7 Vérification de la Commission canadienne des grains

Table des matières

• Résumé
• Contexte
  • Commission canadienne des grains
  • Objectifs et méthodologie de la vérification
• Observations et recommandations
• La plupart des éléments du Cadre de nomination sont en place
  • Les plans de ressources humaines se sont améliorés
  • Les stratégies de dotation correspondent aux exigences opérationnelles
  • Les lignes directrices obligatoires sont en place, mais l'une d'entre elles doit être mise à jour
  • Les directives du programme de perfectionnement doivent comporter des orientations sur la sélection des participants
  • La subdélégation est accordée avant la formation obligatoire
  • La surveillance des activités de nomination doit être améliorée
• La conformité des nominations et des processus de nomination doit être améliorée
  • Une mauvaise utilisation des méthodes d'évaluation
  • Le mérite n'a pas été respecté ou démontré dans bon nombre de nominations
  • Les processus de nomination non annoncés ne respectent pas toujours les valeurs directrices
• Conclusion
• Mesure prise par la Commission de la fonction publique
• Réponse globale de la Commission canadienne des grains
• À propos de la vérification
  • Considérations liées à l'étendue
  • Sélection de l'échantillon
  • Équipe de vérification

Résumé

7.1 La Commission de la fonction publique (CFP) a mené une vérification qui avait pour objectif de déterminer si la Commission canadienne des grains (CCG) avait mis en place un cadre, des pratiques et des systèmes appropriés afin de gérer ses activités de nomination, puis de déterminer si les nominations et les processus de nomination étaient conformes à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) et autres autorisations en vigueur.

7.2 Nous avons noté que la CCG avait mis en place la plupart des éléments d'un cadre de gestion de ses activités de nomination. Le plan de ressources humaines (RH) de 2009-2010 de la CCG comprenait des stratégies mieux définies. Nous avons remarqué qu'une analyse des écarts entre les résultats prévus et réels en matière de dotation avait été effectuée et que des efforts avaient été déployés afin de permettre aux stratégies de s'harmoniser avec le plan à court et à long terme.

7.3 La CCG avait amélioré ses activités de surveillance au cours de l'exercice 2009-2010. Toutefois, nous avons relevé une faiblesse au chapitre de ses activités de surveillance visant à déterminer si les nominations et les décisions connexes étaient conformes à la LEFP.

7.4 Les nominations et les processus de nomination doivent être améliorés. Plus particulièrement, l'emploi répétitif d'une méthode d'évaluation inappropriée a fait en sorte que le mérite n'a pas été respecté dans 31 % des processus de nomination annoncés et n'a pas été démontré dans 28 % des cas. En 2008, la CFP a conseillé à la CCG d'apporter des correctifs à sa méthode, ce qu'elle n'a pas fait. Pour 20 % de l'ensemble de l'échantillon, le mérite n'a pas été respecté et pour 53 % le mérite n'a pas été démontré.

7.5 Nous avons remarqué que le respect d'une ou de plusieurs valeurs directrices n'avait pas été démontré dans 57 % des processus de nomination non annoncés.

7.6 La CCG a accepté nos constatations et a élaboré un plan d'action visant à donner suite aux questions soulevées dans le rapport de vérification.

7.7 La CFP surveillera les mesures prises par la CCG pour donner suite aux recommandations présentées dans ce rapport par l'entremise de ses activités de surveillance incluant son Rapport ministériel sur l'obligation de rendre compte en dotation. Par conséquent, la CFP a décidé de ne pas modifier l'instrument actuel de délégation avec le commissaire en chef de la CCG.

Contexte

Commission canadienne des grains

7.8 La Commission canadienne des grains (CCG) est un organisme fédéral qui administre les dispositions de la Loi sur les grains du Canada (LGC). La CCG est dirigée par un commissaire en chef, un commissaire en chef adjoint et un commissaire, lesquels sont nommés par le gouverneur en conseil (soit le gouverneur général qui agit conformément aux recommandations du Cabinet). La CCG fait rapport au Parlement par l'entremise du ministre de l'Agriculture et de l'Agroalimentaire.

