4 Vérification du Bureau du surintendant des institutions financières

Table des matières

• Résumé
• Contexte
  • Bureau du surintendant des institutions financières
  • Objectifs et méthodologie de la vérification
• Observations et recommandations
  • Observations sur le Cadre de nomination
    • Des stratégies de dotation ont été élaborées
    • Des lignes directrices et critères en matière de nomination sont en place
    • Les rôles et responsabilités sont communiqués et un cadre de subdélégation est en place
    • Les mécanismes de contrôle au niveau opérationnel doivent être améliorés
  • Observations sur le mérite
    • Le mérite a été respecté dans un peu moins de la moitié des nominations vérifiées
  • Observations sur les valeurs directrices
    • Trois processus de nomination comportaient des indicateurs d'erreur, d'omission ou de conduite irrégulière
    • La plupart des justifications de processus non annoncés n'étaient pas conformes
    • D'autres situations de non-conformité
• Conclusion
• Mesure prise par la Commission de la fonction publique
• Réponse globale du Bureau du surintendant des institutions financières
• À propos de la vérification
  • Considérations liées à l'étendue
  • Sélection de l'échantillon
  • Équipe de vérification

Résumé

4.1 Le Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF) a été constitué en 1987 en vertu de la Loi sur le Bureau du surintendant des institutions financières. Le BSIF est chargé de la réglementation et de la surveillance de toutes les banques, sociétés d'assurances, sociétés de fiducie et de prêt, associations coopératives de crédit et sociétés de secours mutuels constituées sous le régime d'une loi fédérale. Bien que le BSIF soit un organisme distinct, les employés y sont nommés en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP). En 2009-2010, le BSIF disposait d'un budget d'environ 90,8 millions de dollars et comptait 535 équivalents temps plein.

4.2 La vérification visait à déterminer si le BSIF disposait d'un cadre, de pratiques et de systèmes appropriés pour gérer ses activités de nomination. Elle visait également à vérifier la conformité des nominations et processus de nomination avec la LEFP, le Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (REFP), le Cadre de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP) et les autres autorisations en vigueur.

4.3 Notre vérification du BSIF a révélé que certains aspects du Cadre de nomination étaient en place et que d'autres devaient être améliorés. Nous avons constaté que, dans le cadre de ses activités de planification, le BSIF établissait un lien entre ses besoins actuels et futurs en ressources humaines (RH) et ses priorités opérationnelles, et qu'il prévoyait des stratégies de dotation. Toutefois, nous avons remarqué que le BSIF n'avait réalisé aucune analyse des écarts entre les activités de dotation menées durant la période visée et celles prévues. Une telle analyse lui aurait permis de déterminer si des modifications devaient être apportées aux stratégies ou au plan de RH.

4.4 Nos travaux de vérification nous ont permis de constater que le BSIF avait mis en œuvre les lignes directrices et critères obligatoires en matière de nomination. Nous avons aussi noté que le BSIF avait établi une liste de contrôle pour aider les conseillers en RH et les gestionnaires subdélégués à documenter leurs dossiers relatifs aux processus annoncés.

4.5 Nous avons cependant constaté qu'aucun mécanisme efficace de contrôle n'avait été élaboré afin d'assurer la conformité des nominations et l'exactitude des documents consignés, comme des évaluations exhaustives et des justifications écrites appropriées à l'appui des décisions de nomination. Par conséquent, dans certains cas, les documents à l'appui ne permettaient pas de démontrer que le mérite et les valeurs directrices avaient été respectés tout au long du processus de nomination.

4.6 Notre examen des dossiers de nomination du BSIF a en outre révélé que des améliorations s'imposent au chapitre de la conformité des nominations et processus de nomination du BSIF avec la LEFP, le REFP et le Cadre de nomination de la CFP. Nous avons constaté que le mérite avait été respecté dans un peu moins de la moitié des nominations vérifiées. Cependant, nous avons remarqué que, dans près de la moitié des nominations vérifiées, le mérite n'avait pas été démontré et que, dans quelques cas, le mérite n'avait pas été respecté.

4.7 Dans le cas de quelques processus de nomination examinés, nous avons relevé des indicateurs d'erreur, d'omission ou de conduite irrégulière. De telles pratiques d'embauche pourraient mettre à risque les valeurs directrices, en particulier la valeur de justice. En outre, la plupart des justifications relatives aux processus de nomination non annoncés n'étaient pas conformes au Cadre de nomination de la CFP, car elles ne démontraient pas que toutes les valeurs directrices avaient été respectées. Enfin, nous avons observé des situations où la candidature des bénéficiaires de priorité n'avait pas été dûment prise en considération.

