nomination et les lieux de travail.

3.83 Dans le cas des Autochtones, on a observé une diminution dans le taux de recrutement, lequel est passé de 4,4 % en 2007-2008 à 4,2 % en 2008-2009. Les Autochtones continuent de se concentrer dans quelques organisations, notamment Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC), Service correctionnel Canada et Ressources humaines et Développement des compétences Canada. La mise en œuvre d'une méthode pangouvernementale uniforme visant à confirmer l'appartenance à la communauté autochtone pour des processus ciblés (voir 3.94) favoriserait la mobilité des membres de ce groupe et leur progression à tous les niveaux de la fonction publique.

3.84 Dans le cas des minorités visibles, on a observé une augmentation constante de l'exercice 2006-2007 à celui de 2008-2009 quant au pourcentage de personnes qui ont postulé par l'entremise du SRFP (de 21,0 % à 21,8 % à 24,7 %) et à leur taux de recrutement à la fonction publique (de 15,6 % à 17,3 % à 18,8 %). C'est donc dire que, dans le cadre des processus externes annoncés, les membres des minorités visibles ont été embauchés dans une proportion de près de un sur cinq au cours du dernier exercice. Si cette tendance se maintient, la représentation des membres des minorités visibles au sein de la fonction publique s'améliorera.

3.85 L'augmentation du taux de recrutement des membres des minorités visibles au cours des trois dernières années est attribuable aux facteurs suivants :

• l'entrée en vigueur de la LEFP actuelle, en décembre 2005, laquelle comporte des mesures d'assouplissement et d'autres mesures permettant d'accroître la représentativité;
• le Plan d'action pour le renouvellement de la fonction publique 2008-2009, selon lequel les organisations doivent préparer un plan intégré des activités et des RH comprenant une stratégie visant le recrutement, le perfectionnement et la promotion des membres des groupes d'EE ainsi que des initiatives de recrutement permettant de combler rapidement les écarts de représentation pour les membres des minorités visibles au Canada;
• les initiatives de la CFP visant la promotion des mesures habilitantes de la LEFP à l'égard de l'équité en matière d'emploi et leur utilisation par les administrateurs généraux, les gestionnaires et les conseillers en RH, de même que l'amélioration de la planification des RH et des stratégies de dotation visant les groupes d'EE au sein des organisations.

3.86 Évaluation du rendement — La CFP surveille l'utilisation que font les organisations des critères liés à l'EE, notamment la restriction de la zone de sélection et l'inclusion de l'EE à titre de « besoin de l'organisation » dans l'énoncé des critères de mérite assorti aux processus externes et internes annoncés. Au cours de l'exercice 2008-2009, les données ont indiqué que les organisations tiraient parti de ces mesures dans une proportion de 33,8 % des processus externes annoncés (augmentation de 9 % par rapport à l'exercice précédent) et de 35,3 % des processus internes annoncés (augmentation de 5 % par rapport à l'exercice précédent).

3.87 Selon les résultats de l'évaluation du rendement en dotation effectuée par la CFP en fonction des Rapports ministériels sur l'obligation de rendre compte en dotation (RMORCD) de 2008-2009, environ 75 % des organisations, représentant 69 % de l'effectif de la fonction publique, ont obtenu la cote « acceptable » dans l'ensemble. Dans le cas des organisations de grande taille, ces chiffres signifient qu'elles ont axé leur plan de RH sur l'utilisation des dispositions de l'EE dans les annonces. Dans le cas des organisations de petite taille, soit celles qui comptent moins de 75 fonctionnaires, ces chiffres signifient qu'elles se sont engagées à respecter les principes de l'EE dans leur plan de RH. Parmi les organisations de grande taille (plus de 2 000 fonctionnaires), trois organisations, ce qui représente 21 % de l'effectif régi par la LEFP, ont obtenu les cotes « possibilité d'amélioration » ou « attention requise ».

