ARCHIVÉE - États financiers – Vérification cyclique Cycle 2007-2008 - Rapport final

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Approuvé le 15 septembre 2008

Table des matières

Résumé

Contexte

Le Comité de vérification interne (CVI) de la Commission de la fonction publique (CFP) avait approuvé un plan de vérification cyclique au début de l'année 2007. Le plan devait porter sur les contrôles relatifs à la reddition de compte et à la gestion financière. Cela venait s'ajouter aux travaux d'attestation annuelle sur les états financiers de la CFP effectués par le Bureau du vérificateur général (BVG). La première vérification devait couvrir deux domaines clés : les contrôles du cycle des salaires et les opérations par carte d'achat de la CFP.

La CFP est un organisme fédéral de taille moyenne, qui compte quelque 1 000 employés et dispose d'un budget annuel de plus de 100 millions de dollars, qui est attribué au paiement des salaires dans une proportion de plus de 70 %.  

Justification

La CFP a accepté de soumettre ses états financiers et ses contrôles de gestion financière à une vérification annuelle. La saine gestion financière revêt une importance particulière pour la direction de la CFP et contribue à la vérification du BVG et aux engagements de la CFP envers le Bureau du contrôleur général (BCG). La vérification met l'accent sur des aspects différents chaque année, selon un système de rotation, de façon à couvrir, au fil du temps, toutes les opérations clés. Le CVI a déterminé que le cycle des salaires et les cartes d'achat représentent des priorités en matière de vérification cette année après avoir examiné l'information fournie par la direction.

Objectifs

Les objectifs du cycle actuel de vérification consistaient à évaluer si :

Paye

  • les processus et les contrôles généraux qui se rapportent au cycle des salaires sont déterminés et consignés;  
  • les processus et les contrôles généraux qui se rapportent aux transactions non automatisées sont déterminés et consignés;

Cartes d'achat

  • les achats faits au moyen des cartes d'achat sont conformes à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et sont justifiés à l'aide de documents pertinents.

Conclusion

Dans l'ensemble, l'examen du cycle des salaires a révélé des caractéristiques de contrôle satisfaisantes et fonctionne convenablement aux fins de production d'états financiers. On a noté des possibilités d'amélioration en ce qui concerne la méthode d'évaluation des risques et l'analyse des systèmes de contrôle. On a constaté certaines lacunes attribuées au manque de documentation sur les procédures internes de la CFP. En outre, différents aspects du cycle des salaires pourraient faire l'objet d'une surveillance plus rigoureuse. Il en va de même pour les droits d'accès. Ces lacunes ont dénoté un risque accru, qui se sont concrétisées sous la forme d'erreurs. En raison de leur nature, certains employés peuvent subir les conséquences négatives de bon nombre de ces erreurs.

En ce qui concerne les cartes d'achat, la vérification a révélé que la CFP a établi, mis en œuvre et appliqué un cadre de gestion financière qui tient compte de la plupart des risques auxquels la CFP s'expose lorsqu'elle émet des cartes d'achat à ses employés. Dans l'ensemble, les procédures et les rôles sont clairs et les transactions personnelles se sont révélées conformes aux politiques et aux restrictions. Néanmoins, il faut se pencher sur certaines pratiques, comme le partage des cartes pour des raisons pratiques.

La direction a bien étudié les conclusions de cette vérification et a présenté des plans d'action solides afin d'en mettre en œuvre les recommandations.

1.0 Introduction

Le cycle des salaires et les opérations par carte d'achat ont été inclus dans le plan de vérification cyclique. La vérification cyclique des états financiers était un élément du Plan de vérification interne 2007-2008 fondé sur les risques et elle s'est poursuivie dans le document sur les prévisions. Le travail sur les opérations de paye a été réalisé de novembre 2007 à mars 2008. Il portait sur les transactions effectuées entre le 1er avril 2007 et le 31 octobre 2007. L'examen des cartes d'achat a porté quant à lui sur les transactions faites durant l'exercice financier 2006-2007. Les travaux de vérification ont été achevés en avril 2008 et les résultats ont été validés simultanément.

1.1 Commission de la fonction publique du Canada

La CFP est un organisme indépendant qui relève du Parlement. Elle est responsable de protéger l'intégrité du système de nomination de la fonction publique et l'impartialité des fonctionnaires fédéraux  sur le plan politique. La CFP défend l'intérêt du public en veillant au respect des valeurs associées à une fonction publique professionnelle, soit : la compétence, l'impartialité politique et la représentativité.

La CFP veille à l'application de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique et exerce d'autres responsabilités prévues dans la Loi sur l'équité en matière d'emploi. La CFP :

  1. doit rendre compte au Parlement de la nomination interne et externe de personnes qualifiées à la fonction publique;
  2. élabore des politiques et lignes directrices à l'intention des gestionnaires de la fonction publique, leur offre des conseils et veille à ce qu'ils assument leurs décisions en matière de dotation;
  3. effectue des vérifications et des enquêtes indépendantes afin d'évaluer l'efficacité du système de nomination;
  4. recrute des Canadiens qualifiés de partout au pays pour les engager à la fonction publique fédérale;
  5. s'assure que ses services de recrutement et d'évaluation répondent aux besoins d'une fonction publique moderne et novatrice.

La CFP comprend cinq directions générales : Vérification, Évaluation et Études; Enquêtes; Services de dotation et d'évaluation; Politiques et Gestion ministérielle. L'administration centrale est située dans la région de la capitale nationale.

