Commission de la fonction publique du Canada
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Commission de la fonction publique

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Loi sur la protection des renseignements personnels
Rapport annuel

1er avril 2007 au 31 mars 2008

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP)est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.

La LPRP permet aux particuliers d'avoir accès aux renseignements qui les concernent et qui sont détenus par le gouvernement, sous réserve de certaines conditions déterminées et limitées.

La LPRP protège également la vie privée des particuliers en empêchant des tiers d'avoir accès à leurs renseignements personnels et leur permet d'exercer un contrôle substantiel sur la collecte, l'utilisation et la divulgation de l'information.

L'article 72 de la LAI stipule qu'à la fin de chaque exercice financier, chaque responsable d'une institution fédérale soumet au Parlement le rapport d'application de cette Loi dans son institution au cours de l'exercice.

Le présent rapport annuel vise à décrire comment la Commission de la fonction publique a administré ses responsabilités à l'égard de cette loi au cours de l'exercice 2007-2008.

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Partie I — Renseignements généraux sur la Commission de la fonction publique

Mission, vision et valeurs - À la poursuite de l'excellence

La Commission de la fonction publique du Canada (CFP) s'est engagée à bâtir une fonction publique qui recherche l'excellence. Nous protégeons les valeurs du mérite, de l'impartialité et de la représentativité ainsi que l'utilisation des deux langues officielles.
Nous veillons au respect de l'intégrité de la dotation dans la fonction publique et de l'impartialité politique des fonctionnaires. Nous élaborons des politiques et des directives pour les gestionnaires de la fonction publique et tenons ceux-ci responsables de leurs décisions en matière de dotation. Nous effectuons des vérifications et des enquêtes pour confirmer l'efficacité du système de dotation et y apporter des améliorations. En tant qu'organisme indépendant, la CFP rend compte de ses résultats au Parlement.
Nous recrutons des Canadiens et des Canadiennes de talent provenant de tous les coins du pays. Nous renouvelons continuellement nos services de recrutement afin de répondre aux besoins d'une fonction publique moderne et innovatrice.

Les valeurs qui guident nos actions

En servant le Parlement et la collectivité canadienne, nous sommes guidés par les valeurs organisationnelles suivantes et nous y adhérons fièrement :

  • Intégrité dans nos actions;
  • Justice dans nos décisions;
  • Respect dans nos relations;
  • Transparence dans nos communications.

Notre mandat et le résultat stratégique visé

Mandat

Le mandat de la CFP est stipulé dans la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP).
La CFP est un organisme indépendant qui relève du Parlement. Elle est responsable de protéger l'intégrité du système de dotation dans la fonction publique de même que l'impartialité des fonctionnaires sur le plan politique. Le mandat de la CFP comporte des pouvoirs liés à la dotation ainsi que des fonctions de surveillance. La CFP fournit également des services de dotation et d'évaluation afin d'aider les organisations fédérales à combler les besoins changeants de la fonction publique. Dans le cadre du système des pouvoirs délégués prévu par la LEFP, l'indépendance de la CFP est essentielle, particulièrement en ce qui concerne la responsabilité qui lui incombe de surveiller l'intégrité du système de nomination et de préserver l'impartialité de la fonction publique.

Aux termes des articles 11 et 12 de la LEFP, la CFP doit notamment :

  • nommer des personnes de l'extérieur ou de l'intérieur de la fonction publique, ou veiller à leur nomination;
  • enquêter et effectuer des vérifications;
  • appliquer les dispositions de la LEFP relatives aux activités politiques des fonctionnaires et des administrateurs généraux;
  • exercer toute fonction afférente à la fonction publique qui lui est assignée par le gouverneur en conseil.

Résultat stratégique

Notre but stratégique demeure le même : offrir à la population canadienne une fonction publique hautement compétente, impartiale et représentative, capable d'offrir ses services dans les deux langues officielles, et au sein de laquelle les nominations sont fondées sur les valeurs que sont la justice, l'accessibilité, la représentativité et la transparence.

La CFP est un joueur clé lorsqu'il s'agit de renforcer et de moderniser la gestion du secteur public par l'entremise de son rôle politique, de son rôle de surveillance et de son rôle de fournisseur de services.

La CFP contribue aussi aux efforts du gouvernement du Canada pour créer une société qui favorise la dualité linguistique et la diversité en veillant à ce que les politiques de dotation au sein de la fonction publique fédérale protègent le mérite, l'impartialité, la représentativité et l'usage des deux langues officielles.

Activités de la CFP relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le coordonnateur ministériel de l'accès à l'information de la CFP est chargé de l'élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces en vue d'assurer le traitement adéquat des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le coordonnateur est également responsable des politiques, systèmes et procédures connexes relatifs à cette loi, tels que la politique du gouvernement sur la collecte de renseignements, l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, le couplage des données et la recherche de l'opinion publique.

Le coordonnateur exerce entre autres les activités suivantes :

  • traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  • servir de porte-parole de la CFP auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, du commissaire à la protection à la protection de la vie privée et des autres ministères et organismes gouvernementaux pour ce qui est de l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  • répondre aux demandes de consultation soumises par d'autres institutions fédérales concernant des documents produits par la CFP;
  • examiner et approuver les collectes de renseignements conformément à la politique fédérale sur la collecte de renseignements et la recherche sur l'opinion publique;
  • mettre en oeuvre la politique du Conseil du Trésor concernant l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et promouvoir son utilisation;
  • élaborer des politiques, des procédures et des lignes directrices afin d'assurer l'application méthodique de la Loi sur la protection des renseignements personnels par la CFP;
  • sensibiliser le personnel de la CFP aux obligations que la Loi imposent;
  • veiller à ce que la CFP respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels, les règlements ainsi que les procédures et politiques pertinentes;
  • fournir des conseils et offrir des séances de sensibilisation au personnel de la CFP sur les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des politiques du Conseil du Trésor ainsi que sur leur incidence sur diverses initiatives de programmes.
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Partie II — Rapport concernant la Loi sur l'accès à l'information

Faits saillants

Demandes reçues

Le nombre de demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) a diminué par rapport à l'an dernier. Au cours de la période s'échelonnant du 1er avril 2007 au 31 mars 2008, la Commission de la fonction publique (CFP) a reçu trente (30) demandes tandis que l'année précédente, soit en 2006-2007, elle en avait reçu trente-six (36).

Bien que le nombre de demandes ait été inférieur, le nombre de pages d'information examinées a été beaucoup plus important, soit 7 000 pages de dossiers en 2007-2008 comparativement à 5 000 l'année précédente. En outre, cinq (5) demandes présentées en 2006-2007 avaient été reportées et complétées à l'exercice visé.

Demandes réglées

Cette année, trente-trois (33) demandes ont été réglées. Celles-ci ont porté sur une gamme de sujets :

  • Cinq (5) demandes (15 %) visaient des activités de dotation. Dans la majorité des cas, les demandeurs voulaient obtenir de l'information les concernant dans des dossiers de concours, ou les dossiers d'administration des priorités ou souhaitaient connaître leurs résultats aux examens passés dans le cadre d'un concours.
  • Cinq (5) demandes (15 %) provenaient de personnes qui voulaient de l'information contenue dans des dossiers d'enquête et d'appel de l'ancienne Direction générale des recours (maintenant la Direction générale des enquêtes).
  • Deux (2) demandes (6 %) provenaient de personnes qui désiraient de la rétroaction à propos de leur évaluation de langue seconde.
  • Neuf (9) demandes (30 %) provenaient de personnes en quête de renseignements les concernant dans différents dossiers.
  • Douze (12) demandes (34 %) n'ont pas été traitées par la CFP parce qu'elles ont été abandonnées, réacheminées ou réglées de façon informelle. Dans certains cas, les dossiers n'ont pas été trouvés à la CFP parce que les demandes portaient sur des activités de dotation gérées par d'autres ministères et organismes. En effet, la CFP n'est pas responsable de la dotation de tous les postes à la fonction publique.

Deux (2) demandes présentées en 2007-2008 ont été reportées à l'exercice 2008-2009.

Délai de règlement des demandes

Cette année, des 33 demandes réglées au cours de la période visée :

  • vingt-sept (27) demandes (82 %) ont été réglées en l'espace de 30 jours;
  • six (6) demandes (18 %) ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours;
  • trente-deux (32) demandes (96 %) ont été réglées dans les délais prescrits par la loi;
  • une (1) demande a été fermée le 31e jour (plutôt que le 30e jour).

Consultations

  • Quatre (4) demandes reçues à la CFP ont nécessité une consultation auprès d'autres ministères.
  • Sept (7) demandes d'abord soumises à d'autres institutions gouvernementales ont nécessité une consultation auprès de la CFP. Ces demandes avaient trait à des recours, à des enquêtes, à des concours et à des résultats d'examens. La CFP :
    • a recommandé une divulgation complète dans quatre (4) cas;
    • a recommandé une divulgation partielle pour une (1) demande ayant trait à des résultats d'examen;
    • n'a formulé aucune recommandation pour une (1) demande puisqu'elle concernait un autre ministère;
    • a reporté une (1) consultation à 2008-2009.

Plaintes

Le Commissariat à la protection de la vie privée a reçu quatre (4) plaintes concernant des demandes présentées à la CFP au cours de la période visée.

Plus précisément, une (1) personne s'est plainte que, en mars 2006, la CFP avait fourni à son ancien employeur les résultats de son Examen de compétences générales. Le Commissariat à la protection de la vie privée poursuit son enquête à ce sujet.

Les trois (3) autres plaintes provenaient de personnes qui s'opposaient à la divulgation des conclusions des rapports d'enquête de la CFP dans des cas de fraude. En vertu de l'article 19 du Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (intérêt public), la CFP avait l'intention de divulguer les conclusions des rapports de l'enquête ainsi que le nom des personnes mentionnées dans les rapports. Ces dossiers sont en instance, et l'information n'a toujours pas été divulguée.

Trois (3) plaintes ont été réglées au cours de la période visée :

  • Dans le premier cas, une personne a prétendu que la CFP ne lui avait pas fourni tous les dossiers relatifs à sa demande. Après avoir effectué une recherche approfondie, le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) et les Commissariats à l'information et à la protection de la vie privée établi que la CFP ne possédait aucun autre dossier et que la plainte n'était pas fondée.
  • La deuxième plainte a été déposée par une personne qui n'avait pas été autorisée à conserver une copie des enregistrements de ses examens de langue seconde. Aux termes de l'article 17 de la LPRP, un candidat peut écouter les bandes en vertu de droits d'accès limités. Cette personne n'était pas satisfaite des limites qui lui étaient imposées et s'est plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée. On a jugé que la plainte n'était pas fondée puisque la CFP ne lui avait pas refusé l'accès à l'information, elle lui en avait simplement limité l'accès. Le fait de fournir des copies à une personne pour qu'elle les emporte avec elle compromettrait l'examen.
  • La troisième plainte visait la divulgation inadéquate de renseignements personnels à un autre ministère. Le dossier a été réglé au cours de l'enquête du Commissariat à la protection de la vie privée. Comme il était impossible de déterminer si la divulgation avait effectivement eu lieu, le demandeur a consenti à reconnaître la plainte comme étant réglée.

À la fin de l'exercice visé, le Commissariat à la protection de la vie privée était encore saisi de treize (13) plaintes actives qui avaient été reportées des années précédentes. Parmi ces plaintes, cinq (5) portaient sur la publication sur Internet des décisions du tribunal d'appel de la CFP, qui contiennent des renseignements personnels. Plusieurs autres institutions ont reçu des plaintes semblables concernant l'affichage sur Internet des décisions quasi-judiciaires de leur propre tribunal.

Conseils et formation

Le Bureau de l'AIPRP a continué d'assumer son rôle en offrant des conseils et de la formation sur les dispositions de la LPRP et sur son incidence sur les programmes et initiatives de la CFP.

  • Six (6) séances de sensibilisation ont été offertes à soixante-seize (76) employés de la CFP provenant de la Vérification et des services de données, de la Direction générale des enquêtes et des Services de counselling aux cadres du Centre de psychologie du personnel.
  • Cent quarante (140) personnes, y compris des gestionnaires de la CFP, des fonctionnaires et des membres du public, ont consulté le Bureau pour obtenir des conseils sur divers aspects des dispositions de la LPRP, tels que les activités politiques, la LEFP et son règlement d'application, des enquêtes et des dossiers de recours (ce qui a eu pour résultat de presque doubler le nombre de demandes de consultation par rapport à l'année précédente).

Examen des documents avant la parution et mise en œuvre du projet

En 2006-2007, le Bureau de l'AIPRP a commencé à examiner, avant leur parution, les vérifications et les études en matière de dotation réalisées par la Vérification et des services de données afin de s'assurer que toute décision de la CFP de rendre publics des renseignements personnels présentés dans des rapports de vérification sert l'intérêt du public et que le Commissariat à la protection de la vie privée en est informé, en vertu du paragraphe 8(5) de la LPRP.

Aucun renseignement personnel n'a été divulgué au cours de l'exercice 2007-2008. Le Bureau de l'AIPRP a examiné quatre (4) vérifications, dont trois (3) portaient sur les pratiques de dotation de diverses organisations : le Comité des griefs des Forces canadiennes, le Bureau de l'Enquêteur correctionnel et la Gendarmerie royale du Canada. La dernière vérification concernait le mouvement des fonctionnaires entre la fonction publique fédérale et les cabinets de ministres.

De plus, en 2007-2008, le Bureau de l'AIPRP a commencé l'examen des documents relatifs au lancement de projets informatiques pour veiller à ce qu'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) soit effectuée au besoin ainsi que pour ajouter des descriptions de fichiers de renseignements personnels (FRP) à Info Source. Cette année, le Bureau de l'AIPRP a examiné treize (13) formulaires : quatre (4) ont nécessité la réalisation d'une EFVP et une description de FRP (se reporter aux sections EFVP et FRP du présent rapport).

Le Bureau de l'AIPRP a également examiné et mis à jour six (6) énoncés de confidentialité de la CFP au cours de l'exercice visé.

Descriptions de fichiers de renseignements personnels (FRP) créés et/ou mis à jour pour Info Source

Cette année, le Bureau de l'AIPRP a travaillé à la description de onze (11) FRP relatifs aux activités de programmes et aux systèmes mentionnés ci-dessous en vue de leur publication dans Info Source.

  • Trois (3) descriptions portaient sur des programmes de la Direction générale des services de dotation et d'évaluation :
    1. le Programme de recrutement de leaders en politiques;
    2. le Projet de modernisation d'Infotel;
    3. l'évaluation effectuée par le Centre de psychologie du personnel en ce qui a trait aux mesures d'adaptation.
  • Deux (2) descriptions concernaient le domaine des ressources humaines :
    1. le système E-Ma carrière en harmonie avec mes objectifs (E-CHO);
    2. le Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH).
  • Trois (3) descriptions portaient sur des activités de la Direction générale des enquêtes :
    1. les enquêtes;
    2. le Système d'information de gestion des enquêtes (SIGE);
    3. d'autres demandes.
  • Enfin, trois (3) descriptions concernaient la Direction générale des politiques :
    1. le programme de surveillance des activités politiques, et les modifications apportées à deux fichiers existants;
    2. le Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique (DELOFP);
    3. le congé sans solde et la permission de se porter candidat à une élection.

Des onze (11) FRP, deux (2) ont été envoyés au Secrétariat du Conseil du Trésor aux fins d'approbation.

Après avoir consulté de façon informelle le commissaire à la protection de la vie privée et avoir obtenu l'autorisation du Comité exécutif de gestion, on a abandonné l'idée de mettre à jour le FRP concernant le DELOFP. Il a été établi que la CFP n'apporterait aucun changement à sa méthode actuelle de collecte, de conservation, d'utilisation et de divulgation de renseignements.

Le FRP relatif au Programme d'entrevues de départ, présenté au Secrétariat du Conseil du Trésor en 2005, a été approuvé et enregistré au cours de l'exercice visé.

Onze (11) FRP ont été reportés à l'exercice 2008-2009.

Cette année, le Bureau de l'AIPRP a embauché des * consultants + pour aider à la mise à jour d'Info Source et à la présentation de FRP ainsi que pour déterminer quels renseignements personnels la CFP peut recueillir. Cette dernière initiative aidera le Bureau de l'AIPRP à établir des plans et des priorités pour les années à venir.

Divulgation en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

(divulgation de renseignements personnels autorisée sans le consentement de la personne visée)

En vertu de l'alinéa 8(2)a) de la LPRP (divulgation compatible avec la collecte de renseignements), sur des questions directement liées aux articles 11 et 12 de la LEFP, la CFP communique régulièrement des renseignements personnels dans le cadre des activités suivantes :

  • nommer des personnes de l'extérieur ou de l'intérieur de la fonction publique, ou veiller à leur nomination, conformément aux dispositions de la LEFP;
  • enquêter et effectuer des vérifications conformément à la LEFP;
  • appliquer les dispositions de la LEFP relatives aux activités politiques des fonctionnaires et des administrateurs généraux;
  • exercer toute fonction afférente à la fonction publique qui lui est assignée par le gouvernement en conseil.

En outre, en vertu de l'alinéa 8(2)b) de la LPRP (conformité avec les lois ou les règlements fédéraux qui autorisent la communication de renseignements personnels), la CFP a communiqué également des renseignements personnels dans les cas suivants :

  • lorsque la communication était autorisée dans le cadre de l'ancienne LEFP (L.R., 1985, ch. P-33), soit le paragraphe 21(1) relatifs aux appels;
  • lorsque l'information provenait des dossiers de relations de travail et devait aider le Tribunal canadien des droits de la personne dans son processus d'enquête;
  • lorsque les motifs de divulgation se fondaient sur l'article 19 du Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (divulgation pour des raisons d'intérêt public). Toutefois, dans ce cas, la divulgation proposée n'a pas été effectuée comme prévue. La demande sera reportée au prochain exercice.

La CFP a reçu deux (2) demandes de la Gendarmerie royale canadienne (GRC) en vertu de l'alinéa 8(2)e) (organisme d'enquête). Elle a communiqué l'information recherchée dans un cas, et la GRC a abandonné l'autre demande.

Enfin, aux termes de l'alinéa 8(2)m) (intérêt public), la CFP a divulgué des renseignements personnels au service de police d'Ottawa pour un de ses dossiers. Elle a avisé le Commissariat à la protection de la vie privée à cet égard, conformément au paragraphe 8(5) de la LPRP.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et Évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée (EPFRP)

Le Bureau de l'AIPRP élabore depuis trois ans un cadre d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) ainsi qu'une stratégie de communication connexe. L'an dernier, le comité consultatif sur l'EFVP a été mis sur pied. Ce dernier aide maintenant à l'élaboration des lignes directrices de la CFP sur les EFVP et commencera l'examen des rapports d'EFVP avant leur présentation à la présidente de la CFP et au Commissariat à la protection de la vie privée. Le libellé du mandat du comité ainsi que les lignes directrices de la CFP seront terminés à temps pour la mise en œuvre en avril 2009 de la directive du Secrétariat du Conseil du Trésor relative à l'EFVP.

Statistiques

  • Évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée entamées : 0
  • Évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée terminées : 0
  • Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée entamées : 4
  • Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée terminées : 4
  • Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée abandonnées : 3
  • Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée envoyées au Commissariat à la protection de la vie privée : 0

Les quatre (4) EFVP entamées au cours de l'exercice visé portaient sur :

  • le Système de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI);
  • les mécanismes de tests en ligne (MTEL);
  • la Solution de base de données de rapports pour l'entreposage de données du Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP);
  • le programme de surveillance des activités politiques.

Les quatre (4) EFVP terminés concernaient :

  • le Système de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI);
  • les mécanismes de tests en ligne (MTEL);
  • la Solution de base de données de rapports pour l'entreposage de données du Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP);
  • E-Ma carrière en harmonie avec mes objectifs (E-CHO).

Les trois (3) EFVP abandonnées portaient sur :

  • un système de gestion des ressources humaines appelé * HRSG's iskillsSuite + (semblable au système E-CHO) pour la Direction générale des services de dotation et d'évaluation;
  • un ensemble de renseignements concernant les * principaux indicateurs + provenant de l'École de la fonction publique du Canada pour la Vérification et des services de données;
  • la base de données N-VIVO (B7) pour la Vérification et des services de données.

Les trois (3) initiatives ont été abandonnées par les secteurs de programme parce qu'on a établi que la collecte de renseignements personnels n'était plus nécessaire.
Bien qu'aucune EFVP n'ait été soumise au Commissariat à la protection de la vie privée pour l'exercice visé, le Bureau de l'AIPRP a travaillé avec diligence en collaboration avec les secteurs de programme et a déjà présenté quatre (4) EFVP pour l'exercice 2008-2009.
Voici une courte description des quatre (4) programmes de la CFP pour lesquels une EFVP a été entamée et terminée au cours de l'exercice visé.

Tel que l'exige la politique du Conseil du Trésor sur les EFVP , le public n'aura pas accès aux évaluations et aux résultats des EFVP tant que le plan de communication des EFVP de la CFP n'aura pas été approuvé. À l'heure actuelle, une divulgation de ces renseignements compromettrait certains programmes et systèmes. Toute demande d'accès à l'information au sujet de ces EFVP sera adéquatement traitée, et le Bureau déterminera alors quelles parties de l'EFVP peuvent être mises à la disposition du public.

Descriptions des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Système de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI)

La Direction générale de la gestion ministérielle de la CFP a embauché un conseiller pour évaluer le SGDDI, évaluation qui a pris fin en mars 2008. L'évaluation de la menace et des risques sera achevée au cours du prochain exercice et présentée au commissaire à la protection de la vie privée aussitôt que le plan d'action sera terminé et approuvé.

Le SGDDI est un système informatisé approuvé par le Conseil du Trésor du Canada et son Secrétariat. Le système, mis en place en collaboration avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, est une solution commune de gestion des dossiers mise à la disposition à tous les ministères et organismes.

Le SGDDI gère les dossiers (en format électronique, imprimé ou autre) en assignant à chacun d'eux un numéro d'identification unique. De plus, chaque document se voit attribuer des sujets de classification ainsi que d'autres renseignements bibliographiques. Les nombreux descripteurs appliqués à un document facilitent son identification et sa consultation puisqu'un utilisateur peut effectuer une recherche en utilisant un seul terme ou une combinaison de plusieurs termes.

Le SGDDI est conçu pour améliorer les pratiques de gestion de l'information du gouvernement du Canada en assurant, de façon électronique, l'uniformité de la gestion des documents et de la tenue des dossiers et en améliorant la mise en commun de renseignements à l'échelle du gouvernement du Canada.

Mécanismes de tests en ligne (MTEL)

Une EFVP a été menée au sujet du système original en 2003. Toutefois, puisque cette première évaluation n'a jamais été présentée au commissaire à la protection de la vie privée et que le système a subi d'importants changements depuis, on a déterminé qu'une nouvelle EFVP devait être effectuée.

La Direction générale des services de dotation et d'évaluation a fait appel aux services d'un conseiller et a mis à jour la première EFVP. L'évaluation de la menace et des risques est presque terminée, et le Bureau de l'AIPRP pourra présenter les constatations au commissaire à la protection de la vie privée aussitôt que le plan d'action sera terminé et approuvé.

Les mécanismes de tests en ligne (MTEL) permettent aux candidats de passer, sous surveillance, un examen de la CFP sur une connexion sécurisée dans des locaux approuvés de la CFP et d'un ministère. Lorsque l'examen est terminé, les résultats sont envoyés au Système de correction des examens et de production des rapports (SCEPR) de la CFP. Aucun examen ou résultat d'examen n'est conservé dans les ordinateurs du ministère ou de la CFP. Ceux-ci sont conservés dans la base de données du SCEPR, comme tous les résultats d'examens de la CFP.

Solution de base de données de rapports pour l'entreposage de données du Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP)

La Direction générale des services de dotation et d'évaluation a retenu les services d'un conseiller pour réaliser une EFVP, laquelle a pris fin en février 2008. Une évaluation de la menace et des risques a également été effectuée en 2007-2008. Lorsque le plan d'action sera terminé et approuvé, le Bureau de l'AIPRP le présentera au commissaire à la protection de la vie privée.

La Solution de base de données de rapports pour l'entreposage de données du SRFP est un outil de mise en œuvre d'une veille stratégique qui, au bout du compte, mettra à la disposition des utilisateurs de l'information sur la gestion de la fonction publique grâce à un interface Web unique. L'objectif visé est de fournir des données consolidées pour la production de rapports, l'analyse et l'affichage en vue d'améliorer la planification stratégique et le processus décisionnel. La première mise en œuvre reposera sur des données provenant du SRFP, qui contient des renseignements personnels sur des personnes de l'extérieur de la fonction publique fédérale qui postulent des emplois à l'intérieur de celle-ci. Éventuellement, tous les systèmes pourraient fournir des données à la Solution de base de données de rapports.

Programme de surveillance des activités politiques

La Direction générale des politiques est la première, au sein de la CFP, à réaliser une EFVP sous la direction du Bureau de l'AIPRP. L'EFVP est presque terminée et pourra être présentée au commissaire à la protection de la vie privée lorsque le plan d'action sera terminé et approuvé.

Aux termes de la LEFP qui est entrée en vigueur le 31 décembre 2005, la CFP joue un rôle déterminant dans la protection de l'impartialité de la fonction publique. Ce rôle est défini dans le mandat de la CFP ainsi que dans les responsabilités spécifiques qui lui sont attribuées en vertu de la partie 7 de la LEFP, qui porte sur les activités politiques des fonctionnaires.