3.88 La CFP a en outre remarqué que les organisations ayant obtenu le meilleur rendement dans l'évaluation du RMORCD avaient tendance à utiliser davantage les dispositions relatives à l'EE dans l'affichage des postes vacants, ce qui sous-entend que les organisations ne se contentent pas de planifier en vue de l'utilisation de ces dispositions, mais qu'elles mettent réellement leur plan en œuvre.

3.89 Étude sur le déclin — La CFP a terminé son étude sur le déclin des groupes d'EE dans le cadre des processus externes annoncés. Le rapport final à ce sujet sera diffusé durant l'exercice 2009-2010, en même temps que le présent rapport annuel.

3.90 Dans cette étude, le taux de déclin des groupes d'EE a été estimé de deux façons : au moyen d'un sondage auprès des postulants dans les processus de recrutement général, lequel permettait de recueillir des renseignements au sujet des différentes étapes du processus, et une analyse des dossiers de données centraux de la CFP fondée sur la comparaison des données sur les nominations avec les données sur les postulants issues du SRFP. Les deux méthodes tiennent compte des données provenant du formulaire d'autodéclaration des postulants membres des groupes d'EE.

3.91 Les résultats de l'étude indiquent que, pour le groupe des minorités visibles, il y a eu un déclin de trois à quatre points de pourcentage de la première étape du processus (demande d'emploi) à la dernière (nomination). Aucun déclin n'est observé chez les personnes handicapées et les Autochtones. Selon les résultats de l'étude, pour les membres des minorités visibles, le déclin se produit principalement à deux étapes du processus de recrutement mené par les organisations : après l'examen des demandes dans le SRFP et après l'administration des examens. Ce déclin n'était pas attribuable aux abandons ou retraits volontaires des postulants.

3.92 Pour les études antérieures, des méthodes différentes avaient été utilisées. À partir des résultats de sa dernière recherche, la CFP a constaté que chez les minorités visibles, le taux de déclin en fonction des demandes était d'environ 15 %; toutefois, en fonction des postulants uniques, ce taux correspondait plutôt à environ 4 %. Cet écart est attribuable au fait que les membres des minorités visibles postulent à plus d'emplois que le chercheur d'emploi moyen. De plus, l'étude a permis de constater que les résultats issus de l'autodéclaration des membres des groupes d'EE obtenus dans le cadre du sondage et les données sur les postulants étaient comparables, ce qui témoigne de la fiabilité et de la cohérence des données sur l'EE provenant du SRFP.

3.93 La CFP a l'intention d'examiner de plus près les taux de nomination des membres des groupes d'EE selon l'organisation et le groupe professionnel, à la fois pour les processus internes et externes. Cette mesure permettra de repérer les obstacles et d'élaborer des stratégies visant à accroître la représentation des membres des groupes d'EE à l'échelle de la fonction publique, à tous les niveaux.

3.94 Méthode visant à confirmer l'appartenance à la communauté autochtone pour des processus ciblés — Depuis juillet 1997, Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC) applique une Stratégie d'emploi 50 % autochtone ainsi qu'un programme d'emploi des Autochtones. Pour permettre d'atteindre les objectifs de représentation, il arrive que les processus de recrutement et de dotation soient réservés uniquement aux Autochtones.

3.95 Le Comité de l'avancement des employés autochtones (CAEA), qui représente les fonctionnaires autochtones d'AINC, a fait part de ses préoccupations à la CFP concernant le fait que certaines personnes présentent de fausses déclarations de statut autochtone dans le but de décrocher un emploi destiné uniquement aux Autochtones. Afin d'élaborer une démarche pangouvernementale qui préviendrait les fausses déclarations, sans fardeau supplémentaire ni obstacle pour les postulants, les conseillers en RH et les gestionnaires d'embauche, on a mené des consultations auprès des sous-ministres principaux, du CAEA, du Conseil national des employés fédéraux autochtones, des ministères et organismes, des agents négociateurs et d'autres conseils d'employés s'intéressant à l'EE.

