Vérification des nominations découlant des processus de dotation collective

Rapport de la Commission de la fonction publique du Canada

Octobre 2010

Commission de la fonction publique du Canada
300, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario) K1A 0M7
Canada

Téléphone : 613-992-9562
Télécopieur : 613-992-9352

Nº de catalogue : SC3-151/2010
ISBN : 978-1-100-52397-2

© Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par
la Commission de la fonction publique du Canada, 2010

Table des matières

• Résumé
• Introduction
  • Contexte
  • Objectifs de la vérification
  • Approche
• Observations
  • Caractéristiques de la dotation collective
    • Définition de la dotation collective
    • Profil de la dotation collective
  • Facteurs clés du succès de la dotation collective
    • Degré de succès
    • Importance de la planification
    • Nécessité d'adapter les méthodes aux besoins de l'organisation
    • Autres facteurs de succès
  • Défis de la dotation collective
    • Respect du mérite
    • Durée des processus de dotation
    • Décision relative à la nomination
    • Risques pour les valeurs directrices
    • Équité en matière d'emploi
  • Défis liés aux nominations subséquentes découlant des processus individuels
• Conclusion
• À propos de la vérification
• Glossaire

Résumé

1. La Commission de la fonction publique (CFP) donne une définition relativement large de la dotation collective comme étant une : « Méthode grâce à laquelle un processus unique de nomination permet de pourvoir plusieurs postes similaires au sein des ministères et organismes (ou entre eux) ». La dotation collective est maintenant couramment utilisée à la fonction publique fédérale. Comme l'indique le Rapport annuel 2009-2010 de la CFP, on estime que « 31 % des processus de dotation internes annoncés entrent dans la catégorie des processus de dotation collective. »

2. La dotation collective peut être avantageuse dans diverses situations, notamment lorsqu'il faut doter des postes dont le taux de roulement est élevé ou qui ont des exigences et compétences similaires. Les processus de dotation collective permettent aux gestionnaires de créer, à partir d'un seul processus annoncé, un bassin de candidats dont ils pourront se servir pour procéder à des nominations.

3. L'objectif de cette vérification était de déterminer si les processus de dotation collective et les nominations qui en découlent étaient conformes à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, au Cadre de nomination de la CFP, aux politiques organisationnelles connexes de même qu'aux autres autorisations en vigueur. En outre, l'équipe de vérification avait pour mandat de déterminer les caractéristiques des divers types de dotation collective, d'établir la façon dont les organisations gèrent les processus de dotation collective et de relever les pratiques dignes de mention.

4. La vérification portait sur quatre organisations, soit Patrimoine canadien, l'Agence canadienne de développement international, Citoyenneté et Immigration Canada et Statistique Canada.

5. Dans la majorité des processus de nomination examinés et pour lesquels plus d'un poste avait été annoncé, l'organisation a réussi à nommer un candidat à chacun des postes à doter.

6. Les personnes interviewées, dans le cadre de la vérification, considèrent que la planification, des rôles et responsabilités clairement définis ainsi que l'engagement de la direction constituent des facteurs clés de succès dans les processus de dotation collective. De plus, elles ont indiqué que le fait de définir des paramètres clairs pour la gestion de la dotation collective, de façon officielle ou non, pourrait présenter de nombreux avantages, notamment l'attribution de ressources appropriées et l'établissement de délais réalistes, de même qu'aider les gestionnaires et les conseillers en ressources humaines qui participent au processus à bien comprendre la gestion des bassins. Les outils, la formation et la communication sont également des facteurs clés de succès dans les processus de dotation collective.

7. L'examen des dossiers de nomination a permis de constater que, de façon générale, le mérite était tout aussi bien respecté dans le cadre des processus de dotation collective que dans celui des nominations subséquentes annoncées ou non découlant d'autres processus de nomination.

8. Les organisations ont indiqué que la durée des processus de dotation collective représentait un défi énorme, et ce, pour plusieurs raisons notamment la gestion du nombre de candidatures et la disponibilité des membres des comités de sélection. Selon l'information contenue dans le Rapport annuel 2009-2010 de la CFP, les processus de dotation collective exigent 15 % plus de temps à réaliser que les processus individuels. Le temps nécessaire à la dotation collective peut être examiné sous deux angles différents. En effet, le temps consacré par un gestionnaire d'embauche, du début à la fin d'un processus de dotation collective, peut paraître important; tandis qu'il est relativement court pour un autre gestionnaire qui ferait une nomination à partir des bassins existants. Il peut être six fois plus rapide pour un gestionnaire de choisir un candidat dans un bassin que de mener un processus de nomination individuel.

9. Dans la plupart des processus de dotation collective examinés, des qualifications constituant un atout figuraient dans l'énoncé des critères de mérite. Moins de la moitié des décisions de nomination faisaient état de ces qualifications constituant un atout. Toutefois, la vérification a permis de constater que la justification des décisions de nomination constituait un défi pour certains gestionnaires. Dans certains cas, la justification n'était pas liée à l'énoncé des critères de mérite.

10. Des questions concernant le respect des valeurs directrices ont été soulevées. Selon les résultats de la vérification, pour certaines nominations découlant d'un processus de dotation collective, l'annonce ne contenait pas suffisamment d'information pour les postulants; par exemple, la durée d'emploi du poste à doter n'était pas indiquée. Pour un grand nombre de nominations subséquentes découlant d'un processus individuel de nomination, l'annonce initiale ne précisait pas clairement comment le bassin pourrait être utilisé.

11. Selon l'examen des dossiers de nomination, dans quelques cas de nominations subséquentes découlant d'un autre processus, le poste n'était pas similaire à celui qui avait été annoncé.

12. L'examen des dossiers de nomination a indiqué que, dans le cadre d'un des processus de dotation collective, la zone de sélection avait été restreinte aux groupes désignés. En outre, dans de nombreux processus de nomination, l'équité en matière d'emploi avait été indiquée comme étant un besoin organisationnel. La vérification a permis de constater que peu de décisions de nomination découlant des processus de dotation collective faisaient état de ce critère.

Introduction

Contexte

13. Le Rapport annuel 2008-2009 de la Commission de la fonction publique (CFP) contient le passage suivant : « En travaillant ensemble, les gestionnaires peuvent se partager les coûts, les connaissances en matière de dotation et les outils d'évaluation. La dotation collective peut être particulièrement efficace pour doter divers postes semblables au niveau d'entrée [...] ou lorsqu'il faut attirer un grand nombre de personnes [...] ». Les processus de dotation collective permettent aux gestionnaires de créer, à partir d'un processus annoncé, un bassin de candidats dont ils pourront se servir pour procéder à des nominations.

14. Ainsi, en participant à des processus de dotation collective et en créant des bassins de candidats partiellement ou entièrement évalués, les gestionnaires peuvent trouver plus rapidement des personnes qualifiées. Comme l'indique le tableau 1, il peut s'avérer avantageux d'avoir recours à la dotation collective.

Source : La dotation collective : Guide du gestionnaire, École de la fonction publique du Canada, avril 2008

15. Selon l'examen des rapports ministériels sur l'obligation de rendre compte en dotation (RMORCD)¹, les pratiques de dotation collective varient grandement d'une organisation à l'autre. Certaines organisations sont en train de mettre sur pied des unités de dotation collective responsables de gérer les processus de dotation collective d'envergure alors que d'autres, qui n'ont peut-être pas la même capacité, peuvent se servir des résultats des processus menés par d'autres organisations pour faire des nominations à partir des bassins de candidats.

16. Il existe de nombreuses similitudes entre les processus de nomination individuels et les processus de dotation collective. Les processus de dotation collective comportent notamment les mêmes étapes et points de décision que les autres processus de nomination. De plus, les processus de dotation collective et les nominations qui en découlent doivent, d'une part, être conformes à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) de même qu'aux autres dispositions législatives et, d'autre part, respecter les valeurs fondamentales que sont le mérite et l'impartialité ainsi que les valeurs directrices, soit la justice, l'accessibilité, la transparence et la représentativité. Toutefois, la dotation collective présente ses propres défis et risques ainsi que des possibilités uniques.

Objectifs de la vérification

17. Cette vérification avait pour objectifs de relever les pratiques dignes de mention et de définir les risques de la dotation collective. Compte tenu de la vaste portée de la vérification, il a été déterminé qu'une vérification à l'échelle du gouvernement se prêterait bien à l'étude des diverses questions.

18. L'objectif de cette vérification était de déterminer si les processus de dotation collective et les nominations qui en découlent étaient conformes à la LEFP, au Cadre de nomination de la CFP, aux politiques organisationnelles connexes de même qu'aux autres autorisations en vigueur. En outre, l'équipe de vérification avait pour mandat de déterminer les caractéristiques des différents types de dotation collective, d'établir la façon dont les organisations gèrent les processus de dotation collective et de relever les pratiques dignes de mention.

Approche

19. La vérification portait sur les processus de dotation collective de quatre organisations, choisies en fonction des critères suivants : les organisations devaient avoir une masse critique quant au nombre de processus donnant lieu à des nominations multiples; il devait y avoir des pratiques variées d'une organisation à l'autre selon leur RMORCD et elles devaient être de taille moyenne ou de grande taille (chacune de ces catégories devant être représentée). Les quatre organisations suivantes ont donc été choisies : Patrimoine canadien, l'Agence canadienne de développement international, Citoyenneté et Immigration Canada et Statistique Canada.