7.9 Le mandat de la CCG, comme le prévoit la LGC, est de fixer et de faire respecter, au profit des producteurs de grains, des normes de qualité pour le grain canadien et de régir la manutention du grain au pays afin d'en assurer la fiabilité sur les marchés intérieurs et étrangers. Sa vision est d'être un chef de file en matière d'excellence et d'innovation dans les domaines de l'assurance de la qualité et de la quantité des grains, de la recherche et de la défense des intérêts des producteurs.

7.10 Au 31 mars 2009, la CCG comptait 649 employés, dont 57 % appartenaient au groupe professionnel des services techniques. Les employés de la CCG mènent des études et des activités de surveillance. Ils offrent également des services visant à assurer la qualité du grain, la quantité produite et la commercialisation de ce produit. Le siège social de l'organisme est situé à Winnipeg, au Manitoba. La CCG compte d'ailleurs trois bureaux régionaux et 11 centres de services. Voici ses bureaux régionaux :

• Le Bureau régional central, à Thunder Bay (Ontario);
• Le Bureau régional de l'Est, à Montréal (Québec);
• Le Bureau régional de l'Ouest, à Vancouver (Colombie-Britannique).

7.11 Au cours de la période visée par la présente vérification, la LGC a fait l'objet d'un examen au Parlement. La CCG prévoyait que les modifications législatives proposées entraîneraient la réduction d'environ un tiers de son effectif. Cette mesure toucherait donc principalement ses peseurs et inspecteurs de grains, et son personnel de soutien. Bien que les modifications n'aient pas été adoptées par le Parlement, la CCG a tout de même dû se préparer à cette possibilité. Cette situation a eu une incidence directe sur sa planification en matière de ressources humaines (RH) et ses stratégies de dotation.

Objectifs et méthodologie de la vérification

7.12 La présente vérification de la CCG s'inscrit dans le Plan de vérification, d'évaluation et d'études de 2009-2011 de la CFP. Afin d'élaborer le plan de vérification fondé sur le risque, la CFP a examiné particulièrement les rapports ministériels sur l'obligation de rendre compte en dotation de 2007-2008 et de 2008-2009. Cet examen a révélé que la planification et la surveillance des RH (responsabilisation organisationnelle à l'égard des résultats) étaient particulièrement problématiques pour cette organisation.

7.13 La présente vérification avait pour objectif de déterminer si la CCG avait mis en place un cadre, des pratiques et des systèmes appropriés afin de gérer ses activités de nomination, puis de déterminer si les nominations et les processus de nomination étaient conformes à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), au Cadre de nomination de la CFP, incluant la politique en matière de nomination et l'instrument de délégation signé avec la CFP, aux autres autorisations en vigueur et lignes directrices. La présente vérification portait sur les activités selon le Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation pour la période du 1^er avril 2008 au 31 mars 2010. Nous avons également vérifié un échantillon représentatif des nominations effectuées par la CGC pour la période du 1^er avril 2008 au 30 novembre 2009 afin de déterminer le niveau de conformité des nominations en matière des exigences de la LEFP. Pour de plus amples renseignements sur notre méthodologie et notre échantillonnage, veuillez consulter la section À propos de la vérification, à la fin du présent rapport.

Observations et recommandations

La plupart des éléments du Cadre de nomination sont en place

Les plans de ressources humaines se sont améliorés

7.14 Les administrateurs généraux doivent s'assurer que les nominations effectuées au sein de leur organisation et les décisions connexes qui y sont prises sont stratégiques. Ils doivent également veiller à ce qu'elles correspondent aux exigences actuelles et futures en matière de ressources humaines (RH). Nous nous attendions à ce que la Commission canadienne des grains (CCG) ait mis en œuvre des plans de RH comportant des stratégies de dotation dont le rendement est mesurable au regard des objectifs organisationnels, et qui sont appuyées par des lignes directrices en matière de nomination. Plus particulièrement, nous nous attendions à ce que les plans de la CCG soient fondés sur une analyse de l'effectif et que les résultats visés fassent en sorte que les stratégies de dotation atteignent les objectifs organisationnels.

