ARCHIVÉE - Chapitre 4

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Table des matières

Orientations stratégiques en matière de dotation

4.1 En 2006-2007, la Commission de la fonction publique (CFP) avait remarqué que la collectivité des ressources humaines (RH) faisait face à des défis considérables et n’avait pas la capacité voulue pour fournir les services et le soutien requis aux gestionnaires, lesquels devaient s’acquitter de nouvelles responsabilités en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP). Au cours de l’exercice 2007-2008, des commentaires ont également été formulés dans le cadre de divers comités formés d’administrateurs généraux et de forums de gestionnaires, commentaires selon lesquels la collectivité des gestionnaires en particulier éprouvait certaines difficultés à mettre en œuvre le nouveau régime de dotation. C’est pourquoi, en 2007-2008, la CFP a continué de déployer des efforts considérables pour offrir du soutien aux gestionnaires, à l’appui de la collectivité des RH, afin de les aider à accomplir leurs tâches particulières. La CFP a donc pris des mesures dans un certain nombre de domaines.

4.2 Appui aux organisations − En collaboration avec l’Agence de la fonction publique du Canada, la CFP a présenté une série d’ateliers à l’échelle du pays. Parmi les sujets abordés, mentionnons les mesures d’assouplissement contenues dans la LEFP, les discussions informelles, les processus de dotation collective et les voies de recours en matière de dotation. Environ 2 000 gestionnaires et spécialistes des RH ont assisté à ces ateliers.

4.3 En outre, 55 autres séances d’information ont été offertes aux spécialistes des RH et aux gestionnaires subdélégués. L’objectif visé était de leur permettre de mieux comprendre les divers aspects de la LEFP et du Cadre de nomination de la CFP, et d’acquérir des connaissances pratiques sur ces sujets. Près de 1 600 employés ont assisté à des séances portant sur les critères de mérite, la zone de sélection et la mobilité, la dotation collective et les demandes de mise en candidature à des élections.

4.4 La CFP a également collaboré étroitement, de façon continue, avec le Conseil des ressources humaines ainsi qu’avec les conseils national et régionaux afin de partager des renseignements et de fournir des précisions sur les lignes directrices et les exigences de la CFP. Cette dernière a également fourni des avis quotidiens aux organisations, souvent en réponse aux questions qui lui étaient posées au sujet des mesures d’assouplissement et des possibilités qu’offre la LEFP. Enfin, la CFP a aussi fourni un soutien au grand public en répondant à des demandes d’information provenant de la population canadienne au sujet des pratiques d’embauche au gouvernement fédéral et des programmes de recrutement, par l’entremise du site Web de la CFP (www.emplois.gc.ca).

4.5 Révision de la gamme de politiques – La CFP a surveillé les divers aspects de son Cadre de nomination et sollicité des avis afin d’y apporter des améliorations. À la lumière des constatations découlant de l’expérience pratique de l’application de la LEFP, nous avons ciblé quatre domaines susceptibles d’améliorations :

