5 Vérification du Commissariat aux langues officielles

Table des matières

• Résumé
• Contexte
  • Commissariat aux langues officielles
  • Objectifs et méthodologie de la vérification
• Observations et recommandation
  • Observations sur le Cadre de nomination
    • L'instrument de subdélégation et les lignes directrices organisationnelles n'étaient pas tout à fait en harmonie
    • Le plan de ressources humaines comprenait des stratégies de dotation
    • Les rôles et responsabilités ont été définis
    • Les recommandations découlant de l'exercice de surveillance de 2008 n'ont pas été entièrement mises en œuvre
  • Observations sur le mérite
    • Le mérite n'a pas été démontré dû à des outils d'évaluation inadéquats
    • Autres observations sur la conformité
  • Observations sur les valeurs directrices
    • Huit processus de nomination présentaient des indicateurs d'erreur, d'omission ou de conduite irrégulière
    • Les justifications relatives aux processus non annoncés n'étaient pas conformes aux lignes directrices
• Conclusion
• Mesure prise par la Commission de la fonction publique
• Réponse globale du Commissariat aux langues officielles
• À propos de la vérification
  • Considérations liées à l'étendue
  • Sélection de l'échantillon
  • Équipe de vérification

Résumé

5.1 La première Loi sur les langues officielles (LLO) a été adoptée en 1969. Le commissaire aux langues officielles veille à ce que les trois principaux objectifs de la LLO soient atteints et prend toutes les mesures nécessaires à cet égard. Ces trois objectifs sont les suivants :

• L'égalité du français et de l'anglais au sein du Parlement, du gouvernement du Canada, de l'administration fédérale et des institutions assujetties à la LLO;
• Le développement et l'épanouissement des collectivités de langue officielle en situation minoritaire au Canada;
• L'égalité du français et de l'anglais dans la société canadienne.

5.2 L'objectif de cette vérification consistait à déterminer, d'une part, si le Commissariat aux langues officielles (CLO) avait mis en place un cadre, des systèmes et des pratiques appropriés afin de gérer ses activités de nomination et, d'autre part, si les nominations et les processus de nomination étaient conformes à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), au Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (REFP), au Cadre de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP) et aux autres autorisations en vigueur. La vérification portait sur les activités relatives au cadre de gestion de la dotation menées au cours de la période du 1^er avril 2009 au 30 juin 2010. Nous avons également examiné un échantillon représentatif de 37 nominations effectuées en vertu de la LEFP au cours de la période du 1^er avril 2009 au 31 mars 2010.

5.3 Nous avons constaté que le CLO disposait d'un cadre, de systèmes et de pratiques, lesquels devaient être améliorés afin que les activités de nomination soient gérées de façon appropriée. Nous avons aussi constaté que le tableau de délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines du CLO ne concordait pas avec sa Politique sur le choix du processus de nomination : critères applicables aux processus de nomination non annoncés. Par ailleurs, nous avons remarqué que la valeur de représentativité ne figurait dans aucune des politiques de l'organisation. En avril 2011, le CLO a modifié ses politiques organisationnelles et son instrument de subdélégation pour les harmoniser avec le Cadre de nomination de la CFP.

5.4 En 2008, le CLO a mené un exercice de surveillance de ses activités de nomination et n'en a effectué aucun autre depuis. Nous avons constaté que certains problèmes relevés dans le cadre de cet exercice sont encore présents. Notamment, nous avons noté que les recommandations de surveillance continue des dossiers de dotation et des processus non annoncés n'avaient pas été entièrement mises en œuvre. L'application de ces recommandations aurait pu améliorer les résultats obtenus par le CLO quant à la conformité des nominations en vertu de la LEFP et des lignes directrices de la CFP en matière de choix du processus de nomination.

5.5 Nous avons constaté que le mérite avait été respecté dans 32 % (12 sur 37) des nominations que nous avons examinées, tandis qu'il n'avait pas été respecté dans 3 % (1 sur 37) des nominations examinées; dans ce cas précis, la personne nommée ne possédait pas l'une des qualifications essentielles. Par ailleurs, le respect du mérite n'a pas été démontré dans 65 % (24 sur 37) des nominations vérifiées, car les outils d'évaluation étaient inadéquats, incomplets ou inexistants. Les dossiers de nomination ne contenaient pas suffisamment d'information pour tirer une conclusion à savoir si la personne nommée répondait ou non aux critères de mérite.

