4 Vérification de Bibliothèque et Archives Canada

Table des matières

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Résumé

4.1 Les objectifs de cette vérification étaient de déterminer si Bibliothèque et Archives Canada (BAC) avait mis en place un cadre, des pratiques et des systèmes appropriés afin de gérer ses activités de nomination, puis de déterminer si les nominations et les processus de nomination étaient conformes à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) et aux autres autorisations en vigueur.

4.2 Un plan intégré des RH couvrant la période 2009-2012 a été approuvé le 3 mars 2009, à la fin de notre période de vérification. Cependant, nous avons noté que ce plan ne repose sur aucune analyse de l'effectif ni sur les résultats escomptés. De plus, il ne prend pas en compte les objectifs organisationnels visant à définir les besoins actuels et futurs, et ne présente aucune stratégie de dotation.

4.3 BAC a clairement défini les rôles et responsabilités ainsi que les exigences à respecter afin d'obtenir une subdélégation. En fait, BAC a élaboré un instrument et une politique de subdélégation des pouvoirs en matière de RH définissant les rôles et responsabilités. Il offre également un cours sur la dotation aux gestionnaires visés par la subdélégation des pouvoirs. Tous les gestionnaires ont accès aux avis et conseils de conseillers en RH dont les connaissances relatives au Cadre de nomination ont été validées au moyen de l'Examen de connaissances sur le Cadre de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP).

4.4 Nous avons constaté que BAC avait exercé certaines activités de surveillance. BAC a réalisé son premier exercice de surveillance en dotation qui portait sur les activités de nomination de la période allant d'octobre 2007 à septembre 2008. Cependant, durant la période visée par la vérification, aucun plan d'action précis n'a été élaboré pour apporter des mesures correctives permettant de s'attaquer aux problèmes soulevés dans le rapport de BAC, publié en février 2009.

4.5 Nous avons trouvé que les nominations et processus de nomination de BAC n'étaient pas toujours conformes. Dans 10 % des processus de nomination annoncés et 14 % des processus de nomination non annoncés, nous avons constaté que le mérite n'avait pas été respecté. Dans 12,5 % des processus de nomination annoncés et dans 57 % des processus de nomination non annoncés vérifiés, nous avons trouvé des preuves qu'un traitement préférentiel avait été accordé à la personne nommée.

4.6 BAC a accepté nos constatations et a élaboré un plan d'action visant à donner suite aux questions soulevées dans le rapport de vérification.

4.7 La CFP surveillera les mesures prises par BAC pour donner suite aux recommandations présentées dans ce rapport par l'entremise de ses activités de surveillance incluant son Rapport ministériel sur l'obligation de rendre compte en dotation. Par conséquent, la CFP a décidé de ne pas modifier l'instrument actuel de délégation avec l'administrateur général de BAC.

Contexte

Bibliothèque et Archives Canada

4.8 La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada a été adoptée par le Parlement, le 21 mai 2004. Bibliothèque et Archives Canada (BAC) regroupe les collections, les services et le personnel de deux anciennes institutions, Bibliothèque nationale du Canada et Archives nationales du Canada. Le processus de transformation a commencé par un changement de perspective dans les deux organismes, y compris un changement de culture. Ce processus de transformation s'est échelonné sur plusieurs années. Cela a demandé à la nouvelle organisation de préciser les domaines où il y avait chevauchements, de consolider les acquis et les synergies et de réorganiser les ressources en fonction du nouveau mandat. Le mandat de BAC consiste à :

  • préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations présentes et futures;
  • être une source de savoir permanent accessible à tous qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
  • faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
  • servir de mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.

4.9 BAC est une organisation centralisée dont 92 % de l'effectif est situé dans la région de la capitale nationale. Elle a également quatre bureaux régionaux afin de rendre accessibles régionalement les documents d'archives du gouvernement du Canada. Au 31 mars 2009, BAC comptait un effectif de 1 166 employés dont 228 archivistes et bibliothécaires.

4.10 La Commission de la fonction publique (CFP) est chargée de l'application de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), laquelle lui confère le pouvoir exclusif de procéder à des nominations, externes et internes à la fonction publique, fondées sur le mérite. Elle permet aussi à la CFP de déléguer ses pouvoirs en matière de nomination aux administrateurs généraux des organisations. La CFP a signé avec BAC un instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination par lequel des pouvoirs de nomination ont été délégués à l'administrateur général de BAC. Celui-ci disposait du plein pouvoir de délégation durant la période faisant l'objet de notre vérification.

