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Loi sur la protection des renseignements personnels
Rapport annuel

1^er avril 2008 au 31 mars 2009

• Introduction
• Partie I — Renseignements généraux sur la Commission de la fonction publique
  • Mission, vision et valeurs – À la poursuite de l'excellence
  • Les valeurs qui guident les actions de la CFP
  • Le mandat de la CFP et le résultat stratégique visé par celle-ci
  • Activités de la CFP relatives à la protection des renseignements personnels
  • Mise en oeuvre du nouveau système de suivi et du nouveau logiciel d'imagerie (2008-2009)
  • InfoSource
• Partie II — Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Faits saillants
    • Demandes reçues
    • Demandes réglées
    • Délai de règlement des demandes
    • Consultations
    • Plaintes
    • Conseils et formation
    • Examen de documents avant leur communication et mise en oeuvre du projet
    • Descriptions de fichiers de renseignements personnels (FRP) créés ou mis à jour pour InfoSource
    • Divulgation en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
    • Comparaison des données effectuée au sein de la CFP
    • Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et Évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée (EPFRP)
  • Comparaisons avec les années antérieures
• Annexe — Rapport statistique

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) est entrée en vigueur le 1^er juillet 1983.

Elle permet aux particuliers d'avoir accès aux renseignements qui les concernent et qui sont détenus par le gouvernement, sous réserve de certaines conditions déterminées et limitées.

La LPRP protège également la vie privée des particuliers en empêchant des tiers d'avoir accès à leurs renseignements personnels et en leur permettant d'exercer un contrôle substantiel sur la collecte, l'utilisation et la divulgation de l'information.

Selon l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale établit pour présentation au Parlement un rapport annuel d'application de la Loi en ce qui concerne son institution.

Le présent rapport annuel résume la manière dont la LPRP a été gérée et administrée au sein de la Commission de la fonction publique du Canada durant l'exercice 2008-2009.

Copies supplémentaires

Il est possible d'obtenir des copies supplémentaires du présent rapport en communiquant avec :

le Bureau de l'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP)
Commission de la fonction publique du Canada
L'Esplanade Laurier
300, avenue Laurier Ouest
Tour Ouest
Ottawa (Ontario)  K1A 0M7
Téléphone : 613-995-5316
Télécopieur : 613-992-7519

Partie I — Renseignements généraux sur la Commission de la fonction publique

Mission, vision et valeurs – À la poursuite de l'excellence

La Commission de la fonction publique du Canada (CFP) s'est engagée à bâtir une fonction publique qui recherche l'excellence. Elle protège les valeurs que sont le mérite, l'impartialité et la représentativité ainsi que l'utilisation des deux langues officielles.

La CFP veille à l'intégrité de la dotation dans la fonction publique et à l'impartialité politique des fonctionnaires. Elle élabore des lignes directrices et des orientations pour les gestionnaires de la fonction publique et tient ceux-ci responsables de leurs décisions en matière de dotation. Elle effectue des vérifications et des enquêtes pour confirmer l'efficacité du système de dotation et y apporter des améliorations. En tant qu'organisme indépendant, la CFP rend compte de ses résultats au Parlement.

La CFP recrute des Canadiens et des Canadiennes de talent provenant de partout au pays. Elle renouvelle continuellement ses services de recrutement afin de répondre aux besoins en constante évolution d'une fonction publique moderne et innovatrice.

Les valeurs qui guident les actions de la CFP

En servant le Parlement et la collectivité canadienne, la CFP est guidée par des valeurs organisationnelles, valeurs auxquelles elle adhère fièrement :

• Intégrité dans nos actions;
• Justice dans nos décisions;
• Respect dans nos relations;
• Transparence dans nos communications.

Le mandat de la CFP et le résultat stratégique visé par celle-ci

Mandat

Le mandat de la CFP est énoncé dans la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP).

La CFP est un organisme indépendant qui relève du Parlement. Elle est chargée de protéger l'intégrité du système de dotation dans la fonction publique de même que l'impartialité des fonctionnaires sur le plan politique. Le mandat de la CFP comporte des pouvoirs liés à la dotation ainsi que des fonctions de surveillance. La CFP fournit également des services de dotation et d'évaluation afin d'aider les organisations fédérales à répondre aux besoins changeants de la fonction publique. Dans le cadre du système des pouvoirs délégués prévu par la LEFP, l'indépendance de la CFP est essentielle, particulièrement en ce qui concerne la responsabilité qui lui incombe de surveiller l'intégrité du système de nomination et de préserver l'impartialité de la fonction publique.

Aux termes des articles 11 et 12 de la LEFP, la CFP doit notamment :

• nommer ou faire nommer à la fonction publique des personnes appartenant ou non à celle-ci;
• effectuer des enquêtes et des vérifications;
• appliquer les dispositions de la LEFP relatives aux activités politiques des fonctionnaires et des administrateurs généraux;
• exercer toute fonction touchant à la fonction publique que lui confie le gouverneur en conseil.

Résultat stratégique et architecture des activités de programme de la Commission de la fonction publique

Dans le but de remplir efficacement sa mission, la CFP vise l'atteinte du résultat stratégique ci-après. L'organigramme ci-dessous illustre le cadre complet des activités et des sous-activités de programme de la CFP qui, une fois mises en oeuvre, contribuent à l'atteinte du résultat stratégique de la CFP.

Résultat stratégique et architecture des activités de programme de la Commission de la fonction publique - description longue

Activité de programme 1.1.0 – Intégrité des nominations et neutralité politique

L'activité liée à l'intégrité des nominations et à la neutralité politique consiste à élaborer et à maintenir un cadre stratégique et réglementaire permettant de protéger l'intégrité de la dotation dans la fonction publique et d'assurer sa neutralité politique. Cette activité comprend l'établissement de lignes directrices et de normes, la prestation de conseils, l'interprétation, l'orientation ainsi que l'administration des pouvoirs délégués et non délégués.

Activité de programme 1.2.0 – Surveillance de l'intégrité de la dotation et de la neutralité politique

L'activité liée à la surveillance de l'intégrité de la dotation et de la neutralité politique vise à fournir un régime de responsabilisation pour la mise en oeuvre des lignes directrices et du cadre réglementaire en matière de nomination afin de veiller à la protection de l'intégrité de la dotation dans la fonction publique et de la neutralité politique. Il s'agit notamment de s'assurer que les ministères et les organismes respectent les exigences législatives, d'effectuer des vérifications, des études et des évaluations, d'exécuter des enquêtes et de présenter des rapports au Parlement sur l'intégrité de la dotation dans la fonction publique.

Activité de programme 1.3.0 – Services de dotation et évaluation

L'activité liée aux services de dotation et à l'évaluation permet d'élaborer et de tenir à jour des systèmes qui contribuent à établir un lien entre, d'une part, la population canadienne et les fonctionnaires à la recherche de possibilités d'emploi dans la fonction publique fédérale et, d'autre part, les ministères et organismes d'embauche. Cette activité consiste à fournir des produits et des services d'évaluation au moyen d'activités de recherche et de développement, de consultation, d'évaluation et de counselling aux fins de recrutement, de sélection et de perfectionnement dans l'ensemble de la fonction publique fédérale. Cette activité de programme vise en outre à fournir des services, des programmes et des produits de dotation aux ministères, aux organismes, à la population canadienne et aux fonctionnaires par l'entremise d'unités de service à la clientèle situées dans tout le pays.

