Le Guide du rédacteur de la Commission de la fonction publique

Table des matières

Au sujet de ce guide

Le présent guide traite des règles de rédaction pour tous les documents de la Commission de la fonction publique (CFP) du Canada. La première section renferme en ordre alphabétique les règles générales, tandis que la seconde section énonce les règles particulières de rédaction s'appliquant aux documents suivants :

  • la correspondance et les allocutions de la présidente;
  • les documents affichés sur le Web;
  • le rapport annuel;
  • les rapports d'évaluation.

Le personnel de la CFP doit fournir ce guide à toutes les personnes qui travaillent à la rédaction des documents de la CFP, notamment :

  • les consultants;
  • les rédacteurs;
  • les réviseurs.

Documents connexes

Les documents suivants s'ajoutent aux règles présentées dans le présent guide :

  • Le guide du rédacteur, 2e édition, du Bureau de la traduction constitue l'ouvrage de référence par excellence pour tous les fonctionnaires touchant, de près ou de loin, au domaine des communications dans l'administration publique fédérale.
  • Une version électronique à jour est également accessible sur le site Web de Termium.
  • Le Lexique de la Commission de la fonction publique présente dans les deux langues officielles une liste alphabétique des termes les plus couramment utilisés à la CFP, et leurs équivalents.
  • Le Guide de rédaction du contenu du site Web Canada.ca

Règles générales

Cette section présente, par ordre alphabétique, les règles générales de rédaction.

Adresses électroniques et adresses URL

Éléments d'une adresse Web

Comme la plupart des navigateurs reconnaissent une adresse URL sans le préfixe « http:// », mieux vaut le supprimer. L'exception à cette règle, ce sont les sites sécurisés pour lesquels le préfixe « https » est obligatoire.

Détrompez-vous si vous croyez que le « www » est superflu dans une adresse URL; parfois deux adresses à tous autres égards identiques, mais dont l'une ne comporte pas le « www », ne mènent pas au même site. Vérifiez toujours les adresses URL.

Si un site Web dispose d'une page d'accueil bilingue, employez l'adresse URL française dans les textes français, et l'adresse URL anglaise dans les textes anglais.

Présentation

Écrivez les adresses électroniques et les adresses URL comme des hyperliens (c.-à-d. soulignées en bleu) tant dans les documents imprimés qu'électroniques. Il n'est pas nécessaire de les écrire en gras ou en italique.

Les noms de sites Web qui ressemblent à une adresse URL (p. ex. ebiz.facile) ne requièrent aucune présentation particulière.

Ponctuation

Si une adresse électronique ou une adresse URL figure au milieu d'une phrase, vous pouvez l'écrire entre parenthèses si le texte s'y prête.

Il doit être clair que tout signe de ponctuation suivant une adresse électronique ou une adresse URL fait partie de la phrase et non de l'adresse.

Exemples

  • Pour de plus amples renseignements, consultez le
    www.psc-cfp.gc.ca.
  • Ebiz.facile est une excellente source d'information pour les entrepreneurs qui envisagent de faire des affaires en ligne.

Division d'une adresse

Évitez d'écrire une adresse électronique ou une adresse URL sur deux lignes.

Si vous devez le faire, n'employez pas de trait d'union, mais coupez entre les éléments suivants : après un deux-points, une barre oblique, une double barre oblique ou l'arobas @. Pour éviter toute confusion, ne divisez jamais une adresse électronique ou une adresse URL qui contient un trait d'union à cet endroit.

Exemples

Pour connaître la Politique de communication du gouvernement du Canada, consultez le
www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/sipubs/comm/comm_f.asp.

Vous pouvez joindre la personne-ressource à
mary-jane@cfp-psc.gc.ca.

Adresses postales, numéros de téléphone et de télécopieur

Dans une liste de personnes-ressources, ne donnez que le titre du poste, pas le nom des fonctionnaires.

Si vous devez indiquer le nom, vérifiez l'orthographe auprès des Services d'annuaires gouvernementaux électroniques.

Les adresses doivent s'écrire comme suit : nom, titre, organisme, bureau ou étage, adresse municipale ou case postale et succursale, ville, province ou territoire, code postal et pays (si le document est diffusé à l'étranger).

Assurez-vous que le nom de la ville, de la province et le code postal sont inscrits sur la même ligne, la province et le code postal étant séparés par deux espaces.

Exemple

Madame Germaine Morisset
Directrice du Service de publicité
Les Éditions Fides
Bureau 102, tour Est
3974, boulevard Saint-Laurent
Montréal (Québec)  H2W 1Y3

Écrivez le nom de la province ou du territoire en toutes lettres, entre parenthèses, après le nom de la ville.

Étant donné que le gouvernement du Canada est officiellement bilingue, les adresses seront rédigées dans la langue du document (sauf la destination qui sera dans la langue d'usage au point d'expédition).

Les termes « Street » et « Avenue » ne sont pas traduits lorsqu'ils sont précédés d'un numéral ordinal.

Exemple

  • 350, 17th Street mais 52, rue Valley Ridge

Écrivez les numéros de téléphone et de télécopieur ainsi.