4.8 Le BSIF a accepté nos constatations et a élaboré un plan d'action visant à donner suite aux questions soulevées dans le rapport de vérification.

4.9 La CFP surveillera les mesures prises par BSIF pour donner suite aux recommandations présentées dans ce rapport par l'entremise de ses activités de surveillance incluant son rapport ministériel sur l'obligation de rendre compte en dotation. Par conséquent, la CFP a décidé de ne pas modifier l'instrument actuel de délégation avec l'administrateur général du Bureau du surintendant des institutions financières.

Contexte

Bureau du surintendant des institutions financières

4.10 Le BSIF a été constitué en 1987 en vertu de la Loi sur le Bureau du surintendant des institutions financières. Cette loi a permis l'établissement d'un organisme de réglementation unique dont le mandat est de réglementer et de surveiller les banques, sociétés d'assurances, sociétés de fiducie et de prêt, associations coopératives de crédit et sociétés de secours mutuels constituées sous le régime d'une loi fédérale.

4.11 Le mandat du BSIF est :

• de superviser les institutions financières constituées sous le régime d'une loi fédérale pour s'assurer qu'elles sont en bonne santé financière, et les régimes de retraite privés pour veiller à ce qu'ils satisfassent aux exigences minimales de capitalisation, et que tous deux se conforment aux lois qui les régissent et aux exigences de surveillance découlant de l'application de ces lois;
• d'aviser sans délai les institutions financières et les administrateurs de ces régimes dont l'actif est jugé insuffisant et prendre ou forcer la direction, le conseil ou les administrateurs du régime de retraite à prendre les mesures nécessaires pour corriger la situation sans plus attendre;
• de développer et administrer un cadre réglementaire incitant à l'adoption de politiques et de procédures destinées à contrôler et à gérer le risque;
• de surveiller et évaluer, dans l'ensemble du système ou dans un secteur d'activités en particulier, les enjeux qui risquent d'avoir des répercussions néfastes sur les institutions.

4.12 Le BSIF est dirigé par un surintendant et rend compte au Parlement par l'entremise du ministre des Finances. Il figure à l'annexe V de la Loi sur la gestion des finances publiques et constitue donc un organisme distinct; cependant, les employés du BSIF sont nommés conformément à la LEFP. L'administration centrale du BSIF est située dans la région de la capitale nationale, mais l'organisation compte aussi des bureaux à Montréal, à Toronto et à Vancouver. Les conseillers en ressources humaines qui travaillent au bureau de Toronto donnent des conseils en matière de dotation aux employés du bureau de Vancouver, et ceux qui travaillent à Ottawa en donnent aux employés du bureau de Montréal.

4.13 Au 31 mars 2010, l'effectif du BSIF était composé de 503 employés nommés à un poste pour une période indéterminée, de 32 employés nommés à un poste de durée déterminée et de 11 employés occasionnels. En 2009-2010, le BSIF disposait d'un budget d'environ 90,8 millions de dollars. Ses activités sont essentiellement financées par des cotisations que lui versent les institutions financières en fonction de leur actif, de leur revenu-primes ou de leur nombre de participants, et par un programme de l'utilisateur-payeur à l'égard de certains services. Une très petite partie des ressources financières du BSIF provient du gouvernement du Canada.

4.14 Au cours des dernières années, le BSIF a dû satisfaire aux exigences découlant d'une importante crise économique internationale. En 2009-2010, le BSIF a mené 185 activités de dotation, comparativement à 153 en 2008-2009 et à 93 en 2007-2008. Selon le BSIF, la récente crise économique a eu des répercussions sur les RH. L'organisation a pris de l'expansion, ce qui a obligé la conduite de nombreuses activités de dotation. Dans ce contexte, plusieurs facteurs extérieurs, comme la conjoncture économique et les conditions de marché difficiles, ainsi que la complexité grandissante de l'industrie et la demande en compétences spécialisées, ont eu une incidence considérable sur les activités du BSIF. À cet égard, le BSIF souligne qu'il y a une forte demande pour les personnes de talent dans le secteur financier. Cette concurrence influe sur sa capacité de recruter et de se doter d'employés possédant les bonnes compétences, au bon moment, pour atteindre ses objectifs opérationnels.

