Commission de la fonction publique du Canada
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Commission de la fonction publique

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Loi sur l'accès à l'information
Rapport annuel

1er avril 2008 au 31 mars 2009

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information (Lois révisées du Canada, chapitre A-1, 1985) a été adoptée le 1er juillet 1983. Elle a été modifiée au moment où la Loi fédérale sur la responsabilité a reçu la sanction royale, le 12 décembre 2006. Certaines dispositions sont entrées en vigueur le même jour, tandis que d'autres ont pris effet le 1er avril et le 1er septembre 2007.

La Loi sur l'accès à l'information (LAI) confère aux citoyens canadiens et aux personnes qui se trouvent au Canada un droit général d'accès à l'information contenue dans les documents du gouvernement, sous réserve de certaines conditions précises et limitées.

Selon l'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information, à chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale établit pour présentation au Parlement un rapport annuel d'application de la Loi en ce qui concerne son institution.

Le présent rapport annuel résume la manière dont la Loi sur l'accès à l'information a été gérée et administrée au sein de la Commission de la fonction publique du Canada durant l'exercice 2008-2009.

Copies supplémentaires

Il est possible d'obtenir des copies supplémentaires du présent rapport en communiquant avec :

le Bureau de l'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP)
Commission de la fonction publique du Canada
L'Esplanade Laurier
300, avenue Laurier Ouest
Tour Ouest
Ottawa (Ontario)  K1A 0M7
Téléphone : 613-995-5316
Télécopieur : 613-992-7519

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Partie I — Renseignements généraux sur la Commission de la fonction publique

Mission, vision et valeurs – À la poursuite de l'excellence

La Commission de la fonction publique du Canada (CFP) s'est engagée à bâtir une fonction publique qui recherche l'excellence. Elle protège les valeurs que sont le mérite, l'impartialité et la représentativité ainsi que l'utilisation des deux langues officielles.

La CFP veille à l'intégrité de la dotation dans la fonction publique et à l'impartialité politique des fonctionnaires. Elle élabore des lignes directrices et des orientations pour les gestionnaires de la fonction publique et tient ceux-ci responsables de leurs décisions en matière de dotation. Elle effectue des vérifications et des enquêtes pour confirmer l'efficacité du système de dotation et y apporter des améliorations. En tant qu'organisme indépendant, la CFP rend compte de ses résultats au Parlement.

La CFP recrute des Canadiens et des Canadiennes de talent provenant de partout au pays. Elle renouvelle continuellement ses services de recrutement afin de répondre aux besoins en constante évolution d'une fonction publique moderne et innovatrice.

Les valeurs qui guident les actions de la CFP

En servant le Parlement et la collectivité canadienne, la CFP est guidée par des valeurs organisationnelles, valeurs auxquelles elle adhère fièrement :

  • Intégrité dans nos actions;
  • Justice dans nos décisions;
  • Respect dans nos relations;
  • Transparence dans nos communications.

Le mandat de la CFP et le résultat stratégique visé par celle-ci

Mandat

Le mandat de la CFP est énoncé dans la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP).

La CFP est un organisme indépendant qui relève du Parlement. Elle est chargée de protéger l'intégrité du système de dotation dans la fonction publique de même que l'impartialité des fonctionnaires sur le plan politique. Le mandat de la CFP comporte des pouvoirs liés à la dotation ainsi que des fonctions de surveillance. La CFP fournit également des services de dotation et d'évaluation afin d'aider les organisations fédérales à répondre aux besoins changeants de la fonction publique. Dans le cadre du système des pouvoirs délégués prévu par la LEFP, l'indépendance de la CFP est essentielle, particulièrement en ce qui concerne la responsabilité qui lui incombe de surveiller l'intégrité du système de nomination et de préserver l'impartialité de la fonction publique.

Aux termes des articles 11 et 12 de la LEFP, la CFP doit notamment :

  • nommer ou faire nommer à la fonction publique des personnes appartenant ou non à celle-ci;
  • effectuer des enquêtes et des vérifications;
  • appliquer les dispositions de la LEFP relatives aux activités politiques des fonctionnaires et des administrateurs généraux;
  • exercer toute fonction touchant à la fonction publique que lui confie le gouverneur en conseil.