5.6 Nous sommes préoccupés par les valeurs directrices que l'on voit compromises. Les gestionnaires subdélégués n'avaient pas tenu compte d'au moins une des quatre valeurs directrices au moment de choisir un processus non annoncé pour toutes les nominations découlant de processus non annoncés que nous avons examinées; ce non-respect des lignes directrices de la CFP en matière de choix du processus de nomination a également été soulevé dans le cadre de l'exercice de surveillance de 2008 présenté au Comité exécutif du CLO. En outre, nous avons relevé des indicateurs d'erreur, d'omission ou de conduite irrégulière dans 22 % (8 sur 37) des nominations examinées.

5.7 Le CLO a accepté nos constatations ainsi que les recommandations et a élaboré un plan d'action visant à donner suite aux questions soulevées dans le rapport de vérification.

5.8 La CFP a imposé des conditions à la délégation des pouvoirs de dotation au CLO. L'administrateur général a fourni à la CFP un plan d'action dans lequel il expose la façon dont il compte s'y prendre pour donner suite aux recommandations du rapport de vérification. L'administrateur général devra aussi présenter à la CFP un rapport semestriel sur les progrès accomplis par rapport à ce plan d'action.

Contexte

Commissariat aux langues officielles

5.9 La première Loi sur les langues officielles a été adoptée en 1969. Le commissaire aux langues officielles veille à ce que les trois principaux objectifs de la LLO soient atteints et prend toutes les mesures nécessaires à cet égard. Ces trois objectifs sont les suivants :

• L'égalité du français et de l'anglais au sein du Parlement, du gouvernement du Canada, de l'administration fédérale et des institutions assujetties à la LLO;
• Le développement et l'épanouissement des collectivités de langue officielle en situation minoritaire au Canada;
• L'égalité du français et de l'anglais dans la société canadienne.

5.10 Le commissaire aux langues officielles contribue à l'atteinte des objectifs de la LLO en jouant un rôle de premier plan en ce qui concerne :

• la réception de plaintes et la réalisation d'enquêtes liées aux langues officielles;
• la réalisation de vérifications visant à mesurer la conformité avec la LLO;
• la liaison avec diverses organisations et collectivités dans le but de formuler des recommandations et d'intervenir dans les questions majeures se rapportant aux langues officielles;
• la surveillance de la promotion du français et de l'anglais au gouvernement fédéral et dans la société canadienne;
• les recherches, les études et les activités de sensibilisation du public à l'appui de la dualité linguistique.

5.11 Le sixième commissaire aux langues officielles est entré en fonction en octobre 2006. Le personnel du CLO est réparti entre l'administration centrale, à Ottawa, et cinq bureaux régionaux au Canada. En date du 31 décembre 2009, le CLO comptait 163 employés, et près de 85 % de l'effectif travaillait dans la région de la capitale nationale. Un grand nombre d'employés font partie du groupe Services administratifs (44 %) et du groupe Commis aux écritures et aux règlements (15 %). En 2009-2010, les prévisions budgétaires du CLO se chiffraient à 19 935 000 $.

5.12 En 2008-2009, le CLO a indiqué que sa direction des ressources humaines (RH) avait traité plus de 200 activités de dotation, notamment des nominations effectuées en vertu de la LEFP. Le CLO a affirmé qu'il éprouvait des difficultés en matière de RH, en raison de départs à la retraite, de mutations et de promotions vers d'autres organisations fédérales, de même qu'en ce qui a trait au maintien en poste du personnel. Selon le CLO, le départ d'employés ayant une mémoire institutionnelle précieuse s'est révélé un défi quant à la perte potentielle d'expérience et d'expertise.

5.13 La LEFP constitue le fondement législatif d'une fonction publique impartiale, professionnelle, axée sur le mérite et représentative de la diversité canadienne, qui permet de servir la population avec intégrité dans la langue officielle de son choix. Le préambule de la LEFP établit les valeurs fondamentales de nomination que sont le mérite et l'impartialité politique, ainsi que les valeurs directrices de justice, d'accessibilité, de transparence et de représentativité.