4.15 La CFP est chargée de l'application de la LEFP. Cette loi lui confère le pouvoir exclusif d'effectuer des nominations à la fonction publique et au sein de celle-ci. Les nominations faites par la CFP doivent être fondées sur le mérite et exemptes d'influence politique. La Loi lui permet également de déléguer aux administrateurs généraux des organisations ses pouvoirs de nomination. La CFP a signé un instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination avec la surintendante du BSIF. Cette dernière était investie des pleins pouvoirs de délégation durant la période visée par notre vérification.

Objectifs et méthodologie de la vérification

4.16 La présente vérification portait sur les activités de nomination menées par le BSIF pour la période du 1^er avril 2008 au 31 mars 2010. La vérification visait à déterminer si le BSIF disposait d'un cadre, de pratiques et de systèmes appropriés pour gérer ses activités de dotation. Elle visait également à vérifier la conformité des nominations et des processus de nomination avec la LEFP, le REFP, le Cadre de nomination de la CFP et les autres autorisations en vigueur. Pour de plus amples renseignements sur notre méthodologie, veuillez consulter la section À propos de la vérification, à la fin du présent rapport.

Observations et recommandations

Observations sur le Cadre de nomination

Des stratégies de dotation ont été élaborées

4.17 Nous nous attendions à ce que les stratégies de dotation du BSIF soient conformes aux priorités organisationnelles en matière de dotation. Les stratégies de dotation décrivent les mesures que l'organisation prévoit prendre à cet égard pour mettre en œuvre les priorités de la haute direction en matière de dotation.

4.18 Nous avons constaté que le plan de RH du BSIF pour les exercices financiers 2009-2010 à 2011-2012 présentait les résultats stratégiques et le plan d'activités de l'organisme, ainsi que ses principaux défis en matière de RH et les stratégies adoptées pour relever ces défis. Par exemple, le BSIF avait établi une stratégie visant à augmenter le nombre de spécialistes dans les domaines du capital, de la réassurance et de l'actuariat, pour remédier aux difficultés de recrutement dans le secteur de la réglementation. Le plan de RH du BSIF avait fait régulièrement l'objet de discussions aux réunions du comité de direction.

4.19 Le plan de RH du BSIF comportait également une analyse de l'effectif et abordait les besoins actuels et futurs en dotation. Cependant, nous avons noté que le plan n'établissait pas clairement la mise en place des stratégies de dotation. Il ne décrivait ni les résultats attendus, ni les indicateurs de rendement propres à chaque stratégie. Nous avons également remarqué que le BSIF n'avait réalisé aucune analyse des écarts entre les activités de dotation menées durant la période visée et celles prévues. À notre avis, une telle analyse lui aurait permis de déterminer si des modifications s'imposaient aux stratégies ou au plan de RH.

Réponse du Bureau du surintendant des institutions financières :

Le BSIF examine en profondeur son mécanisme intégré de planification des activités et des RH. Dans le cadre de cet examen, il élabore des outils de planification plus efficients pour comparer les activités de dotation réelles et prévues. Cette démarche lui permettra ainsi de modifier ses stratégies de dotation en conséquence.

Des lignes directrices et critères en matière de nomination sont en place

4.20 Nous nous attendions à ce que le BSIF ait établi des lignes directrices et critères organisationnels conformes à la LEFP et au Cadre de nomination de la CFP. Le cadre exige que les organisations élaborent des lignes directrices obligatoires en matière de zone de sélection, de mesures correctives et de révocation, ainsi que des critères sur l'utilisation des processus de nomination non annoncés.

4.21 Nous avons constaté que le BSIF avait mis en place les lignes directrices en matière de nomination prévues par le Cadre de nomination de la CFP. Le BSIF avait également établi des lignes directrices en matière de dotation, qui comprenaient des critères régissant l'utilisation des processus de nomination non annoncés. Cependant, nous avons noté que ces lignes directrices ne tenaient pas compte des valeurs fondamentales (mérite et impartialité politique) et des valeurs directrices (justice, accessibilité, transparence et représentativité), énoncées dans le Cadre de nomination de la CFP. Au début de 2011, le BSIF a révisé ses lignes directrices en matière de nomination de sorte qu'elles tiennent compte des valeurs fondamentales et directrices.

