Loi sur la protection des renseignements personnels
Rapport annuel

1^er avril 2010 au 31 mars 2011

• Introduction
  • Copies supplémentaires
• Partie I — Renseignements généraux sur la Commission de la fonction publique
  • 1.1 Mission, vision et valeurs - À la poursuite de l'excellence
  • 1.2 Valeurs qui guident les actions de la Commission de la fonction publique
  • 1.3 Responsabilités
  • 1.4 Résultat stratégique et architecture des activités de programme de la Commission de la fonction publique
• Partie II : Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • 1. Organisation du pouvoir de délégation et des activités
    • 1.1 Ordonnance de délégation de pouvoirs
    • 1.2 Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
    • 1.3 Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • 2. Résumé des activités du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
    • 2.1 Élaboration d'un Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels
    • 2.2 Cadre de responsabilisation de gestion
    • 2.3 Conseils internes et formation
    • 2.4 Système de suivi et logiciel d'imagerie
    • 2.5 Collecte, utilisation et divulgation de renseignements personnels
      • 2.5.1 Fichiers de renseignements personnels
      • 2.5.2 Fichiers inconsultables
      • 2.5.3. Divulgation en vertu de l'alinéa 8 (2) (m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
      • 2.5.4. Examen des documents
  • 3. Rapport statistique : interprétation
    • 3.1 Demandes présentées en vertu de la Loi
    • 3.2 Nature des demandes
    • 3.3 Consultations interorganisationnelles
    • 3.4 Examen informel de l'information
    • 3.5 Disposition à l'égard des demandes traitées
    • 3.6 Exceptions invoquées
    • 3.7 Exclusions invoquées
    • 3.8 Prorogations des délais
    • 3.9 Délai de traitement
    • 3.10 Traduction
    • 3.11 Méthode de consultation
    • 3.12 Corrections et mentions
    • 3.13 Coûts
  • 4. Plaintes
    • 4.1 Nombre de plaintes
    • 4.2 Nature des plaintes
    • 4.3 Plaintes réglées - non fondées
  • 5. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
• Annexe A – Instrument de délégation
• Annexe B - Comparaisons des demandes, d'année en année
• Annexe C – Rapport statistique annuel 2010-2011 – Loi sur la protection des renseignements personnels
• Annexe D - Exigences supplémentaires en matière d'établissement de rapports

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (L.R., 1985, ch. P‑21 – la Loi) est entrée en vigueur le 1^er juillet 1983.

Elle permet aux particuliers d’avoir accès aux renseignements qui les concernent et qui sont détenus par le gouvernement, sous réserve de certaines conditions déterminées et limitées.

La Loi protège également la vie privée des particuliers en empêchant des tiers d’avoir accès à leurs renseignements personnels et en leur permettant d’exercer un contrôle substantiel sur la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels.

Selon l’article 72 de la Loi, à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d’une institution fédérale établit pour présentation au Parlement un rapport annuel d’application de la Loi en ce qui concerne son institution.

Le présent rapport annuel résume la manière dont la Loi sur la protection des renseignements personnels a été gérée et administrée au sein de la Commission de la fonction publique du Canada (CFP) durant l’exercice 2010‑2011.

Copies supplémentaires

Il est possible d’obtenir des copies supplémentaires du présent rapport en écrivant à l’adresse suivante :

Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Commission de la fonction publique du Canada
L’Esplanade Laurier
300, avenue Laurier Ouest
Tour Ouest
Ottawa (Ontario) K1A 0M7

Il est également possible de présenter sa demande par courriel à l’adresse suivante :

AIPRP.ATIP@psc-cfp.gc.ca

Pour ceux qui le préfèrent, la demande peut être présentée par téléphone (613‑995‑9032) ou par télécopieur (613‑996‑4337).

Le rapport annuel de la CFP concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels est également accessible sur le site Web de la CFP.

Partie I — Renseignements généraux sur la Commission de la fonction publique

1.1 Mission, vision et valeurs - À la poursuite de l'excellence

La Commission de la fonction publique (CFP) s'emploie à bâtir une fonction publique vouée à l'excellence. Elle protège le principe du mérite, l'impartialité et l'usage des deux langues officielles, et veille au respect des valeurs que sont l'accessibilité, la justice, la transparence et la représentativité.

Nous recrutons, à la fonction publique, des Canadiens de talent de partout au pays. Nous renouvelons sans cesse nos services de recrutement afin de répondre aux besoins d'une fonction publique moderne et novatrice.

1.2 Valeurs qui guident les actions de la Commission de la fonction publique

Dans la prestation de ses services au Parlement et à la population canadienne, la CFP est guidée par les valeurs organisationnelles suivantes, auxquelles elle adhère fièrement :

• Intégrité dans ses actions;
• Justice dans ses décisions;
• Respect dans ses relations;
• Transparence dans ses communications.

1.3 Responsabilités

Au nom du Parlement, la CFP protège l’intégrité de la dotation et l’impartialité politique de la fonction publique. Pour ce faire, la CFP travaille en étroite collaboration avec le gouvernement, mais elle est indépendante de l’orientation ministérielle et rend compte au Parlement.