5.14 La CFP est chargée de l'application de la LEFP qui lui confère le pouvoir exclusif d'effectuer des nominations externes et internes à la fonction publique, fondées sur le mérite. La Loi permet également de déléguer ses pouvoirs en matière de nomination aux administrateurs généraux des organisations. Le commissaire aux langues officielles a signé avec la CFP un instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN) et élaboré un cadre de subdélégation qui comprend les conditions liées aux pouvoirs de nomination. Le commissaire aux langues officielles était donc investi des pleins pouvoirs de délégation durant la période visée par notre vérification.

Objectifs et méthodologie de la vérification

5.15 La vérification visait à déterminer, d'une part, si le CLO avait mis en place un cadre, des systèmes et des pratiques appropriés afin de gérer ses activités de dotation et, d'autre part, si les nominations et les processus de nomination étaient conformes à la LEFP, au REFP, au Cadre de nomination de la CFP et aux autres autorisations en vigueur. La vérification portait sur les activités relatives au Cadre de nomination qui ont été menées au cours de la période du 1^er avril 2009 au 30 juin 2010. Nous avons également examiné un échantillon représentatif de 37 nominations découlant de processus annoncés et non annoncés effectuées en vertu de la LEFP au cours de la période du 1^er avril 2009 au 31 mars 2010.

5.16 Pour de plus amples renseignements sur notre méthodologie et notre échantillonnage, veuillez consulter la section À propos de la vérification à la fin du présent rapport.

Observations et recommandation

Observations sur le Cadre de nomination

5.17 La mise en place d'un cadre de nomination fait partie des activités de gouvernance réalisées par les administrateurs généraux afin d'assurer l'intégrité du système de nomination. L'instrument de subdélégation, les lignes directrices obligatoires et les critères établis par l'administrateur général déterminent les attentes relatives à la façon dont les nominations et les processus de nomination doivent être menés, et à la manière dont les gestionnaires subdélégués seront tenus responsables. Lorsque le cadre de nomination n'est pas entièrement conforme à celui de la CFP, les nominations risquent de ne pas être fondées sur le mérite, de ne pas être conformes aux lignes directrices de nomination et de ne pas respecter les valeurs de nomination.

L'instrument de subdélégation et les lignes directrices organisationnelles n'étaient pas tout à fait en harmonie

5.18 Nous nous attendions à ce que le CLO ait établi un instrument de subdélégation conforme à la LEFP et au Cadre de nomination de la CFP.

5.19 Le commissaire aux langues officielles a signé un Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination avec la CFP et élaboré un cadre de subdélégation présentant les conditions qui s'appliquent aux pouvoirs en matière de nomination.

5.20 La CFP exige que les organisations élaborent leurs propres lignes directrices en matière de zone de sélection, de mesures correctives et de révocation. Les organisations doivent également établir des critères concernant l'utilisation de processus non annoncés. Nous avons constaté que le CLO avait mis en place les lignes directrices obligatoires en matière de nomination ainsi que les critères concernant l'utilisation de processus non annoncés exigés par la CFP.

5.21 Toutefois, nous avons constaté que le tableau de délégation des pouvoirs en matière de RH du CLO ne concordait pas avec sa Politique sur le choix du processus de nomination : critères applicables aux processus de nomination non annoncés. Selon sa politique, le commissaire doit approuver tous les processus non annoncés. Toutefois, le niveau requis pour l'approbation d'un processus non annoncé est plus élevé dans la politique que dans le tableau de délégation des pouvoirs. À preuve, le pouvoir de nommer une personne au moyen d'un processus non annoncé a été subdélégué à des niveaux inférieurs dans le tableau de délégation du CLO. Ainsi, sept des nominations examinées découlant de processus non annoncés n'ont pas été approuvées conformément à la Politique sur le choix du processus de nomination : critères applicables aux processus de nomination non annoncés.

5.22 De plus, nous avons relevé d'autres sujets de préoccupation :

• Les lignes directrices de la CFP en matière de sélection et de nomination exigent que l'offre d'emploi soit présentée par écrit par une personne habilitée à le faire au nom de l'organisation. Nous avons constaté que deux lettres d'offre avaient été signées par un gestionnaire subdélégué qui n'était pas autorisé à le faire.
• Nous avons constaté que la valeur directrice de représentativité ne figurait ni dans le cadre de subdélégation du CLO, ni dans les lignes directrices et critères obligatoires.
• Nous avons relevé des écarts entre le libellé des lignes directrices et des critères du CLO et celui du Cadre de nomination de la CFP. Nous avons observé que le libellé n'était pas toujours clair ou exact, ou qu'il n'était plus applicable.