7.15 Nous avons constaté que les plans de RH de la CCG s'étaient améliorés au cours de la période visée par la présente vérification. Dans le plan des RH de 2008-2009, les stratégies de dotation étaient décrites en des termes généraux et énonçaient l'impératif d'examiner les mesures possibles plutôt que de présenter des mesures précises assorties de résultats mesurables. Au cours de l'exercice 2008-2009, la CCG a commencé à officialiser son profil de risque organisationnel. Le plan de RH comprenait une analyse de l'effectif et cernait les risques potentiels. Un des principaux risques définis par la CCG portait sur les modifications proposées à la Loi sur les grains du Canada (LGC). Selon la CCG, l'adoption de celles-ci risquait de se traduire par une réduction du tiers de son effectif. Le recrutement et la gestion de la relève avaient également été désignés comme des risques importants; toutefois, aucun résultat mesurable n'était précisé.

7.16 Nous avons noté que le plan de RH de 2009-2010 contenait des stratégies de dotation qui s'harmonisent avec les risques cernés, y compris des stratégies de nomination plus descriptives et détaillées qui visent à aborder les répercussions possibles des modifications législatives, et qui sont appuyées par une analyse des écarts entre les résultats prévus et réels en matière de dotation.

Les stratégies de dotation correspondent aux exigences opérationnelles

7.17 Nous nous attendions à ce qu'une surveillance de la planification des RH et des mécanismes connexes soit en place et permette de coordonner les décisions et les mesures liées aux nominations. Nous nous attendions également à ce que les processus de nomination respectent les valeurs fondamentales que sont le mérite et l'impartialité politique ainsi que les valeurs directrices que sont la justice, l'accessibilité, la transparence et la représentativité.

7.18 Compte tenu de l'incidence des modifications possibles à apporter à la LGC, la CCG avait doté les postes pour une durée déterminée seulement. Nous avons constaté que pour remédier à l'instabilité causée par cette pratique, la CCG avait eu recours en 2008 à des processus de nomination non annoncés pour nommer à des postes pour une période indéterminée des employés occupant un poste pour une durée déterminée. Par exemple, nous avons constaté que les gestionnaires de la région de l'Ouest avaient nommé à des postes pour une période indéterminée 24 titulaires d'un poste pour une durée déterminée qui comptaient six mois de service et plus. Selon la direction, cette mesure avait été prise afin de stabiliser son effectif de base.

7.19 Nous avons constaté que la CCG avait rajusté sa stratégie de recrutement en 2008 en annonçant davantage sur la base des postes vacants de durée déterminée ou indéterminée. En annonçant des possibilités d'emploi de durées variées, la CCG pouvait nommer des postulants qualifiés à des postes de durée déterminée ou indéterminée. Cette mesure lui permettait donc de se soustraire de l'obligation de recourir à des processus de nomination non annoncés pour doter des postes pour une période indéterminée. Elle correspondait davantage aux valeurs directrices que sont la justice, l'accessibilité et la transparence dans le cadre des processus d'embauche.

Les lignes directrices obligatoires sont en place, mais l'une d'entre elles doit être mise à jour

7.20 Nous avons noté que la CCG avait mis en place les Lignes directrices obligatoires de la CFP en matière de nomination : les lignes directrices en matière de zone de sélection, les lignes directrices en matière de mesures correctives et de révocations et les critères régissant l'utilisation de processus de nomination non annoncés. Toutefois, les critères régissant l'utilisation de processus de nomination non annoncés de la CCG n'étaient pas tout à fait conformes aux Lignes directrices de la CFP en matière de choix du processus de nomination, étant donné qu'ils ne faisaient pas mention de la valeur directrice qu'est la représentativité. À l'exception de cette omission, les lignes directrices satisfaisaient aux exigences de la CFP. La CCG a pallié cette omission en ajoutant cette valeur à son modèle de référence. Les gestionnaires subdélégués se sont d'ailleurs servis de ce modèle pour préparer des documents justifiant le recours à des processus non annoncés.

7.21 En juin 2010, la CCG s'est engagée à réviser ses critères régissant l'utilisation de processus de nomination non annoncés afin qu'ils tiennent compte de la valeur de la représentativité.