2.0 Renseignements généraux

La CFP est un organisme fédéral de taille moyenne, qui compte sur un effectif de quelque 1 000 employés et un budget annuel de plus de 100 millions de dollars, qui est attribué au paiement des salaires dans une proportion de plus de 70 %.

En 2005, la CFP a engagé un grand cabinet de services professionnels pour recenser les contrôles relatifs à la communication de l'information financière et en évaluer l'efficacité. Cela s'inscrivait dans le cadre des préparatifs à la vérification des états financiers de la CFP par le BVG. Le cabinet a fourni des documents sur les contrôles organisés par cycles dont la CFP pourra dorénavant se servir et qu'elle pourra mettre à jour : Immobilisations, Dépenses, Communication de l'information financière, Paye et Revenus. Les résultats de l'évaluation du cycle des salaires ont été transmis à la haute direction dans un rapport intitulé Évaluation des contrôles internes du cycle des salaires.

L'effectif de la CFP comporte de nombreux types de postes, dont des postes pour une durée déterminée ou une période indéterminée, des postes temporaires et des emplois étudiants. Le cycle des salaires comprend de nombreux processus différents comme l'embauche, la cessation d'emploi, la mutation, les congés, les heures supplémentaires et les indemnités de départ et de vacances. Il s'agit ici d'une liste incomplète. De multiples contrôles sont en place afin de garantir que les écritures de paye sont autorisées, précises et vérifiées régulièrement.

Quatre divisions de la direction générale de la Gestion ministérielle (DGGM) participent aux processus de paye : Services opérationnels de la Gestion des ressources humaines, Opérations comptables, Systèmes financiers et administratifs, et Services ministériels et modernisation des ressources humaines. La paye exige que les administrateurs fassent preuve d'une connaissance vaste des lois, des règlements, des politiques, des conventions collectives et des lignes directrices. En outre, ils utilisent plusieurs systèmes comme la paye en direct, le Système de masse  salariale (SMS), FreeBalance, le Système d'information et de gestion des congés (SIGC), l'Application de formulaires électroniques (FEL) et le Système intégré de finance et d'administration (SIFA) de production de rapport.

La section de la Rémunération et des Avantages sociaux (SRAS) de la direction de la Gestion des ressources humaines (DGRH) est responsable du traitement des opérations de paye et du paiement des avantages connexes.  Les conseillers à la paye entrent les opérations dans le système de la paye en direct, qui sont alors transmises à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) aux fins de traitement centralisé.  Leur travail consiste en bonne partie à commencer le traitement d'un compte de façon manuelle, l'arrêter ou le modifier. Trois sections de la division des Opérations comptables (DOC) surveillent les opérations de paye, afin de s'assurer de l'exactitude des états financiers.

TPSGC est le dépositaire du système de la paye en direct dont la CFP doit se servir.  Les vérificateurs ont donc demandé à TPSGC de leur fournir de l'information sur les contrôles du système de paye. Un tel examen, comme il est décrit dans l'article 5970 du Manuel de l'Institut Canadien des Comptables Agréés (ICCA) sur les contrôles au sein d'un organisme de services, serait plus rigoureux que ce à quoi on peut s'attendre du travail de vérification annuel de TPSGC effectué par le BVG. On nous a informés qu'un tel rapport n'a pas été préparé.

Les processus relatifs aux cartes d'achat de la CFP sont beaucoup moins complexes que ses processus de paye. Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), qui a une entente avec la Banque de Montréal pour la gestion des cartes d'achat fédérales jusqu'en décembre 2008, a établi une politique générale. En 2002, la Direction de la vérification interne (DVI) a examiné l'utilisation des cartes d'achat dans son ensemble et a formulé quelques recommandations, auxquelles on a depuis donné suite.

Un certain nombre de règles régissent l'utilisation des cartes d'achat. Les cartes ne peuvent être utilisées que pour des transactions de 5 000 $ et moins, taxes comprises. Les gestionnaires des sous-centres de coûts fixent la limite de crédit pour chaque carte en fonction des habitudes de dépense. Les biens mobiliers et durables doivent également être indiqués dans les dossiers d'inventaire de la direction des Finances et de l'Administration (DFA). La CFP a instauré une nouvelle politique sur les cartes d'achat qui est entrée en vigueur le 1er avril 2006. La CFP affiche une moyenne mensuelle de 483 transactions au moyen des cartes. Les dépenses mensuelles se chiffrent en moyenne à 108 890 $, ou 225 $ par transaction. En janvier 2007, des transactions de crédit ont été effectuées à l'aide de 68 cartes différentes.

2.1 Risques

La CFP se trouve devant une tâche particulièrement exigeante en ce qui concerne le cycle des salaires. L'équipe de la SRAS est petite et doit donc relever le défi de maintenir ses niveaux de conseillers à la paye et d'expertise. De plus, les interventions manuelles effectuées par les conseillers à la paye augmentent forcément les risques. En outre, les opérations du cycle des salaires ont un effet considérable sur les états financiers annuels de la CFP. De plus, le chef de la SRAS joue un rôle clé puisque de nombreuses procédures internes de la section ne sont pas consignées. Enfin, la CFP, comme les autres organismes fédéraux, dépend entièrement de TPSGC pour le calcul de la paye nette de ses employés et sa distribution, mais ignore tout des contrôles de TPSGC. Bien que des contrôles compensatoires soient possibles, ils ne fourniraient qu'une assurance limitée, et ce, à un coût considérable pour la CFP.