5.23 En avril 2011, le CLO a modifié ses lignes directrices organisationnelles et son instrument de subdélégation, puis les a harmonisés avec le Cadre de nomination de la CFP.

Le plan de ressources humaines comprenait des stratégies de dotation

5.24 Nous nous attendions à ce que le CLO ait établi des stratégies de dotation à l'appui des priorités organisationnelles en matière de dotation.

5.25 Le CLO disposait d'un plan stratégique de gestion des RH pour la période du 1^er avril 2008 au 31 mars 2011. Dans ce plan, le CLO désignait quatre priorités en matière de RH afin de régler les problèmes organisationnels, soit l'équité en matière d'emploi, le recrutement de récents diplômés, la planification de la relève, et la formation et le perfectionnement du personnel.

5.26 Dans son plan stratégique de gestion des RH, le CLO décrit des stratégies de dotation particulières visant à contrer les risques ciblés en matière de dotation. Ces stratégies comprennent l'élaboration et la mise en œuvre de programmes de stages ainsi que la détermination et l'intégration des compétences aux processus de nomination. Les stratégies décrites dans le plan ont été évaluées et, à la fin de 2009, le directeur des RH a présenté au Comité exécutif du CLO les progrès réalisés quant à leur mise en œuvre.

Les rôles et responsabilités ont été définis

5.27 Nous nous attendions à ce que des mécanismes soient en place afin de veiller à ce que les intervenants soient informés de leurs rôles et de leurs responsabilités, et disposent de l'appui nécessaire pour s'acquitter de leurs responsabilités en matière de nomination.

5.28 Nous avons constaté que le CLO disposait d'un cadre de subdélégation qui définit les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles des gestionnaires subdélégués et des conseillers en RH.

5.29 Nous avons également noté que les gestionnaires subdélégués pouvaient consulter des conseillers en RH dont l'expertise du Cadre de nomination a été validée au moyen de l'Examen de connaissances sur le Cadre de nomination de la CFP.

5.30 Afin que les pouvoirs de dotation leur soient subdélégués, les gestionnaires devaient suivre la formation obligatoire. Les gestionnaires ont complété cette formation, et ensuite signé une entente précisant leurs responsabilités et obligations redditionnelles en ce qui a trait aux pouvoirs de dotation subdélégués.

Les recommandations découlant de l'exercice de surveillance de 2008 n'ont pas été entièrement mises en œuvre

5.31 Nous nous attendions à ce que le CLO ait mis en place des mécanismes de contrôle afin de s'assurer que les nominations et processus de nomination sont surveillés et que des mesures appropriées sont prises, s'il y a lieu.

5.32 En mars 2008, le CLO a mené un exercice de surveillance sur les activités de dotation prises entre le 1^er janvier 2006 et le 31 mars 2008. Cet exercice visait principalement à cerner les tendances en matière de dotation et à déterminer dans quelle mesure les nominations effectuées par le CLO respectaient la LEFP, le Cadre de nomination de la CFP et les valeurs de nomination.

5.33 L'exercice de surveillance du CLO a permis de constater un manque de conformité en vertu de la LEFP, du Cadre de nomination de la CFP et des valeurs de nomination.

5.34 Le rapport de surveillance du CLO, produit en 2008, contenait des recommandations visant à améliorer la gestion des activités de dotation de l'organisation. L'une d'entre elles soutenait d'ailleurs que le directeur des RH du CLO se devait de prendre des mesures pour veiller à ce que les décisions en matière de nomination soient fondées sur le mérite et respectent les valeurs directrices. Une autre recommandation soulignait que les justifications relatives au choix d'un processus non annoncé doivent figurer dans le dossier, et démontrer en quoi le choix du processus de nomination respecte les critères établis par l'organisation et les valeurs de nomination. Les autres recommandations portaient sur la formation à offrir sur les valeurs de nomination aux gestionnaires subdélégués, les listes de contrôle aux dossiers de dotation ainsi que sur la surveillance des dossiers de dotation.

