8 Vérification de la Commission des relations de travail dans la fonction publique

Table des matières

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Résumé

8.1 Les objectifs de cette vérification étaient de déterminer si la Commission des relations de travail dans la fonction publique (CRTFP) avait mis en place un cadre, des pratiques et des systèmes appropriés afin de gérer ses activités de nomination, puis de déterminer si les nominations et les processus de nomination étaient conformes à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) et aux autres autorisations en vigueur.

8.2 Notre vérification a révélé que la CRTFP avait élaboré et mis en œuvre un cadre approprié pour gérer ses activités de nomination. La CRTFP dispose de stratégies de dotation et a approuvé une série de lignes directrices et de directives afin d'assurer aux gestionnaires subdélégués une orientation concernant la conduite des activités de nomination. Toutefois, nous avons noté que la politique sur la zone de sélection de la CRTFP met en péril les valeurs directrices que sont l'accessibilité et la transparence.

8.3 Nous avons noté que les rôles et responsabilités des gestionnaires subdélégués et des responsables des ressources humaines sont communiqués de façon appropriée. Nous avons également constaté que la CRTFP mène des activités de surveillance et a mis en place des mécanismes pour s'assurer que les nominations et processus de nomination sont surveillés et que des mesures appropriées sont prises lorsque des irrégularités sont relevées.

8.4 Nous avons constaté que les nominations et processus de nomination de la CRTFP ne respectaient pas toujours les valeurs directrices et le Cadre de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP). Dans 15 % des processus de nomination annoncés et 20 % des processus de nomination non annoncés qui ont été vérifiés, nous avons trouvé des indicateurs de traitement préférentiel. En outre, Dans 80 % des processus de nomination non annoncés qui ont été vérifiés, nous avons noté que les gestionnaires n'avaient pas démontré, à l'aide d'une justification, qu'ils avaient tenu compte de toutes les valeurs directrices.

8.5 La CRTFP a accepté nos constatations et a élaboré un plan d'action visant à donner suite aux questions soulevées dans le rapport de vérification.

8.6 La CFP surveillera les mesures prises par la CRTFP pour donner suite aux recommandations présentées dans ce rapport par l'entremise de ses activités de surveillance incluant son Rapport ministériel sur l'obligation de rendre compte en dotation. Par conséquent, la CFP a décidé de ne pas modifier l'instrument actuel de délégation avec l'administrateur général de la CRTFP.

Contexte

Commission des relations de travail dans la fonction publique

8.7 Créée en 2005, la Commission des relations de travail dans la fonction publique (CRTFP) est un tribunal indépendant quasi judiciaire établi par une loi. Les membres de la CRTFP sont responsables de l'application de la loi, à savoir tenir des audiences aux fins d'arbitrage des griefs (y compris les griefs traitant de questions liées aux droits de la personne) et des audiences sur les plaintes, partout au Canada. La CRTFP assure également des services de médiation et de règlement des conflits afin d'aider les parties à régler leurs différends sans recourir à une audience officielle.

8.8 La CRTFP est dirigée par un président et rend compte de ses activités au Parlement par l'entremise du ministre du Patrimoine canadien et des Langues officielles. L'administration centrale de la CRTFP est située dans la région de la capitale nationale et n'a pas de bureaux régionaux. Son effectif compte 90 personnes embauchées en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP). Outre ces employés, 10 personnes travaillant à temps complet et 12, à temps partiel, sont nommées par le gouverneur en conseil.

8.9 La Commission de la fonction publique (CFP) est chargée de l'application de la LEFP, laquelle lui confère le pouvoir exclusif de procéder à des nominations, externes et internes à la fonction publique, fondées sur le mérite. Cette loi permet aussi à la CFP de déléguer ses pouvoirs de nomination aux administrateurs généraux des organisations. La CFP a signé avec la CRTFP un instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination par lequel les pouvoirs de nomination sont délégués à l'administrateur général de la CRTFP. Celui-ci disposait du plein pouvoir de délégation durant la période faisant l'objet de notre vérification.

