Commission de la fonction publique

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Lois sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels
Rapports annuels

1^er avril 2006 au 31 mars 2007

• Introduction
• Partie I — Renseignements généraux sur la Commission de la fonction publique
  • Mission, Vision et valeurs - À la poursuite de l'excellence
  • Mandat
  • Activités relatives à l'AIPRP
• Partie II — Rapport sur la Loi sur l'accès à l'information
  • Faits saillants
  • Statistiques - Loi sur l'accès à l'information
• Partie III — Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Faits saillants
  • Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée
  • Divulgations en vertu du paragraphe 8 (2)
  • Statistiques - Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information (LAI) et la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) sont entrées en vigueur le 1^er juillet 1983.

La LAI donne aux Canadiens et aux Canadiennes, aux résidents permanents et à tout individu ou toute corporation présents au Canada un droit général d'accès à l'information contenue dans les documents du gouvernement, sous réserve de certaines conditions déterminées et limitées. La LPRP permet aux particuliers d'avoir accès aux renseignements qui les concernent et qui sont détenus par le gouvernement, là aussi sous réserve de certaines conditions déterminées et limitées. Cette dernière loi protège également la vie privée des particuliers en empêchant des tiers d'avoir accès à leurs renseignements personnels et leur permet d'exercer un contrôle substantiel sur la collecte, l'utilisation et la divulgation de l'information.

L'article 72 de la LAI et l'article 72 de la LPRP stipulent qu'à la fin de chaque exercice financier, chaque responsable d'une institution fédérale fait préparer pour présentation au Parlement le rapport d'application de ces lois dans son institution au cours de l'exercice.

Les présents rapports annuels visent à décrire comment la Commission de la fonction publique a administré ses responsabilités à l'égard de ces lois au cours de l'exercice 2006-2007.

Partie I — Renseignements généraux sur la Commission de la fonction publique

Mission, vision et valeurs – À la poursuite de l'excellence

La Commission de la fonction publique (CFP) s'est engagée à bâtir une fonction publique qui recherche l'excellence. Nous protégeons les valeurs du mérite, de l'impartialité et de la représentativité, ainsi que l'utilisation des deux langues officielles.

Nous veillons au respect de l'intégrité de la dotation dans la fonction publique et de l'impartialité politique des fonctionnaires. Nous élaborons des politiques et des directives pour les gestionnaires de la fonction publique et les tenons responsables de leurs décisions en matière de dotation. Nous effectuons des vérifications et des enquêtes pour confirmer l'efficacité du système de dotation et apporter des améliorations. En tant qu'organisme indépendant, nous rendons compte de nos résultats au Parlement.

Nous recrutons des Canadiens et des Canadiennes de talent provenant de tous les coins du pays. Nous renouvelons continuellement nos services de recrutement afin de répondre aux besoins d'une fonction publique moderne et innovatrice.

Les valeurs qui guident nos actions

En servant le Parlement et la collectivité canadienne, les valeurs organisationnelles suivantes nous guident et nous y adhérons fièrement :

• Intégrité dans nos actions;
• Justice dans nos décisions;
• Respect dans nos relations;
• Transparence dans nos communications.

Notre mandat

Le mandat de la Commission est stipulé dans la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (articles 11 et 12 de la LEFP). La CFP doit notamment :

• nommer des personnes de l'extérieur ou de l'intérieur de la fonction publique, ou veiller à leur nomination, conformément aux dispositions de la LEFP;
• enquêter et effectuer des vérifications conformément la LEFP;
• appliquer les dispositions de la LEFP relatives aux activités politiques des fonctionnaires et des administrateurs généraux et administratrices générales;
• exercer toute fonction afférente à la fonction publique qui lui est assignée par le gouverneur en conseil.

La CFP est un organisme indépendant qui relève du Parlement. Elle est responsable de protéger l'intégrité du système de dotation dans la fonction publique fédérale de même que l'impartialité des fonctionnaires sur le plan politique. Le mandat de la CFP comporte des pouvoirs liés à la dotation ainsi que des fonctions de surveillance. La CFP fournit également des services de dotation et d'évaluation afin d'aider les organisations fédérales à combler les besoins changeants de la fonction publique. En vertu du système des pouvoirs délégués prévu par la nouvelle Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), l'indépendance de la CFP est essentielle, particulièrement en ce qui concerne la responsabilité qui lui incombe de surveiller l'intégrité du système de nomination et de préserver l'impartialité de la fonction publique.