Le CVI de la CFP a déterminé que les cartes d'achat constituent une préoccupation importante du point de vue des contrôles financiers. L'usage abusif de ces cartes s'est produit dans de nombreux organismes, ce qui est en partie attribuable au fait que le pouvoir d'autorisation des transactions est partagé au sein de chacun de ces organismes. Par conséquent, la direction a décidé qu'il était important de faire preuve de vigilance soutenue.

3.0 Objectif

Les objectifs de la vérification consistaient à évaluer :

  • la pertinence des contrôles à l'intérieur du cycle des salaires;
  • la pertinence du processus de documentation et des contrôles pour le traitement des transactions non automatisées à l'intérieur du cycle des salaires;
  • si les achats effectués au moyen des cartes d'achat étaient conformes à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et étaient consignés comme il se doit.

Les critères de vérification détaillés sont présentés à l'annexe A.

4.0 Portée

Les opérations de paye ont été examinées entre novembre 2007 et mars 2008. La vérification comprenait un examen des opérations du cycle des salaires effectuées à la CFP entre le 1er avril 2007 et le 31 octobre 2007. La vérification ne portait pas sur le traitement de la paye effectué par TPSGC. L'examen des cartes d'achat a été fait sur les registres de transactions de décembre et de janvier 2006-2007, mais il comprenait les transactions connexes, les directives et les politiques de l'administration centrale et des régions. La vérification ne portait pas sur les autres pratiques d'approvisionnement de la CFP.

5.0 Énoncé d'assurance

La vérification interne a été effectuée conformément aux normes de la CFP, qui sont elles-mêmes inspirées des normes de l'Institut des vérificateurs internes et de la politique du CT. Cette unité travaille en vue de la conformité totale aux normes applicables. Nous avons examiné suffisamment d'éléments probants et rassemblé l'information nécessaire pour arriver à la conclusion que nous avons obtenue. Nous n'avons toujours pas pu avoir accès aux éléments probants recherchés. Dans de tels cas, nous avons ajouté une remarque en ce sens.

6.0 Méthode

La méthode employée afin de mener à bien la vérification était la suivante :

  • des entrevues, y compris avec le personnel des intervenants de quatre divisions de la DGGM et le personnel du BVG;
  • l'examen des lois pertinentes, de la LGFP, des politiques du CT, des guides de TPSGC, du Manuel du receveur général, du Manuel de l'ICCA, des politiques et des procédures internes de la DOC, du rapport du cycle des salaires sur les contrôles (organigrammes inclus), de la délégation des pouvoirs de la CFP en matière de dotation et de finances, et des conventions collectives;
  • l'examen d'un échantillon de différentes opérations du cycle des salaires et de 172 transactions faites à l'aide d'une carte d'achat par 42 détenteurs de carte différents;
  • la revue de certains processus.

Le BVG avait commencé à examiner des transactions dans le cadre de sa vérification des états financiers 2007-2008, en novembre 2007. La DVI a effectué quelques vérifications au nom du BVG afin d'éviter une répétition du travail.

7.0 Conclusions, recommandations et plans d'action de la direction

7.1 Cycle des salaires

Évaluation des risques et analyse des systèmes de contrôle

Il est essentiel de déterminer les contrôles clés, de les consigner et de les mettre à jour régulièrement afin de s'assurer que les contrôles génériques en place sont efficaces. La plupart des mesures requises pour mettre à jour la documentation sur les contrôles ont été prises. La section des Politiques et Procédures financières (SPPF) de la DOC est responsable de la mise à jour du document Évaluation des contrôles internes du cycle des salaires. En 2007, le directeur de la DOC a approuvé les modifications mineures apportées au document. La DVI a révisé le document mis à jour et a obtenu l'approbation de la haute direction. Elle n'a signalé aucun problème. La vérification a toutefois révélé que le document évolue au rythme des besoins opérationnels et repose uniquement sur des séances de remue-méninges. Il ne s'appuie pas sur une évaluation des risques ou une analyse des systèmes de contrôle en bonne et due forme. Dans ce contexte, les contrôles pourraient ne plus être efficaces ou rentables, dans la mesure où les circonstances ont changé (p. ex. une réorganisation, l'usure de l'infrastructure, de nouvelles technologies ou des modifications aux conventions collectives).

On a demandé à la DOC de présenter un rapport, conformément à l'article 5970 
du Manuel de l'ICCA, sur le traitement des opérations de paye par TPSGC pour la CFP. Ce rapport était nécessaire pour évaluer les contrôles que TPSGC a mis en place afin de produire la paye nette des employés, ce qui comprend les contrôles relatifs aux systèmes. (L'évaluation initiale des contrôles internes du cycle des salaires avait volontairement exclu cet aspect de la paye.) TPSGC nous a informés qu'un tel rapport n'avait pas été produit.

1. Recommandation

DOC : Établir un processus permettant de procéder chaque année à une évaluation rigoureuse des risques et d'examiner les contrôles relatifs aux cycles dans des délais raisonnables.

Réponse de la direction

DOC :  L'évaluation des risques pour tous les cycles d'activité est faite et mise à jour au besoin, et seulement lorsque des changements sont apportés aux systèmes, aux processus et aux procédures. Bien que nous examinions toujours les risques relatifs aux cycles durant nos séances de remue-méninges, nous ne consignons pas nécessairement nos réflexions lorsqu'il n'y a pas de changement.

Nous acceptons de procéder chaque année à une évaluation complète des risques, ce qui comprend les changements aux systèmes, et de tenir des dossiers structurés sur l'évaluation des risques.