Objectifs et méthodologie de la vérification

8.10 La présente vérification de la CRTFP s'inscrit dans le Plan de vérification, d'évaluation et d'études de 2009-2011 de la CFP. Afin d'élaborer le plan de vérification fondé sur le risque, la CFP a examiné particulièrement les rapports ministériels sur l'obligation de rendre compte en dotation de 2007-2008 et de 2008-2009. Cet examen a mis en lumière les secteurs de rendement en dotation que la CRTFP devait améliorer et sur lesquels elle devait se concentrer. Pour ce qui est de l'exercice 2008-2009, la CFP a relevé que la CRTFP devait, entre autres, améliorer ses activités de surveillance, plus particulièrement en ce qui a trait aux valeurs de dotation et à l'écart entre la dotation prévue et la dotation réelle

8.11 Nous avons examiné toutes les activités de nomination et décisions connexes de la CRTFP au cours de la période du 1er avril 2009 au 31 mars 2010. La vérification avait pour objectifs de déterminer si la CRTFP avait instauré et mis en application un cadre, des systèmes et des pratiques appropriés pour gérer ses activités de nomination, puis de déterminer si ses activités de nomination étaient conformes à la LEFP et aux autres autorisations en vigueur. Pour de plus amples renseignements sur notre méthodologie et notre échantillonnage, veuillez consulter la section À propos de la vérification, à la fin du présent rapport.

Observations et recommandations

Un cadre de nomination approprié est en place

La Commission des relations de travail dans la fonction publique dispose de stratégies de dotation

8.12 Nous nous attendions à ce que le plan des ressources humaines (RH) de la Commission des relations de travail dans la fonction publique (CRTFP) fasse état de stratégies de dotation. Une stratégie de dotation décrit les objectifs de dotation et la façon de les atteindre en se fondant sur des cibles mesurables et des échéanciers prévus.

8.13 Nous avons constaté que la CRTFP dispose d'un plan stratégique pluriannuel approuvé qui précise les défis en matière de RH, notamment la création d'un effectif plus diversifié et représentatif, le recrutement à des niveaux subalternes et une augmentation des possibilités d'avancement interne. Nous avons également noté que la CRTFP dispose d'un plan de RH ministériel intégré, lié aux plans stratégiques pluriannuels. Ces documents assurent aux gestionnaires une orientation, des stratégies et des cibles appropriées leur permettant de mettre en œuvre leurs objectifs organisationnels et opérationnels.

Des lignes directrices en matière de nomination et un programme de dotation ont été établis

8.14 La Commission de la fonction publique (CFP) exige que les organisations élaborent leurs propres lignes directrices et critères sur la zone de sélection, les mesures correctives et la révocation, ainsi que sur le recours aux processus de nomination non annoncés. Nous nous attendions à ce que la CRTFP ait établi des lignes directrices organisationnelles et des critères conformes aux exigences des lignes directrices énoncées dans le Cadre de nomination de la CFP. Nous nous attendions également à ce que la CRTFP ait mis sur pied un programme de dotation approprié aux fins de subdélégation des pouvoirs, et à ce que les intervenants soient informés de leurs rôles et responsabilités.

8.15 Au cours de la période visée par notre vérification, nous avons constaté qu'un certain nombre de documents clés appuyaient le programme de dotation de la CRTFP. Notre vérification a révélé que la CRTFP avait élaboré et approuvé une série de lignes directrices et de directives servant à orienter les activités et pratiques de nomination, y compris les lignes directrices et critères obligatoires exigés par la CFP. Nous avons noté que la Politique sur la zone de sélection de la CRTFP a été mise à jour afin de tenir compte des lignes directrices modifiées de la CFP exigeant l'inclusion d'une zone nationale de sélection pour les processus externes annoncés. Cependant, nous avons constaté que la Politique sur la zone de sélection de la CRTFP restreint le bassin de candidats éventuels et, par conséquent, met à risque les valeurs directrices d'accessibilité et de transparence.