Objectifs et méthodologie de la vérification

4.11 La présente vérification de BAC s'inscrit dans le Plan de vérification, d'évaluation et d'études de 2009-2011 de la CFP. Afin d'élaborer le plan de vérification fondé sur le risque, la CFP a examiné particulièrement les rapports ministériels sur l'obligation de rendre compte en dotation de 2007-2008 et de 2008-2009. Cet examen a mis en lumière les secteurs de rendement en dotation que BAC devait améliorer ou sur lesquels elle devait se concentrer. Pour ce qui est de l'exercice 2008-2009, la CFP a remarqué que BAC devait entre autres améliorer ses activités de planification, et porter une attention particulière à ses activités de suivi et de surveillance ainsi qu'au respect des valeurs de dotation, plus précisément en matière de représentativité.

4.12 La présente vérification portait sur les activités de nominations au sein de BAC pour la période du 1er avril 2008 au 31 mars 2009. La vérification avait pour objectif de déterminer si BAC avait instauré et mis en application un cadre, des pratiques et des systèmes appropriés afin de gérer ses activités de nomination et de déterminer si les nominations et les processus de nomination étaient conformes à la LEFP et aux autres autorisations en vigueur. Pour de plus amples renseignements sur notre méthodologie et notre échantillonnage, veuillez consulter la section À propos de la vérification, à la fin du présent rapport.

Observations et recommandations

Le Cadre de nomination a besoin d'améliorations

Le plan des ressources humaines est incomplet

4.13 Nous nous attendions à ce que le plan des ressources humaines (RH) de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) renferme des stratégies de dotation qui sont soutenues par des politiques organisationnelles relatives aux nominations. Plus précisément, nous nous attendions à ce que le plan repose sur une analyse de l'effectif et sur les résultats escomptés afin que des stratégies en dotation permettent de répondre aux objectifs organisationnels.

4.14 La politique de BAC quant aux choix de processus de nomination stipule que le choix du processus annoncé et non annoncé, externe ou interne, doit être conforme à leur planification des RH. La politique de BAC sur la zone de sélection stipule que leur plan des RH doit être pris en compte lors de l'établissement de la zone de sélection. Nous avons constaté, pour la période visée par notre vérification, que BAC n'avait aucun plan des RH ni de stratégies de dotation lui permettant de respecter ses politiques organisationnelles et le Cadre de nomination.

4.15 Un plan intégré des RH couvrant la période 2009-2012 a été approuvé le 3 mars 2009, à la fin de notre période de vérification. Cependant, nous avons noté que ce plan ne repose sur aucune analyse de l'effectif ni sur les résultats escomptés. De plus, il ne prend pas en compte les objectifs organisationnels visant à définir les besoins actuels et futurs, et ne présente aucune stratégie de dotation.

Recommandation 1

L'administrateur général de Bibliothèque et Archives Canada devrait cibler ses objectifs organisationnels, déceler les écarts et établir des stratégies de dotation adéquates et concrètes qui intègrent le Cadre de nomination.

Les rôles et responsabilités sont clairement définis

4.16 Nous nous attendions à ce que des processus soient en place pour s'assurer que les intervenants sont informés de leurs rôles et responsabilités, et qu'ils possèdent les connaissances pour exercer leurs pouvoirs de nomination. Nous nous attendions également à ce que la subdélégation des pouvoirs de nomination soit conforme à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) et au Cadre de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP).

4.17 L'administrateur général de BAC a signé un instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN) avec la CFP par lequel des pouvoirs de nomination lui ont été délégués. Lorsqu'il les a acceptés, il s'est engagé à mener ses activités de dotation de façon à respecter le principe du mérite et les valeurs de nomination qui régissent l'ensemble de la fonction publique. Notre vérification a révélé que la subdélégation en matière de RH au sein de BAC a été effectuée selon les règles du Cadre de nomination de la CFP.

4.18 BAC a clairement défini les rôles et responsabilités ainsi que les exigences à respecter afin d'obtenir une subdélégation. En fait, BAC a élaboré un instrument et une politique de subdélégation des pouvoirs en matière de RH définissant les rôles et responsabilités. Il offre également un cours sur la dotation aux gestionnaires visés par la subdélégation des pouvoirs. De plus, BAC communique l'IDRN, l'instrument de subdélégation, ainsi que les politiques organisationnelles au moyen de l'intranet.