Résultat stratégique et architecture des activités de programme de la Commission de la fonction publique

Dans le but de remplir efficacement sa mission, la CFP vise l'atteinte du résultat stratégique ci-après. L'organigramme ci-dessous illustre le cadre complet des activités et des sous-activités de programme de la CFP qui, une fois mises en oeuvre, contribuent à l'atteinte du résultat stratégique de la CFP.

Résultat stratégique et architecture des activités de programme de la Commission de la fonction publique

Résultat stratégique et architecture des activités de programme de la Commission de la fonction publique - description longue

Activité de programme 1.1.0 – Intégrité des nominations et neutralité politique

L'activité liée à l'intégrité des nominations et à la neutralité politique consiste à élaborer et à maintenir un cadre stratégique et réglementaire permettant de protéger l'intégrité de la dotation dans la fonction publique et d'assurer sa neutralité politique. Cette activité comprend l'établissement de lignes directrices et de normes, la prestation de conseils, l'interprétation, l'orientation ainsi que l'administration des pouvoirs délégués et non délégués.

Activité de programme 1.2.0 – Surveillance de l'intégrité de la dotation et de la neutralité politique

L'activité liée à la surveillance de l'intégrité de la dotation et de la neutralité politique vise à fournir un régime de responsabilisation pour la mise en oeuvre des lignes directrices et du cadre réglementaire en matière de nomination afin de veiller à la protection de l'intégrité de la dotation dans la fonction publique et de la neutralité politique. Il s'agit notamment de s'assurer que les ministères et les organismes respectent les exigences législatives, d'effectuer des vérifications, des études et des évaluations, d'exécuter des enquêtes et de présenter des rapports au Parlement sur l'intégrité de la dotation dans la fonction publique.

Activité de programme 1.3.0 – Services de dotation et évaluation

L'activité liée aux services de dotation et à l'évaluation permet d'élaborer et de tenir à jour des systèmes qui contribuent à établir un lien entre, d'une part, la population canadienne et les fonctionnaires à la recherche de possibilités d'emploi dans la fonction publique fédérale et, d'autre part, les ministères et organismes d'embauche. Cette activité consiste à fournir des produits et des services d'évaluation au moyen d'activités de recherche et de développement, de consultation, d'évaluation et de counselling aux fins de recrutement, de sélection et de perfectionnement dans l'ensemble de la fonction publique fédérale. Cette activité de programme vise en outre à fournir des services, des programmes et des produits de dotation aux ministères, aux organismes, à la population canadienne et aux fonctionnaires par l'entremise d'unités de service à la clientèle situées dans tout le pays.

Activité de programme 2.1.0 – Services internes

L'activité de programme liée aux services internes permet d'élaborer et de contrôler les cadres et les politiques de planification de la gestion ministérielle qui se rapportent au Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation (CRGD), aux finances, à la gestion des ressources humaines, à la technologie de l'information (TI), aux communications et à d'autres services administratifs et de soutien. Elle permet de fournir des services et des systèmes centraux à l'appui de tous les programmes de la CFP, y compris du bureau de la présidente et de celui des commissaires. En outre, elle permet de formuler et de mettre en oeuvre des politiques, des plans, des lignes directrices, des normes, des processus et des procédures visant à appuyer le processus décisionnel de la Commission.

Activités de la CFP relatives à l'accès à l'information

Au sein de la CFP, le coordonnateur ministériel de l'accès à l'information est chargé de l'élaboration, de la coordination et de la mise en oeuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces visant à assurer le traitement adéquat des demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

Le coordonnateur est également responsable des politiques, des procédures et des systèmes connexes relatifs à cette loi, comme la politique du gouvernement sur la collecte de renseignements et la recherche sur l'opinion publique.

Le Bureau de l'AIPRP compte un gestionnaire et un analyste principal. Au cours des deux derniers mois de l'exercice visé par le présent rapport, un troisième employé de la CFP a été détaché temporairement au Bureau de l'AIPRP afin d'aider à la mise en oeuvre du nouveau logiciel de l'AIPRP et à la réorganisation d'InfoSource.

