Chapitre 8 - Les politiques sur les études

Le contexte

L'importance accrue désormais accordée à la surveillance et la consolidation de la fonction de vérification de la Commission de la fonction publique (CFP) au sein de la nouvelle Vérification et des services de données (DGVEE) donnent l'occasion de clarifier le « domaine d'activités » et les « produits » de la fonction de vérification. Pour la CFP, le moyen de s'acquitter de son mandat de vérification est d'exécuter des vérifications, ce qui, pour la DGVEE, devrait être la forme d'examen à privilégier.

Les études sont un autre produit de la DGVEE. Elles sont normalement de nature plus descriptive et exploratoire que les vérifications et mettent habituellement l'accent sur l'une ou plusieurs des activités suivantes :

  • décrire un sujet ou élaborer une base d'information;
  • explorer ce sujet ou cette base d'information;
  • développer une méthode pour évaluer, plus tard, le sujet ou la base d'information.

Toutes ces activités peuvent faire l'objet d'une étude menée d'un seul coup ou d'une étude échelonnée sur plusieurs années.

Au cours de la dernière décennie, la CFP a produit une variété de produits d'examen. Ces produits, qui seront utilisés par la DGVEE, ont été revus et regroupés dans les catégories « étude » ou « vérification ». Certains travaux d'évaluation, d'étude thématique ou d'enquête systémique sont maintenant menés comme des vérifications à l'échelle gouvernementale. Ils couvrent des questions de portée gouvernementale, les fonctions ou les systèmes de tous les ministères. Ces travaux doivent être menés conformément aux politiques de vérification de la CFP. D'autres évaluations et d'autres études thématiques sont à présent menées comme des études.

Les études doivent être menées avec la même rigueur que les vérifications, c'est-à-dire en faisant appel à la même approche systématique, structurée et fondée sur la collecte d'éléments probants et avec le même souci de professionnalisme. Les études comportent les étapes de la planification, de l'examen et du rapport. Un suivi est effectué, s'il y a lieu. Cependant, les études sont menées conformément aux politiques énoncées ci-après dans le présent chapitre.

Étant donné la nature plus descriptive ou exploratoire d'une étude, son objectif peut différer de celui d'une vérification. En voici quelques exemples :

  • décrire un sujet;
  • cerner les leçons tirées et les bonnes pratiques;
  • attirer l'attention sur un sujet préoccupant ou un sujet de l'heure;
  • cerner les enjeux liés à un certain domaine;
  • établir une compréhension commune d'un sujet en particulier;
  • cerner les attentes ou établir les critères à utiliser dans une étude ou une vérification à venir.

Lorsqu'une équipe propose une étude à la place d'une vérification, elle doit expliquer pourquoi cette forme d'enquête est jugée la plus appropriée.

Les politiques sur les études de la CFP

Politiques générales

  • Toutes les études doivent être exécutées conformément aux politiques et aux pratiques de la CFP en ce qui a trait aux études.

  • Le Code de déontologie en vérification de la CFP, le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique et les autres politiques de la CFP doivent être respectés dans toutes les activités liées aux études.

  • Toutes les études doivent être gérées comme des projets.

  • Toutes les études doivent être menées dans un cadre de gestion de la qualité.

  • Les administrateurs généraux ou les administratrices générales et leurs dirigeants ou leurs dirigeantes doivent être informés de leurs responsabilités par rapport aux études effectuées par la CFP.

  • Les plans de vérification annuel et à long terme de la CFP doivent être conçus de sorte que les questions présentant un risque élevé par rapport au mandat et aux priorités de la CFP sont vérifiées ou étudiées en temps opportun et que les exigences du mandat de la CFP sont respectées.

Politiques sur la conduite d'une étude

L'équipe chargée d'une étude doit :

  • mener ses travaux avec prudence et diligence;
  • être formée de personnes indépendantes d'esprit et de fait;
  • posséder, collectivement, la connaissance du sujet et les compétences nécessaires pour satisfaires aux exigences de l'étude;
  • assurer à ses membres un encadrement adéquat;
  • solliciter le point de vue de la direction de l'entité au sujet des éléments essentiels de l'étude;
  • obtenir des conseils et des avis adéquats et suffisants tout au long de l'étude;
  • tenir une documentation et des dossiers adéquats.