5.35 Le CLO a établi un plan d'action pour chacune des recommandations découlant de son exercice de surveillance. En juillet 2008, le directeur des RH a présenté un résumé du rapport au Comité exécutif du CLO. Afin de donner suite aux recommandations, le CLO a proposé la tenue de séances de formation sur les processus non annoncés et les directives connexes ainsi que l'embauche d'un gestionnaire des opérations en RH qui serait chargé de former le personnel et de vérifier régulièrement les dossiers de dotation. Le CLO a également élaboré un outil électronique qui aide les gestionnaires subdélégués à rédiger des justifications concernant le choix d'un processus de nomination non annoncé.

5.36 Nous avons constaté que l'exercice de surveillance mené par le CLO en 2008 était adéquat et suffisant. Toutefois, le CLO n'a réalisé aucun autre exercice semblable depuis 2008 alors que, conformément à son cadre de subdélégation, il aurait dû mener ce type d'exercice à chaque année.

5.37 En outre, d'après le cadre de subdélégation en dotation du CLO, la division des RH doit surveiller les dossiers de dotation de manière continue. Pour ce faire, elle doit en examiner le contenu au regard des exigences de la loi, des politiques et des directives, et vérifier si les gestionnaires subdélégués ont suivi les avis du conseiller en RH et, dans la négative, s'ils ont fourni une justification à cet égard. De plus, dans le cadre de son exercice de surveillance annuel, la division des RH doit déterminer si les valeurs de dotation et les valeurs liées aux processus ont été respectées pour chaque type d'activité de dotation examiné dans un échantillon aléatoire, évaluer la qualité des énoncés des critères de mérite et des méthodes d'évaluation, et veiller à ce que les activités de dotation fondées sur le risque comme les processus de nomination non annoncés aient été approuvées au niveau de délégation approprié.

5.38 Nous avons constaté que certains problèmes relevés dans le cadre de l'exercice de surveillance mené en 2008 existaient toujours. Dans la prochaine section, nous montrerons que, pour un grand nombre de nominations vérifiées, le respect du mérite n'a pas été démontré en raison d'outils d'évaluation inadéquats, et de justifications d'un processus non annoncé qui ne respectaient pas les lignes directrices de la CFP en matière de choix du processus de nomination.

5.39 Nous avons constaté que les gestionnaires subdélégués et les conseillers en RH avaient reçu la formation recommandée et que les listes de contrôle étaient aux dossiers. Cependant, nous avons observé que les recommandations concernant la surveillance des dossiers de dotation et la vérification continue des processus non annoncés n'avaient pas été entièrement mises en œuvre.

5.40 Dans le cadre d'entrevues, nous avons constaté que les gestionnaires subdélégués ne se prévalaient pas toujours des conseils et des avis des conseillers en RH qui leur étaient fournis dans le cadre de la fonction de remise en question. D'ailleurs, le fait de ne pas se prévaloir de l'expertise des conseillers en RH se reflète dans les résultats touchant le respect du mérite.

Observations sur le mérite

5.41 En vertu de l'article 30 de la LEFP, les nominations doivent être fondées sur le mérite. Une nomination est fondée sur le mérite lorsque la CFP est convaincue que la personne à nommer possède les qualifications essentielles et, le cas échéant, toute qualification constituant un atout, puis qu'elle réponde aux exigences opérationnelles et besoins organisationnels établis par l'administrateur général.

5.42 Nous nous attendions à ce que les nominations respectent les valeurs fondamentales de la CFP que sont le mérite et l'impartialité politique. Nous nous attendions également à ce que les dossiers de dotation du CLO contiennent une documentation appropriée et suffisante à l'appui des décisions de sélection et de nomination.

5.43 Le tableau 1 illustre les résultats de la conformité des 37 nominations examinées.

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

5.44 Nous avons observé que dans 1 nomination sur 37, la personne nommée ne possédait pas une des qualifications essentielles liées au poste à doter.

Le mérite n'a pas été démontré dû à des outils d'évaluation inadéquats

5.45 Nous avons constaté que le respect du mérite n'avait pas été démontré dans 65 % (24 sur 37) des nominations, soit 57 % (13 sur 23) des nominations découlant de processus annoncés et 79 % (11 sur 14) des nominations découlant de processus non annoncés.

5.46 Nous n'avons pas été en mesure de conclure que le mérite avait été démontré, car il n'y avait aucun lien évident entre les qualifications et l'évaluation, soit les qualifications n'avaient pas toutes été évaluées, soit aucune évaluation ne figurait au dossier de nomination. Le CLO n'a pas été en mesure de fournir des évaluations complètes pour ces nominations.