Le coordonnateur exerce entre autres les activités suivantes :

  • traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information;
  • servir de porte-parole de la CFP auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, du commissaire à l'information et des autres ministères et organismes gouvernementaux pour ce qui est de l'application de la Loi sur l'accès à l'information;
  • répondre aux demandes de consultation soumises par d'autres institutions fédérales concernant les documents produits par la CFP;
  • examiner et approuver les activités de collecte d'information conformément à la politique fédérale sur la collecte de renseignements et la recherche sur l'opinion publique;
  • préparer le rapport annuel à présenter au Parlement et d'autres rapports prévus par la loi, ainsi que des documents qui pourraient être exigés par les organismes centraux;
  • élaborer des politiques, des procédures et des lignes directrices afin d'assurer l'application méthodique de la Loi sur l'accès à l'information par la CFP;
  • mener des activités de sensibilisation afin de veiller à ce que la CFP respecte les obligations de la Loi;
  • s'assurer que la CFP se conforme à la Loi sur l'accès à l'information, aux règlements connexes ainsi qu'aux procédures et politiques pertinentes;
  • fournir aux employés de la CFP des conseils et des séances de sensibilisation en ce qui concerne les dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et des politiques du Conseil du Trésor, et leur incidence sur les différentes initiatives de programme.

Mise en oeuvre d'un nouveau système de suivi et d'un nouveau logiciel d'imagerie (2008-2009)

Le Bureau de l'AIPRP est à remplacer le système de suivi ATIPflow par le nouveau logiciel AccessPro Case Management System. L'application et les données seront hébergées sur un serveur plus stable. Par ailleurs, un nouveau logiciel d'imagerie, AccesPro Redaction, est en cours d'installation. Ce système permet de copier et de censurer rapidement une quantité beaucoup plus grande de dossiers.

Au cours de l'exercice visé par le présent rapport, les employés de l'AIPRP ont suivi des séances de formation, et les deux logiciels ont été rigoureusement testés par le Bureau de l'AIPRP. Ces systèmes seront entièrement opérationnels d'ici le printemps ou l'été 2009.

InfoSource

Au cours de l'exercice, le Secrétariat du Conseil du Trésor a effectué une évaluation complète pour le compte de la CFP. À la suite de la mise en oeuvre du Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation (CRGD), l'introduction d'InfoSource a été modifiée de façon à refléter l'architecture des activités de programme (AAP) de la CFP. Au cours des trois (3) prochaines années, si les ressources le permettent, la CFP travaillera à renouveler InfoSource afin que les catégories de documents et les fichiers de renseignements personnels correspondent à l'AAP.

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Partie II — Rapport concernant la Loi sur l'accès à l'information

Faits saillants

Demandes reçues

Le nombre de demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information a augmenté par rapport à l'an dernier. Du 1er avril 2008 au 31 mars 2009, la Commission de la fonction publique (CFP) a reçu 60 nouvelles demandes, comparativement à 50 demandes en 2007-2008.

Bien que le nombre de demandes ait augmenté, le nombre de pages d'information examinées a quelque peu diminué : 10 101 pages de documents en 2008-2009, comparativement à 13 000 l'année précédente.

Demandes réglées

Cette année encore, les demandes traitées ont porté sur toutes les activités de la CFP. Plus précisément :

  • Neuf (9) demandes (20 %) concernaient des activités liées à la dotation, comme la dotation de postes de direction, les dossiers d'administration des priorités, les statistiques en matière de délégation des pouvoirs de dotation, l'établissement de tests et de normes de sélection et les initiatives d'équité en matière d'emploi (EE).
  • Huit (8) demandes (17 %) portaient sur des évaluations et des tests administrés par la CFP, et concernaient plus particulièrement les statistiques relatives aux tests de langue.
  • Six (6) demandes (13 %) concernaient des sujets de nature diverse.
  • Six (6) demandes (13 %) portaient sur des renseignements personnels conservés par la CFP, notamment dans le cadre des processus de sélection.
  • Quatre (4) demandes (9 %) visaient les marchés, les commandes subséquentes pour l'embauche d'employés temporaires, les listes des nouveaux fonctionnaires occasionnels et des nouveaux fonctionnaires nommés pour une durée déterminée ainsi que les coûts liés aux télécommunications. NOTA : Il s'agit d'une diminution substantielle du nombre de demandes de dossiers standard (non complexes) par rapport aux années précédentes (le nombre de demandes reçues est passé de 40 % à 9 % environ).
  • Deux (2) demandes (4 %) concernaient des enquêtes sur des candidatures électorales.
  • Onze (11) demandes (24 %) n'ont pas été traitées par la CFP parce qu'elles ont été abandonnées, réacheminées ou réglées de façon informelle.

