ARCHIVÉE - Rapport du Comité de vérification interne présenté aux commissaires de la Commission de la fonction publique pour l'année civile 2008

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(Février 2009)

Introduction

Le Comité de vérification interne, constitué de membres de l'extérieur, est chargé de fournir à la présidente des avis impartiaux sur les questions ayant trait aux contrôles de gestion et aux rapports touchant les plans et les résultats. Conformément au mandat du Comité, le présent rapport décrit les activités menées au cours de l'année civile 2008.

Composition et réunions

Le Comité, dirigé par la présidente, est composé des membres suivants : Mme D. Adam, Ph.D., ainsi que MM. P. Boomgaardt, R. Little et R. Robinson. Un représentant du Bureau du vérificateur général (BVG) est invité à participer à toutes les réunions. Certains membres du Comité exécutif de gestion (CEG) et les employés de la vérification interne de la Commission de la fonction publique (CFP) étaient présents à titre d'observateurs et pour répondre aux questions des membres.

Le Comité s'est réuni à cinq reprises durant l'année – janvier, février, mai, août et octobre – et tous les membres externes étaient présents aux réunions. Par ailleurs, le Comité a rencontré les trois commissaires en une occasion. Il a aussi tenu régulièrement des séances à huis clos, auxquelles seuls les membres externes et la présidente ont participé.

Mandat du Comité

Le Comité a décidé que son mandat serait mis à jour périodiquement jusqu'à nouvel ordre, pendant qu'il continue de définir son mode de fonctionnement et de déterminer l'approche qui pourrait le mieux servir les intérêts de la Commission. Ses membres ont régulièrement reçu des mises à jour du Bureau du contrôleur général (BCG) sur l'élaboration continuelle de pratiques en matière de vérification interne, au gouvernement fédéral. Dans la mesure du possible, le Comité se conformera aux préférences du BCG, tout en respectant la nécessité de préserver l'indépendance de la CFP. Les membres ont suivi les directives du BCG afin de rédiger le présent rapport.

Activités de surveillance et responsabilisation

Le Comité a été informé des principaux dossiers de gestion, et des méthodes adoptées pour atténuer les préoccupations et produire les résultats escomptés. Par ailleurs, le Comité s'est penché sur des évaluations du Cadre de responsabilisation de gestion. Le Comité a reçu les principaux rapports utilisés par le CEG de la CFP pour surveiller les activités. On a aussi informé le Comité sur la façon dont la CFP avait fait la promotion de son code de valeurs et d'éthique auprès des employés, tout en les incitant à le respecter. De plus, on l'a renseigné sur les mesures prises pour assurer la pleine mise en œuvre des dispositions de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique.

Le Comité a reçu des comptes rendus réguliers sur des questions stratégiques et dossiers clés tels que l'élaboration du Projet de modernisation de la dotation dans la fonction publique et la mise en œuvre des politiques et des procédures portant sur l'accroissement du recouvrement des coûts des services.

Le Comité a examiné la version préliminaire du Rapport sur les plans et les priorités de 2008-2009 et du Rapport ministériel sur le rendement de 2007-2008, ainsi que les états financiers vérifiés de l'exercice financier 2008.

Orientation de la vérification interne

Le Comité a examiné la version préliminaire du plan de vérification de l'exercice 2008-2009 et de l'aperçu connexe pour 2012-2013, puis a fait quelques suggestions pour l'avenir et recommandé l'approbation du plan. On a également informé le Comité sur les ressources de la vérification interne. À chaque réunion, les membres ont reçu une mise à jour relative aux vérifications et aux plans. Tous les rapports de vérification interne, avec une attention particulière apportée aux conclusions et aux recommandations, ont été présentés au Comité. Ce dernier les a ensuite recommandés aux fins d'approbation. On utilise une méthode de suivi systématique pour informer les membres du Comité de la mise en œuvre des recommandations qui découlent de la vérification.

Liaison avec le Bureau du vérificateur général et les organismes centraux

Grâce à la présence régulière d'un représentant du BVG, le Comité était au fait des questions soulevées par le Bureau. Les membres ont pris connaissance du plan de vérification du BVG et des résultats de la vérification des états financiers de la Commission au 31 mars 2008.

La présidente a organisé des exposés sur l'évolution du rôle de la vérification interne et des comités de vérification qui ont été livrés au Comité par un haut fonctionnaire du BCG en février 2008, et par le contrôleur général en août 2008. En décembre, la présidente et tous les membres externes ont participé à un symposium sur la vérification interne qui était parrainé par le BCG.

Conclusion

En se basant sur l'expérience accumulée depuis 2006, le Comité estime que les activités menées en 2008 constituent de bons progrès dans le domaine en pleine évolution des comités de vérification interne du secteur public. Les membres ont bénéficié d'une information pertinente et transparente, ce qui a permis au Comité de s'acquitter de son mandat. En effet, les membres étaient régulièrement renseignés sur la façon dont la CFP relevait les principaux défis qui se présentaient. Les membres se sont dits satisfaits du professionnalisme du personnel, de sa franchise face aux difficultés qu'il rencontrait et de sa volonté de donner suite aux suggestions. Après trois ans d'activités, le Comité estime qu'il envisage avec réalisme les dossiers complexes de la Commission. Compte tenu des observations que l'on peut dégager de la dernière année, le Comité conclut que la CFP dispose d'une démarche systématique et rationnelle lorsqu'il s'agit d'honorer son mandat, surveiller les résultats et rendre compte publiquement de ses activités.