4.19 Une fois que les gestionnaires satisfont à toutes les exigences établies par l'administrateur général, ils sont appelés à confirmer par écrit qu'ils acceptent les pouvoirs de nomination qui leur sont délégués. Tous les gestionnaires ont accès aux avis et conseils de conseillers en RH dont les connaissances relatives au Cadre de nomination ont été validées au moyen de l'Examen de connaissances sur le Cadre de nomination de la CFP.

4.20 Lors des entrevues avec les conseillers en RH ainsi qu'avec les gestionnaires subdélégués, ceux-ci nous ont mentionné que les conseillers offrent avis et conseils aux gestionnaires impliqués dans les processus de dotation. Par contre, en vérifiant les dossiers, nous avons trouvé certains processus de nomination, dans le cadre desquels de bons avis et conseils de la part des conseillers en RH n'avaient pas été suivis par les gestionnaires. Ces processus ont mené des nominations non conformes.

Certaines activités de surveillance sont effectuées

4.21 Nous nous attendions à ce que des activités soient en place au sein de BAC afin d'assurer la surveillance des nominations et des processus de nomination de façon à garantir qu'elles satisfont aux exigences de la LEFP, au Cadre de nomination de la CFP, y compris les lignes directrices et l'instrument de délégation signé avec la CFP, ainsi qu'aux politiques régissant l'organisation. Nous nous attendions également à ce que des mécanismes soient en place pour assurer l'application de mesures correctives au besoin.

4.22 Durant la période visée par la vérification, nous avons constaté que BAC avait exercé certaines activités de surveillance. En fait, BAC a réalisé son premier exercice de surveillance en dotation qui portait sur les activités de nomination de la période allant d'octobre 2007 à septembre 2008. L'objectif de cet exercice interne était de déterminer la conformité des 26 processus de nominations analysés et de cerner les points à améliorer.

4.23 À notre avis, l'examen de dossiers de nomination aux fins de surveillance est une bonne pratique qui peut aider entre autres à améliorer la conformité des processus de nomination et l'adhésion au Cadre de nomination. Cependant, durant la période visée par la vérification, aucun plan d'action précis n'a été élaboré pour apporter des mesures correctives permettant de s'attaquer aux problèmes soulevés dans le rapport de BAC, publié en février 2009.

4.24 Nous avons également constaté que BAC a mis en place un comité des ressources humaines (CRH) chargé de surveiller les décisions en matière de nomination. Ce comité, coprésidé par deux sous-ministres adjoints, est composé de directeurs généraux ou de représentants de chacune des directions générales de l'organisation. Parmi les sujets discutés au CRH, il y a entre autres le rapport de surveillance interne, la revue ou les modifications des politiques organisationnelles, les prolongations et nominations intérimaires de plus de 12 mois et certaines nominations internes non annoncées.

4.25 Bien que le rapport de surveillance interne ait été discuté au CRH en juin 2009, soit à la fin de la présente vérification, le comité n'avait toujours pas fait en sorte que des mesures correctives, visant à donner suite aux recommandations présentées dans ce rapport, soient mises en œuvre. De plus, malgré les changements apportés, en mars 2007, aux Lignes directrices de la CFP en matière de nomination pour inclure la valeur directrice de représentativité, le comité n'a pas revu la politique organisationnelle sur le choix du processus de nomination afin d'inclure cette valeur.

Certains dossiers de dotation étaient incomplets

4.26 Les dossiers de dotation sont des enregistrements officiels des décisions en matière de sélection et de nomination. Ils doivent présenter un compte rendu fiable des activités de dotation qui ont conduit à une nomination, et contenir la preuve que les valeurs de nomination ont été respectées tout au long du processus.

4.27 Nous avons constaté qu'il manquait de la documentation au dossier dans 37,5 % (15 sur 40) des processus annoncés et dans 57 % (4 sur 7) des processus non annoncés vérifiés. Dans 25 % (10 sur 40) des processus de nomination annoncés, une déclaration d'impartialité signée, selon laquelle tous les candidats ont été évalués de façon juste et équitable, n'avait pas été versée au dossier. De plus, dans 14 % (4 sur 28) des processus de nomination annoncés, et 57 % (4 sur 7) des processus de nomination non annoncés qui contenaient une telle déclaration, nous n'avons trouvé aucune preuve qu'une évaluation avait en effet eu lieu.