8.16 Notre vérification a également relevé que les directives de la CRTFP concernant le recours aux processus non annoncés contenaient des critères inhabituels et inexacts, notamment les mutations, les nominations à la suite d'une révocation ainsi que les nominations à la suite d'un échec à la formation linguistique.

8.17 Nous avons constaté que la CRTFP avait également élaboré d'autres lignes directrices ou directives pouvant contribuer directement aux activités et pratiques de dotation. Par exemple, la CRTFP a élaboré des directives sur les discussions informelles qui pourraient aider les gestionnaires subdélégués à transmettre de l'information aux candidats pendant le processus de sélection.

8.18 Nous avons constaté que les rôles et responsabilités des gestionnaires subdélégués et des responsables des RH sont communiqués de façon appropriée. Les gestionnaires subdélégués et les conseillers en RH ont accès aux lignes directrices organisationnelles de la CRTFP de même qu'aux modalités de la subdélégation des pouvoirs. La CRTFP dispose de lignes directrices et de directives sur la subdélégation des pouvoirs qui lui permettent d'assurer une orientation aux gestionnaires sur les exigences relatives aux questions suivantes : subdélégation, formation en dotation, conditions de maintien de la subdélégation et révocation des pouvoirs subdélégués. Nous avons également remarqué que les gestionnaires subdélégués ont accès aux avis et conseils de conseillers en RH dont les connaissances ont été validées par la CFP.

Des activités de surveillance sont effectuées

8.19 Nous nous attendions à ce que la CRTFP ait mis en place des mécanismes lui permettant de s'assurer que les nominations et processus de nomination sont surveillés, et que des mesures appropriées sont prises lorsque des irrégularités sont relevées.

8.20 La politique de la CRTFP, intitulée Programme de surveillance des activités de dotation, est le mécanisme adopté par la CRTFP pour veiller à ce que toutes les mesures de dotation qu'elle lance soient menées conformément à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) et aux autres exigences légales. Nous avons constaté que cette politique prévoit l'examen, deux fois par année, d'un certain nombre de dossiers de nomination. Au cours de la période visée par la présente vérification, la CRTFP a procédé à l'examen d'un certain nombre de dossiers de nomination. En outre, dans le but d'améliorer les décisions en matière de nomination à la CRTFP, les Services des RH ont transmis un rapport de suivi des activités de dotation aux gestionnaires subdélégués et membres du comité de gestion afin de rendre compte des tendances et des observations relevées. Nous avons également noté que les activités de surveillance étaient documentées et que, au besoin, des mesures correctives et un suivi avaient été mis en œuvre.

8.21 Nous avons également relevé que la CRTFP avait élaboré et mis en œuvre une liste de contrôle afin d'aider les conseillers en RH et gestionnaires subdélégués à mener à terme leurs mesures de dotation, et à justifier les décisions en matière de nomination conformément aux exigences de la CFP.

Toutes les nominations, sauf une, respectaient le mérite

8.22 Nous nous attendions à ce que les nominations et processus de nomination de la CRTFP respectent les valeurs fondamentales (mérite et impartialité politique), les valeurs directrices (justice, accessibilité, transparence et représentativité), les autres exigences de la LEFP, le Cadre de nomination de la CFP et toutes les autres autorisations en vigueur. Nous nous attendions également à ce que les dossiers de nomination de la CRTFP contiennent une documentation suffisante et appropriée pour appuyer les décisions en matière de sélection et de nomination.

8.23 Selon l'article 30 de la LEFP, les nominations doivent être fondées sur le mérite. Une nomination est fondée sur le mérite lorsque la Commission est convaincue que la personne à nommer possède les qualifications essentielles établies par l'administrateur général pour le travail à exécuter et, le cas échéant, qu'elle possède également les qualifications constituant un atout et satisfait aux exigences opérationnelles ou aux besoins organisationnels précisés dans l'énoncé des critères de mérite.