20. Dans le cadre de la vérification, des entrevues ont été réalisées avec des partenaires de la CFP afin de cerner les principales questions entourant les processus de dotation collective. De plus, la CFP a mené des entrevues auprès des quatre organisations choisies et a examiné les nominations effectuées et les documents connexes afin de comprendre comment elles définissent et gèrent leurs processus de dotation collective.

21. La vérification portait également sur l'examen de 36 processus de dotation collective choisis de façon aléatoire (pour un total de 166 nominations examinées), 36 nominations subséquentes annoncées également choisies aléatoirement et découlant d'un processus de nomination individuel ainsi que 15 nominations subséquentes non annoncées découlant d'un autre processus² pour la période du 1^er avril 2008 au 31 mars 2009. Les processus de nomination individuels qui, par suite d'une ou de plusieurs nominations subséquentes, sont devenus des processus de dotation collective étaient également visés par la vérification. Toutefois, étant donné que les processus de dotation collective ont pour objet de doter plusieurs postes tandis que les nominations subséquentes découlant d'un processus de nomination individuel visent à doter un seul poste, la méthode utilisée pour gérer les processus en question et les risques connexes peuvent varier. Par conséquent, les constatations sont présentées séparément. Voir le tableau 2 pour obtenir plus de renseignements sur l'échantillonnage.

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique, Examen des processus de nomination vérifiés

¹ Pour les processus de dotation collective, on a choisi aléatoirement et examiné cinq nominations de façon à pouvoir analyser le processus. Pour les nominations effectuées à partir de bassins, on a choisi aléatoirement et examiné une nomination subséquente de façon à pouvoir analyser non pas le processus, mais plutôt la nomination elle-même.

22. Pour plus de renseignements sur les objectifs et la méthodologie, voir la section intitulée À propos de la vérification à la fin du présent rapport.

Observations

Caractéristiques de la dotation collective

Définition de la dotation collective

23. Dans son Rapport annuel 2009-2010, la Commission de la fonction publique (CFP) donne une large définition de la dotation collective comme étant une : « Méthode grâce à laquelle un processus unique de nomination permet de pourvoir plusieurs postes similaires au sein des ministères et organismes (ou entre eux) ». Il existe toutefois plusieurs définitions de cette notion dans la fonction publique fédérale. D'une part, la dotation collective pourrait être définie comme étant un processus qui nécessite une collaboration de la part d'un grand nombre de gestionnaires pour doter plusieurs postes. D'autre part, il serait aussi possible de considérer comme un processus de dotation collective tout processus annoncé visant la dotation d'un seul poste mais donnant lieu à une ou plusieurs nominations subséquentes.

24. La vérification a permis de confirmer que, bien que la définition de la dotation collective puisse varier, le résultat reste le même, un processus permettant de doter plusieurs postes similaires.

25. La CFP a fourni des précisions sur les processus de dotation collective. En effet, une lettre aux chefs des ressources humaines (RH) intitulée « Nominations annoncées et nominations non annoncées pour les processus de dotation collective » (08-02) a été diffusée en janvier 2008. La CFP y explique, en s'appuyant sur des exemples, comment annoncer les postes et déterminer si une nomination découlant d'un tel processus doit être considérée comme étant annoncée ou non annoncée. Par exemple, « [...] les gestionnaires peuvent faire des nominations annoncées à partir d'un bassin de personnes qualifiées si l'annonce comprend de l'information indiquant clairement comment, par qui, et pour quel(s) groupe(s) professionnel(s) et/ou niveau(x) les résultats du processus de dotation collective peuvent être utilisés [...] Les gestionnaires peuvent faire des nominations dans les cas où l'information sur le poste, le niveau ou l'organisation n'a pas été incluse dans l'annonce. Mais dans ce cas, la nomination ou les nominations qui s'ensuivent sont toutefois considérées comme étant non annoncées. »

26. Selon l'examen des dossiers de nominations, les organisations ont déclaré de façon appropriée les nominations effectuées à partir des bassins comme étant des nominations annoncées ou non annoncées. Seuls trois cas ont été observés où le choix du processus de nomination ne respectait pas les critères des nominations annoncées découlant d'un bassin, et où la nomination aurait donc dû être considérée comme étant non annoncée.

27. Aux fins de la présente vérification, un processus de dotation collective est défini comme un processus de nomination faisant l'annonce de nombreux postes. Par ailleurs, une nomination subséquente soit annoncée ou non annoncée s'entend d'une nomination faite à partir d'un bassin découlant d'un autre processus individuel ou collectif.

Profil de la dotation collective

28. Comme il est indiqué dans le Rapport annuel 2009-2010 de la CFP, «... selon les renseignements sur les processus de dotation internes tirés de Publiservice, en 2009-2010, les organisations ont continué d'accroître leur utilisation des processus de dotation collective. La CFP juge qu'environ 31 % des processus de dotation internes annoncés entrent dans la catégorie des processus de dotation collective. »

29. Afin d'établir un profil plus précis de la dotation collective et de définir les circonstances pouvant mener à des nominations multiples, nous avons procédé à une analyse de 200 processus de nomination internes choisis de façon aléatoire³ qui ont chacun donné lieu à plus d'une nomination. Cet échantillon a été choisi parmi l'ensemble des nominations effectuées à la fonction publique au cours de l'exercice financier 2008-2009, telles qu'elles ont été consignées dans le Système d'information sur les activités de dotation ministérielle (SIADM) de la CFP⁴. L'examen a démontré que, bien qu'il existe différentes raisons qui amènent une organisation à procéder à plusieurs nominations à partir d'un seul processus, la plupart des nominations de ce type ont été effectuées dans les deux circonstances suivantes : dans le cadre d'un processus de dotation collective annonçant plus d'un poste à doter dans divers secteurs; ou dans le cadre d'un processus annoncé visant la dotation d'un seul poste mais qui, en raison d'une nomination subséquente effectuée au terme du processus en question, est devenu un processus de dotation collective⁵. Diverses autres raisons ont également été observées dans le reste de l'échantillon, par exemple la reclassification d'employés d'un groupe professionnel à un autre. Toutefois, ces nominations ne sont pas considérées comme étant un processus de dotation collective. Voir la pièce 1.

Pièce 1 : Circonstances pour la tenue de processus donnant lieu à des nominations multiples

Pièce 1 - description longue

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique, Analyse des processus de nomination

30. Par ailleurs, l'analyse de 100 des 200 processus de nomination choisis de façon aléatoire à partir du SIADM a révélé que les processus de dotation collective servaient à doter en moyenne 4 postes; en fait, les nominations faites à partir de ces processus variaient de 2 à 29 postes.

31. Selon les informations fournies par les quatre organisations choisies, les processus de dotation collective sont le plus souvent utilisés pour la dotation de postes au niveau d'entrée et de postes de niveau intermédiaire assortis d'exigences similaires. L'analyse⁶ de 100 des 200 processus de nominations choisis aléatoirement indique que les processus de dotation collective servent généralement à doter des postes de divers groupes et niveaux. Plus de la moitié de ces processus visaient les quatre groupes professionnels suivants : 11 % – Commis aux écritures et règlements (CR), 23 % – Services administratifs (AS), 15 % – Administration des programmes (PM) et 12 % – Économique, sociologie et statistiques (ES)⁷. Les autres processus concernaient 18 autres groupes professionnels qui représentent chacun moins de 10 % du total. Voir la pièce 2.

Pièce 2 : Fréquence des processus de dotation collective selon les divers groupes professionnels

Pièce 2 - description longue

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique, Analyse des processus de nomination

32. Selon une estimation fondée sur la totalité des renseignements sur les nominations provenant du SIADM pour l'exercice financier 2008-2009, 41 % des nominations effectuées par les organisations de grande taille résultent de processus qui ont chacun donné lieu à plus d'une nomination. Il peut s'agir de nominations découlant de processus de dotation collective et de nominations subséquentes annoncées découlant d'un processus de nomination individuel. Pour les organisations de taille moyenne, ce pourcentage s'établit à 32 % alors qu'il se chiffre à 21 % pour les organisations de petite taille.

Facteurs clés du succès de la dotation collective

Degré de succès

33. Il peut être difficile de déterminer le succès obtenu au moyen des processus de dotation collective. Un des aspects du succès peut être le niveau de conformité des nominations résultant de ces processus; cet aspect sera examiné dans une autre section du présent rapport. Cependant, pour les besoins de la présente vérification, le processus de dotation collective est un succès si le nombre de personnes nommées était égal ou supérieur au nombre de postes annoncés. Ainsi, pour déterminer le degré de succès, il faut comparer le nombre de postes annoncés et le nombre de personnes nommées. Dans le cadre de cette vérification, le degré de succès des divers processus de dotation collective est très élevé. Dans 21 des 23 processus ayant annoncé plusieurs postes⁸, le nombre de personnes nommées était égal ou supérieur au nombre de nominations prévues, de sorte qu'une personne a été nommée à chacun des postes à doter.