Exemples

  • Téléphone : 613-995-8900
  • Cellulaire : 705-995-8901
  • Télécopieur : 819-952-9620
  • Numéro sans frais : 1-800-234-5678

Vous pouvez ajouter une adresse électronique ou une adresse URL dans les coordonnées; écrivez-les de cette façon :

Exemples

  • Courriel : cweb@cweb.fgl.com
  • Site Web : www.fgl.com

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez les liens suivants :

  • le rapport annuel;
  • les rapports d'évaluation;
  • Services d'annuaires gouvernementaux électroniques, un site actualisé par Services publics et Approvisionnement qui répertorie tous les fonctionnaires fédéraux;
  • Canada411, un site qui répertorie plus de 12 millions de numéros de téléphone, d'adresses et de codes postaux de résidences et d'entreprises canadiennes figurant dans les annuaires des compagnies de téléphone participantes;
  • Sur le site de Postes Canada, on peut faire une recherche pour obtenir le code postal d'une adresse. Le Répertoire des codes postaux au Canada peut aussi être consulté dans n'importe quel bureau de poste.

Appels de note

L'appel de note se place en exposant et sans parenthèses avant le signe de ponctuation final.

Exemple

  • La situation s'est nettement améliorée, selon les auteurs du rapport1.

Dans le cas d'une citation, l'appel de note se place immédiatement après le texte, avant le guillemet fermant.

Exemple

  • « Je serai au bureau toute la soirée1 », a déclaré le ministre.

Il est préférable de recommencer la numérotation des appels de note à chaque chapitre plutôt que d'utiliser une numérotation continue dans tout le document.

Coupures de mots

En général, il n'est pas nécessaire de couper les mots quand la marge de droite n'est pas justifiée. On peut le faire pour que la marge soit régulière, mais sachez que plusieurs traits d'union en fin de ligne nuisent à la lecture.

Le chapitre 4 du Guide du rédacteur donne les règles de division des mots.

Rappelez-vous qu'il est préférable de ne pas couper, en employant des espaces insécables pour :

  • les noms propres,
  • les noms de personnes,
  • les dates,
  • les nombres,
  • les pourcentages,
  • les abréviations, les acronymes et les sigles,
  • les adresses URL et les adresses électroniques,
  • les adresses postales,
  • les mots étrangers écrits en italique,
  • le dernier mot d'un paragraphe, d'une colonne ou d'une page.

Dates

Les noms de jours et de mois s'écrivent en minuscules. L'article « le » s'écrit avant le jour (et non après). Il n'y a jamais de virgule dans une date : ni après le jour, ni avant l'année.

Exemple

  • La campagne sera lancée le dimanche 21 août 2002.

Dans une lettre, la date se met à droite. Le jour s'écrit en chiffres, le mois en lettres et l'année en chiffres.

Exemple

  • Le 31 octobre 2002

On emploie souvent la notation numérique de la date dans une note de service, un dossier ou un formulaire. Dans ce cas, utilisez la norme codifiée par l'ISO 8601, c'est-à-dire l'année, le mois, le jour, pour qu'il n'y ait pas de confusion entre le jour et le mois. Séparez les éléments par un trait d'union.

Exemples

  • Le 11 juin 2015 2015-06-11
  • Le 6 novembre 2015 2015-11-06

Il faut unir deux années par un trait d'union et répéter le millésime.

Exemple

  • 2015-2016 et non 2015-16

Deux-points

Pour obtenir des précisions sur l'emploi du deux-points, veuillez consulter la section 6.4 du Guide du rédacteur.

Utilisez le deux-points (précédé d'un espace insécable) pour introduire une énumération verticale.

Exemple

Le service à la clientèle comprend :

  • un service téléphonique;
  • l'envoi de dépliants;
  • un service de plaintes.

Utilisez aussi le deux-points entre le titre et le sous-titre d'une publication.

Exemple

BESCHERELLE, Louis-Nicolas. Bescherelle. L'art de conjuguer : Dictionnaire de 12 000 verbes, Montréal, Hurtubise HMH, 1998, 300 p.

Groupes et niveaux

Conformément à l'avis des Services linguistiques français du Bureau de la traduction, il est recommandé d'écrire les groupes et niveaux sans faire précéder le chiffre d'un zéro, en français comme en anglais.

Exemples

  • AS-2
  • EX-3
  • PM-5

Guillemets et citations

Pour obtenir des précisions sur l'emploi des guillemets et la présentation des citations, veuillez consulter le chapitre 7 du Guide du rédacteur.

Les citations peuvent n'être qu'un mot, une phrase, un paragraphe ou être de longs passages de plusieurs paragraphes.

Lorsqu'on cite quelques mots, un fragment de phrase ou une phrase incomplète, on n'encadre de guillemets que les mots qui font partie de la citation. La ponctuation de la phrase principale reste à l'extérieur des guillemets.

Exemple

  • Selon les étudiants, le cours était « intéressant, mais difficile à suivre ».

N.B. Employez les chevrons ou guillemets français (« ») en insérant un espace insécable avant et après la citation.

Si dans une citation entre guillemets français, il y a une autre citation, utilisez les guillemets anglais (“ ”).

Exemple

  • Elle aimait à répéter : « Comme disait Boileau : “Vingt fois sur le métier, remettez votre ouvrage.” »

Italique

L'italique sert à isoler certains mots ou certaines phrases, à attirer l'attention ou à conférer un caractère particulier.

Vous trouverez ci-après des explications sur les problèmes relatifs à l'emploi de l'italique que l'on trouve couramment.