4.28 Bien qu'elle ne constitue pas une exigence, une liste de contrôle se révèle un outil pratique et utile pour la constitution des dossiers de dotation. Une telle liste, si elle est exhaustive et utilisée régulièrement, constitue une pratique exemplaire. Elle permet de déterminer les preuves qui sont requises pour justifier la décision en matière de nomination, démontre que le processus requis est suivi et fournit des indications sur l'ordre dans lequel il faut entreprendre les différentes étapes du processus.

4.29 Nous avons noté que BAC utilise une liste de contrôle pour s'assurer que ses dossiers de dotation sont bien documentés. Cependant, cette liste est incomplète puisqu'elle ne contient pas certains éléments essentiels tels que l'exigence de verser au dossier la justification de la décision en matière de nomination, la preuve qu'une mesure corrective a été prise à la suite de la discussion informelle ou la documentation suivant la nomination (demandes de renseignements, plaintes, rapports ou décisions d'enquête ou d'un tribunal, révocations, etc.).

Recommandation 2

L'administrateur général de Bibliothèque et Archives Canada devrait s'assurer que les activités et les mesures correctives découlant de sa surveillance sont mises à exécution en temps opportun et qu'elles abordent les domaines à haut risque.

La conformité des nominations et des processus de nomination doit être améliorée

4.30 Nous nous attendions à ce que les nominations et les processus de nomination respectent les valeurs fondamentales (mérite et impartialité politique), les valeurs directrices (justice, accessibilité, transparence et représentativité) ainsi que les autres exigences de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), le Cadre de nomination de la CFP et toutes les autres autorisations en vigueur.

Le mérite n'a pas toujours été respecté ou démontré

4.31 Selon l'article 30 de la LEFP, les nominations doivent être fondées sur le mérite. Une nomination est fondée sur le mérite lorsque la Commission est convaincue que la personne à nommer possède les qualifications essentielles établies par l'administrateur général pour le travail à accomplir et, le cas échéant, qu'elle possède également les qualifications constituant un atout, et satisfait aux exigences opérationnelles et besoins organisationnels établis par l'administrateur général.

4.32 Dans 10 % (4 sur 40) des processus de nomination annoncés et 14 % (1 sur 7) des processus de nomination non annoncés, nous avons constaté que le mérite n'a pas été respecté. Le tableau 1 donne un survol des observations sur le mérite concernant les nominations vérifiées.

Tableau 1 : Observations sur le mérite
Observations Nombre de nominations selon le type processus
Annoncé Non annoncé
Le mérite a été respecté Les outils ou méthodes d'évaluation ont permis d'évaluer les qualifications essentielles et les autres critères de mérite appliqués à cette nomination; la personne nommée satisfaisait aux exigences fixées. 9 (22,5 %) 1 (14 %)
Le mérite n'a pas été démontré Les outils ou méthodes d'évaluation n'ont pas permis de démontrer que la personne nommée satisfaisait aux exigences fixées. 27 (67,5 %) 5 (72 %)
Le mérite n'a pas été respecté La personne nommée ne possédait pas une ou plusieurs qualifications essentielles établies ou ne répondait pas aux autres critères de mérite appliqués. 4 (10,0 %) 1 (14 %)
Total des nominations vérifiées 40 (100 %) 7 (100 %)

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

4.33 Le mérite n'a pas été démontré dans 72 % (5 sur 7) des processus de nomination non annoncés. Par ailleurs, le mérite n'a pas été démontré dans 67,5 % (27 sur 40) des processus de nomination annoncés. Dans la majorité des processus de nomination annoncés, nous n'avons trouvé aucune preuve que la personne nommée satisfaisait aux exigences en matière d'études. Dans d'autres cas, soit il n'existait aucun lien évident entre les qualifications et l'évaluation ou soit aucune évaluation n'a été versée au dossier de nomination. La pièce 1 présente un exemple de nomination où le mérite n'a pas été démontré.

Pièce 1 : Le mérite n'a pas été démontré

Dans le cadre d'un processus externe annoncé, le mérite n'a pas été démontré puisque la seule question servant à évaluer l'une des qualifications essentielles a été annulée. En examinant le dossier, il nous a été impossible de déterminer si la personne nommée possédait ou non cette qualification, du fait qu'aucun autre outil d'évaluation n'a été conçu afin de l'évaluer.