Planification d'une étude et politiques d'examen

Chaque étude doit :

  • être planifiée de manière adéquate afin que ses objectifs soient atteints d'une manière efficace et efficiente;
  • porter des objectifs clairs;
  • comporter une étendue claire qui cerne la portée, le calendrier et la nature de l'étude;
  • retenir les questions à examiner en fonction de leur pertinence par rapport au mandat de la CFP, de leur importance et de leur caractère approprié;
  • donner lieu à une évaluation objective des éléments probants à l'appui des observations;
  • permettre de recueillir des éléments probants adéquats et suffisants à l'appui des conclusions;
  • permettre de recueillir des éléments probants adéquats et suffisants pour étayer le contenu du rapport de l'étude.

Politiques sur le rapport d'une étude

Chaque étude doit mener à un rapport rédigé de manière à communiquer de façon claire, précise, convaincante et efficace et dans un langage simple :

  • les objectifs, la nature, l'étendue et la période sur laquelle porte l'étude, y compris les limitations;
  • les normes professionnelles et les politiques appliquées;
  • une description du processus de nomination ou de toute autre activité qui a fait l'objet de l'étude;
  • les observations;
  • les recommandations éventuelles;
  • les conclusions.

Politiques sur le suivi d'une étude

Si la CFP le juge approprié, elle peut choisir d'effectuer un suivi dans les deux ans qui suivent la fin d'une étude, et communiquer dans un rapport l'évaluation du caractère adéquat des mesures correctives prises pour régler les problèmes déjà signalés.

Comparaison entre les politiques sur la vérification et les politiques sur les études de la CFP

Les études sont régies par les mêmes politiques générales et de conduite que les vérifications. Cependant, les politiques sur les études en ce qui a trait à l'examen, au rapport et au suivi des études diffèrent quelque peu des politiques sur la vérification.

Il existe trois différences principales entre les politiques sur la vérification et les politiques sur les études de la CFP en matière d'examen.

  • Pour les études, il n'est pas nécessaire d'établir des objectifs sur lesquels il y a obligation de conclure. Dans certains cas, l'objectif peut être de décrire ou d'explorer un sujet. La conclusion consistera à décrire les résultats de recherche.
  • Il n'est pas nécessaire d'établir des critères pour les études et, par conséquent, de faire une évaluation par rapport à ces critères. De fait, l'objectif d'une étude peut être justement d'établir des critères.
  • Il n'est pas nécessaire de présenter des recommandations dans le cas d'une étude. On peut cependant en présenter si on juge approprié de le faire.

Il existe quatre grandes différences entre les politiques sur la vérification et les politiques sur les études de la CFP en matière de rapport .

  • Pour une étude, il n'y a pas lieu de présenter les critères utilisés ni d'indiquer si la direction est d'accord ou non avec ces critères puisqu'il n'est pas nécessaire d'établir des critères pour une étude.
  • Il n'est pas nécessaire d'inclure des recommandations dans le rapport d'une étude puisqu'il n'est pas nécessaire de faire des recommandations au terme d'une étude. On peut par ailleurs le faire si on le juge approprié.
  • Il n'est pas nécessaire de présenter les commentaires de la direction à moins qu'on juge bon de le faire.
  • Il n'est pas nécessaire de rendre compte des conclusions sur les objectifs de l'étude.

Les politiques de suivi sur les études diffèrent des politiques de suivi sur les vérifications. Il n'est pas nécessaire d'effectuer de suivi dans le cas d'une étude. Cependant, si on le juge bon, on peut faire un suivi sur les observations importantes.

Les études doivent être menées avec le même souci de professionnalisme que les vérifications; c'est pourquoi elles sont assujetties aux pratiques professionnelles et au cadre de gestion de la qualité contenus dans le présent manuel.

Le processus d'approbation des études choisies doit être le même que celui qui s'applique aux vérifications (voir chapitre 2). Lorsque l'équipe de vérification propose une étude à inclure dans les plans annuel et à long terme, elle doit indiquer clairement qu'il s'agit d'une étude et non d'une vérification et expliquer pourquoi l'étude constitue la forme d'enquête qui convient le mieux.