8.24 Dans 100 % (13 sur 13) des processus de nomination annoncés et dans 80 % (4 sur 5) des processus de nomination non annoncés qui ont été vérifiés, nous avons constaté que le mérite était respecté. Cependant, nous avons noté que le mérite n'avait pas été respecté dans 20 % (1 sur 5) des processus de nomination non annoncés. Le tableau 1 présente un survol des observations sur le mérite concernant les nominations vérifiées.

Tableau 1 : Observations sur le mérite
Observations Nombre de nominations selon le type de processus Total
Annoncé Non annoncé
Le mérite a été respecté Les outils ou méthodes d'évaluation ont permis d'évaluer les qualifications essentielles et les autres critères de mérite appliqués à cette nomination; la personne nommée satisfaisait aux exigences fixées. 13 (100 %) 4 (80%) 17 (95%)
Le mérite n'a pas été démontré Les outils ou méthodes d'évaluation n'ont pas permis de démontrer que la personne nommée satisfaisait aux exigences fixées. 0 (0%) 0 (0%) 0 (0%)
Le mérite n'a pas été respecté La personne nommée ne possédait pas une ou plusieurs qualifications essentielles établies ou ne répondait pas aux autres critères de mérite appliqués. 0 (0%) 1 (20%) 1 (5%)
Total des nominations vérifiées 13 (100%) 5 (100%) 18 (100%)

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

Certains processus de nomination comportaient des indicateurs de traitement préférentiel

8.25 Tout processus de sélection et de nomination d'une personne doit respecter les valeurs directrices que sont la justice, la transparence, l'accessibilité et la représentativité. Nous nous attendions à ce que les processus de nomination annoncés et non annoncés de la CRTFP n'accordent aucun avantage ou traitement préférentiel aux candidats. Parmi les indicateurs d'un traitement préférentiel, notons, par exemple, les preuves suivantes :

  • Les exigences linguistiques ont été adaptées pendant le processus de nomination afin de profiter à un candidat en particulier;
  • Les qualifications essentielles ne pouvaient être acquises qu'en cours d'emploi;
  • La zone de sélection est trop restreinte.

8.26 Dans 15 % (2 sur 13) des processus de nomination annoncés et 20 % (1 sur 5) des processus de nomination non annoncés qui ont été vérifiés, nous avons trouvé des indicateurs de traitement préférentiel. La pièce 1 présente un exemple de processus de nomination comportant des indicateurs de traitement préférentiel.

Pièce 1 : Processus de nomination comportant des indicateurs de traitement préférentiel

Dans un processus de nomination non annoncé, les exigences linguistiques du poste ont été modifiées, passant de bilingue impératif, à anglais ou français, tout juste avant la nomination afin de faciliter la nomination de la personne visée. De plus, la justification trouvée au dossier ne démontrait le respect d'aucune des valeurs directrices.

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

Faible justification de processus de nomination non annoncés

8.27 Les nominations effectuées dans le cadre d'un processus non annoncé doivent être accompagnées d'une justification écrite démontrant de quelle façon le processus répond aux critères établis par l'organisation et respecte les valeurs fondamentales et directrices. Dans 80 % (4 sur 5) des processus de nomination non annoncés qui ont été vérifiés, nous avons noté que les gestionnaires n'avaient pas démontré, à l'aide d'une justification, qu'ils avaient tenu compte de toutes les valeurs directrices. Dans un de ces cas, nous avons constaté que le conseiller en RH avait formulé des conseils pertinents au gestionnaire subdélégué, mais que ce dernier ne les avait pas suivis.

Recommandation 1

L'administrateur général de la Commission des relations de travail dans la fonction publique devrait fournir des conseils à ses gestionnaires subdélégués sur la façon de démontrer, à l'aide d'une justification écrite, que toutes les valeurs directrices sont prises en compte dans le cadre d'un processus de nomination non annoncé.