34. Une analyse de l'échantillon des processus de dotation collective a permis de constater que de nombreux bassins étaient devenus inactifs puisque, dans 25 des 36 processus examinés, le nombre de candidats jugés qualifiés et dont la candidature avait été placée dans un bassin dépassait le nombre de nominations. Cette situation s'est produite notamment parce que tous les candidats qualifiés sont automatiquement placés dans le bassin, peu importe le nombre de postes à doter.

Importance de la planification

35. Selon les documents examinés pendant la vérification, la création de bassins pourrait permettre d'importants gains d'efficience lors de la nomination de candidats qualifiés à de futurs postes vacants. Nous nous attendions à ce que les organisations disposent d'un plan indiquant leurs besoins en matière de RH et à ce qu'elles aient établi clairement comment les stratégies de dotation, notamment la dotation collective, pouvaient permettre de répondre à ces besoins.

36. La plupart des personnes interviewées ont indiqué que la planification constituait un facteur clé du succès pour les processus de dotation collective. Toutefois, un examen des plans de RH et des stratégies de dotation des quatre organisations visées par la vérification a révélé une différence dans le niveau de planification des RH pour les processus de dotation collective. Seule Statistique Canada avait établi un lien clair entre les écarts en matière de RH mentionnés dans son plan et ses stratégies proposées de dotation collective pour les divers groupes et niveaux.

Nécessité d'adapter les méthodes aux besoins de l'organisation

37. La vérification a permis de constater diverses méthodes utilisées pour gérer les processus de dotation collective. Des quatre organisations visées par la vérification, une a mis sur pied une unité de dotation collective chargée de coordonner et de gérer la dotation collective. Une autre, qui approche la dotation collective d'un point de vue organisationnel, a consacré une équipe de projet distincte composée de gestionnaires opérationnels responsables de chacun de leurs processus de dotation collective. Une des organisations utilise une méthode axée sur la gestion de projet pour la dotation collective et a élaboré des outils connexes. Enfin, la dernière organisation utilise la dotation collective de façon ponctuelle.

38. Le rôle des RH consiste à formuler des conseils, à élaborer des outils et à offrir du soutien aux clients, au besoin. Les RH ont également la responsabilité de renseigner les gestionnaires sur la disponibilité des bassins (qui, selon les personnes interviewées, sont généralement valides pendant un an) avant que ceux-ci entament un nouveau processus.

39. Les nombreuses entrevues réalisées ont permis de dégager d'autres facteurs clés du succès; mentionnons des rôles et des responsabilités clairement définis, la planification des ressources, des délais réalistes, la compréhension de la gestion des bassins et l'engagement des comités de sélection. Qu'elle soit officielle ou non, la définition des rôles et des responsabilités est considérée comme étant essentielle au succès des processus de dotation collective.

Autres facteurs de succès

40. Les entrevues réalisées ont également indiqué que l'engagement de la direction, la formation de même que la communication et les outils constituaient eux aussi des facteurs absolument nécessaires au succès des processus de dotation collective.

41. Compte tenu de l'engagement de la direction à l'égard de la planification intégrée des activités et des RH, Statistique Canada a décidé de privilégier l'utilisation de la dotation collective. L'organisation a établi un modèle de gouvernance qui est reflété dans ses pratiques de gestion des RH – y compris divers comités des RH, la responsabilisation de la direction et les stratégies de dotation fondées sur la planification des RH. L'engagement de la direction compte pour beaucoup, étant donné l'ampleur des ressources humaines et financières consacrées à la dotation collective de même que le temps investi par les membres des comités de sélection pour les processus de dotation collective d'envergure.

42. Les entrevues menées auprès des quatre organisations ont permis de constater que les membres des comités de sélection avaient reçu de la formation dans divers domaines, notamment sur la façon de mener des entrevues et des discussions informelles. Il s'agit là d'un élément essentiel si l'on veut comprendre et uniformiser l'application des méthodes de présélection et d'évaluation. Par ailleurs, plusieurs outils, tels que des gabarits pour le texte standard des annonces et pour la justification de la décision de nomination, des tableaux de gestion de projet et d'autres instruments très utiles, ont été élaborés pour faciliter les processus de dotation collective.

43. Selon les résultats de la vérification, la communication proactive et efficace est considérée comme étant une pratique digne de motion dans les initiatives de dotation collective. Les personnes interrogées ont également indiqué qu'une communication continue avec les postulants constituait un facteur clé de succès pour les processus de dotation collective d'envergure. Afin que les candidats sachent à quoi s'attendre, il convient de leur communiquer l'information suivante ou de la diffuser à un endroit où ils pourront la consulter : le nombre de postes disponibles; la durée de validité du bassin; l'objet du processus et ce à quoi il faut s'attendre aux diverses étapes du processus. Par exemple, on cite la tenue d'une séance d'information au début du processus pour informer les postulants des étapes à venir.

Défis de la dotation collective

Respect du mérite

44. Dans les processus de dotation collective, tout comme dans les processus de nomination individuels, les décisions de nomination doivent être fondées sur le mérite et être exemptes de toute influence politique. La personne nommée doit posséder toutes les qualifications essentielles en plus de satisfaire aux qualifications constituant un atout, aux exigences opérationnelles et aux besoins organisationnels utilisés pour prendre la décision de nomination.

45. Nous nous attendions à ce que les nominations soient conformes à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) et à ce que le mérite soit respecté. L'examen des dossiers de nomination a démontré que le mérite avait été respecté dans 70 % (116 des 166) des nominations. Voir le tableau 3 pour un résumé des résultats de la vérification.

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique, Examen des processus de nomination vérifiés

46. Pour les nominations découlant des processus de dotation collective, la vérification a indiqué que, dans 28 % (46 des 166) des nominations, le mérite n'avait pas été démontré; en effet, il n'y avait pas suffisamment d'éléments de preuve démontrant que la personne nommée possédait toutes les qualifications essentielles pour accomplir le travail. Dans de tels cas, soit que l'évaluation des qualifications était incomplète, soit qu'aucun document ne permettait de démontrer que le mérite avait été respecté.

47. Par ailleurs, la vérification a révélé que, dans 2 % (4 des 166) des nominations découlant des processus de dotation collective, la personne nommée ne semblait pas posséder l'une ou plusieurs des qualifications essentielles ou autres critères de mérite appliqués à cette nomination.

Durée des processus de dotation

48. Les gains d'efficience sont souvent à l'origine du recours à la dotation collective. La durée des processus de dotation constitue un facteur révélateur pour déterminer les gains réalisés. Aux fins de la présente vérification, la durée du processus de dotation collective renvoie au temps qui s'est écoulé entre la date de l'annonce et la date de la nomination, pour les processus externes, ou la date de la première notification, pour les processus internes. Les organisations visées par la vérification s'entendent pour dire que la durée des processus de dotation collective représentait pour elles un défi de taille, et ce, pour diverses raisons, notamment le nombre de candidatures à gérer et la disponibilité des membres des comités de sélection.

49. Selon le Rapport annuel 2009-2010 de la CFP, il faut en moyenne 24,7 semaines pour mener un processus de dotation collective alors qu'il faut 21,5 semaines pour un processus de nomination individuel. Il ne fait aucun doute que la durée du processus de dotation collective est plus longue (15 % plus de temps), par rapport aux processus de nomination individuels.

50. Les personnes interviewées ont précisé que le processus de notification et les discussions informelles nécessitaient également un temps considérable et représentaient un défi de taille pour les processus de dotation collective. L'École de la fonction publique du Canada, qui a élaboré des outils d'apprentissage de la dotation collective – notamment le Guide des meilleures pratiques fondé sur les leçons retenues – a proposé de surmonter ces difficultés en procédant à des discussions informelles, tout au long du processus, et en veillant à ce que des documents complets d'évaluation soit produit pour faciliter les discussions.

51. À l'heure actuelle, la CFP s'emploie à élaborer un décret d'exemption visant les notifications. Ce décret permettrait de simplifier le processus de notification lorsque des personnes sont nommées à partir de bassins; par exemple, les personnes dont la candidature a déjà été retirée du bassin ne recevraient plus de notification lorsqu'une nomination est effectuée.

52. Le temps nécessaire à la dotation collective peut être examiné sous deux angles différents. En effet, le temps consacré par un gestionnaire d'embauche, du début à la fin d'un processus de dotation collective, peut paraître considérable, tandis qu'il est relativement court pour un autre gestionnaire qui ferait une nomination à partir des bassins existants. La vérification de l'échantillon des nominations effectuées par les gestionnaires, directement à partir d'un bassin, a révélé qu'il fallait en moyenne 3,3 semaines pour doter des postes, (c.-à-d. six fois moins de temps que pour un processus de nomination individuel, selon le Rapport annuel 2009-2010).