Voici en quoi consiste le mandat de la CFP :

• Administrer les dispositions de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) qui portent sur les activités politiques des employés et des administrateurs généraux;
• Surveiller l’intégrité du système de dotation et garantir l’impartialité de la fonction publique. Cette fonction de surveillance comprend la mise à jour et l’interprétation des données sur la fonction publique, la réalisation de vérifications probantes, la recommandation d’améliorations ainsi que la tenue d’enquêtes pouvant mener à la prise de mesures correctives lorsque des erreurs ou des problèmes sont décelés;
• Effectuer ou veiller à des nominations externes ou internes à la fonction publique, un pouvoir qui est par ailleurs délégué aux ministères et organismes. La CFP a pour rôle de fournir des services de dotation et d’évaluation à l’appui de la dotation dans la fonction publique.

1.4 Résultat stratégique et architecture des activités de programme de la Commission de la fonction publique

Résultat stratégique de la CFP

Offrir à la population canadienne une fonction publique hautement compétente, impartiale et représentative, capable de fournir des services dans les deux langues officielles, et au sein de laquelle les nominations sont fondées sur les valeurs que sont la justice, l'accessibilité, la représentativité et la transparence.

L'architecture des activités de programme de la CFP consiste en un résultat stratégique et quatre activités de programme.

Activité de programme 1.1.0 – Intégrité des nominations et impartialité politique

L'activité liée à l'intégrité des nominations et à l'impartialité politique est canalisée vers la protection indépendante du principe du mérite et de l'impartialité politique de la fonction publique fédérale. Cette activité englobe l'élaboration et la défense de positions de principe et d'orientations en matière de politiques stratégiques, la réalisation des travaux de recherche liés aux politiques, l'établissement des lignes directrices et des normes de la CFP, la prestation de conseils, l'interprétation et l'orientation ainsi que l'administration des pouvoirs délégués et non délégués.

Activité de programme 1.2.0 – Surveillance de l'intégrité de la dotation

L'activité liée à la surveillance de l'intégrité de la dotation veille à la responsabilisation à l'égard de l'application des lignes directrices et du cadre réglementaire en matière de nomination, et ce, dans le but de protéger l'intégrité de la dotation dans la fonction publique et de veiller à ce que la dotation soit exempte de toute influence politique. Cette activité comprend le suivi du rendement en dotation des organisations et de leur conformité aux exigences législatives, la conduite de vérifications et d'études, la tenue d'enquêtes et la présentation, au Parlement, de rapports sur l'intégrité de la dotation dans la fonction publique.

Activité de programme 1.3.0 – Services de dotation et d'évaluation

L'activité liée aux Services de dotation et d'évaluation permet d'élaborer et de tenir à jour les systèmes qui font le lien entre la population canadienne et les fonctionnaires à la recherche d'occasions d'emploi dans la fonction publique fédérale et les organisations responsables de l'embauche. L'activité fournit des services d'évaluation et produits connexes, tels que recherche et développement, consultation, évaluation et counselling pouvant être utilisés pour le recrutement, la sélection et le perfectionnement dans toute la fonction publique fédérale. Cette activité inclut également l'offre de services, de programmes et de produits de dotation aux organisations, à la population canadienne et aux fonctionnaires grâce à des unités de service à la clientèle situées partout au Canada.

Activité de programme 2.1.0 – Services internes

L'activité de programme des Services internes assure l'élaboration et le contrôle des cadres et politiques de planification de la gestion ministérielle liés au Cadre de responsabilisation de gestion de la dotation (CGRD), aux finances, à la gestion des ressources humaines (RH), à la technologie de l'information, aux communications et à d'autres services administratifs et de soutien. Elle fournit des services et des systèmes centraux, y compris des services juridiques à l'appui de tous les programmes de la CFP, notamment au bureau de la présidente et aux bureaux des commissaires. En outre, elle assure l'élaboration et la mise en œuvre des politiques, des plans d'action, des lignes directrices, des normes, des processus et des procédures visant à appuyer le processus décisionnel de la CFP.

Partie II —Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

1. Organisation du pouvoir de délégation et des activités

1.1 Ordonnance de délégation de pouvoirs

Aux termes de l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi), la présidente de la Commission est désignée comme la responsable de l’institution fédérale aux fins de l’administration de la Loi.

Conformément à l’article 73 de la Loi, les administrateurs généraux peuvent, en signant une ordonnance, déléguer tout pouvoir, tâche ou fonction, aux termes de la Loi, à un ou à plusieurs cadres ou employés de l’institution qui occupent un poste au niveau approprié afin que ceux‑ci exercent les pouvoirs ou assument les tâches et les fonctions du responsable tels que décrits dans l’ordonnance.