Le résultat stratégique poursuivi par la CFP de fournir aux Canadiens et aux Canadiennes une fonction publique hautement compétente, impartiale et représentative contribue tout à fait aux résultats que s'est fixé le gouvernement du Canada. La CFP est un joueur clé lorsqu'il s'agit de renforcer et de moderniser la gestion du secteur public par l'entremise de son rôle politique, de son rôle de surveillance et de son rôle de fournisseur de services. La CFP contribue aussi aux efforts du gouvernement du Canada pour créer une société inclusive qui favorise la dualité linguistique et la diversité en veillant à ce que les politiques de dotation au sein de la fonction publique fédérale protègent le mérite, l'impartialité, la représentativité et l'usage des deux langues officielles.

Activités relatives à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels

Le coordonnateur ministériel ou la coordonnatrice ministérielle de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels est chargé de l'élaboration, de la coordination et de la mise en oeuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces en vue d'assurer le traitement adéquat des demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le coordonnateur ou la coordonnatrice est également responsable des politiques, systèmes et procédures connexes relatifs à ces lois, tels que la politique du gouvernement sur la collecte de renseignements et la recherche sur l'opinion publique.

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels exerce entre autres les activités suivantes :

• traiter les demandes présentées en vertu des deux lois;
• servir de porte-parole de la Commission de la fonction publique auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, des commissaires à l'information et à la protection de la vie privée et des autres ministères et organismes pour ce qui est de l'application des deux lois dans la mesure où elles concernent la CFP;
• répondre aux demandes de consultation soumises par d'autres institutions fédérales concernant des documents produits par la CFP qui figurent dans leurs dossiers, tout en traitant leurs demandes;
• examiner et approuver les collectes de renseignements conformément à la politique fédérale sur la collecte de renseignements et la recherche sur l'opinion publique;
• mettre en oeuvre et promouvoir l'utilisation de la politique du Conseil du Trésor concernant l'évaluation de l'incidence sur la vie privée;
• rédiger des rapports annuels au Parlement ainsi que d'autres rapports obligatoires, de même que tout autre document requis par les organismes centraux;
• élaborer des politiques, des procédures et des lignes directrices afin d'assurer l'application méthodique des deux lois par la CFP;
• sensibiliser le personnel de la CFP aux obligations que les deux lois imposent aux organismes du gouvernement;
• veiller à ce que la CFP respecte les deux lois, les règlements, ainsi que les procédures et politiques pertinentes;
• fournir des conseils et offrir des séances de sensibilisation sur les dispositions des deux lois aux gestionnaires de la CFP au sujet de l'incidence de diverses initiatives de programmes.

Partie II — Rapport concernant la Loi sur l'accès à l'information

Faits saillants

Au cours de la période du 1^er avril 2006 au 31 mars 2007, la Commission de la fonction publique (CFP) a reçu 79 nouvelles demandes en vertu de la LAI. Huit demandes avaient été reportées de l'année précédente. Le nombre de demandes a diminué par rapport à l'année précédente, passant de 98 à 79.

Cette année encore, les demandes ont porté sur toutes les facettes du rôle de la CFP en tant qu'organisme parlementaire chargé de sauvegarder l'intégrité et l'impartialité des processus de nomination. Plus précisément :

• Trente-cinq demandes (44 %) visaient des marchés et des commandes subséquentes pour des services de travail temporaire, des listes de nouveaux fonctionnaires nommés pour une période déterminée et occasionnels, ainsi que les télécommunications.
• Neuf demandes (11 %) avaient trait à divers tests et évaluations effectués par la CFP. La plupart des demandes concernaient des statistiques sur l'évaluation de la langue seconde.
• Six demandes (8 %) concernaient des questions relatives aux opérations de dotation, y compris la dotation de postes de direction et les dossiers des priorités administratives. D'autres demandes portaient sur des statistiques liées à l'administration de la délégation de la dotation, ainsi que sur l'établissement de tests et de normes de sélection et sur les initiatives d'équité en emploi.
• Six demandes (8 %) concernaient des sujets de nature diverse.
• Cinq demandes (6 %) avaient trait aux recours; dans chaque cas, on recherchait de l'information reliée aux enquêtes et aux décisions d'appels, ainsi que des transcriptions de cassettes utilisées lors d'auditions d'appels.
• Dix-huit demandes (23 %) n'ont pas été traitées par la CFP parce qu'elles ont été soit abandonnées, réacheminées ou réglées de façon informelle.