Décision relative à la nomination

53. Les personnes interviewées ont affirmé qu'il était difficile d'établir un énoncé de critères de mérite correspondant aux besoins des divers postes visés par un processus de dotation collective. Selon le Guide des meilleures pratiques de l'École de la fonction publique du Canada, le fait d'insérer moins de qualifications essentielles et d'inclure des qualifications constituant un atout peut permettre aux gestionnaires de tirer parti de la marge de manœuvre qu'offre la LEFP. Toutefois, certaines organisations estiment que la nature générique de l'énoncé des critères de mérite peut ajouter à la difficulté de trouver des personnes qualifiées pour des postes spécialisés ou techniques et, par conséquent, de prendre des décisions de nomination.

54. L'examen d'un échantillon, choisi de façon aléatoire, de processus de dotation collective démontre que, dans la plupart des processus, l'énoncé des critères de mérite comprenait des qualifications constituant un atout. En effet, parmi les 36 processus de dotation collective examinés, seulement trois d'entre eux ne contenaient aucune qualification constituant un atout dans leurs énoncés de critères de mérite. Toutefois, des 33 processus résultant en 152 nominations, 88 n'avaient pas tenu compte des qualifications constituant un atout pour rendre une décision de nomination.

55. Pour les nominations découlant des processus de dotation collective, nous nous attendions à ce que la justification de la décision de nomination soit liée à l'énoncé des critères de mérite.

56. Selon les entrevues réalisées et les dossiers de nomination examinés, la justification des décisions de nomination représente un défi pour certains gestionnaires d'embauche. Dans 17 des 166 nominations découlant d'un processus de dotation collective, la justification de la décision de nomination n'était pas liée à l'énoncé des critères de mérite. Dans certains cas, la décision de nomination était en grande partie fondée sur le fait que la personne avait occupé le poste par intérim et, par conséquent, la qualifiait d'emblée. Dans 28 autres cas, aucune justification n'avait été fournie à l'appui de la décision de nomination.

Risques pour les valeurs directrices

57. Nous nous attendions à ce que les nominations et les processus de nomination respectent les valeurs directrices que sont la justice, l'accessibilité, la transparence et la représentativité.

58. Selon les résultats de la vérification, les pratiques utilisées dans 73 des 166 nominations découlant des processus de dotation collective n'établissaient pas que ces valeurs avaient été respectées. Dans 7 des 36 processus de dotation collective, l'annonce ne contenait pas suffisamment d'information pour les postulants; par exemple, rien n'indiquait la durée d'emploi des postes à doter.

59. La vérification a permis de constater quelques cas d'erreur, d'omission ou de conduite irrégulière qui auraient pu accorder un avantage indu ou un traitement préférentiel à la personne nommée. De telles pratiques ont été observées dans 4 des 166 nominations découlant des processus de dotation collective.

60. Bien que les organisations aient respecté l'exigence d'obtenir une autorisation en matière de priorité avant la nomination dans plus de 87 % des cas, l'examen des renseignements de nominations découlant des processus de dotation collective indiquait que la période de temps qui s'est écoulée entre l'obtention de l'autorisation et la date de la nomination était, dans certains cas, relativement longue. Dans 38 des 166 nominations découlant d'un processus de dotation collective, cette période dépassait six mois et, dans certains cas, 12 mois. Voir la pièce 3. Or, pendant ce temps, d'autres bénéficiaires de priorité auraient pu s'ajouter à la liste de personnes à évaluer au regard des qualifications essentielles du poste. Par ailleurs, certaines organisations ont demandé plusieurs autorisations en matière de priorité, au début du processus et ont énoncé les exigences précises du poste, plus tard. Si les qualifications essentielles changent entre-temps, l'organisation doit obtenir une nouvelle autorisation. Cette exigence est définie dans le Guide sur l'administration des priorités de la CFP.

Pièce 3 : Écart entre l'obtention de l'autorisation en matière de priorité et la date de nomination

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique, Examen des processus de nomination vérifiés

Pièce 3 - description longue

Équité en matière d'emploi

61. Il est considéré comme une bonne pratique de veiller à ce que les groupes visés par l'équité en matière d'emploi (EE) soient représentés au sein des comités de sélection, à toutes les étapes de l'évaluation. L'une des organisations vérifiées assure la représentativité des membres des comités de sélection, lorsqu'elle tient des processus de dotation collective d'envergure. Selon les entrevues réalisées, les principes d'EE ont été intégrés aux processus de dotation collective, les besoins relatifs à l'EE font souvent partie des besoins organisationnels dans les annonces, et les gestionnaires d'embauche peuvent prendre des décisions de nomination fondées sur l'EE.

62. L'examen des dossiers de nomination a permis de constater que, dans l'un des processus de dotation collective, la zone de sélection était restreinte aux groupes désignés. En outre, dans 26 des 36 processus de nomination, l'EE a été indiquée comme un besoin organisationnel. La vérification a permis de constater que dans 3 des 166 nominations découlant des processus de dotation collective, le critère lié à l'EE a été pris en compte au moment de la décision de nomination.

63. L'examen des dossiers des quatre organisations a permis de recueillir l'information suivante concernant la représentation des groupes visés par l'EE ainsi que son déclin à l'étape de la sélection de chaque processus⁹. Le déclin correspond à la différence entre le pourcentage de personnes des groupes visés par l'EE qui ont été jugées qualifiées et le pourcentage des personnes qui ont été nommées. Voir le tableau 4. Aux fins de la présente vérification, les femmes ne faisaient pas partie des groupes désignés. Par conséquent, le groupe de référence comprend à la fois les hommes et les femmes qui ne font pas partie des trois groupes suivants visés par l'EE, soit les minorités visibles, les Autochtones et les personnes handicapées.

64. La vérification a permis de constater qu'il n'y avait pas de déclin important (moins de 1 %) pour les Autochtones et les personnes handicapées au sein des quatre organisations vérifiées. Par ailleurs, l'une des organisations a nommé un plus fort pourcentage de membres issus des minorités visibles que celles qui avaient été jugées qualifiées dans cette catégorie, alors que, pour les trois autres, un déclin a été observé. Toutefois, le déclin de la représentation des minorités visibles n'est appréciable que dans l'une de ces trois organisations, pour laquelle les membres de minorités visibles représentent en moyenne 15,67 % des personnes jugées qualifiées, mais ne constituent toutefois que 7,89 % des personnes nommées, ce qui représente un déclin de 7,78 %. L'organisation a révélé que sa représentation globale pour ce groupe visé par l'EE surpasse leur disponibilité au sein de la population active.

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique, Examen des processus de nomination vérifiés

Défis liés aux nominations subséquentes découlant des processus individuels

65. La vérification prévoyait également un examen des processus annoncés visant la dotation d'un seul poste qui se sont transformés en processus de dotation collective, par suite d'une nomination subséquente effectuée au terme du processus visé.

66. Nous nous attendions à ce que les nominations soient conformes à la LEFP et à ce que le mérite soit respecté. Dans 28 % (10 des 36) des nominations subséquentes annoncées découlant des processus de nomination individuels et dans 47 % (7 des 15) des nominations subséquentes non annoncées découlant d'un autre processus, il n'y avait pas suffisamment d'éléments de preuve démontrant que la personne nommée possédait l'ensemble des qualifications essentielles pour accomplir le travail. Voir le tableau 5.

67. Par ailleurs, la vérification a permis d'établir que, dans 3 % (1 des 36) des nominations subséquentes annoncées découlant d'un processus individuel, la personne nommée ne semblait pas posséder une ou plusieurs qualifications essentielles ou autres critères de mérite appliqués à cette nomination.

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique, Examen des processus de nomination vérifiés

68. Nous nous attendions à ce que la justification de la décision de nomination soit liée à l'énoncé des critères de mérite. Toutefois, 7 des 36 nominations subséquentes annoncées découlant d'un processus de nomination individuel ne répondaient pas à cette exigence.

69. De plus, nous nous attendions à ce que les nominations et processus de nomination respectent les valeurs directrices que sont la justice, l'accessibilité, la transparence et la représentativité. Dans 2 des 36 nominations subséquentes annoncées découlant d'un processus de nomination individuel, l'annonce ne précisait pas qu'un bassin serait créé ni la façon dont il pourrait être utilisé. En outre, dans 34 des 36 nominations, l'information contenue dans l'annonce ne précisait pas clairement comment le bassin pourrait être utilisé. Par exemple, l'annonce comprenait un énoncé général indiquant qu'un bassin serait créé aux fins de la dotation de postes semblables, mais on ne précisait pas la façon dont le bassin serait utilisé, ni par quelle organisation il le serait.

70. Selon les résultats de la vérification, dans 2 des 36 nominations subséquentes annoncées découlant d'un processus de nomination individuel et dans 3 des 15 nominations subséquentes non annoncées découlant d'un autre processus, le poste était différent de celui qui avait été annoncé et pour lequel le bassin avait été créé. Par exemple, le poste était aux mêmes groupe et niveau, mais les fonctions du poste étaient différentes et auraient vraisemblablement exigé l'établissement de qualifications essentielles distinctes, et la création d'un autre bassin de postulants.

71. La vérification a également permis de constater des cas d'erreur, d'omission ou de conduite irrégulière qui auraient pu accorder un avantage indu ou un traitement préférentiel à la personne nommée. Des pratiques de ce type ont été observées dans 3 des 36 nominations subséquentes annoncées découlant d'un processus de nomination individuel et dans 3 des 15 nominations subséquentes non annoncées découlant d'un autre processus.

