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Points saillants - Vérification du Programme fédéral d'expérience de travail étudiant et des nominations subséquentes effectuées au moyen des mécanismes d'intégration
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Mai 2009
Pourquoi la CFP a-t-elle mené cette vérification?
Le Programme fédéral d'expérience de travail étudiant (PFETE) est le plus important programme dans le cadre duquel les étudiants peuvent acquérir une expérience de travail au sein de la fonction publique fédérale. Après l'obtention de leur diplôme, ces personnes peuvent éventuellement être nommées à un poste de durée déterminée ou indéterminée à la fonction publique au moyen d'un processus accéléré appelé « mécanisme d'intégration ».
L'objectif de la présente vérification était de déterminer si les 11 organisations fédérales sélectionnées respectaient le cadre législatif et le cadre de politiques au moment d'embaucher des étudiants pour la première fois dans le cadre du PFETE, et lorsqu'elles procédaient aux nominations subséquentes au moyen des mécanismes d'intégration des diplômés précédemment nommés dans le cadre de ce programme. La vérification visait aussi à examiner si les organisations sélectionnées avaient, pour la période du 1er avril 2006 au 31 mars 2007, mis en place un cadre approprié pour planifier et surveiller les nominations effectuées au moyen des mécanismes d'intégration.
La vérification a porté sur un échantillon de 250 nominations initiales, effectuées dans le cadre du PFETE, représentant les 2 728 étudiants nommés pour la première fois dans le cadre de ce programme au cours de l'exercice 2006-2007, et de 42 dossiers de nominations effectuées au moyen des mécanismes d'intégration.
Quelles ont été les constatations de la CFP?
La vérification a soulevé des questions quant à la pertinence continue de l'exigence du Conseil du Trésor (CT) relativement à l'établissement d'un plan d'apprentissage pour tous les étudiants du PFETE, compte tenu du niveau de conformité avec cette exigence.
La vérification a également soulevé des préoccupations quant au respect des valeurs et de la conformité aux dispositions législatives et aux exigences des lignes directrices, dans les cas de nominations insatisfaisantes effectuées dans le cadre du PFETE. Les nominations insatisfaisantes comprenaient neuf cas (6 %) de préjumelage et quatre autres nominations qui avaient été effectuées sans recourir au répertoire national du PFETE de la Commission de la fonction publique (CFP). La vérification a aussi permis de repérer 128 dossiers (51 %) qui avaient besoin d'améliorations, et 113 dossiers (43 %) qui étaient satisfaisants.
La vérification a permis de constater qu'une certaine confusion régnait à propos des rôles et responsabilités des intervenants qui participaient au processus de nomination des étudiants dans le cadre du PFETE, ce qui entraînait parfois un manque de rigueur dans l'application des exigences et des directives du programme. Après la période visée par la présente vérification, la CFP a apporté des changements à la structure technologique qui lui sert à administrer les programmes pour étudiants. En novembre 2007, le répertoire général du PFETE a été transféré à la plateforme électronique du Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP). Le transfert avait pour objectif d'offrir aux gestionnaires et aux étudiants un PFETE plus efficace et rationalisé, comprenant des directives
normalisées sur les rôles et responsabilités. La vérification a souligné l'introduction de la nouvelle technologie simplifiée pour la plateforme électronique du SRFP. Dans l'ensemble, l'utilisation du PFETE comme outil de dotation fonctionne raisonnablement bien, mais des besoins d'améliorations ont été identifiés.
Une nomination et plus d'un tiers des processus de nominations effectuées au moyen des mécanismes d'intégration ont été jugés insatisfaisants, du fait qu'ils ne respectaient pas le Cadre de nomination de la CFP. En ce qui concerne les 16 dossiers insatisfaisants (38 %), la vérification a permis de relever ce qui suit :
- une nomination non autorisée (2 %) d'une personne qui ne possédait pas d'entente contractuelle, mais qui travaillait quand même dans les bureaux de l'organisation fédérale;
- dix processus de nomination (24 %) révélant une évaluation insuffisante ou une absence de preuve d'évaluation et, par conséquent, aucune preuve que la personne nommée satisfaisait à toutes les qualifications essentielles;
- cinq processus de nomination (12 %) sans aucune justification écrite pour l'utilisation d'un processus non annoncé.
La vérification a également permis de repérer dix nominations (24 %) effectuées au moyen des mécanismes d'intégration qui nécessitaient des améliorations et 16 qui étaient satisfaisantes (38 %).
La vérification a montré que les dossiers des nominations effectuées au moyen des mécanismes d'intégration étaient peu documentés et qu'il y avait place à amélioration. La vérification nous a amenés à conclure qu'une documentation plus rigoureuse était nécessaire pour appuyer les décisions relatives aux nominations effectuées au moyen des mécanismes d'intégration, afin de veiller à ce que les exigences législatives, les exigences des lignes directrices et les valeurs de nomination soient respectées.
Pour la période visée par cette vérification, les organisations vérifiées n'avaient pas inclus, dans leur plan de ressources humaines (RH), les nominations effectuées au moyen des mécanismes d'intégration. De plus, même si les 11 organisations qui ont fait l'objet de la vérification ont assuré le suivi du nombre de nominations effectuées au moyen des mécanismes d'intégration, peu d'entre elles ont surveillé les décisions relatives à la sélection et à la nomination, afin de s'assurer qu'elles respectaient le cadre législatif et les valeurs de nomination.
Quelles mesures la CFP prend-elle?
La CFP s'engage à examiner les directives transmises aux ministères et organismes pour mieux rendre compte des exigences rationalisées de la nouvelle plateforme électronique du SRFP, et pour clarifier les rôles et responsabilités dans les domaines suivants : établissement des critères de recherche, communication avec les étudiants, vérification des exigences relatives à l'admissibilité au programme et au processus d'évaluation et de nomination.
La CFP s'engage également à mener des activités de sensibilisation et de formation à l'intention des gestionnaires d'embauche et des conseillers en RH afin de leur permettre de se familiariser avec la nouvelle plateforme électronique du SRFP et avec les processus de sélection et de nomination du PFETE.
Le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) du Secrétariat du Conseil du Trésor est d'accord avec la recommandation formulée dans ce rapport de vérification au sujet des plans d'apprentissage et entreprend un examen de ses politiques afin de simplifier les instruments obligatoires qui régissent la gestion des personnes. Ce projet s'inscrit dans la foulée de l'initiative d'examen des politiques du Conseil du Trésor et devrait être terminé au début de l'année prochaine. Les politiques du BDPRH qui régissent l'emploi pour les étudiants sont couvertes par cet examen, et la recommandation sera dûment prise en considération dans ce contexte.
Les administrateurs généraux des organisations visées par la présente vérification ont eu l'occasion de prendre connaissance des résultats et de les commenter. Ils ont accepté les observations ainsi que les recommandations incluses dans le rapport. La vérification a été considérée comme une occasion de réfléchir aux exigences des politiques et de communiquer et comprendre les exigences du programme ainsi que les rôles et responsabilités des intervenants. Les administrateurs généraux ont indiqué que leurs pratiques s'améliorent en résultat de cette vérification. Afin d'adresser les recommandations contenues dans ce rapport, ils ont indiqué avoir déjà pris des mesures afin d'améliorer, d'une part, la qualité des nominations d'étudiants et, d'autre part, les nominations effectuées au moyen des mécanismes d'intégration.
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