Au sein de la Commission de la fonction publique (CFP), cet instrument de délégation est encore fondé sur un processus centralisé géré par le secrétaire général du Secrétariat de la Commission, lequel agit également à titre de coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) à la CFP, étant délégataire de tous les pouvoirs conformément à la Loi. Un extrait de l’ordonnance de délégation de pouvoirs, approuvé par la présidence, figure à l’annexe A.

1.2 Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

La CFP compte un seul coordonnateur de l’AIPRP, qui est chargé et doit rendre compte de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces en vue d’assurer le traitement adéquat des demandes présentées en vertu de la Loi.

Le coordonnateur est également responsable des politiques, des systèmes et des procédures connexes qui découlent de la Loi.

Le coordonnateur exerce notamment les activités suivantes :

• traiter les demandes présentées en vertu de la Loi;
• agir à titre de porte‑parole de la CFP auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), du Commissariat à la protection de la vie privée et des autres ministères et organismes relativement aux questions touchant la Loi;
• répondre aux demandes de consultation soumises par d’autres institutions fédérales concernant des documents produits par la CFP;
• examiner les collectes de renseignements, conformément à la politique fédérale sur la collecte de renseignements et la recherche sur l’opinion publique;
• préparer le rapport annuel au Parlement ainsi que d’autres rapports prévus par la loi, de même que tout autre document exigé par les organismes centraux;
• élaborer des politiques, des procédures et des lignes directrices afin d’assurer l’application méthodique de la Loi par la CFP;
• sensibiliser le personnel de la CFP aux obligations découlant de la Loi;
• veiller à ce que la CFP respecte la Loi, les règlements ainsi que les procédures et les politiques pertinentes;
• offrir des conseils et des séances de sensibilisation aux employés de la CFP concernant les dispositions de la Loi et des politiques du SCT ainsi que leur incidence sur diverses initiatives de programme.

1.3 Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l’AIPRP administre les dispositions de la Loi au nom de la CFP. Le gestionnaire du Bureau de l’AIPRP relève du coordonnateur de l’AIPRP, lequel relève à son tour du vice‑président de la Direction générale des affaires juridiques de la CFP. Le Bureau de l’AIPRP compte un analyste, qui gère les demandes reçues au sein de la CFP. Pour la période d’établissement du présent rapport, le Bureau de l’AIPRP a embauché un analyste subalterne à titre occasionnel, pour la numérisation et la saisie des données. L’analyste du Bureau est responsable du traitement des demandes présentées en vertu de la Loi; il doit en outre s’occuper des consultations liées à celles‑ci et répondre aux plaintes. Il voit, de plus, à la refonte du chapitre de la CFP dans Info Source et contribue à l’établissement des rapports statistiques en vue des rencontres du Comité exécutif de gestion, de même qu’au rapport annuel au Parlement, préparé à la fin de l’exercice financier.

Pendant plus de la moitié de l’exercice financier, c’est un avocat des Services juridiques de la CFP qui a remplacé le gestionnaire de l’AIPRP. En plus de formuler des conseils et des avis juridiques à l’intention du Bureau de l’AIPRP concernant l’application de la Loi, le gestionnaire de l’AIPRP/avocat a prêté main‑forte aux bureaux de première responsabilité de la CFP dans l’exécution de leur programme et de leurs activités liés à la Loi sur l’accès à l’information.

2. Résumé des activités du Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

2.1 Élaboration d’un Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels

Consciente de l’importance de la protection des renseignements personnels, la CFP a élaboré un Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels (CGPRP). Conformément aux principes fondamentaux de la vie privée, le CGPRP vise à définir la façon dont la CFP organise ses activités au moyen de politiques et de procédures de façon à attribuer les responsabilités en matière de protection des renseignements personnels, à coordonner les travaux dans le domaine, à gérer les risques qui menacent ces renseignements et à assurer le respect de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le Comité exécutif de gestion a approuvé le CGPRP en mars 2011. La stratégie d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée – une composante du CGPRP – a par ailleurs été approuvée en avril 2011. Le CGPRP prévoyait également l’élaboration d’un modèle de gouvernance visant à définir clairement les responsabilités en matière de protection des renseignements personnels au sein de la structure organisationnelle de la CFP, de même qu’une politique à cet égard propre à la CFP.

Certains documents d’orientation permettent aux employés de la CFP de prendre davantage conscience des diverses préoccupations concernant la protection des renseignements personnels. Voici une liste non exhaustive de ces documents :

• Code de pratiques équitables en matière de renseignements personnels;
• Protocole de protection des renseignements personnels à des fins non administratives;
• Lignes directrices pour la collecte, la conservation, l’utilisation et l’élimination des renseignements personnels.

La CFP a également adopté un cadre pour la gestion des infractions commises en matière de renseignements personnels, qui comprend notamment les documents suivants :

• Politique sur les atteintes à la vie privée;
• Procédures pour gérer les atteintes à la vie privée.

Qui plus est, la CFP a élaboré le Guide pour la réalisation d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, qui aidera la CFP à se conformer à la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, qui est entrée en vigueur le 1er avril 2010.