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

4.34 Nous avons également constaté que 10 % (4 sur 40) des processus de nomination annoncés et 14 % (1 sur 7) des processus de nomination non annoncés ne respectaient pas le mérite. La pièce 2 présente deux exemples où le mérite n'a pas été respecté.

Pièce 2 : Le mérite n'a pas été respecté

  1. Dans le cadre d'un processus externe annoncé, un candidat a été nommé en dépit du fait qu'il ait échoué une qualité essentielle à l'examen écrit. Cette qualité essentielle n'a pas été évaluée au moyen d'un autre outil. La personne nommée ne possédait donc pas l'une des qualifications essentielles établies.
  2. 2. Dans le cadre d'un processus externe non annoncé, le candidat nommé à un poste bilingue impératif CBC/CBC n'avait pas de résultats de tests de langue valides au moment de sa nomination. Ses résultats étaient périmés depuis plusieurs années et BAC n'a pas testé le candidat dans le cadre du processus.

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

Traitement préférentiel accordé dans certains processus vérifiés

4.35 Les valeurs fondamentales que sont le mérite et l'impartialité politique demeurent les pierres angulaires des nominations internes et externes à la fonction publique. En outre, le respect des valeurs directrices que sont la justice, la transparence, l'accessibilité et la représentativité s'impose lors du processus de sélection et de la nomination de la personne. Les dossiers de dotation doivent contenir la preuve que ces valeurs ont été respectées tout au long du processus de nomination.

4.36 Dans 12,5 % (5 sur 40) des processus de nomination annoncés et dans 57 % (4 sur 7) des processus de nomination non annoncés vérifiés, nous avons trouvé des preuves qu'un avantage ou un traitement préférentiel avait été accordé à la personne nommée. Ces cas se démarquaient par l'accumulation de facteurs tels :

  • l'implication du candidat dans le processus;
  • le changement de profil linguistique pour refléter celui de la personne à nommer;
  • la présélection et des critères de mérite très spécifiques favorisant le candidat qui occupait déjà le poste par intérim;
  • les modifications apportées aux notes de passage.

4.37 Dans les cinq processus annoncés accordant un traitement préférentiel au candidat nommé, ceux-ci ne démontraient pas le mérite. Dans le cas des processus non annoncés favorisant le candidat nommé, 75 % (3 sur 4) ne démontraient pas le mérite. La pièce 3 présente un exemple d'une nomination favorisant le candidat nommé.

Pièce 3 : Nomination favorisant le candidat nommé

Le candidat nommé, qui occupait le poste à pourvoir par intérim, a participé à l'élaboration de l'énoncé des critères de mérite du processus interne annoncé, par lequel il a été nommé. Bien qu'il y ait eu 18 postulants, le candidat nommé était le seul à satisfaire aux exigences spécifiques fixées et acquises pendant son intérim. Par ailleurs, le gestionnaire d'embauche était la seule personne l'ayant évalué, et ce, de façon narrative.

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

Recommandation 3

L'administrateur général de Bibliothèque et Archives Canada devrait s'assurer que :

  • les nominations sont fondées sur le mérite et que les outils d'évaluation permettent une évaluation juste et complète des qualifications essentielles établies et des autres critères de mérite appliqués;
  • la documentation en matière de nomination est complète, exacte et adéquate.

La zone de sélection est parfois trop restreinte

4.38 Dans 10 % (4 sur 40) des processus de nomination annoncés et dans 1 des 4 processus de nomination internes non annoncés, nous avons constaté que la zone de sélection (processus annoncés) ou la zone aux fins de recours (processus internes non annoncés) était limitée, restreignant ainsi le bassin de candidats potentiels. En fait, BAC utilise une terminologie imprécise dans sa politique sur la zone de sélection, mettant ainsi à risque les valeurs directrices. À titre d'exemple, on trouve dans cette politique des expressions telles « il faudrait penser », « généralement souhaitable » et « dans la mesure du possible ». La pièce 4 présente l'exemple d'un processus où la zone de sélection était trop restreinte.