Employez l'italique dans les cas suivants :

  • les titres de livres, de films, d'oeuvres d'art, de journaux, de revues et d'autres périodiques. Contrairement à l'usage en anglais, le titre des politiques ou des lignes directrices ne se met pas en italique, p. ex. Politique de nomination, sauf s'il faut le citer dans le corps d'un texte;
  • les titres de lois, de règlements, de décrets et d'affaires judiciaires (p. ex. la Loi sur les aliments et drogues); lorsque la loi est clairement définie, on emploie elliptiquement les mots loi, règlement et décret avec une majuscule et l'italique (la Loi), contrairement à l'usage en anglais qui ne requiert que la majuscule (the Act or the Charter) – voir Legal references, The Canadian Style, Chapter 6.06;
  • les mots étrangers qui ne sont pas francisés (veuillez consulter le chapitre 5 du Guide du rédacteur).

N.B. Dans une publication en format HTML, seuls les éléments mentionnés précédemment peuvent s'écrire en italique.

Dans une publication imprimée, vous pouvez aussi employer l'italique pour faire ressortir un mot ou une expression, mais il ne faut pas abuser du procédé. Dans une publication en format HTML, utilisez le gras à cette fin.

Dans une publication imprimée, vous pouvez aussi utiliser l'italique pour indiquer un titre de sous-section. Évitez cette pratique dans une publication en format HTML.

N'employez pas l'italique dans la mention d'un projet de loi (p. ex. on présentera un projet de loi sur la réglementation des prix).

Majuscule

Pour obtenir des précisions sur l'emploi de la majuscule, veuillez consulter le chapitre 3 du Guide du rédacteur.

Lorsqu'on fait référence à un ministère, il faut dès la première mention écrire le nom au long. Le mot « ministère » prend alors la minuscule et le nom du ministère en question, la majuscule. Lorsque vous employez ensuite le mot « ministère » seul et que celui-ci est précédé de l'article défini ou contracté, veuillez utiliser la majuscule pour indiquer qu'il s'agit de ce ministère précisément et non d'un autre.

Exemples

  • le ministère de l'Environnement (les employés du Ministère)
  • le ministère des Affaires autochtones et du Nord Canada (le Ministère)

En ce qui concerne les directions, divisions ou sections, on emploie la majuscule lorsque celles-ci désignent une entité en particulier.

Exemples

  • la Direction générale des communications et du marketing (la Direction générale)
  • la Section des approvisionnements (la Section)
  • le Service de la comptabilité (les activités du Service)

Lorsque l'on fait abstraction des mots « direction générale », « division », « section », etc., c'est le complément qui prend la majuscule.

Exemples

  • le directeur général des Communications et du Marketing
  • la politique de la Comptabilité

Le terme « gouvernement » prend toujours la minuscule.

Exemples

  • le gouvernement du Canada
  • le gouvernement de l'Île-du-Prince-Édouard
  • le gouvernement fédéral

Lorsqu'il s'agit d'une traduction non officielle d'un organisme, tous les termes du titre sont en minuscules : The U.S. Department of Commerce – le département du commerce des États-Unis.

Employez la minuscule quand vous faites référence à un chapitre, à un tableau, à une figure, etc.

Exemple

  • […] si bien que le taux de chômage n'a cessé de diminuer depuis cinq ans (voir le tableau 8).

Les noms d'institutions, d'organes judiciaires, d'établissements publics ou parapublics et d'organismes internationaux prennent la majuscule. Il y a cependant des exceptions à cette règle générale. Vérifiez toujours le nom exact des organismes en communiquant avec ceux-ci ou en consultant leur site Web.

Exemples

  • l'Assemblée législative
  • la Banque mondiale
  • la Chambre des communes
  • le Comité consultatif des affaires politiques
  • la Commission de la fonction publique
  • le Conseil privé
  • la Cour fédérale du Canada
  • la Cour suprême
  • le Fonds monétaire international
  • l'Organisation des Nations Unies
  • le Parlement
  • le Secrétariat du Conseil du Trésor

Les titres de lois, règlements, traités, causes de jurisprudence et documents historiques commencent par une majuscule. En français, leur forme abrégée prend la majuscule et l'italique (la Loi), contrairement à l'usage en anglais qui ne requiert que la majuscule (the Act or the Charter) – voir Legal references, The Canadian Style, Chapter 6.06.

Exemples

  • la Loi sur les aliments et drogues (la Loi)
  • l'Acte de l'Amérique du Nord britannique (l'Acte)
  • la Charte canadienne des droits et libertés (la Charte)
  • Vaudrin c. la Province de Terre-Neuve

Les titres de loi et de projets de lois désignés par des numéros s'écrivent en minuscules.

Exemples

  • Le projet de loi 107
  • la loi 8

Le mot « programme » prend la majuscule s'il fait partie du nom officiel et s'il est ensuite repris seul, il prend la minuscule. La même règle s'applique pour le guide, la stratégie, la conférence, etc.

Vous devez employer la majuscule dans les titres de fonctions, lorsque vous vous adressez directement à la personne. Notez que l'adjectif qui précède le substantif doit aussi prendre la majuscule.

Exemples

  • Monsieur le Premier Ministre
  • Madame la Directrice générale

Dans tous les autres cas, mettez la minuscule aux titres de fonctions.

Exemples

  • le premier ministre du Canada
  • le ministre de l'Industrie
  • la directrice générale des Ressources humaines

L'usage veut qu'on mette la majuscule aux termes « Amérindien », « Autochtone », « Cri », « Inuit », « Indien inscrit », « Métis », « Premières Nations », etc., utilisés comme substantifs désignant des personnes, une tribu ou un toponyme. Quand ils désignent un dialecte ou sont employés comme adjectifs, ils suivent la règle habituelle.

