8 Vérification de Ressources naturelles Canada

Table des matières

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Résumé

8.1 La Commission de la fonction publique (CFP) a effectué une vérification de Ressources naturelles Canada (RNCan) afin de déterminer si l'organisation disposait d'un cadre, de pratiques et de systèmes appropriés pour gérer ses activités de nomination. Elle visait également à vérifier la conformité des nominations et processus de nomination avec la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), le Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (REFP), le Cadre de nomination de la CFP et les autres autorisations en vigueur.

8.2 Nous avons constaté que RNCan avait mis en place un cadre, des pratiques et des systèmes lui permettant de gérer ses activités de nomination.

8.3 L'administrateur général a établi un cadre et un instrument de subdélégation respectant la LEFP et le Cadre de nomination de la CFP. Nous avons observé que le processus de subdélégation faisait l'objet d'un contrôle approprié et que les pouvoirs étaient subdélégués adéquatement.

8.4 RNCan disposait de plans de dotation élaborés en fonction des besoins du Ministère. Nous avons remarqué que RNCan avait mis au point des stratégies de dotation pour orienter la gestion de ses activités de dotation. Une analyse des écarts avait également été réalisée, dans le but de comparer les résultats prévus et réels en matière de dotation et d'expliquer la différence entre les deux.

8.5 Nous avons constaté que RNCan avait établi les lignes directrices et critères obligatoires prévus par les Lignes directrices de la CFP en matière de nomination. À la suite de la vérification, RNCan a mis à jour ses lignes directrices et critères afin de satisfaire aux exigences actuelles. En outre, RNCan a établi un cadre de nomination complet qui fourni des directives, en plus de décrire les obligations et responsabilités des divers intervenants.

8.6 RNCan avait élaboré un plan et un cadre de surveillance de la dotation. Toutefois, nous avons noté l'absence de certaines activités de surveillance exigées par la CFP dans le plan. Ce plan n'avait en outre pas été pleinement mis en œuvre.

8.7 Nous avons également constaté que RNCan menait deux types d'activités de surveillance pour s'assurer de la conformité des dossiers de nomination. Comme nous avons pu établir la fiabilité de la surveillance des dossiers de la région de la capitale nationale, nous avons intégré les constatations de RNCan aux nôtres.

8.8 Dans 56 % (25 sur 45) des nominations examinées, le mérite avait été respecté. Pour le reste des nominations, soit 44 % (20 sur 45), le mérite n'avait pas pu être démontré, principalement en raison d'une évaluation insuffisante.

8.9 Nous avons constaté un risque possible de non-respect des valeurs directrices dans 60 % (27 sur 45) des nominations, principalement en raison d'une documentation insuffisante pour démontrer le respect des valeurs directrices.

8.10 La CFP surveillera les mesures prises par RNCan pour donner suite aux recommandations formulées dans le présent rapport de vérification. Cet exercice s'appuiera sur des activités de surveillance régulières, tel que le Rapport ministériel sur l'obligation de rendre compte en dotation completé annuellement. Par conséquent, la CFP a décidé de ne pas modifier l'instrument actuel de délégation avec l'administrateur général de RNCan.

Contexte

Ressources naturelles Canada

8.11 Le 12 janvier 1995, la Loi sur le ministère des Ressources naturelles est entrée en vigueur, entraînant la création de RNCan grâce à la fusion du ministère de l'Énergie, des Mines et des Ressources et du ministère des Forêts. Bien que RNCan ait été créé par une loi du Parlement en 1994, l'histoire du ministère remonte à plus de 150 ans; il s'agit en effet de l'une des organisations les plus anciennes du gouvernement du Canada. De nos jours, RNCan est l'une des plus grandes organisations scientifiques du gouvernement du Canada. Elle se spécialise dans le développement durable et l'utilisation des ressources naturelles – l'énergie, les minéraux et métaux, les forêts et les sciences de la Terre.

8.12 La raison d'être de RNCan est d'améliorer la qualité de vie des Canadiens en contribuant à la création d'un avantage durable en matière de ressources. Le but du Ministère est de faire du Canada un chef de file mondial dans les domaines de l'énergie propre et du développement durable des ressources. Cet objectif repose sur le fait que l'accès aux ressources naturelles, ainsi que les moyens durables grâce auxquels elles sont exploitées et utilisées, est devenu un atout concurrentiel fondamental à l'échelle internationale.

8.13 Pour s'acquitter de son mandat, RNCan mène des activités dans les secteurs qui relèvent principalement de la compétence fédérale et qui correspondent aux rôles et responsabilités qui lui sont conférés en vertu de la loi. Pour y arriver, il y favorise donc la compétitivité économique, la responsabilité environnementale, la sûreté et la sécurité des Canadiens ainsi que l'intendance des ressources naturelles.

8.14 Au 31 mars 2010, RNCan comptait 4 743 employés. RNCan, dont l'administration centrale est située à Ottawa, comprend 11 secteurs. L'organisation est présente dans chaque province et territoire, sauf l'Île-du-Prince-Édouard. Lorsqu'ils mènent des activités de dotation, les gestionnaires bénéficient de l'appui de conseillers en ressources humaines situés dans six régions. En mars 2010, 66,7 % des employés de RNCan travaillaient à Ottawa. Presque la moitié de l'effectif faisait partie des groupes professionnels de la catégorie scientifique et professionnelle, notamment Recherche scientifique, Sciences physiques et Génie et arpentage.

8.15 En janvier 2010, le gouvernement du Canada a signé une entente avec l'Université McMaster. Cette entente visait la relocalisation à Hamilton, en Ontario, du Centre canadien de la technologie des minéraux et de l'énergie de RNCan, qui se trouvait alors à Ottawa. La réinstallation du personnel a commencé au printemps 2010.

8.16 Dans son rapport sur les plans et les priorités de 2010-2011, RNCan indiquait ce qui suit : « L'emphase a été mise sur le renouvellement des ressources humaines, le recrutement et le développement de nos employés et la gestion de leur talent. En 2009, le Ministère a achevé une évaluation stratégique de ses programmes afin de s'assurer de leur rendement et de leur alignement sur les priorités. En 2010, le renouvellement sera axé sur la mise en œuvre des priorités ministérielles, l'amélioration continue des systèmes de gestion, le renouvellement de la main d'œuvre et la responsabilisation. »

8.17 La CFP est chargée de l'application de la LEFP. Cette loi lui confère le pouvoir exclusif d'effectuer des nominations externes et internes à la fonction publique. Les nominations faites par la CFP doivent être fondées sur le mérite et exemptes d'influence politique. La LEFP permet également à la CFP de déléguer aux administrateurs généraux des organisations son pouvoir d'effectuer des nominations. Au cours de la période visée par notre vérification, une nouvelle personne a été nommée au poste d'administrateur général de RNCan. La CFP a signé un instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN) avec l'administrateur général de RNCan, lui déléguant ainsi ce pouvoir.

Objectifs et méthodologie de la vérification

8.18 La vérification visait à déterminer si RNCan disposait d'un cadre, de pratiques et de systèmes appropriés pour gérer ses activités de nomination. Elle visait également à vérifier la conformité de ses nominations et processus de nomination avec la LEFP, le Cadre de nomination de la CFP, le REFP et les autres autorisations en vigeur.

8.19 La vérification portait sur le Cadre de nomination de RNCan pour la période du 1er avril 2009 au 31 décembre 2010. Elle ciblait un échantillon des nominations effectuées par RNCan du 1er avril 2009 au 30 juin 2010. Pour de plus amples renseignements sur notre méthodologie et notre échantillonnage, veuillez consulter la section À propos de la vérification, à la fin du présent rapport.

Observations et recommandations

Observations sur le Cadre de nomination

Les pouvoirs de nomination avaient été subdélégués et des mécanismes de contrôle étaient en place

8.20 Conformément à nos attentes, nous avons constaté que RNCan avait établi un instrument de subdélégation conforme à la LEFP et le Cadre de nomination de la CFP.

8.21 Nous avons également observé que l'administrateur général avait établi un processus de subdélégation des pouvoirs. Afin de se voir investis de pouvoirs subdélégués, les gestionnaires devaient occuper le poste auquel se rattachaient ces pouvoirs. Ils devaient également avoir suivi une formation obligatoire, obtenu une copie de l'entente de subdélégation des pouvoirs de dotation signée par l'administrateur général et accepté cette entente par écrit.

8.22 Nous avons remarqué que ce processus de subdélégation faisait l'objet d'un contrôle rigoureux. Les pouvoirs étaient subdélégués conformément au processus mis en place par l'administrateur général, et aucune lettre d'offre n'avait été signée par des personnes qui n'avaient pas obtenu de pouvoirs subdélégués.

Les lignes directrices obligatoires avaient été appliquées et des outils de dotation étaient disponibles

8.23 Nous nous attendions à ce que les lignes directrices de RNCan en matière de nomination soient conformes à la LEFP et au Cadre de nomination de la CFP. Selon les Lignes directrices de la CFP en matière de nomination, les ministères auxquels les pouvoirs ont été délégués doivent établir les lignes directrices obligatoires en matière de zone de sélection, de mesures correctives et de révocation et les critères obligatoires relatifs à l'utilisation de processus non annoncés. Les Lignes directrices en matière de nomination permettent également aux ministères investis de pouvoirs délégués d'élaborer d'autres lignes directrices en matière de nomination, afin de respecter leurs priorités ministérielles et de répondre aux besoins propres à leur organisation.

8.24 Nous avons constaté que RNCan avait établi les lignes directrices et critères obligatoires et qu'ils étaient accessibles à tous ses employés sur le site intranet du Ministère. Cependant, les lignes directrices en matière de zone de sélection et les critères relatifs au choix d'un processus de nomination non annoncé devaient être mis à jour afin de satisfaire aux exigences de la CFP. À la suite de la vérification, le Ministère a mis à jour ces lignes directrices et critères.

8.25 Nous avons remarqué qu'en plus d'avoir établi les lignes directrices et critères obligatoires, RNCan avait élaboré un cadre de nomination complet, qui englobait toutes ses politiques, lignes directrices, obligations et responsabilités en matière de dotation. Les lignes directrices et procédures étaient conformes au Cadre de nomination de la CFP.

8.26 RNCan avait également établi et mis en place un cadre spécialisé pour l'avancement professionnel des chercheurs de l'administration fédérale. Le processus d'évaluation annuelle avait été intégré au processus de gestion de l'avancement professionnel du groupe SE RES (Recherche scientifique). Ce processus comprenait l'examen et l'approbation des candidatures par différents niveaux de gestion, avant l'approbation définitive de la nomination. Notre examen nous a permis de constater que les nominations effectuées en fonction de ce cadre faisaient l'objet d'un contrôle rigoureux. Par conséquent, elles n'ont pas été retenues dans notre échantillonnage de dossiers.

Des stratégies de dotation avaient été établies et orientaient la gestion des activités de dotation

8.27 Nous nous attendions à ce que RNCan ait des stratégies de dotation qui supportent ses priorités organisationnelles de dotation.

8.28 Nous avons constaté que RNCan disposait de deux plans de ressources humaines (RH) pour la période visée par la vérification. RNCan avait réalisé une analyse de l'environnement et une analyse des écarts. RNCan avait aussi élaboré ses plans de dotation grâce à l'apport des divers secteurs et régions. Nous avons également observé que RNCan tirait profit des mesures d'assouplissement offerte par la LEFP, notamment en ce qui a trait à la dotation collective et à l'utilisation des processus de nomination non annoncés. RNCan avait adopté des stratégies de dotation ministérielles en fonction de ses besoins, en se concentrant sur les programmes de perfectionnement, le recrutement d'étudiants et le recrutement postsecondaire, la dotation collective, la mise en œuvre d'un programme de gestion des talents chez les minorités visibles et la réduction du nombre d'emplois de durée déterminée.

8.29 Nous avons observé que les divers secteurs de RNCan avaient réalisé une analyse des écarts entre les mesures de dotation prévues et réelles. Ils devaient ensuite expliquer ces écarts, de sorte que l'information puisse être intégrée au plan de l'année suivante.

8.30 En outre, nous avons constaté qu'un processus d'approbation était en place pour aborder les situations où une mesure de dotation n'était pas prévue au plan de RH. Ce processus comprenait notamment des discussions entre les secteurs, des consultations avec le comité de gestion et l'approbation de la haute direction.

Les rôles, responsabilités et obligations en matière de dotation étaient clairement définis et communiqués

8.31 Nous nous attendions à ce que des mécanismes soient en place afin de s'assurer que les intervenants sont informés de leurs rôles et responsabilités et qu'ils obtiennent le soutien nécessaire pour s'acquitter de leurs responsabilités relatives aux nominations.

8.32 Nous avons constaté que les rôles, responsabilités et obligations des gestionnaires subdélégués et des conseillers en RH relativement aux pouvoirs liés aux nominations étaient bien définis. Ils étaient en outre communiqués et accessibles à tous les employés sur le site intranet du Ministère.

8.33 Les conseillers en RH de RNCan ont démontré qu'ils possédaient les connaissances nécessaires pour remplir leurs fonctions. En effet, nous avons remarqué que les connaissances relatives au Cadre de nomination de presque tous les conseillers en RH avaient été validées par la CFP. Bien que la plupart des conseillers en RH travaillaient dans la région de la capitale nationale, chacune des cinq autres régions comptait au moins un conseiller en RH dont l'expertise avait été validée.

8.34 De plus, les conseillers en RH interviewés ont indiqué qu'ils comprenaient clairement leur rôle, soit de conseiller les gestionnaires subdélégués et de remettre en question leurs décisions tout au long du processus de nomination. Les gestionnaires subdélégués interviewés ont confirmé que les conseillers en RH assuraient bien cette fonction de conseil et de remise en question relativement aux nominations effectuées et aux décisions connexes prises.

Un cadre de surveillance était en place mais ne satisfaisait pas à toutes les exigences

8.35 La surveillance est un processus continu qui consiste à recueillir et à analyser les données qualitatives et quantitatives portant sur les résultats de dotation actuels et antérieurs. Celle-ci permet à l'organisation d'évaluer la gestion et le rendement des activités de dotation (comprend une évaluation des risques reliés aux nominations et aux processus de nomination). En outre, la surveillance permet de déterminer les mesures correctives à prendre pour gérer le risque et le réduire au minimum, et améliorer le rendement en dotation.

8.36 Nous nous attendions à ce que RNCan dispose de mécanismes de contrôle pour s'assurer que les nominations et processus de nomination soient surveillés et que des mesures appropriées soient prises, au besoin.

8.37 Nous avons observé que RNCan avait établi un cadre de surveillance des activités de dotation ainsi qu'un plan de surveillance. Le cadre décrivait les rôles et responsabilités des intervenants à l'égard de la surveillance ainsi que les types d'activités de surveillance à réaliser (p. ex. surveillance périodique des dossiers de dotation); il indiquait en outre qu'un plan de surveillance des activités de dotation devrait être établi chaque année. RNCan avait élaboré un plan de surveillance des activités de dotation décrivant clairement les activités à surveiller pour une période de deux ans, telle que la surveillance périodique des dossiers de dotation.

8.38 Toutefois, nous avons noté que le plan de surveillance était incomplet, en ce sens qu'il n'englobait pas tous les éléments de surveillance obligatoires prévus par les Lignes directrices de la CFP en matière de nomination. Parmi ces éléments, mentionnons la nécessité de surveiller la nomination d'employés occasionnels à des postes de durée déterminée ou indéterminée au moyen de processus non annoncés, les mesures correctives et les révocations, ainsi que la zone nationale de sélection. Nous avons observé que RNCan ne produisait pas de rapport pour ces domaines à risque plus élevé. Bien que RNCan ait établi un plan de surveillance pour l'exercice financier 2009-2010, la plupart des activités de surveillance qui y étaient prévues n'ont pas été menées à terme. RNCan a expliqué cette situation par un conflit de priorités et des contraintes sur le plan des ressources.

Recommandation 1

L'administrateur général de Ressources naturelles Canada devrait mettre à jour le plan de surveillance des activités de dotation. Cette mesure lui permettrait de s'assurer que ce plan comprend, au moins, tous les éléments de surveillance obligatoires exigés par la Commission de la fonction publique et qu'il est pleinement mis en œuvre.

Réponses de Ressouces naturelles Canada :

Ressources naturelles Canada est en accord avec cette recommandation. Le Ministère a déjà pris des mesures pour mettre en œuvre cette recommandation. Un plan révisé de surveillance de la dotation qui comprend tous les éléments de surveillance obligatoire de la Commission de la fonction publique a été élaboré. Ce plan a été présenté au Comité de renouvellement des ressources humaines (CRRH) du Ministère et a été approuvé le 10 mai 2011. Le plan révisé est actuellement mis en œuvre et le CRRH surveillera également cette étape.