Activité de programme 2.1.0 – Services internes

L'activité de programme liée aux services internes permet d'élaborer et de contrôler les cadres et les politiques de planification de la gestion ministérielle qui se rapportent au Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation (CRGD), aux finances, à la gestion des ressources humaines, à la technologie de l'information (TI), aux communications et à d'autres services administratifs et de soutien. Elle permet de fournir des services et des systèmes centraux à l'appui de tous les programmes de la CFP, y compris du bureau de la présidente et de celui des commissaires. En outre, elle permet de formuler et de mettre en oeuvre des politiques, des plans, des lignes directrices, des normes, des processus et des procédures visant à appuyer le processus décisionnel de la Commission.

Activités de la CFP relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au sein de la CFP, le coordonnateur ministériel de la protection des renseignements personnels est chargé de l'élaboration, de la coordination et de la mise en oeuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces visant à assurer le traitement adéquat des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le coordonnateur est également responsable des politiques, des systèmes et des procédures connexes relatifs à cette loi, comme la politique du gouvernement sur la collecte de renseignements et la recherche sur l'opinion publique.

Le Bureau de l'AIPRP compte un gestionnaire et un analyste principal. Au cours des deux derniers mois de l'exercice visé par le présent rapport, un troisième employé de la CFP a été détaché temporairement au Bureau de l'AIPRP afin d'aider à la mise en oeuvre du nouveau logiciel de l'AIPRP et à la réorganisation d'InfoSource.

Le coordonnateur exerce entre autres les activités suivantes :

• traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• servir de porte-parole de la CFP auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, du commissaire à la protection de la vie privée et des autres ministères et organismes gouvernementaux pour ce qui est de l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• répondre aux demandes de consultation soumises par d'autres institutions fédérales concernant les documents produits par la CFP;
• examiner et approuver les activités de collecte d'information conformément à la politique fédérale sur la collecte de renseignements et la recherche sur l'opinion publique;
• préparer le rapport annuel à présenter au Parlement et d'autres rapports prévus par la loi, ainsi que des documents qui pourraient être exigés par les organismes centraux;
• élaborer des politiques, des procédures et des lignes directrices afin d'assurer l'application méthodique de la Loi sur la protection des renseignements personnels par la CFP;
• mener des activités de sensibilisation afin de veiller à ce que la CFP respecte les obligations de la Loi;
• s'assurer que la CFP se conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels, aux règlements connexes ainsi qu'aux procédures et politiques pertinentes;                                                                              
• fournir aux employés de la CFP des conseils et des séances de sensibilisation en ce qui concerne les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des politiques du Conseil du Trésor, et leur incidence sur les différentes initiatives de programme.

Mise en oeuvre d'un nouveau système de suivi et d'un nouveau logiciel d'imagerie (2008-2009)

Le Bureau de l'AIPRP est à remplacer le système de suivi « ATIPflow » par le nouveau logiciel « AccessPro Case Management System ». L'application et les données seront hébergées sur un serveur plus stable. Par ailleurs, un nouveau logiciel d'imagerie, « AccesPro Redaction », est en cours d'installation. Ce système permet de copier et de censurer rapidement une quantité beaucoup plus grande de dossiers.

Au cours de l'exercice visé par le présent rapport, les employés de l'AIPRP ont suivi des séances de formation, et les deux logiciels ont été rigoureusement testés par le Bureau de l'AIPRP. Ces systèmes seront entièrement opérationnels d'ici le printemps ou l'été 2009.

InfoSource

Au cours de l'exercice, le Secrétariat du Conseil du Trésor a effectué une évaluation complète pour le compte de la CFP. À la suite de la mise en oeuvre du Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation (CRGD), l'introduction d'InfoSource a été modifiée de façon à refléter l'architecture des activités de programme (AAP) de la CFP. Au cours des trois (3) prochaines années, si les ressources le permettent, la CFP travaillera à renouveler InfoSource afin que les catégories de documents et les fichiers de renseignements personnels correspondent à l'AAP.

Partie II — Rapport concernant la Loi sur l'accès à l'information

Faits saillants

Demandes reçues

Au cours de la dernière année, le nombre de demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels a augmenté. Du 1er avril 2008 au 31 mars 2009, la CFP a reçu 39 demandes alors qu'elle en avait reçu 30 l'année précédente.

Non seulement le nombre de demandes a augmenté, mais le nombre de pages de renseignements examinées a également monté en flèche : 12 868 pages ont été examinées en 2008-2009, par rapport à 1 934 pages l'année précédente.

En outre, deux demandes de 2007-2008 ont été reportées.

Demandes réglées

Les 41 demandes réglées cette année couvraient un large éventail de sujets :

• Quatorze (14) demandes (34 %) provenaient de personnes souhaitant obtenir une rétroaction à propos de leur évaluation de la langue seconde.
• Treize (13) demandes (32 %) se rapportaient à des activités liées à la dotation. La plupart des demandeurs voulaient obtenir des renseignements contenus dans des dossiers de processus de sélection ou des dossiers d'administration des priorités, ou souhaitaient connaître leurs résultats aux examens passés dans le cadre d'un processus de sélection.
• Huit (8) demandes (19 %) provenaient de personnes en quête de divers renseignements les concernant.
• Trois (3) demandes (7 %) provenaient de personnes qui voulaient de l'information contenue dans des dossiers d'enquête et d'appel de l'ancienne Direction générale des recours (maintenant appelée Direction générale des enquêtes).
• Deux (2) demandes (5 %) provenaient de personnes en quête de renseignements personnels au sujet d'activités politiques.
• Une (1) demande (3 %) n'a pas été traitée par la CFP. Elle a été annulée, transférée ou traitée de manière informelle. Il se pourrait également que les dossiers n'aient pas été trouvés à la CFP parce que la demande portait sur des activités de dotation gérées par d'autres ministères et organismes. En effet, la CFP n'est pas responsable de la dotation de tous les postes à la fonction publique.

À l'instar de l'année dernière, la CFP ainsi que les ministères et organismes fédéraux ont constaté que les demandeurs préféraient recevoir des copies des documents gouvernementaux plutôt que de simplement examiner ceux-ci.

Délai de règlement des demandes

Cette année, 41 demandes ont été réglées, desquelles 39 (95 %) l'ont été dans les délais prévus par la loi :

• Trente-cinq (35) demandes (85 %) ont été réglées dans un délai de 30 jours;
• Quatre (4) demandes (10 %) ont été réglées dans un délai de 31 à 60 jours;
• Deux (2) demandes (5 %) ont été réglées dans un délai de 121 jours et plus.

Consultations

La CFP a reçu onze (11) demandes de consultation de la part d'autres ministères ou organismes gouvernementaux. Ces demandes ont nécessité l'examen de 258 pages de renseignements. À la suite d'un examen rigoureux des dossiers, la CFP a jugé que les renseignements la concernant pouvaient être communiqués entièrement dans le cas de neuf (9) des onze (11) demandes (réglées au cours de l'exercice visé par le présent rapport).