3.96 En conséquence, la CFP a adopté la stratégie suivante :

• la CFP demandera à tous les ministères et à toutes les organisations régis par la LEFP d'utiliser un formulaire de déclaration solennelle d'appartenance autochtone pour les processus de nomination internes et externes visant les Autochtones, qu'ils soient annoncés ou non;
• l'utilisation de ce formulaire sera appuyée par une stratégie de communication. En fournissant renseignements, outils et guides, la CFP aidera les organisations et les candidats à comprendre l'objectif et les répercussions de l'autodéclaration et de l'auto-identification;
• la CFP continuera d'encourager les ministères et organismes à inclure, dans leurs énoncés des critères de mérite, les exigences ou les compétences liées au travail à accomplir, à la rubrique des qualifications essentielles ou des qualifications constituant un atout, notamment la connaissance de la langue, de la culture, des valeurs ou des coutumes autochtones, lorsque le contexte s'y prête;
• l'établissement d'un plan de mise en œuvre de la stratégie énoncée ci-dessus pour 2009-2010 est en cours, en consultation avec AINC, d'autres organisations clés et des groupes autochtones.

3.97 Obligation de prendre des mesures d'adaptation — Conformément à la Loi canadienne sur les droits de la personne et à la LEE, les lignes directrices de la CFP sur l'équité en matière d'emploi dans le processus de nomination exigent des ministères et organismes délégués qu'ils prennent des mesures d'adaptation pour répondre aux besoins des personnes à toutes les étapes du processus de nomination, de façon à corriger les désavantages découlant de motifs de discrimination illicites, si ces mesures n'imposent pas de contraintes excessives. Les ministères et organismes doivent également utiliser des outils et des processus d'évaluation conçus et mis en œuvre de façon impartiale, sans créer d'obstacles systémiques. La CFP a déjà fourni aux ministères et organismes des orientations pertinentes à cet égard dans le Guide relatif à l'évaluation des personnes handicapées — Comment établir et mettre en place des mesures d'adaptation en matière d'évaluation. Elle fournit en outre des mesures d'adaptation pour l'utilisation de ses instruments d'évaluation et peut donner des conseils aux organisations qui souhaitent appliquer des mesures d'adaptation dans le cadre de leurs propres procédures d'évaluation. Les organisations peuvent également concevoir elles-mêmes leurs propres mesures d'adaptation.

3.98 La CFP se demande si les mesures d'adaptation sont bien élaborées et répondent aux limitations fonctionnelles des postulants. Une étude sur l'ampleur et la qualité des mesures d'adaptation prises par les organisations est donc en cours d'élaboration. Elle permettra de déterminer si des risques se posent sur le plan de l'accessibilité. La CFP examinera des stratégies d'atténuation des risques, comme des séances de formation sur les mesures d'adaptation. Le temps d'attente pour la prise de mesures d'adaptation est également préoccupant puisqu'il peut causer des retards dans les processus de nomination, ce qui est problématique à la fois pour les gestionnaires et les postulants.

3.99 Dans le cadre des consultations sur l'examen des lignes directrices en vue de l'examen législatif de la LEE et de la LEFP, la CFP cherchera à connaître les points de vue et les expériences des divers groupes d'intervenants quant à la question de la prise de mesures d'adaptation pour les postulants dans les processus d'évaluation.

Pratiques dignes de mention

3.100 Pour favoriser la représentativité, la CFP s'attend à ce que les organisations ayant réussi à obtenir un taux global de représentation équivalent à celui de la disponibilité au sein de la population active estimée pour chacun des quatre groupes désignés se servent des dispositions sur l'EE pour tenter de réduire la sous-représentation observée pour certains groupes professionnels et certains niveaux. Au cours de l'exercice 2008-2009, cinq organisations ont obtenu une cote élevée dans ce domaine, notamment parce qu'elles ont pris des mesures dignes de mention comme des activités de communication destinées aux organisations et aux collectivités des groupes sous-représentés et l'établissement de partenariats avec ceux-ci, la création de bassins visant les membres des groupes désignés et l'organisation de salons de l'emploi destinés aux membres des groupes désignés auxquels d'autres organisations pouvaient participer.