À l'instar de l'année précédente, la CFP ainsi que les ministères et les organismes fédéraux ont constaté que les demandeurs préféraient recevoir des copies des documents gouvernementaux plutôt que de simplement examiner ceux-ci.

Des 81 demandes réglées au cours de la période visée, 66 (82 %) ont été complétées en l'espace de 30 jours, neuf (11 %) ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours, six (7 %) ont été réglées dans un délai de 61 à 120 jours. La CFP a répondu à 95 % des demandes dans les délais prescrits par la loi.

La CFP a reçu deux plaintes du Commissariat à l'information (CI) au cours de la période visée. Une plainte relative sur à un refus d'accès a été réglée et jugée fondée. La seconde plainte concernait l'utilisation d'exemptions par le Bureau de l'AIPRP et est encore à l'étude.

Il est également à noter que la CFP a reçu 43 demandes de consultation de la part d'autres ministères et organismes gouvernementaux. Après avoir examiné les dossiers, elle a jugé que des renseignements relatifs à la CFP pouvaient être communiqués entièrement dans le cas de 31 des 43 demandes de consultation. Les institutions ont consulté la CFP sur des questions relatives à la Loi sur la modernisation de la fonction publique (LMFP), à la LEFP, à des dossiers de dotation et d'administration des priorités, à l'évaluation de la langue seconde et à des cahiers d'information.

La CFP a également entrepris des consultations auprès d'autres ministères en ce qui concerne 14 % des demandes.

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a continué d'assumer son rôle en offrant aux gestionnaires de la CFP des conseils et de la formation sur les dispositions de la LAI relativement à l'incidence de diverses initiatives de programmes. Au cours de l'année, deux séances de sensibilisation à l'AIPRP ont été offertes au personnel de la CFP. L'AIPRP a dû refuser des demandes pour des séances de sensibilisation et formation en raison d'un manque de ressources. Ce problème a toutefois été résolu pour 2007-2008 et un plus grand nombre de séances pourront être offertes. Pour ce qui est des conseils offerts aux gestionnaires de la CFP, le Bureau de l'AIPRP a été consulté plus de 80 fois au cours de l'année, les demandes portant sur de multiples aspects, tels que les activités politiques, la LMFP, la LEFP actuelle et ses dispositions, des enquêtes, ainsi que des dossiers de recours.

Enfin, le Bureau de l'AIPRP a répondu à cinq demandes informelles au cours de la période visée.

Statistiques - Loi sur l'accès à l'information

Demandes traitées

• Reportées de 2005-2006 : 8
• Reçues en 2006-2007 : 79
• Complétées en 2006-2007 : 81
• Reportées à 2007-2008 : 6

Délai de traitement

• 30 jours ou moins : 66
• 31 - 60 jours : 9
• 61 - 120 jours :  6
• Plus de 121 jours : 0

Dispositions prises à l'égard des demandes traitées

• Communication totale :  31
• Communication partielle : 30
• Aucune communication (exclusion) : 0
• Aucune communication (exclusion) : 0
• Transmission : 4
• Traitement impossible :  6
• Abandon de la demande : 9
• Traitement non officiel : 1

Origine des demandes reçues

• Médias : 1
• Secteur universitaire : 0
• Secteur commercial : 8
• Organisations : 5
• Public : 65

Prorogations de délai

• 30 jours ou moins : 8
• Plus de 30 jours : 6

Méthodes de consultation

• Copies de l'original : 56
• Examen : 2
• Copies et examen : 3

Plaintes traitées

• Reçues en 2006-2007 : 2
• Complétées en 2006-2007 : 1
• Reportées à 2007-2008 : 1

Règlement des plaintes par catégorie

• Résolues
  • Délai : 0
  • Non-communication : 0
• Abandonnées
  • Délai : 0
  • Non-communication : 0
• Fondées
  • Délai : 0
  • Non-communication : 1
• Non fondées
  • Délai : 0
  • Non-communication : 0

Frais

• Frais de la demande : 450 $
• Autres frais de traitement :  0
• Dispense de frais : 427,20 $

Coûts

• Équivalent temps plein : 0.33
• Traitement : 31 022 $
• Administration : 9 028 $
• Total : 40 050 $

Partie III — Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Faits saillants

Au cours de la période du 1^er avril 2006 au 31 mars 2007, la Commission de la fonction publique (CFP) a reçu 36 demandes en vertu de la LPRP. Quatre demandes avaient été reportées de 2005-2006. Le nombre de demandes reçues était semblable à celui de l'années précédente.