Par ailleurs, le site intranet du Bureau de l’AIPRP a été mis à jour; il constitue le principal instrument de communication de l’information concernant le CGPRP aux employés de la CFP. Le Bureau de l’AIPRP prévoit offrir de la formation supplémentaire aux employés de la CFP, laquelle incluera le CGPRP, de façon à leur permettre d’accroître leurs connaissances des questions liées à la protection des renseignements personnels.

Le Bureau de l’AIPRP a également amélioré ses procédures administratives pour veiller à ce que les analystes de l’AIPRP soient informés de leurs obligations et de leurs responsabilités dans l’administration des demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il a notamment commencé à utiliser le Manuel de procédures et de conformité du Bureau de l’AIPRP de même que divers documents et procédures qui aideront les analystes dans leur travail.

2.2 Cadre de responsabilisation en gestion

La CFP s’est engagée à améliorer de façon continue les fondements de sa gestion et elle se sert des résultats de la plus récente évaluation du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) comme référence. En application du CRG, l’introduction figurant dans Info Source est constamment mise à jour pour tenir compte de l’architecture des activités de programme (AAP) de la CFP.

La CFP a effectué une révision exhaustive de son chapitre dans Info Source et elle a satisfait aux exigences établies par le SCT. De plus, elle a veillé tout particulièrement à appliquer les directives formulées dans le rapport de mise en œuvre de 2010. Au cours de la période visée par le rapport, la CFP a présenté huit fichiers de renseignements personnels pour approbation finale. Elle continuera de revoir son chapitre dans Info Source afin d’harmoniser les catégories de dossiers et les fichiers de renseignements personnels avec son AAP à jour.

2.3 Conseils internes et formation

Conseils internes

En plus de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Bureau de l’AIPRP formule des conseils d’ordre général à l’intention des gestionnaires et des employés de la CFP concernant divers enjeux et questions relatifs à ces lois.

Le Bureau de l’AIPRP répond également aux questions des employés et des gestionnaires de la CFP au sujet de l’application de diverses politiques et pratiques relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels.

De plus, le Bureau de l’AIPRP participe à de nombreuses initiatives de la CFP :

• Formulation de conseils sur les formulaires relatifs au lancement de projets, comme les évaluations de la menace et des risques, l’énoncé de sensibilité et les documents sur l’analyse des risques et les répercussions.
• Formulation de réponses aux questions portant sur la protection des renseignements personnels dans les protocoles d’entente, les ententes sur l’échange de renseignements et les contrats.
• Prestation d’aide aux secteurs de programme dans la rédaction des énoncés de confidentialité.
• Examen des rapports de vérification et d’autres documents avant leur publication afin de vérifier que les renseignements personnels sont divulgués conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le gestionnaire du Bureau de l’AIPRP est également membre de groupes de travail et de sous‑comités des groupes de travail de la CFP; il formule des conseils concernant le respect de la vie privée et la protection des renseignements personnels lors des activités de ces comités.

Formation

Le Bureau de l’AIPRP a offert une formation générale sur les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que sur leur incidence sur les programmes et les initiatives de la CFP.

En outre, le Bureau de l’AIPRP a participé à sept séances d’orientation qui visaient à présenter des renseignements concernant les obligations découlant de la Loi, auxquelles environ cent nouveaux employés de la CFP ont pris part.

2.4 Système de suivi et logiciel d’imagerie

Au cours de la période visée par le rapport, le Bureau de l’AIPRP a commencé à utiliser la plus récente version du système de gestion des dossiers AccessPro. Le logiciel et les données sont maintenant hébergés sur un serveur plus stable.

2.5 Collecte, utilisation et divulgation de renseignements personnels

2.5.1 Fichiers de renseignements personnels

Les descriptions des fichiers de renseignements personnels (FRP) ont été créées ou mises à jour pour Info Source.

Au cours de la période visée par le rapport, le Bureau de l’AIPRP a concentré ses efforts sur huit descriptions de FRP relatives aux systèmes et aux activités de programme de la CFP en vue de leur publication dans Info Source en 2010 :

• adaptation des évaluations;
• dispositions concernant la mobilité des anciens membres du personnel des cabinets de ministres et des personnes ayant occupé un poste au Bureau du secrétaire du gouvernement général;
• recherche et développement;
• administration des demandes de participation à des activités politiques;
• vérifications;
• évaluation par le Centre de psychologie du personnel;
• postulants, répertoires et présentations;
• environnement analytique.

Dans la foulée de l’examen et de la refonte exhaustifs de son chapitre dans Info Source, la CFP travaille également avec les secteurs de programme de la Direction générale des services de dotation et d’évaluation afin de fusionner les FRP apparentés de façon à simplifier et à rendre plus efficace la production de rapports dans ses banques d’information.

La CFP examine également les politiques de conservation des dossiers et soumettra des renseignements à jour au SCT aux fins d’examen au cours de la période visée par le rapport 2011‑2012. 

2.5.2 Fichiers inconsultables

La CFP ne possède aucun fichier inconsultable. Aucun accès n’a été refusé aux termes du paragraphe 18(2) de la Loi.

