Plan de vérification et d’études pour 2012 et 2013

Octobre 2011

Direction générale de la vérification et des services de données
Direction des méthodes professionnelles et de la planification

Table des matières

• 1. Introduction
  • 1.1 Surveillance de la Commission de la fonction publique
• 2. Plan de vérification et d’études
• 3. Élaboration du Plan de vérification et d’études
  • 3.1 Planification fondée sur le risque
  • 3.2 Choix des organisations
• 4. Vérifications par la Commission de la fonction publique
• Annexe A – Liste des vérifications et des études
• Annexe B – Définition des vérifications et des études

1. Introduction

La Commission de la fonction publique (CFP) est un organisme indépendant qui relève du Parlement et dont le mandat consiste à protéger l’intégrité du système de dotation et l’impartialité politique de la fonction publique.  De plus, la CFP recrute des Canadiens qualifiés qui proviennent de partout au pays.  Pour exercer ses responsabilités envers le Parlement relativement à la surveillance de l’intégrité des nominations dans la fonction publique et à la protection de l’impartialité politique, la Direction générale de la vérification et des services de données (DGVSD) mène des vérifications et des études indépendantes et fournit des renseignements et des analyses.

1.1 Surveillance de la Commission de la fonction publique

La Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) confère à la CFP le pouvoir exclusif d’effectuer des nominations à la fonction publique et au sein de celle-ci.  Pour tirer parti au maximum des mesures d’assouplissement prévues par la LEFP, la CFP encourage le plus possible la délégation de tous les pouvoirs aux administrateurs généraux dans les limites définies dans la Loi.  Il s’agit d’une entente axée sur la collaboration, dans le cadre de laquelle les ministères et la CFP ont tous la responsabilité de contribuer à la réussite globale du système de dotation.

Pour assurer l’équilibre de ce système fondé sur une délégation importante des pouvoirs, la CFP exerce un rôle de surveillance et fait rapport au Parlement sur l’exercice des pouvoirs délégués.  Les activités de surveillance fournissent à la CFP un niveau d’assurance sur l’intégrité du système de dotation dans tous les ministères et organismes.  Ces activités de surveillance font partie d’un ensemble qui comprend l’élaboration de lignes directrices, les services de dotation, l’instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN), la surveillance et la rétroaction, les études, les vérifications, les enquêtes et les mesures correctives.

Les vérifications et les études constituent deux outils de surveillance importants.  Les vérifications que la CFP mène concernant les activités de dotation des organisations peuvent porter sur deux domaines : le cadre de nomination et son application, et la conformité d’un échantillon de nominations avec la LEFP et les autres autorisations en vigueur.  La CFP effectue également des vérifications pangouvernementales portant sur des questions précises dans un certain nombre de ministères et organismes, de même que des études visant à accroître la compréhension du système de dotation, à attirer l’attention sur des problèmes de dotation possibles, à relever les leçons retenues et les pratiques dignes de mention.

Aux termes de l’article 17 de la LEFP, la CFP est habilitée à mener des vérifications sur tout sujet relevant de sa compétence ainsi que sur l’exercice des pouvoirs qui sont conférés aux administrateurs généraux en vertu du paragraphe 30(2) (établir les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout et déterminer toute exigence opérationnelle actuelle ou future et tout besoin de l’organisation actuel ou futur).  La CFP a également le pouvoir de formuler des recommandations à l’intention des administrateurs généraux. Pour les besoins des vérifications, en vertu de l’article 18, la CFP dispose des pouvoirs d’un commissaire nommé au titre de la partie I de la Loi sur les enquêtes.

2. Plan de vérification et d’études

Le Plan de vérification et d’études appuie l’important rôle de surveillance qu’exerce la CFP dans le système de dotation axé sur la délégation des pouvoirs. Il est conçu pour fournir au Parlement une assurance que le mérite est respecté dans les nominations qui sont effectuées au sein de la fonction publique.  De plus, les administrateurs généraux peuvent ainsi savoir si leur système de dotation fonctionne bien et connaître les domaines susceptibles d’améliorations au sein de leur organisation, le cas échéant.  Les vérifications et les études contribuent à leur compréhension des risques et des enjeux, des mesures de contrôle et des mécanismes de gouvernance au sein de leur organisation.