Les demandes de consultation concernaient la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), les dossiers de dotation, les dossiers d'administration des priorités et divers tests du Centre de psychologie du personnel.

Une (1) demande de consultation de 2007-2008 a été reportée.

Plaintes

Au cours de l'exercice visé par le présent rapport, le commissaire à la protection de la vie privée a reçu une (1) plainte au sujet d'une demande présentée à la CFP. 

Plainte reçue

Plus précisément, une personne a prétendu que la CFP retenait des renseignements personnels en vertu de l'article 26 et de l'alinéa 22(1)b) de la Loi. Le commissaire à la protection de la vie privée poursuit son enquête sur cette plainte.

Plaintes réglées

Au cours de l'exercice visé par le présent rapport, dix (10) plaintes ont été réglées.

•  Dans un premier cas, une personne a prétendu que la CFP avait refusé de rendre accessibles des renseignements personnels en vertu de l'article 26 de la Loi, et qu'elle n'avait pas fourni tous les documents liés à sa demande. Après avoir examiné les renseignements refusés au demandeur, le Commissariat à la protection de la vie privée a conclu que la CFP avait eu raison de ne pas divulguer ces renseignements en vertu de l'article 26. En ce qui concerne l'allégation selon laquelle des renseignements manquaient, la CFP a effectué une seconde recherche et a découvert que 18 documents avaient été oubliés par le bureau de première responsabilité lors de la première recherche. Ces documents ont été transmis au plaignant. La plainte a donc été jugée légitime.
• Dans un deuxième cas, une personne a prétendu que la CFP lui avait refusé l'accès à des renseignements personnels au sujet d'une audience d'appel. Plus précisément, elle n'a pas pu consulter un enregistrement et la transcription de celui-ci. La plaignante avait pu consulter 72 pages, et on lui avait indiqué que l'enregistrement avait été malencontreusement effacé et qu'aucune transcription n'en avait été faite.  La plainte a donc été jugée légitime.
• Les huit (8) autres plaintes concernaient la publication sur Internet de décisions du tribunal d'appel de la CFP qui contenaient des renseignements personnels. Plusieurs autres institutions ont reçu des plaintes semblables concernant la publication sur Internet des décisions quasi judiciaires de leur propre tribunal. Toutes ces plaintes ont été jugées légitimes.

Conseils et formation

Le Bureau de l'AIPRP a continué de formuler des conseils et d'offrir de la formation en ce qui concerne les dispositions de la LPRP et leur incidence sur les programmes et les initiatives de la CFP.

• Le Bureau de l'AIPRP a participé à cinq (5) séances d'orientation offertes par la CFP à ses nouveaux employés, fournissant ainsi des renseignements sur l'AIPRP à plus de 100 nouveaux employés de la CFP.
• Sept (7) séances de sensibilisation à l'AIPRP devraient être offertes aux employés de la CFP cette année. Quatre (4) de ces séances ont été données à 62 employés de la Vérification et des services de données, de la Direction générale des services de dotation et d'évaluation et de la Direction générale de la gestion ministérielle. Les trois (3) autres séances ont été annulées ou reportées au prochain exercice, en raison d'un manque de ressources pendant certaines périodes de l'exercice.
• Cent trois (103) personnes – dont des gestionnaires de la CFP, des fonctionnaires et des membres du public, ont consulté le Bureau pour obtenir des conseils sur divers aspects des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels se rapportant à divers sujets d'intérêt pour la CFP, comme les activités politiques, la Loi sur l'emploi dans la fonction publique et son règlement d'application, les enquêtes et les recours.

Enfin, le Bureau de l'AIPRP a répondu à dix (10) demandes informelles de communication ou de consultation de documents en vue d'une publication, au cours de l'exercice visé par le présent rapport.

Examen des documents avant leur communication et mise en œuvre du projet

En 2006-2007, le Bureau de l'AIPRP a commencé à examiner, avant leur parution, les rapports de vérification de la dotation préparés par la Vérification et des services de données afin de s'assurer que toute décision de la CFP de rendre publics des renseignements personnels présentés dans lesdits rapports servait l'intérêt du public et que le commissaire à la protection de la vie privée en était informé, en vertu du paragraphe 8(5) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Aucun renseignement personnel n'a été divulgué au cours de l'exercice 2008-2009. Le Bureau de l'AIPRP a examiné deux (2) rapports de vérification interne préparés par la Direction générale des affaires juridiques. La première vérification s'intitulait « Nominations subséquentes à la participation aux programmes fédéraux d'embauche des étudiants en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique » et la deuxième, « Rapport d'examen préliminaire – Projet de modernisation de la dotation de la fonction publique – Prochaine étape ».

De plus, en 2008-2009, le Bureau de l'AIPRP a examiné des formulaires relatifs au lancement de projets en technologie de l'information pour veiller à ce qu'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) soit effectuée, au besoin, ainsi que pour ajouter des descriptions de fichiers de renseignements personnels (FRP) à InfoSource. Cette année, le Bureau de l'AIPRP a examiné cinq (5) formulaires : dans un cas, il faudra probablement procéder à une EFVP et ajouter une description de FRP (voir les sections EFVP et FRP du présent rapport) et, dans un autre, il a fallu modifier une EFVP existante (l'EFVP du SRFP).

Le Bureau de l'AIPRP a également examiné et mis à jour dix (10) énoncés de confidentialité de la CFP au cours de l'exercice visé par le présent rapport.

Description de fichiers de renseignements personnels (FRP) créés ou mis à jour pour InfoSource

Cette année, le Bureau de l'AIPRP a travaillé à la description de vingt (20) FRP relatifs aux activités de programme et aux systèmes en vue de leur publication dans InfoSource en 2009.

Statistiques

• Fichiers de renseignements personnels ouverts : 20
• Fichiers de renseignements personnels soumis au SCT : 17
• Fichiers de renseignements personnels soumis de nouveau au SCT : 6
• Fichiers de renseignements personnels enregistrés : 3
• Fichiers de renseignements personnels abandonnés : 10

Les vingt (20) FRP ouverts au cours de l'exercice portaient sur :

• l'autodéclaration des Autochtones;
• AMPhibian Six
• les candidats et les répertoires (SRFP)
• les mesures d'adaptation en matière d'évaluation
• les vérifications
• les études portant sur le déclin
• le sondage sur l'engagement du personnel
• les évaluations
• le système de ressourcement du personnel de direction
• l'embauche des personnes retraitées en Alberta
• l'activité de consultation en ligne Innovation 2008
• le programme de certification du personnel du ministre
• les commissaires à temps partiel
• PeopleSoft
• la recherche et le développement
• l'examen de connaissances en dotation (ECD)
• les études statistiques
• les études
• les résultats d'examens et l'information sur l'EE – études de cas
• la mise à jour de l'évaluation de la langue seconde (ELS)

Les dix-sept (17) FRP soumis au SCT au cours de l'exercice portaient sur :

