12 – Vérification d’Industrie Canada

Table des matières

12.1 La présente vérification porte sur les activités de nomination d’Industrie Canada (IC) pour la période s’échelonnant du 1er juin 2012 au 31 décembre 2012. Cette vérification avait pour objectifs de déterminer si, d’une part, IC avait en place un cadre, des pratiques et des systèmes adéquats pour gérer ses activités de nomination et si, d’autre part, les nominations et les processus de nomination effectués par IC étaient conformes aux prescriptions de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), du Règlement sur l’emploi dans la fonction publique (REFP), du Cadre de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP) ainsi que de ses propres lignes directrices en matière de nomination.

12.2 IC a pour mandat de contribuer à rendre l’industrie du pays plus productive et plus concurrentielle dans l’économie mondiale, et d’améliorer ainsi le bien-être social et économique des Canadiens. En décembre 2012, IC comptait 4 771 équivalents temps plein au sein de son effectif. La majorité des employés occupait un poste pour une période indéterminée et travaillait dans la région de la capitale nationale; les autres employés étaient répartis dans des bureaux de district et des bureaux régionaux partout au Canada.

12.3 IC a procédé à 145 nominations au cours de la période visée par la vérification. Dans le cadre de notre vérification, nous avons réalisé des entrevues, analysé la documentation pertinente et vérifié un échantillon représentatif de 35 nominations.

12.4 Selon les représentants d’IC, l’organisation a récemment dû composer avec des contraintes budgétaires et des réductions de son effectif. Par conséquent, IC a élaboré une Stratégie de transition en matière de gestion des personnes pour 2012-2013 en vue d’établir un cadre régissant les activités de gestion des ressources humaines (RH) à l’échelle de l’organisation et de composer avant tout avec le réaménagement des effectifs. La mise en œuvre des stratégies de dotation d’IC était toujours en cours au moment de notre vérification et les résultats de l’analyse des écarts étaient prévus pour l’été 2013. Nous avons donc exclu de la portée de notre vérification l’analyse des écarts entre les priorités d’IC en matière de dotation et ses stratégies de dotation.

Observations sur le Cadre de nomination

La Loi sur l’emploi dans la fonction publique et les pouvoirs délégués de la Commission de la fonction publique

Un instrument de subdélégation était en place, mais les contrôles connexes comportaient des lacunes.

12.5 En vertu de la LEFP, la CFP a le droit exclusif de faire des nominations à la fonction publique et au sein de celle-ci. La CFP délègue plusieurs de ses pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes aux administrateurs généraux, qui à leur tour peuvent subdéléguer ces pouvoirs. La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux aient mis en place un instrument de subdélégation des pouvoirs qui soit bien géré et que celui-ci soit communiqué à l’ensemble de l’organisation.

12.6 Le sous-ministre d’IC a signé un instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN) avec la CFP. Le sous-ministre d’IC était donc investi des pleins pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes délégués au cours de la période visée par notre vérification. Nous avons constaté que ce dernier avait mis en place un instrument de subdélégation des pouvoirs officiel et conforme à l’IDRN. L’IDRN et l’instrument de subdélégation des pouvoirs ont été communiqués et rendus accessibles aux employés sur le site intranet d’IC.

12.7 Nous avons constaté que le sous-ministre d’IC avait établi les conditions que devaient rencontrer ses représentants avant de se voir subdéléguer et d’exercer les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes. Ces conditions comprennent l’exigence d’être investi des pouvoirs en matière de RH et de finances et d’avoir suivi la formation obligatoire. Seuls les représentants qui occupaient un poste auquel se rattachaient des pouvoirs subdélégués, qui avaient suivi la formation obligatoire et qui répondaient aux autres conditions liées à la délégation précisées pouvaient exercer les pouvoirs de nomination.

12.8 Nous avons également constaté qu’IC tient à jour une liste des gestionnaires subdélégués. Cette liste est utilisée par les conseillers en RH pour s’assurer que le gestionnaire qui signe une lettre d’offre est bel et bien investi des pouvoirs subdélégués. Lors de notre examen d’un échantillon de nominations, nous avons décelé des lacunes dans la gestion de la liste; en effet, les gestionnaires dont le nom figurait dans la liste ne remplissaient pas tous les conditions liées à la subdélégation. Plus précisément, nous avons constaté que, dans deux nominations vérifiées, les représentants qui avaient signé la lettre d’offre ne remplissaient pas les conditions liées à la subdélégation. Voir la recommandation 1 à la fin du présent rapport.