  • Discussion informelle − Il s’agit là d’un aspect essentiel du mécanisme de recours. La discussion informelle permet de corriger les erreurs avant la fin d’un processus. Les ministères et organismes ont exprimé des préoccupations au sujet de candidats qui demandent un grand nombre de discussions informelles, parfois après les nominations. Cet aspect est particulièrement préoccupant dans le cas des processus de dotation collective, étant donné que chaque nouvelle nomination effectuée à partir d’un bassin de candidatures peut entraîner de nombreuses demandes de discussion informelle.
  • La CFP a procédé à une révision provisoire des lignes directrices relatives aux discussions informelles. Des modifications ont notamment été apportées en ce qui a trait à l’établissement d’échéances, aux critères relatifs à la tenue de discussions supplémentaires et à la possibilité d’organiser des discussions de groupe pour traiter des questions communes qui surgissent dans le cadre des processus de dotation collective. Des consultations seront menées au cours de l’exercice 2008-2009.
  • Notification − Nous avons également constaté un problème relatif aux lignes directrices en matière de notification dans le contexte de la dotation collective. Même lorsqu’ils voient leur candidature éliminée dès le départ, les candidats non retenus doivent recevoir une notification pour chaque nomination effectuée à partir du bassin, ce qui peut entraîner de nombreuses notifications relatives aux nominations tout au long de la durée de vie du bassin de candidatures. Il serait plus efficace de permettre la tenue de discussions informelles et l’utilisation de mécanismes de recours au moment de la création du bassin en vue de régler tous les problèmes à cet égard, plutôt que d’attendre que plusieurs nominations aient été faites. La CFP élaborera un décret d’exclusion afin d’établir des exigences plus efficaces en matière de notification dans le cadre des processus de dotation collective.
  • Lignes directrices en matière d’évaluation − La CFP a modifié les lignes directrices en matière d’évaluation afin que celles-ci précisent que les tests d’interaction orale de l’Évaluation de langue seconde (ELS) soient administrés par des évaluateurs certifiés de la CFP pour évaluer l’interaction orale de la langue seconde, afin que ces évaluations soient réputées avoir été menées par la CFP. Cette modification permet aux ministères et organismes qui mènent des tests d’ELS, et qui disposent de leurs propres évaluateurs d’interaction orale, d’offrir ces services à d’autres organisations. De plus, elle permettra de réduire les délais d’attente pour ce qui est de l’administration des tests d’interaction orale de l’ELS et, par le fait même, d’améliorer l’efficacité des processus de nomination à l’échelle de toute la fonction publique fédérale.
  • Mécanisme d’intégration des étudiants − Ce mécanisme permet l’embauche à la fonction publique fédérale d’étudiants diplômés. Les mécanismes d’intégration visent les étudiants qui ont participé au Programme fédéral d’expérience de travail étudiant (PFETE), au Programme de stages d’enseignement coopératif et d’internat (programme Coop) ou au Programme des adjoints de recherche (PAR). Conformément aux politiques ministérielles, les administrateurs généraux peuvent utiliser les mécanismes d’intégration des étudiants pour leur permettre de postuler dans le cadre de processus de nomination internes annoncés, ou encore, peuvent les nommer par l’entremise de processus de nomination externes non annoncés.
  • Dans le cadre d’une étude publiée récemment par la CFP, intitulée « Nominations subséquentes à la participation aux programmes fédéraux d’embauche des étudiants en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique », nous avons examiné si les participants au PFETE et au programme Coop avaient ensuite été nommés à la fonction publique. À la lumière d’une analyse des données relatives aux étudiants employés d’avril 1997 à mars 2005, nous avons constaté que 23 % de ces étudiants avaient été nommés à un poste pour une durée déterminée ou une période indéterminée en date du 31 mars 2008. Parmi ceux-ci, une certaine proportion aurait été nommé par l’entremise du mécanisme d’intégration des étudiants. La CFP a mené des consultations visant à trouver la meilleure façon de faire en sorte que ces nominations respectent les valeurs de nomination. En particulier, la CFP révisera l’annonce relative au PFETE, afin d’accroître la transparence. Les postulants seront en outre informés que leur participation au programme et l’obtention subséquente d’un diplôme dans leur domaine d’études peuvent mener à une nomination à la fonction publique, pour une période indéterminée. Au cours de l’exercice 2008-2009, la CFP examinera les mécanismes d’intégration des étudiants à la lumière des résultats de la vérification pangouvernementale sur le PFETE.

4.6 Importance de doter les postes du groupe de la direction de façon appropriée − En vertu de la LEFP, la CFP a délégué au maximum ses pouvoirs de nomination, y compris les pouvoirs relatifs à la nomination des cadres de direction, aux ministères et organismes. Bien qu’elle ait accordé aux administrateurs généraux le pouvoir d’effectuer des nominations internes et externes au groupe de la direction, comme cette délégation de pouvoirs était nouvelle, la CFP a également imposé un certain nombre d’exigences quant à la façon dont la dotation des postes du groupe de la direction devrait s’effectuer. Au départ, la CFP a établi des lignes directrices visant à garantir que les nominations au groupe de la direction respectent les valeurs fondamentales, comme le mérite et l’impartialité, et les valeurs directrices, telles l’accessibilité, la justice, la transparence et la représentativité.

  • En décembre 2006, la CFP a modifié ses lignes directrices en matière d’évaluation pour permettre des dérogations aux exigences relatives à l’évaluation des membres du groupe de la direction (EX), en ce qui a trait à l’entrevue et à la vérification structurées des références, au cas par cas, sous réserve de l’approbation de la CFP. Au cours de l’exercice 2007-2008, la CFP a approuvé 42 demandes visant ce type de dérogations. La plupart (29 ou 69 %) des dérogations approuvées visaient des nominations intérimaires pour une durée supérieure à quatre mois. En général, la méthode de substitution approuvée pour ces cas, consistait en une évaluation écrite, signée par le gestionnaire d’embauche, qui permettait de mesurer les qualifications pertinentes pour le poste.
  • Par la suite, la CFP a de nouveau modifié les lignes directrices en matière d’évaluation, en avril 2008, afin d’y ajouter la possibilité d’utiliser une évaluation écrite comme solution de substitution acceptable à l’entrevue structurée et à la vérification des références pour toutes les nominations intérimaires au groupe de la direction d’une durée de quatre mois et plus. Pour ce faire, il n’est plus nécessaire d’obtenir l’approbation de la CFP. Grâce à cette modification, le processus est plus souple et contribue à éliminer les retards auparavant causés par l’exigence d’obtenir l’approbation de la CFP avant de faire appel à cette méthode d’évaluation.
  • La CFP a également modifié les lignes directrices en matière d’évaluation pour clarifier la composition des comités d’évaluation des cadres de direction. D’autres parties peuvent également y participer, le cas échéant, pour assurer une évaluation complète. Cette modification a été apportée à la suite de consultations menées auprès d’intervenants, selon lesquels la participation active des spécialistes des RH et d’autres personnes compétentes à des comités d’évaluation de cadres de direction faisait l’objet d’une restriction indue. Les employés titulaires, les spécialistes des RH, les psychologues et autres spécialistes qui possèdent une connaissance approfondie des exigences du poste peuvent apporter une contribution précieuse aux délibérations du comité. Il s’agit là d’une façon de favoriser la prise de décisions éclairées en matière de nominations, fondées sur les valeurs, et conformes aux exigences de la LEFP et des lignes directrices de la CFP. Les comités doivent être composés d’au moins deux membres occupant un poste supérieur au niveau du poste à doter, ou l’équivalent.

4.7 En vue de faciliter l’utilisation efficace et la gestion ministérielle des postes de sous-ministre adjoint (SMA) aux niveaux EX-4 et EX-5, le Règlement sur l’emploi dans la fonction publique (REFP) permet aux SMA de continuer de recevoir le traitement qu’ils recevaient dans le cadre du poste qu’ils occupaient avant d’être nommés à un autre poste de niveau inférieur ou supérieur. Grâce à cette disposition, les fonctionnaires de niveau EX-4 peuvent être nommés à des postes de EX-5 sans recevoir de rémunération intérimaire (sous-classement), les fonctionnaires de niveau EX-4 peuvent être nommés à des postes de EX-3 sans subir de perte de rémunération (surclassement), et les fonctionnaires de niveau EX-5 peuvent être nommés à des postes de EX-4 sans perte de rémunération (surclassement).

4.8 Avant l’entrée en vigueur de la LEFP et du REFP actuels en 2005, la CFP a mené des consultations auprès des intervenants au sujet de l’utilité de maintenir cette disposition, dans un contexte où les administrateurs généraux devaient se voir déléguer les pouvoirs de gestion de l’effectif de la direction. Les administrateurs généraux ont indiqué que le Règlement leur fournissait une latitude supplémentaire quant à la gestion des postes de SMA à l’échelle ministérielle, de sorte que la CFP a conservé cette disposition dans le REFP.

4.9 Le 16 juillet 2007, les ministres du Conseil du Trésor ont approuvé une directive de mutation spéciale visant les cadres de direction, laquelle permet aux administrateurs généraux de muter tout cadre de direction à un poste qui n’a pas été classifié ou qui a été classifié à un niveau inférieur, pour une durée pouvant aller jusqu’à trois ans, sans qu’il ne subisse de perte de salaire. La CFP a procédé à une consultation auprès des intervenants afin de déterminer l’incidence du programme de mutation spéciale des cadres de direction, et s’il y a lieu d’adopter une disposition permanente permettant le surclassement. La CFP en a conclu que cette disposition du REFP devait être maintenue.

4.10 Règlement des questions relatives aux nominations en vertu de la LEFP  – L’objectif de la LEFP est de faire en sorte que les questions relatives à la dotation soient réglées de façon efficace et en temps opportun. À cet égard, la Loi prévoit plusieurs possibilités, notamment les discussions informelles, les enquêtes menées par les administrateurs généraux et par la CFP, et les mécanismes de recours auprès du Tribunal de la dotation de la fonction publique (TDFP).

4.11 L’exigence de la LEFP selon laquelle les fonctionnaires doivent avoir la possibilité de participer à une discussion informelle favorise la transparence en encourageant les conversations entre gestionnaires et membres du personnel. Dès lors qu’un fonctionnaire a vu sa candidature éliminée d’un processus interne annoncé, il a la possibilité de discuter de cette décision. Cette discussion permet également aux gestionnaires de corriger toute erreur ou omission, le cas échéant.

4.12 De plus, aux termes de la LEFP, lorsque le pouvoir d’effectuer des nominations dans le cadre de processus internes est délégué à un administrateur général, le pouvoir de révoquer cette nomination ou de prendre des mesures correctives à cet égard doit également faire l’objet d’une délégation. De cette façon, les organisations sont à même de gérer leurs propres processus de nomination et, au besoin, de corriger toute erreur. Bien que la décision de mener une enquête au sujet d’un processus de dotation soit discrétionnaire, aux termes de la LEFP, l’administrateur général est tenu de mener une enquête avant de révoquer une nomination ou de prendre une mesure corrective. Il doit en outre être convaincu qu’une erreur, une omission ou une conduite irrégulière a influé sur le choix de la personne nommée. Au cours de l’exercice 2007-2008, seules deux enquêtes ont été menées par des administrateurs généraux.

4.13 La CFP a le pouvoir de mener des enquêtes relatives aux nominations externes ou aux situations où l’on soupçonne une influence politique ou une fraude. La CFP peut également mener des enquêtes liées aux nominations internes à la demande des administrateurs généraux. Les enquêtes menées par la CFP au cours de l’exercice 2007-2008 sont traitées au chapitre 8.

4.14 Le TDFP est l’organisation chargée de la gestion des mécanismes de recours officiels dans le cadre des processus de nomination internes. Le TDFP a la responsabilité d’instruire les plaintes d’abus de pouvoir découlant des processus de nomination internes, des mises en disponibilité, de l’application de mesures correctives qu’il a lui-même ordonnées et de la révocation des nominations, et de statuer sur ces plaintes.

4.15 La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux règlent à l’interne davantage de questions relatives aux nominations, de façon à en accélérer le règlement, conformément à l’objectif de la LEFP.

4.16 Gestion des droits de priorité – La LEFP etle REFP régissent les nominations aux postes de la fonction publique. Ceux-ci contiennent des dispositions spéciales qui confèrent à certaines catégories de personnes répondant à des conditions particulières un droit de priorité de nomination. Ces droits sont en vigueur pour des durées précises.

4.17 Les droits de priorité de nomination aident les personnes à traverser des périodes de transition professionnelle causées par divers facteurs qui touchent leur vie personnelle ou professionnelle, comme la réduction de l’effectif, les handicaps, le retour d’un congé prolongé ou la réinstallation du conjoint. Ces droits permettent également à l’employeur de maintenir en poste ses fonctionnaires compétents et de répondre à ses obligations dans un contexte de réduction de l’effectif.

4.18 La CFP est chargée d’appliquer les dispositions de la LEFP concernant les priorités en matière de dotation et d’assurer la mise en œuvre de saines pratiques de dotation, de façon juste et transparente, et la conformité avec les lois applicables. La CFP établit et interprète notamment les lignes directrices relatives à l’administration et à l’application des droits de priorité de nomination, fournit des renseignements à la collectivité des RH et aux bénéficiaires de priorité, et administre le Système de gestion de l’information sur les priorités (SGIP), de façon à garantir la validité des droits de priorité et leur respect par les ministères et organismes.

4.19 Surveillance des droits de priorité − Comme il a été mentionné dans le rapport du dernier exercice financier, la CFP surveille le rendement des ministères et organismes en ce qui a trait à l’administration des droits de priorité de nomination à différents niveaux. Outre les quatre grands domaines d’activités de surveillance dont il a été question lors du dernier exercice financier (droits proposés par les ministères et organismes, saisie adéquate des renseignements dans le SGIP, présélection et présentation des bénéficiaires de priorité, et résultats des évaluations tels qu’ils ont été rapportés par les ministères et organismes), la CFP a élargi son champ d’action de sorte à y inclure la surveillance des éléments suivants :

  • l’application de l’article 43 de la LEFP, qui permet aux organisations de ne pas appliquer le droit de priorité de nomination lorsque le fait de s’y conformer aurait pour effet d’accorder à une autre personne le droit de priorité de nomination;
  • le temps que mettent les organisations à prendre en considération la présentation de bénéficiaires de priorité en vue d’une nomination, de façon à garantir que cette évaluation est effectuée de façon juste et en temps opportun.

4.20 Pour appuyer les nouveaux utilisateurs et améliorer la connaissance des nouvelles procédures et des nouveaux outils, la CFP a mis à jour ses outils en ligne, y compris son Guide sur l’administration des priorités, et a mis à niveau son SGIP. Elle a également offert des séances de formation aux organisations qui éprouvaient des difficultés considérables quant à l’administration des droits de priorité de nomination.

4.21 Au cours de l’exercice 2008-2009, la CFP mènera un sondage auprès des bénéficiaires de priorité afin d’obtenir un tableau plus complet de la situation en ce qui concerne l’administration des priorités.

4.22 Appui aux anciens membres des Forces canadiennes et de la Gendarmerie royale du Canada – Parallèlement à l’adoption de la nouvelle Charte des anciens combattants, en 2005, la CFP a élargi la priorité de nomination accordée aux membres des Forces canadiennes (FC) et de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) libérés ou renvoyés pour raisons médicales. L’objectif de ce droit de priorité de nomination est de fournir aux anciens membres des FC et de la GRC, pendant une période limitée, la possibilité de profiter d’une priorité de nomination à des postes de la fonction publique pour lesquels ils possèdent les qualifications essentielles.

4.23 Tel qu’il est indiqué dans le tableau 2 ci-après, les demandes relatives à ce droit de priorité de nomination ont augmenté de façon considérable, étant donné que le nombre de personnes qui répondent aux nouveaux critères s’est accru. Le nombre de nominations de bénéficiaires de ce droit de priorité pour une période indéterminée a également augmenté proportionnellement. Il convient de noter que, à ce jour, tous ces nouveaux droits de priorité de nomination enregistrés, à l’exception de deux d’entre eux, et toutes les nominations éffectuées visent d’anciens membres des FC.