• AMPhibian Six
• les vérifications
• le sondage sur l'engagement du personnel
• E-Ma carrière en harmonie avec mes objectifs (E-CHO)
• les évaluations
• l'embauche des personnes retraitées en Alberta
• le système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH)
• InfoTel
• le système d'information de gestion des enquêtes (SIGE)
• d'autres demandes
• les commissaires à temps partiel
• PeopleSoft
• la permission de se porter candidat à une élection
• le programme de surveillance des activités politiques (PSAP)
• le programme de recrutement de leaders en politiques
• la recherche et le développement
• les études

Les six (6) FRP soumis de nouveau au SCT au cours de l'exercice portaient sur :

• AMPhibian Six
• les mesures d'adaptation en matière d'évaluation
• l'embauche des personnes retraitées en Alberta
• la permission de se porter candidat à une élection
• le programme de recrutement de leaders en politiques
• la recherche et le développement

Les trois (3) FRP enregistrés au cours de l'exercice portaient sur :

• d'autres demandes
• la mise à jour du cadre analytique
• la mise à jour de l'évaluation de la langue seconde (ELS)

Les dix (10) FRP abandonnés au cours de l'exercice portaient sur :

• E-Ma carrière en harmonie avec mes objectifs (E-CHO) (ce système sera remplacé par le Cadre de gestion des talents)
• le système de ressourcement du personnel de direction
• le système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH)
• InfoTel
• l'événement de consultation en ligne Innovation 2008
• les visites internationales
• les commissaires à temps partiel
• PeopleSoft
• les études statistiques
• les résultats d'examens et information sur l'EE – Études de cas

Parmi les FRP abandonnés au cours de l'exercice, certains ont été remplacés par une nouvelle initiative et d'autres ont été examinés pour voir si les données qu'ils contenaient pouvaient être versées à des FRP ordinaires. Dans le cas de certains autres, la CFP a confirmé qu'ils ne contenaient aucun renseignement personnel.

• Sept (7) FRP de 2007-2008 ont été reportés.
• En tout, vingt et un (21) FRP ont été reportés en 2009-2010.

Divulgation en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

(divulgation de renseignements personnels autorisée sans le consentement de la personne qu'ils concernent)

Aux termes de l'alinéa 8(2)a) de la LPRP (divulgation compatible avec les fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis), sur des questions directement liées aux articles 11 et 12 de la LEFP, la CFP communique régulièrement des renseignements personnels lorsqu'il s'agit :

• de nommer ou de faire nommer à la fonction publique, conformément à la LEFP, des personnes appartenant ou non à celle-ci;
• d'effectuer des enquêtes et des vérifications conformément à la LEFP;
• d'appliquer les dispositions de la LEFP concernant les activités politiques des fonctionnaires et des administrateurs généraux;
• d'exercer toute fonction touchant à la fonction publique que lui confie le gouverneur en conseil.

En outre, en vertu de l'alinéa 8(2)b) de la LPRP (en conformité avec les lois ou les règlements fédéraux qui autorisent la communication de renseignements personnels), la CFP a également communiqué des renseignements personnels dans les cas suivants :

• lorsque la communication était autorisée dans le cadre de l'ancienne LEFP (L.R.C., 1985, ch. P-33), soit le paragraphe 21(1) relatifs aux appels;
• lorsque l'information provenait des dossiers de relations de travail et devait aider le Tribunal canadien des droits de la personne dans son processus d'enquête;
• lorsque les motifs de divulgation se fondaient sur l'article 19 du Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (divulgation pour des raisons d'intérêt public).
• Le Centre de psychologie du personnel doit parfois, quoique rarement, divulguer des renseignements personnels dans le cadre d'enquêtes, notamment pour la Direction des enquêtes de la CFP, la Commission canadienne des droits de la personne et le commissaire à la protection de la vie privée. En général, ces renseignements sont divulgués à la suite d'une plainte à laquelle la CFP doit répondre parce qu'elle est visée (du moins en partie) par cette plainte, ou lorsque l'organisme chargé de l'enquête croit que la CFP pourrait posséder des renseignements pertinents au sujet de la plainte.
• La Direction des activités politiques peut fournir des renseignements en vertu de l'article 118 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) : « La Commission peut, en conformité avec les règlements, mener une enquête sur toute allégation selon laquelle un fonctionnaire ne s'est pas conformé à l'un ou l'autre des paragraphes 113(1), 114(1) à (3) ou 115(1). Si elle juge l'allégation bien fondée, elle peut destituer le fonctionnaire ou prendre les mesures correctives qu'elle estime indiquées. »
• La Direction des activités politiques fournit également des renseignements devant paraître dans la Gazette du Canada. Ces renseignements sont fournis en vertu de l'article 116 et des paragraphes 114(4), 114(5) et 115(2) de la LEFP.
• La Direction de l'information sur les nominations et de l'analyse (DINA) doit parfois, quoique rarement, divulguer des renseignements personnels au sein de la CFP.
  1. La DINA fournit des renseignements personnels contenus dans les dossiers aux équipes qui, au sein de la Vérification et des services de données, se chargent de planifier les vérifications ministérielles. Cela dit, une mise en garde indiquant que les renseignements personnels ne peuvent être divulgués à des fins administratives y est toujours jointe.
  2. La DINA fournit sur demande des renseignements personnels contenus dans les dossiers à la Direction générale des enquêtes de la CFP afin de lui permettre de consulter les antécédents d'emploi de personnes dans le cadre d'un processus d'enquête. Cela dit, là encore une mise en garde indiquant que les renseignements contenus dans les dossiers ne peuvent être utilisés à des fins administratives y est toujours jointe.

• La Direction des vérifications ministérielles a reçu et divulgué des renseignements personnels, conformément aux articles 17 et 18 de la LEFP, dans le cadre de vérifications.

En vertu des alinéas 8(2)c) et d) de la LPRP (communication exigée par subpoena ou mandat; communication au procureur général du Canada pour usage dans des poursuites judiciaires) :

• La CFP a communiqué des renseignements personnels, conformément à la règle 317 des Règles des Cours fédérales, portant sur les enquêtes réalisées en vertu de la LEFP.

En vertu des alinéas 8(2)e), f) et g) de la LPRP (communication à un organisme d'enquête; communication aux termes d'accords ou d'ententes; communication à un parlementaire fédéral) :

• Aucun renseignement personnel n'a été communiqué en vertu de ces alinéas.

En vertu de l'alinéa 8(2)h) de la LPRP (communication pour vérification interne) :

• La CFP a communiqué, à une occasion, des renseignements personnels pour une vérification interne réalisée au sein de la CFP.

En vertu des alinéas 8(2)i), j) et k) de la LPRP (communication pour dépôt; communication pour des travaux de recherche ou de statistique; communication à tout groupe autochtone) :

• Aucun renseignement personnel n'a été communiqué en vertu de ces alinéas.

En vertu de l'alinéa 8(2)l) de la LPRP (communication pour recouvrer ou acquitter une créance) :

• La CFP a communiqué, à une occasion, des renseignements personnels à l'Agence du revenu du Canada.