4.22 Selon les lignes directrices du BSIF en matière de zone de sélection pour les processus de nomination externes, une zone nationale de sélection sera appliquée à tous les processus de nomination externes annoncés. Cette règle ne s'appliquera toutefois pas aux postes liés à la prestation de services administratifs ou aux programmes d'emploi étudiant comme le Programme fédéral d'expérience de travail étudiant. Cette exception va à l'encontre de l'exigence de la CFP selon laquelle une zone nationale de sélection doit être appliquée. Cependant, lors de notre examen, nous n'avons trouvé aucun cas de non-conformité découlant d'une telle situation. LE BSIF a révisé ses lignes directrices en matière de zone de sélection au printemps 2011 afin de satisfaire aux exigences de la CFP.

Les rôles et responsabilités sont communiqués et un cadre de subdélégation est en place

4.23 Nous nous attendions à ce que le BSIF dispose de mécanismes permettant aux intervenants de connaître leurs rôles et responsabilités et d'obtenir le soutien nécessaire pour s'acquitter de leurs responsabilités en matière de nomination. Nous nous attendions également à ce que le BSIF ait établi un instrument de subdélégation conforme à la LEFP et au Cadre de nomination de la CFP.

4.24 Nous avons constaté que les rôles et responsabilités en matière de dotation sont communiqués aux conseillers en RH et aux gestionnaires subdélégués. Nous avons également remarqué que le BSIF avait élaboré des normes de service en RH, lesquelles définissent les responsabilités des gestionnaires subdélégués et des conseillers en RH durant les processus de nomination. Enfin, nous avons observé que les gestionnaires subdélégués du BSIF recevaient une formation sur la LEFP avant d'être autorisés à exercer leurs pouvoirs de dotation, et qu'ils pouvaient consulter un conseiller en RH dont les connaissances avaient été validées par la CFP.

4.25 Notre vérification a aussi révélé que les gestionnaires subdélégués et les conseillers en RH pouvaient consulter les documents principaux et les lignes directrices du BSIF en matière de nomination sur l'intranet de l'organisme. Par ailleurs, les gestionnaires subdélégués et conseillers en RH avaient accès à une multitude d'outils de dotation, comme des listes de contrôle, des modèles et des formulaires, conçus pour les aider à mener leurs processus de nomination.

4.26 Nous avons constaté le BSIF disposait d'un instrument de subdélégation écrit satisfaisant aux exigences de la CFP. Cependant, le niveau de subdélégation établi dans cet instrument ne correspondait pas toujours à celui que prévoyaient les lignes directrices du BSIF en matière de dotation. Par exemple, selon l'instrument de subdélégation du BSIF, le pouvoir de nommer une personne au terme d'un processus non annoncé était subdélégué à un niveau inférieur à celui permis par les lignes directrices en matière de dotation. Ainsi, nous avons constaté que dans 76 % (22 sur 29) des processus de nomination non annoncés examinés, la lettre d'offre avait été signée par un gestionnaire subdélégué dont le niveau n'était pas approprié selon les paramètres de l'instrument de subdélégation. En février 2011, le BSIF a révisé son cadre de subdélégation pour corriger la situation.

Les mécanismes de contrôle au niveau opérationnel doivent être améliorés

4.27 La surveillance est un processus continu qui consiste à recueillir et à analyser les données qualitatives et quantitatives portant sur les résultats de dotation actuels et antérieurs. Celle-ci permet à l'organisation d'évaluer la gestion et le rendement des activités de dotation (ce qui comprend une évaluation des risques reliés aux nominations et aux processus de nomination). En outre, la surveillance permet de déterminer les mesures correctives à prendre pour gérer le risque et le réduire au minimum, et améliorer le rendement en dotation.

4.28 Nous nous attendions à ce que le BSIF ait établi des mécanismes de contrôle pour veiller à ce que les nominations et les processus de nomination fassent l'objet d'une surveillance et à ce que des mesures appropriées soient prises au besoin.

