6 Vérification du Bureau de la sécurité des transports du Canada

Table des matières

6.1 La présente vérification porte sur les activités de nomination du Bureau de la sécurité des transports du Canada (BST) pour la période s’échelonnant du 31 août 2010 au 1er septembre 2011. Cette vérification avait pour objectifs de déterminer si, d’une part, le BST avait un cadre, des pratiques et des systèmes adéquats en place pour gérer ses activités de nomination et, d’autre part, si les nominations et les processus de nomination du BST étaient conformes aux prescriptions de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), du Règlement sur l’emploi dans la fonction publique (REFP), du Cadre de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP) ainsi que de ses propres lignes directrices en matière de nomination.

6.2 Le BST est un organisme indépendant dont l’objectif consiste à promouvoir la sécurité des transports. Il s’acquitte de son mandat en procédant à des enquêtes indépendantes sur les événements de transport choisis. Dans ses enquêtes, le BST tente de dégager les causes et les facteurs contributifs des événements ainsi que les lacunes sous-jacentes en matière de sécurité. Le BST formule ensuite des recommandations visant à améliorer la sécurité et à réduire ou à éliminer les dangers auxquels sont exposés les personnes, les biens et l’environnement.

6.3 La compétence du BST s’étend à tous les événements qui surviennent dans les réseaux de transport aérien, maritime et ferroviaire et de transport par pipeline relevant de la compétence fédérale. Ces événements doivent toutefois s’être produits au Canada ou dans son espace aérien. Le BST peut également représenter les intérêts canadiens dans le cadre d’enquêtes menées à l’étranger sur des accidents de transport mettant en cause des aéronefs, des navires ou du matériel ferroviaire roulant immatriculés ou construits au Canada, ou pour lesquels une licence a été délivrée au Canada. De plus, le BST s’acquitte de certaines obligations du Canada dans le domaine de la sécurité des transports au sein de l’Organisation de l’aviation civile internationale et de l’Organisation maritime internationale.

6.4 Le BST peut compter jusqu’à cinq membres, dont un président (qui en est aussi l’administrateur général). Selon le plan d’activités du BST, l’organisation comptait 222 employés au 31 mars 2011. Parmi eux, 214 personnes (96,4 %) étaient employées pour une période indéterminée. Le BST exerce ses activités dans ses bureaux répartis dans sept provinces. Son administration centrale se trouve à Gatineau, au Québec.

6.5 Durant la période couverte par notre vérification, l’organisation a effectué 33 nominations. Dans le cadre de notre vérification, nous avons réalisé des entrevues, analysé la documentation pertinente et vérifié un échantillon représentatif de 24 nominations. En supposant que le taux de déviation soit de 20 % ou moins, cet échantillon de 24 nominations fournit une estimation de la population précise à plus ou moins 10 % et un niveau de confiance de 90 %. Cet échantillon est suffisant puisque l’objectif était de fournir une estimation globale de la conformité.

Observations sur le Cadre de nomination

La Loi sur l’emploi dans la fonction publique et les pouvoirs délégués de la Commission de la fonction publique

Un processus de subdélégation était en place

6.6 La LEFP confère à la CFP le pouvoir de nommer des personnes à la fonction publique. La CFP délègue ses pouvoirs en matière de nomination aux administrateurs généraux, qui peuvent ensuite subdéléguer ces pouvoirs. La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux aient mis en place un instrument de subdélégation des pouvoirs qui soit bien géré, et à ce que l’ensemble de l’organisation soit informé de l’existence de ce dernier.

6.7 Nous avons constaté que l’administratrice générale du BST avait signé une entente avec la CFP par laquelle elle acceptait la délégation des pouvoirs de dotation. L’administratrice générale avait, par la suite, établi un instrument de subdélégation visant à subdéléguer ces pouvoirs à certains employés qui les exerceraient en son nom. Cet instrument fixait les exigences auxquelles les employés devaient satisfaire pour se voir subdéléguer ces pouvoirs, y compris celle de suivre une formation obligatoire. L’entente signée avec la CFP et l’instrument de subdélégation étaient affichés sur le site intranet du BST et accessibles à tous les employés et aux membres de l’unité de négociation.

6.8 L’instrument de subdélégation du BST, ou Cadre de subdélégation en dotation, était conforme aux exigences de la CFP. Ce cadre comportait quatre éléments : des lignes directrices sur la subdélégation des pouvoirs de dotation, le tableau de subdélégation des pouvoirs de dotation, le schéma du processus de subdélégation de ces pouvoirs et la directive sur la surveillance de la subdélégation de tels pouvoirs. Ce sont les gestionnaires subdélégués et, à la fin, l’administratrice générale qui étaient responsables des nominations effectuées par le BST.