72. Pour les nominations subséquentes annoncées découlant d'un processus interne de nomination individuel, aux fins des recours, nous nous attendions à ce qu'une notification de la nomination soit communiquée aux candidats de la zone de sélection qui avaient participé au processus initial. Cette exigence a été respectée dans presque toutes les nominations internes annoncées. Bien qu'il ne s'agisse pas d'une exigence actuelle de la CFP, la vérification a permis de constater que la zone de sélection ne comprenait pas toutes les personnes touchées par les décisions de nominations internes¹⁰.

73. Par ailleurs, pour les nominations subséquentes internes non annoncées découlant d'un autre processus, nous nous attendions à ce qu'une notification de nomination soit transmise à toutes les personnes touchées par la décision de nomination. Cette exigence a été respectée dans toutes les nominations internes non annoncées.

Conclusion

74. La Commission de la fonction publique (CFP) donne une large définition de la dotation collective comme étant une : « Méthode grâce à laquelle un processus unique de nomination permet de pourvoir plusieurs postes similaires au sein des ministères et organismes (ou entre eux) ». La dotation collective est désormais couramment utilisée à la fonction publique fédérale. Comme le souligne le Rapport annuel 2009-2010 de la CFP, on estime que « 31 % des processus de dotation internes annoncés entrent dans la catégorie des processus de dotation collective. »

75. Les processus de dotation collective peuvent augmenter l'efficience des processus de dotation. La vérification a permis de dégager des facteurs clés de succès au chapitre des processus de dotation collective, notamment la planification, l'engagement de la direction et la communication. Ces éléments comptent pour beaucoup, étant donné l'ampleur des ressources humaines et financières consacrées à la dotation collective, de même que le temps investi par les membres des comités de sélection participant à des processus de dotation collective d'envergure.

76. Selon les résultats de la vérification, le mérite est généralement respecté dans les nominations découlant de processus de dotation collective, y compris dans les nominations subséquentes effectuées au terme d'un autre processus. Toutefois, la justification de la décision de nomination représente un défi pour certains gestionnaires. Des questions concernant le respect des valeurs directrices, comme la transparence des annonces visant la création d'un bassin, ont également été soulevées.

77. Les organisations visées par la vérification étaient unanimes à croire que la durée des processus de dotation était problématique. Toutefois, dans presque tous les processus de nomination collective examinés, le nombre de personnes nommées était égal ou supérieur au nombre de nominations prévues, de sorte qu'une personne a été nommée à chacun des postes à doter.

78. Le temps nécessaire à la dotation collective peut être examiné sous deux angles différents. En effet, le temps consacré par un gestionnaire d'embauche, du début à la fin d'un processus de dotation collective, peut paraître important; tandis qu'il est relativement court pour un autre gestionnaire qui ferait une nomination à partir des bassins existants. Il peut falloir six fois moins de temps à un gestionnaire de choisir un candidat inscrit dans un bassin que de mener un processus de dotation individuel.

79. L'examen des dossiers de nomination a permis de constater que, dans l'un des processus de dotation collective, la zone de sélection était restreinte aux groupes désignés. En outre, dans de nombreux processus de nomination, l'équité en matière d'emploi était définie comme un besoin organisationnel. Par ailleurs, pour certaines nominations découlant d'un processus de dotation collective, ce critère a été pris en compte dans la décision de nomination.

À propos de la vérification

Objectif

L'objectif de la vérification était de déterminer si les processus de dotation collective et les nominations qui en découlent étaient conformes à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), au Cadre de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP), aux politiques organisationnelles connexes de même qu'aux autres autorisations en vigueur.

En outre, l'équipe de vérification avait pour mandat de définir les caractéristiques des différents types de dotation collective utilisées dans la fonction publique fédérale, d'établir la façon dont les organisations gèrent les processus de dotation collective et de relever les pratiques dignes de mention.

Portée et méthodologie

La vérification portait sur les processus de dotation collective de quatre organisations pour la période du 1er avril 2008 au 31 mars 2009.

Les organisations ont été choisies en fonction des critères suivants : elles devaient avoir une masse critique quant au nombre de processus donnant lieu à des nominations multiples; il devait y avoir des pratiques variées d'une organisation à l'autre selon leurs rapports ministériels sur l'obligation de rendre compte en dotation; et elles devaient être de taille moyenne ou de grande taille (chacune de ces catégories devant être représentée). Les organisations de petite et de très petite taille sont à l'origine de moins de 1 % de tous les processus donnant lieu à des nominations multiples au sein de la fonction publique. Par conséquent, elles ont été exclues de la portée de la vérification. Les organisations choisies sont assujetties à la LEFP.

Au terme du processus de sélection susmentionné, les organisations suivantes ont été choisies pour la vérification :

• Patrimoine canadien;
• Agence canadienne de développement international;
• Citoyenneté et Immigration Canada;
• Statistique Canada.

Pour atteindre ses objectifs, la vérification a eu recours à de multiples sources de données incluant :

• Entrevues avec divers intervenants clés, notamment les représentants suivants de chacune des organisations : le directeur général des ressources humaines (RH), les intervenants en RH responsables de la dotation collective et les gestionnaires subdélégués ayant participé aux processus de dotation collective;
• Examen de l'information figurant dans Publiservice en vue de déterminer les circonstances donnant lieu à des processus de nominations multiples;
• Examen de documents provenant de diverses sources, notamment les plans et politiques en matière de RH, et l'examen des processus de nomination.

Par ailleurs, certaines nominations font l'objet d'un examen plus approfondi par la Direction générale des enquêtes de la CFP ou par l'administrateur général, qui pourront déterminer les mesures supplémentaires à adopter, le cas échéant, par l'organisation ou la CFP.

Critères de vérification

Nous nous attendions à ce que les nominations et processus de nomination respectent les valeurs fondamentales que sont le mérite et l'impartialité, les valeurs directrices de justice, d'accessibilité, de transparence et de représentativité, ainsi que les exigences de la LEFP, le Cadre de nomination de la CFP et les autres autorisations en vigueur.

Résumé de l'échantillonnage

Les processus de nomination qui ont donné lieu à plus d'une nomination, selon l'information recueillie dans le Système d'information sur les activités de dotation ministérielle (SIADM) de la CFP et dans les notifications de nomination affichées sur Publiservice (site Web interne du gouvernement du Canada), ont servi de cadre d'échantillonnage pour la sélection des nominations découlant de processus de dotation collective et des nominations subséquentes annoncées découlant d'un processus de nomination individuel. Étant donné que les nominations subséquentes non annoncées effectuées au terme d'un autre processus se voient associer un numéro de processus différent, elles ne peuvent être relevées ni dans le SIADM ni dans les notifications de nomination. Par conséquent, chacune des quatre organisations a fourni une liste qui a servi de cadre d'échantillonnage pour ces nominations. Voir le tableau 6.

Les processus de dotation collective peuvent donner lieu à plusieurs nominations. L'examen des processus de dotation collective consistait à déterminer si le processus respectait les critères de vérification. Le nombre minimal de nominations examinées pour ces processus était de cinq, selon le cas, pour qu'il soit possible d'établir des résultats représentatifs et de formuler une conclusion s'appliquant à l'ensemble du processus. Les cinq nominations examinées ont été choisies de façon aléatoire à partir de toutes les nominations effectuées au moyen du processus de nomination.

Les processus de nomination annoncés individuels peuvent aussi donner lieu à plusieurs nominations subséquentes. Toutefois, l'objet de l'examen de ces nominations était de formuler des conclusions au regard des critères de vérification pour la nomination elle-même, et non pour le processus. Une nomination a été choisie de façon aléatoire parmi l'ensemble des nominations subséquentes (la nomination initiale effectuée au terme du processus de nomination individuel a été exclue).

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique, Population et échantillon des processus de nomination

L'échantillon représentatif de 36 processus de dotation collective et de 36 nominations subséquentes annoncées découlant des processus de nomination individuel a permis d'effectuer une comparaison de ces deux catégories de nominations pour les quatre organisations confondues. En supposant que le taux de dérogation soit de 20 % ou moins, on peut s'attendre à un intervalle de confiance d'au plus 10 % et à un niveau de confiance de 90 % pour les échantillons de processus. Il est donc possible d'émettre une opinion sans réserve pour les constatations de la vérification.

Les nominations subséquentes non annoncées découlant d'un autre processus, pour lesquelles un examen exhaustif a été réalisé dans 3 organisations sur 4 – en plus d'un échantillon choisi de façon aléatoire pour l'autre organisation – n'ont pas permis d'appliquer les résultats à d'autres nominations subséquentes non annoncées.

Équipe de vérification

Vice-présidente, Direction générale de la vérification et des services de données
Elizabeth Murphy-Walsh

Directeur général, Direction de la vérification et des méthodes professionnelles
Yves Genest

Directrice
Ewa Ochmann

Gestionnaire
Manon LeBrun

Vérificateurs
Frantz Icart
Carol Laurin
Anacaona Lopez
Renée-Anne Ouellet
Chantal Séguin
François St-Louis

Spécialiste fonctionnel
Paul Pilon

Glossaire

Abus de pouvoir (Abuse of authority) – Utilisation inappropriée intentionnelle d'un pouvoir. L'abus de pouvoir inclut la mauvaise foi et le favoritisme personnel.