Les zones de sélection et de recours limitées peuvent mettre à risque les valeurs directrices

8.28 Nous nous attendions à ce que la CRTFP ait établi et diffusé une politique organisationnelle conforme aux Lignes directrices de la CFP en matière de zone de sélection. Nous nous attendions également à ce que la zone de recours applicable aux processus internes non annoncés à la CRTFP respecte les lignes directrices de la CFP à cet égard. Tel qu'il est mentionné précédemment, nous avons relevé que la Politique sur la zone de sélection de la CRTFP met à risque les valeurs directrices d'accessibilité et de transparence.

8.29 Dans 23 % (3 sur 13) des processus de nomination annoncés et 100 % (4 sur 4) des processus internes non annoncés vérifiés, nous avons constaté que la zone de sélection (processus annoncés) limitait le bassin de candidats éventuels, ou que la zone de recours (processus internes non annoncés) n'était pas suffisante, ce qui avait une incidence sur les valeurs directrices d'accessibilité et de transparence. La pièce 2 présente un processus où les valeurs directrices d'accessibilité et de transparence étaient à risque.

Pièce 2 : Processus mettant à risque les valeurs directrices

Dans un processus annoncé, la zone de sélection visait uniquement les fonctionnaires de la CRTFP et du Conseil national mixte dans la région de la capitale nationale (RCN). La zone de sélection utilisée ne respectait pas les valeurs directrices de transparence et d'accessibilité car il y a un bassin limité de candidats au sein de ces organisations, alors qu'il existe un large bassin de candidats éventuels appartenant à ces groupes et niveaux au sein de la fonction publique fédérale dans la RCN.

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

Recommandation 2

L'administrateur général de la Commission des relations de travail dans la fonction publique devrait revoir la politique de la CRTFP sur la zone de sélection afin de s'assurer que les valeurs directrices sont mieux considérées et devrait continuer à surveiller son application.

Conclusion

8.30 Notre vérification a révélé que la Commission des relations de travail dans la fonction publique (CRTFP) avait élaboré et mis en œuvre un cadre approprié pour gérer ses activités de nomination. La CRTFP dispose de stratégies de dotation et a approuvé une série de lignes directrices et de directives afin d'assurer aux gestionnaires subdélégués une orientation concernant la conduite des activités de nomination. Toutefois, nous avons noté que la politique régissant la zone de sélection de la CRTFP met à risque les valeurs directrices de transparence et d'accessibilité.

8.31 Nous avons noté que les rôles et responsabilités des gestionnaires subdélégués et des responsables des ressources humaines sont communiqués de façon appropriée. Nous avons également constaté que la CRTFP mène des activités de surveillance et a mis en place des mécanismes pour s'assurer que les nominations et processus de nomination sont surveillés et que des mesures appropriées sont prises lorsque des irrégularités sont relevées.

8.32 Notre vérification nous a également permis de constater que le mérite était respecté dans tous les cas sauf un. Cependant, nous avons constaté que les nominations et processus de nomination de la CRTFP ne respectaient pas toujours les valeurs directrices et le Cadre de nomination de la CFP. Dans quelques-uns des processus de nomination vérifiés, nous avons trouvé des indicateurs de traitement préférentiel. En outre, dans la plupart des processus de nomination non annoncés vérifiés, nous avons noté que les gestionnaires n'ont pas toujours démontré, à l'aide d'une justification, qu'ils avaient pris en compte toutes les valeurs directrices.

Mesure prise par la Commission de la fonction publique

La CFP surveillera les mesures prises par la Commission des relations de travail dans la fonction publique (CRTFP) pour donner suite aux recommandations présentées dans ce rapport par l'entremise de ses activités de surveillance incluant son Rapport ministériel sur l'obligation de rendre compte en dotation. Par conséquent, la CFP a décidé de ne pas modifier l'instrument actuel de délégation avec l'administrateur général de la CRTFP.

Réponse globale de la Commission des relations de travail dans la fonction publique

La CRTFP a révisé les observations et recommandations de la vérification et tient à vous assurer que nos gestionnaires subdélégués et conseillers en RH sont engagés à aborder les problèmes identifiés dans le rapport de manière rigoureuse et en temps opportun.