En 2006-2007, les demandes ont porté sur les activités suivantes :

• Douze demandes (33 %) visaient des activités de dotation. Dans la majorité des cas, les demandeurs sollicitaient de l'information les concernant dans des dossiers de concours, les dossiers d'administration des priorités ou les résultats d'examens obtenus durant l'évaluation d'un concours.
• Sept demandes (19 %) provenaient de gens qui voulaient de l'information contenue dans des dossiers d'enquête et des dossiers d'appel de l'ancienne Direction générale des recours (maintenant la Direction générale des enquêtes).
• Sept demandes (19 %) visaient des personnes qui désiraient de la rétroaction à propos de leur examen de langue seconde.                                                                                                                                  
• Deux demandes (6 %) provenaient de personnes en quête de renseignements les concernant dans différents dossiers.
• Huit demandes (22 %) n'ont pas été traitées par la CFP, soit parce qu'elles ont été abandonnées, soit parce que les dossiers n'ont pas été trouvés parce que les demandeurs pensaient que la CFP s'occupait de doter tous les postes de la fonction publique.

Des 35 demandes réglées au cours de la période visée, 21 (71 %) ont été complétées en l'espace de 30 jours, neuf (26 %) ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours et une (3 %) dans un délai de 61 à 120 jours. Trente-deux des 35 demandes ont été complétées dans les délais prescrits par la loi (91 %). Deux des trois demandes traitées en retard, ont été réglées le jour suivant le trentième jour (soit le jour 31 au lieu du jour 30) et l'une a été réglées le soixante-neuvième jour (au lieu du jour 60).

La CFP a reçu trois plaintes du Commissariat à l'information au cours de la période visée. L'une avait trait à un refus d'accès (information manquante). Les deux autres portaient sur des communications inappropriées de renseignements personnels dans des dossiers d'appel sur Internet. Ces trois dossiers sont toujours à l'étude, de même que neuf autres datant d'années antérieures.
           
Aucune plainte n'ayant trait à la vie privée n'a été réglée au cours de la période visée dans le présent rapport.

Des consultations ont eu lieu auprès de plusieurs ministères, surtout en ce qui concerne les dossiers d'administration des priorités, les recours, les enquêtes et les concours. La CFP a reçu cinq demandes de consultation d'autres organismes et a recommandé une divulgation complète dans trois cas et une des deux demandes restantes a été abandonnées.   
Ainsi qu'il est mentionné dans la partie du présent rapport qui porte sur l'accès à l'information, le Bureau de l'AIPRP a continué d'assumer son rôle qui consiste à offrir de la formation et des conseils sur les dispositions de la LPRP aux gestionnaires de la CFP, en ce qui concerne les conséquences de diverses initiatives de programmes.

Une nouvelle initiative en 2006-2007 visait l'examen des rapports de vérification et des études réalisées par la Direction générale des vérifications, avant leur publication afin de vérifier la présence de renseignements personnels. Le bureau de l'AIPRP a examiné sept rapports de vérification externes avant que ceux-ci ne soient rendus publics. De plus, en 2007-2008, le bureau de l'AIPRP devra désormais examiner les documents relatifs au lancement de projets informatiques pour déterminer si une EFVP s'impose.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et Évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée (EPFVP)

Système de gestion de l'information sur les priorités pour le Service d'administration des priorités de la Direction de la délégation, Direction générale des politiques (EFVP débutée en 2004-2005 et présentée au Commissariat à la protection de la vie privée avec une Évaluation des risques et un plan d'action en juin 2006). La stratégie de communications de la CFP n'est pas terminée mais on prévoit qu'elle le sera en 2007-2008.