Accessibilité (Access) – Une des valeurs directrices de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique qui exige que les personnes de partout au pays aient la possibilité de poser leur candidature en vue d'un emploi dans la fonction publique, et ce, dans la langue officielle de leur choix, et d'être prises en considération pour ce poste.

Activité politique (Political activity) – Aux termes de la partie 7 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, toute activité exercée au sein d'un parti politique, ou exercée pour soutenir un tel parti ou pour s'y opposer; toute activité exercée pour soutenir un candidat avant ou pendant la période électorale ou pour s'y opposer; ou le fait d'être candidat à une élection fédérale, provinciale, territoriale ou municipale, ou de tenter de le devenir avant ou pendant la période électorale.

Affectation (Assignment) – Mouvement temporaire d'un fonctionnaire à un poste de même niveau au sein d'une organisation pour effectuer certaines tâches ou remplir les fonctions d'un poste existant, ou prendre en charge un projet spécial. Il s'agit d'une mesure administrative qui n'est pas une nomination, ni une mutation. L'affectation ne peut pas constituer une promotion, ni prolonger une période d'emploi. Le fonctionnaire en affectation demeure le titulaire de son poste d'attache.

Autochtones (Aboriginal peoples) – Les Indiens, les Inuits et les Métis, selon la Loi sur l'équité en matière d'emploi.

Bénéficiaire de priorité (Priority person) – Personne qui a le droit, aux termes de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique et du Règlement sur l'emploi dans la fonction publique, pendant une période limitée, d'être nommée avant quiconque à tout poste vacant dans la fonction publique. La personne doit posséder les qualifications essentielles pour le poste.

Besoins organisationnels (Organizational needs) – Critère de mérite lié aux besoins actuels ou futurs qui pourraient améliorer le fonctionnement de l'organisation ou la réalisation de son mandat. Les besoins organisationnels peuvent comprendre l'examen de la candidature de membres de groupes désignés.

Cadre de nomination (Appointment Framework) – Instruments de politique liés aux lignes directrices en matière de nomination, à la délégation et à la responsabilisation, qui définissent les attentes de la Commission de la fonction publique envers les administrateurs généraux en matière d'élaboration de systèmes de dotation, afin que ceux-ci soient conformes aux exigences législatives et aux valeurs de dotation dans la fonction publique.

Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation – CRGD (Staffing Management Accountability Framework – SMAF) – Cadre énonçant les attentes pour un système de nomination bien géré, qui permet la surveillance continue des pouvoirs délégués et la production de rapports pour la Commission de la fonction publique. Ce cadre sert à évaluer les facteurs clés de réussite, l'atteinte des résultats et le respect des valeurs de nomination.

Classification (Classification) – Groupe, sous-groupe (le cas échéant) et niveau professionnels attribués à une personne ou à un poste.

Critères de mérite (Merit criteria) – Il s'agit des quatre types de critères visant à déterminer le mérite pour les nominations effectuées en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, à savoir : les qualifications essentielles, les qualifications constituant un atout, les besoins organisationnels et les exigences opérationnelles.

Décrets d'exemption (Exclusion Approval Orders – EAO) – Permet l'exemption de personnes, de postes, ou d'une catégorie de personnes ou de postes, de l'application en tout ou en partie de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) lorsque la Commission de la fonction publique (CFP) estime que l'application de la LEFP ou de certaines de ses dispositions n'est ni réalisable, ni dans l'intérêt de la fonction publique. Le décret d'exemption exige l'approbation du gouverneur en conseil et est généralement accompagné d'un règlement du gouverneur en conseil, pris sur la recommandation de la CFP, prévoyant la façon dont on doit traiter les personnes ou les postes exclus.

Discussion informelle (Informal discussion) – Possibilité offerte à une personne qui n'a pas été retenue dans un processus de nomination interne, de discuter de façon informelle de la décision, avant que la nomination ne soit effectuée.

Droit de priorité de nomination (Priority entitlement) – Droit d'être nommé à un poste avant quiconque si les qualifications essentielles sont satisfaites. Il existe, aux termes de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, trois types de priorités légales (dans l'ordre, fonctionnaire excédentaire nommé au sein de son organisation, fonctionnaire en congé dont le poste a été doté par un remplaçant pour une période indéterminée ou son remplaçant, et personne mise en disponibilité) et six priorités réglementaires en vertu du Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (dans aucun ordre particulier, fonctionnaire excédentaire nommé à l'extérieur de son organisation, fonctionnaire qui devient handicapé, membre des Forces canadiennes libéré pour des raisons médicales et membre de la Gendarmerie royale du Canada renvoyé pour des raisons médicales, fonctionnaire en congé autorisé en raison de la réinstallation de l'époux ou du conjoint de fait, fonctionnaire bénéficiant d'une priorité de réintégration à son groupe et niveau d'origine et les époux ou conjoints de fait survivants de fonctionnaires, des membres des Forces canadiennes et des membres de la Gendarmerie royale du Canada dont le décès est attribuable à l'exercice de leurs fonctions).

Durée d'emploi (Tenure) – Période pour laquelle une personne est embauchée.

Emploi occasionnel (Casual employment) – Possibilité d'embaucher une personne à court terme. Aux termes de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), le travailleur occasionnel ne peut, au cours d'une année civile, travailler dans une organisation donnée plus de 90 jours ouvrables, exception faite du Bureau du directeur général des élections où, dans certains cas, la période maximale est de 165 jours par année civile. D'autres dispositions de la LEFP, comme l'exigence en matière de mérite et l'admissibilité aux processus de nomination interne, ne s'appliquent pas aux travailleurs occasionnels.

Emploi pour une durée déterminée (Specified term employment) – Emploi, à temps partiel ou à temps plein, qui prend fin à une date déterminée.

Emploi pour une période indéterminée – emploi permanent (Indeterminate –permanent – employment) – Emploi à temps plein ou à temps partiel (y compris saisonnier) dont la durée n'est pas déterminée.

Enquête (Investigation) – Enquête portant sur des préoccupations ou allégations liées aux processus de nomination ou sur des allégations d'activités politiques irrégulières menées par des fonctionnaires.

Études (Studies) – Les études visent à accroître la compréhension du système de dotation, à mettre l'accent sur des enjeux potentiels en dotation, et à relever les leçons retenues et les bonnes pratiques. Portant sur des questions qui exigent des éclaircissements ou qui intéressent les parlementaires ou la population, elles sont essentiellement exploratoires et font appel à des méthodes diverses. Bien qu'elles soient généralement plus descriptives que les vérifications, les études peuvent servir à guider d'autres responsables de la surveillance sur la façon d'évaluer ces questions à l'avenir et d'améliorer les lignes directrices régissant le processus de nomination.

Évaluation de langue seconde – ELS (Second language evaluation – SLE ) – Tests linguistiques utilisés par la Commission de la fonction publique pour déterminer la maîtrise de la seconde langue officielle des fonctionnaires et des postulants. Il s'agit de tests de compréhension de l'écrit, d'expression écrite et d'interaction orale qui permettent d'évaluer la capacité de la personne à lire, à écrire, à parler et à comprendre la seconde langue officielle dans un contexte de travail.

Examen de connaissances sur le Cadre de nomination – ECCN (Appointment Framework Knowledge Test – AFKT) – Test de la Commission de la fonction publique (CFP) permettant de valider les connaissances des spécialistes des ressources humaines (RH) relativement au Cadre de nomination de la CFP et aux lois pertinentes. Comme condition de délégation, les administrateurs généraux doivent s'assurer que leurs gestionnaires subdélégués peuvent compter sur des spécialistes des RH dont les connaissances relatives au Cadre de nomination ont été validées par la CFP.

Exercice financier (Fiscal year) – Du 1er avril au 31 mars, dans l'administration publique.

Exigences linguistiques du poste (Language requirements of the position) – Désignation d'un poste de la fonction publique, par l'administrateur général, comme bilingue ou unilingue, selon les catégories suivantes : bilingue, français essentiel, anglais essentiel, ou encore français ou anglais essentiel.

Exigences opérationnelles (Operational requirements) – Critère de mérite lié aux exigences actuelles ou futures d'une organisation pour le bon fonctionnement de l'unité de travail ou de l'organisation (p. ex. travail de fin de semaine, nécessité de voyager, travail par quarts).

Exigences relatives à l'évaluation (Assessment requirements) – Exigences énoncées dans les lignes directrices de la Commission de la fonction publique sur l'évaluation visant à assurer que les processus et méthodes d'évaluation permettent de choisir les personnes qui possèdent les qualifications et qui répondent aux autres critères de mérite employés pour prendre la décision de nomination; ces exigences prévoient des bases solides pour effectuer des nominations fondées sur le mérite.

Favoritisme personnel (Personal favouritism) – Mesure ou conduite inappropriée de la part d'un fonctionnaire qui, en utilisant ses connaissances, son pouvoir ou son influence, accorde un avantage indu ou un traitement préférentiel à un fonctionnaire actuel, ou à un candidat en vue d'un emploi dans la fonction publique.