En vertu de l'alinéa 8(2)m) (communication pour des raisons d'intérêt public) :

• La CFP a communiqué des renseignements personnels au service de police d'Ottawa pour une enquête. Dans ce cas, le Commissariat à la protection de la vie privée en a été avisé, conformément au paragraphe 8(5) de la Loi.

Comparaison des données au sein de la CFP

1) La Direction des enquêtes a effectué deux (2) comparaisons des données au cours de l'exercice.

1. La première a été effectuée dans le cadre d'une enquête sur une fraude (enquête toujours en cours). La Direction des enquêtes souhaitait obtenir des renseignements figurant dans le Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP). La personne sous enquête avait indiqué dans son formulaire de demande qu'elle était de citoyenneté canadienne. Après sa nomination au sein de la fonction publique fédérale, il a été révélé que ce n'était pas le cas. La personne a déclaré qu'il s'agissait d'une méprise et qu'elle apporterait les modifications nécessaires à son profil dans le SRFP pour ses demandes futures.
   
   Afin de vérifier l'explication fournie par la personne au cours de l'enquête, la Direction des enquêtes a demandé à consulter une section précise de l'historique du profil dans le SRFP, profil que la personne avait utilisé pour postuler divers postes.
   
   
2. La deuxième comparaison a été effectuée dans le cadre d'une vérification (également en cours). Les noms de 180 fonctionnaires qui avaient étudié à une certaine école de langue et qui travaillaient dans 29 organisations différentes ont été communiqués au Centre de psychologie du personnel (CPP). Celui-ci a effectué une recherche dans sa base de données sur les résultats aux tests d'évaluation de la langue seconde (ELS), et les résultats actuels et passés de tous les tests d'ELS que chacun des 180 employés avait subis ont été extraits (630 : compréhension de l'écrit; 650/651 : expression écrite et interaction orale).

2) La Direction de la vérification et de l'évaluation à l'échelle du gouvernement (durant la planification) ainsi que les divisions chargées des vérifications à l'échelle gouvernementale (pour la vérification du Programme fédéral d'expérience de travail étudiant [PFETE] et des nominations subséquentes faites au moyen des mécanismes d'intégration) ont effectué une comparaison des données afin de terminer le plan d'échantillonnage pour la revue des dossiers portant sur l'embauche et l'intégration dans le cadre du PFETE. Plus précisément, le code d'identification de dossier personnel (CIDP) inscrit sur les feuilles de paye a été comparé au numéro d'employé PFETE inscrit dans la base de données de la CFP pour deux raisons : 1) pour établir une base d'échantillonnage qui permettrait de sélectionner uniquement les nouveaux employés et de trouver un dossier à l'aide du CIDP ou du numéro de dossier du ministère, et 2) pour estimer le nombre d'employés embauchés par les ministères dans le cadre du PFETE et sans intervention de la CFP.

Le tableau 2 ci-dessous résume la méthode employée pour comparer les données, qui requiert deux grandes bases de données : 1) les activités d'embauche que les onze ministères sélectionnés ont effectuées durant l'exercice 2006-2007 et qui sont consignées dans les feuilles de paie; et 2) les demandes ministérielles visant à embaucher un étudiant dans le cadre du PFETE que les onze ministères sélectionnés ont présentées durant les exercices 2005-2006 et 2006-2007 (base de données de la CFP).

3) La Direction de l'évaluation n'a participé à aucune activité interne de mise en commun de données durant l'exercice 2008-2009. Elle a toutefois communiqué à deux consultants des renseignements personnels non signalétiques. L'un deux a eu accès à plus de cent (100) réponses aux sondages sur les nominations ainsi qu'à des renseignements compris dans les dossiers de nomination : exercice, âge, langue officielle, sexe et appartenance à un groupe visé par l'équité en matière d'emploi. L'autre a eu accès à l'information susmentionnée, ainsi qu'à certaines données du SRFP, c'est-à-dire aux données cumulatives sur le profil linguistique, le niveau de scolarité et la région. Des renseignements au sujet des annonces (affiches – classification, catégorie et durée des fonctions) ont également été communiqués. Cependant, aucun numéro d'identification unique n'a été révélé : un numéro fictif a été généré pour garantir que la comparaison de données ne facilite en rien l'identification d'un candidat.

Tous les renseignements ont été enregistrés sur un CD protégé par un mot de passe, et chacun des fichiers était lui-même protégé par un mot de passe. Le CD a été envoyé aux consultants conformément aux instructions du personnel de sécurité et aux directives concernant la communication d'information.

4) La Division des pratiques de gestion de la qualité n'a communiqué aucun renseignement personnel durant l'étude non annoncée. Le seul document fourni aux ministères était une liste de dossiers (classés par numéro de processus de sélection) permettant l'extraction des renseignements à examiner.

5) La DINA effectue fréquemment des comparaisons de données telles que décrites ci-après, notamment dans le cas du FRP suivant : CFP PCE 761.

1. La CFP compare les données contenues dans la banque de données sur l'équité en matière d'emploi (BDEE) du SCT avec les données contenues dans les dossiers de la CFP concernant les nominations ou les employés, selon le besoin, afin d'observer le pourcentage des membres de groupes visés par l'EE qui sont recrutés, promus ou mutés, ou qui obtiennent une affectation par intérim dans la fonction publique. La BDEE ne comprend que le CIDP et l'indicateur d'appartenance à un groupe visé par l'EE. La CFP produit uniquement des tableaux statistiques contenant des renseignements sur l'EE et utilise des méthodes de suppression pour bloquer de petites cellules et ainsi protéger l'identité des personnes. La CFP traite de l'EE dans le rapport qu'elle présente chaque année au Parlement. La comparaison des données ne permet en aucun temps de connaître le nom ou l'identité des personnes.
2. En 2007-2008, la CFP a comparé ses dossiers de nomination avec les dossiers du SRFP, selon le nom, le prénom et la date de naissance partielle afin d'évaluer la représentation des membres des groupes visés par l'EE au sein de l'effectif au moyen des renseignements autodéclarés par la personne dans une section du SRFP, soit Répertoire des candidat(e)s et présentations. Les éléments d'information fournis par le SRFP étaient l'appartenance à un groupe visé par l'EE, le nom, le prénom entier ou partiel (initiales), la date de naissance partielle, le sexe et le numéro du candidat dans le SRFP. Ces éléments ont été comparés à ceux contenus dans le Système d'information analytique sur les emplois (SIAE) de la CFP afin de déterminer le profil des employés actuels. Par la suite, ils ont été comparés aux renseignements figurant dans la BDEE du SCT, afin de déterminer combien d'employés avaient déjà déclaré appartenir à une minorité visible. L'objectif de ces comparaisons était d'évaluer l'ampleur des écarts entre les systèmes de saisie. Pour ce faire, un protocole de partage des données a été établi pour cet exercice et a ensuite été présenté au Commissariat à la protection de la vie privée. La CFP met actuellement à jour l'EFVP du SRFP et celle du cadre analytique, qui comprend le partage des renseignements personnels.
3. Tous les trois mois, la CFP reçoit des renseignements de toutes les organisations assujetties à la LEFP au sujet de l'ensemble des nominations à la fonction publique ainsi que des promotions et des affectations par intérim. Ces renseignements comprennent le nom du ministère, le CIDP, la classification et le numéro du poste, la date d'entrée en fonction, la zone de sélection, le numéro du processus de sélection ainsi que les trois premiers caractères du code postal des recrues de la fonction publique.
4. Ces données sont ensuite comparées aux dossiers de nomination de la CFP pour permettre à celle-ci de fournir les renseignements prévus par la LEFP et exigés par les parlementaires, tels que le nombre de processus de sélection internes et externes ayant été annoncés ou non annoncés (étant donné que cette information ne figure pas sur la feuille de paye de TPSGC, à partir de laquelle la CFP estime les activités de dotation effectuées dans toute la fonction publique).