Exemples

  • Au XVIIe siècle, les Hurons et les Outaouais commerçaient avec les Français.
  • Le cri est la langue algonquine parlée par les Amérindiens vivant au Québec, en Ontario, au Manitoba et en Saskatchewan.
  • Le lac Iroquois.
  • L'artisanat indien.

Ministères et organismes gouvernementaux

Vérifiez toujours le nom des ministères et organismes gouvernementaux cités dans vos textes.

Nombre de ministères ont une appellation officielle (légale) et un nom d'usage : « ministère de l'Environnement » et « Environnement Canada », par exemple.

Le moyen le plus facile de vérifier le nom d'un ministère ou d'un organisme est de consulter le site Web de celui-ci (vous trouverez des liens vers les sites de tous les ministères et organismes sur le site du Canada).

Nombres (chiffres ou lettres)

Pour obtenir des précisions sur l'emploi des nombres, veuillez consulter le chapitre 2 du Guide du rédacteur.

Écrivez la numérotation de un à neuf en toutes lettres; utilisez ensuite les chiffres. Cette règle s'applique tant aux nombres cardinaux qu'aux nombres ordinaux. Les nombres s'appliquant à des durées se composent en lettres, sauf s'ils doivent marquer une précision.

Exemples

  • Ce matériel date de huit ans.
  • La société a été fondée il y a 10 ans.
  • L'expérience dura 244 heures 26 minutes 7 secondes.
  • L'entreprise compte 22 succursales.
  • Notre division s'est classée deuxième pour sa productivité.

Par contre, si une énumération comporte à la fois des chiffres inférieurs et supérieurs à neuf, mettez la numérotation en chiffres.

Exemples

  • Les groupes à l'étude étaient formés de 8, de 12 et de 16 participants, respectivement.
  • Veuillez supprimer les 3e, 6e et 19e points de la liste.

Les pourcentages s'écrivent toujours en chiffres.

Exemples

  • La productivité a augmenté d'environ 6 %.
  • La production s'est accrue de plus de 35 % par jour.

Lorsqu'une phrase commence par un nombre, écrivez le nombre en toutes lettres ou, mieux encore, reformulez la phrase autrement.

Dans le cas des nombres de plus de quatre chiffres, séparez les milliers par un espace insécable (et non une virgule). Si ces chiffres sont accompagnés de décimales, faites suivre le nombre entier d'une virgule.

Exemples

  • 3 400
  • 285 000
  • 28,4
  • 21 485,27

Les numéros d'articles, de lois, de pages, de circulaires et d'adresses, et tous les numéros indiquant un ordre s'écrivent en chiffres; on ne laisse alors aucun espace.

Exemples

  • l'article 1456
  • la loi 1578
  • le billet 378657
  • le page 3287
  • la circulaire 6787-67
  • 12478, rue Dupont

Perluète

La perluète (&), appelée ampersand en anglais, ne s'utilise en français que dans la raison sociale d'une société. Dans tout autre cas, elle doit être remplacée par la conjonction « et ».

Exemple

  • Tremblay & Cie mais MM. Côté et Parent

Point-virgule

Pour obtenir des précisions sur l'emploi du point-virgule, veuillez consulter le chapitre 6 du Guide du rédacteur.

Utilisez le point-virgule pour séparer les éléments d'une énumération dont l'un est déjà subdivisé par une virgule, ou pour séparer des propositions relativement longues de même nature.

Exemple

Le conseil d'administration a recommandé que des mesures correctives, quel que soit leur coût, soient appliquées immédiatement; que de nouvelles méthodes fondées sur les besoins réels soient élaborées; qu'une stratégie à long terme soit dressée.

Vous pouvez également utiliser le point-virgule dans les énumérations verticales.

Exemple

Pour en savoir davantage, veuillez consulter les organisations suivantes :

  • le Secrétariat du Conseil du Trésor;
  • la Commission de la fonction publique;
  • Statistique Canada.

Ponctuation et espacement

Voici quelques trucs en ce qui a trait à la ponctuation et à l'espacement.

Ponctuation

  • mettez un seul espace après le point;
  • mettez un espace après les points de suspension, mais pas d'espace avant;
  • mettez un espace insécable avant et après un tiret;
  • mettez un espace insécable avant le deux-points et un espace après.

Utilisez l'espace insécable pour empêcher la séparation des éléments devant figurer sur la même ligne. Dans MS Word, faites ctrl + alt + barre d'espacement.

Pour obtenir des précisions sur l'emploi de la ponctuation, veuillez consulter le chapitre 6 du Guide du rédacteur.

Espacement

Le tableau suivant montre l'espacement à observer avec les principaux signes de ponctuation.

Signe Avant le signe Après le signe Exemple
/ pas d'espace pas d'espace anglais/français
[ ] pas d'espace pas d'espace [La CFP]
pas d'espace un espace La CFP… Le jour
«  un espace un espace insécable « La
 » un espace insécable un espace CFP »
un espace insécable un espace 100 $
un espace insécable un espace 100 %
( ) pas d'espace pas d'espace (La CFP)
. pas d'espace un espace La CFP. Elle
! pas d'espace un espace La CFP! Elle
? pas d'espace un espace La CFP? Elle
: un espace insécable un espace insécable La CFP : elle
; pas d'espace un espace La CFP; elle
un espace insécable un espace insécable La CFP – elle
, pas d'espace un espace La CFP, elle

Pourcentages

Contrairement à l'usage en anglais, le symbole % en français est précédé d'un espace insécable.

Exemples

  • Les profits ont grimpé de 20 % au cours du dernier trimestre.
  • L'inflation a fléchi de deux points : elle est passée de 6 à 4 %.
  • La productivité s'est accrue de 6 %.