4.29 Durant la période visée par notre vérification, nous avons constaté que le BSIF avait produit des rapports de surveillance trimestriels pour les exercices financiers 2008-2009 et 2009-2010. Ces derniers présentaient des données statistiques, comme le nombre de processus non annoncés et annoncés, le nombre de processus pour lesquels une zone nationale de sélection avait été appliquée aux fins du recrutement externe, le nombre de processus de dotation à un poste bilingue non impératif, et le nombre d'employés occasionnels nommés à des postes de durée déterminée ou indéterminée au terme de processus non annoncés. Nous sommes d'avis que l'examen régulier des pratiques et processus de nomination constitue un bon mécanisme de contrôle. Grâce à un tel examen, il est possible de cerner des tendances ou des situations qui nécessitent des mesures correctives.

4.30 Bien qu'il ne s'agisse pas d'une exigence, nous avons remarqué que le BSIF avait établi une liste de contrôle pour aider les conseillers en RH et les gestionnaires subdélégués à documenter leurs dossiers relatifs aux processus annoncés. Une telle pratique est conforme au Cadre de nomination de la CFP. Cependant, nous avons constaté qu'aucun mécanisme efficace de contrôle n'avait été élaboré afin d'assurer la conformité des nominations et l'exactitude des documents consignés, comme des évaluations exhaustives et des justifications écrites appropriées à l'appui des décisions de nomination. Par conséquent, dans certains cas, les documents à l'appui ne permettaient pas de démontrer que le mérite et les valeurs directrices avaient été respectés tout au long du processus de nomination, comme en témoignent les résultats présentés à la prochaine section.

Réponse du Bureau du surintendant des institutions financières :

Nous acceptons la recommandation et convenons de la nécessité d'étayer adéquatement nos nominations. À cette fin, nous avons déjà examiné notre liste de vérification relative à la dotation pour veiller à ce qu'elle soit complète, exacte et conforme. Chaque dossier de dotation est maintenant examiné en détail à l'aide de la liste de vérification selon le processus précis suivi et les exigences connexes, et ensuite signé par l'adjoint en RH et le conseiller en RH. Cette démarche a pour but de veiller à ce que les documents dont on a besoin pour prendre une décision de nomination se trouvent au dossier de dotation, nous permettant ainsi d'attester du mérite.

Observations sur le mérite

4.31 Selon l'article 30 de la LEFP, les nominations doivent être fondées sur le mérite. Le mérite est respecté lorsque, selon la Commission, la personne à nommer possède toutes les qualifications essentielles établies par l'administrateur général pour le travail à accomplir et, s'il y a lieu, toute autre qualification constituant un atout et qu'elle satisfait aux exigences opérationnelles et besoins organisationnels établis par l'administrateur général.

4.32 Nous nous attendions à ce que les nominations et processus de nomination respectent la valeur fondamentale qu'est le mérite. Nous nous attendions également à ce que les dossiers de nomination du BSIF contiennent une documentation suffisante et appropriée pour appuyer les décisions de sélection et de nomination.

Le mérite a été respecté dans un peu moins de la moitié des nominations vérifiées

4.33 Nous avons constaté que le mérite avait été respecté dans 48 % (31 sur 64) des nominations vérifiées. Toutefois, dans 5 % (3 sur 64) des cas, le mérite n'avait pas été respecté. Le tableau 1 présente un sommaire de nos observations sur le mérite concernant les nominations vérifiées.

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

4.34 La pièce 1 présente un exemple de nomination où le mérite n'a pas été respecté.

Pièce 1 : Le mérite n'a pas été respecté

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

4.35 Nous avons également noté que le mérite n'avait pas été démontré dans 47 % (30 sur 64) des nominations examinées. Il était, en effet, impossible de conclure que la personne nommée possédait toutes les qualifications essentielles. En ce qui a trait à ces nominations, soit aucun lien évident ne pouvait être établi entre les qualifications et les outils d'évaluation utilisés pour la nomination, soit les outils n'avaient pas permis d'évaluer entièrement une ou plusieurs qualifications essentielles. La pièce 2 présente un exemple de nomination où le mérite n'a pas été démontré.

Pièce 2 : Le mérite n'a pas été démontré

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

Observations sur les valeurs directrices

Trois processus de nomination comportaient des indicateurs d'erreur, d'omission ou de conduite irrégulière

4.36 Le processus de sélection et de nomination d'une personne exige la prise de décisions objectives et respectueuses des valeurs directrices que sont la justice, la transparence, l'accessibilité et la représentativité. Les dossiers de nomination doivent démontrer que ces valeurs ont été respectées tout au long du processus de nomination.