Femmes (Women) – Groupe désigné aux termes de la Loi sur l'équité en matière d'emploi.

Fonction publique (Public service) – Aux termes de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, les postes qui sont compris dans les entités ci-après ou qui en relèvent : les ministères nommés à l'annexe I, les organisations inscrites à l'annexe IV et les organismes distincts énumérés à l'annexe V de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Fonctionnaire (Employee) – Personne employée dans un secteur de la fonction publique où la Commission de la fonction publique a le pouvoir exclusif d'effectuer des nominations. Les travailleurs à temps partiel et le personnel occasionnel ne sont pas des fonctionnaires. En ce qui concerne les activités politiques, ce terme s'étend aux personnes employées par les organismes suivants : Instituts de recherche en santé du Canada, Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada, Agence du revenu du Canada, Agence Parcs Canada, Office national du film et Tribunal de la dotation de la fonction publique.

Gestionnaire subdélégué (Sub-delegated manager) – Personne à qui l'administrateur général a délégué, par écrit, l'autorité d'exercer certains pouvoirs de nomination et d'autres pouvoirs connexes qui lui ont été délégués par la Commission de la fonction publique.

Groupe de la direction (Executive Group) – Groupe professionnel qui assure le leadership au sein de la fonction publique; il comprend cinq niveaux (EX-1 à EX-5).

Groupe professionnel (Occupational group) – Regroupement de classifications qui comprennent des fonctions similaires exigeant des compétences semblables.

Groupes désignés (Designated groups) – Conformément à la Loi sur l'équité en matière d'emploi, il s'agit des femmes, des Autochtones, des personnes handicapées et des membres des minorités visibles.

Impartialité politique (Non-partisanship) – Une des valeurs fondamentales de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique qui vise à appuyer une fonction publique professionnelle et une institution démocratique responsable, tout en donnant l'assurance que les nominations et promotions externes et internes à la fonction publique sont axées sur le mérite et indépendantes de toute influence politique. Elle appuie la capacité et la volonté des fonctionnaires de servir les gouvernements, sans égard à leur affiliation politique. Elle permet aux fonctionnaires de formuler des conseils stratégiques objectifs, et d'administrer les programmes et services de façon politiquement impartiale, pour le compte des Canadiens.

Influence politique (Political influence) – Ingérence exercée au cours d'un processus de nomination. Il peut s'agir, entre autres, de l'ingérence exercée par un cabinet de ministre ou un bureau de député.

Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination – IDRN (Appointment Delegation and Accountability Instrument – ADAI) – Document officiel par lequel la Commission de la fonction publique délègue ses pouvoirs de nomination et ses pouvoirs connexes aux administrateurs généraux. L'IDRN détermine les pouvoirs, toute condition liée à la délégation et à la subdélégation de ces pouvoirs, et la façon dont les administrateurs généraux seront tenus responsables de leurs pouvoirs délégués.

Justice (Fairness) – Une des valeurs directrices de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique qui exige que les décisions soient prises de façon objective, exemptes d'influence politique et de favoritisme personnel; que les lignes directrices et les pratiques témoignent d'un juste traitement des personnes; et que dans le cadre d'un processus de nomination, les personnes aient le droit d'être évaluées dans la ou les langues officielles de leur choix.

Lignes directrices en matière de nomination (Appointment policy) – Ensemble de 11 lignes directrices sur des sujets particuliers correspondant aux principaux points de décision des processus de nomination.

Membres des minorités visibles (Members of visible minorities) – Aux termes de la Loi sur l'équité en matière d'emploi, les personnes autres que les Autochtones, qui ne sont pas de race blanche ou qui n'ont pas la peau blanche.

Mérite (Merit) – Il s'agit de l'une des valeurs fondamentales de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique. Une nomination est fondée sur le mérite lorsque la personne à nommer possède les qualifications essentielles – notamment la compétence dans les langues officielles – établies par l'administrateur général pour le travail à accomplir. Toute qualification supplémentaire constituant un atout, toute exigence opérationnelle ou tout besoin de l'organisation, pour le présent ou l'avenir, précisés par l'administrateur général, peuvent également être pris en considération.

Mesures correctives (Corrective action) – Mesures prises pour corriger une erreur, une omission ou une conduite irrégulière qui a influé sur la sélection d'une personne faisant l'objet d'une nomination ou d'une proposition de nomination, ou pour rectifier une situation dans laquelle un fonctionnaire a exercé une activité politique irrégulière.

Mesures d'adaptation en matière d'évaluation (Assessment accommodations) – Changements ou modifications apportés à la procédure d'évaluation, au format ou au contenu de l'évaluation pour éliminer les obstacles résultant de motifs de distinction illicites aux termes de la Loi canadienne sur les droits de la personne; elles ne modifient pas la nature ou le niveau de la qualification qui est évaluée.

Méthodes d'évaluation (Assessment methods) – Méthodes telles que des entrevues, des examens écrits, des vérifications de références et des simulations utilisées pour évaluer les candidats par rapport aux qualifications du poste.

Mutation (Deployment) – Déplacement d'une personne d'un poste à un autre, conformément à la partie 3 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique. Une mutation ne constitue pas une nomination. Elle ne peut constituer une promotion, ni modifier la durée d'emploi pour passer d'un poste de durée déterminée à un poste pour une période indéterminée. La personne mutée n'est plus titulaire du poste qu'elle occupait avant sa mutation.

Nomination (Appointment) – Mesure prise afin d'attribuer un poste ou un ensemble de tâches à une personne. Les nominations internes et externes à la fonction publique, effectuées en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, sont basées sur le mérite et l'impartialité politique.

Nomination impérative (Imperative appointment) – Obligation de nommer une personne répondant aux exigences linguistiques d'un poste bilingue au moment de la nomination.

Nomination intérimaire (Acting appointment) – Nomination temporaire d'un fonctionnaire à un autre poste, quand la nomination pour une durée déterminée ou pour une période indéterminée aurait constitué une promotion.

Nomination non impérative (Non-imperative appointment) – Nomination pour une période indéterminée à un poste bilingue dont l'administrateur général a estimé qu'il n'exigeait pas un titulaire ayant le profil linguistique requis au moment de la nomination. La personne nommée de façon non impérative peut soit répondre aux exigences linguistiques du poste au moment de la nomination, s'engager à atteindre le niveau de compétence linguistique requis dans les deux années suivant la nomination ou être exemptée de répondre aux exigences linguistiques du poste pour des raisons médicales, ou parce qu'elle est admissible à une pension immédiate dans les deux années suivant sa nomination.

Notification (Notification) – Exigence en deux volets qui consiste à communiquer, par écrit, le nom de la ou des personnes dont la candidature a été retenue aux fins de nomination, soit une notification de candidature retenue, et le nom de la personne nommée ou dont on propose la nomination, soit une notification de nomination ou de proposition de nomination, aux personnes de la zone de sélection qui ont participé à un processus de nomination interne annoncé, ainsi qu'à toutes les personnes de la zone de sélection pour ce qui est d'un processus de nomination interne non annoncé.

Obstacle (Barrier) – Politiques, pratiques, procédures, ou obstacles physiques qui entravent l'accès des personnes issues de groupes désignés, ou de personnes protégées par la Loi canadienne sur les droits de la personne, aux possibilités d'emploi offertes dans la fonction publique fédérale, ou qui les excluent.

Organisations (Organizations) – Au fin du présent rapport, le terme « organisations » renvoie aux ministères et organismes fédéraux assujettis, en tout ou en partie, à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique.

Personnes handicapées (Persons with disabilities) – Personnes qui, au sens de la Loi sur l'équité en matière d'emploi, ont une déficience durable ou récurrente soit de leurs capacités physiques, mentales ou sensorielles, soit d'ordre psychiatrique ou en matière d'apprentissage, ou bien considèrent qu'elles ont des aptitudes réduites pour exercer un emploi, ou pensent qu'elles risquent d'être classées dans cette catégorie par leur employeur ou par d'éventuels employeurs en raison d'une telle déficience. Cette définition vise également les personnes dont les limitations fonctionnelles liées à leur déficience font l'objet de mesures d'adaptation pour leur emploi ou dans leur lieu de travail actuel.

Planification des ressources humaines (Human resources planning) – Processus servant à déterminer les besoins actuels et futurs en ressources humaines de l'organisation, de même que les stratégies et objectifs prévus pour y répondre.

Processus de dotation collective (Collective staffing process) – Méthode grâce à laquelle un processus unique de nomination permet de pourvoir plusieurs postes similaires au sein des ministères et organismes (ou entre eux).

Processus de nomination annoncé (Advertised appointment process) – Processus de nomination dans le cadre duquel les personnes comprises dans une zone de sélection donnée sont informées d'une occasion d'emploi à laquelle elles peuvent postuler.

Processus de nomination externe (External appointment process) – Processus, visant à effectuer une ou plusieurs nominations et auquel sont admissibles tant les personnes qui travaillent à la fonction publique que celles de l'extérieur.

Processus de nomination interne (Internal appointment process) – Processus visant à effectuer une ou plusieurs nominations et auquel seules les personnes employées dans la fonction publique sont admissibles.