5.47 La pièce 1 présente un exemple dans lequel le respect du mérite n'a pas été démontré.

Pièce 1 : Le respect du mérite n'a pas été démontré

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

5.48 L'objectif des lignes directrices de la CFP en matière d'évaluation consiste à s'assurer que les processus et méthodes d'évaluation permettent de trouver la personne qui possède les qualifications et satisfait aux autres critères de mérite utilisés pour effectuer une nomination, et à fournir un fondement solide pour procéder à cette nomination selon le mérite.

5.49 Nous avons relevé au moins une des lacunes suivantes relativement aux outils d'évaluation dans toutes les nominations pour lesquelles le mérite n'est pas démontré :

• Les réponses attendues ou les critères d'évaluation n'étaient pas définis, ou encore, n'étaient pas indiqués dans le guide de cotation;
• Les échelles de cotation n'étaient pas clairement définies et ne correspondaient pas aux notes de passage établies;
• Les questions figurant dans le guide de cotation n'étaient pas clairement liées aux critères;
• L'évaluation narrative ne démontrait pas, à l'aide d'exemples, en quoi la personne nommée possédait les qualifications;
• Aucune note finale n'a été attribuée pour les qualifications évaluées au moyen de plusieurs outils et méthodes d'évaluation.

Autres observations sur la conformité

5.50 Les droits de priorité ont été en grande partie respectés. Nous avons relevé des cas où la candidature de bénéficiaires de priorité avait été dûment prise en compte et à qui on avait offert un poste avant le début du processus de nomination. Nous avons constaté que le CLO avait obtenu un numéro d'autorisation en matière de priorité, avant la date de nomination, dans 19 nominations sur 21 examinées pour lesquelles une telle autorisation était nécessaire.

5.51 Le choix de la bonne personne. Dans le cadre d'un processus de nomination, l'on s'attend à ce que les gestionnaires puissent justifier leurs décisions. En outre, la sélection doit être fondée sur les critères de mérite, et la personne nommée doit être qualifiée. Ainsi, au moment de la sélection, il faut veiller à l'application des critères de mérite en choisissant des candidats qualifiés au cours du processus d'évaluation. Sélectionner le bon candidat pour un poste donné se traduit souvent par l'expression « choisir la bonne personne ». Dans le cadre du processus de nomination, la sélection constitue ainsi un point critique de décision, puisqu'elle représente la dernière étape avant à la nomination. Nous nous attendions à ce que les décisions de nomination soient documentées, comme l'exigent l'IDRN et les lignes directrices de la CFP en matière de sélection et de nomination. Nous avons constaté que, dans 22 % (5 sur 23) des nominations découlant de processus annoncés, le CLO n'avait pas fourni de documents à l'appui de ses décisions.

Observations sur les valeurs directrices

5.52 Le processus de sélection et de nomination d'une personne exige la prise de décisions objectives et respectueuses des valeurs directrices que sont la justice, l'accessibilité, la transparence et la représentativité. Les dossiers de nomination doivent démontrer que ces valeurs ont été respectées tout au long du processus de nomination.

5.53 Nous nous attendions à ce que les nominations et les processus de nomination respectent les valeurs directrices que sont la justice, l'accessibilité, la transparence et la représentativité.

Huit processus de nomination présentaient des indicateurs d'erreur, d'omission ou de conduite irrégulière

5.54 Dans 22 % (8 sur 37) des processus de nomination examinés, nous avons relevé un ou plusieurs indicateurs d'erreur, d'omission ou de conduite irrégulière qui pourraient compromettre les valeurs directrices, en particulier la justice. Ces processus de nomination comportaient les caractéristiques suivantes :

• La personne nommée occupait déjà le poste à titre occasionnel, intérimaire ou contractuel avant d'être nommée; une situation qui lui avait permis d'acquérir les compétences nécessaires pour obtenir une nomination de durée déterminée ou indéterminée;
• L'énoncé des critères de mérite a été adapté au curriculum vitæ de la personne nommée ou a été modifié pour éliminer les qualifications que celle-ci ne possédait pas;
• L'évaluation a été modifiée en faveur d'un candidat particulier; par exemple, on a retiré une question du guide de cotation ou modifié les exigences relatives aux études;
• La personne nommée participait directement au processus de nomination, y compris à la décision de nomination;
• Un bassin de candidats qualifiés en vigueur n'a pas été pris en compte, en faveur de la personne nommée;
• Des affectations intérimaires ont été scindées en deux nominations distinctes pour favoriser la personne nommée dont les résultats de l'évaluation de langue seconde n'étaient plus valides.