6) La stratégie de surveillance de l'impartialité politique a permis d'établir une banque de données des candidats, qui contient le nom, le prénom et le second prénom des candidats de même que leur lieu de résidence (municipalité et province), leur sexe et la fonction visée (p. ex. maire, conseiller, garde civil, préfet). Cette banque contient également des champs indiquant les sources consultées par la Direction des activités politiques (DAP) pour vérifier si le candidat pourrait en fait être fonctionnaire fédéral.

Les sources consultées sont les suivantes : une liste des personnes ayant présenté une demande relative à une candidature électorale (autorisation de poser sa candidature ou de devenir candidat à une élection, et demande de congé sans solde – CFP PCE 763), les Services d'annuaires gouvernementaux électroniques (SAGE), les sites Web des municipalités et d'autres sites Web.

Le nom du candidat ou du représentant élu est vérifié dans la liste des candidats afin de déterminer si la personne a présenté une demande relative à une candidature électorale (CFP PCE 763). Les SAGE permettent de vérifier si le nom correspond à celui d'un fonctionnaire. D'autres sources Internet (p. ex. site Web des municipalités, site Web de journaux locaux) sont consultées pour vérifier si le candidat ou le représentant élu est en fait un fonctionnaire.

Une fois qu'il est déterminé qu'un candidat ou un représentant élu pourrait être un fonctionnaire du gouvernement fédéral, la banque du cadre analytique CFP PCE 761 (tenue par la Direction de l'information sur les nominations et de l'analyse, qui fait partie de la Vérification et des services de données de la CFP) est consultée afin de vérifier si le nom de la personne en question correspond à celui d'un fonctionnaire. Le représentant désigné de l'organisation dans laquelle la personne en question travaille est ensuite prié de vérifier et de confirmer, le cas échéant, s'il s'agit bel et bien d'une personne ayant le statut de fonctionnaire. Si tel est le cas, la DAP renvoie le dossier à la Direction des enquêtes de la CFP, qui peut décider de déclencher une enquête ou non. Si cela s'avère justifié, la CFP peut déterminer les mesures correctives à prendre.

Un FRP a été soumis au SCT aux fins d'enregistrement et une EFVP a été soumise au Commissariat à la protection de la vie privée.

(Source : Stratégie de surveillance de l'impartialité politique de la CFP – Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée)

7) La Direction générale de la gestion ministérielle a divulgué des renseignements personnels à huit (8) reprises. Ces renseignements, qui figuraient dans le questionnaire sur la gestion des talents aux niveaux EX-02 et EX-05, ont été communiqués au Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH). Le commissaire à la protection de la vie privée n'a pas été avisé de la divulgation de ces renseignements, mais le BDPRH a entrepris une EFVP pour remédier à la situation.

8) a) Dans le cadre du Projet de modernisation de la dotation de la fonction publique (PMDFP), l'équipe responsable des données et des rapports a fourni à la Vérification et des services de données des renseignements personnels tirés du SRFP relativement à l'EE. Les données ont été fournies à l'équipe de vérification, qui les a utilisées pour évaluer la représentation des membres des groupes visés par l'EE au sein de l'effectif au moyen des renseignements autodéclarés par les candidats dans une section du SRFP, soit Répertoire des candidat(e)s et présentations. Les éléments d'information fournis par le SRFP étaient l'appartenance à un groupe visé par l'EE, le nom, le prénom entier ou partiel (initiales), la date de naissance partielle, le sexe et le numéro du candidat dans le SRFP. Pour ce faire, un protocole de partage des données a été établi.

b) Par ailleurs, l'équipe du PMDFP a, de façon continue, fourni aux ministères des renseignements personnels (c'est-à-dire des données sur les candidats) contenus dans le SRFP dans le but de faciliter leurs processus de dotation. Ces renseignements pouvaient se rapporter à la présentation de candidatures, aux campagnes de recrutement, etc. Dans certains cas, les renseignements peuvent être consultés directement (c.-à-d. libre-service) et dans d'autres, ils sont fournis sur demande.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et Évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée (EPFVP)

Le Bureau de l'AIPRP élabore depuis trois ans un cadre d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) ainsi qu'une stratégie de communication connexe. Formé en 2007-2008, le comité consultatif sur les EFVP contribue maintenant à l'élaboration des lignes directrices de la CFP sur les EFVP et commencera l'examen des rapports d'EFVP avant leur présentation à la présidence de la CFP et au Commissariat à la protection de la vie privée. Le mandat de ce comité ainsi que les lignes directrices de la CFP sont toujours en cours d'élaboration.

Statistiques

• Évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée entamées : 0
• Évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée terminées : 0
• Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée entamées : 4
• Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée terminées : 2
• Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée envoyées au Commissariat à la protection de la vie privée : 5
• Total : 8

Les quatre (4) EFVP entamées au cours de l'exercice portaient sur :

• la mise à jour des outils analytiques : Système d'information analytique sur les emplois (SIAE), outils d'analyse de cubes de données, Programme électronique de sondages spéciaux (une EFVP a été effectuée en 2004)
• la mise à jour du Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP) (une EFVP a été effectuée en 2006)
• PeopleSoft
• Privasoft – AccessPro Case Management et Access Redaction

Les deux (2) EFVP terminées au cours de l'exercice portaient sur :

• la Solution de base de données de rapports pour l'entreposage de données du SRFP
• la Stratégie de surveillance de l'impartialité politique

Les cinq (5) EFVP envoyées au Commissariat à la protection de la vie privée au cours de l'exercice portaient sur :

• la mise à jour des données concernant le SRFP dans l'EFVP sur le recrutement électronique
• E-Ma carrière en harmonie avec mes objectifs (E-CHO)
• le système d'information de gestion des enquêtes (SIGE)
• la Solution de base de données de rapports pour l'entreposage de données du SRFP
• la Stratégie de surveillance de l'impartialité politique

Voici une brève description des huit (8) programmes de la CFP pour lesquels une EFVP a été entamée, terminée ou envoyée au Commissariat à la protection de la vie privée au cours de l'exercice visé par le présent rapport.

Conformément à la politique du Conseil du Trésor sur les EFVP, les évaluations et les résultats des EFVP ne seront accessibles au public que lorsque le plan de communication de la CFP en la matière aura été approuvé. Rendre publics ces renseignements à l'heure actuelle compromettrait certains programmes et systèmes. Toute demande de renseignements personnels relatifs à ces EFVP sera traitée en bonne et due forme, et le Commissariat déterminera alors quelles parties des EFVP peuvent être rendues publiques.