Dans les tableaux, indiquez le symbole entre parenthèses (%) au-dessus des colonnes pour éviter de le répéter après chaque chiffre.

Sigles, acronymes et autres abréviations

Un sigle est une suite de lettres initiales formant une abréviation, par exemple CFP pour Commission de la fonction publique.

Un acronyme peut comporter des lettres autres que des initiales et se prononce comme un mot, par exemple UNESCO pour Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture.

Dans le corps d'un texte, l'appellation officielle correspondant au sigle ou à l'acronyme doit, dès la première mention, être écrite en toutes lettres, suivie entre parenthèses du sigle qui pourra alors être repris aussi souvent que nécessaire dans le reste du texte. Ne mettez pas le sigle si le terme n'est pas repris dans le texte.

Évitez les sigles et acronymes dans les titres, sous-titres, en-têtes et autres subdivisions. Si vous devez en utiliser, assurez-vous qu'ils ont été clairement définis dans les pages précédentes.

La non-accentuation des sigles et des acronymes est de rigueur. On écrira donc ALENA, REERetc. Cette règle ne vise toutefois pas les sigles qui sont devenus des noms communs; ces derniers s'écrivent en minuscules et prennent la marque du pluriel (p. ex. un cégep, des cégeps).

N.B. Les abréviations de provinces, territoires et pays conservent la ponctuation et l'accentuation, car ce ne sont pas des sigles.

Exemples

  • T.-N.-L. Terre-Neuve-et-Labrador
  • Î.-P.-É. Île-du-Prince-Édouard
  • T.N.-O. Territoires du Nord-Ouest
  • É.-U. États-Unis

Les sigles ne comportant aucun point abréviatif sont traités comme des mots et, par conséquent, peuvent être accompagnés d'articles, de pronoms, de démonstratifs ou d'adjectifs : le BIT (Bureau international du travail)

Ils ne varient jamais en nombre, même lorsqu'ils sont accompagnés d'un article ou d'un démonstratif au pluriel (sauf quelques exceptions).

Exemples

  • des REER (régimes enregistrés d'épargne-retraite)

mais

  • des cégeps

Le genre des sigles, comme celui des acronymes, est déterminé par le premier substantif abrégé : le PNB (produit national brut)

Si le sigle est emprunté à l'anglais, on lui attribue le genre du nom commun français équivalent : la BBC (British Broadcasting Corporation [société]).

Dans le cas d'un long texte qui ne sera peut-être pas lu en entier, vous pouvez inclure dans les pages préliminaires une courte liste des abréviations, sigles et acronymes utilisés (il serait préférable d'insérer un glossaire à la toute fin du document, dans une section séparée). On doit répéter en entier, en début de chapitre par exemple, le nom de l'organisme ou l'appellation officielle auxquels le sigle correspond.

On ne met habituellement pas d'espace entre les points abréviatifs d'une abréviation comprenant plusieurs mots, ni entre les lettres d'un sigle : R.S.V.P. (répondez s'il vous plaît).

Employez les abréviations partout où le manque d'espace le justifie. Les abréviations sont en général invariables.

Vous trouverez une liste des abréviations courantes à la section 1.4 du Guide du rédacteur.

Le point abréviatif disparaît devant le point final et les points de suspension, mais non devant les autres signes de ponctuation.

Exemples

  • DUBÉ, Jacques. Lexique analogique, Ottawa, Groupe Communication Canada, 1997, 298 p.
  • Les termes « Métis », « Premières Nations », etc., utilisés comme substantifs, prennent la majuscule.

Dans un texte courant, quand on parle d'une personne en la citant par son nom ou sa fonction, sans s'adresser à elle, on abrège le titre de civilité.

Exemple

  • M. Jean Tremblay et non Monsieur Jean Tremblay

Mais lorsqu'on s'adresse directement à la personne, le titre de civilité n'est pas abrégé.

Les titres de civilité « monsieur », « madame », « mademoiselle » s'abrègent de la façon suivante.

Exemples

M. (monsieur) MM. (messieurs)
Mme (madame) Mmes (mesdames)
Mlle (mademoiselle) Mlles (mesdemoiselles)

En français, le titre docteur est réservé aux médecins, dentistes et autres spécialistes de la médecine. Il peut s'abréger en Dr ou Dre, mais il ne doit jamais être utilisé pour désigner un titre universitaire autre que le doctorat en médecine.

Les abréviations de titres académiques, de grades et de diplômes universitaires s'écrivent avec des points, mais sans espace.

Exemples

  • B.Sc.A. (baccalauréat ès sciences appliquées)
  • M.Ed. (maîtrise en éducation)
  • Ph.D. (docteur en philosophie et, par extension, en toute matière)

Les indications bibliographiques dans les notes ou les références bibliographiques comprennent souvent des abréviations de mots latins pour éviter les répétitions. Elles s'écrivent toujours en italique.

Exemples

  • et al. (et alii)
  • ibid. (ibidem)
  • id. (idem)

Le mot « compagnie », s'il fait partie de la raison sociale, s'écrit au long avec une majuscule initiale (la Compagnie de la Baie d'Hudson). Il ne s'abrège en Cie ou Cie que s'il est placé à la fin de la raison sociale (Dupont & Cie). S'il ne fait pas partie de la raison sociale, il s'écrit au long, en minuscules.

Le mot numéro s'abrège en no au singulier et nos au pluriel, sans point abréviatif.