2.5.3. Divulgation en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Les renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale ne peuvent, sans le consentement de la personne qu’ils concernent, être communiqués par l’institution, sauf aux termes du paragraphe 8(2) de la Loi.

Selon le paragraphe 8(2), sous réserve d’autres lois fédérales, la communication des renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale est autorisée dans les cas exceptionnels établis aux alinéas 8(2)a) à 8(2)m) de la Loi

L’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels se rapporte aux cas où, de l’avis du responsable de l’institution, des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée, ou encore où l’individu concerné en tirerait un avantage certain.

Au cours de la période visée par le rapport, la CFP n’a divulgué aucun renseignement en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi.

2.5.4. Examen des documents

Le Bureau de l’AIPRP examine certains documents avant leur diffusion ou la mise en œuvre de projets.

Rapports de vérification

Le Bureau de l’AIPRP examine régulièrement, avant leur diffusion, les rapports de vérification préparés par la CFP afin de s’assurer que toute décision de la CFP de rendre publics les renseignements personnels présentés dans lesdits rapports sert l’intérêt du public et que le commissaire à la protection de la vie privée en est informé, conformément au paragraphe 8(5) de la Loi. Pendant la période visée par le rapport, le Bureau de l’AIPRP a passé en revue douze rapports de vérification.

Formulaires de lancement de projets

En 2010‑2011, le Bureau de l’AIPRP a également examiné régulièrement des formulaires de lancement de projets en technologie de l’information dans l’intention de faire ce qui suit :

• veiller à ce que les exigences en matière de protection des renseignements personnels soient respectées dans les nouvelles initiatives en matière de technologie;
• déterminer si des exigences doivent être respectées pour une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée;
• veiller à ce que les fichiers de renseignements personnels présentent des descriptions appropriées.

Au cours de la période visée par le rapport, le Bureau de l’AIPRP a passé en revue 25 formulaires de lancement de projets.

Énoncés de confidentialité

Toujours pendant la période visée par le présent rapport, le Bureau de l’AIPRP a examiné dix énoncés de confidentialité portant sur diverses activités de programme et a fourni des conseils quant à la mise à jour de ceux‑ci.

3. Rapport statistique : interprétation

3.1 Demandes présentées en vertu de la Loi

Du 1^er avril 2010 au 31 mars 2011, la CFP a reçu 28 demandes, comparativement à 31 au cours de la période visée par le rapport précédent, ce qui représente une baisse de 10 %. Toutefois, une de ces demandes nécessitera l’examen de plus de 15 000 pages. Etant donné la quantité importante de pages, qui équivaut à la moyenne annuelle du nombre de pages examinées dans le cadre de demandes d’accès aux renseignements personnels, la CFP ne sera pas en mesure de respecter l’échéancier législatif. Cependant, la CFP a déjà complété un examen et une diffusion partiel des documents pertinents au requérant. Une demande présentée en 2009‑2010 était restée en suspens.

Afin d’accroître et de faciliter l’accès à l’information, la CFP traite de façon informelle le plus de demandes d’information possible.

La CFP a traité 26 demandes pendant la période visée par le rapport, et elle en a reporté trois à la période qui sera visée par le prochain rapport (2011‑2012). Parmi ces trois demandes, on trouve la demande dont il était question ci‑dessus (nécessitera l’examen de plus de 15 000 pages). L’annexe B contient une comparaison des demandes reçues et traitées d’année en année.

3.2 Nature des demandes

Comme par les années précédentes, les 26 demandes traitées portaient sur toute la gamme des activités de la CFP. Plus précisément, les demandes portaient sur les sujets suivants :

• Douze demandes (46 %) portaient sur les activités de dotation. Ces demandes provenaient pour la plupart de personnes qui souhaitaient obtenir des renseignements personnels recueillis dans le cadre de processus de sélection ou encore les résultats d’examens passés pendant ces processus (notamment au test d’évaluation de la langue seconde).
• Dix demandes (38,5 %) provenaient de personnes souhaitant obtenir des renseignements les concernant relativement à diverses questions, notamment les dossiers d’administration des priorités et les demandes relatives à une candidature électorale.
• Quatre demandes (15,5 %) provenaient de personnes qui voulaient obtenir des renseignements contenus dans des dossiers d’enquête ou de vérification.

La CFP ainsi que les ministères et organismes fédéraux ont constaté que les demandeurs préféraient recevoir des copies des documents gouvernementaux plutôt que simplement consulter ceux-ci.

3.3 Consultations interorganisationnelles

La CFP a reçu six demandes de consultation en matière de renseignements personnels de la part d’autres ministères et organismes fédéraux. Ces demandes ont nécessité l’examen de 111 pages d’information. Après avoir examiné attentivement les dossiers, la CFP a établi que, pour quatre des six demandes, tous les renseignements la concernant pouvaient être divulgués, tandis que pour les deux autres demandes, seuls certains renseignements pouvaient être communiqués.