Descriptions des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée entamées

Mise à jour de l'EFVP de 2004 sur les outils analytiques : système d'information analytique sur les emplois (SIAE), outils d'analyse de cubes de données, Programme électronique de sondages spéciaux (PESS)

La Direction de l'information sur les nominations et de l'analyse (DINA), qui fait partie de la Vérification et des services de données de la CFP, est responsable, entre autres, de produire des rapports statistiques dont la CFP a besoin pour remplir son mandat. Ces rapports sont publiés dans le Rapport annuel de la CFP, puis distribués et utilisés par la CFP aux fins d'analyse. Afin de moderniser son fonctionnement, la DINA a renforcé l'utilisation de ses systèmes d'information et a mis en œuvre de nouveaux outils d'analyse :

Le Système d'information analytique sur les emplois (SIAE) est un système longitudinal utilisé comme outil de supervision pour analyser les tendances à l'échelle du gouvernement. Il s'agit d'une base de données contenant plus de deux millions de dossiers s'échelonnant de 1990 à aujourd'hui. Des intervenants internes et externes faisant partie de la fonction publique fédérale ont demandé à obtenir des renseignements tirés du SIAE.

Les cubes sont formés d'outils d'analyse des données mis en œuvre par la CFP qui permettent à des personnes d'extraire des renseignements statistiques précis liés aux activités d'embauche et de dotation. 

Le Programme de sondages spéciaux (PSS) est un outil de sondage qui contribue au fonctionnement efficace du système de dotation. Le PSS fournit des renseignements de nature quantitative et qualitative qui permettent à la CFP et aux ministères et organismes délégataires d'améliorer la dotation. Le PSS est en période de transition. En effet, il passera d'une version papier à une version électronique (le PESS).

Mise à jour de l'EFVP de 2006 sur le Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP)

La fonction publique du Canada reçoit annuellement des centaines de milliers de demandes d'emploi. La gestion d'un nombre aussi élevé de curriculum vitae est difficile et est effectuée de diverses façons par les ministères d'embauche de la fonction publique. Le processus le plus utilisé est de nature manuelle, ce qui ne répond pas aux besoins des utilisateurs. De plus, ce processus ne permettra pas de faire face à l'augmentation prévue du nombre de demandes d'emploi et ne sera pas conforme à l'approche modernisée de gestion des ressources prévue par la Loi sur la modernisation de la fonction publique (LMFP).

Le but premier du SRFP est d'améliorer le processus de recrutement externe. Ce système permet aux agents de recrutement de créer des demandes d'emploi et des annonces adaptées pour les postes à doter. Les Canadiens et Canadiennes peuvent ensuite consulter ces offres d'emploi et poser leur candidature, et la fonction de présélection automatisée du système permet de présenter aux gestionnaires d'embauche un certain nombre de candidatures.

Actuellement, la section « administrateur » de l'application n'est accessible qu'aux utilisateurs faisant partie de la CFP. Les conseillers en RH de la CFP et les adjoints en RH collaborent avec les ministères clients pour créer des annonces et pour gérer le processus de présentation des candidatures. Depuis avril 2006, cependant, d'autres ministères peuvent utiliser le SRFP afin d'annoncer directement des processus de nomination externes, d'élaborer des questionnaires et de présélectionner des candidatures.

PeopleSoft

La CFP a décidé d'aller de l'avant et d'effectuer la transition vers l'application SGRH GC Peoplesoft, dans le cadre de l'approche de services partagés du gouvernement fédéral en ce qui concerne les activités de RH. De plus, la CFP a conclu une entente de partenariat avec Anciens combattants Canada (ACC) et a convenu de mettre l'application SGRH GC Peoplesoft à la disposition de celui-ci. Aux termes de l'entente, une fois que le SGRH sera mis en œuvre dans l'infrastructure d'ACC, ce dernier fournira l'infrastructure complète et le soutien technique pour l'application PeopleSoft.

L'objectif du projet est de remplacer les systèmes en place et les fonctions existantes, soit le système d'information et de gestion des congés (SIGC) et le système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).

Anciens combattants Canada a mis en œuvre la version 8.9 du SGRH GC PeopleSoft il y a deux (2) ans et a réalisé une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. La CFP et ACC effectuent à l'heure actuelle une évaluation de la menace et des risques, qui sera terminée d'ici l'année prochaine.

Système Privasoft pour l'AIPRP – AccessPro Case Management et Access Redaction

Pour rendre la gestion de cas efficace, il est nécessaire d'adopter une approche particulière pour le traitement des documents et des dossiers reliés entre eux par un événement commun dont le point de départ, la période d'analyse et le dénouement sont bien définis, et ce, tout en assurant une surveillance et en tenant un registre exhaustif de toutes les activités liées aux différents cas.

Le système Privasoft fournit un logiciel spécialisé de gestion de cas qui permet au secteur public et aux industries réglementées de mener à terme des processus de divulgation de renseignements.

Pour ce faire, le système automatise les processus administratifs et assure le suivi des demandes présentées par les clients en vertu de la loi. Le système extrait les renseignements pertinents ainsi que toutes les mesures prises, répondant ainsi aux demandes de façon conforme, sans qu'il ne manque d'élément.

Le logiciel Privasoft AccessPro Case Management offre une infrastructure intégrée de gestion de l'information qui permet aux agents chargés de cas de relier des services à des processus électroniques, de faciliter la communication, d'extraire l'historique des activités et d'archiver les dossiers pour consultation future. En outre, le système automatise le regroupement et l'extraction de données et assure le suivi et la gestion des processus de divulgation de renseignements, tout en produisant des rapports sur ces processus. Ce logiciel permet également d'assurer la responsabilisation, d'accélérer la résolution des cas et de rendre des décisions cohérentes tout en réduisant le risque d'erreur.

AccessPro Redaction est un logiciel de rédaction électronique qui offre à tous les bureaux responsables de l'AIPRP, des plus petits aux plus grands, les outils nécessaires pour gérer un processus de rédaction entièrement électronique. Contrairement aux photocopieurs ou aux logiciels de rédaction habituels, AccessPro Redaction a été spécialement conçu pour répondre aux besoins des professionnels de l'accès à l'information.

Description des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée terminées ou envoyées au Commissariat à la protection de la vie privée

Solution de base de données de rapports sur le Projet de modernisation de la dotation de la fonction publique (PMDFP)

La Direction générale des services de dotation et d'évaluation a retenu les services d'un consultant pour réaliser une EFVP, laquelle a pris fin en février 2008.  Une évaluation de la menace et des risques a également été effectuée en 2007-2008.

La Solution de base de données sur le PMDFP est un système d'entreposage des données de veille économique qui, une fois en place, fournira aux utilisateurs des renseignements sur la gestion de la fonction publique au moyen d'un interface Web unique. L'objectif est de fournir des données consolidées pour la production de rapports, l'analyse et l'affichage en vue d'améliorer la planification stratégique et le processus décisionnel. La première mise en œuvre sera effectuée à l'aide de données du SRFP, qui contient des renseignements sur les emplois ouverts au public ainsi que de l'information sur les personnes qui présentent leur candidature pour un emploi dans la fonction publique fédérale. Des données provenant de tous les systèmes pourraient éventuellement être versées à la Solution de base de données de rapports. Le plan d'action et l'EFVP ont été terminés et approuvés au cours de l'exercice visé par le présent rapport, puis envoyés au commissaire à la protection de la vie privée.