6.9 Le BST avait mis en place une formation obligatoire visant à transmettre aux représentants subdélégués les connaissances nécessaires pour s’acquitter de leurs responsabilités relatives aux nominations. Le BST avait aussi mis à la disposition des représentants subdélégués divers outils de formation et mécanismes de communication sur son site intranet pour les renseigner sur les lignes directrices en matière de dotation et la prise de décisions relatives aux nominations.

Lignes directrices en matière de nomination

Des lignes directrices en matière de nomination étaient en place

6.10 La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux mettent en place des lignes directrices obligatoires en matière de zone de sélection, de mesures correctives et de révocation en ce qui a trait aux nominations, ainsi que des critères relatifs à l’utilisation de processus de nomination non annoncés. La CFP s’attend aussi à ce que toute autre ligne directrice en matière de nomination que les organisations élaborent soit conforme à la LEFP, au REFP et au Cadre de nomination de la CFP.

6.11 Nous avons constaté que l’administratrice générale du BST avait mis en place des lignes directrices obligatoires en matière de nomination et des critères sur l’utilisation de processus de nomination non annoncés. Nous avons toutefois noté que ses lignes directrices en matière de zone de sélection et celles sur les processus de nomination non annoncés ne faisaient aucune mention de la représentativité, qui est une valeur directrice. Durant la présente vérification, les lignes directrices obligatoires ont été corrigées de manière à y intégrer cette valeur.

6.12 Nous avons remarqué que les intervenants avaient été consultés lors de l’élaboration et la révision des trois lignes directrices obligatoires. Par intervenants, nous faisons allusion, entre autres, aux représentants subdélégués, aux conseillers en ressources humaines (RH), aux agents négociateurs et aux membres du Comité exécutif. Au cours de la période visée par la vérification, le BST a communiqué ses lignes directrices organisationnelles à tous les représentants subdélégués, aux autres employés et aux agents négociateurs. Elles leur étaient accessibles sur le site intranet de l’organisation.

Planification de la dotation

Des stratégies étaient en place et faisaient l’objet d’une surveillance active

6.13 Les stratégies de dotation organisationnelles décrivent les priorités prévues en matière de dotation ainsi que l’échéance et la manière dont elles seront mises en œuvre. La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux établissent des stratégies de dotation qui tiennent compte des priorités de la haute direction. Les stratégies de dotation organisationnelles et les priorités doivent être communiquées, faire l’objet d’un suivi et être modifiées au besoin.

6.14 Nous avons observé que l’administratrice générale du BST disposait de deux plans d’activités touchant la période visée par la vérification. Ces plans donnaient un aperçu des stratégies à adopter pour réaliser ses priorités en matière de dotation, dont le transfert du savoir, le renforcement de la capacité et l’examen du programme de formation. Les plans d’activités approuvés par le BST étaient affichés sur le site intranet de l’organisation. Nous avons aussi constaté que tous les membres du personnel avaient reçu un courriel les invitant à prendre connaissance du plan et des projets à venir, des activités et des possibilités de dotation.

6.15 L’administratrice générale du BST a fait le suivi des résultats atteints par ses stratégies de dotation au moyen de rapports semestriels sur les mesures de dotation prises et les lacunes décelées. Une analyse des écarts entre les activités de dotation prévues et celles réelles a été effectuée et un rapport à ce sujet a été transmis au Comité exécutif. Des modifications ont été apportées au plan de dotation tout au long de l’année, selon les besoins, et sur une base annuelle, dans le cadre du cycle de planification des activités.

Capacité d’assumer les responsabilités

Les rôles étaient clairement définis

6.16 La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux veillent à ce que les personnes auxquelles a été attribué un rôle dans les processus de nomination soient informées de leurs responsabilités et qu’elles aient le soutien nécessaire pour s’en acquitter.

6.17 L’administratrice générale du BST avait clairement défini les rôles, responsabilités et obligations redditionnelles de ses représentants subdélégués, du chef des RH et des conseillers en RH en ce qui concerne les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes. Ils étaient décrits en détail dans l’instrument de subdélégation qui avait été communiqué et rendu accessible à tous les employés.