Résumé
           
Selon la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) et son Règlement (REFP), certaines personnes ont le droit, pour une période limitée, d'être nommées en priorité de toute autre à tout poste de la fonction publique pour lequel elles sont qualifiées. Ce droit est un droit individuel garanti par la LEFP et le REFP, et il s'agit d'une exception à l'application habituelle du principe du mérite qui s'applique à tous les postes, peu importe le ministère, l'emplacement et la durée du poste, l'occupation et le processus de sélection utilisé. Habituellement, les droits de priorité découlent de mesures prises directement par les ministères (p. ex. autorisation de certains congés, remplacement d'une personne en congé, fait de déclarer un membre du personnel excédentaire, mise en disponibilité, etc.).

Tout bénéficiaire de priorité a le droit d'être nommé sans concours et en priorité absolue (avant toute autre personne) aux postes pour lesquels il est jugé qualifié, sauf si sa nomination oblige l'organisation à accorder à une autre personne le droit à une nomination prioritaire (c.-à-d. en la déclarant excédentaire). Pour être admissible à une nomination prioritaire, il suffit que le bénéficiaire de priorité soit jugé qualifié. Il n'est pas nécessaire qu'il soit la personne la mieux qualifiée parmi les candidates et candidats intéressés. Aucun droit d'appel ne peut être exercé à l'égard des nominations prioritaires.

 Les droits de priorité, qui ont une portée à la fois nationale et interministérielle, s'appliquent à la plupart des nominations faites en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique. Ces droits ne s'appliquent pas aux mutations, aux détachements ou aux affectations, aux nominations intérimaires, aux nominations pour une période temporaire. Les ministères sont tenus d'effectuer des nominations prioritaires avant de prendre des mesures de recrutement ou de dotation interne.

La CFP a mis en oeuvre le Système de gestion de l'information sur les priorités (SGIP), un répertoire national et interministériel sur le Web utilisé pour jumeler les bénéficiaires de priorité avec les postes vacants. Le SGIP donne la liste des bénéficiaires de priorité inscrits dans un répertoire dans lequel les ministères effectuent ensuite des recherches, ce qui constitue la première étape de la dotation ou du recrutement.

Le SGIP remplace le Système de dotation intégré utilisé par les agents et agentes de la CFP responsables du placement des bénéficiaires de priorité, ainsi que les formulaires sur Internet que le personnel des ministères responsable de la dotation utilisait dans le processus relatif aux droits de priorité.

Étant donné que le SGIP comporte des renseignements personnels au sujet des bénéficiaires de priorité, le présent rapport s'attarde aux répercussions du SIGP sur la protection des renseignements personnels et propose des stratégies appropriées pour atténuer les risques cernés.

Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP) pour la Direction générale des services (Une EFVP et une ER ont été effectuées au cours de la période visée par le dernier rapport, soit 2005-2006. Un plan d'action est en train d'être élaboré. Les trois documents seront présentés au Commissariat à la protection de la vie privée.)

Résumé

Lors des dernières années, la CFP a reçu annuellement environ un million de demandes d'emploi. La gestion d'un aussi gros nombre de curriculum vitae est imposante et a été effectuée de diverses façons par les différents ministères recruteurs de la fonction publique. Au cours des dernières années, le principal processus utilisé était de nature manuelle, ce qui ne répond pas aux besoins des utilisateurs. De plus, ce processus ne permet pas de répondre à l'augmentation prévue du nombre de demandes d'emploi reçues, avec l'entrée en vigueur en avril 2006, de la zone nationale de sélection, et ne sera pas conforme à l'approche modernisée de gestion des ressources mandatée par la Loi sur la modernisation de la fonction publique.

Le but premier du Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP) est d'améliorer le processus de recrutement externe. Le SRFP permet aux agents et aux agentes de recrutement de créer des demandes d'emploi et des annonces adaptées pour les postes à doter. Les Canadiens et les Canadiennes peuvent ensuite visionner ces offres d'emploi et poser leur candidature, et le système fera appel à sa fonction de présélection automatisée pour fournir aux gestionnaires d'embauche ministériels un ensemble filtré de candidatures.

Les conseillers et conseillères en RH de la CFP et/ou les adjoints et adjointes en RH collaborent avec les ministères à la création d'annonces et à la gestion du processus de présentations. En 2006, toutefois, certains ministères ont pu utiliser le SRFP afin d'annoncer directement des postes externes, d'élaborer des questionnaires et de présélectionner des candidatures.