À l'instar de l'année précédente, la CFP ainsi que les ministères et organismes fédéraux ont constaté que les demandeurs préféraient recevoir des copies des documents gouvernementaux plutôt que de simplement examiner ceux-ci.

Délai de règlement des demandes

Cette année, 46 demandes ont été réglées et, de ce nombre, 42 (91 %) l'ont été dans les délais prescrits par la Loi :

  • Trente-cinq (35) demandes (77 %) ont été réglées dans un délai de 30 jours.
  • Huit (8) demandes (17 %) ont été réglées dans un délai de 31 à 60 jours.
  • Une (1) demande (2 %) a été réglée dans un délai de 61 à 120 jours.
  • Deux (2) demandes (4 %) ont été réglées dans un délai de 121 jours et plus.

Consultations

La CFP a reçu vingt-deux (22) demandes de consultation de la part d'autres ministères et organismes. Ces demandes ont exigé l'examen de plus de 600 pages d'information. Après avoir examiné attentivement les dossiers, la CFP a jugé que les renseignements la concernant pouvaient être communiqués entièrement dans le cas de onze (11) des vingt-deux (22) demandes (réglées au cours de la période visée par le présent rapport).

Ces ministères et organismes ont consulté la CFP sur des questions relatives à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, à des dossiers de dotation et d'administration des priorités, à l'évaluation de la langue seconde et à des cahiers d'information.

La CFP a elle-même consulté d'autres ministères et organismes en ce qui concerne treize (13) demandes.

Plaintes

Pendant la période visée par le présent rapport, trois (3) plaintes concernant des demandes présentées à la CFP ont été déposées auprès du Commissariat à l'information et trois (3) plaintes ont été réglées (ces plaintes avaient été déposées au cours d'exercices précédents).
Plaintes reçues
  • Une (1) plainte concernait le refus d'accès. Selon le demandeur, la CFP s'est fondée à tort sur les articles 19 (Renseignements personnels) et 23 (Secret professionnel des avocats) de la Loi pour retenir de l'information contenue dans des courriels que se sont échangés Mme Maria Barrados, présidente de la CFP, et Mme Jennifer Stoddart, commissaire à la protection de la vie privée. Le commissaire à l'information poursuit son enquête au regard de cette plainte.
  • Une (1) autre plainte concernait le refus d'accès. En l'espèce, le demandeur croit que des dossiers existent en ce qui concerne une demande d'accès aux notes d'information relatives aux fiches pour la période de questions qui ont été préparées pour le ministre responsable de la CFP entre le 1er août et le 9 octobre 2008. Le commissaire à l'information poursuit son enquête au regard de cette plainte.
  • Une (1) plainte portait sur les frais de recherche et de programmation et les frais informatiques associés à l'extraction de l'information demandée. Le commissaire à l'information poursuit son enquête au regard de cette plainte.
Plaintes réglées
  • Deux (2) plaintes portaient sur des allégations selon lesquelles il y aurait eu prorogation injustifiée et déraisonnable du délai. La CFP a pu justifier ces prorogations (ingérence dans ses activités) et ainsi les valider. Ces plaintes ont donc été considérées comme non fondées.
  • Une (1) plainte se rapportait à une prorogation du délai, que le demandeur estimait injustifiée et déraisonnable. En l'espèce, la CFP a fourni les dossiers au demandeur conformément à la règle 317 de la Loi sur les Cours fédérales. Les dossiers faisant partie du domaine public, il n'était pas nécessaire de proroger le délai à des fins d'extraction et de consultation. Cette plainte est considérée comme réglée.