Il convient de souligner que nous réalisons une évaluation complète des risques lorsque nous prélevons l'échantillon en vue de l'examen des opérations des cycles d'activité (salaires, dépenses et revenus), conformément à l'article 34 de la LGFP (biens reçus, services rendus) pour l'ensemble des paiements.

Procédures, surveillance

Transferts

Nous nous attendions à ce que le transfert des dossiers correspondant aux déplacements de personnel soit fait avec diligence et que la facturation pertinente suive rapidement. 

Les conseillers à la paye sont responsables de l'administration du transfert des dossiers du personnel aux autres ministères. La CFP et les autres ministères peuvent effectuer les transferts une seule fois tous les 20 jours, à l'intérieur d'une période de temps déterminée. Les organismes concernés doivent coordonner le transfert, sinon l'employé demeure sur l'ancienne liste de paye.  Aucun protocole de service interministériel ou interorganismes n'est en place en ce qui concerne les transferts. La vérification a toutefois révélé que la plupart des transferts sont effectués dans des délais raisonnables (trois mois ou moins). 

La section des Rapports financiers (SRF) de la DOC est responsable de l'envoi et de la réception des factures produites à la suite du transfert des dossiers du personnel. Cette section recouvre les sommes dues auprès des autres ministères pour le temps où un employé était sur la liste de paye de la CFP et rembourse les autres ministères dans le cas contraire. La vérification a révélé que la plupart des transferts examinés en 2007 n'avaient pas encore été facturés à la CFP, en date du mois de février 2008. De plus, deux transferts examinés en 2007 n'ont pas été facturés aux autres ministères, en date du mois de février 2008, La SRF attribue cela en partie à un manque d'effectifs. Les retards en matière de transferts augmentent les risques de ne pas pouvoir terminer la facturation avant la fin de l'exercice, particulièrement dans le cas des personnes qui ont changé d'organisme plus d'une fois. Cela signifie également que les dossiers personnels d'un employé se trouvent dans un autre organisme et que certaines transactions peuvent être retardées.

La plupart des contrôles liés aux mutations consistent en des appels de rappel et du suivi dans les rapports mensuels.

2. Recommandation

SRF : Accroître la surveillance des délais de facturation afin de déterminer les dossiers qui doivent être facturés.

SRAS : Établir un protocole de service interne pour assurer le suivi des transferts qui doivent être accomplis.

Réponse de la direction

SRF : Nous ne pouvons rien au retard dans la facturation. Nous ne pouvons pas payer tant que nous n'avons pas reçu les factures des autres ministères ou organismes, qui ne font pas toujours preuve de diligence. Un de nos contrôles les plus courants consiste à effectuer du suivi lorsque le délai n'est pas raisonnable.

Le retard dont fait état le rapport sur la surveillance des délais de facturation était attribuable à un roulement de personnel. Nous avons pourvu tous les postes en juin 2008. Nous sommes maintenant en mesure d'accomplir le travail de surveillance.

SRAS : Le protocole de service interne sur le suivi des transferts sera rédigé pour en assurer la cohérence. La procédure relative au protocole de service interne sera mise en application en janvier 2009.

Rapprochement des systèmes

La SRF est également responsable du rapprochement mensuel entre le SMS et FreeBalance, ainsi qu'entre FreeBalance et le dossier de TPSGC afin de s'assurer de l'exactitude des données. Ce contrôle est nécessaire afin de s'assurer que les salaires versés aux employés par TPSGC correspondent à ceux de FreeBalance en ce qui a trait aux états financiers, et à ceux du SMS pour ce qui concerne la prise de décisions par la haute direction. La vérification a révélé que les rapprochements mensuels étaient effectués comme il se doit et que le chef de la SRF les avaient signés. 

Approbation de la paye

Nous avons déterminé que les contrôles pour le traitement des écritures de paye sont efficaces. La SPPF fournit un échantillon aléatoire des opérations à risque modéré à la Section des paiements et revenus (opérations concernant des salaires non réguliers), à des fins de vérification de compte, conformément à l'article 33 de la LGFP. Le calcul effectué par rapport à l'article 33 ne révèle aucun problème. La méthode d'échantillonnage aléatoire des paiements en ce qui regarde l'approbation de l'article 34 n'a toutefois pas favorisé la sélection d'éléments d'une valeur monétaire supérieure. La plupart des éléments sélectionnés avaient plutôt une très faible valeur.

3. Recommandation

SPPF : Utiliser une méthode d'échantillonnage plus efficace, comme la stratification ou l'échantillonnage en unités monétaires, afin de sélectionner aussi des opérations d'une valeur plus élevée.  

Réponse de la direction

SPPF : La méthode d'échantillonnage sera modifiée en 2008-2009, de façon à sélectionner davantage d'opérations d'une valeur élevée à des fins de vérification.

Calcul manuel des indemnités de départ et de vacances

Il était prévu que les contrôles visant les paiements non automatisés seraient consignés et suffisants. 

Les employés sont admissibles à des indemnités de départ et à des vacances payées dans certaines conditions. Les conseillers à la paye sont responsables du calcul manuel des sommes dues aux employés. Ces opérations manuelles présentent, de par leur nature même, des risques plus élevés que les processus automatisés.