3.101 La CFP a également pris d'autres mesures en 2008-2009 pour appuyer les organisations et leur permettre d'atteindre leurs objectifs concernant l'équité en matière d'emploi. En voici quelques exemples :

• Bassin de membres des minorités visibles entièrement évalués pour les postes de niveau EX-1 — L'augmentation de la représentation des membres des minorités visibles au sein du groupe de la direction permet d'accélérer le changement dans la culture organisationnelle de la fonction publique. Grâce au premier bassin de dotation collective visant les membres des minorités visibles préqualifiés, créé en février 2008, 27 candidats appartenant à des groupes de minorités visibles ont été nommés à des postes de direction. Forte de ce succès, la CFP a lancé un deuxième processus de nomination externe visant les minorités visibles, ce qui a permis d'établir un bassin de 30 candidats qualifiés entièrement évalués provenant de groupes de minorités visibles (niveau EX-1), lequel était formé de 27 candidats provenant de l'interne et de 3 candidats provenant de l'externe. Pour créer ce bassin, la CFP a utilisé l'entrevue structurée, la vérification des références et les Simulations pour la sélection des EX (SELEX) de la CFP. Celle-ci a ensuite avisé les administrateurs généraux de la disponibilité de membres des minorités visibles entièrement évalués aux fins de nomination, et elle collabore avec les ministères et organismes afin que ces personnes obtiennent un poste de direction. Le 31 mars 2009, treize d'entre elles avaient été nommées.
• Regard objectif — Il s'agit d'une initiative interministérielle menée par Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) visant à favoriser l'impartialité des processus de nomination à la fonction publique fédérale, grâce à un répertoire de fonctionnaires membres des groupes d'EE qui se sont portés volontaires pour suivre une formation afin de faire partie de comités de sélection. La CFP et CIC sont en discussion pour savoir si la CFP devrait assurer le leadership de l'initiative Regard objectif dans le cadre de ses efforts visant à favoriser la diversité au sein des comités de sélection et à fournir un service de haute qualité aux ministères et organismes.

³ www.tbs-sct.gc.ca/faq/ocas-fra.asp#q5
⁴ Ibid.
⁵ Les postes de niveau d'agent se concentrent dans les domaines scientifique, technique, administratif ainsi qu'au service extérieur, tandis que les postes autres que ceux du niveau d'agent sont des postes de soutien administratif, comme les postes de commis, ou des postes opérationnels, comme les postes de manœuvre.
⁶ L'année dernière, la CFP a indiqué que 43 % de toutes les nominations avaient été effectuées au moyen de processus non annoncés et que 70 % des nominations intérimaires avaient été faites à l'issue de processus non annoncés. Grâce à l'utilisation d'un nouvel algorithme pour vérifier la concordance des données organisationnelles concernant les processus annoncés et non annoncés, la CFP a été en mesure d'établir une correspondance pour 13 000 dossiers supplémentaires lorsqu'elle a appliqué cet algorithme aux données des années précédentes. Les chiffres de l'année dernière ont donc été révisés et correspondent maintenant respectivement à 40 % et à 82 %.
⁷ Selon le rapport intitulé L'équité en emploi dans la fonction publique du Canada 2006-2007 et 2007-2008 présenté au Parlement par l'Agence de la fonction publique du Canada en 2009.
⁸ CFP, le 23 mars 2009 — Comparution devant le Comité sénatorial permanent des droits de la personne, premier document : Recrutement de membres de groupes visés par l'équité en emploi

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Date de modification :

2009-10-09