Les directives du programme de perfectionnement doivent comporter des orientations sur la sélection des participants

7.22 La CCG a mis sur pied un programme de perfectionnement visant à offrir des possibilités de formation polyvalente et de promotion aux peseurs et inspecteurs de grains. Bien que ce programme ait été approuvé, nous avons constaté qu'il n'était régi que par des directives provisoires. Celles-ci laissaient à la discrétion des gestionnaires d'embauche le choix des méthodes de sélection pour l'admission au programme. Les participants qui réussissaient le programme pouvaient ensuite être promus au moyen de processus de nomination non annoncés. Puisque ce programme constitue une occasion d'avancement importante, les directives doivent donner une orientation précise aux gestionnaires. Cette mesure permettra ainsi d'assurer la tenue d'un processus de sélection des participants qui est juste et une plus grande transparence et accessibilité aux employés souhaitant participer au programme.

La subdélégation est accordée avant la formation obligatoire

7.23 Nous nous attendions à ce que des processus soient en place afin de veiller à ce que les intervenants soient informés de leur rôle et de leurs responsabilités et possèdent les connaissances nécessaires afin d'exercer leurs fonctions liées aux nominations. Nous nous attendions également à ce que la subdélégation des pouvoirs de nomination soit conforme à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) et au Cadre de nomination de la CFP.

7.24 Le commissaire en chef de la CCG a signé avec la CFP un instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination par lequel des pouvoirs de nomination lui ont été délégués. Lorsqu'il les a acceptés, le commissaire en chef a consenti à mener des activités de dotation de façon à respecter le mérite et les valeurs de nomination qui régissent l'ensemble de la fonction publique. Notre vérification a révélé que la subdélégation des pouvoirs en matière de RH a été effectuée au sein de la CCG conformément au Cadre de nomination de la CFP.

7.25 La CCG a défini les exigences qui doivent être satisfaites afin d'obtenir la subdélégation des pouvoirs ainsi que les rôles et responsabilités qui s'y rattachent. Avant que les gestionnaires ne puissent exercer les pouvoirs de dotation qui leur ont été subdélégués, ils doivent réussir les cours obligatoires établis par la CCG. Nous avons remarqué que les contrôles à cet égard comportaient un manque permettant aux gestionnaires de recevoir des lettres de subdélégation avant d'avoir terminé la formation obligatoire. Dans notre échantillon, nous avons relevé quatre lettres d'offre qui avaient été signées par des gestionnaires qui n'avaient pas terminé la formation obligatoire. Les représentants de la CCG nous ont informés que le processus de subdélégation est actuellement à l'étude et tiendra compte de cette observation.

7.26 Nous avons noté que l'ensemble des gestionnaires de la CCG pouvaient compter sur l'appui d'un conseiller en RH dont les connaissances relatives au Cadre de nomination avaient été validées par la CFP ainsi que sur l'appui d'un seul coordonnateur en RH. À la fin de 2009, la CCG a embauché, dans la région de l'Est, un deuxième conseiller en RH dont les connaissances avaient été validées par la CFP, un coordonnateur des RH à l'administration centrale, ainsi qu'un étudiant.

La surveillance des activités de nomination doit être améliorée

7.27 Les ministères et organismes doivent surveiller les nominations afin de s'assurer qu'elles sont conformes aux exigences de la LEFP, aux lignes directrices, aux autres autorisations en vigueur et à l'instrument de délégation signé avec la CFP. La CFP a établi le Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation (CGRD). Ce dernier comporte des indicateurs permettant de déterminer la façon dont les pouvoirs de nomination devraient être exercés. Les administrateurs généraux doivent démontrer à la CFP que les systèmes de dotation de leur organisation correspondent aux indicateurs obligatoires établis par le CGRD.

7.28 La surveillance est un processus continu qui consiste à recueillir et à analyser les données qualitatives et quantitatives portant sur les résultats de dotation actuels et antérieurs. Celle-ci permet à la CCG d'évaluer la gestion et le rendement des activités de dotation (comprend une évaluation des risques reliés aux nominations et aux processus de nomination). En outre, la surveillance permet de déterminer les mesures correctives à prendre pour gérer le risque et le réduire au minimum, et améliorer le rendement en dotation.

7.29 Nous avons constaté que toutes les demandes de dotation nécessitaient l'approbation du Comité exécutif de gestion avant d'être mises à exécution. Toutefois, à l'exercice 2008-2009, la CCG n'a pas surveillé son rendement réel au chapitre de ses cibles de dotation stratégiques. En 2009, la CCG a lancé un examen trimestriel des plans de RH de chacune des divisions, lequel permet d'élaborer des indicateurs de rendement mesurables servant à surveiller les activités de dotation prévues et réelles. Grâce à l'ajout de l'analyse des écarts du plan de RH de 2009-2010 et d'autres documents sur les leçons tirées, la CCG dispose maintenant des renseignements nécessaires pour commencer à documenter les écarts par rapport aux activités de dotation prévues au niveau organisationnel et pour prendre des mesures correctives.

7.30 Nous avons remarqué que la CCG avait préparé des listes de vérification et des modèles en matière de dotation. Elle les employait d'ailleurs afin de s'assurer que ses décisions pour chacune des nominations sont documentées. Nous avons également noté que le conseiller en RH signait la liste de vérification pour confirmer que le dossier de nomination était complet. Les vérifications des processus de dotation effectuées par Agriculture et Agroalimentaire Canada au nom de la CCG ont permis de confirmer la présence des documents de dotation; toutefois, elles n'ont pas établi si les nominations étaient conformes à la LEFP, aux lignes directrices, aux autres autorisations en vigueur et à l'instrument de délégation signé avec la CFP. Nous n'avons décelé aucune autre activité de surveillance ayant permis de déterminer si les nominations et les décisions connexes étaient conformes à la LEFP.

La conformité des nominations et des processus de nomination doit être améliorée

Une mauvaise utilisation des méthodes d'évaluation

7.31 Selon l'article 30 de la LEFP, les nominations doivent être fondées sur le mérite. Une nomination est fondée sur le mérite lorsque la Commission est convaincue que la personne à nommer possède les qualifications essentielles et, le cas échéant, toute qualification constituant un atout, et qu'elle satisfait aux exigences opérationnelles et besoins organisationnels utilisées pour prendre la décision relative à sa nomination.

7.32 Nous avons constaté que la CCG a fait l'utilisation d'une mauvaise méthode d'évaluation lors des processus de nomination annoncés. Les candidats étaient jugés qualifiés s'ils obtenaient une note minimale établie pour un ensemble de qualifications, même s'ils n'avaient pas obtenu la note de passage pour une des qualifications essentielles de cet ensemble. Ceci a permis à des candidats ne possédant pas l'une des qualifications essentielles d'être nommés ou placés dans un bassin de candidats qualifiés. Cette méthode d'évaluation, communément appelée évaluation globale, enfreint la LEFP.

7.33 Nous avons remarqué que dans 31 % (12 sur 39) des nominations découlant de processus annoncés, le mérite n'a pas été respecté à la suite de l'emploi répétitif de la méthode d'évaluation globale.

Pièce 1 : Une mauvaise utilisation des méthodes d'évaluation

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

7.34 Nous avons noté que le mérite n'a pu être démontré dans 28 % (11 sur 39) des nominations découlant de processus annoncés en utilisant la méthode d'évaluation globale. Nous avons constaté que le mérite a été respecté dans trois nominations découlant de processus annoncés bien qu'on ait utilisé la méthode globale d'évaluation.

7.35 En 2008, un représentant régional de la CFP a conseillé à la CCG de ne pas employer la méthode d'évaluation globale. Un représentant d'Agriculture et Agroalimentaire Canada lui a également indiqué que celle-ci enfreignait la LEFP. En dépit de ces réserves, la CCG a continué d'utiliser cette méthode.

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

Le mérite n'a pas été respecté ou démontré dans bon nombre de nominations

7.36 Nous avons remarqué que dans 20 % (15 sur 76) de toutes les nominations, le mérite n'avait pas été respecté. Pour ce qui est des processus annoncés, nous avons constaté que 12 des 14 personnes nommées avaient été évaluées à l'aide de la méthode d'évaluation globale, et que, de ce fait, leur nomination n'était pas fondée sur le mérite. Quant aux deux autres personnes nommées, un gestionnaire subdélégué a procédé à leur nomination même si elles ne satisfaisaient pas aux exigences linguistiques. Le mérite n'a pas été respecté pour une nomination découlant d'un processus non annoncé. Le candidat nommé ne possédait pas une qualification essentielle en matière d'études.