La vérification a révélé que les contrôles effectués par la CFP relativement aux indemnités de départ n'étaient pas consignés et ne suffisaient pas à la tâche.  Par conséquent, les conseillers à la paye ne saisissaient pas tout à fait le calcul des indemnités de départ. Les conseillers à la paye avaient accès à des modèles de calcul des indemnités de départ. Ces modèles n'ont toutefois pas été utilisés dans le calcul des dossiers échantillonnés. Deux des dossiers échantillonnés sur sept comportaient des erreurs. Ces erreurs ont été corrigées à la suite de la vérification. En outre, deux « Relevés d'emploi » de l'Agence du revenu du Canada ne figuraient pas aux dossiers du personnel.  

Les conseillers à la paye n'avaient pas accès aux procédures écrites sur le calcul des indemnités de vacances. De plus, les modèles qui devaient aider au calcul des indemnités de vacances n'étaient pas accessibles aux conseillers à la paye.  Les conseillers à la paye impriment le solde de congés des employés à partir du SIGC afin de s'assurer que le nombre d'heures est exact avant de procéder au calcul. La vérification a révélé que les conseillers à la paye n'analysaient pas toujours correctement le solde de congés des employés avant de procéder au calcul. Le nombre de postes peut rendre la tâche difficile aux conseillers à la paye, qui peuvent ajouter ou omettre des heures involontairement. Un dossier sur un échantillon qui en comptait six était erroné. Il a été corrigé à la suite de la vérification.

Embauche, cessation d'emploi, saisie des heures de travail, congés, émission de chèques de paye supplémentaire et opérations relatives aux heures supplémentaires

Dans le cas des opérations ayant une incidence sur la paye, nous nous attendions à trouver des procédures écrites complètes et des processus d'assurance de la qualité. 

Bien que les processus de la CFP ne soient pas documentés, il existe certaines pratiques acceptées. Comme nous l'avons indiqué plus haut, les conseillers à la paye sont responsables de la saisie des données de paye dans le système de la paye en direct. Un premier conseiller à la paye paraphe la copie papier du système en direct, ce qui constitue l'assurance que le travail effectué a été vérifié. Un deuxième conseiller à la paye examine le travail du premier conseiller et, en guise d'éléments probants de sa vérification, paraphe la même copie papier avant de procéder à sa transmission officielle à TPSGC. La vérification a révélé que la copie papier de la paye en direct ne porte pas toujours les initiales du premier ou du deuxième conseiller à la paye pour ce qui concerne les embauches, les congés, les mutations et l'émission de chèques de paye supplémentaires. Il a donc été impossible de déterminer si les documents avaient été examinés ou non. 

4. Recommandation

SRAS :

  1. Définir des procédures écrites, officielles et approuvées à l'intention des conseillers à la paye, qui sont conformes aux pratiques acceptées et portent sur l'examen par les pairs et l'examen par un supérieur.
  2. Recalculer et confirmer toutes les indemnités de départ et de vacances de l'exercice financier 2007-2008.

Réponse de la direction

SRAS :

  1. Des directives officielles écrites ont récemment été mises en application relativement à la nécessité de parapher les copies papier des opérations, ainsi qu'à notre système de feuilles de contrôle qui nous sert d'éléments probants de secours. La SRAS mettra en application, d'ici au 30 septembre 2008, les procédures d'émission de chèques de paye supplémentaire et de saisie des heures de travail. Des procédures et des modèles seront également mis en place pour le calcul des indemnités de départ et de vacances d'ici le 15 octobre 2008. La SRAS déterminera aussi, avant la fin de l'exercice financier 2008-2009, tous les autres domaines qui présentent des risques élevés. Les procédures documentées suivront durant l'exercice financier 2009-2010.
  2. La SRAS recalculera et confirmera, d'ici le 15 novembre 2008, les vacances pour tous les départs à la retraite et les indemnités de départ à risque concernant l'exercice financier 2007-2008. (Les indemnités de départ à risque concernent habituellement les employés à temps partiel ou ayant moins de 30 ans consécutifs de service, puisque les employés qui ont plus de 30 ans de service consécutifs reçoivent l'indemnité de départ maximale, soit 30 semaines.)

Droits d'accès

Les droits d'accès au système de la paye en direct, au SMS et à FreeBalance ont été examinés afin de déterminer si les utilisateurs autorisés sont les seuls à pouvoir y accéder.  

On a remarqué que la direction de la SRAS est incapable de produire une liste des utilisateurs de la paye en direct à la CFP. Seul le profil d'accès des utilisateurs identifiés, comme les conseillers à la paye actuellement en fonction, peut être affiché. La vérification n'a donc pas permis de déterminer si les droits d'accès au système étaient respectés. En outre, en tant que super-utilisateur, le chef de la SRAS est responsable de demander à TPSGC les codes d'utilisateur pour le système de la paye en direct. Cette responsabilité est incompatible avec les autres rôles et responsabilités du chef. 

Le SMS est un système conçu pour aider à la surveillance et à la prévision des coûts liés au personnel. Il est aussi conçu pour importer les données sur les salaires de la CFP contenues dans les dossiers de TPSGC dans FreeBalance, et pour conserver des dossiers détaillés sur la paye. La vérification a révélé qu'un utilisateur du SMS ayant accès, en lecture seulement, à la totalité des données de la DGRH y avait toujours accès en mars 2008, malgré le fait qu'il ait quitté la CFP en janvier 2008. Il existe des contrôles pour éviter ce type d'erreur. Ils ont toutefois failli à la tâche dans ce cas-ci. Il semble s'agir d'un cas isolé.