La CFP choisit les organisations à inclure dans le plan en fonction de différents facteurs, notamment les évaluations des risques et les activités de surveillance.  De plus, le cycle de vérification est d’une durée de sept ans, au cours duquel les organisations assujetties à la LEFP doivent faire l’objet d’une vérification.

Plus précisément, le présent plan cible les missions de vérification et d’études prévues pour 2012 et 2013.  Une liste détaillée des missions est fournie à l’annexe A.  Ce plan pourra toutefois faire l’objet de modifications en fonction de la mise à jour des profils des risques et des activités de surveillance de la CFP.

3. Élaboration du Plan de vérification et d’études

3.1 Planification fondée sur le risque

Le pouvoir de la CFP de mener des vérifications est défini dans la LEFP, et sa compétence comprend les 82 entités qui ont signé un IDRN avec la CFP et qui sont assujettis à la Loi.

Pour assurer le suivi des ministères et des organismes qui sont assujettis à la LEFP, la DGVSD met à jour sa base de connaissances sur les nombreuses organisations et sur les questions relevant de sa compétence.  La Direction générale obtient ces données au moyen de l’établissement d’un profil des risques fondé sur diverses méthodes, notamment les suivantes :

• la collecte et l’analyse de données (p. ex. les sondages sur la dotation visant les gestionnaires et candidats) ;
• le Rapport ministériel sur l’obligation de rendre compte en dotation (RMORCD) et les évaluations du rendement effectuées par la CFP en fonction de la LEFP au moyen du Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation (CRGD) et des indicateurs principaux ;
• les activités liées aux enquêtes de la CFP ;
• l’information provenant du Tribunal de la dotation de la fonction publique ;
• les consultations au sein de la CFP ;
• l’analyse documentaire.

Au moyen des renseignements liés aux indicateurs principaux et des résultats du RMORCD, la DGVSD tient à jour des profils des risques sur les organisations et cible les domaines de risque sur le plan de la dotation.  Cette évaluation des risques, combinée à l’exercice d’établissement du profil des risques, sert à identifier les domaines qui posent un risque élevé quant à l’intégrité du système de dotation de la fonction publique et à l’impartialité politique de la fonction publique.

3.2 Choix des organisations

Le Plan de vérification et d’études est conçu selon un cycle de sept ans.  Les 82 organisations ayant signé un IDRN avec la CFP doivent faire l’objet d’une vérification à l’intérieur de cette période.

Les organisations sont choisies de façon à ce que des organisations de grande, de moyenne, de petite et de très petite taille soient réparties à l’intérieur du cycle. Il faut également tenir compte du niveau de risque ciblé (en fonction de divers renseignements et consultations) et de la nécessité d’équilibrer les organisations à risque élevé, moyen ou faible à l’intérieur du cycle de sept ans.

Le Plan de vérification et d’études comprend également des vérifications et des études pangouvernementales, qui sont menées en fonction des risques et des enjeux en matière de dotation.  Il y a également des vérifications de suivi d’entités, le cas échéant, en fonction des résultats des vérifications précédentes et des activités de surveillance continues.

4. Vérifications par la Commission de la fonction publique

Les vérifications sont des examens objectifs et systématiques des activités qui donnent lieu à des évaluations indépendantes des résultats et de la gestion des activités de dotation; elles présentent également des observations, des conclusions et des recommandations.

Les rapports de vérification de la CFP peuvent comprendre une évaluation des domaines suivants :

• délégation ;
• stratégies de dotation ;
• lignes directrices organisationnelles ;
• surveillance ;
• rôles et responsabilités ;
• conformité des nominations et processus de nomination.