Les demandes de consultation concernaient la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, les dossiers de dotation, les résultats d’évaluation ainsi que des renseignements liés à des enquêtes de la CFP.

La CFP a elle‑même consulté d’autres ministères et organismes fédéraux au sujet de cinq demandes relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

3.4 Examen informel de l'information

Un demandeur peut accéder, de façon informelle, aux renseignements personnels le concernant en communiquant avec le gestionnaire du secteur de programme qui est responsable des dossiers. Dans ces cas, le Bureau de l’AIPRP offre de l’aide et des conseils sur demande. Le rapport statistique de l’annexe C ne tient pas compte de ces demandes.

3.5 Disposition à l'égard des demandes traitées

Pour 14 des 26 demandes traitées (53 %), les renseignements ont été divulgués en totalité ou en partie.

3.5.1 Communication totale de l'information

Dans 8 des 26 cas traités (30 %), les demandeurs ont eu accès à l’ensemble des dossiers pertinents.

3.5.2 Communication partielle de l'information

La CFP a été tenue, en vertu des dispositions d’exception et d’exclusion de la Loi sur la protection des renseignements personnels, d’accorder aux demandeurs un accès partiel dans 6 des 26 cas traités (23 %).

3.5.3 Communication d’aucune information (exception ou exclusion)

Dans deux cas (8 %), la CFP a été tenue, en vertu des dispositions d’exception et d’exclusion de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de ne divulguer aucune information. Les demandes visées contenaient des renseignements concernant des enquêtes en cours menées en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique.

3.5.4 Traitement impossible

Dans 6 cas (23 %), la CFP a réalisé un examen initial puis jugé que la demande ne pouvait pas être traitée. Dans tous les cas, la CFP ne disposait d’aucun dossier ayant trait à la demande présentée.

3.5.5 Abandon de la demande par le demandeur

Des 26 demandes portant sur la protection de renseignements personnels qui ont été traitées, deux demandes (8 %) ont été considérées comme ayant été abandonnées par le demandeur. L’abandon d’une demande peut se produire à toute étape du traitement des demandes.

3.5.6 Transmission

Des 26 demandes, seulement 2 (8 %) ont été transmises à une autre institution fédérale en 2010‑2011.

3.6 Exceptions invoquées

Le droit d’accès d’une personne à des renseignements personnels le concernant comporte des restrictions précises énumérées aux articles 18 à 28 de la Loi.

Au cours de la période visée par le présent rapport, la CFP a invoqué les exceptions établies à l’alinéa 22(1)c) de la Loi dans cinq cas, à l’article 26 de la Loi dans quatre cas et à l’article 27 de la Loi dans deux cas. La majorité des exceptions invoquées par la CFP avaient trait à une demande de renseignements concernant un autre individu (article 26 de la Loi).

À des fins de précision, si cinq exceptions différentes ont été invoquées pour une même demande, chaque exception est signalée, ce qui donne un total de cinq exceptions. Si la même exception a été invoquée plusieurs fois pour la même demande, elle n’est inscrite qu’une fois.

Le tableau 2 de l’annexe B contient une comparaison des exceptions invoquées d’année en année : il présente les types d’exceptions invoquées pour refuser l’accès à des renseignements pour la période visée par le présent rapport comparativement aux années antérieures.

3.7 Exclusions invoquées

En vertu de l’article 69, la Loi ne s’applique pas aux documents publiés ou mis en vente, aux documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence pour le public, aux documents déposés à Bibliothèque et Archives Canada; il en est de même pour les renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine, en vertu de l’article 70 de la Loi. La CFP n’a invoqué aucune exclusion en vertu de ces articles dans le traitement des demandes relatives à des renseignements personnels présentées au cours de la période visée par le présent rapport.

3.8 Prorogations des délais

Des 26 demandes traitées au cours de la période visée par le présent rapport, 5 ont dû être prorogées de 30 jours ou moins en vertu de l’article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Dans l’ensemble des 5 cas, la CFP a dû consulter d’autres ministères.

3.9 Délai de traitement

Le traitement de l’ensemble des 26 demandes traitées a été effectué dans les délais prescrits par la Loi.

Pour 21 demandes (81 %), le traitement s’est effectué dans les 30 premiers jours, tandis que pour les 5 autres (19 %), le traitement a eu lieu dans un délai de 31 à 60 jours.

3.10 Traduction

Aucune demande de traduction de renseignements d’une langue officielle à l’autre n’a été présentée.

3.11 Méthode de consultation

Pour l’ensemble des 14 demandes où des renseignements ont été communiqués, les demandeurs ont reçu des copies imprimées de l’information demandée.

Il convient de noter que les données présentées dans la présente section portent uniquement sur les demandes où l’information a fait l’objet d’une communication totale ou d’une communication partielle et ne tiennent donc pas compte, par exemple, des demandes qui ont été abandonnées.

3.12 Corrections et mentions

Aucune demande de correction de renseignements personnels n’a été présentée (en vertu du paragraphe 12(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels).