Les responsabilités relatives à la paye sont séparées correctement : aucun conseiller à la paye n'a accès au système de la paye en direct et à FreeBalance. Cependant, le personnel désigné des opérations comptables de la DOC responsable de la réception, de la protection et de la distribution des chèques de paye supplémentaire et des talons de chèque de paye a également un profil de commis aux comptes créditeurs dans FreeBalance. Ce type d'accès permet à cette personne de créer des factures et de créer et modifier des fournisseurs. Ce double accès (création de factures et de fournisseurs) constitue une séparation incorrecte des tâches, malgré l'existence de mécanismes de contrôle compensatoires. Ce conflit de rôles n'a toutefois aucune incidence sur le cycle des salaires. De plus, nous avons noté que huit autres employés de la Section des paiements et revenus partageaient le même profil FreeBalance. Un tel nombre de personnes constitue un risque considérable.

5. Recommandation

SRAS :

  1. Définir un processus visant à s'assurer que seules les personnes autorisées ont accès au système de la paye en direct.
  2. Le directeur des Services opérationnels de la direction de la Gestion des ressources humaines plutôt que le chef de la SRAS devrait assumer la responsabilité de demander et de surveiller les codes d'utilisateur du système de la paye en direct.

    DOC : Réduire à deux le nombre de personnes qui détiennent un profil conflictuel de commis aux comptes créditeurs dans FreeBalance.

Réponse de la direction

SRAS :

  1. Un dialogue entre TPSGC et la SRAS a été entamé le 14 juillet 2008 afin de déterminer s'il est possible de recevoir une liste de tous les utilisateurs en ligne de la SRAS tous les trimestres. Une décision sera rendue d'ici décembre 2008.
  2. Une demande de la part du directeur des Services opérationnels de la direction de la Gestion des ressources humaines sera faite de sorte que le directeur des Services opérationnels obtienne le pouvoir de signature en vue de demander les codes d'utilisateur des employés des Ressources humaines (RH). Le chef de la Rémunération et des Avantages sociaux et le surveillant de la Paye conserveront également leur rôle de responsables de la sécurité afin d'être en mesure d'intervenir lors du dépannage du système de la paye ou de traiter des questions de structure du système. Il agiront également comme auxiliaires en cas d'absence. Une procédure interne visant à définir les rôles et responsabilités en matière de sécurité liée à la paye en direct à la CFP suivra d'ici la fin de décembre 2008.

    DOC : D'ici le 31 décembre 2008, la DOC limitera à deux personnes seulement l'accès aux comptes fournisseurs concurremment au maintien du profil permettant d'entrer des factures. Cette mesure réduira à deux le nombre de personnes ayant un conflit de rôles.

7.2 Cartes d'achat

L'utilisation des cartes est conforme à la Loi sur la gestion des finances publiques et à la politique de la Commission de la fonction publique

Dans l'ensemble, la vérification a révélé qu'une majorité des achats faits au moyen des cartes d'achat étaient accompagnés de documents justificatifs satisfaisants, étaient convenablement autorisés et étaient conformes aux politiques, aux directives et aux restrictions établies par la CFP.

Nous nous attendions à ce que les achats soient notés et justifiés à l'aide de documents pertinents. La vérification a révélé que cette norme était respectée, bien que nous ayons noté quelques cas où les documents étaient incomplets.

Les vérificateurs ont examiné si les achats de logiciels et de matériel informatique étaient correctement inscrits dans l'inventaire de la CFP. Ils n'ont détecté aucun cas de non-conformité. Ils ont toutefois remarqué que la DOC n'entre pas toujours les numéros de facture dans le système FreeBalance, ce qui complique le suivi des transactions dans le cas des obligations qui comportent plus d'un paiement.

Nous nous attendions à ce que les achats respectent les limites de crédit et à ce que les transactions ne dépassent pas 5 000 $, taxes incluses. De plus, il est défendu de diviser les contrats afin de se soustraire à cette limite. La vérification a révélé que cette norme était respectée, sauf dans le cas de deux contrats pour la location d'espace dans un centre des congrès, d'une valeur respective de 11 620 $ et de 13 006 $. La première location a été payée en trois versements égaux et la seconde a été payée à l'aide d'une carte (5 000 $) et d'un chèque.  Les contrats n'ont pas été divisés, mais l'utilisation de versements a eu des effets comparables et comportait les mêmes risques. Cette façon de faire contournait l'intention même de l'interdiction visant la division des contrats.

Nous nous attendions à ce que les dépenses soient correctement approuvées par des personnes détenant le pouvoir de signature conféré par les articles 32 et 34 de la LGFP. Cette exigence a été presque invariablement respectée, à l'exception de quelques manquements, comme une transaction qui ne portait pas le timbre officiel relatif à l'article 34.

Nous nous attendions à ce que le détenteur de la carte soit la seule personne à faire des achats à l'aide de celle-ci, et qu'elle ne serve qu'à des fins autorisées par le gouvernement. Les politiques du CT et de la CFP stipulent clairement que seule la personne dont le nom apparaît sur la carte peut s'en servir. Cela est attesté par la signature du détenteur de la carte sur la formule mensuelle manuscrite en continu. Toutefois, 14 des formules manuscrites en continu qui ont servi à l'échantillon ont été remplies par des personnes autres que le détenteur de la carte. Dans un cas, la carte d'une personne ayant quitté deux mois plus tôt était toujours utilisée. La direction tolère cette pratique puisqu'elle facilite l'administration (p. ex. pour les transactions périodiques comme le paiement des factures de téléphone cellulaire). Non seulement cette pratique contrevient-elle à la politique, elle dilue aussi la responsabilité liée à la carte. S'il devait y avoir fraude, il pourrait être difficile d'identifier le coupable. Hormis ce type d'infraction, nous n'avons constaté aucun cas de non-conformité. Ainsi, nous n'avons pas détecté de transactions interdites (p. ex. voyages, dépenses liées à l'utilisation d'un véhicule, avances de fonds, et autres transactions interdites).