4.37 Dans 5 % (3 sur 64) des nominations examinées, nous avons relevé un ou plusieurs indicateurs d'erreur, d'omission ou de conduite irrégulière qui pourraient compromettre les valeurs directrices, en particulier la justice. Ces processus de nomination présentaient les caractéristiques suivantes :

• Les qualifications essentielles dans l'énoncé des critères de mérite ont été établies de sorte à avantager la personne qui a été nommée.
• La candidature des bénéficiaires de priorité n'avait pas été prise en considération, l'autorisation en matière de priorité n'avait pas été demandée ou elle avait été obtenue après la date d'entrée en vigueur de la nomination.
• Le statut d'employé de la personne nommée avait évolué de façon progressive (la personne avait été nommée de manière provisoire à un poste de niveau inférieur au terme d'un processus externe annoncé en vue d'acquérir l'expérience requise; le gestionnaire l'avait ensuite nommée à un poste de niveau supérieur au terme d'un processus interne non annoncé).
• La personne nommée avait acquis l'expérience nécessaire dans le cadre d'un emploi temporaire et avait ensuite été nommée au terme d'un processus externe non annoncé.

4.38 Nous avons également constaté que le mérite n'avait pas été démontré dans deux des processus de nomination.

4.39 La pièce 3 présente un exemple de processus de nomination comportant des indicateurs d'erreur, d'omission ou de conduite irrégulière.

Pièce 3 : Processus de nomination comportant des indicateurs d'erreur, d'omission ou de conduite irrégulière

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

La plupart des justifications de processus non annoncés n'étaient pas conformes

4.40 Nous nous attendions à ce que, en conformité avec les Lignes directrices de la CFP en matière de choix du processus de nomination, les nominations découlant de processus non annoncés soient accompagnées d'une justification écrite démontrant que le processus répond aux critères organisationnels et qu'il respecte les valeurs de nomination.

4.41 Lors de notre examen initial de 29 processus non annoncés, nous avons constaté que les dossiers de nomination ne contenaient aucune justification démontrant que ces processus respectaient les valeurs directrices. Le BSIF a ultérieurement fourni à la CFP des justifications relatives à ces processus. Notre examen de ces justifications a révélé que dans 24 % (7 sur 29) des cas, la justification démontrait que les valeurs directrices avaient été respectées. Toutefois, 76 % (22 sur 29) des justifications ne démontraient pas que la valeur directrice de représentativité avait été respectée et 72 % (21 sur 29), qu'au moins une des autres valeurs directrices avait été respectée.

D'autres situations de non-conformité

4.42 L'obligation d'offrir des discussions informelles et de produire des notifications n'a pas toujours été respectée dans le cadre des processus internes annoncés : Nous nous attendions à ce que les candidats participant à un processus interne annoncé reçoivent, conformément à l'article 48 de la LEFP et aux lignes directrices de la CFP en matière de notification et de discussions informelles, ce qui suit :

• des renseignements, fournis en temps opportun, expliquant le motif du rejet de leur candidature (discussion informelle);
• une notification de candidature retenue concernant les personnes dont la candidature a été retenue aux fins de nomination;
• une notification de nomination ou de proposition de nomination indiquant le nom des personnes nommées.

4.43 Nous avons constaté que dans 7 % (2 sur 29) des processus de nomination examinés les personnes dont la candidature avait été rejetée ne s'étaient pas vu offrir la possibilité de prendre part à une discussion informelle. Ces personnes n'avaient donc pas eu l'occasion de discuter du rejet de leur candidature dès que possible après la prise de cette décision.

4.44 Les notifications offrent aux candidats l'occasion de prendre part à une discussion informelle, d'être informés de leur droit de présenter une plainte devant le Tribunal de la dotation de la fonction publique (TDFP) et de connaître les motifs de plainte recevables. Dans 38 % (11 sur 29) des processus internes annoncés et non annoncés vérifiés, le BSIF n'avait pas été en mesure de présenter suffisamment d'éléments prouvant qu'il avait satisfait aux exigences relatives à la notification de candidatures retenues ou à la notification de nominations ou de proposition de nominations. Ceci aurait pu non seulement empêcher certains candidats de se prévaloir de leur droit de présenter une plainte au TDFP, mais également mettre à risque le respect des valeurs directrices de transparence et de justice.

