Chapitre 6 - Le rapport de vérification

Toute vérification doit mener à un rapport rédigé en vue de communiquer de manière claire, précise, convaincante et efficace et en langage simple. Il doit comporter :
  • les objectifs et la nature de la vérification, la période couverte, l'étendue de la vérification, y compris les limitations;
  • les normes professionnelles et les politiques;
  • la description du processus de nomination ou de toute autre activité qui a fait l'objet de la vérification;
  • les critères retenus et tout désaccord avec la direction quant à leur pertinence;
  • les observations;
  • les conclusions sur chaque objectif de vérification;
  • les recommandations visant à orienter les mesures correctives;
  • les commentaires de la direction de l'entité vérifiée, y compris les mesures prévues en réponse à la vérification et les divergences d'opinion.

Le style

La réputation et la crédibilité de la fonction de vérification de la Commision de la fonction publique (CFP), et de la CFP dans son ensemble, dépendent en grande partie de la qualité des rapports de vérification. Les rapports représentent la plus grande partie de ce que les entités vérifiées, les médias et le public voient de la CFP. Par conséquent, il faut que leur contenu et leur présentation satisfassent aux normes les plus élevées. En préparant son rapport, l'équipe de vérification doit avoir à l'esprit l'utilisation ultime du rapport, y compris :

  • l'assurance donnée au Parlement quant au fait que les nominations internes et externes à la fonction publique fédérale sont fondées sur le mérite et les valeurs de dotation, la compétence, la représentativité et l'impartialité politique;
  • l'utilisation qu'en font les parlementaires lorsqu'ils ou elles examinent de près le processus de nomination au sein de la fonction publique du Canada.

Le rapport vise à donner de l'assurance et à susciter des changements positifs, le cas échéant. Il est possible d'y arriver dans la mesure où le rapport :

  • est clair, précis et rédigé dans un langage simple de sorte que le lecteur ou la lectrice en comprend le contenu;
  • est convaincant;
  • fait ressortir les secteurs d'intérêt particulier pour le lecteur ou la lectrice;
  • est équitable et présenté sur un ton impartial, fait mention du fait que la direction a pris des mesures pour corriger les lacunes et souligne les résultats exemplaires;
  • ne traite que des questions importantes.

Le contenu

Voici les principaux éléments du contenu d'un rapport de vérification de la CFP.

Objectifs

Questions principales concernant le processus de nomination auxquelles la vérification entend répondre.

Période visée

Période visée par la vérification pour laquelle le rapport de vérification donne une assurance. La mention de la période indique au lecteur ou à la lectrice que le rapport traite de questions d'intérêt courant.

Nature et étendue

Description de ce qui a été vérifié, de la portée de la vérification et des limitations. Lorsque l'objectif de la vérification est de déterminer si l'entité s'est conformée à des autorisations spécifiques ou si les opérations ont été menées en conformité avec celles-ci, les autorisations en question doivent être indiquées.

Professionnalisme

Donner au lecteur ou à la lectrice l'assurance que la vérification a été menée avec professionnalisme. Les rapports de vérification de la CFP destinés au Parlement doivent contenir l'énoncé suivant :

Tous les travaux de vérification pour le présent rapport ont été exécutés conformément au mandat législatif et aux politiques de vérification de la Commission de la fonction publique du Canada.

Niveau d'assurance

Niveau d'assurance obtenu grâce aux travaux effectués. Les travaux décrits dans un rapport de vérification de la CFP sont exécutés pour procurer un certain niveau d'assurance de vérification. Ce niveau garantit une assurance élevée, mais non absolue, et permet à l'équipe de vérification de conclure sur le sujet par rapport aux objectifs de vérification avec un degré de confiance élevé. On obtient le niveau d'assurance de vérification par l'application de divers procédés tels que l'inspection, l'observation, la prise de renseignements, la demande de confirmation, le calcul, l'analyse et la discussion. Le risque de tirer une conclusion inopportune se trouve ainsi réduit au minimum.

Description de l'activité

Contexte et renseignements de base permettant de comprendre les questions en jeu et de se faire une idée de l'activité vérifiée.

Responsabilités de la direction de l'entité

Conseils sur la responsabilité de la direction quant au rendement et aux résultats des activités de dotation qui font l'objet de la vérification.

Critères

Fondement de la mesure du rendement et source des critères, de même que tout désaccord avec l'entité quant à la pertinence des critères retenus.