6. Recommandation :

  1. La DFA doit veiller à l'application de sa politique selon laquelle seul le détenteur d'une carte peut l'utiliser.
  2. La DFA doit revoir sa politique relative aux cartes d'achat afin de déterminer si l'achat d'un article en versements échelonnés au moyen d'une carte d'achat devrait être interdit.

Réponse de la direction :

  1. La DFA continuera de veiller à l'application de la politique en vigueur selon laquelle seuls les détenteurs d'une carte d'achat peuvent s'en servir. Nous mettrons une fois de plus l'accent sur ce point dans le guide à l'intention des adjoints administratifs qui est en cours d'élaboration et dont la distribution est prévue en décembre 2008. À l'avenir, nous aborderons également ce point dans nos séances de formation sur les finances, comme notre formation sur la délégation des pouvoirs de signature. De plus, nous avons envoyé un message à tous les détenteurs de carte durant le premier trimestre de l'exercice 2007-2008 pour leur rappeler cette politique.
  2. En ce qui concerne les versements échelonnés, la DFA n'y voit pas de problème, à condition qu'il n'y ait pas de division de contrat. La DFA accepte toutefois de revoir et de clarifier, d'ici octobre 2008, la politique relative au paiement en versements échelonnés d'un même article en consultant le SCT. Nous informerons ensuite toutes les directions générales de la décision prise.

Contrôles pour le traitement, la production de rapports et la surveillance relatifs aux cartes d'achat

Dans l'ensemble, la vérification a révélé que les achats valides sont bien notés dans les commandes internes, que les taxes sont enregistrées correctement et que les opérations relatives à la formation et à l'accueil ont été autorisées. Le traitement du paiement de la TVH des Maritimes et de la TVQ du Québec doit toutefois être surveillé de plus près. Ces taxes n'avaient pas été entrées dans la colonne « Autres » par la DOC pour aider au recouvrement. La DFA croit que des procédures améliorées pourraient aider le personnel à éviter de faire de tels paiements, ce qui éliminerait par le fait même la nécessité de recouvrer les sommes. Nous avons également constaté quelques cas où la correction d'articles d'exécution n'avait pas été effectuée dans les documents connexes.  Les vérificateurs n'ont pas remarqué d'anomalies en ce qui concerne la formation et l'accueil.

La vérification a permis de déterminer que, dans l'ensemble, le cadre de gestion en place est efficace. Ce cadre est constitué de détenteurs de cartes informés, de routines mensuelles pour les détenteurs de carte et de processus centraux et mensuels de rapprochement. Des contrôles efficaces ont été mis en place (p. ex. une seule personne coordonne l'émission et le contrôle des cartes). De plus, la CFP a instauré une politique complète en matière de cartes d'achat. Cette politique est soutenue par des procédures internes à jour et des rôles clairs. Par exemple, selon la routine comptable mensuelle, la CFP paye rapidement les relevés de carte d'achat en portant la somme au crédit d'un compte de contrôle, puis en distribuant les dépenses réelles seulement sur réception du registre de chaque détenteur de carte. Quelques exceptions, comme des retards dans le traitement de certaines transactions, ont été notées.

Nous avons toutefois constaté une transaction douteuse traitée d'une manière hasardeuse qui n'a pas été soumise aux contrôles existants. Il s'agit plus particulièrement d'un achat d'une valeur de 48 $ dans une boutique de produits de beauté qui a été distribué sans avoir été justifié à l'aide des documents appropriés, bien qu'il semblait être de nature personnelle. Ce n'est que lorsque la DVI a communiqué avec le bureau concerné qu'on a pu déterminer que l'achat était lié à un programme de reconnaissance des employés, mais que les documents justificatifs n'avaient pas encore été signés par le coordonnateur des récompenses et joints au relevé. Dans ce cas-ci, la transaction suspecte n'avait pas été signalée à des fins d'enquête en étant placée dans un compte d'attente.  (Le compte de contrôle des cartes d'achat de la DOC a été ouvert pour une autre raison.) La DFA considère qu'il s'agit d'un cas isolé et négligeable, mais elle accepte de procéder au suivi de toutes les transactions inhabituelles.

8.0 Conclusion

Dans l'ensemble, l'examen du cycle des salaires a révélé des caractéristiques de contrôle satisfaisantes et fonctionne convenablement aux fins de production d'états financiers. On a noté des possibilités d'amélioration en ce qui concerne la méthode d'évaluation des risques et l'analyse des systèmes de contrôle. On a constaté certaines lacunes attribuées au manque de documentation sur les procédures internes de la CFP. En outre, différents aspects du cycle des salaires pourraient faire l'objet d'une surveillance plus rigoureuse. Il en va de même pour les droits d'accès. Ces lacunes ont dénoté un risque accru, qui se sont concrétisées sous la forme d'erreurs. En raison de leur nature, certains employés peuvent subir les conséquences négatives de bon nombre de ces erreurs.

