Annexe A

Le Code de déontologie en vérification de la CFP

Introduction

La Commission de la fonction publique du Canada (CFP) est un organisme indépendant qui rend compte de ses activités au Parlement. Aux termes de la présente Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) et de la nouvelle LEFP, qui a reçu la sanction royale en 2003 et qui doit entrer en vigueur d'ici la fin de 2005, la CFP a le pouvoir de faire des nominations internes et externes à la fonction publique fédérale. La nouvelle LEFP énonce dans son préambule que « le pouvoir de dotation devrait être délégué à l'échelon le plus bas possible dans la fonction publique pour que les gestionnaires disposent de la marge de manoeuvre dont ils ont besoin pour effectuer la dotation, et pour gérer et diriger leur personnel de manière à obtenir des résultats pour les Canadiens. »

Tandis que les deux lois (la loi actuelle et la nouvelle loi) donnent à la CFP le pouvoir de mener des vérifications sur toute question qui relève de sa compétence, la nouvelle loi étend le pouvoir de la CFP en lui permettant de vérifier l'exercice du pouvoir qu'ont les administrateurs généraux et les administratrices générales d'établir les qualifications requises, les exigences et les besoins et de faire des recommandations à ce chapitre. De plus, en vertu de la nouvelle LEFP, les nominations restent subordonnées aux politiques de la CFP.

C'est dans ce contexte de délégation accrue aux ministères que la CFP consolide sa fonction de vérification au sein de la Vérification et des services de données (VSD).

Le Code de déontologie en vérification de la CFP ajoute à la discipline professionnelle requise pour mener les vérifications. Tout comme les politiques de vérification et les autres politiques de la CFP, il guide les membres du personnel de la DGVEE dans leurs fonctions. Ce code est lié étroitement au Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique que les fonctionnaires doivent respecter.

Application

Le Code de déontologie en vérification de la CFP concerne les vérificateurs et les vérificatrices de la DGVEE ainsi que les autres employés ou employées de la CFP et les contractuels ou les contractuelles qui pourraient procéder à une vérification. Les termes « vérificateurs et vérificatrices » englobent tout le personnel de vérification de la Direction des opérations de vérification et de la Direction des politiques de vérification et de l'assurance de la qualité de la DGVEE, le directeur général ou la directrice générale, la vice-présidente ou le vice-président et toute personne en situation de détachement ou d'échange à la CFP. Les employés ou les employées qui estiment que ce code ne s'applique pas à eux, en tout ou en partie, doivent en parler à leur superviseur ou superviseure. En règle générale, les employés ou les employées s'adressent à leur superviseur ou superviseure dans ce cas, mais seule la présidente de la CFP a le pouvoir d'exempter une personne de l'obligation de respecter le Code.

La DGVEE encourage toutes ses vérificatrices et tous ses vérificateurs à se considérer comme des professionnelles et des professionnels, c'est-à-dire comme des travailleuses ou des travailleurs qui visent les normes les plus élevées dans l'exercice de leurs fonctions et qui en retirent un sentiment de fierté.

Date d'entrée en vigueur

Le présent code entre en vigueur le 31 mars 2005.

Responsabilités, autorisations et obligations de rendre compte

En plus d'observer les dispositions du c ode, les vérificateurs et les vérificatrices de la DGVEE doivent respecter toutes les exigences particulières en matière de conduite et les autres exigences qui sont contenues dans le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique, la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, la Loi sur la gestion des finances publiques ainsi que les autres lois et règlements qui touchent à leur emploi, y compris :

  • la Loi sur l'accès à l'information ;
  • le Code canadien du travail , partie II ;
  • le Code criminel du Canada ;
  • la Loi sur les langues officielles et règlements ;
  • la Loi sur la protection des renseignements personnels ;
  • la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique ;
  • les autres lois applicables.

La LEFP est la loi habilitante de la DGVEE et de ses activités, qui doivent toutes se justifier en vertu de la LEFP et de toute autre disposition législative conférant des responsabilités à la CFP.

Les manuels de la DGVEE contenant les politiques, les normes et les pratiques de vérification doivent guider l'exécution des vérifications.

Exigences en matière de vérification

1. Objectivité

La personne chargée de la vérification ne doit pas préjuger des activités d'une entité. Elle est tenue d'exécuter ses travaux en toute objectivité. Il ne lui suffit pas d'être objective, elle doit être perçue comme telle.

La validité des travaux de la DGVEE et la confiance accordée à ces travaux par la CFP, les entités vérifiées et le Parlement, dépendent en grande partie de l'objectivité que l'on perçoit de la DGVEE. Par conséquent, l'objectivité est un élément crucial de la relation entre le vérificateur ou la vérificatrice et l'organisme vérifié. Elle garantit que les constatations et les rapports de vérification seront le fruit de l'analyse des éléments probants obtenus et réunis conformément aux politiques, aux normes et aux pratiques de la DGVEE, énoncées dans les prises de position professionnelles, les manuels de la DGVEE et la méthodologie sous-jacente.