Processus de nomination non annoncé (Non-advertised appointment process) – Processus de nomination qui ne répond pas aux critères relatifs à un processus de nomination annoncé.

Qualifications constituant un atout (Asset qualifications) – Qualifications, à l'exception des exigences en matière de langues officielles, qui ne sont pas essentielles pour exécuter le travail, mais qui profiteraient à l'organisation ou amélioreraient la façon d'accomplir le travail pour le présent ou l'avenir.

Qualifications essentielles (Essential qualifications) – Qualifications requises pour le travail à accomplir et que la personne doit posséder pour être nommée.

Rapport ministériel sur l'obligation de rendre compte en dotation – RMORCD (Departmental Staffing Accountability Report – DSAR) – Rapport périodique que chaque organisation assujettie à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique transmet à la Commission de la fonction publique (CFP) concernant la gestion et les résultats de la dotation à l'échelle de l'organisation; ce rapport constitue la réponse aux questions posées par la CFP, lesquelles sont fondées sur le Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation et sur les valeurs de nomination.

Recrutement (Recruitment) – Embauche de l'extérieur de la fonction publique.

Répertoire (Inventory) – Ensemble des candidatures reçues en réponse à une annonce, qui remplissent les conditions d'inscription mais qui, généralement, n'ont pas encore été évaluées.

Représentativité (Representativeness) – Une des valeurs directrices de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique qui exige que les processus de nomination soient menés objectivement et ne créent pas d'obstacles systémiques, de sorte que la fonction publique soit représentative de la population canadienne qu'elle sert.

Ressourcement (Resourcing) – Activités liées aux nominations externes et internes.

Surveillance et rétroaction (Monitoring and feedback) – La Commission de la fonction publique (CFP) surveille les tendances et les activités afin de déceler les questions et les pratiques à l'échelle du gouvernement qui pourraient poser un risque pour l'intégrité du système de dotation. Cette surveillance prend diverses formes, notamment l'analyse de données et l'examen de plaintes.

La CFP surveille également le rendement des organisations de la fonction publique qui ont des pouvoirs délégués en matière de nomination afin d'évaluer le fonctionnement général du système. Elle évalue leur rendement en dotation et fournit une rétroaction aux administrateurs généraux, de manière à assurer l'amélioration continue du système de nomination de la fonction publique.

La CFP utilise le Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation (CRGD) pour examiner et évaluer le rendement en dotation et fournir une rétroaction à cet égard aux organisations déléguées. Le CRGD établit les attentes de la CFP liées à un système de nomination bien géré qui respecte la Loi sur l'emploi dans la fonction publique.

Système de gestion de l'information sur les priorités – SGIP (Priority Information Management System – PIMS) – Outil électronique de la Commission de la fonction publique qui permet de s'assurer que les droits relatifs à la priorité de nomination édictés dans la Loi sur l'emploi dans la fonction publique et le Règlement sur l'emploi dans la fonction publique sont respectés.

Transparence (Transparency) – Une des valeurs directrices de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique qui exige que les renseignements concernant les stratégies, les décisions, les lignes directrices et les pratiques soient communiqués ouvertement et en temps opportun.

Tribunal de la dotation de la fonction publique – TDFP (Public Service Staffing Tribunal – PSST) – Il s'agit d'un organisme indépendant et quasi judiciaire, créé en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique. Ce tribunal a pour mandat d'instruire les plaintes liées aux nominations internes, à la décision de mettre en disponibilité un fonctionnaire, à la mise en application de mesures correctives qu'il a ordonnées et à la révocation de nominations. Le Tribunal tient des audiences et offre des services de médiation en vue du règlement des plaintes.

Vérification (Audit) – Examen objectif et systématique des activités donnant lieu à l'évaluation indépendante des résultats et de la gestion de ces activités.

Vérifications d'entités (Entity audits) – Les vérifications d'entités portent sur les activités de dotation et les enjeux de ministères et organismes donnés. En règle générale, ces vérifications visent à déterminer si une organisation a mis en place un cadre, des pratiques et des systèmes appropriés afin de gérer ses activités de dotation. Elles visent également à vérifier la conformité des activités de dotation avec la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, les autres principes directeurs, les lignes directrices ainsi que l'instrument de délégation établi avec la Commission de la fonction publique (CFP). Dans ses rapports de vérification, la CFP peut présenter des recommandations aux administrateurs généraux et dirigeants d'organismes, et procéder à des vérifications de suivi pour s'assurer que l'organisation visée a pris les mesures correctives prévues pour régler les problèmes décelés.

Vérifications de suivi (Follow-up audits) – À la suite de ses vérifications, la Commission de la fonction publique (CFP) présente des recommandations aux ministères et organismes pour améliorer leurs systèmes et pratiques de dotation. Elle peut aussi supprimer ou imposer des conditions de délégation des pouvoirs de dotation. Elle surveille en outre l'application de ses recommandations et mène des vérifications de suivi. Dans les cas où la CFP impose des conditions à la délégation des pouvoirs de dotation, elle procède à des vérifications de suivi lorsque les résultats des activités de surveillance indiquent qu'il y a eu des améliorations notables pouvant lui permettre de supprimer ces conditions.

Vérifications pangouvernementales (Government-wide audits) – Les vérifications pangouvernementales portent sur des questions intersectorielles et sur les activités de dotation de plusieurs ministères et organismes. Lorsque les circonstances le justifient, la Commission de la fonction publique peut tirer ses conclusions à partir d'un échantillon d'organisations. Ces vérifications permettent d'évaluer de façon indépendante le rendement et la gestion des activités de dotation au sein des organisations assujetties à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique. Elles permettent de donner de l'information, une assurance et des avis objectifs au Parlement et, en définitive, à la population canadienne quant à l'intégrité du processus de nomination dans la fonction publique fédérale.

Zone de sélection (Area of selection) – Critères géographiques, professionnels, organisationnels ou d'équité en matière d'emploi auxquels doivent satisfaire les postulants pour être admissibles à un processus de nomination (voir Zone nationale de sélection).

Zone nationale de sélection – ZNS (National area of selection – NAOS) – Vise l'utilisation d'un critère géographique dans une zone de sélection qui englobe les personnes résidant au Canada et les citoyens canadiens résidant à l'étranger.

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1 Étant donné que les versions les plus récentes des RMORCD n'étaient pas accessibles au moment de l'analyse, ce sont les résultats de l'année précédente qui ont été examinés. (Retourner)

2 On a demandé aux organisations de fournir une liste de nominations non annoncées découlant d'autres processus. Or, trois des quatre organisations choisies n'avaient pas mené neuf processus non annoncés ou plus à partir desquels choisir de façon aléatoire des nominations constituant un échantillon représentatif; par conséquent, on a examiné l'ensemble des nominations non annoncées découlant d'autres processus auxquelles elles avaient procédé. Pour l'autre organisation, dix nominations non annoncées découlant d'autres processus ont été choisies aléatoirement. (Retourner)

3 Cet échantillon a été constitué à des fins d'analyse; il ne faut pas le confondre avec l'échantillon de 36 processus de dotation collective constitué pour la vérification. (Retourner)

4 Cette analyse ne tenait pas compte des processus de nomination externes; en effet, l'information à cet égard n'est pas disponible pour consultation sur le site emplois.gc.ca (site Web externe utilisé pour l'annonce des processus de la fonction publique). De plus, cette analyse ne tenait pas compte des nominations non annoncées effectuées à partir de bassins puisque, dans de tels cas, l'organisation utilise un numéro de processus différent. (Retourner)

5 Un processus individuel s'entend d'un processus qui annonce un seul poste à doter, mais au terme duquel un bassin peut être créé. Une nomination subséquente peut être effectuée à un autre poste au sein de la même organisation ou d'une autre organisation. (Retourner)

6 Les 200 processus de nomination choisis aléatoirement comprenaient 100 processus de dotation collective, 53 nominations annoncées effectuées à partir de bassins et 47 processus qui n'étaient pas des processus de dotation collective ni liés à des bassins. Seuls les 100 processus de dotation collective ont été utilisés aux fins de cette analyse. (Retourner)

7 Depuis juin 2009, ce groupe s'appelle « Économique et services de sciences sociales »; il comprend les anciens groupes « Économique, sociologie et statistiques » et « Soutien des sciences sociales ». (Retourner)

8 Seuls 23 des 36 processus de dotation collective précisaient le nombre de postes disponibles, et ont donc pu servir à cette comparaison. Les autres indiquaient, par exemple, qu'il y avait divers postes à doter. (Retourner)

9 Cette information n'est pas nécessairement complète, puisque la déclaration volontaire n'est obligatoire que si la zone de sélection est restreinte aux groupes visés par l'EE dans le cadre des processus de nomination; par conséquent, cela pourrait donner lieu à une sous-estimation de la représentation des membres issus des groupes d'EE. (Retourner)

10 Il est possible, dans le cadre d'un processus de nomination individuel, que des personnes n'aient pas postulé un emploi dans un autre secteur; toutefois, ces personnes sont touchées par la décision de nommer une personne dans leur secteur à partir d'un bassin. (Retourner)

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