L'abréviation etc. n'est jamais suivie de points de suspension, ne doit jamais se trouver seule sur une ligne à la fin d'un paragraphe, ne doit jamais se répéter plusieurs fois de suite, doit toujours être précédée et suivie d'une virgule à moins qu'elle ne termine la phrase.

Premier et première s'abrègent en 1er et 1re et non en 1ier et 1ière; deuxième s'abrège en 2e et non en 2ième.

Sociétés et associations

Vérifiez le nom des sociétés et associations citées dans vos textes. Le meilleur moyen est de communiquer avec l'organisme même ou de consulter son site Web.

Quand une société est mieux connue par son sigle que par son nom au long, écrivez d'abord le nom en toutes lettres suivi du sigle entre parenthèses, puis employez le sigle.

Respectez la graphie prônée par la société, même si elle représente une entorse aux règles d'espacement ou de majuscules.

Exemples

  • TransCanada PipeLines Ltée
  • TVOntario

Si la société a une raison sociale en français et en anglais, il faut utiliser la raison sociale française. Il ne faut en aucun cas traduire le nom d'un organisme ou d'une société et s'en servir comme nom officiel. Il est préférable de garder le nom anglais, quitte à en donner une version française entre parenthèses.

Sommes d'argent

En règle générale, les sommes d'argent s'écrivent en chiffres et le signe monétaire se place après le nombre, à moins qu'il ne s'agisse de textes officiels, juridiques ou littéraires, auxquels cas les nombres sont écrits en toutes lettres. Par contre, le signe monétaire peut se mettre avant les chiffres dans les tableaux et les états financiers.

Exemple

  • 10 $ (insérez un espace insécable entre le chiffre et le symbole)

Il ne faut pas utiliser de symbole avec une somme exprimée en millions ou en milliards écrite entièrement ou partiellement en lettres. Dans les tableaux, on peut utiliser la majuscule M pour million (2M$) et la minuscule k pour mille (2k$) comme abréviations. Notez que la majuscule K est l'abréviation utilisée en anglais ($5K).

Exemples

  • 15 millions de dollars et non 15 millions $
  • 1,5 milliard de dollars (notez que milliard reste au singulier puisqu'il s'agit d'une somme inférieure à 2)

Pour les milliers, les sommes s'écrivent en chiffres, avec le symbole : 15 000 $. Le mot mille est toujours singulier, comme dans des mille et des cents, des centaines de mille et trois mille dollars.

Si le nombre est entier (sans décimales) et qu'il n'y a pas de comparaison, n'ajoutez pas de virgule ni de zéros.

Exemple

  • 15 $ et non 15,00 $

Dans les publications canadiennes, on présume que les sommes d'argent sont en dollars canadiens. Si vous mentionnez plus d'une monnaie, servez-vous des symboles conventionnels.

Exemples

  • 225 $CAN
  • 300 $US (notez l'absence d'espace après le symbole de dollars)

Système international d'unités

Dans les documents de la CFP, on utilise le Système international d'unités (SI), qui a cours au Canada et dans de nombreux pays. Vous trouverez la liste des symboles à la section 1.3.2 du Guide du rédacteur.

Dans vos textes, veuillez convertir les mesures impériales en unités SI (on trouve de nombreux outils de conversion en ligne). Si vous avez de bonnes raisons de ne pas le faire, il serait souhaitable d'indiquer les unités SI entre parenthèses ou en note :

Exemple

  • La norme américaine est de 3 oz (85 g) par boîte.

Si l'unité de mesure suit un nombre écrit en lettres ou si elle n'est pas précédée de chiffres, écrivez-la au long.

Exemples

  • vingt mètres
  • la largeur de cette table est exprimée en centimètres
  • cent watts
  • la pression est exprimée en pascals

Tiret

Ne confondez pas le tiret et le trait d'union. Le tiret sur demi-cadratin (en dash en anglais), toujours précédé et suivi d'un espace, est plus long et a une fonction différente.

Il sert à isoler un mot ou une partie de phrase pour amener une explication, un exemple ou une réflexion. Servez-vous en uniquement lorsque le contexte le justifie et n'en abusez pas.

Exemple

  • Nous avons encore beaucoup à faire – plomberie, électricité, peinture – avant de pouvoir nous installer.

Le tiret sert aussi à séparer deux éléments juxtaposés dont l'un contient un trait d'union.

Exemple

  • L'Accord de libre-échange Canada – États-Unis.

Titres de fonctions

Pour obtenir des précisions sur l'emploi de la majuscule dans les titres de fonctions, veuillez consulter la section Majuscule du présent guide ainsi que les sections 3.3.12 à 3.3.17 du Guide du rédacteur.

À la première mention du nom d'un dignitaire, donnez son titre au long; ensuite, vous pouvez employer une forme raccourcie.

Exemples

  • le très honorable Justin Trudeau, premier ministre du Canada
  • le premier ministre Justin Trudeau
  • l'honorable Judy M. Foote, ministre des Services publics et de l'Approvisionnement Canada
  • la ministre Mélanie Joly

Dans les documents du gouvernement fédéral, on utilise parfois le titre honorifique « l'honorable » pour désigner des dignitaires tels que les membres du Conseil privé, les lieutenants-gouverneurs, les juges de la Cour suprême, de la Cour fédérale ou de la Cour de l'impôt, le président du Sénat ou de la Chambre des communes. L'emploi du titre ne comporte pas de règles fixes.

Le premier ministre, le gouverneur général et le juge en chef du Canada portent tous le titre de « très honorable ».

Ces deux titres étant une marque de respect, la personne concernée ne les utilise pas quand elle parle d'elle-même (par exemple dans une signature).