L'une des deux valeurs fondamentales de la CFP est l'impartialité, ce qui signifie que les nominations et les promotions à la fonction publique sont exemptes d'influence politique.

Les fonctionnaires ont le droit de se livrer à des activités politiques tout en respectant le principe d'impartialité politique dans la fonction publique. Les activités politiques des fonctionnaires ne doivent pas porter ou sembler porter atteinte à leur capacité d'exercer leurs fonctions de façon politiquement impartiale. Par activité politique, on entend toute activité exercée au sein d'un parti politique, ou exercée pour soutenir un tel parti ou pour s'y opposer, toute activité exercée pour soutenir une candidature, ou pour s'y opposer, ou le fait d'être candidat à une élection.

En vertu de la LEFP, la CFP est responsable de la surveillance de la participation des fonctionnaires à des activités politiques. Elle accorde la permission de se porter candidat à une élection fédérale, provinciale, territorial ou municipale, elle donne des conseils à l'égard des activités politiques, elle mène une enquête sur toute allégation de participation irrégulière d'un fonctionnaire à des activités politiques, et elle prend des mesures correctives lorsque l'allégation est fondée.

Afin d'assumer ses responsabilités, la CFP a mis au point et valide actuellement une démarche globale pour surveiller l'impartialité politique de la fonction publique fédérale. Un volet de cette démarche consiste à vérifier dans quelle mesure les fonctionnaires respectent l'obligation énoncée à la partie 7 de la LEFP, soit de demander et d'obtenir la permission de la CFP avant de se porter candidat ou de devenir candidat à une élection fédérale, provinciale, territoriale ou municipale.

E-CHO

La Direction générale de la gestion ministérielle a embauché un conseiller pour réaliser une EFVP en ce qui a trait au Système de gestion des ressources humaines E-CHO. L'EFVP a été effectuée au cours de l'exercice 2007-2008 et a été présentée, en même temps que le rapport sur l'évaluation de la menace et des risques, au Commissariat à la protection de la vie privée au début de l'exercice 2008-2009.

E-CHO est un outil électronique qui est considéré comme une source d'information fiable sur les réalisations et le profil professionnel du personnel de la CFP. Cette base de données contient des renseignements saisis ou affichés au moyen de l'application Web E-CHO et est reliée au Système d'information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH B réf. PSE-901), lequel constitue la principale source d'information sur les RH.

L'objectif d'E-CHO est de fournir à l'organisation de l'information concernant ses employés, information qui est généralement difficile à obtenir et qui revêt une grande importance dans les activités de planification des ressources humaines.

À titre d'exemple, E-CHO permet d'obtenir facilement et rapidement des renseignements qui peuvent être utilisés pour offrir des affectations. Les employés peuvent également s'en servir comme outil pour faire valoir leurs aptitudes, leurs compétences et leurs objectifs de carrière. Leur dossier peut contenir des renseignements sur des emplois occupés à l'extérieur de l'organisation, leurs études, leurs réalisations personnelles et professionnelles, leurs compétences et leurs objectifs de carrière.

Cet outil peut également être utilisé pour appuyer et justifier une décision relative à la planification générale de la relève et des opérations de l'organisation et peut améliorer les discussions sur le rendement entre les employés et leur superviseur. En outre, il permet de faire en sorte que le plan d'apprentissage des employés cadrent mieux avec leurs objectifs.

Le Bureau de l'AIPRP travaille à quatre (4) autres activités qui nécessiteront la réalisation d'une EFVP :

  • le Système d'information de gestion des enquêtes (SIGE);
  • l'application de gestion des ressources humaines Peoplesoft;
  • l'évaluation effectuée par le Centre de psychologie du personnel en ce qui a trait aux mesures d'adaptation;
  • le Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP).

La Commission de la fonction publique rendra compte de ces activités dans des rapports à venir.

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Annexe – Rapport statistique

Rapport statistique sur la répartition des plaintes par catégorie

Plaintes traitées

  • Reçues durant 2007-2008 : 4
  • Fermées durant 2007-2008 : 3
  • Reportées à 2008-2009 : 13

Plaintes reçues pour :

  • Collecte/conservation/utilisation/élimination/divulgation : 4
  • Retards : 0
  • Non-divulgation/exemptions/dossiers manquants : 0

Fermées

  • Entente après enquête
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Date de modification :
2009-10-20