Stratégie de surveillance de l'impartialité politique

La Direction générale des politiques est la première, au sein de la CFP, à réaliser une EFVP sous la supervision du Bureau de l'AIPRP. Elle a terminé l'EFVP et l'a présentée au commissaire à la protection de la vie privée au cours de l'exercice.

Aux termes de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) entrée en vigueur le 31 décembre 2005, la CFP joue un rôle déterminant dans la protection de l'impartialité politique de la fonction publique. Ce rôle est défini dans le mandat de la CFP ainsi que dans les responsabilités spécifiques qui lui sont attribuées en vertu de la partie 7 de la LEFP, qui porte sur les activités politiques des fonctionnaires.

L'impartialité est l'une des deux valeurs fondamentales de la CFP, ce qui signifie que les nominations et les promotions à la fonction publique doivent être exemptes de toute influence politique.

Les fonctionnaires ont le droit de se livrer à des activités politiques tout en respectant le principe d'impartialité de la fonction publique. Les activités politiques des fonctionnaires ne doivent pas porter ou sembler porter atteinte à leur capacité de remplir leurs tâches de façon politiquement impartiale. Par activité politique, on entend toute activité exercée au sein d'un parti politique, ou exercée pour soutenir un tel parti ou pour s'y opposer, toute activité exercée pour soutenir une candidature, ou pour s'y opposer, ou le fait d'être candidat à une élection.

En vertu de la LEFP, la CFP est chargée de surveiller la participation des fonctionnaires à des activités politiques. Elle accorde la permission de se porter candidat à une élection fédérale, provinciale, territoriale ou municipale, elle donne des conseils à l'égard des activités politiques, elle mène une enquête sur toute allégation de participation irrégulière d'un fonctionnaire à des activités politiques, et elle prend des mesures correctives lorsque l'allégation est fondée.

Afin d'assumer ses responsabilités, la CFP a mis au point une stratégie globale pour surveiller l'impartialité politique de la fonction publique fédérale, stratégie qu'elle met actuellement à l'épreuve. Un volet de cette stratégie consiste à vérifier dans quelle mesure les fonctionnaires respectent l'obligation énoncée à la partie 7 de la LEFP, soit de demander et d'obtenir la permission de la CFP avant de se porter candidat ou de devenir candidat à une élection fédérale, provinciale, territoriale ou municipale.

E-CHO

La Direction générale de la gestion ministérielle a embauché un consultant pour réaliser une EFVP sur le Système de gestion des ressources humaines E-CHO. L'EFVP a été effectuée au cours de l'exercice et a été présentée, en même temps que le rapport sur l'évaluation de la menace et des risques, au Commissariat à la protection de la vie privée au début de l'exercice 2008-2009. Toutefois, l'outil et le programme ont été remplacés par le Cadre de gestion des talents.

E-CHO est un outil électronique qui est considéré comme une source d'information fiable sur les réalisations des employés de la CFP et sur leur profil professionnel. Cette base de données contient des renseignements saisis ou affichés au moyen de l'application Web E-CHO et est reliée au Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH – réf. PSE-901), lequel constitue la principale source d'information sur les RH.

L'objectif d'E-CHO est de fournir à l'organisation de l'information concernant ses employés, information qui est généralement difficile à obtenir et qui revêt une grande importance dans les activités de planification des ressources humaines.

À titre d'exemple, E-CHO permet d'obtenir facilement et rapidement des renseignements qui peuvent être utilisés pour offrir des possibilités d'affectation. De leur côté, les employés peuvent s'en servir pour faire connaître leurs aptitudes, leurs compétences et leurs objectifs de carrière. Le dossier des employés peut contenir des renseignements sur des emplois occupés à l'extérieur de l'organisation, leurs études, leurs réalisations personnelles et professionnelles, leurs compétences et leurs objectifs de carrière.

Cet outil peut également être utilisé pour appuyer et justifier une décision relative à la planification générale de la relève et des opérations de l'organisation et peut améliorer les discussions sur le rendement entre les employés et leur superviseur. En outre, il permet de faire en sorte que le plan d'apprentissage des employés cadre mieux avec leurs objectifs.

Système d'information de gestion des enquêtes (SIGE)

La Direction des enquêtes a mis en œuvre un nouveau système Web interne appelé Système d'information de gestion des enquêtes (SIGE). Ce nouveau système de gestion de l'information et de suivi des dossiers est utilisé pour répondre aux nouveaux besoins opérationnels de la Direction des enquêtes et permet de gérer les dossiers et les données ayant trait aux enquêtes menées en vertu de la nouvelle LEFP. En vertu de cette loi, la CFP peut recevoir, de sources diverses, des renseignements sur des problèmes de dotation, notamment en ce qui concerne les résultats des vérifications, les préoccupations de certains, l'information interne, les reportages des médias ou autres. Que l'on décide ou non de mener une enquête, la source d'information est consignée dans les dossiers et enregistrée dans le nouveau SIGE afin qu'il soit possible de répondre rapidement à la personne ayant fourni le document ou l'information, d'apporter un soutien logistique et administratif, de gérer la charge de travail, d'assurer la collecte de données quantitatives aux fins de la production de rapports et d'établir des normes de services. L'EFVP sur le SIGE a été envoyée au Commissariat à la protection de la vie privée au cours de l'exercice visé par le présent rapport, et le Commissariat a déjà fourni une rétroaction à ce sujet.

Nouvelles initiatives pour lesquelles une EFVP pourrait être nécessaire

• le projet Second Life;
• la base de données de la Direction des communications et des affaires parlementaires;
• le système de suivi de la surveillance du Tribunal de la dotation de la fonction publique (TDFP);
• l'infrastructure de TI pour la gestion des risques et Publiservice. 

La Commission de la fonction publique rendra compte de ces activités dans des rapports à venir.

Annexe – Rapport statistique

Rapport statistique sur la répartition des plaintes par catégorie

Plaintes traitées

• Reçues durant 2008-2009 : 1
• Fermées durant 2008-2009 : 2
• Reportées à 2009-2010 : 1

Plaintes reçues pour :

• Retards/prorogation du délai : 0
• Non-divulgation/exemptions/dossiers manquants : 1

Plaintes fermées

• Entente après l'enquête
  • Retards/prorogation du délai : 0
  • Non-divulgation/exemptions/dossiers manquants : 0
• Réglées
  • Retards/prorogation du délai : 0
  • Non-divulgation/exemptions/dossiers manquants : 0
• Abandonnées
  • Retards/prorogation du délai : 0
  • Non-divulgation/exemptions/dossiers manquants : 0
• Fondées
  • Retards/prorogation du délai : 0
  • Non-divulgation/exemptions/dossiers manquants : 2
• Non fondées
  • Retards/prorogation du délai : 0
  • Non-divulgation/exemptions/dossiers manquants : 0

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Date de modification :

2009-10-20