Surveillance

La surveillance obligatoire était exercée, toutefois la qualité de la documentation aux dossiers était faible

6.18 La surveillance organisationnelle est un processus continu qui permet aux administrateurs généraux d’évaluer la gestion des activités de dotation et le rendement liés aux activités de nomination et processus connexes. La surveillance permet de déterminer de façon précoce le besoin de prendre des mesures correctives, de gérer le risque et de le réduire au minimum ainsi que d’améliorer le rendement en matière de dotation. La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux exercent la surveillance obligatoire prescrite par le Cadre de nomination de la CFP et qu’ils ajustent les pratiques en conséquence.

6.19 Pendant la période visée par la vérification, nous avons constaté que l’administratrice générale du BST avait mis en place un mécanisme de production de rapports de surveillance et d’examen afin de satisfaire aux exigences de la CFP. Les résultats de dotation cumulatifs de l’exercice avaient été présentés au Comité exécutif à la fin du premier semestre.

6.20 L’administratrice générale du BST avait confié aux conseillers en RH la responsabilité d’assurer en permanence la surveillance et la tenue à jour des dossiers de dotation. En 2010, le BST avait effectué son propre exercice de surveillance des dossiers de nomination de 2008 et 2009. Le BST n’avait présenté ses constatations et son plan d’action au Comité exécutif qu’en 2011. L’exercice de surveillance avait révélé la présence d’une documentation inadéquate, ce qui constituait une de ses principales sources de préoccupation. Un plan d’action avait donc été élaboré. Nous avons observé que la plupart des mesures de suivi précisées dans ce plan avaient été considérées comme terminées, y compris la mise en place d’une liste de contrôle relative à l’examen des dossiers.

6.21 Au cours de notre vérification des dossiers de nomination, nous avons noté que la nouvelle liste de contrôle était utilisée, comme le prévoyait le plan d’action. Cependant, certains renseignements importants ne figuraient toujours pas dans la plupart des dossiers de nomination, même si la liste de contrôle dûment remplie dans les dossiers indiquait le contraire. Nous avons constaté que des lettres d’offre, des curriculum vitæ de postulants, des résultats d’évaluation de langue seconde, des rapports de comité d’évaluation, des attestations d’études, entre autres, ne figuraient pas aux dossiers. La plupart des documents manquants ont finalement été trouvés, à la demande des vérificateurs. Cependant, le recours à la liste de contrôle à titre de mécanisme de surveillance n’a pas apporté les résultats escomptés dans le plan d’action.

6.22 Nous avons également observé que l’administratrice générale du BST ne disposait d’aucun mécanisme de contrôle de la qualité des documents versés aux dossiers. Nous avons relevé des erreurs dans 67 % (16 sur 24) des nominations examinées. En voici quelques-unes :

  • L’énoncé des critères de mérite n’était pas identique dans les deux langues officielles ou était différent dans les annonces et les notifications affichées;
  • La nomination avait été effectuée à partir d’un bassin, alors que rien n’indiquait dans l’annonce d’origine qu’un tel bassin serait créé;
  • La justification de la décision de nomination (choix de la bonne personne) n’était pas conforme au Cadre de nomination de la CFP ou aucun document à cet égard ne figurait au dossier.

6.23 Une surveillance active a été exercée par le BST; cependant, les mesures prises pour corriger les lacunes décelées n’ont pas permis de faire en sorte que les documents clés soient versés dans les dossiers de nomination. En raison de l’absence de tels documents ou de leur caractère incomplet, le respect des valeurs directrices énoncées dans la LEFP n’a pas été démontré dans certains processus. Voir la recommandation 1 à la fin du présent rapport.

Observations sur la conformité

La faiblesse des outils d’évaluation était la principale raison pour laquelle le mérite n’a pas été démontré ou respecté

6.24 En vertu de la LEFP, les nominations doivent être fondées sur le mérite. Une nomination est fondée sur le mérite lorsque, selon la Commission, la personne à nommer possède les qualifications essentielles établies par l’administrateur général pour le travail à accomplir et, le cas échéant, toute autre qualification constituant un atout et qu’elle satisfait aux exigences opérationnelles et besoins organisationnels établis par l’administrateur général.

6.25 Nous avons constaté que le mérite avait été respecté dans 67 % (16 sur 24) des nominations faisant partie de notre échantillon. Il n’avait cependant pas été démontré dans 25 % (6 sur 24) des cas; cette situation est principalement attribuable aux lacunes dans les outils d’évaluation et à l’inexactitude de la documentation servant à démontrer que le mérite a été respecté. Il nous a été impossible de conclure que le mérite avait été démontré dans ces nominations, en raison de l’absence d’un lien clair entre l’évaluation effectuée et chacune des qualifications ou en raison de l’absence d’éléments prouvant que chaque qualification avait fait l’objet d’une évaluation.

6.26 Nous avons aussi remarqué que, dans 8 % (2 sur 24) des nominations vérifiées, le mérite n’avait pas été respecté. Cette situation est attribuable au fait que la personne nommée ne possédait pas une ou plusieurs des qualifications essentielles pour le travail à accomplir. Le tableau 1 présente un sommaire de nos observations sur le mérite concernant les nominations vérifiées. Le tableau 2 donne une description détaillée des raisons pour lesquelles le mérite n’a pas été démontré.

La mauvaise qualité des outils d’évaluation nuisait également aux valeurs directrices

6.27 Nous avons décelé des lacunes dans la démonstration du respect des valeurs directrices dans 25 % (6 sur 24) des autres nominations vérifiées. Nous avons noté, dans certains cas, que la présélection des postulants n’avait pas été effectuée de façon uniforme ou que les outils de notation n’avaient pas été appliqués de la même manière tout au long du processus de présélection. Dans un cas, il nous a été impossible de déterminer si les outils d’évaluation avaient été appliqués uniformément à tous les postulants, en raison de l’absence du rapport du comité d’évaluation.

6.28 Les lacunes relevées dans l’élaboration et l’utilisation des outils d’évaluation ont fait en sorte que le mérite n’a pas été respecté ou démontré dans le tiers des nominations effectuées au BST. L’administratrice générale avait confié aux représentants subdélégués la responsabilité relative à l’élaboration et à la sélection des outils d’évaluation, et aux conseillers en RH, celle de les appuyer. Les lacunes décelées dans les outils d’évaluation sont probablement attribuables au fait que les représentants subdélégués exercent rarement leurs pouvoirs et qu’ils ne demandent pas conseil aux responsables des RH lors de l’élaboration et l’emploi de tels outils. Voir la recommandation 2 à la fin du présent rapport.

Les demandes en matière de priorité comportaient des erreurs dans 50 % des nominations

6.29 La LEFP et le REFP prévoient que certaines personnes ont le droit, pour une période limitée, d’être nommées en priorité, si elles répondent à des conditions précises. L’organisation doit prendre en considération la candidature des bénéficiaires de priorité et doit également obtenir une autorisation en matière de priorité auprès de la CFP avant d’effectuer une nomination. Selon le schéma du processus de subdélégation des pouvoirs de dotation du BST, un des rôles des conseillers en RH consiste à préparer les demandes d’autorisation en matière de priorité.

6.30 Nous avons remarqué que, dans 38 % (9 sur 24) des nominations examinées, un ou plusieurs critères tels que les qualifications essentielles, la durée des fonctions, le numéro du poste, le groupe et le niveau, le profil linguistique ou les conditions d’emploi mentionnés dans la demande d’autorisation en matière de priorité ne correspondaient pas à ceux ayant servi à prendre la décision de nomination. Dans 13 % (3 sur 24) des cas, l’autorisation en matière de priorité n’avait pas été demandée à la CFP.

6.31 Au total, 50 % (12 sur 24) des nominations examinées comportaient des erreurs dans la demande d’autorisation en matière de priorité ou n’avaient pas fait l’objet d’une telle demande. Il se peut donc que la candidature des bénéficiaires de priorité n’ait pas été dûment prise en considération pour doter un poste vacant dans ces cas. Voir la recommandation 3 à la fin du présent rapport.

Recommandations

  1. L’administratrice générale du Bureau de la sécurité des transports du Canada devrait apporter des améliorations à son mécanisme de surveillance des nominations. Cette mesure lui permettrait de s’assurer que la documentation est complète, exacte et conforme à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, au Règlement sur l’emploi dans la fonction publique, au Cadre de nomination de la CFP et aux autres autorisations en vigueur. Les constatations découlant de cet exercice de surveillance devraient être communiquées à la haute direction pour que les mesures correctives appropriées soient prises en temps opportun.
  2. L’administratrice générale du Bureau de la sécurité des transports du Canada devrait s’assurer que ses gestionnaires subdélégués ont les connaissances et l’appui des responsables des ressources humaines pour élaborer des outils d’évaluation visant à démontrer le respect du mérite. Elle devrait également veiller à ce que les gestionnaires tiennent compte des valeurs directrices lors de la prise de décisions de nomination.
  3. L’administratrice générale du Bureau de la sécurité des transports du Canada devrait s’assurer que les conseillers en ressources humaines remplissent une demande d’autorisation en matière de priorité pour chaque mesure de dotation et que celle-ci renferme des renseignements exacts et complets.

Conclusion

6.32 Le premier objectif de la vérification consistait à déterminer si le BST avait un cadre, des pratiques et des systèmes adéquats en place pour gérer ses activités de nomination. Nous avons constaté que l’administratrice générale du BST avait mis en place des lignes directrices et des stratégies de dotation appropriées. Ces stratégies avaient fait l’objet d’une surveillance et de modifications, au besoin. Nous avons toutefois décelé des lacunes dans les pratiques de surveillance que le BST avait appliquées aux nominations pour s’assurer que la documentation adéquate avait été versée au dossier, que les outils d’évaluation permettaient de démontrer le respect du mérite et que les demandes d’autorisation en matière de priorité avaient été présentées de façon appropriée.

6.33 Le second objectif consistait à déterminer si les nominations et les processus de nomination du BST étaient conformes prescriptions de la LEFP, du REFP, du Cadre de nomination de la CFP ainsi que de ses propres lignes directrices connexes en matière de nomination. Nous avons observé que la plupart des nominations et processus de nomination étaient conformes à la LEFP, au REFP et au Cadre de nomination de la CFP. Même si le mérite a été respecté dans la majorité des nominations examinées, il n’a pas été respecté ou démontré dans certaines d’entre elles. Nous avons décelé, dans la majorité des nominations examinées, des lacunes dans la démonstration du respect des valeurs directrices. Nous avons relevé des erreurs administratives ainsi que des lacunes dans les outils d’évaluation et dans la prise en considération de la candidature des bénéficiaires de priorité. Ces erreurs et lacunes ont eu des répercussions sur la démonstration des valeurs directrices.

Mesures prises par la Commission de la fonction publique

La CFP fera le suivi des mesures prises par le BST pour donner suite aux recommandations découlant de la vérification dans le cadre de ses activités de surveillance régulières, y compris la publication annuelle du Rapport ministériel sur l’obligation de rendre compte en dotation. Par conséquent, la CFP a décidé de n’apporter aucune modification à l’entente actuelle de délégation conclue avec l’administrateur général du BST.

Réponse globale du Bureau de la sécurité des transports du Canada

Le BST est d’accord avec les conclusions et les recommandations de ce rapport et a développé un plan d’action lequel aborde les recommandations présentées dans ce rapport. Certaines mesures ont déjà été mises en œuvre et les autres seront mises en œuvre d’ici septembre 2012.

Le BST a déjà apporté des améliorations à son mécanisme de surveillance afin d’améliorer la qualité de la documentation contenue dans les dossiers de dotation. Les problèmes soulevés dans le cadre du processus de surveillance seront portés à l’attention de la haute direction et des mesures correctives seront prises en temps opportun.

De la formation ainsi que des formulaires ont été révisés et conçus à l’attention des gestionnaires subdélégués afin de s’assurer que le mérite et que les valeurs directrices soient plus clairement démontrés dans les décisions de nomination.

Le BST avait, avant le début de la vérification, identifié des défis de nature administrative concernant les autorisations en matière de priorité. Depuis, des mesures correctives ont été prises et un niveau supplémentaire de revue a été mis en place afin d’assurer l’intégrité et l’efficacité du processus d’autorisation en matière de priorité.

Annexe

Tableau 1 : Observations sur le mérite
Observations Total des nominations
Le mérite a été respecté Les outils ou méthodes d’évaluation ont permis d’évaluer les qualifications essentielles et les autres critères de mérite appliqués à cette nomination; la personne nommée satisfaisait aux exigences fixées. 16 (67 %)
Le mérite n’a pas été respecté La personne nommée ne possédait pas une ou plusieurs qualifications essentielles établies ou ne satisfaisait pas aux autres critères de mérite appliqués. 2 (8 %)
Le mérite n’a pas été démontré Les outils ou méthodes d’évaluation n’ont pas permis de démontrer que la personne nommée satisfaisait aux exigences fixées. 6 (25 %)
Total des nominations vérifiées 24 (100 %)

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

Tableau 2 : Observations sur le mérite non démontré
Le mérite n’a pas été démontré Raisons pour lesquelles le mérite n’a pas été démontré
Aucune évaluation n’a été effectuée L’outil d’évaluation ne portait pas sur l’ensemble des critères de nomination L’évaluation n’a pas été appliquée conformément à l’outil L’organisation n’a pas été en mesure de fournir la documentation à l’appui du mérite
Total 0 5 1 0

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

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