4.45 Comme il a été indiqué plus tôt, le BSIF n'a élaboré aucun mécanisme de contrôle afin d'assurer la conformité des nominations et l'exactitude des documents consignés. Cette lacune a eu pour effet de créer diverses situations de non-conformité.

4.46 La candidature des bénéficiaires de priorité n'a pas toujours été dûment prise en considération : La LEFP et le REFP régissent les nominations à des postes de la fonction publique. Ces exigences légales comprennent des dispositions qui prévoient que certaines personnes ont le droit, pour une période limitée, d'être nommées en priorité, si elles répondent à des conditions précises. Pour être nommées, les personnes doivent posséder les qualifications essentielles établies pour le poste à pourvoir. L'organisation doit prendre en considération la candidature d'un bénéficiaire de priorité et doit également obtenir une autorisation en matière de priorité auprès de la CFP avant d'effectuer une nomination.

4.47 Nous avons constaté que, dans 13 % (8 sur 64) des nominations vérifiées, la demande d'autorisation en matière de priorité avait été présentée après la nomination. Nous avons donc conclu que la candidature des bénéficiaires de priorité n'avait pas été dûment prise en considération. Nous avons également remarqué que, dans 16 % (10 sur 64) des nominations vérifiées, la demande d'autorisation contenait des qualifications essentielles qui ne correspondaient pas à celles établies dans l'énoncé des critères de mérite ou qui étaient plus strictes que celles-ci.

Réponse du Bureau du surintendant des institutions financières Canada :

Nous acceptons cette recommandation. Les gestionnaires possédant des pouvoirs subdélégués en matière de dotation ont suivi le cours de remise à niveau « Formation obligatoire pour les directeurs et la haute direction : Dotation – un outil de renouvellement des effectifs pour les gestionnaires ». Tel qu'il a été indiqué plus tôt, nous avons amélioré notre liste de vérification relative à la dotation, ainsi que notre façon de gérer chaque étape du processus. Tel qu'il est indiqué à la section 2 de la liste de vérification, le conseiller en RH veillera à ce que l'autorisation en matière de priorité ait été demandée et informera le gestionnaire en conséquence. L'adjoint en RH (bureau d'Ottawa) et le coordonnateur des RH (bureau de Toronto) veilleront à ce qu'une copie de la demande d'autorisation en matière de priorité soit versée au dossier.

Conclusion

4.48 Notre vérification visait à déterminer si le BSIF disposait d'un cadre approprié pour gérer ses activités de dotation. La vérification a révélé que certains aspects du cadre de nomination du BSIF étaient en place et que d'autres devaient être améliorés. Les activités de planification du BSIF établissaient un lien entre les besoins actuels et futurs en RH et les priorités opérationnelles de l'organisation. Elles prévoyaient aussi des stratégies de dotation. Toutefois, le BSIF n'avait réalisé aucune analyse des écarts. Une telle analyse lui aurait permis de déterminer si des modifications s'imposaient à son plan de RH. Le BSIF avait également mis en œuvre les lignes directrices et critères obligatoires en matière de nomination. Nous avons noté que le BSIF avait établi une liste de vérification pour aider les conseillers en RH et les gestionnaires subdélégués à documenter leurs dossiers relatifs aux processus annoncés. Cependant, nous avons constaté qu'aucun mécanisme de contrôle n'avait été élaboré afin d'assurer la conformité des nominations et l'exactitude des documents consignés, comme des évaluations exhaustives et des justifications écrites appropriées à l'appui des décisions de nomination. Par conséquent, dans certains cas, les documents à l'appui ne permettaient pas de démontrer que le mérite et les valeurs directrices avaient été respectés tout au long du processus de nomination.

4.49 La vérification visait également à déterminer la conformité des nominations et des processus de nomination avec la LEFP, le REFP, le Cadre de nomination de la CFP et les autres autorisations en vigueur. Notre vérification a révélé que des améliorations s'imposent au chapitre de la conformité des nominations et processus de nomination au BSIF. Nous avons constaté que le mérite avait été respecté dans un peu moins de la moitié des nominations vérifiées. Cependant, dans près de la moitié des processus de nomination examinés, le mérite n'avait pas été démontré et, dans le cas de quelques nominations, le mérite n'avait pas été respecté. Par ailleurs, quelques dossiers de nomination examinés comportaient des indicateurs d'erreur, d'omission ou de conduite irrégulière, ce qui pourrait mettre les valeurs directrices à risque. Notre examen a soulevé d'autres préoccupations, notamment l'absence de notifications de candidature retenue, de nomination ou de proposition de nomination, et le non-respect des droits de priorité. De plus, la plupart des justifications relatives aux processus de nomination non annoncés vérifiés n'étaient pas conformes aux Lignes directrices de la CFP en matière de choix du processus de nomination. En effet, elles ne tenaient pas compte de toutes les valeurs directrices.