Pièce 2 : Le mérite n'a pas été respecté

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

7.37 Nous avons noté que, dans 53 % (40 sur 76) des nominations effectuées et dans 73 % (27 sur 37) des nominations découlant de processus non annoncés, nous n'avons pas été en mesure de conclure que le mérite avait été démontré. En effet, il n'y avait aucun lien évident entre les qualifications et l'évaluation, soit parce que les qualifications n'avaient pas toutes été évaluées, ou parce qu'aucune évaluation ne figurait au dossier de nomination.

Les processus de nomination non annoncés ne respectent pas toujours les valeurs directrices

7.38 Selon les Lignes directrices de la CFP en matière de choix du processus de nomination, les nominations découlant de processus non annoncés doivent être accompagnées d'une justification écrite démontrant que le processus respecte les critères organisationnels établis et les valeurs de nomination.

7.39 Nous avons constaté que le dossier de huit des processus de nomination non annoncés ne contenait aucune justification écrite. En outre, 57 % (21 sur 37) des processus de nomination non annoncés ne permettaient pas de démontrer le respect d'une ou de plusieurs valeurs directrices.

Conclusion

7.40 La Commission canadienne des grains (CCG) avait mis en place la plupart des éléments d'un cadre de gestion de ses activités de nomination. Le plan de ressources humaines de 2009-2010 de la CCG comprenait des stratégies mieux définies. Nous avons remarqué qu'une analyse des écarts entre les résultats prévus et réels en matière de dotation avait été effectuée et que des efforts avaient été déployés afin de permettre aux stratégies de s'harmoniser avec le plan à court et à long terme. La CCG avait mis en œuvre les lignes directrices obligatoires en matière de nomination. Nous avons constaté que la CCG avait mis en place un programme de perfectionnement visant à offrir des possibilités de formation polyvalente et de promotion aux peseurs et inspecteurs de grains. Nous avons toutefois noté que les directives relatives à celui-ci devaient donner une orientation plus claire afin de s'assurer que le processus de sélection des participants est juste et transparent.

7.41 La CCG avait mis en place des processus pour faire en sorte que les gestionnaires soient informés de leur rôle et de leurs responsabilités et possèdent les connaissances nécessaires afin d'exercer leurs fonctions liées aux nominations. Nous avons décelé un manque au chapitre des contrôles qui permettait aux gestionnaires de recevoir des lettres de subdélégation avant d'avoir terminé la formation obligatoire. Cette défaillance a donné lieu à la signature de quatre lettres d'offre par des gestionnaires qui n'avaient pas terminé la formation obligatoire.

7.42 La CCG avait amélioré ses activités de surveillance au cours de l'exercice 2009-2010. Toutefois, nous avons relevé des faiblesses au chapitre de ses activités de surveillance visant à déterminer si les nominations et les décisions connexes étaient conformes à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique.

7.43 Les nominations et les processus de nomination doivent être améliorés. Plus particulièrement, l'emploi répétitif d'une méthode d'évaluation inappropriée a fait en sorte que le mérite n'a pas été respecté dans 31 % des nominations annoncés et n'a pas été démontré dans 28 % des cas. En 2008, on a conseillé à la CCG d'apporter des correctifs à sa méthode, ce qu'elle n'a pas fait. Pour 20 % de l'ensemble de l'échantillon, le mérite n'a pas été respecté et pour 53 % le mérite n'a pas été démontré. Nous avons remarqué que le respect d'une ou de plusieurs valeurs directrices n'avait pas été démontré dans 57 % des processus de nomination non annoncés.

Mesure prise par la Commission de la fonction publique

La CFP surveillera les mesures prises par la Commission canadienne des grains (CCG) pour donner suite aux recommandations présentées dans ce rapport par l'entremise de ses activités de surveillance incluant son Rapport ministériel sur l'obligation de rendre compte en dotation. Par conséquent, la CFP a décidé de ne pas modifier l'instrument actuel de délégation avec le commissaire en chef de la CCG.