Observations

Analyse et information suffisantes, pertinentes et appropriées permettant de bien comprendre la question traitée. Les observations montrent l'importance de la question en décrivant son incidence sur la qualité du rendement ou en quantifiant le problème. Elles soulignent la mesure dans laquelle le rendement réel satisfait aux critères, et, si possible, l'effet sur les résultats. La question doit être présentée de manière à la fois convaincante et équitable. La cause du problème est expliquée et, lorsque la chose est possible, sa nature est illustrée à l'aide de moyens visuels.

Recommandations

Conduisent aux mesures à prendre pour corriger les problèmes.

Réponses de la direction de l'entité aux recommandations

Opinions pertinentes de la direction de l'entité sur les observations, les conclusions et les recommandations contenues dans le rapport et mesures prises en vue de corriger les problèmes. Tout désaccord doit être signalé.

Conclusions

Évaluation du rendement par rapport à chaque objectif de vérification, y compris les réserves, le cas échéant.

Résumé

Tous les rapports doivent comprendre un résumé. Celui-ci doit couvrir tous les messages importants du rapport. Le ton et le degré d'insistance doivent être conformes au corps du texte et au communiqué de presse. Le résumé comprend trois parties :

  • Constatations principales
    Le message principal du rapport. On pourra faire accompagner le message d'un exemple concret et explicite pour en faciliter la compréhension.
  • Contexte et observations
    L'essentiel à savoir pour comprendre le message principal. On pourra inclure des références historiques et d'autres points importants.
  • Sommaire des réponses de la direction de l'entité
    Brève description de l'engagement de l'entité à prendre des mesures, ou de l'absence d'engagement.

Mentions de tiers

Par « tiers », on entend toute organisation ou personne de l'extérieur de l'entité vérifiée qui est mentionnée dans le rapport de vérification. La CFP a le devoir de diligence envers les tiers d'assurer l'exactitude et la justesse des mentions. Il faut consulter les Services juridiques au sujet de toute mention de tiers.

Les tiers cités dans un rapport de vérification doivent être informés par écrit et sans délai de la nature et du contenu de toute mention proposée. Il faut, s'il y a lieu, leur demander de vérifier l'exactitude et l'exhaustivité des énoncés qui les concernent. Toute mention d'un tiers doit se faire dans le respect de ses droits juridiques et, notamment, de sa réputation ainsi que du caractère confidentiel de l'information.

Mise au point du rapport

Après avoir réalisé le plan d'examen et communiqué les résultats à la direction de l'entité, l'équipe de vérification doit :

  • poursuivre la préparation du dossier de corroboration;
  • amorcer le plan de communication et de diffusion du rapport de vérification;
  • préparer un plan, en tenant compte du calendrier et des ressources nécessaires, pour la révision linguistique et la traduction.

Ébauches et rapport définitif

Ébauches à préparer dans le processus de mise au point du rapport de vérification définitif de la CFP.

Ébauche interne

L'ébauche interne, établie à partir du rapport d'examen, doit être préparée après la communication des résultats à la direction de l'entité. Cette ébauche sert :

  • à obtenir l'opinion du Comité consultatif de vérification (CCV) et de la présidente sur l'importance et l'ordre des questions et à savoir si le message a atteint le but recherché;
  • de point de départ aux travaux de révision linguistique, de traduction et de production.

Ébauche externe

Cette version doit se rapprocher de la version définitive. Elle doit être :

  • approuvée par la vice-présidente ou le vice-président de la Vérification et des services de données (VSD);
  • examinée par l'examinateur ou l'examinatrice de la qualité;
  • approuvée par les Services juridiques quant au mandat et aux questions relatives aux tiers;
  • révisée par la Direction des communications et de la liaison externe;
  • examinée par les tiers pour obtenir leurs commentaires, s'il y a lieu;
  • examinée par l'entité vérifiée pour obtenir ses commentaires.

L'ébauche externe remise à la direction de l'entité vérifiée pour qu'elle l'examine doit être rédigée dans la langue officielle demandée par l'entité.

Le résumé est inclus dans cette version. Sa rédaction se trouve enrichie par celle du communiqué de presse, condensé des faits rapportés et dont le mérite est de mettre au jour toute forme d'ambiguïté et d'obliger le vérificateur ou la vérificatrice à exprimer ses idées avec clarté et en langage simple.

Ébauche de transmission

Après que l'équipe de vérification a pris en compte les commentaires de l'entité sur l'ébauche externe et que la vice-présidente ou le vice-président de DGVEE et l'examinateur ou l'examinatrice de la qualité ont examiné la version révisée, celle-ci est transmise à la présidente qui l'approuvera avant qu'elle soit transmise à l'administrateur général ou à l'administratrice générale de l'entité.