En ce qui concerne les cartes d'achat, la vérification a révélé que la CFP a établi, mis en œuvre et appliqué un cadre de gestion financière qui tient compte de la plupart des risques auxquels la CFP s'expose lorsqu'elle émet des cartes d'achat à ses employés. Dans l'ensemble, les rôles et les procédures sont clairs et les transactions personnelles se sont révélées conformes aux politiques et aux restrictions. Néanmoins, il faut se pencher sur certaines pratiques, comme le partage des cartes pour des raisons pratiques.

La direction a bien étudié les observations de cette vérification et a présenté des plans d'action solides afin d'en mettre en œuvre les recommandations.

Annexe A Critères de vérification    

L'examen de la vérification comprenait les objectifs et les critères de contrôle suivants :

1.  Objectif : Évaluer la pertinence des contrôles internes du cycle des salaires et faire le suivi des recommandations formulées à la suite des vérifications précédentes.

  • La CFP a préparé des documents sur les opérations du cycle des salaires;
  • La CFP a déterminé les contrôles intégrés au processus d'embauche et les met à jour. Ces contrôles sont efficaces;
  • La CFP a déterminé les contrôles intégrés au processus de cessation d'emploi et les met à jour. Ces contrôles sont efficaces;
  • La CFP a déterminé les contrôles intégrés au processus de mutation à l'intérieur de la Commission et à l'extérieur de celle-ci. Elle a préparé des documents sur ces processus et les met à jour. Ces contrôles sont efficaces;
  • La CFP a déterminé les contrôles intégrés au processus de saisie des heures de travail. Elle a préparé des documents sur ces contrôles et les met à jour. Ces contrôles sont efficaces;
  • La CFP a déterminé les contrôles intégrés au processus de comptabilisation des congés. Elle a préparé des documents sur ces contrôles et les met à jour. Ces contrôles sont efficaces;
  • La CFP a déterminé les contrôles intégrés au processus de comptabilisation des heures supplémentaires. Elle a préparé des documents sur ces contrôles et les met à jour. Ces contrôles sont efficaces;
  • La CFP a déterminé les contrôles intégrés au processus de la paye. Elle a préparé des documents sur ces contrôles et les met à jour. Ces contrôles sont efficaces;
  • La CFP a déterminé les contrôles relatifs à l'interaction entre le SMS et FreeBalance. Elle a préparé des documents sur ces contrôles et les met à jour. Ces contrôles sont efficaces;
  • La CFP a déterminé les contrôles relatifs à la distribution des chèques de paye, des chèques de paye supplémentaire et des talons de chèque de paye. Elle a préparé des documents sur ces contrôles et les met à jour. Ces contrôles sont efficaces;
  • La CFP a déterminé les contrôles relatifs à la tenue du fichier maître de la paye. Elle a préparé des documents sur ces contrôles et les met à jour. Ces contrôles sont efficaces;
  • La CFP a déterminé les contrôles relatifs à l'interaction entre le tableau du SIGC et les tableaux des pouvoirs financiers. Elle a préparé des documents sur ces contrôles et les met à jour. Ces contrôles sont efficaces;

2.  Objectif : Évaluer le processus de documentation et les contrôles pour le traitement des transactions non automatisées à l'intérieur du cycle des salaires

  • La CFP a déterminé, consigné et mis à jour le processus et les contrôles relatifs au traitement :
    • des indemnités de départ;
    • des indemnités de vacances et des débours en espèces;
    • de la rémunération au rendement;
    • des changements à la paye et des salaires rétroactifs qui découlent de la mise en application de nouvelles conventions collectives.

3. Objectif : Évaluer si les achats faits au moyen des cartes d'achat sont réalisés conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et sont consignés comme il se doit.

  • L'utilisation des cartes d'achat est conforme à la politique en vigueur et à la LGFP :
    • les achats sont notés et justifiés à l'aide des documents pertinents;
    • les achats de logiciels et de matériel informatique sont inscrits dans l'inventaire de la CFP;
    • les achats respectent les limites de crédit (les transactions ne peuvent excéder 5 000 $);
    • les dépenses sont approuvées par un gestionnaire autorisé en vertu de l'article 32 et les achats sont approuvés par un gestionnaire autorisé en vertu de l'article 34;
    • seul le détenteur d'une carte peut faire des achats à l'aide de la carte. Les cartes doivent être utilisées uniquement pour des achats gouvernementaux.
  • Les transactions effectuées à l'aide des cartes d'achat de la CFP sont soumises à des contrôles adéquats. Les contrôles en question visent le traitement, la production de rapports et la surveillance des transactions :
    • les achats valides sont bien notés dans les commandes internes, les taxes sont notées correctement et les dépenses de formation et d'accueil sont correctement autorisées;
    • une routine mensuelle des détenteurs de carte informés est établie et un processus central et mensuel de rapprochement est mis en place.

Annexe B Glossaire

ARC
Agence du revenu du Canada
BVG
Bureau du vérificateur général
CC
Comptes créditeurs
CFP
Commission de la fonction publique
DGGM
Direction générale de la Gestion ministérielle
DOC
Division des Opérations comptables
DSFA
Division des Systèmes financiers et administratifs
DVI
Direction de la vérification interne
EUM
Échantillonnage en unités monétaires
LGFP
Loi sur la gestion des finances publiques
PSDF
Pouvoirs de signer des documents financiers
SCT
Secrétariat du Conseil du Trésor
SIGC
Système d'information et de gestion des congés
SMS
Système de la masse salariale
SPPF
Section des Politiques et Procédures financières
SRAS
Section de la Rémunération et des Avantages sociaux
SRF
Section des Rapports financiers
TPSGC
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada