7 Vérification de l'Office national de l'énergie

Table des matières

• Résumé
• Contexte
  • Office national de l'énergie
  • Objectifs et méthodologie de la vérification
• Observations et recommandations
  • Observations sur le Cadre de nomination
    • Un instrument de subdélégation des pouvoirs avait été établi, mais les mécanismes de contrôle employés étaient peu rigoureux
    • Les stratégies de dotation n'étaient pas suffisamment détaillées
    • Les lignes directrices obligatoires avaient été appliquées et des outils de dotation étaient disponibles
    • Les gestionnaires subdélégués avaient accès aux services de conseillers en ressources humaines, à des outils de dotation et à de la formation
    • Certaines activités de surveillance avaient été menées
  • Observations sur le mérite
    • Le mérite avait été respecté dans la majorité des nominations
  • Observations sur les valeurs directrices
    • Les valeurs directrices avaient été respectées dans la plupart des nominations découlant de processus annoncés
    • Trois nominations comportaient des indicateurs d'erreur, d'omission ou de conduite irrégulière
    • Les priorités n'avaient pas été administrées de manière uniforme
    • La plupart des justifications relatives à des processus externes non annoncés ne démontraient pas que les valeurs directrices avaient été respectées
• Conclusion
• Mesure prise par la Commission de la fonction publique
• Réponse globale de l'Office national de l'énergie
• À propos de la vérification
  • Considérations liées à l'étendue
  • Sélection de l'échantillon
  • Équipe de vérification

Résumé

7.1 La Commission de la fonction publique (CFP) a effectué une vérification de l'Office national de l'énergie (ONÉ) afin de déterminer si l'organisation disposait d'un cadre, de pratiques et de systèmes appropriés pour gérer ses activités de nomination. Elle visait également à vérifier la conformité des nominations et processus de nomination avec la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), le Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (REFP), le Cadre de nomination de la CFP et les autres autorisations en vigueur.

7.2 L'ONÉ exerce ses activités à Calgary, dans le secteur hautement compétitif de l'énergie. Il a besoin d'employés compétents pour atteindre ses objectifs opérationnels et doit offrir une rémunération concurrentielle à celle accordée dans le secteur privé. L'ONÉ tâche d'attirer les employés et de les maintenir en poste, notamment en leur offrant la rémunération au rendement et une indemnité du marché. Le marché de l'emploi fluctue énormément sur le plan de l'économie dans le secteur de l'énergie. Cette réalité pose des difficultés à l'ONÉ qui doit les surmonter en adoptant des stratégies de dotation.

7.3 Le président et premier dirigeant de l'ONÉ a établi un instrument de subdélégation conforme aux mécanismes de contrôle prévus par l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN) et l'a tenu à jour. Toutefois, nous avons relevé des lacunes au chapitre des mécanismes de contrôle régissant la mise en œuvre du processus de subdélégation à l'ONÉ.

7.4 Notre vérification a révélé que les stratégies de dotation de l'ONÉ ne décrivaient pas en détail la façon dont les activités de dotation seraient menées pour satisfaire aux exigences. Elles ne précisaient pas non plus les instruments de mesure qui seraient employés pour évaluer le rendement au regard des attentes.

7.5 Nous avons remarqué que l'ONÉ a appliqué toutes les lignes directrices prévues par le Cadre de nomination de la CFP. En outre, l'ONÉ a élaboré une gamme complète de lignes directrices, processus, guides et modèles afin d'appuyer les employés, le personnel des ressources humaines (RH), les gestionnaires d'embauche et les gestionnaires subdélégués dans la conduite de leurs activités de dotation.

7.6 Nous avons constaté que la nomination des personnes était fondée sur le mérite dans 60 % (24 sur 40) des nominations examinées. Le mérite ne pouvait toutefois pas être démontré dans 28 % (11 sur 40) des nominations examinées. L'absence et la qualité de la documentation sur les processus de nomination externes non annoncés en étaient les causes les plus fréquemment citées. Le mérite n'avait pas été respecté dans 12 % (5 sur 40) des nominations examinées. Dans quatre des cinq cas, la norme de qualification relative aux études de l'ONÉ n'avait pas été respectée.

7.7 Nous avons constaté que l'ONÉ ne surveillait pas activement les écarts entre ses activités de dotation prévues et celles réelles. La surveillance de la conformité des processus de nomination avec la LEFP a été effectuée au moyen de revues ponctuelles, toutefois l'ONÉ n'avait pas un mécanisme en place pour incorporer les leçons tirées pour l'amélioration continue dans toute l'organisation. l'ONÉ n'a pas exercé d'activités de surveillance, ni rendu compte de tous les éléments obligatoires requis par les lignes directrices de la CFP du Choix du processus de nomination.

7.8 L'ONÉ a accepté nos constatations et a élaboré un plan d'action visant à donner suite aux questions soulevées dans le présent rapport de vérification.

7.9 La CFP surveillera les mesures prises par l'ONÉ pour donner suite aux recommandations présentées dans ce rapport par l'entremise de ses activités de surveillance incluant son rapport ministériel sur l'obligation de rendre compte en dotation. Par conséquent, la CFP a décidé de ne pas modifier l'instrument actuel de délégation avec l'administrateur général de l'ONÉ.

Contexte

Office national de l'énergie

7.10 L'ONÉ a été créé en 1959 en vertu de la Loi sur l'Office national de l'énergie. Il doit faire rapport de ses activités au Parlement par l'entremise du ministre des Ressources naturelles. L'ONÉ est dirigé par un président, qui agit également à titre de premier dirigeant. L'ONÉ est devenu un employeur distinct en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique en 1992, mais ses employés sont nommés en conformité avec la LEFP.

7.11 L'ONÉ réglemente la construction, l'exploitation et la cessation d'exploitation de pipelines interprovinciaux et internationaux, de lignes internationales de transport d'électricité et de certaines lignes interprovinciales désignées, et les droits et les tarifs pipeliniers. Il réglemente également l'exportation et l'importation de gaz naturel, l'exportation de pétrole et de gaz naturel liquides, l'exportation d'électricité et certaines activités d'exploration pétrolière et gazière dans les régions pionnières, en particulier dans le Nord du Canada et certaines zones extracôtières. De plus, l'ONÉ fournit aux Canadiens des renseignements sur les marchés de l'énergie du pays.

7.12 En 1991, l'administration centrale de l'ONÉ, qui se trouvait à Ottawa (Ontario), a été relocalisée à Calgary (Alberta). Au 31 mars 2010, l'ONÉ comptait 346 employés, tous situés à Calgary. L'ONÉ comprend six unités opérationnelles divisées en deux secteurs, soit la réglementation et l'intégration opérationnelle. Les unités du secteur de la réglementation sont Demandes, Opérations et Stratégie et analyse, et celles du secteur de l'intégration opérationnelle sont Secrétaire et services de réglementation, Services au personnel et communications, et Solutions organisationnelles et information.

7.13 L'ONÉ requiert des compétences particulières pour atteindre ses objectifs opérationnels. Les professionnels qui possèdent ces compétences sont notamment des économistes, des analystes financiers, des analystes des marchés, des ingénieurs, des géologues, des géophysiciens, des spécialistes de l'environnement, des avocats, des analystes des règlements, des agents de réglementation et des employés occupant des postes dans le domaine des services généraux. Les compétences dont l'ONÉ a besoin sont les mêmes que convoitent les entreprises privées du secteur de l'énergie à Calgary. Ces entreprises offrent des incitatifs (des primes et options d'achat d'actions) et des salaires qui peuvent être plus généreux que ceux que l'ONÉ est en mesure d'offrir. Par ailleurs, l'ONÉ souligne que, dans bien des cas, ces entreprises sont en mesure d'embaucher des employés beaucoup plus rapidement. Cette concurrence pour l'embauche d'employés compétents a une incidence considérable sur les ressources humaines au sein de l'ONÉ.

7.14 Au cours des dernières années, l'ONÉ, de concert avec le Conseil du Trésor du Canada, a pris d'importantes mesures visant à faire concurrence aux entreprises privées du secteur de l'énergie pour l'embauche d'employés de talent. Premièrement, en 1992, un système de classification des emplois propre à l'ONÉ a été établi. Deuxièmement, un programme d'incitatif salarial a été mis en place en 2006-2007; ce dernier comprend l'offre d'une prime salariale récompensant le rendement des employés de tous les niveaux au sein de l'ONÉ. Troisièmement, aussi en 2006-2007, une indemnité du marché a été ajoutée aux salaires versés par l'ONÉ afin de compenser le coût de la vie à Calgary. Quatrièmement, compte tenu des difficultés rencontrées par l'ONÉ pour maintenir ses employés en poste dans la conjoncture économique de Calgary, une « indemnité pour Calgary » est offerte aux membres de l'unité de négociation. Enfin, l'ONÉ a accordé beaucoup d'importance à l'équilibre travail-vie personnelle de ses employés et a mis en place un programme exhaustif de perfectionnement et d'apprentissage visant à permettre aux employés de tenir leurs connaissances à jour et à appuyer leur formation et leur avancement professionnel.

7.15 En 2007-2008, l'ONÉ a connu un taux d'attrition global s'élevant à près de 17 %. L'équipe de la Sécurité et du génie et celle de l'Analyse des marchés ont perdu près de 30 % de leur effectif au cours de cette même année. En 2007-2008, période marquée par un taux d'attrition élevé, l'ONÉ comptait deux conseillers en RH. L'ONÉ nous a indiqué qu'un tel effectif réduit était insuffisant pour rivaliser avec les entreprises privées du secteur de l'énergie en ce qui a trait à l'embauche d'employés compétents. Il a expliqué que, durant cette période, les nominations étaient effectuées rapidement afin de répondre aux besoins immédiats de l'organisation et d'éviter que des employés talentueux ne soient recrutés par d'autres employeurs. Par conséquent, l'ONÉ a affirmé qu'il était possible que les processus de nomination aient été menés avec moins de rigueur que nécessaire.

7.16 La pression exercée sur le marché de l'emploi à Calgary par l'essor économique observé en 2007-2008 et en 2008-2009 a commencé à s'atténuer en 2009-2010. Cependant, malgré la récession à l'échelle mondiale en 2009-2010, la demande à l'égard des services réglementaires offerts par l'ONÉ a continué de croître. Cette tendance était attribuable à la demande pour le pétrole brut canadien, à la mise en place d'infrastructures gazières non conventionnelles devant relier le réseau de pipelines de l'Amérique du Nord et à une augmentation de 51 % de la longueur des pipelines sous la responsabilité de l'ONÉ à la suite du transfert d'un important réseau de pipelines de la compétence provinciale à celle fédérale.

7.17 La CFP est chargée de l'application de la LEFP. Cette loi confère à la CFP le pouvoir exclusif de procéder à des nominations, externes et internes à la fonction publique, fondées sur le mérite. Elle permet aussi à la CFP de déléguer ses pouvoirs en matière de nomination aux administrateurs généraux. La CFP a signé un IDRN avec le président et premier dirigeant de l'ONÉ par lequel des pouvoirs de nomination lui ont été délégués. Durant la période visée par la vérification, le président et premier dirigeant disposait du plein pouvoir de délégation.

Objectifs et méthodologie de la vérification

7.18 La vérification visait à déterminer si l'ONÉ disposait d'un cadre, de pratiques et de systèmes appropriés pour gérer ses activités de nomination. Elle visait également à vérifier la conformité des nominations et processus de nomination avec la LEFP, le REFP, le Cadre de nomination de la CFP et les autres autorisations en vigueur.

7.19 En nous appuyant sur une évaluation des risques liés au Cadre de nomination et à son application, nous avons principalement examiné les lignes directrices, les stratégies de dotation, la surveillance des activités de nomination et la délégation des pouvoirs à l'ONÉ. Pour ce faire, nous avons mené des entrevues avec les gestionnaires, les conseillers en RH et les cadres supérieurs, de même qu'examiné la documentation clé pour la période du 1^er avril 2009 au 30 novembre 2010.

7.20 Pour évaluer la conformité avec les exigences de la LEFP, nous avons notamment examiné un échantillon représentatif des nominations effectuées pour la période du 1^er avril 2009 au 30 septembre 2010. Pour de plus amples renseignements sur notre méthodologie et notre échantillonnage, veuillez consulter la section À propos de la vérification, à la fin du présent rapport.

Observations et recommandations

Observations sur le Cadre de nomination

Un instrument de subdélégation des pouvoirs avait été établi, mais les mécanismes de contrôle employés étaient peu rigoureux

7.21 Nous nous attendions à ce que l'ONÉ ait un instrument de subdélégation qui était conforme à la LEFP et au Cadre de nomination de la CFP.

7.22 Nous avons constaté que le président et premier dirigeant a établi un instrument de subdélégation lui permettant de gérer la subdélégation des pouvoirs de nomination en conformité avec l'IDRN et l'avait tenu à jour. Grâce à cet instrument, le président et premier dirigeant exige que les gestionnaires suivent une formation particulière et réussissent certains examens et que leur rendement au cours des processus de nomination soit évalué avant de leur subdéléguer des pouvoirs. L'instrument précise également que de tels pouvoirs peuvent être retirés si les conditions ne sont pas respectées.

7.23 Nous avons constaté que l'IDRN, les rôles et responsabilités des conseillers en RH et des gestionnaires subdélégués, les lignes directrices en matière de nomination, les outils de dotation et les autres documents d'appui aux RH étaient bien définis. Ils étaient en outre communiqués et accessibles à tous les employés sur le site intranet de l'ONÉ. L'organisation disposait de Lignes directrices en matière de subdélégation des pouvoirs de dotation qui énonçaient les pouvoirs et responsabilités du président et premier dirigeant, des gestionnaires subdélégués et de l'équipe des RH, de même que les conditions liées à la subdélégation.

7.24 Avant de recommander une personne en vue de la subdélégation des pouvoirs, le spécialiste technique des RH examinait son expérience en matière de dotation et établissait si elle avait suivi la formation obligatoire et réussi les examens s'y rattachant. Le spécialiste technique des RH faisait ensuite appel à son jugement professionnel afin de déterminer s'il était justifié de lui déléguer de tels pouvoirs. Enfin, le président et premier dirigeant autorisait la subdélégation des pouvoirs à cette personne selon les conseils reçus du spécialiste.

7.25 Nous nous attendions à ce que des mécanismes soient en place pour garantir que les gestionnaires subdélégués possèdent les connaissances nécessaires pour s'acquitter de leurs responsabilités en matière de dotation, comme le prévoit l'instrument de subdélégation de l'ONÉ. Nous avons noté que trois gestionnaires auxquels des pouvoirs étaient subdélégués n'avaient ni suivi la formation obligatoire ni réussi les examens prévus par les Lignes directrices de l'ONÉ en matière de subdélégation des pouvoirs de dotation. Ces trois personnes avaient signé 32 % (43 sur 134) des lettres d'offre présentées au cours de la période visée par la vérification. Par conséquent, ces nominations avaient été effectuées par des personnes qui ne répondaient pas à toutes les conditions énoncées dans les Lignes directrices en matière de subdélégation des pouvoirs de dotation de l'ONÉ.

Réponse de l'Office national de l'énergie :

Convenu. Tous les gestionnaires subdélégués satisfont à toutes les exigences énoncées dans l'instrument de subdélégation. Des mesures ont été prises pour corriger les lacunes relevées dans le rapport, et un mécanisme à l'appui de cette recommandation est en cours d'élaboration.

Les stratégies de dotation n'étaient pas suffisamment détaillées

7.26 La fluctuation de la demande pour des employés possédant des compétences spécialisées dans le secteur de l'énergie en Alberta fait en sorte qu'il est essentiel d'adopter des stratégies de dotation pour combler les besoins opérationnels. L'ONÉ a besoin de stratégies de dotation qui lui permettent de satisfaire rapidement à la demande d'embauche de ressources compétentes au fil des changements observés dans la région sur le plan de l'économie.

7.27 Nous nous attendions à ce que l'ONÉ dispose de stratégies de dotation qui appuient les priorités organisationnelles en matière de dotation. Nous nous attendions également à ce que les stratégies de dotation et outils connexes offrent de l'orientation à l'ensemble de l'organisation et des directives sur la prise de décisions relatives aux activités de dotation.

7.28 Nous avons constaté que la Stratégie des personnes et plan de mise en œuvre 2009-2012 (SGPPMO) de l'ONÉ fixait les exigences en dotation liées aux diverses familles d'emploi. Ils comprenaient une analyse détaillée de l'environnement au sein de l'organisation en ce qui a trait aux RH. Toutefois, à l'exception du Programme de recrutement d'étudiants, nous avons remarqué que la SGPPMO ne décrivait pas en détail la façon dont l'ONÉ mène ses activités de dotation pour satisfaire à ses exigences. Par exemple, la SGPPMO signalait une pénurie d'analystes des marchés au niveau NEB-12. Toutefois, le plan ne proposait aucune stratégie visant à corriger cette lacune à l'exception du recrutement de personnel à un niveau inférieur. En outre, on n'y recommandait ni méthode de recrutement de personnel ni type de processus de nomination à employer.

7.29 Puisque la SGPPMO n'était pas assortie de stratégies mesurables, nous avons estimé que l'ONÉ n'était pas à même de surveiller l'écart sur le plan de ses activités de dotation. Ainsi, l'ONÉ n'était pas en mesure de déterminer s'il devait apporter des modifications à ses stratégies de dotation afin de demeurer concurrentiel dans le secteur de l'énergie en Alberta et de respecter ses priorités organisationnelles.

Réponse de l'Office national de l'énergie :

Convenu. L'ONÉ terminera la préparation de son plan intégré de ressources humaines d'ici mars 2012. Celui-ci comprendra la documentation de stratégies de dotation mesurables, à titre de complément aux initiatives existantes telles que le cadre de planification, les registres de dotation et les rapports trimestriels sur la dotation qui sont actuellement en cours d'examen par l'équipe de la haute direction.

Les lignes directrices obligatoires avaient été appliquées et des outils de dotation étaient disponibles

7.30 Nous nous attendions à ce que les Lignes directrices de l'ONÉ en matière de nomination soient conformes à la LEFP et au Cadre de nomination de la CFP. Les lignes directrices en matière de nomination, qui font partie du Cadre de nomination de la CFP, obligent les organisations auxquelles des pouvoirs ont été délégués à appliquer des lignes directrices obligatoires en matière de zone de sélection, de mesures correctives et de révocation, de même que des critères relatifs à l'utilisation de processus non annoncés. Le Cadre de nomination permet également à ces organisations d'élaborer d'autres lignes directrices en matière de nomination adaptées à leurs besoins et à leurs priorités. Nous avons constaté que l'ONÉ avait appliqué ces lignes directrices obligatoires. Elles étaient en outre accessibles à tous les employés sur le site intranet de l'organisation et satisfaisaient aux exigences de la CFP. Conformément à nos attentes, nous avons constaté que l'ONÉ avait consulté ses intervenants afin d'obtenir leur apport au moment de revoir et de mettre à jour ses lignes directrices et pratiques en matière de nomination.

7.31 Le système de gestion interne de la qualité de l'ONÉ exigeait que les procédures et lignes directrices soient soumises à une mise à jour et un examen réguliers. Conformément à nos attentes, nous avons remarqué que l'ONÉ surveillait et mettait à jour ses lignes directrices en matière de dotation.

7.32 En plus des lignes directrices obligatoires, nous avons observé que l'ONÉ a élaboré une gamme complète d'outils de dotation à l'intention des employés, des gestionnaires d'embauche et des gestionnaires subdélégués. Ces outils comprenaient un ensemble de lignes directrices, processus, guides et modèles visant à appuyer les activités de dotation. Par exemple, nous avons constaté que l'ONÉ avait appliqué des lignes directrices en matière de classification relative à l'ascension des échelons de carrière afin de surmonter les difficultés que pose le maintien en poste des employés. Ces lignes directrices prévoyaient la création d'une politique sur l'Échelle de carrière. La candidature des personnes avait été évaluée au regard des qualifications essentielles et ces personnes avaient été promues au moyen de processus non annoncés. Les nominations effectuées dans le cadre de ce programme représentaient 72 % (64 sur 89) des nominations découlant de processus non annoncés enregistrées au cours de la période visée par la vérification. Nous avons noté que les valeurs que sont l'accessibilité et la transparence avaient été respectées, car les critères du programme étaient accessibles à tous les employés et leur avaient été communiqués.

Les gestionnaires subdélégués avaient accès aux services de conseillers en ressources humaines, à des outils de dotation et à de la formation

7.33 Nous nous attendions à ce que des mécanismes soient en place pour s'assurer que les intervenants sont informés de leurs rôles et responsabilités et bénéficient du soutien nécessaire pour s'acquitter de leurs responsabilités liées aux nominations. Il fallait notamment veiller à ce que les gestionnaires subdélégués disposent des connaissances nécessaires pour s'acquitter de leurs responsabilités en matière de dotation, comme le prévoit l'instrument de subdélégation de l'ONÉ. Nous avons non seulement constaté que la formation obligatoire et les examens s'y rattachant étaient prévus par les Lignes directrices de l'ONÉ en matière de subdélégation des pouvoirs, mais aussi que les responsabilités des conseillers en RH de l'ONÉ avaient été établies de manière à garantir que les gestionnaires subdélégués se conforment aux lignes directrices en matière de dotation et à la LEFP.

7.34 Nous avons remarqué que les gestionnaires subdélégués pouvaient consulter des conseillers en RH dont l'expertise liée au Cadre de nomination avait été validée par la CFP. L'ONÉ avait ajouté des conseillers en RH à son effectif pour appuyer ses gestionnaires. En effet, en 2007, avant la période visée par la présente vérification, l'ONÉ comptait deux conseillers en RH dont les connaissances avaient été validées par la CFP pour toute l'organisation. En 2010, l'organisation en comptait six dont les connaissances en la matière avaient été validées par la CFP. Chacune des six unités opérationnelles disposait d'un conseiller en RH qui lui était attitré afin de soutenir ses activités en matière de RH. Trois de ces six conseillers avaient également obtenu l'attestation interne de l'ONÉ en matière de dotation, laquelle est fondée sur des documents du Conseil national de la dotation.

7.35 Ce sont les chefs d'équipe de l'ONÉ, dont certains étaient gestionnaires subdélégués, qui géraient habituellement les processus de nomination. En 2009, l'ONÉ avait déterminé que des améliorations s'imposaient en ce qui concerne les connaissances de ses chefs d'équipe en matière de dotation. La même année, l'équipe de la direction de l'ONÉ avait approuvé une formation supplémentaire sur la dotation à l'intention de ces personnes. Nous avons constaté que 5 des 12 chefs d'équipe investis de pouvoirs subdélégués avaient suivi cette formation.

7.36 Nous avons observé que, pour améliorer les connaissances et la sensibilisation à l'égard de la dotation, l'ONÉ avait ajouté à son site intranet ses lignes directrices, une foire aux questions et ses modèles en matière de dotation. L'organisation y avait même incorporé des liens menant à des lois et règlements pertinents. En ce qui a trait à la dotation, nous avons constaté que son site intranet était bien structuré et qu'il était convivial et accessible à tous les employés.

Certaines activités de surveillance avaient été menées

7.37 La surveillance est un processus continu qui consiste à recueillir et à analyser des données qualitatives et quantitatives sur les résultats actuels et antérieurs. Elle permet aux organisations d'évaluer leur gestion et leur rendement en matière de dotation (l'évaluation des risques liés aux nominations et processus de nomination). Elle permet également de déterminer rapidement les mesures correctives à prendre, de gérer et de réduire au minimum les risques et d'améliorer le rendement en dotation.

7.38 Nous nous attendions à ce que l'ONÉ dispose de mécanismes pour s'assurer que les nominations et processus de nomination sont surveillés et que les mesures appropriées sont prises, s'il y a lieu.

7.39 L'ONÉ a effectué la surveillance de la conformité des nominations au moyen d'un examen ponctuel des dossiers de nomination. Nous avons constaté que les lacunes avaient été corrigées dès qu'elles étaient décelées dans les dossiers, et dans certaines situations, l'ONÉ a pris des mesures pour corriger les problèmes de conformité constatés par la création de nouveaux modèles et outils pour assurer la conformité des nominations futures. Toutefois, l'ONÉ n'avait pas un mécanisme en place pour incorporer les leçons tirées pour l'amélioration continue dans toute l'organisation.

7.40 Par ailleurs, nous nous attendions à ce que l'ONÉ ait un mécanisme de surveillance et qu'il rende compte à la CFP de tous les éléments obligatoires requis par les lignes directrices de la CFP du Choix du processus de nomination. L'ONÉ n'a pas exercé d'activités de surveillance, ni rendu compte de tous ces éléments obligatoires à la CFP.

Réponse de l'Office national de l'énergie :

Convenu. L'ONÉ établira et mettra en œuvre un cadre de surveillance de la conformité en matière de dotation d'ici février 2012. Des mesures ont été prises pour améliorer la documentation des décisions en matière de nomination. De plus, les résultats du contrôle de la qualité seront présentés aux cadres supérieurs chaque trimestre aux fins de suivi.

Observations sur le mérite

Le mérite avait été respecté dans la majorité des nominations

7.41 En vertu de l'article 30 de la LEFP, les nominations doivent être fondées sur le mérite. Une nomination est fondée sur le mérite lorsque la Commission est convaincue que la personne à nommer possède les qualifications essentielles établies par l'administrateur général pour le travail à accomplir et, le cas échéant, toute autre qualification constituant un atout, ou qu'elle satisfait aux exigences opérationnelles ou besoins organisationnels.

7.42 Nous nous attendions à ce que les nominations respectent la valeur fondamentale de la CFP quant au mérite. Nous nous attendions également à ce que les dossiers de nomination de l'ONÉ contiennent une documentation suffisante et appropriée pour appuyer les décisions de sélection et de nomination.

7.43 Nous avons constaté que la nomination des personnes était fondée sur le mérite dans 60 % (24 sur 40) des nominations examinées. Le tableau 1 illustre les résultats au chapitre de la conformité de ces 40 nominations.

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

7.44 À titre d'employeur distinct, l'ONÉ avait défini ses propres normes de qualification relative aux études pour les postes dans les familles d'emploi suivantes : l'économie, l'environnement et le génie. Dans 12 % (5 sur 40) des nominations examinées, le mérite n'avait pas été respecté. Dans 4 de ces 5 nominations, l'ONÉ n'avait pas respecté sa propre norme interne de qualification relative aux études. Nous avons constaté que cette norme de qualification n'avait pas été prise en compte par les gestionnaires subdélégués responsables de ces nominations. Nous avons également relevé une nomination (Pièce 1) ciblant une personne qui n'avait pas obtenu les notes minimales pour les qualifications essentielles dans le cadre d'un processus de nomination visant des postes de plusieurs niveaux.

Pièce 1 : La nomination n'était pas fondée sur le mérite

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

7.45 Nous avons constaté que le mérite n'avait pas été démontré dans 28 % (11 sur 40) des nominations examinées. L'absence et la qualité de la documentation sur les processus de nomination non annoncés en étaient les causes les plus fréquemment citées. Les nominations présentant des lacunes sur le plan de la documentation se répartissaient de la manière suivante : 8 de ces 11 nominations découlaient de processus externes non annoncés; 4 nominations ne contenaient aucune évaluation; parmi les 4 autres nominations, 2 dossiers contenaient un courriel expliquant le motif pour lequel le candidat avait été nommé, mais il n'y était pas démontré que ce dernier possédait les qualifications essentielles; enfin, dans les 2 autres dossiers, l'évaluation n'abordait pas toutes les qualifications essentielles.

7.46 Les trois autres nominations découlaient de processus annoncés. Dans le premier cas, la candidature de la personne nommée avait été évaluée après sa nomination; le mérite n'avait donc pas été démontré. À la fin, nous avons toutefois constaté que l'évaluation tardive au dossier démontrait que la nomination était fondée sur le mérite. Dans le deuxième cas, l'évaluation ne démontrait pas que la personne nommée possédait les qualifications essentielles. Dans le troisième cas, la candidature de la personne nommée n'avait pas été évaluée au regard de deux qualifications essentielles établies dans l'énoncé des critères de mérite.

Observations sur les valeurs directrices

Les valeurs directrices avaient été respectées dans la plupart des nominations découlant de processus annoncés

7.47 Le processus de sélection et de nomination doit en outre respecter les valeurs directrices que sont la justice, l'accessibilité, la transparence et la représentativité. Les dossiers de nomination doivent contenir la preuve que ces valeurs ont été respectées tout au long du processus de nomination.

7.48 Nous nous attendions à ce que les annonces de possibilité d'emploi contiennent tous les renseignements dont les candidats ont besoin pour postuler. Nous avons constaté que cette exigence avait été satisfaite dans 96 % (22 sur 23) des nominations examinées.

7.49 Nous nous attendions à ce que la présélection des candidats dans le cadre de processus de nomination annoncés soit effectuée de manière juste. Nous avons effectivement observé que, dans 87 % (20 sur 23) des cas, la présélection avait été effectuée de manière juste. Par ailleurs, nous avons constaté qu'une fois la présélection terminée, la candidature des autres personnes avait été évaluée de manière juste dans 74 % (17 sur 23) des processus de nomination examinés. Les six cas où des lacunes avaient été décelées comportaient des guides de cotation dans lesquels aucune note de passage n'avait été précisée, des qualifications essentielles qui n'avaient pas été évaluées et des évaluations narratives qui ne démontraient pas que la nomination était fondée sur le mérite.

7.50 La LEFP accorde à l'ONÉ la marge de manœuvre nécessaire pour sélectionner la bonne personne en vue d'une nomination, et pas nécessairement la personne ayant obtenu les notes les plus élevées. Pour que le mérite soit respecté, l'ONÉ devait tout de même s'assurer que les personnes sélectionnées en vue d'une nomination possédaient les qualifications essentielles établies au début du processus de nomination. L'ONÉ avait aussi appliqué d'autres critères, notamment les qualifications constituant un atout, les exigences opérationnelles et les besoins organisationnels. Nous avons constaté que l'ONÉ avait présenté des justifications conformes aux valeurs directrices dans tous les cas, à l'exception d'un seul.

Trois nominations comportaient des indicateurs d'erreur, d'omission ou de conduite irrégulière

7.51 Le processus de sélection et de nomination d'une personne exige la prise de décisions objectives et respectueuses des valeurs directrices que sont la justice, la transparence, l'accessibilité et la représentativité. Les dossiers de nomination doivent démontrer que ces valeurs ont été respectées tout au long du processus de nomination.

7.52 Dans 8 % (3 sur 40) des processus de nomination examinés, nous avons relevé un ou plusieurs d'indicateurs d'erreur, d'omission ou de conduite irrégulière qui pourraient compromettre les valeurs directrices, en particulier la justice. La pièce 2 présente un exemple de nomination comportant des indicateurs d'erreur, d'omission ou de conduite irrégulière.

Pièce 2 : Nomination comportant des indicateurs d'erreur, d'omission ou de conduite irrégulière

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

Les priorités n'avaient pas été administrées de manière uniforme

7.53 Nous nous attendions à ce que, en conformité avec la LEFP, le REFP et les Lignes directrices de la CFP en matière de choix de processus de nomination, l'ONÉ prenne en considération les droits de priorité avant d'effectuer la nomination d'une personne.

7.54 Avant de demander des candidatures en vue d'une nomination, l'ONÉ doit d'abord prendre en considération, en priorité absolue, la candidature des bénéficiaires de priorité en vertu de la LEFP. Il doit donc recevoir un numéro d'autorisation en matière de priorité de la CFP avant d'entreprendre tout autre processus de nomination. Une fois que la CFP a confirmé qu'il n'y a aucun bénéficiaire de priorité, elle lui fournit un numéro d'autorisation en matière de priorité. Nous avons constaté que cette procédure avait été suivie dans 85 % (34 sur 40) des nominations examinées. Dans six cas, l'ONÉ n'avait pas obtenu l'autorisation en matière de priorité de la CFP avant d'effectuer la nomination d'une personne. En novembre 2010, à la lumière de ces observations, l'ONÉ avait demandé à la CFP d'offrir une séance de formation sur l'administration des priorités à tous les conseillers en ressources humaines.

7.55 Si un bénéficiaire de priorité possède les qualifications essentielles, sa candidature doit être prise en considération pour le poste. Nous avons relevé un cas où la candidature de bénéficiaires de priorité avait été présentée en mars 2009 mais n'avait été évaluée qu'au mois d'août suivant. À ce moment-là, le processus de nomination était terminé et les nominations avaient déjà été effectuées. Dans un autre cas, nous avons constaté que le délai accordé à un bénéficiaire de priorité n'avait pas été suffisant pour évaluer ses compétences en langue seconde.

La plupart des justifications relatives à des processus externes non annoncés ne démontraient pas que les valeurs directrices avaient été respectées

7.56 Nous nous attendions à ce que, conformément aux Lignes directrices de la CFP en matière de choix du processus de nomination, les nominations découlant de processus non annoncés soient accompagnées d'une justification écrite démontrant que le processus répondait aux critères organisationnels appliqués et respectait les valeurs de nomination. Les Lignes directrices de l'ONÉ en matière de processus de nomination non annoncés exigent que les nominations découlant de ce type de processus soient accompagnées d'une justification écrite. Cette dernière doit en effet démontrer que la décision de nomination respectait les valeurs directrices, les plans d'activités de l'ONÉ, la SGPPMO et les critères concernant le choix d'un processus non annoncé.

7.57 Nous avons constaté que, dans 65 % (11 sur 17) des processus de nomination non annoncés examinés, la justification ne démontrait pas que le processus respectait les valeurs directrices. Toutefois, nous avons noté que, dans 88 % (15 sur 17) des processus de nomination, la justification démontrait que le processus de nomination répondait aux critères organisationnels élaboré en fonction des circonstances dans lesquelles un processus non annoncé pouvait être utilisé.

Pièce 3 : La justification ne démontrait pas que les valeurs directrices avaient été respectées

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

7.58 Nous nous attendions à ce que l'ONÉ ait appliqué et communiqué des lignes directrices organisationnelles conformes à celles de la CFP en matière de zone de sélection. Nous nous attendions également à ce que la zone de recours appliquée aux processus de nomination internes non annoncés de l'ONÉ satisfasse aux exigences des lignes directrices de la CFP. En outre, nous nous attendions à ce que l'ONÉ prenne uniquement en considération la candidature des personnes se trouvant dans la zone de sélection et ne nomme que ces candidats. Nous avons constaté que, dans 96 % (22 sur 23) des cas, l'ONÉ avait effectivement adopté cette approche. Dans un cas, le non-respect de la zone de sélection a été relevé en raison de la nomination d'un étudiant qui n'était pas inscrit à un programme d'emploi étudiant reconnu.

Conclusion

7.59 La CFP a effectué une vérification des activités de nomination menées et les décisions connexes prises par l'ONÉ pour la période du 1^er avril 2009 au 30 novembre 2010.

7.60 La présente vérification comportait deux objectifs. Le premier consistait à déterminer si l'ONÉ disposait d'un cadre, de pratiques et de systèmes appropriés pour gérer ses activités de nomination. Nous avons constaté qu'à l'exception du volet de surveillance, l'ONÉ disposait d'un cadre, de pratiques et de systèmes appropriés pour gérer ses activités de nomination. La mise en place d'un programme de surveillance permettra d'évaluer le cadre de dotation et d'obtenir de la rétroaction en permanence à son sujet, et enfin d'en mesurer le rendement. Pour ce faire, l'ONÉ doit notamment surveiller l'écart entre les activités de dotation prévues et réelles, la conformité des nominations et processus de nomination avec la LEFP et les Lignes directrices de la CFP en matière de nomination et les mécanismes de contrôle prévus par son instrument de subdélégation visant à s'assurer que la formation obligatoire a été suivie et les examens s'y rattachant ont été réussis. La surveillance de la conformité des nominations fournira au président et premier dirigeant des renseignements sur le rendement. Cette information lui permettra de prendre les mesures correctives nécessaires dès que des lacunes sont décelées à ce chapitre.

7.61 Nous avons noté que l'ONÉ a appliqué une gamme complète de lignes directrices, processus, guides et modèles. Il rend ces outils accessibles aux employés, au personnel des ressources humaines, aux gestionnaires d'embauche et aux gestionnaires subdélégués. L'utilisation uniforme de ces outils, particulièrement dans le cadre de processus de nomination externes non annoncés, permettrait de corriger les lacunes au chapitre de la conformité qui sont signalées dans le présent rapport.

7.62 Le second objectif de cette vérification consistait à vérifier la conformité des nominations et processus de nomination avec la LEFP, le REFP, le Cadre de nomination de la CFP, et les autres autorisations en vigueur. Nous avons constaté que la plupart des nominations et processus de nomination à l'ONÉ étaient conformes à la LEFP, le REFP, le Cadre de nomination de la CFP, et les autres autorisations en vigueur. Nous avons constaté que la nomination des personnes était fondée sur le mérite dans 60 % (24 sur 40) des nominations examinées. Le mérite ne pouvait toutefois pas être démontré dans 28 % (11 sur 40) des nominations. Cette réalité était en grande partie attribuable à des lacunes dans la documentation des processus de nomination non annoncés. Le mérite n'avait pas été respecté dans 12 % (5 sur 40) des nominations. Dans quatre de ces cas, la norme de qualification relative aux études de l'ONÉ n'avait pas été respectée. En veillant au respect de sa propre norme, l'organisation pourra corriger la plupart de ces lacunes qui se présenteront à nouveau dans le futur.

Mesure prise par la Commission de la fonction publique

La CFP surveillera les mesures prises par l'Office national de l'énergie pour donner suite aux recommandations présentées dans ce rapport par l'entremise de ses activités de surveillance incluant son rapport ministériel sur l'obligation de rendre compte en dotation. Par conséquent, la CFP a décidé de ne pas modifier l'instrument actuel de délégation avec l'administrateur général de l'ONÉ.

Réponse globale de l'Office national de l'énergie

L'ONÉ reconnaît la valeur que la Commission de la fonction publique ajoute à la fonction publique en général lorsqu'elle examine les questions de conformité à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique et aux autres principes directeurs. L'engagement profond de l'ONÉ ne se dément pas pour ce qui est de gérer ses processus de nomination en respectant la LEFP, ses valeurs fondamentales relativement au mérite et à l'impartialité, et les valeurs directrices de la LEFP que sont la justice, la transparence, l'accessibilité et la représentativité. L'ONÉ améliorera la documentation probante qu'il produit relativement à cet engagement et il fera en sorte que des mécanismes de contrôle et de production de rapports appropriés soient en place pour assurer la conformité. Quant aux recommandations de la CFP, l'ONÉ est heureux de signaler qu'il a pris les mesures nécessaires pour mettre en œuvre la première recommandation et que les améliorations décrites dans les deux dernières sont en bonne voie d'être mises en place.

À propos de la vérification

Considérations liées à l'étendue

Notre vérification portait sur les activités de nomination menées et les décisions connexes prises par l'ONÉ pour la période du 1^er avril 2009 au 30 novembre 2010. La présente vérification comportait deux objectifs. Le premier objectif consistait à déterminer si l'ONÉ disposait d'un cadre, de pratiques et de systèmes appropriés pour gérer ses activités de nomination. Le second objectif consistait à vérifier la conformité de ses nominations et processus de nomination avec la LEFP, le REFP, le Cadre de nomination de la CFP et les autres autorisations en vigueur.

Pour de plus amples renseignements sur notre méthodologie et nos critères de vérification, veuillez consulter la section Aperçu de l'approche en matière de vérification, à la fin de la présente publication.

Sélection de l'échantillon

Nous avons examiné un échantillon des dossiers de nomination de l'ONÉ pour la période du 1^er avril 2009 au 30 septembre 2010. Nous avons exclu les nominations intérimaires, les mutations, la dotation de postes d'étudiant, la conversion de nominations de durée déterminée, la prorogation de nominations à des postes de durée déterminée et les processus de nomination non annoncés visant des reclassifications, ainsi que les mesures prises dans le cadre de mécanismes d'intégration, du Programme de rémunération d'affectation spéciale et du Programme Cours et affectations de perfectionnement. Au total, 89 nominations découlant de processus non annoncés avaient été effectuées au cours de la période visée par la vérification. Nous avons également exclu de l'échantillon 69 nominations découlant de processus non annoncés, qui étaient réparties de la manière suivante : 64 nominations découlant de l'ascension des échelons de carrière, 4 reclassifications de postes et 1 nomination dont le code était erroné et qui était considérée comme une nomination découlant d'un processus interne non annoncé. Il restait donc 20 nominations découlant de processus non annoncés pouvant être intégrées dans la population. Le tableau 2 donne une description détaillée des types de processus de nomination vérifiés.

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

En supposant que le taux de déviation soit de 20 % ou moins, nous pouvons nous attendre à un intervalle de confiance égal ou inférieur à 10 % et à un niveau de confiance de 90 %. Il est donc possible de diffuser sans réserve les constatations découlant de la vérification des populations présentées dans les cellules comportant un astérisque.

Équipe de vérification

Vice-présidente, Direction générale de la vérification et des services de données
Elizabeth Murphy-Walsh

Directeur général, Direction de la vérification
Yves Genest

Directeur
Darren Horne

Gestionnaire
René Lajzerowicz

Vérificateurs
Jill Hawkins
Claude Saintonge
Claude Zaor

Spécialiste fonctionnel
Paul Pilon

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