3.13 Coûts

Les coûts salariaux liés au programme de protection des renseignements personnels se sont élevés à 126 586 $ et les frais de fonctionnement et d’entretien ont été de 13 445 $; le total s’élève donc à 140 031 $. Les équivalents temps plein utilisés ont été estimés à 1,25 pour la période visée par le rapport 2010‑2011.

4. Plaintes

4.1 Nombre de plaintes

Le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) a reçu deux plaintes portant sur des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, adressées à la CFP et reçues par celle‑ci au cours de la période visée par le présent rapport. Une enquête prévue en 2009‑2010 avait été reportée par le CPVP à l’exercice visé par le présent rapport.

4.2 Nature des plaintes

Les deux plaintes adressées à la CFP et reçues par celle‑ci au cours de la période visée portaient sur des allégations selon lesquelles les exceptions appliquées étaient inappropriées et sur des dossiers manquants.

4.3 Plaintes réglées – non fondées

Au cours de la période visée par le rapport 2010‑2011, le CPVP a réglé trois plaintes (dont une qui avait été reportée de la période précédente et qui portait sur des dossiers manquants). Dans les trois cas, le CPVP a établi que les plaintes n’étaient pas fondées. L’enquête menée a indiqué que la CFP ne disposait d’aucun autre dossier lié à ces demandes, et que les exceptions invoquées étaient appropriées.

À la fin de la période visée par le rapport 2010‑2011, aucune plainte devant être examinée par le CPVP n’était en suspens.

5. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Le SCT a approuvé la Politique d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), qui est entrée en vigueur le 2 mai 2002. La Politique vise à permettre aux institutions gouvernementales de déterminer si un programme ou une initiative de prestation de services prévoyant la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels – selon ce qui est défini dans la Loi – est conforme aux principes en matière de protection des renseignements personnels. Un autre objectif de la Politique est d’éviter ou d’atténuer tout risque décelable d’atteinte à cette protection.

Le gestionnaire du Bureau de l’AIPRP donne des conseils et de l’aide aux gestionnaires de la CFP tout au long du processus d’EFVP; il doit notamment examiner les rapports d’EFVP et assurer la liaison avec le CPVP.

Bien qu’aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’ait été amorcée ou achevée au cours de l’exercice financier visé, des EFVP font l’objet de discussions ou en sont à différentes étapes (début/fin) pour sept programmes de la CFP. En outre, comme il est indiqué à l’annexe D du présent rapport, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été renvoyée au Commissariat à la protection de la vie privée. Cette EFVP était en fait une mise à jour d’une EFVP menée en 2005 au sujet du Système de ressourcement de la fonction publique et représentait une initiative majeure pour l’organisation. On a formé un sous‑comité de travail, qui a reçu le mandat de se pencher sur les mesures d’atténuation définies dans le plan d’action de l’EFVP. Les membres du comité se rencontrent toujours, environ tous les six à huit semaines. Il convient également de noter qu’un autre système (système d’environnement analytique) fait l’objet d’une mise à jour (qui devrait prendre fin au cours du prochain exercice). Ces deux systèmes permettent de gérer une grande quantité de renseignements personnels dans le cadre de deux grandes initiatives menées aux fins de l’exécution du mandat découlant de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique.

Les évaluations et les résultats des EFVP ne sont actuellement pas accessibles au public. Toutefois, toute demande concernant ces EFVP sera traitée adéquatement, et le Bureau de l’AIPRP déterminera quelles parties des EFVP peuvent être rendues publiques.

Le Bureau de l’AIPRP a procédé à la mise à jour de son site Internet et de son site intranet. La CFP devrait donc, à l’avenir, publier le résumé de ses rapports d’EFVP sur ces sites.

Notoire, dans le rapport annuel 2009-2010 de la commissaire à la protection de la vie privée (CPVP), la CFP est citée dans la section des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) relatif a son approche sur les mécanismes de surveillance de l’impartialité à la fonction publique du Canada (Political Impartiality Monitoring Approach ou PIMA).

Le rapport affirme:

• PIMA ''...un programme qui devait vérifier les banques de données du gouvernement de fonctionnaires actuels et passés avec des listes de candidats des campagnes électorales au fédéral, provincial et municipal...''
• ''... surveille aussi l'Internet, incluant les médias, les sites Internet personnels et les médias sociaux comme Facebook, pour des signes d'activités politiques inapropriées par des fonctionnaires.''

Le rapport affirme aussi que la CFP avait le mandat d'assurer l'impartialité de la fonction publique, en soulevant que cette initiative pourrait produire une banque de données à propos d'opinions, d'affiliations politiques, causes personnelles, passe-temps, affiliations religieuses et affiliations de fonctionnaires, anciens et actuels, de sous-ministres et de nominations du gouverneur général en conseil.