Lignes directrices en matière de nomination

Les lignes directrices et les critères obligatoires en matière de nomination étaient en place, mais des lacunes y ont été décelées.

12.9 La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux établissent des lignes directrices obligatoires en matière de nomination concernant la zone de sélection, les mesures correctives et la révocation, ainsi que des critères régissant l’utilisation de processus de nomination non annoncés. En outre, la CFP s’attend à ce que toute autre ligne directrice en matière de nomination élaborée par les organisations soit conforme à la LEFP, au REFP et au Cadre de nomination de la CFP.

12.10 Nous avons constaté qu’IC avait mis en place des lignes directrices obligatoires en matière de nomination et des critères régissant l’utilisation de processus de nomination non annoncés. Nous avons également constaté qu’ils avaient été communiqués et rendus accessibles à tous les employés sur le site intranet d’IC. Ces lignes directrices et critères ont été révisés depuis leur mise en œuvre initiale. Étant donné que l’instrument de subdélégation d’IC ne précisait pas qui pouvait approuver les modifications apportées aux lignes directrices obligatoires en matière de nomination et aux critères, le pouvoir d’approbation demeurait au sous-ministre. Nous avons constaté que les modifications apportées n’avaient pas été approuvées officiellement par le sous-ministre.

12.11 Nous avons constaté que les lignes directrices d’IC concernant les mesures correctives et la révocation, ainsi que ses critères régissant les processus de nomination non annoncés, étaient conformes à la LEFP, au REFP et au Cadre de nomination de la CFP. Cependant, nous avons constaté que la ligne directrice d’IC concernant la zone de sélection n’assurait pas que les dispositions concernant les droits résiduels des employés du ministère des Anciens combattants et de l’Office national de l’énergie, prévues dans la ligne directrice, étaient conformes aux exigences de la CFP. Voir la recommandation 2 à la fin du présent rapport.

Planification de la dotation

Les stratégies à l’appui des priorités en matière de dotation étaient en place.

12.12 Les stratégies de dotation organisationnelles décrivent les priorités en matière de dotation ainsi que les mesures et l’échéancier nécessaires pour les réaliser. La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux établissent des stratégies de dotation qui tiennent compte des priorités de la haute direction. La CFP s’attend également à ce que les priorités et les stratégies de dotation soient communiquées.

12.13 IC a élaboré la Stratégie de transition en matière de gestion des personnes pour 2012-2013, de sorte à tenir compte de la restructuration organisationnelle et de son incidence sur l’effectif. Cette stratégie vise à établir un cadre régissant les activités de gestion des RH à l’échelle de l’organisation et à composer avant tout avec le réaménagement des effectifs. À l’appui de ce document, IC a également élaboré la Stratégie de transition en matière de gestion des personnes pour 2012-2013, qui cible les stratégies de dotation appuyant chacune des six priorités en matière de dotation. Nous avons constaté que ces priorités et stratégies avaient été communiquées et rendues accessibles aux employés sur le site intranet d’IC.

Capacité d’assumer les responsabilités

Les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles étaient communiqués.

12.14 La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux veillent à ce que les personnes auxquelles a été attribué un rôle dans les processus de nomination soient informées de leurs responsabilités et à ce qu’elles aient le soutien nécessaire pour s’en acquitter.

12.15 Nous avons constaté que les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles étaient définis, documentés et communiqués dans divers documents organisationnels, comme l’IDRN, l’instrument de délégation, la ligne directrice en matière de nomination à des postes du groupe de la direction (EX) et les normes en matière de services de dotation. Ces documents sont accessibles aux gestionnaires subdélégués et aux conseillers en RH sur le site intranet d’IC.

12.16 Nous avons également constaté que les gestionnaires subdélégués avaient accès aux services d’un conseiller en RH dont les connaissances avaient été validées par la CFP.

Surveillance

Les activités de surveillance n’étaient pas toujours efficaces.

12.17 La surveillance est un processus continu qui permet aux administrateurs généraux d’évaluer la gestion et les résultats des activités de dotation en ce qui a trait aux nominations et aux processus de nomination. La surveillance permet d’identifier les enjeux qui doivent être corrigés, de gérer et de minimiser le risque et d’améliorer le rendement en matière de dotation. La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux exercent la surveillance obligatoire prescrite par le Cadre de nomination de la CFP et à ce qu’ils modifient leurs pratiques en conséquence.

12.18 Au cours de la période visée par notre vérification, nous avons constaté qu’IC avait réalisé certaines activités au chapitre de la surveillance obligatoire prescrite par les lignes directrices de la CFP, comme la surveillance des nominations intérimaires de plus de 12 mois et des nominations d’employés occasionnels à des postes de durée déterminée ou indéterminée découlant de processus non annoncés qui avaient été effectuées en 2011-2012. À la fin de la vérification, les autres exigences en matière de surveillance obligatoire n’étaient pas encore complétées.

12.19 IC a réalisé un exercice de surveillance au niveau transactionnel visant les nominations effectuées en 2010 et en 2011. Les résultats de cet exercice de surveillance, de même que les recommandations en découlant, ont été présentés au directeur général de la Direction générale des ressources humaines en mars 2012. Un plan d’action et des échéanciers ont été établis. Les mesures recommandées devaient être mises en œuvre d’août 2012 à mai 2013. En mai 2013, IC a indiqué que ces mesures devraient toutes avoir été prises d’ici novembre 2013. Les mesures prévues à la suite de l’exercice de surveillance portant sur les nominations effectuées en 2010-2011 n’ont pas encore été mises en place et l’organisation exerce actuellement la surveillance des nominations faites en 2011-2012. Cette situation a donc eu une incidence sur la capacité de l’organisation à cibler ses secteurs de risque et à prendre les mesures correctives voulues en temps opportun.

12.20 Nous avons également constaté qu’IC avait élaboré un mécanisme de suivi au niveau transactionnel afin de s’assurer que les dossiers de dotation sont complets. Nous avons aussi constaté que l’organisation avait établi une liste de vérification en vue de faciliter la tâche des conseillers en RH et des gestionnaires subdélégués dans la documentation de leurs décisions de nomination, ce qui est conforme au Cadre de nomination de la CFP. Cependant, même si la liste de vérification complétée indiquait que les renseignements figuraient au dossier, les résultats escomptés n’ont pas été obtenus. En effet, dans 63 % (22 sur 35) des nominations vérifiées, il manquait des renseignements importants, et/ou les renseignements fournis ne permettaient pas de démontrer que le mérite avait été respecté et/ou que les valeurs avaient été démontrées tout au long du processus de nomination, tel qu’il est décrit dans la section suivante. Voir la recommandation 3 à la fin du présent rapport.

Observations sur la conformité

Le mérite a été respecté dans la plupart des nominations vérifiées.

12.21 En vertu de la LEFP, toutes les nominations doivent être fondées sur le mérite. Le mérite est respecté lorsque, selon la Commission, la personne à nommer possède les qualifications essentielles établies par l’administrateur général pour le travail à accomplir et, le cas échéant, toute autre qualification constituant un atout, et qu’elle satisfait aux exigences opérationnelles ou aux besoins organisationnels établis par l’administrateur général.

12.22 Nous avons constaté que le mérite avait été respecté dans 74 % (26 sur 35) des nominations vérifiées. Il n’avait cependant pas été démontré dans 26 % (9 sur 35) d’entre elles, principalement parce que l’outil d’évaluation n’avait pas été appliqué de façon intégrale ou l’organisation n’était pas en mesure de fournir la documentation à l’appui du mérite. Il pouvait, entre autres, s’agir de documents prouvant que la personne nommée satisfaisait aux exigences relatives aux études présentées dans l’annonce ou de la documentation sur l’évaluation de la personne nommée. Nous avons également relevé des cas où l’outil d’évaluation ne portait pas sur l’ensemble des critères ayant servi à effectuer la nomination. Le tableau 1 présente un sommaire de nos observations concernant le mérite pour les nominations vérifiées. Le tableau 2 donne une description détaillée des raisons pour lesquelles le mérite n’a pas été démontré. Voir la recommandation 3 à la fin du présent rapport.

12.23 Dans trois nominations où le mérite n’a pas été démontré, IC a fourni des évaluations révisées en mai 2013. Ces évaluations démontrent maintenant que les personnes nommées possèdent toutes les qualifications utilisées pour chaque nomination.

Les renseignements sur les processus de nomination étaient parfois erronés ou incomplets.

12.24 Dans le cadre de notre examen des processus de nomination, nous avons relevé des cas où les renseignements fournis aux candidats étaient incomplets ou comportaient des erreurs importantes. Dans 46 % (16 sur 35) des processus de nomination vérifiées, les qualifications indiquées dans la notification de candidature retenue ou l’information concernant des nominations intérimaires n’étaient pas identiques à celles ayant servi à effectuer la nomination, ou encore les versions anglaise et française de l’énoncé des critères de mérite annoncé étaient considérablement différentes. À titre d’exemple, dans la version anglaise d’un énoncé des critères de mérite figurait l’exigence de « connaître les politiques », tandis que cette qualification essentielle dans la version française était de « connaître les pratiques ». Lorsque les renseignements sur la nomination ou le processus de nomination sont erronés, cela présente un risque pour les valeurs que sont la justice, la transparence et l’accessibilité; il se pourrait en effet que les postulants éventuels ne choisissent pas tous de poser leur candidature ou que les personnes dans la zone de sélection ne se prévalent pas de leur droit de recours. Voir la recommandation 3 à la fin du présent rapport.

La candidature des bénéficiaires de priorité pourrait ne pas avoir été dûment prise en considération.

12.25 La LEFP et le REFP prévoient que certaines personnes répondant à des conditions précises peuvent bénéficier, pour une période limitée, d’un droit de priorité de nomination. Avant de procéder à une nomination, toute organisation doit prendre en considération la candidature des bénéficiaires de priorité et doit également obtenir auprès de la CFP une autorisation en matière de priorité.

12.26 Dans notre échantillon, 27 nominations vérifiées exigeaient l’obtention d’une autorisation en matière de priorité avant d’être effectuées. Dans cinq de ces nominations, l’information fournie dans la demande d’autorisation en matière de priorité et celle ayant servi à prendre la décision de nomination étaient différentes. Parmi les divergences notées, mentionnons les conditions d’emploi, le lieu de la nomination et la durée d’emploi. De telles situations auraient pu empêcher des bénéficiaires de priorité de voir leur candidature prise en considération comme il se doit. Voir la recommandation 4 à la fin du présent rapport.

Recommandations

  1. Le sous-ministre d’Industrie Canada devrait rendre plus rigoureux les mécanismes de suivi du processus de délégation afin de s’assurer que ses représentants rencontrent les conditions liées à la subdélégation avant d’exercer les pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes.
  2. Le sous-ministre d’Industrie Canada devrait revoir les lignes directrices de l’organisation concernant la zone de sélection de l’organisation afin de les rendre conformes au Cadre de nomination de la CFP et s’assurer que toutes les lignes directrices et tous les critères ministériels régissant les processus de nomination non annoncés sont approuvés en bonne et due forme.
  3. Le sous-ministre d’Industrie Canada devrait s’assurer que les mécanismes de suivi sont efficaces et font en sorte que les processus de nomination et les décisions connexes soient entièrement documentés et fondés sur des renseignements exacts et fiables. Cette mesure lui permettrait ainsi de s’assurer que les décisions relatives aux nominations sont conformes aux exigences de la loi, des règlements et des lignes directrices, de même que de cibler les secteurs de risque et prendre les mesures nécessaires, en temps opportun, pour donner suite aux recommandations.
  4. Le sous-ministre d’Industrie Canada devrait s’assurer que l’information fournie dans la demande d’autorisation en matière de priorité et celle ayant servi à effectuer la nomination sont identiques.

Conclusion

12.27 Nous avons conclu que la plupart des éléments du cadre de nomination d’IC étaient en place. Nous avons constaté que l’organisation avait établi des stratégies qui appuient les priorités en matière de dotation et que les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles étaient communiqués. Nous avons également constaté que les lignes directrices et les critères obligatoires en matière de nomination étaient en place et que la plupart d’entre eux étaient conformes. De plus, IC disposait d’un instrument de subdélégation des pouvoirs adéquat; toutefois, des lacunes ont été décelées dans les mécanismes de suivi connexes, car les gestionnaires ayant signé les lettres d’offres ne remplissaient pas tous les conditions liées à la subdélégation. Enfin, nous avons constaté que certaines activités de surveillance avaient été menées mais que des améliorations devaient y être apportées pour s’assurer de la conformité des nominations et pour déterminer les mesures correctives à prendre en temps opportun.

12.28 Nous avons également conclu que le mérite avait été respecté dans la plupart des nominations vérifiées. Il n’avait cependant pas été démontré dans les autres nominations examinées, principalement parce que l’outil d’évaluation n’avait pas été appliqué de façon intégrale. Nous avons aussi constaté que les renseignements fournis aux postulants éventuels et aux candidats sur les nominations et les processus de nomination étaient parfois erronés ou incomplets. Cela présente un risque pour les valeurs que sont la justice, la transparence et l’accessibilité. Enfin, nous avons constaté qu’il se pouvait que la candidature des bénéficiaires de priorité n’ait pas toujours été dûment prise en considération.

Mesures prises par la Commission de la fonction publique

La CFP procède à un examen systématique des renseignements contenus dans le rapport de vérification, ainsi que de la réponse de la direction de l’organisation et des mesures connexes qu’elle a prises ou qu’elle prendra en réponse aux résultats obtenus et recommandations formulées lors de la vérification. Cette démarche a pour but de permettre à la CFP de déterminer si elle doit prendre des mesures à l’égard de cette organisation. À la suite de cet examen, la CFP s’est dite satisfaite de la réponse de la direction d’Industrie Canada et des mesures que l’organisation a prises ou s’est engagée à prendre en réponse aux résultats obtenus et recommandations formulées lors de la vérification. La CFP fera le suivi de la mise en œuvre du plan d’action d’Industrie Canada ainsi que de son rendement en dotation dans le cadre de ses activités régulières de surveillance, y compris la surveillance annuelle par le Rapport ministériel sur l’obligation de rendre compte en dotation.

Réponse globale d’Industrie Canada

Industrie Canada (IC) accorde une grande importance aux observations fournies dans ce rapport et a mis en œuvre un plan d’action à cet égard. Les activités visant à adresser les constatations et les recommandations du rapport se termineront en juin 2014. Plus précisément, le ministère :

  • modifiera son système de subdélégation en matière de dotation afin de clarifier les critères de subdélégation, maintiendra la documentation à l’appui et veillera à ce que les conseillers en ressources humaines aient accès à des renseignements à jour sur les gestionnaires subdélégués;
  • mettra à jour ses lignes directrices sur la zone de sélection et mettra en œuvre des processus pour que les lignes directrices en matière de dotation soient approuvées en bonne et due forme; et
  • mettra en place des processus plus rigoureux pour veiller à ce que les personnes ayant un droit de priorité soient dûment prises en compte.

À noter également que le ministère s’affaire à résorber tout retard qu’il a accumulé dans la surveillance et la mise en œuvre des mesures correctives en raison de l’effort intensif consacré au réaménagement des effectifs en 2012. En 2013-2014, IC terminera ses activités de surveillance, effectuera un suivi des dossiers vérifiés et prendra les mesures correctives à leur égard. Il modifiera également son approche de surveillance pour s’assurer qu’elle soit faite en temps opportun et puisse mieux aider la haute direction à prendre des décisions stratégiques en matière de dotation.

L’administrateur général est résolu à renforcer davantage le régime de dotation d’IC pour que celui-ci soit entièrement aligné sur les exigences législatives, réglementaires et des lignes directrices, ainsi que sur les valeurs en matière de nomination. Le Comité de la haute direction surveillera la mise en œuvre du plan d’action.

Annexe

Tableau 1 : Observations sur le mérite
Observations Total des nominations
Le mérite a été respecté Les outils ou méthodes d’évaluation ont permis d’évaluer les qualifications essentielles et les autres critères de mérite appliqués à cette nomination; la personne nommée satisfaisait aux exigences fixées. 26 (74 %)
Le mérite n’a pas été respecté La personne nommée ne possédait pas une ou plusieurs qualifications essentielles établies ou ne satisfaisait pas aux autres critères de mérite appliqués. 0 (0 %)
Le mérite n’a pas été démontré Les outils ou méthodes d’évaluation n’ont pas permis de démontrer que la personne nommée satisfaisait aux exigences fixées. 9 (26 %)
Total des nominations vérifiées 35 (100 %)

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

Tableau 2 : Observations sur le mérite non démontré
Le mérite n’a pas été démontré Raisons pour lesquelles le mérite n’a pas été démontréNote de bas de page 1
Aucune évaluation n’a été effectuée L’outil d’évaluation ne portait pas sur l’ensemble des critères de nomination L’évaluation n’a pas été appliquée conformément à l’outil L’organisation n’a pas été en mesure de fournir la documentation à l’appui du mérite
Total 0 3 4 4

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

Notes de bas de page

Note de bas de page 1

Dans certains cas, plus d’une raison s’applique à la nomination.

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