L'ébauche de transmission, dont les versions française et anglaise sont remises en même temps à l'entité, est l'ébauche servant à solliciter la réponse de l'administrateur général ou de l'administratrice générale, les mesures correctives prévues, tout désaccord, et son approbation par écrit.

Réponse de la direction de l'entité aux recommandations

Le rapport de vérification contiendra la réponse de la direction de l'entité à chacune des recommandations, c'est-à-dire :

  • son accord sur la recommandation et son engagement de prendre les mesures nécessaires;
  • son accord sur la recommandation et une explication justifiant le fait que, pour l'heure, aucune mesure ne peut être prise;
  • son désaccord sur la recommandation, accompagné d'une brève explication.

Les réponses forment pour la CFP et le Parlement la base du suivi. Normalement, le rapport ne comporte pas de réponse s'il n'y a pas de recommandations.

L'administrateur général ou l'administratrice générale approuve le rapport par écrit et transmet ses réponses à la CFP. Si plus de deux ministères ou organismes sont inclus dans l'étendue de la vérification, la CFP acceptera une réponse conjointe ou plusieurs réponses. La rédaction des réponses aux vérifications à l'échelle gouvernementale peut être confiée à l'organisme principal, au Secrétariat du Conseil du Trésor ou à l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada au nom du gouvernement.

La CFP a fixé des limites quant au contenu et à la publication des réponses de la direction. L'équipe de vérification doit s'assurer que la direction de l'entité vérifiée connaît ces limites et qu'elle entend les respecter. Les réponses doivent être claires et brèves (normalement, pas plus de deux paragraphes). Un plan d'action global portant sur les observations et les recommandations sera inclus, s'il y a lieu, dans le rapport de vérification. La CFP n'inclura pas dans le rapport de vérification une réponse ou un commentaire qu'elle juge faux ou trompeur.

Le rapport de vérification se défend de lui-même. La CFP ne répond pas aux commentaires de la direction de l'entité dans le rapport. En cas de désaccord avec l'entité, le rapport fera état de la nature du désaccord. Tout désaccord profond entre le vérificateur ou la vérificatrice et l'entité sera signalé dans le résumé du rapport.

Approbation finale

Après avoir intégré les réponses de la direction de l'entité dans le rapport de vérification, il faut obtenir l'approbation finale. Il s'agit par là de garantir que les travaux ont été exécutés en conformité avec les politiques de vérification et les pratiques de gestion de la qualité de la CFP et que le CCV et l'examinateur ou l'examinatrice de la qualité ont été consultés. À tout le moins, les personnes suivantes doivent approuver le rapport :

  • la directrice générale ou le directeur général chargé de la vérification;
  • le conseiller juridique ou la conseillère juridique de la CFP;
  • l'examinateur ou l'examinatrice de la qualité;
  • la vice-présidente ou le vice-président de la DGVEE.

Le rapport est ensuite présenté au Comité de gestion de la vérification (CGV), qui le recommandera à l'approbation de la présidente.

Publication du rapport de vérification de la CFP

La CFP voudra peut-être publier ses rapports de vérification deux fois par année ou une fois par année en même temps que son rapport annuel. Cela exige un effort considérable de la part de nombreux groupes ou personnes de la CFP. Des étapes clés aident les directeurs généraux ou les directrices générales et les gestionnaires de la vérification à gérer les projets et à coordonner le travail avec les autres groupes chargés, entre autres, de la révision linguistique, de la traduction et de liaison parlementaire de la Direction des communications et de la liaison externe et des Services juridiques (voir annexe D). Tout le processus (exposé au chapitre 3) doit être géré et supervisé par le Comité de gestion de la vérification de sorte que les rapports de vérification de la CFP soient déposés conformément au Plan de vérification annuel.

Les rapports de vérification de la CFP sont remis chaque année au Comité des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires et, s'il y a lieu, à d'autres comités permanents, comme le Comité des comptes publics. La présidente et la vice-présidente ou le vice-président de la DGVEE peuvent être appelés à communiquer aux députés et aux députées les constatations découlant des vérifications.

Le résumé de chaque rapport est incorporé dans le rapport annuel de la CFP, déposé au Parlement à l'automne. La présidente livre son message sur les résultats de l'ensemble des vérifications et sur l'état d'avancement des priorités de vérification établies lors de la planification stratégique de la CFP.

Les vérifications pour lesquelles le facteur temps a de l'importance sont considérées comme des vérifications spéciales. Elles sont gérées par le CGV suivant un échéancier négocié. Les rapports de vérification qui en découlent sont publiés dès qu'ils sont prêts.