Réponse globale de la Commission canadienne des grains

La Commission canadienne des grains (CCG) accepte les conclusions soulignées dans le Rapport de vérification de la dotation de la Commission de la fonction publique (CFP) de 2010. La CCG a toujours appuyé et continue d'appuyer le principe que toutes les décisions en matière de dotation doivent être fondées sur le mérite et que les valeurs fondamentales et directrices relatives à l'équité, à la transparence, à l'accessibilité et à la représentativité doivent être respectées dans toutes les décisions de nomination et les nominations qui en résultent au sein de la fonction publique fédérale.

La CCG est reconnaissante de la mention qu'en dépit du fait que nous travaillons dans un environnement incertain avec des ressources insuffisantes, notre planification des ressources humaines et nos stratégies de dotation se sont améliorées.

Dans le passé, alors que la pratique d'évaluations compensatoires ou globales avait cours, la CCG appliquait cette approche de bonne foi. À son avis, les méthodes d'évaluation utilisées favorisaient la sélection de candidats qualifiés pour répondre aux besoins actuels et futurs de l'organisation. À la suite de la vérification et en conformité avec les lettres adressées aux chefs des ressources humaines (10-14) en juillet 2010, lesquelles abordaient la question relative a l'évaluation de chaque qualification essentielle sans recourir à une approche compensatoire ou globale, la CCG a mis fin à la pratique d'évaluations compensatoires ou globales.

La CCG mettra en place un système de surveillance pour régler les problèmes cernés dans le Rapport de vérification et s'assurera que les rôles et les responsabilités sont clairement définis et que des mesures de contrôle sont prises pour répondre à tous les éléments du Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation et pour faire rapport de ces mesures de contrôle par l'entremise du Rapport ministériel sur l'obligation de rendre compte en dotation. Ces mesures respecteront la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, les autres documents faisant autorité, les politiques et l'instrument de délégation signé avec la CFP.

À propos de la vérification

Considérations liées à l'étendue

Notre vérification portait sur les activités de nomination ainsi que sur les décisions en matière de nomination de la Commission canadienne des grains (CCG) pour la période du 1^er avril 2008 au 31 mars 2010. Elle visait deux objectifs : en premier lieu, déterminer si la CCG avait mis en place un cadre, des pratiques et des systèmes appropriés afin de gérer ses activités de nomination; en second lieu, déterminer si les nominations et les processus de nomination de la CCG étaient conformes à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), au Cadre de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP), y compris les lignes directrices et l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination signé avec la CFP, ainsi qu'aux autres politiques et autorisations en vigueur.

Pour de plus amples renseignements sur notre méthodologie et nos critères de vérification, veuillez consulter la section Aperçu de l'approche en matière de vérification, à la fin de la présente publication.

Sélection de l'échantillon

L'échantillon de nominations a été tiré de l'ensemble des nominations effectuées par la CCG pour la période du 1^er avril 2008 au 30 novembre 2009. Le cadre d'échantillonnage de la population était fondé sur les données relatives aux ressources humaines de la CCG et a été stratifié selon la région (l'administration centrale et toutes les autres régions) et selon le type de processus employé (annoncé et non annoncé).

Le tableau 2 ci-dessous donne une description détaillée de la taille de l'échantillon et des types de processus de nomination vérifiés. Bien que les proportions données ne soient pas pondérées, tous les résultats ont été comparés à des estimations pondérées et aucune différence notable n'a été constatée.

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique
* Indique qu'il est possible de faire rapport de cette estimation fondée sur un échantillon sans réserve.

En supposant un taux d'écart mesuré de 20 % ou moins, nous pouvons nous attendre à un intervalle de confiance d'au plus 10 % et à un niveau de confiance de 90 %. Ceci nous permet, pour les cellules comportant un astérisque, de faire rapport de nos observations de vérification sans réserve.

Équipe de vérification

Vice-présidente, Direction générale de la vérification et des services de données
Elizabeth Murphy-Walsh

Directeur général, Direction de la vérification
Blair Haddock

Directeur
Darren Horne

Gestionnaire
Joyce Heenan

Vérificateurs
Jill Hawkins
René Lajzerowicz
Claude Saintonge

Spécialiste fonctionnel
Paul Pilon

 

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