Tableau 2 – Forces canadiennes et GRC : nouveaux droits de priorité de nomination et nominations
  2003-2004 2004-2005 2005-2006 2006-2007 2007-2008
Nouveaux droits de priorité de nomination 54 60 78 206 244
Nominations 29 36 48 112 138

4.24 Contrairement aux autres bénéficiaires de priorité, les anciens membres des FC qui répondent aux critères énoncés à l’article 8 du REFP ne sont pas des fonctionnaires et, par le fait même, ont une compréhension limitée de la fonction publique fédérale et de son régime de dotation. La CFP collabore étroitement avec la Défense nationale afin de s’assurer que ces bénéficiaires de priorité reçoivent un appui approprié.

4.25 Appui aux réservistes des Forces canadiennes – Le projet de loi C-40, qui modifie les lois pertinentes, a été adopté en avril 2008, ce qui témoigne de l’appui que l’État offre aux réservistes. La LEFP a été modifiée de façon à ce que les réservistes qui sont également fonctionnaires aient le droit de réintégrer leur poste à la fonction publique fédérale, au terme de leur congé, pour prendre part à une opération ou à une activité visée par le Code canadien du travail. La CFP a collaboré étroitement avec Ressources humaines et Développement social Canada pour appuyer les modifications à la LEFP et au Code canadien du travail. Aux termes de l’article 41.1 de la LEFP, les administrateurs généraux sont désormais tenus de réintégrer à leur poste antérieur les membres de la force de réserve à la fin du congé qu’ils ont pris afin de prendre part à une opération ou à une activité directement liées à leur fonction de réserviste.

4.26 Priorité accordée aux conjoints − En novembre 2005, les intervenants ont eu des discussions afin de déterminer s’il fallait modifier la LEFP pour favoriser la nomination des conjoints des membres des FC, de la GRC et des fonctionnaires dont le décès est attribuable au service. En 2006-2007, d’autres analyses ont été effectuées et d’autres consultations ont été menées auprès du Conseil des ressources humaines, du Conseil national de la dotation et du Conseil consultatif de la Commission de la fonction publique. Ces consultations ont indiqué que l’établissement d’une priorité de nomination de cet ordre était possible, pratique et dans l’intérêt de la fonction publique. En 2008, la CFP instaurera un droit de priorité de nomination réglementaire pour les conjoints survivants qui possèdent les qualifications en vue d’une nomination dans le cadre de processus externes annoncés. Cette priorité s’appliquera également aux conjoints de réservistes morts en service.

4.27 Droits de mobilité pour les anciens membres du personnel des cabinets de ministres – Conformément aux modifications découlant de la Loi fédérale sur la responsabilité, adoptée en décembre 2006, l’article 35.2 de la LEFP permet désormais aux personnes ayant travaillé pendant trois ans, comme membres du personnel exclu des cabinets de ministres, de participer à des processus de nomination internes annoncés ouverts aux fonctionnaires fédéraux. Ce droit de mobilité entre en vigueur à la date à laquelle la personne cesse de travailler à titre de membre du personnel exclu, et demeure en vigueur pour un an.

4.28 Afin d’assurer une surveillance appropriée de ce droit de mobilité permettant les mouvements entre les cabinets de ministres et la fonction publique, la CFP a établi les conditions suivantes :

  • la CFP a conservé le pouvoir de confirmer si les personnes qui cessent de travailler à titre de membres du personnel exclu répondent aux critères énoncés dans la LEFP pour pouvoir prendre part à des processus internes annoncés;
  • les anciens membres du personnel des cabinets de ministres qui souhaitent participer à des processus internes annoncés doivent demander à la CFP une confirmation de leur admissibilité. La CFP fournit à ceux qui répondent aux critères un certificat d’admissibilité écrit;
  • pour faire partie de la zone de sélection, les personnes doivent joindre ce certificat à leur demande d’emploi, dans le cadre de processus internes annoncés ouverts aux fonctionnaires fédéraux;
  • la CFP acccordera aux personnes détentrices de ce certificat, l’accès au site Web du gouvernement qui diffuse les processus internes annoncés à l’intention des fonctionnaires fédéraux (Publiservice).

4.29 La CFP a modifié son Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination pour qu’il fasse état des conditions susmentionnées.