En réponse a ces affirmations, la CFP indique au CPVP qu'en surveillant les activités politiques des fonctionnaires, la CFP n'a jamais eu l'intention de créer/collecter une masse d'information que le CPVP suggère dans son rapport annuel. La CFP n'a pas, n'aura pas de banque de données à jour ou illimitée tel que mentionné dans le rapport du CPVP. Cela dit, la CFP passe en revue son approche sur ses mécanismes de surveillance de l’impartialité à la fonction publique, et dans le cas que l'activité causerait une collecte de renseignements personnels, la CFP va considérer sa directive sur les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) en conséquence.

Annexe A – Instrument de délégation

Ordonnance de delegation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Conformément aux dispositions de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignenents personnels, le ou la Président(e) de la Commision de la function publique du Canada, en qualité de responsible d’une institution fédérale délègue au Secrétaria de la Commission ou, en son absence au gestionnaire du Bureau de l’Accès à l’information et la protection des renseignments peronnels, ou un agent supérieur de l’AIPRP, Direction générale des affaire juridiques, les attribution don’t il est investi en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Maria Barrados
Présidente

7 juin 2010
Date

Annexe B - Comparaisons des demandes, d’année en année

 

Annexe C – Rapport statistique annuel 2010‑2011 – Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport Concernant La Loi Sur la protection des renseignements personnels 2009-2010

Institution : Commission de la fonction publique du Canada
Période visée par le rapport : 2009-04-01 – 2010-03-31

I. Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Reçues pendant la période visée par le rapport : 28
En suspens depuis la période antérieure : 1
Total : 29
Traitées pendant la période visée par le rapport : 26
Reportées :  3

II. Disposition à l'égard des demandes traitées

1. Communication totale : 8
2. Communication partielle :  6
3. Aucune communication (exclusion) : 0
4. Aucune communication (exemption) :  2
5. Traitement impossible : 6
   
6. Abandon de la demande : 2
   
7. Transmission : 2

Total :  26

III. Exceptions invoquées

S. Art. 18(2) : 0
S. Art. 19(1)(a) : 0
(b) : 0
(c) : 0
(d) : 0
S. Art. 20 : 0
S. Art. 21 : 0
S. Art. 22(1)(a) : 0
(b) : 0
(c) : 5
S. Art. 22(2) : 0
S. Art. 23  (a) : 0
(b) : 0
S. Art. 24 : 0
S. Art. 25 : 0
S. Art. 26 : 4
S. Art. 27 : 2
S. Art. 28 :  0

IV. Exclusions citées

S. Art. 69(1)(a) : 0
(b) : 0
S. Art. 70(1)(a) : 0
(b) : 0
(c) : 0
(d) : 0
(e) : 0
(f) : 0

V. Délai de traitement

30 jours ou moins : 21
De 31 à 60 jours : 5
De 61 à 120 jours : 0
121 jours ou plus : 0

VI. Prorogations des délais

30 jours ou moins
Interruption des opérations : 0
Consultation :  5
Traduction : 0
Total :  5

31 jours ou plus 
Interruption des opérations : 0
Consultation : 0
Traduction : 0
Total : 0

VII. Traductions

Traductions demandées : 0

Traductions préparées

De l'anglais au français : 0
Du français à l'anglais : 0

VIII. Méthode de consultation

Copies de l'original : 14
Examen de l'original : 0
Copies et examen : 0

IX. Corrections et mention

Corrections demandées : 0
Corrections effectuées : 0
Mention annexée : 0

X. Coûts

Financiers (raisons)
Traitement : 126,586 $
Administration (fonctionnement et maintien) : 13,445 $
Total : 140,031 $

Années-personnes utilisées (raisons)
Années-personnes (nombre décimal) : 1.25

 

Annexe D - Exigences supplémentaires en matière d’établissement de rapports

Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Secrétariat du Conseil du Trésor surveille par divers moyens la conformité à la Politique d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) – qui est entrée en vigueur le 2 mai 2002 – et à la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée – qui est entrée en vigueur le 1^er avril 2010. Les institutions sont donc tenues de déclarer les renseignements ci‑après pour la période visée par le rapport. Il convient de mentionner que, étant donné que certaines institutions utilisent l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de base, comme il est indiqué dans la Directive, avant la date limite de mise en œuvre, elles n’auront pas d’évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée à fournir.

• Nombre d’évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée amorcées : 0
• Nombre d’évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée achevées : 0
• Nombre d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée amorcées : 0
• Nombre d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée achevées : 0
• Nombre d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée transmises au Commissariat à la protection de la vie privée : (CPVP) : 1

Remarque de la CFP : Bien qu’aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’ait été amorcée ou achevée au cours de l’exercice financier visé, des EFVP font l’objet de discussions ou en sont à différentes étapes (début/fin) pour sept programmes de la CFP.

Partie III – Exceptions invoquées

• Alinéa 19(1)e) : 0
• Alinéa 19(1)f) : 0
• Article 22.1 : 0
• Article 22.2 : 0
• Article 22.3 : 0

Partie IV – Exclusions citées

• Article 69.1 : 0
• Article 70.1 : 0

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