5.55 Nous avons relevé que le respect du mérite n'avait pas été démontré dans 5 nominations sur 8, et que le mérite n'avait pas été respecté dans 1 sur 8.

Les justifications relatives aux processus non annoncés n'étaient pas conformes aux lignes directrices

5.56 Les lignes directrices de la CFP en matière de choix de processus de nomination exigent que les nominations découlant de processus non annoncés soient accompagnées d'une justification écrite démontrant en quoi le processus respecte les critères organisationnels et les valeurs de nomination.

5.57 Aucune des nominations découlant d'un processus non annoncé que nous avons examinées (14 sur 14) ne respectait les lignes directrices. Neuf des 13 justifications trouvées au dossier ne démontraient pas en quoi le choix d'un processus non annoncé satisfaisait aux critères organisationnels. Le CLO n'a pas été en mesure de fournir la justification écrite requise pour le processus non annoncé restant. En choisissant un processus de nomination non annoncé, le CLO n'a pas traité d'au moins une des quatre valeurs directrices que sont la justice, l'accessibilité, la transparence et la représentativité pour les 13 justifications trouvées au dossier.

Conclusion

5.58 La vérification visait à déterminer si le CLO avait mis en place un cadre, des systèmes et des pratiques appropriés afin de gérer ses activités de nomination. Nous avons conclu que le tableau de subdélégation des pouvoirs en matière de RH du CLO ne correspondait pas à sa politique organisationnelle et que son cadre n'était pas conforme au Cadre de nomination de la CFP. En avril 2011, le CLO a modifié son instrument de subdélégation et ses politiques organisationnelles, et les a harmonisés avec le Cadre de nomination de la CFP.

5.59 Le CLO disposait de stratégies de dotation à l'appui de ses priorités en matière de dotation. Les rôles et responsabilités des conseillers en RH et des gestionnaires subdélégués étaient définis.

5.60 En 2008, le CLO a réalisé un exercice de surveillance de ses activités de nomination. Nous avons conclu que les recommandations découlant de cet exercice n'avaient pas été pleinement mises en œuvre au cours de la période visée par la présente vérification. Nous avons constaté que les recommandations sur la surveillance continue des dossiers de dotation et des processus non annoncés n'avaient pas toutes été suivies. À notre avis, l'application de ces recommandations aurait pu améliorer les résultats obtenus en matière de conformité des nominations au regard de la LEFP et des lignes directrices de la CFP en matière de choix du processus de nomination.

5.61 La vérification visait également à déterminer si les nominations et les processus de nomination étaient conformes à la LEFP, au REFP, au Cadre de nomination de la CFP, et aux autres autorisations en vigueur.

5.62 Nous avons conclu que le respect du mérite n'a pas été démontré dans 65 % (24 sur 37) des nominations examinées, car les outils d'évaluation étaient inadéquats, incomplets ou inexistants. La documentation à l'appui des décisions de nomination doit être améliorée. À preuve, les dossiers de nomination ne contenaient pas suffisamment d'information pour vérifier si la personne nommée répondait véritablement aux critères de mérite.

5.63 Nous sommes préoccupés par les valeurs directrices que l'on voit compromises. Les gestionnaires subdélégués n'avaient pas traité d'au moins une des quatre valeurs directrices au moment de choisir un processus non annoncé pour toutes les nominations découlant de processus non annoncés examinées. En outre, nous avons relevé des indicateurs d'erreur, d'omission ou de conduite irrégulière dans 22 % (8 sur 37) des nominations examinées.

Mesure prise par la Commission de la fonction publique

La CFP a imposé une condition à la délégation des pouvoirs de dotation au Commissariat aux langues officielles. L'administrateur général du Commissariat aux langues officielles a fourni à la CFP un plan d'action dans lequel il expose la façon dont il compte s'y prendre pour donner suite aux recommandations du rapport de vérification. L'administrateur général devra aussi présenter à la CFP un rapport semestriel sur les progrès accomplis par rapport à ce plan d'action.