Pour plus d'explications sur les formules épistolaires, veuillez consulter le site Web de Patrimoine canadien.

Pour connaître la composition du Conseil des ministres, consultez le site Web du Bureau du Conseil privé ou celui du Parlement du Canada.

Toponymes

Pour obtenir des précisions sur les règles d'écriture des noms géographiques, veuillez consulter les sections 3.3.7 et 3.3.8 ainsi que le chapitre 11 du Guide du rédacteur.

La Commission de toponymie du Canada gère la politique de dénomination des lieux géographiques au Canada et maintient la base de données nationale des noms officiels figurant sur les cartes du gouvernement fédéral. Utilisez cette source dans les documents de la CFP.

La banque de données Topos sur le Web de la Commission de toponymie du Québec donne des renseignements sur les noms de lieux au Québec et parfois même l'origine et la signification.

Virgule

Pour obtenir des précisions sur l'emploi de la virgule, veuillez consulter la section 6.1 du Guide du rédacteur.

Insérez une virgule avant :

  • car
  • etc.
  • mais
  • savoir
  • entre autres
  • notamment

Insérez une virgule après :

  • ainsi
  • d'ailleurs
  • du reste
  • en revanche
  • oui
  • pourtant
  • au demeurant
  • de plus
  • en effet
  • néanmoins
  • par ailleurs
  • toutefois
  • cependant
  • dès lors
  • en outre
  • non
  • par contre

… lorsque ces adverbes ou locutions adverbiales sont placés au début d'une phrase.

Dans une date, il n'y a jamais de virgule avant l'année.

Exemple

  • Le 13 août 2007

Règles pour certains documents de la CFP

Cette section fournit des règles pour les documents de la CFP : le rapport annuel, les rapports d'évaluation, la correspondance et les allocutions de la présidente ainsi que les documents affichés sur le Web.

Sauf indication contraire, les règles générales de la section précédente s'appliquent également à ces documents.

Allocutions

Consignes générales pour tous les types d'allocutions

  • Marges : 2,54 cm (normales)
  • Page couverture seulement
    • Police : Arial
    • Taille de la police : 14 points
    • Interligne : 2
  • Deux espaces après le point (pour faciliter la lecture)
  • Aucun alinéa
  • Alignement du texte à la gauche
  • Pas de veuves et d'orphelines (s'assurer qu'une phrase ne commence pas sur une page pour continuer sur la suivante).
  • Ne pas fournir d'indications, de messages ou de mots charnières.
  • Il faut pouvoir documenter tout ce que la présidente dit. Évitons donc les généralisations.
  • Dans la partie française du texte, ne pas féminiser.

Version bilingue (version en format orateur)

  • Police : Arial
  • Taille de la police : 20 points
  • Interligne : 2
  • Impression du texte au recto de la page uniquement
  • Laisser 3 lignes vierges au bas de chaque page.
  • Il faut insérer des passages assez longs tant en français qu'en anglais.
    • Ne pas faire alterner de courts passages dans une langue officielle et ensuite dans l'autre. La présidente préfère parler pendant un certain temps dans une langue avant de passer à l'autre.

Version unilingue

  • Police : Arial
  • Taille de la police : 12 points
  • Interligne : 1.5
  • Ajouter des titres de section pour en faciliter la lecture.
  • Dans le coin inférieur gauche de la page couverture :
    • Ajouter la mention « Check against delivery » dans la version anglaise
    • Ajouter la mention « Le texte prononcé fait foi » dans la version française
  • Impression du texte au recto verso

Correspondance de la présidente

La correspondance de la présidente est relativement simple, en un langage clair et des phrases concises. De plus, la présidente a certaines préférences. Il faut notamment :

  • faire des phrases concises (environ 15 à 20 mots);
  • faire deux ou trois phrases plutôt qu'une phrase trop longue;
  • mettre un seul espace après le point (dans les deux langues);
  • éviter les qualificatifs exagérés ou les tournures emphatiques telles que « Je suis très heureuse », etc.;
  • éviter l'utilisation répétitive de conjonctions de coordination « p. ex. et, mais, or… », ou d'entrées en matière telles que « Vous serez peut-être intéressé de savoir… », ou « Je suis très heureuse de vous informer que… ».
  • utiliser « ci-joint » plutôt que « ci-attaché ».

Pour le reste, il s'agit de faire appel à son jugement, en tenant compte, bien sûr, du destinataire.

Paragraphe standard définissant la CFP

La Commission de la fonction publique (CFP) est un organisme indépendant qui relève du Parlement. Elle est responsable de protéger l'intégrité du système de dotation dans la fonction publique fédérale de même que l'impartialité des fonctionnaires sur le plan politique. De plus, la CFP recrute des Canadiennes et des Canadiens qualifiés provenant de partout au pays.

Rapport annuel

Messages clés

Tout au long de la rédaction du texte, gardez à l'esprit les messages clés que le rapport doit implicitement transmettre :

  • Travail compétent, élaboré depuis l'entrée en vigueur de la nouvelle LEFP.
  • Excellence dans la prestation des services en cours.
  • Le Parlement peut être en tout point assuré de l'efficacité du rôle de surveillance que joue la CFP au regard de la dotation d'une fonction publique impartiale, et peut se fonder sur son travail pour exercer sa propre fonction de surveillance du travail du gouvernement.
  • L'indépendance de la CFP est la clé d'un régime sain.