Pièce 4 : Processus démontrant une zone de sélection trop restreinte

Dans le cadre d'un processus interne annoncé, ouvert uniquement aux employés de BAC dans la région de la capitale nationale, la zone de sélection utilisée ne respectait pas les lignes directrices de la CFP exigeant, entre autres, que la zone établie assure un bassin raisonnable de candidats. De plus, la politique de l'organisation pour ce groupe et niveau stipule que, dans la mesure du possible, il faudrait penser à créer une zone de sélection ouverte aux employés de BAC dans l'ensemble du pays. Bien qu'il existe un grand bassin de candidats potentiels au sein de la fonction publique fédérale, pour ce groupe et niveau, la zone de sélection établie permettait seulement à trois candidats de postuler, alors que plusieurs postes étaient à pourvoir. La zone de sélection n'a donc pas permis d'accéder à un bassin raisonnable de candidats potentiels.

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique

4.39 Dans le cas des processus annoncés, où la zone de sélection était trop restreinte, nous avons trouvé trois cas qui ne démontraient pas le mérite. De plus nous avons trouvé que dans le cas du processus non annoncé où la zone aux fins de recours était trop restreinte, la nomination ne démontrait pas le mérite.

Les justifications des processus non annoncés ne sont pas conformes

4.40 Selon les lignes directrices sur le choix du processus de nomination de la CFP, les nominations effectuées au moyen d'un processus non annoncé doivent être accompagnées d'une justification écrite qui démontre comment le processus satisfait aux critères établis par l'organisation et aux valeurs de nomination.

4.41 Nous avons trouvé que dans les sept dossiers pour les processus de nomination non annoncés vérifiés, le comité des ressources humaines avait autorisé des nominations qui ne démontraient pas que les valeurs directrices avaient été respectées. Ces nominations ne respectaient pas les lignes directrices en matière de choix du processus de nomination de la CFP. Comme nous l'avons mentionné précédemment, malgré les changements apportés en 2007 aux Lignes directrices de la CFP en matière de nomination, BAC n'a pas revu sa politique organisationnelle sur le choix du processus de nomination pour y inclure la valeur de représentativité. Sa politique actuelle ne demande donc pas à ses gestionnaires de démontrer, à l'aide d'une justification, que la valeur de représentativité est considérée.

Recommandation 4

L'administrateur général de Bibliothèque et Archives Canada devrait revoir sa politique sur la zone de sélection et actualiser sa politique en matière de choix du processus de nomination afin d'inclure la valeur de représentativité et d'assurer un plus grand respect du Cadre de nomination.

Conclusion

4.42 Dans le cadre de la présente vérification, nous avons noté que Bibliothèque et Archives Canada (BAC) n'avait aucun plan des ressources humaines pour la période visée par notre vérification. Un plan intégré des ressources humaines (RH) couvrant la période 2009-2012 a été approuvé en mars 2009, à la toute fin de notre période de vérification. Cependant, ce plan ne repose pas sur une analyse de l'effectif et n'offre pas d'orientation en dotation.

4.43 La vérification nous a permis de constater que l'administrateur général de BAC a clairement défini les rôles et responsabilités des intervenants, non seulement en élaborant un instrument et une politique de subdélégation des pouvoirs en matière de RH, mais également en offrant un cours sur la dotation destiné aux gestionnaires subdélégués. Les gestionnaires ont également accès aux avis et conseils de conseillers en RH dont les connaissances relatives au Cadre de nomination ont été validées au moyen de l'Examen de connaissance sur le Cadre de nomination de la CFP.

4.44 Nous avons également noté que BAC avait exercé certaines activités de surveillance. Cependant, depuis la publication de son rapport de surveillance interne en février 2009, nous avons constaté que BAC n'avait pas encore élaboré de plan d'action afin d'apporter des mesures correctives. De plus, la liste de contrôle que BAC utilise pour assurer que les dossiers de dotation soient bien documentés, ne contient pas certains éléments essentiels.

4.45 Nous avons trouvé que les nominations et processus de nomination de BAC ne sont pas toujours conformes. Nous avons constaté que 10 % (4 sur 40) des processus de nomination annoncés et 14 % (1 sur 7) des processus de nomination non annoncés vérifiés ne respectaient pas le mérite. Finalement, dans 12,5 % (5 sur 40) des processus de nomination annoncés et dans 57 % (4 sur 7) des processus de nomination non annoncés vérifiés, nous avons trouvé des preuves que le processus avait conféré un avantage ou un traitement préférentiel à la personne nommée.