Mesures visant à prévenir les conflits d'intérêts

La DGVEE est particulièrement vulnérable aux allégations de conflit d'intérêts, réel, possible ou suspecté, étant donné qu'elles peuvent remettre en question l'objectivité et la compétence dont la DGVEE doit faire preuve au moment de prendre des décisions impartiales. Ces qualités sont essentielles au succès du travail de la DGVEE. Comme sa réputation s'appuie sur un certain nombre de facteurs, incluant la façon dont le public perçoit ses travaux, un conflit d'intérêts apparent d'un vérificateur ou d'une vérificatrice peut être aussi dommageable qu'un conflit d'intérêts réel. Même si les mesures concernant les conflits d'intérêts sont prévues dans le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique, il y a lieu d'apporter certains éclaircissements sur le sujet.

Il est clair qu'il vaut mieux éviter tout conflit d'intérêts mettant en cause un vérificateur ou une vérificatrice et une organisation vérifiée. Cela ne signifie pas nécessairement qu'une vérificatrice ou qu'un vérificateur ne peut pas participer à la vérification d'un ministère pour lequel elle ou il a déjà travaillé. La DGVEE a pour politique d'atteindre deux ans avant qu'une vérificatrice ou qu'un vérificateur puisse participer à la vérification d'un ancien employeur. Devant toute situation où l'ancien poste ou la période écoulée depuis le départ de l'employé ou de l'employée soulève des questions de la part de l'entité ou de l'employé ou de l'employée, le vérificateur ou la vérificatrice a le devoir de discuter de la situation avec le gestionnaire ou la gestionnaire de la vérification ou avec la vice-présidente ou le vice-président de la DGVEE.

  • a. Ancien emploi
    Il est évident que les vérificatrices et les vérificateurs ne peuvent vérifier les résultats d'un travail qu'elles ou ils ont effectué antérieurement. Elles ou ils ne doivent pas participer aux vérifications qui prévoient l'examen des travaux d'amis ou de connaissances proches. De plus, le vérificateur ou la vérificatrice ne doit pas solliciter un emploi auprès de l'entité qu'il ou elle vérifie. Cette façon de faire pourrait être vue comme une atteinte à son jugement et à son objectivité. De plus, si un membre du personnel était approché par l'entité à propos de possibilités d'embauche, il devrait en informer immédiatement le gestionnaire ou la gestionnaire responsable de la vérification ou un supérieur ou une supérieure, s'il y a lieu.

    Puisque ses employées ou ses employés qui sont détachés auprès d'autres ministères ou organismes demeurent ses employés et employées, la CFP n'approuvera pas les détachements qui, à son avis, sont susceptibles de placer la DGVEE ou les employés ou les employées en situation de conflit d'intérêts.

    b. Ententes contractuelles
    La DGVEE doit éviter de confier sciemment une mission à un expert-conseil ou une experte-conseil (personne ou cabinet) qui est, a été, ou peut être prochainement lié par contrat avec l'entité à vérifier. Dans ce cas, l'expert-conseil ou l'experte-conseil pourrait en arriver à vérifier son propre travail ou celui de son cabinet. Par conséquent, la DGVEE exige de connaître les relations d'affaires qui ont existé au cours des deux dernières années entre l'expert-conseil ou l'experte-conseil et l'entité. Le DGVEE devra décider s'il y a risque de conflit d'intérêts. De même, la DGVEE doit être informée de toute offre présentée par l'expert-conseil ou l'experte-conseil ou son cabinet qui concerne l'entité à vérifier.

    Les experts-conseils ou les expertes-conseils et les cabinets qui ont des contrats avec la DGVEE sont tenus de fournir, à leur connaissance, une liste complète de tous les contrats actuels et récents qu'ils ou elles ont passés avec l'entité qu'ils ou elles examinent, en leur nom ou pour le compte d'une cliente ou d'un client qui est lié de près à l'entité. Ils ou elles doivent aviser le gestionnaire ou la gestionnaire de la vérification de toute offre qu'à leur connaissance, eux-mêmes ou elles-mêmes ou leurs cabinets s'apprêtent à présenter par rapport à l'entité chez qui ils ou elles effectuent une vérification ou d'autres travaux pour le compte de la DGVEE.

    Les vérificateurs et les vérificatrices qui participent à la négociation des contrats ont le devoir de s'assurer que les contrats que conclut la DGVEE le sont en vertu d'une procédure bien établie et qu'aucun doute ne pèse sur la validité des critères utilisés pour leur adjudication.

    La DGVEE entend préserver et maintenir des rapports de collaboration mutuellement avantageux avec les experts-conseils ou les expertes-conseils et les cabinets. Parallèlement, la DGVEE doit être en mesure de prouver hors de tout doute que l'adjudication des contrats aux cabinets n'est d'aucune façon le fait de pressions exercées par d'anciens employés ou d'anciennes employées travaillant dans certains cabinets ou par d'anciens employés ou d'anciennes employées des cabinets qui travaillent pour la DGVEE. La procédure d'adjudication des contrats doit mettre la DGVEE à l'abri de tout soupçon de conflit d'intérêts.