La conformité des dossiers de nomination avait fait l'objet d'exercices de surveillance

8.39 Durant la période visée par la vérification, nous avons constaté que RNCan avait mené deux activités de surveillance pour déterminer le degré de conformité de ses dossiers de nomination avec la LEFP. L'une des activités faisait partie du plan de surveillance ministériel, tandis que l'autre s'ajoutait au plan et n'était pas menée par le groupe responsable de la surveillance. Dans les deux cas, nous avons remarqué que le travail avait été exécuté de façon indépendante par du personnel qualifié et que la documentation s'y rapportant était appropriée.

8.40 Toutefois, nous avons noté que la première activité mentionnée n'avait pas permis la formulation de constatations exhaustives et exactes relativement aux dossiers de nomination examinés, par rapport à celles formulées à la suite de notre examen d'un échantillon de ces dossiers. Selon les résultats de la surveillance, le mérite avait été respecté dans les six dossiers examinés. Cependant, notre examen indiquait plutôt que le mérite avait été respecté dans deux des six dossiers uniquement. Dans les quatre autres dossiers, le mérite n'avait pas été démontré. Par conséquent, les constatations présentées à la haute direction au terme de cette activité ne témoignaient pas avec exactitude du degré de conformité des dossiers de nomination.

8.41 Nous avons relevé une autre activité de surveillance de la conformité, menée de façon ponctuelle en marge du plan de surveillance ministériel habituel. Cette activité portait sur des dossiers de la région de la capitale nationale et avait permis la formulation de constatations exhaustives et exactes sur les dossiers examinés. Elle avait été menée par un autre groupe professionnel, à titre d'activité d'apprentissage pour les conseillers en RH. Les constatations découlant de cette activité ont permis de favoriser la sensibilisation à l'égard des questions de conformité et d'apporter les améliorations nécessaires. Par conséquent, nous avons pu établir la fiabilité de cette activité de surveillance et des constatations qui en ont découlé; au total, 28 de ces dossiers faisaient partie de la portée de notre vérification. Les constatations qui en ont découlé ont donc été intégrées aux nôtres. Elles sont présentées ci-après à la section Observations sur le mérite.

Observations sur le mérite

Le mérite avait été respecté dans la majorité des nominations

8.42 Selon l'article 30 de la LEFP, les nominations doivent être fondées sur le mérite. Une nomination est fondée sur le mérite lorsque la Commission est satisfaite que la personne à nommer possède les qualifications essentielles établies par l'administrateur général pour le travail à accomplir et, le cas échéant, toute autre qualification constituant un atout et qu'elle satisfait aux exigences opérationnelles et besoins organisationnels. Le tableau 1 illustre les résultats au chapitre de la conformité des 45 nominations examinées.

Tableau 1 : Observations sur le mérite
Observations Total
Le mérite a été respecté Les outils ou méthodes d'évaluation ont permis d'évaluer les qualifications essentielles et les autres critères de mérite appliqués à cette nomination; la personne nommée satisfaisait aux exigences fixées. 25 (56 %)
Le mérite n'a pas été démontré Les outils ou méthodes d'évaluation n'ont pas permis de démontrer que la personne nommée satisfaisait aux exigences fixées. 20 (44 %)
Le mérite n'a pas été respecté La personne nommée ne possédait pas une ou plusieurs qualifications essentielles établies ou ne répondait pas aux autres critères de mérite appliqués. 0 (0 %)
Total des nominations vérifiées 45 (100 %)

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

8.43 Nous nous attendions à ce que les nominations de RNCan respectent la valeur fondamentale de la CFP qu'est le mérite et que les dossiers de nomination de RNCan contiennent une documentation suffisante et appropriée pour appuyer les décisions de sélection et de nomination. Nous avons constaté que le mérite avait été respecté dans 56 % (25 sur 45) des nominations examinées.

8.44 Nous avons toutefois observé que le mérite n'avait pas été démontré dans 44 % (20 sur 45) des nominations examinées. Nous n'avons pas été en mesure de déterminer si le mérite avait été respecté dans ces nominations, soit parce que les qualifications figurant sur l'énoncé des critères de mérite n'avaient pas toutes été évaluées, soit parce que les évaluations étaient insuffisantes. Selon l'IDRN, les nominations et décisions connexes doivent être entièrement documentées.

8.45 La pièce 1 illustre une nomination dont le mérite n'avait pas été démontré.

Pièce 1 : Le mérite n'avait pas été démontré

Dans le cadre d'un processus de nomination, l'énoncé des critères de mérite élaboré par le gestionnaire d'embauche comportait, dans les qualifications essentielles, trois critères relatifs aux connaissances, quatre critères relatifs aux capacités et cinq critères relatifs aux qualités personnelles. Nous avons constaté que ces critères n'avaient pas tous été évalués : un des critères relatifs aux connaissances avait été évalué en partie, et un critère relatif aux capacités et un autre relatif aux qualités personnelles n'avaient fait l'objet d'aucune évaluation.

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

Observations sur les valeurs directrices

Les valeurs directrices étaient mises à risque dans la majorité des processus de nominations

8.46 Les processus de sélection et de nomination d'une personne doivent également respecter les valeurs directrices que sont la justice, l'accessibilité, la transparence et la représentativité. Les dossiers de nomination doivent contenir la preuve que ces valeurs ont été respectées tout au long du processus de nomination.

8.47 Nous nous attendions à ce que les nominations et processus de nomination de RNCan respectent les valeurs directrices que sont la justice, l'accessibilité, la transparence et la représentativité.

8.48 Nous avons constaté que les valeurs directrices n'avaient pas été respectées dans 60 % (27 sur 45) des nominations examinées. Voici les situations de non respect les plus fréquentes :

  • Justifications relatives à des processus non annoncés : Nous nous attendions à ce que, en conformité avec les Lignes directrices sur le choix du processus de nomination de la CFP, les nominations découlant de processus non annoncés soient accompagnées d'une justification écrite démontrant que le processus répond aux critères organisationnels et qu'il respecte les valeurs de nomination. Nous avons remarqué que pratiquement aucune des justifications n'abordait l'ensemble des quatre valeurs directrices.
  • Énoncé des critères de mérite : Nous avons observé, à quelques reprises, que les versions anglaise et française de l'énoncé des critères de mérite n'étaient pas identiques. Si les critères de mérite sont différents d'une langue officielle à l'autre, alors tous les postulants éventuels ne se voient pas offrir le même niveau d'accessibilité. Par exemple, dans l'un des dossiers, la version française de l'énoncé des critères de mérite demandait plus d'expérience que l'anglaise, ce qui aurait pu amener un postulant éventuel à choisir de ne pas poser sa candidature au poste.
  • Présélection et évaluations : Nous avons relevé quelques cas où les postulants n'avaient pas fait l'objet d'un exercice de présélection uniforme ou approprié à la première étape du processus de nomination. Dans certains dossiers, nous avons constaté que des candidats avaient vu leur candidature rejetée à l'étape de la présélection simplement parce qu'ils ne répondaient pas à un critère qui faisait l'objet d'une évaluation plus poussée à d'autres étapes du processus. Ainsi, des personnes dont la candidature avait été rejetée à une étape du processus auraient pu être jugées qualifiées à l'étape suivante.
  • Processus d'autorisation en matière de priorité : Nous nous attendions à ce que RNCan, conformément à la LEFP, au REFP et aux Lignes directrices de la CFP en matière de choix du processus de nomination, tienne compte des droits de priorité avant de procéder à une nomination. Nous avons noté à quelques occasions que les qualifications essentielles dans la demande d'autorisation en matière de priorité ne correspondaient pas à celles établies dans l'énoncé des critères de mérite employé pour procéder à la nomination. Cette situation aurait pu faire en sorte que la candidature de bénéficiaires de priorité ne soit pas retenue, en raison de qualifications essentielles inexactes.

Recommandation 2

L'administrateur général de Ressources naturelles Canada devrait améliorer le mécanisme de contrôle afin de veiller à ce que les processus de sélection et de nomination respectent les valeurs directrices. Cette mesure lui permettrait aussi de s'assurer que la documentation pertinente aux décisions relatives aux nominations est complète, exacte et conforme à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique et au Cadre de nomination de la Commission de la fonction publique. Les constatations découlant de la surveillance de la conformité devraient être communiquées à la haute direction pour que des mesures soient prises, s'il y a lieu.

Réponses de Ressouces naturelles Canada :

Ressources naturelles Canada est en accord avec cette recommandation. Le Ministère a déjà pris des mesures pour mettre en œuvre cette recommandation. Dans le cadre du plan révisé de surveillance de la dotation, RNCan a pris des mesures correctives pour s'assurer que les conclusions du processus de surveillance de la dotation sont complètes et précises et peuvent être présentées à la haute direction pour l'informer sur les problèmes de conformité et pour apporter les améliorations nécessaires.

En particulier, RNCan a mis en place une nouvelle liste de vérification qui contient toute l'information nécessaire pour évaluer la conformité a la Loi sur l'emploi dans la fonction publique et le cadre de nomination de la CFP. L'information recueillie sur la liste de vérification permet de s'assurer que les valeurs principales et les valeurs directrices sont prises en considération dans toutes les mesures de dotation. Elle sert également à documenter les recommandations du conseiller en ressources humaines et la fonction d'analyse critique.

En ce qui concerne son processus de dotation, RNCan a élaboré un plan d'action pour corriger les lacunes relevées dans la vérification. Ce plan vise notamment à s'assurer que les conseillers en ressources humaines et les gestionnaires de dotation reçoivent une formation actualisée sur les derniers programmes et les dernières politiques de dotation. L'utilisation obligatoire des listes People Soft de vérification de la dotation a également été mise en vigueur. D'autres mesures sur l'application du mérite comme critère et l'importance de bien documenter les décisions de dotation sont également en préparation.

Quatre nominations comportaient des indicateurs d'erreur, d'omission ou de conduite irrégulière

8.49 Le processus de sélection et de nomination d'une personne exige la prise de décisions objectives et respectueuses des valeurs directrices que sont la justice, la transparence, l'accessibilité et la représentativité. Les dossiers de nomination doivent démontrer que ces valuers ont été respectées tout au long du processus de nomination.

8.50 Dans 8 % (4 sur 45) des processus de nomination examinés, nous avons relevé un ou plusieurs indicateurs d'erreur, d'omission ou de conduite irrégulière qui pourraient compromettre les valeurs directrices, en particulier la justice. Ces processus de nomination étaient caractérisés par les caractéristiques suivantes :

  • La personne avait déjà occupé le poste en question d'une manière quelconque avant d'y être nommée. Par exemple, il y avait deux nominations examinées dont la personne a obtenu l'expérience nécessaire par un emploi occasionnel, ensuite nommée dans une poste indéterminé par un processus externe non annoncé.
  • La compétence dans les langues officielles requise pour le poste avait été adaptée durant le processus de nomination, de façon à favoriser la personne nommée.
  • Le lieu de travail du poste avait été modifié pour répondre aux besoins de la personne nommée; toutefois, l'énoncé des critères de mérite ne précisait pas que cette mesure était possible.
  • Il n'était pas raisonnable d'utiliser un processus de nomination externe puisqu'il était possible qu'un bassin suffisant de candidats existait à l'interne.

8.51 La pièce 2 présente un exemple de nomination comportant des indicateurs d'érreur, d'omission ou de conduite irrégulière.

Pièce 2 : Nomination comportant des indicateurs d'erreur, d'omission ou de conduite irrégulière

Un processus de nomination externe non annoncé a été réalisé en vue de doter un poste. Dans la justification expliquant le choix d'un processus de nomination non annoncé, il était indiqué que la personne nommée s'était vu offrir le poste parce qu'elle l'avait déjà occupé en tant qu'employé occasionnel.

En outre, les exigences linguistiques du poste avaient été modifiées, passant d'un niveau CCC/CCC à une exigence « Anglais essentiel », de façon à faciliter la nomination de la personne. Il avait été établi que les tâches liées à ce poste nécessitaient un haut niveau de bilinguisme. L'approbation du changement des exigences linguistiques a été fondée sur le motif voulant que la nomination avait été présentée comme une solution permettant de combler un besoin à court terme; cependant, la lettre d'offre indiquait qu'il s'agissait d'une période plus longue. La durée d'emploi a depuis été prolongée.

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

Conclusion

8.52 Le premier objectif de cette vérification était de déterminer si RNCan disposait d'un cadre, de pratiques et de systèmes appropriés pour gérer ses activités de nomination.

8.53 Nous avons constaté qu'à l'exception de l'exercice de surveillance, RNCan disposait d'un cadre, de pratiques et de systèmes appropriés pour gérer ses activités de nomination. Le plan de surveillance élaboré par RNCan doit être modifié pour s'assurer qu'il tient compte de tous les éléments obligatoires établis par la CFP en matière de surveillance. Le plan doit par ailleurs être mis en œuvre.

8.54 Le deuxième objectif était de vérifier la conformité de nominations et processus de nomination avec la LEFP, le Cadre de nomination de la CFP, le REFP et les autres autorisations en vigueur.

8.55 Nous avons constaté que la plupart des nominations et processus de nomination étaient conformes à la LEFP et au Cadre de nomination de la CFP. Bien que la plupart des nominations examinées respectaient le mérite, plusieurs nominations ne démontraient pas le mérite. Les outils et processus d'évaluation ont été jugés incomplets ou insuffisants. En effet, ils ne permettaient pas de démontrer que la personne nommée possédait toutes les qualifications requises pour le poste.

8.56 Nous craignons que les valeurs directrices aient été mises à risque puisqu'elles n'étaient pas respectées à la lettre dans la majorité des nominations examinées. Ce non-respect était notamment attribuable à une préparation inadéquate des justifications relatives à l'utilisation d'un processus non annoncé, à des énoncés des critères de mérite différents en français et en anglais, à des incohérences dans l'administration de la présélection et des évaluations et à des incohérences en ce qui a trait au processus d'autorisation en matière de priorité.

Mesures prises par la Commission de la fonction publique

La CFP surveillera les mesures prises par Ressources naturelles Canada pour donner suite aux recommandations présentées dans ce rapport par l'entremise de ses activités de surveillance incluant son Rapport ministériel sur l'obligation de rendre compte en dotation. Par conséquent, la CFP a décidé de ne pas modifier l'instrument actuel de délégation avec l'administrateur général de RNCan.

Réponse globale de Ressources naturelles Canada

Ressources naturelles Canada (RNCan) a examiné le rapport de la vérification de la Commission de la fonction publique du Canada et est en accord avec ses observations et ses recommandations. RNCan est en accord avec les conclusions du rapport voulant que les éléments suivants sont en place au Ministère : un cadre, des systèmes et des pratiques pour gérer ses pouvoirs en matière de nomination; un processus de sous délégation qui est bien contrôlé; des plans et des stratégies de dotation bien développés; un cadre de nomination complet qui donne des orientations et qui est aligné sur le cadre de nomination de la CFP; et un cadre et un plan de surveillance de la dotation.

En ce qui concerne les deux recommandations du rapport de vérification au sujet de la surveillance de la dotation et du processus de nomination, tel qu'il est indiqué ci-dessous dans la réponse de la direction de RNCan à ces recommandations, le Ministère a déjà pris des mesures pour corriger les lacunes indiquées.

À propos de la vérification

Considérations liées à l'étendue

La vérification visait à déterminer si RNCan disposait d'un cadre, de pratiques et de systèmes appropriés pour gérer ses activités de nomination. Elle visait également à vérifier la conformité de ses nominations et processus de nomination avec la LEFP, le Cadre de nomination de la CFP, le REFP et les autres autorisations en vigueur.

La vérification portait sur toutes les activités de nomination menées et les décisions connexes prises par RNCan pour la période du 1er avril 2009 au 31 décembre 2010.

Pour de plus amples renseignements sur notre méthodologie et nos critères de vérification, veuillez consulter la section Aperçu de l'approche en matière de vérification, à la fin de la présente publication.

Sélection de l'échantillon

Notre échantillon de nominations a été tiré du nombre total de nominations effectuées par RNCan du 1er avril 2009 au 30 juin 2010. Il comprenait les constatations pertinentes découlant d'un exercice de surveillance des dossiers exécuté par RNCan. Les nominations examinées découlaient de processus internes et externes visant des postes dotés pour une durée indéterminée ou déterminée. Le tableau 2 donne une description détaillée des types de processus de nomination vérifiés.

Tableau 2 : Nominations vérifiées
Type de processus Échantillon/population
Région de la capitale nationale 33/714
Autres régions 12/209
Total 45*/923

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

En supposant que le taux de déviation soit de 20 % ou moins, nous pouvons nous attendre à un intervalle de confiance de 10 % et à un niveau de confiance de 90 %. Il est donc possible de diffuser sans réserve les constatations découlant de la vérification de l'échantillon présenté dans la cellule comportant un astérisque.

Équipe de vérification

Vice présidente, Direction générale de la vérification et des services de données
Elizabeth Murphy-Walsh

Directeur général, Direction de la vérification
Yves Genest

Directeur
Darren Horne

Gestionnaire
Cathy Rodrigue

Vérificateurs
Louise Bard
François Bélanger
Debi Borbridge
Erica Moores
Sandra Perrone

Spécialiste fonctionnel
Paul Pilon

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