Conseils et formation

Le Bureau de l'AIPRP a continué de formuler des conseils et d'offrir de la formation en ce qui concerne les dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et leurs répercussions sur les programmes et les initiatives de la CFP.

Le Bureau de l'AIPRP a participé à cinq séances d'orientation offertes par la CFP à ses nouveaux employés, fournissant ainsi de l'information sur l'AIPRP à plus de 100 nouveaux employés de la CFP.

Au cours de cette année, sept (7) séances d'information devaient être organisées pour les employés de la CFP. Quatre (4) de ces séances ont été données à 62 employés de la Vérification et des services de données, de la Direction générale des services de dotation et d'évaluation et de la Direction générale de la gestion ministérielle. Les trois (3) autres séances ont été abandonnées ou reportées au prochain exercice en raison d'un manque de ressources pendant certaines périodes de l'exercice.

Cent trois (103) personnes – dont des gestionnaires de la CFP, des fonctionnaires et des membres du public – ont consulté le Bureau pour obtenir des conseils sur les dispositions de la Loi sur l'accès à l'information se rapportant à divers sujets d'intérêt pour la CFP, comme les activités politiques, la Loi sur l'emploi dans la fonction publique et son règlement d'application, les enquêtes et les recours.

Enfin, le Bureau de l'AIPRP a répondu à dix (10) demandes de communication ou de consultation de documents en vue d'une publication au cours de la période visée par le présent rapport.

Comparaisons avec les années antérieures

Demandes
  2000-2001 2001-2002 2002-2003 2003-2004 2004-2005 2005-2006 2006-2007 2007-2008 2008-2009
Demandes reçues 17 40 48 62 67 98 79 50 60
Demandes réglées 17 38 50 57 70 94 81 53 46
Exemptions invoquées
  2000-2001 2001-2002 2002-2003 2003-2004 2004-2005 2005-2006 2006-2007 2007-2008 2008-2009
13(1)c) 0 0 0 0 0 0 1 0 0
16(1)c) 0 0 0 0 0 0 0 3 0
18 (b) 0 0 0 1 0 1 0 0 0
19 (1) 2 5 8 27 27 36 28 13 10
20 (1)a) 0 0 0 0 0 3 0 0 0
20 (1)b) 0 0 0 2 3 5 0 0 1
20 (1)c) 0 0 0 1 3 5 2 2 0
21 (1)a) 0 0 0 2 4 5 5 3 2
21 (1)b) 0 0 0 2 4 2 3 4 0
21 (1)c) 0 0 0 0 2 2 3 1 0
21 (1)d) 0 0  0 1 0 1 2 0 0
22 1 0 0 2 1 1 3 5 3
23 0 0 1 3 3 2 2 2 2
 24 0 0 0 0 0 0 1 0 0
 26 0 0 0 0 0 0 2 0 0
Exclusions invoquées
  2000-2001 2001-2002 2002-2003 2003-2004 2004-2005 2005-2006 2006-2007 2007-2008 2008-2009
68(b) 0 0 0 0 0 1 4 0 0
69(1)(a) 0 0 0 0 0 1 0 2 0
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Annexe – Rapport statistique

Rapport statistique sur la répartition des plaintes par catégorie

Plaintes traitées

  • Reçues en 2008-09 : 3
  • Fermées en 2008-09 : 3
  • Reportées à 2009-10 : 3

Plaintes reçues

  • Retard/Prorogation du délai : 1
  • Non-divulgation/exemptions/dossiers manquants : 2

Plaintes fermées

  • Entente après enquête
    • Retard/Prorogation du délai : 0
    • Non-divulgation/exemptions/dossiers manquants : 0
  • Réglées
    • Retard/Prorogation du délai : 1
    • Non-divulgation/exemptions/dossiers manquants : 0
  • Abandonnées
    • Retard/Prorogation du délai : 0
    • Non-divulgation/exemptions/dossiers manquants : 0
  • Fondées
    • Retard/Prorogation du délai : 0
    • Non-divulgation/exemptions/dossiers manquants : 0
  • Non fondées
    • Retard/Prorogation du délai : 2
    • Non-divulgation/exemptions/dossiers manquants : 0

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Date de modification :
2009-10-20