Analyse des résultats des vérifications de 2009‑2010 et 2010‑2011 — La prise en considération des bénéficiaires de priorité dans la fonction publique

Octobre 2011

Tous les travaux pour la présente analyse ont été exécutés conformément au mandat législatif et aux politiques de vérification de la Commission de la fonction publique du Canada.

Introduction

Un « bénéficiaire de priorité » est une personne qui a le droit, aux termes de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) ou du Règlement sur l’emploi dans la fonction publique (REFP), d’être nommée avant quiconque à tout poste vacant dans la fonction publique. Cette personne doit cependant posséder les qualifications essentielles pour le poste. La Commission de la fonction publique (CFP) joue un rôle de premier plan à cet égard auprès des organisations fédérales. En effet, elle s’assure que les droits de priorité sont respectés par tous les intervenants, que les bénéficiaires de ces droits de priorité sont présentés aux postes vacants et que ces personnes sont nommées aux postes en question si elles possèdent les qualifications essentielles. La CFP est responsable du programme d’administration des priorités, surveille le respect des exigences du cadre législatif et réglementaire et assure le suivi des pratiques de dotation liées à l’administration des priorités, y compris au respect des valeurs de nomination. Pour ce faire, elle élabore des lignes directrices en matière d’administration des priorités et régit leur application, puis elle met en place et maintient un mécanisme administratif permettant d’associer les bénéficiaires de priorité aux postes à doter.

Contexte

Lors de ses vérifications organisationnelles, la CFP a procédé à un examen des mesures de dotation qui exigeaient l’obtention d’un numéro d’autorisation en matière de priorité. Cette démarche lui a ainsi permis de s’assurer que ce numéro avait été obtenu au plus tard à la date de nomination et que l’énoncé des critères de mérite joint à la demande d’autorisation était identique à celui ayant appuyé la nomination. L’examen de ces aspects a permis de déterminer si les organisations prenaient la candidature des bénéficiaires de priorité en considération, conformément à la LEFP, au REFP, à l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination, au Cadre de nomination de la CFP et au Guide sur l’administration des priorités.

En 2010-2011, la CFP a évalué le programme d’administration des priorités pour en examiner la pertinence et le rendement. Outre cette évaluation, la CFP a entrepris une analyse des résultats obtenus sur la prise en considération des droits de priorité. Il s’agissait de données tirées de ses rapports de vérification déposés au Parlement en 2010 et 2011.

Cette analyse était fondée sur des données relatives à 833 (sur 984) nominations ayant fait l’objet d’une vérification au cours des deux dernières périodes visées par les rapports de la CFP. Les nominations ou mesures de dotation qui n’exigeaient pas l’obtention d’un numéro d’autorisation en matière de priorité auprès de la CFP, comme les nominations intérimaires de plus de quatre mois, de même que les reclassifications, ont été exclues de la présente analyse. Au total, 19 organisations ont fait l’objet d’une vérification en 2009‑2010 et 2010‑2011.

Selon les résultats de l’analyse, dans environ 89 % des nominations vérifiées, les administrateurs généraux avaient pris en considération les bénéficiaires de priorité avant d’effectuer une nomination, tel qu’ils y sont tenus. L’analyse a également révélé qu’environ 11 % (89 sur 833) des nominations vérifiées comportaient des erreurs ou lacunes; par exemple, l’organisation n’avait pas obtenu de numéro d’autorisation en matière de priorité avant la date de la nomination. De plus, les résultats indiquent des situations où on a omis d’informer la CFP (pendant le processus de nomination) des modifications apportées à l’énoncé des critères de mérite. La CFP estime que ces pratiques peuvent compromettre les valeurs directrices et en particulier, restreindre l’accès équitable des bénéficiaires de priorité aux possibilités d’emploi.

La présente analyse a été complétée à l’aide d’entrevues auprès de représentants de certaines des organisations vérifiées. Ces derniers ont affirmé que la réussite du placement des employés touchés et des bénéficiaires de priorité reposait sur un leadership solide et l’engagement de la haute direction, un système d’administration des priorités efficace à l’interne et la liaison externe avec les réseaux professionnels et collectivités fonctionnelles.

Résultats de l’analyse

Deux aspects clés de la prise en considération des bénéficiaires de priorité ont été examinés dans le cadre des 19 vérifications effectuées en 2009‑2010 et 2010‑2011 :

• Le numéro d’autorisation en matière de priorité a été obtenu au plus tard à la date de nomination.
• L’énoncé des critères de mérite utilisé pour obtenir un numéro d’autorisation en matière de priorité était le même que celui qui a été utilisé pour effectuer la nomination d’une personne.