Ceci étant dit, la CRTFP a des inquiétudes relativement aux Lignes directrices et à la recommandation de la CFP sur la « zone de sélection ». Les Lignes directrices de la CFP négligent de faire une distinction entre les petits ministères et agences (PMA) et les grands ministères et agences (GMA); une distinction que la SCT, la Vérificatrice générale et le Contrôleur général reconnaissent maintenant comme ayant des conséquences importantes.

Le recrutement d'un personnel efficace et, ultérieurement, son maintien en poste constituent une préoccupation importante et constante de la CRTFP. Bien que la CRTFP est relativement petite, son mandat a un impact énorme sur la fonction publique à travers le pays. Le personnel qui est recruté doit être engagé au même titre que l'employeur à développer sa carrière au sein de la CRTFP et non pas simplement à combler un manque temporaire. C'est pour cette raison que la CRTFP a volontairement mis en place un programme de formation et de perfectionnement en vue de créer un effectif à la fois efficace et professionnel tout en offrant un environnement où les nouvelles recrues sont motivées à apprendre, à se perfectionner et à voir leur carrière progresser au sein de la CRTFP.

Ceci est une leçon que la CRTFP et les autres PMA ont appris à leurs dépens. Après avoir dépensé des montants considérables et beaucoup de temps et d'énergie pour le recrutement et la formation, les titulaires quittaient apparemment pour des horizons plus favorables. La raison principale de ce phénomène a été les possibilités limitées de la CRTFP à offrir des opportunités d'avancement professionnel aux candidats par le biais d'affectations intérimaires en temps opportun ainsi que les zones de sélection réduites. Nous ne pouvons pas nous permettre d'être simplement un tremplin pour les nouveaux employés pour ensuite les voir poursuivre leur carrière ailleurs. En fait, depuis la dernière année, nous avons établi des structures organisationnelles au sein de la CRTFP qui supportent le perfectionnement de nos employés dans l'accomplissement de leurs tâches ainsi que la progression de leur carrière. Grâce à ces efforts de maintien en poste nous avons diminué notre taux d'attrition de 25 % à 14 %.

Même si nous sommes conscients de nos obligations à l'égard des exigences de la LEFP régissant les « zones de sélection » et que nous avons l'intention de nous y conformer entièrement, nous avons fourni l'explication qui précède pour vous permettre de mieux comprendre le dilemme particulier auquel les PMA sont confrontés dans le cadre de leurs mandats respectifs établis par le Parlement.

À propos de la vérification

Considérations liées à l'étendue

La vérification portait sur les activités de nomination menées et les décisions connexes prises par la Commission des relations de travail dans la fonction publique (CRTFP) entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010. La vérification visait deux objectifs. En premier lieu, déterminer si la CRTFP avait instauré un cadre, des systèmes et des pratiques appropriés pour gérer ses activités de nomination. En second lieu, déterminer si les nominations et processus de nomination à la CRTFP étaient conformes à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, au Cadre de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP), y compris l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination conclu avec la CFP, aux lignes directrices connexes de la CRTFP et aux autres autorisations en vigueur.

Pour de plus amples renseignements sur notre méthodologie et nos critères de vérification, veuillez consulter la section Aperçu de l'approche en matière de vérification, à la fin de la présente publication.

Sélection de l'échantillon

Nous avons examiné tous les dossiers de nomination de la CRTFP, sauf ceux des processus non annoncés aux fins de reclassification, pour la période du 1er avril 2009 au 31 mars 2010. Le tableau 2 présente des détails sur le type de processus de nomination vérifiés.

Tableau 2 : Nominations vérifiées
  Total
Annoncés 13
Non annoncés 5
Total 18

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

Équipe de vérification

Vice-présidente, Direction générale de vérification et des services de données
Elizabeth Murphy-Walsh

Directeur général, Direction de la vérification et des méthodes professionnelles
Yves Genest

Directrice
Catherine Gendron

Gestionnaire
Romy Bonneau

Vérificatrices
Mélanie Lebrun
Ghyslène Parent

Spécialiste fonctionnel
Paul Pilon

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