2. Efficacité de la vérification

Le rôle premier de la DGVEE est de fournir de l'information à la CFP qui lui permettra de donner l'assurance au Parlement que le processus de nomination est intègre. Son objectif est d'améliorer les opérations du gouvernement en ce qui a trait au processus de nomination. Le vérificateur ou la vérificatrice doit démontrer une attitude constructive dans la rédaction des rapports de vérification.

Bien que le rôle du vérificateur ou de la vérificatrice consiste implicitement à recommander des améliorations à la direction de l'entité, il ou elle doit prendre garde, ce faisant, de ne pas assumer le rôle de la direction. Par exemple, il ou elle doit éviter toute participation directe à l'élaboration de politiques ou à la conception de systèmes et de contrôles connexes. En cas de doute à ce sujet, les employés ou les employées doivent consulter leur superviseur ou leur superviseure.

3. Confidentialité de l'information recueillie au cours de la vérification

Le Code de déontologie en vérification de la CFP exige que les vérificateurs et les vérificatrices respectent la confidentialité de l'information obtenue auprès des entités vérifiées. Il leur est interdit de divulguer une information officielle ou de l'utiliser à des fins personnelles sans autorisation. L'information recueillie en cours de vérification ne peut servir qu'aux fins prévues et ne peut être divulguée qu'aux seules fins de vérification de la CFP.

La DGVEE a élaboré des pratiques et des procédures pour communiquer les constatations des vérifications. Elles sont décrites dans ses manuels. La divulgation d'une information officielle par les vérificateurs et les vérificatrices n'est permise que dans la mesure où elle est prévue par ces pratiques ou sur autorisation des gestionnaires. En outre, les vérificateurs et les vérificatrices doivent garantir la sécurité et la confidentialité de tous les dossiers, dans les bureaux de la DGVEE ou ceux de l'entité vérifiée.

Les entités vérifiées ont intérêt à connaître les constatations et les conclusions des vérifications et elles ont le droit de savoir. Afin de garantir que les entités sont traitées avec équité et que les conclusions ont été examinées avec soin, elles doivent demeurer confidentielles jusqu'à ce qu'elles aient été parfaitement corroborées, approuvées par l'entité et que leur diffusion ait été autorisée par la présidente de la CFP. La divulgation inopportune ou prématurée des constatations de vérification peut nuire à l'entité vérifiée et mettre la CFP dans l'embarras.

De plus, la règle de confidentialité impose à tous ceux et toutes celles qui travaillent pour la DGVEE d'être prudents ou prudentes lorsqu'ils ou elles discutent avec des amis ou des amies, des parents ou des collègues qui ne sont pas de la DGVEE, de leur travail ou d'autres projets menés par leur direction. Ils ou elles doivent se garder de faire au passage des commentaires sur le travail que fait la DGVEE dans les ministères ou d'autres entités.

4. Corroboration des vérifications

Les vérificateurs et les vérificatrices doivent être prêts à justifier sans difficulté leurs constatations, leurs conclusions et leurs observations en cas de questions embarrassantes.

De la même manière qu'elle s'appuie sur des critères pour vérifier les activités d'une entité, la DGVEE s'appuie sur une norme de preuve rigoureuse au moment d'évaluer les éléments probants qui étayent les constatations et les conclusions des vérifications. Les normes de rendement que la DGVEE impose à ses vérificateurs ou à ses vérificatrices ne sont pas moins strictes que celles qu'elle attend des employés ou des employées des entités vérifiées. C'est une question d'équité, certes, et c'est aussi une question de préserver et d'accroître la crédibilité de la DGVEE.

Les vérificateurs et les vérificatrices doivent s'assurer que les éléments probants qui étayent leur rapport de vérification répondent aux conditions de qualité et de quantité permettant de constituer un dossier solide à l'appui des conclusions formulées.

Les constatations présentées par la DGVEE doivent être fondées sur des faits, qui pourront résister à un examen minutieux. Bien qu'il puisse parfois être nécessaire de présenter des conclusions qui laissent place à l'interprétation, celle-ci doit être factuelle, cohérente, logique et raisonnable. Le vérificateur ou la vérificatrice doit conserver un point de vue objectif et factuel.

5. Communication et rapports

Conformément à la Politique sur les communications de la CFP, la vice-présidente ou le vice-président de la DGVEE doit autoriser toutes les communications publiques de la DGVEE (discours, communiqués, présentations).

Les rapports de la DGVEE doivent répondre aux plus hautes normes quant au contenu et à la présentation. Ils doivent être rédigés conformément aux politiques de vérification de la CFP, dans un langage simple et précis et être révisés.