Mesure prise par la Commission de la fonction publique

La CFP surveillera les mesures prises par le Bureau du surintendant des institutions financières pour donner suite aux recommandations présentées dans ce rapport par l'entremise de ses activités de surveillance incluant son rapport ministériel sur l'obligation de rendre compte en dotation. Par conséquent, la CFP a décidé de ne pas modifier l'instrument actuel de délégation avec l'administrateur général de BSIF.

Réponse globale du Bureau du surintendant des institutions financières

Le Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF) accepte les observations et recommandations formulées dans le présent rapport de vérification. Le BSIF entend améliorer ses dispositifs et son cadre de nomination pour veiller au respect des valeurs directrices et fondamentales énoncées dans la Loi sur l'emploi dans la fonction publique. Nous avons trouvé que le ton général du rapport était approprié, et nous vous savons gré de reconnaître que la réponse du BSIF aux exigences de la crise économique mondiale au cours des dernières années a eu une incidence importante sur nos activités de dotation.

La conclusion selon laquelle 5 % des nominations n'étaient pas fondées sur le mérite constitue une source de préoccupation pour nous. Tel qu'il a été indiqué plus tôt, le BSIF est déterminé à respecter les valeurs directrices et fondamentales à l'égard de chaque nomination. À cet effet, nous avons révisé la partie de notre instrument de subdélégation des ressources humaines (RH) et nos lignes directrices en matière de dotation. Nous améliorons également nos procédures et pratiques en la matière. Cette démarche sera expliquée de façon plus détaillée dans le plan d'action subséquent qui sera communiqué aux gestionnaires possédant des pouvoirs délégués et aux employés chargés des RH.

À propos de la vérification

Considérations liées à l'étendue

Notre vérification portait sur les activités de nomination menées et les décisions connexes prises par le BSIF pour la période du 1^er avril 2008 au 31 mars 2010. La présente vérification visait deux objectifs. Le premier consistait à déterminer si le BSIF disposait d'un cadre, de pratiques et de systèmes appropriés pour gérer ses activités de nomination. Le second consistait à vérifier la conformité des nominations et processus de nomination du BSIF avec la LEFP, le REFP, le Cadre de nomination de la CFP et les autres autorisations en vigueur.

Pour de plus amples renseignements sur notre méthodologie et nos critères de vérification, veuillez consulter la section Aperçu de l'approche en matière de vérification, à la fin de la présente publication.

Sélection de l'échantillon

Nous avons examiné un échantillon des processus de nomination tenus par le BSIF du 1^er avril 2008 au 31 mars 2010. Nous avons exclu les processus non annoncés effectués visant une reclassification, une nomination intérimaire, une mutation, la dotation d'un poste d'étudiant, la prorogation d'une nomination à un poste de durée déterminée et la conversion d'une nomination de durée déterminée, ainsi que les processus non annoncés réalisés dans le cadre des mécanismes d'intégration, du Programme de rémunération d'affectation spéciale et du Programme Cours et affectations de perfectionnement. Le tableau 2 donne une description détaillée de la taille de l'échantillon et des types de processus de nomination vérifiés.

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

En supposant que le taux de déviation soit de 20 % ou moins, nous pouvons nous attendre à un intervalle de confiance d'au plus 10 % et à un niveau de confiance de 90 %. Il est donc possible de diffuser sans réserve les constatations découlant de la vérification des échantillons présentés dans les cellules comportant un astérisque.

Équipe de vérification

Vice-présidente, Direction générale de la vérification et des services de données
Elizabeth Murphy-Walsh

Directeur général, Direction de la vérification
Yves Genest

Directrice
Catherine Gendron

Gestionnaire
Romy Bonneau

Vérificateurs
Pierre Bélanger
Julie Guillerm-Therrien
Mélanie Lebrun
Ghyslène Parent
Claudia Pilon

Spécialiste fonctionnel
Paul Pilon

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