Annexe A – Liste des vérifications et des études

Le pouvoir de la Commission de la fonction publique (CFP) d’effectuer des vérifications est défini dans la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP). Sa compétence comprend 82 organisations qui ont signé un Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination avec la CFP et qui sont assujetties à la  LEFP. Suite à l’examen de surveillance, la CFP a établi un cycle de vérification de sept ans, allant de 2009 à 2015, durant lequel elle vérifiera toutes les organisations.

La CFP sélectionne les organisations à inscrire à son plan de vérification et d’études en fonction de différents facteurs, notamment les évaluations des risques et les résultats de la surveillance, tout en s’assurant de mener une vérification de toutes les organisations, conformément au cycle de sept ans établi. Afin de donner une description juste de la dotation au sein de la fonction publique fédérale, la CFP sélectionne diverses organisations en fonction de leur taille et des risques qu’elles présentent. 

Nota : Les organisations de grande taille comptent plus de 2 000 employés, celles de taille moyenne de 500 à 1 999 employés, celles de petite taille de 100 à 499 employés et celles de très petite taille moins de 100 employés.

Annexe B – Définition des vérifications et des études

Études

Les études visent à accroître la compréhension du système de dotation, à mettre l’accent sur des enjeux potentiels en dotation, et à relever les leçons retenues et les bonnes pratiques.  Portant sur des questions qui exigent des éclaircissements ou qui intéressent les parlementaires ou la population, elles sont essentiellement exploratoires et font appel à des méthodes diverses.  Bien qu’elles soient généralement plus descriptives que les vérifications, les études peuvent servir à guider d’autres responsables de la surveillance sur la façon d’évaluer ces questions à l’avenir et d’améliorer les lignes directrices régissant le processus de nomination.

Études statistiques

Les études statistiques sont des études analytiques fondées sur les vastes bases de données de la CFP qui visent à clarifier des questions liées à l’embauche et aux activités de dotation à la fonction publique fédérale.  Les études statistiques sont habituellement axées sur la description, en termes analytiques, des pratiques de dotation, l’étude des questions particulières touchant des politiques et des programmes dans une perspective d’analyse, et la prestation de soutien analytique à l’égard des fonctions de surveillance de la CFP.

Vérifications d’entités

Les vérifications d’entités portent sur les activités de dotation et les enjeux de ministères et organismes donnés.  En règle générale, ces vérifications visent à déterminer si une organisation a mis en place un cadre, des pratiques et des systèmes appropriés afin de gérer ses activités de dotation.  Elles visent également à vérifier la conformité des activités de dotation avec la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), les autres principes directeurs, les lignes directrices ainsi que l’instrument de délégation établi avec la CFP.  Dans ses rapports de vérification, la CFP peut présenter des recommandations aux administrateurs généraux et dirigeants d’organismes, et procéder à des vérifications de suivi pour s’assurer que l’organisation visée a pris les mesures correctives prévues pour régler les problèmes décelés.

Vérifications de suivi

À la suite de ses vérifications, la CFP présente des recommandations aux ministères et organismes pour améliorer leurs systèmes et pratiques de dotation.  Elle peut aussi supprimer ou imposer des conditions de délégation des pouvoirs de dotation.  Elle surveille en outre l’application de ses recommandations et mène des vérifications de suivi.  Dans les cas où la CFP impose des conditions à la délégation des pouvoirs de dotation, elle procède à des vérifications de suivi lorsque les résultats des activités de surveillance indiquent qu’il y a eu des améliorations notables pouvant lui permettre de supprimer ces conditions.

Vérifications pangouvernementales

Les vérifications pangouvernementales portent sur des questions intersectorielles et sur les activités de dotation de plusieurs ministères et organismes.  Lorsque les circonstances le justifient, la CFP peut tirer ses conclusions à partir d’un échantillon d’organisations.  Ces vérifications permettent d’évaluer de façon indépendante le rendement et la gestion des activités de dotation au sein des organisations assujetties à la  LEFP.  Elles permettent de donner de l’information, une assurance et des avis objectifs au Parlement et, en définitive, à la population canadienne quant à l’intégrité du processus de nomination dans la fonction publique fédérale.

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