Mesure prise par la Commission de la fonction publique

La CFP surveillera les mesures prises par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) pour donner suite aux recommandations présentées dans ce rapport par l'entremise de ses activités de surveillance incluant son Rapport ministériel sur l'obligation de rendre compte en dotation. Par conséquent, la CFP a décidé de ne pas modifier l'instrument actuel de délégation avec l'administrateur général de BAC.

Réponse globale de Bibliothèque et Archives Canada

À la lumière des conclusions et des recommandations relevées dans le cadre de cette vérification, Bibliothèque et Archives Canada s'engage à revoir ses politiques, pratiques et procédures en matière de dotation afin d'améliorer son rendement. Certaines mesures ont déjà été prises. Par exemple, le 22 janvier 2010, un plan des ressources humaines contenant des stratégies de dotation a été approuvé par la haute direction. De plus, des mesures concrètes ont été prises à la suite des recommandations du rapport de surveillance interne. Comme ces mesures ont été prises après la période de vérification, elles n'ont pas été citées dans le rapport. Cet engagement figure dans un plan d'action et sera communiqué à la haute direction ainsi qu'au personnel de la Division des ressources humaines.

La dotation au sein de la fonction publique du Canada repose sur des valeurs qui visent à bâtir une fonction publique impartiale, compétente et axée sur le mérite. Le respect de ces valeurs à tout moment constitue la pierre angulaire des vérifications menées par la Commission de la fonction publique du Canada. Un des défis de la gestion est d'atteindre un équilibre entre les différentes valeurs et de les concilier avec les besoins opérationnels. Nous proposons une démarche qui tient compte des risques liés aux valeurs et qui reconnaît que ces risques doivent être davantage articulés et documentés.

À propos de la vérification

Considérations liées à l'étendue

La vérification portait sur les activités de nomination de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) pour la période du 1er avril 2008 au 31 mars 2009. La vérification visait deux objectifs. Premièrement, déterminer si BAC avait instauré et mis en application un cadre, des systèmes et des pratiques appropriés afin de gérer ses activités de nomination. Deuxièmement, déterminer si les nominations et processus de nomination de BAC étaient conformes à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, au Cadre de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP), y compris les lignes directrices et l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination signé avec la CFP, ainsi qu'aux politiques régissant l'organisation et autres autorisations en vigueur.

Pour de plus amples renseignements sur notre méthodologie et nos critères de vérification, veuillez consulter la section Aperçu de l'approche en matière de vérification, à la fin de la présente publication.

Sélection de l'échantillon

Notre échantillon de nominations a été tiré de l'ensemble des nominations réalisées à BAC au cours de l'exercice financier 2008-2009, et ciblait les processus les plus à risque que nous avons déterminés au moment de la planification de la vérification. Nous avons exclu de notre vérification les processus non annoncés sous la forme de reclassifications, de nominations à l'aide du Programme de rémunération d'affectation spéciale, de nominations effectuées au moyen des mécanismes d'intégration ainsi que les nominations intérimaires.

En raison du faible nombre de processus non annoncés qui sont restés, les sept nominations restantes ont été incluses dans la vérification. Nous avons sélectionné un échantillon représentatif de 40 processus annoncés par un échantillonage aléatoire simple.

Tableau 2 : Nominations vérifiées
Type de processus Total de nomination Nominations vérifiées
Annoncé 197 40*
Non annoncé 7 7*
Total 204 47*

Source : Direction générale de la vérification et des services de données, Commission de la fonction publique et données confirmées par Bibliothèque et Archives Canada
* Indique qu'il est possible d'émettre une opinion sans réserve.

En supposant un taux d'écart de 20 % ou moins, on peut s'attendre à un intervalle de confiance de 10 % ou moins et à un niveau de confiance de 90 %. Ceci nous permet, pour les cellules identifiées d'un astérisque, de rapporter nos observations de vérification de façon sans restriction.

Équipe de vérification

Vice-présidente, Direction générale de la vérification et des services de données
Elizabeth Murphy-Walsh

Directeur général, Direction de la vérification et des méthodes professionnelles
Yves Genest

Directrice
Catherine Gendron

Gestionnaire
Lucie Amyotte

Vérificateurs
Pierre Bélanger
Chantal Schryer
Chantal Séguin
François St-Louis

Spécialiste fonctionnel
Paul Pilon

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