Réponse globale du Commissariat aux langues officielles

Le Commissariat aux langues officielles (CLO) reconnaît que les faits présentés dans ce rapport sont exacts et accepte la recommandation issue de la vérification. Le CLO s'engage à régler rapidement et diligemment les problèmes soulevés dans le rapport afin d'améliorer son rendement.

Le CLO s'engage à améliorer ses pratiques de dotation, à préparer et mettre en œuvre un plan d'action incluant la recommandation émise dans le cadre de cette vérification. Ce plan sera diffusé auprès du personnel en RH, des gestionnaires du commissariat et de la haute direction de l'organisation.

Certaines mesures ont déjà été prises depuis que l'organisation a pris connaissance des résultats préliminaires de la vérification au printemps dernier. Entre autres, une procédure a été rédigée pour la tenue des dossiers de dotation et a été diffusée au personnel des opérations de dotation de la direction des ressources humaines. La procédure fera l'objet d'un Bulletin RH à l'intention des gestionnaires de l'organisation et sera publiée sur le site intranet des ressources humaines dès que le comité exécutif aura été avisé des résultats de la vérification.

De plus, il est important de souligner que le CLO a toujours à cœur le respect du cadre législatif et du cadre de nomination de la Commission de la fonction publique dans l'exercice de sa délégation et a retiré une délégation de dotation à un gestionnaire.

Un des défis de la gestion est d'atteindre un équilibre entre les différentes valeurs et de les concilier avec les besoins opérationnels. Nous améliorerons notre outil électronique pour les justifications de processus non annoncés afin de s'assurer d'une part que le lien soit clair avec les critères de la ligne directrice sur le choix du processus et, d'autre part, que chaque valeur directrice soit adressée obligatoirement et davantage articulée dans les justifications.

Le CLO est reconnaissant de la mention que sa méthodologie de surveillance en dotation soit reconnue comme efficace en dépit du fait que les suivis des recommandations de la surveillance doivent être améliorés afin d'assurer un régime de dotation efficace au sein de l'organisation.

Le CLO a toujours appuyé et continue d'appuyer le principe que toutes les décisions en matière de dotation doivent être fondées sur le mérite et que les valeurs fondamentales et directrices relatives à la justice, à la transparence, à l'accessibilité et à la représentativité doivent être respectées dans toutes les décisions de nomination et les nominations qui en résultent au sein de la fonction publique fédérale.

À propos de la vérification

Considérations liées à l'étendue

Notre vérification portait sur les activités de nomination menées par le CLO et les décisions connexes qui y ont été prises pour la période du 1^er avril 2009 au 31 mars 2010. Son objectif consistait à déterminer, d'une part, si le CLO avait mis en place un cadre, des pratiques et des systèmes appropriés afin de gérer ses activités de nomination et, d'autre part, si les nominations et les processus de nomination étaient conformes à la LEFP, au REFP, au Cadre de nomination de la Commission de la fonction publique et aux autres autorisations en vigueur.

Pour de plus amples renseignements sur notre méthodologie et nos critères de vérification, veuillez consulter la section Aperçu de l'approche en matière de vérification, à la fin de la présente publication.

Sélection de l'échantillon

Nous avons examiné un échantillon représentatif de 37 nominations découlant de processus annoncés et non annoncés, effectués en vertu de la LEFP au cours de la période du 1^er avril 2009 au 31 mars 2010.

Nous avons exclu de notre échantillon les mutations, les emplois étudiants, les conversions de durée déterminée à indéterminée, les prolongations d'employés nommés pour une période déterminée ainsi que le programme Cours et affectations de perfectionnement.

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

En supposant que le taux de déviation soit de 20 % ou moins, nous pouvons nous attendre à un niveau de confiance égal ou inférieur à 10 % et à un degré de confiance de 90 %. Il est donc possible de diffuser sans réserve les constatations de la vérification des échantillons présentés dans les cellules comportant un astérisque.

Équipe de vérification

Vice-présidente, Direction de la vérification et des services de données
Elizabeth Murphy-Walsh

Directeur général, Direction de la vérification
Yves Genest

Directrice
Denise Coudry-Batalla

Gestionnaire
Jacques Lemire

Vérificatrices
Diane Chicoine
Annie Longchamps

Spécialiste fonctionnel
Paul Pilon

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