Principaux rappels à propos du langage

  • Utiliser un langage simple.
  • Considérer le public-cible : se mettre à la place du parlementaire qui n'est pas familier avec le domaine de la dotation, en train de lire le rapport annuel.
  • Choisir des termes faciles à comprendre et courants (définir les termes techniques).
  • Réduire l'utilisation des acronymes ou des sigles, et ne jamais les utiliser dans les titres de chapitres, de sections ou de sous-sections (les mettre entre parenthèses après avoir défini le terme au long une première fois et le redéfinir au début de chaque chapitre; ensuite, utiliser uniquement l'acronyme ou le sigle).
  • Utiliser des phrases courtes (15 à 20 mots ou 2 lignes de texte, éviter le remplissage inutile, ainsi que le jargon bureaucratique).
  • Utiliser des paragraphes courts (5 à 6 phrases).
  • Première phrase : énoncé de l'idée principale à développer dans le paragraphe.
  • Trois ou quatre idées secondaires à l'appui de l'idée principale.
  • Une phrase récapitulative.
  • Utiliser la voix active (p. ex. « La CFP a délégué certains pouvoirs aux ministères », et non « Des pouvoirs ont été délégués aux ministères par la CFP »).
  • Utiliser un ton rigoureux et rassurant.

Présentation

  • Titres : ne pas tout mettre en majuscules (16 points).
  • Sous-titres : ne pas tout mettre en majuscules (14 points).
  • Tous les paragraphes devraient être numérotés. Cette façon de faire aide les auteurs à regrouper leurs idées et à se concentrer sur l'idée ou le sujet principal.
  • Les sous-paragraphes devraient aussi être numérotés à l'aide de la fonction automatique de MS Word.
  • Tout le corps du texte doit être rédigé en Arial 12 points, sur du papier 8 ½ po x 11 po, en utilisant un interlignage simple, des marges de 1 po sans justification à droite (marge de droite non justifiée), à l'aide de MS Word.
  • Annexes : utiliser des nombres et non des lettres (p. ex. annexe 1 : Nomination des cadres de direction).
  • Se servir des encadrés pour la mise en relief des messages clés. Ils doivent être simples, sans couleur, ni ombrage, ni remplissage.
  • Citations en bloc (« citations mises en vedette ») : elles doivent être présentées dans un fichier distinct du texte.
  • En-tête/pied de page : ne pas insérer d'en-tête ni de pied de page (les concepteurs graphiques s'en chargeront au moment de la mise en page).
  • Pagination : les pages devraient être numérotées à l'aide de la fonction automatique de MS Word.
  • Dates : ne pas abréger le nom du mois et du jour dans un texte et au bas d'une page (le 13 décembre 2004 et non 13 déc. 2004). On peut toutefois utiliser des abréviations dans les tableaux, les citations, les renvois et les formulaires.
  • Utiliser le tiret entre les années plutôt que la barre oblique : 2001-2002 et non 2001/2002 ou 2001/02.
  • Employer la forme numérique pour indiquer la date, à savoir jour/mois/année : 27-03-2006 (le 27 mars 2006).

Rapports de vérification

La réputation et la crédibilité de la Commission de la fonction publique dépendent dans une grande mesure de la qualité de ses rapports de vérification. Ces rapports représentent en grande partie ce que le Parlement, les entités vérifiées, les médias et le public voient de la CFP. Par conséquent, il faut que leur contenu et leur présentation satisfassent aux normes les plus élevées.

Objectifs

En préparant son rapport, l'équipe de vérification doit avoir à l'esprit l'utilisation ultime du rapport, y compris :

  • l'assurance donnée au Parlement quant au fait que les nominations internes et externes à la fonction publique fédérale sont fondées sur les valeurs fondamentales du mérite et de l'impartialité politique, ainsi que sur les valeurs de dotation que sont la justice, l'accessibilité et la transparence;
  • l'utilisation qu'en font les parlementaires lorsqu'ils examinent de près le processus de nomination au sein de la fonction publique du Canada.

Conseil de rédaction

Le rapport vise à donner de l'assurance et à susciter des changements positifs, le cas échéant. Il est possible d'y arriver dans la mesure où le rapport présente les caractéristiques suivantes :

  • clair, précis et rédigé dans un langage simple de sorte que les lecteurs en comprennent le contenu;
  • convaincant;
  • fait ressortir les domaines d'intérêt particuliers pour les lecteurs;
  • équitable et présenté sur un ton impartial, fait mention du fait que la direction a pris des mesures pour corriger les manquements et souligne les résultats exemplaires;
  • ne traite que des questions importantes.

Rédaction pour le Web

Contrairement au public ciblé par les documents traditionnels, l'internaute :

  • lit, le plus souvent, sporadiquement, plutôt que consécutivement;
  • lit rarement une section particulière d'un document longtemps avant d'imprimer la page;
  • s'attend à ce que le document soit présenté en « strates » ou que l'information apparaisse de façon modulée;
  • est habitué de trouver un niveau de détail ou de spécificité croissant au fur et mesure qu'il avance dans le document.

Voici certains conseils pour rédiger des documents de qualité pour le Web :

  • se conformer à un langage clair et simple;
  • utiliser le souligné pour renvoyer à d'autres documents au moyen de l'hyperlien;
  • se méfier des mots inappropriés : « tel que mentionné », « précédemment », « section », « ci-dessus », « ci-dessous »;
  • rédiger, autant que possible, les sections et les paragraphes en blocs; cette consigne renvoie au volume d'information pouvant être affiché dans un même écran.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le Guide de rédaction du contenu du site Web Canada.ca (version 1.4).