Résultats des entrevues

À la lumière de nos entrevues, nous avons constaté que les organisations tentent d’abord de trouver un poste au sein de leur organisation aux employés touchés avant de les inscrire au répertoire du Système de gestion de l’information sur les priorités (SGIP). Ainsi, elles peuvent conserver les employés de talent et réduire les répercussions en matière de finances et de ressources humaines (RH) sur l’organisation.

Les entrevues ont permis de dégager trois facteurs clés qui contribuent à la réussite du placement des employés touchés.

• Un leadership solide et l’engagement de la haute direction : Nos entrevues révèlent que la réussite du placement des employés touchés et des bénéficiaires de priorité au sein de la même organisation repose sur un solide leadership et l’engagement de la haute direction. Outre les réunions courantes de gestion, des comités de gestion spéciaux peuvent être formés pour superviser tout changement organisationnel attribuable à des exercices de réaménagement des effectifs, à des examens stratégiques ou à des exercices de transformation des activités. L’engagement de la haute direction fait en sorte que les employés touchés par les changements voient leur candidature prise en considération en priorité absolue pour un placement au sein de l’organisation. Il permet également de s’assurer que ces employés sont bien informés de leurs droits et bénéficient des outils et services nécessaires à leur réorientation professionnelle.
• Un système d’administration des priorités bien établi à l’interne : Nous avons observé que les organisations réussissaient à placer les employés touchés dans un autre poste au sein de leur organisation au moyen d’un système d’administration des priorités à l’interne. Il s’agit d’un système qui permet à l’organisation d’assurer un suivi des employés à la recherche d’un placement au sein de l’organisation avant leur inscription au répertoire du SGIP. Les conseillers en RH et les gestionnaires d’embauche sont tenus d’effectuer une recherche dans le système d’administration des priorités de leur organisation avant de lancer un processus de nomination.
• La liaison externe avec les réseaux professionnels et collectivités fonctionnelles : Nos entrevues ont fait ressortir que les organisations avaient recours aux réseaux professionnels et collectivités fonctionnelles afin de trouver des possibilités d’emploi à l’externe pour les employés touchés. Les réseaux professionnels et les collectivités favorisent également la collaboration entre les organisations; la mise en commun des pratiques dignes de mention peut d’ailleurs aider les organisations à régler leurs problèmes en matière de RH.

Conclusion

Dans l’ensemble, nous avons constaté un degré de conformité élevé concernant les deux aspects clés de la prise en considération des droits de priorité. Toutefois, les résultats indiquent également qu’environ 11 % (89 sur 833) des nominations vérifiées comportaient des lacunes ou des erreurs; par exemple, l’organisation n’avait pas obtenu de numéro d’autorisation en matière de priorité avant la date de la nomination. De plus, les résultats indiquent des situations où on a omis d’informer la CFP (pendant le processus de nomination) des modifications apportées à l’énoncé des critères de mérite. Il est nécessaire de continuer d’accorder une attention particulière à ces aspects afin de garantir le respect des valeurs directrices et en particulier l’accès équitable des bénéficiaires de priorité aux possibilités d’emploi.

Pour veiller à ce que les organisations continuent de prendre en considération les bénéficiaires de priorité, la CFP travaille actuellement à renforcer le cadre de gestion de son programme d’administration des priorités.

À propos de l’analyse des résultats des vérifications

Critères

La présente analyse a abordé deux aspects pertinents à la prise en considération des droits de priorité par les organisations :

• Le numéro d’autorisation en matière de priorité a été obtenu au plus tard à la date de la nomination.
• L’énoncé des critères de mérite utilisé pour l’obtention d’un numéro d’autorisation en matière de priorité était le même que celui qui a été utilisé pour faire la nomination.

Données employées dans le cadre de l’analyse

Au total, 19 organisations ont fait l’objet d’une vérification en 2009‑2010 et 2010‑2011. La présente analyse a ainsi permis d’obtenir des données sur 984 nominations vérifiées.

Toutefois, les 151 nominations ou mesures de dotation qui n’exigeaient pas l’obtention d’un numéro d’autorisation en matière de priorité auprès de la CFP, comme les nominations intérimaires de plus de quatre mois, de même que les reclassifications, ont été exclues de la présente analyse. Nous avons donc examiné 833 nominations.

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