Dans le cadre de l'EFVP, on examine l'incidence du SRFP sur la vie privée et l'on propose des stratégies appropriées pour atténuer les risques relevés. Parmi les renseignements personnels qui seront gérés par le SRFP figurent :

• les coordonnées des administrateurs et administratrices;
• les coordonnées des gestionnaires d'embauche et des agents de RH;
• les renseignements sur les examens des postulants et postulantes;
• les renseignements personnels et les coordonnées des postulants et postulantes;
• les renseignements sur les études et les curriculum vitae des postulants et postulantes;
• les renseignements des postulants et postulantes sur l'équité en mati re d'emploi (volontairement déclarés).

NVivo – Demande concernant la Division de l'intégration de l'information, Direction générale de la vérification (une EPFVP et une Évaluation des risques ont été effectuées au cours de la période visée par le dernier rapport et une EFVP a été effectuée au cours de l'exercice 2006-2007. Un plan d'action est cours d'exécution, et les quatre documents seront présentés au Commissariat à la protection de la vie privée d'ici peu.)

Résumé

NVivo est un logiciel conçu pour faciliter l'analyse d'information qualitatives. Outre les avantages qu'il offre, il permet d'agencer différentes sources textuelles et d'élaborer des bases de données qualitatives. NVivo peut également produire des tableaux qui intègrent des données qualitatives et quantitatives. Il permet ainsi de comparer rapidement et efficacement des données clés qu'utiliseront différents intervenants importants au sein de la CFP dans le traitement d'enjeux de dotation.

Avec l'entrée en vigueur de la nouvelle LEFP le 31 décembre 2005, la CFP doit utiliser toutes les ressources et l'information disponibles pour remplir ses fonctions et en particulier assumer son rôle de surveillance. Le mandat principal de la division est l'intégration des sources d'information qualitatives et quantitatives en dotation, ainsi que l'apport d'analyses à court et long terme en partenariat avec d'autres secteurs de la CFP.

Les renseignements de gestion stratégique offerts par NVivo seront utilisés afin de supporter le rôle de la surveillance et de l'intégrité des processus de dotation. Ils peuvent servir à plusieurs fins, y compris au cadre de gestion des risques, aux vérifications ainsi qu'à tout autre besoin spécifique d'analyse en dotation des autres secteurs de la CFP. L'accès à l'information qui en découlera ne sera pas partagé avec les autres ministères, bien que les cadres supérieurs de la CFP pourraient utiliser l'information lors de réunions avec d'autres ministères.

Le logiciel NVivo est présentement utilisé au sein de la Division de l'intégration de l'information de la Direction générale de la vérification et au sein de la Direction de la responsabilisation de la Direction générale des politiques.

Étant donné que le volume d'information augmente, et en particulier lorsque le processus d'intégration de l'information jumelant différentes sources de données sera réalisé, il sera important d'évaluer le niveau de sécurité au chapitre de l'entreposage, de l'accès et de la sauvegarde.

Services d'information de gestion des enquêtes (SIGE) pour la Direction générale des enquêtes (Une EFVP a été réalisée au cours de la période visée par le présent rapport et le plan d'action est en train d'être élaboré. Les deux documents seront présentés au Commissariat à la protection de la vie privée.)

Résumé

La Direction générale des enquêtes (DGE) de la CFP mène les enquêtes demandées par la CFP et par un administrateur général. La Direction générale offre également des services d'intervention précoce (IP), lorsque c'est approprié. Les enquêtes font appel à des techniques justes et approfondies et donnent lieu à la production de rapports clairs et concis.

La DGE est à mettre en oeuvre un nouveau système interne sur Internet qui fera office de système d'information de gestion des enquêtes (SIGE). Ce nouveau système de gestion de l'information et de suivi des dossiers est utilisé pour répondre aux nouveaux besoins opérationnels de la DGE et effectue la gestion des dossiers et des données ayant trait aux enquêtes menées en vertu de la nouvelle LEFP. En vertu de cette loi, la CFP peut recevoir des renseignements sur des enjeux en matière de dotation de sources diverses, notamment en ce qui concerne les résultats des vérifications, des préoccupations soulevées par des personnes, l'information interne, les reportages des médias. Que l'on décide ou non de mener une enquête, la source d'information est consignée dans les dossiers et enregistrée dans le nouveau SIGE pour différents motifs : répondre avec célérité à la personne faisant la demande de document ou d'information, apporter un soutien logistique et administratif, gérer le volume de travail, assurer la collecte de données quantitatives aux fins de la production de rapports, établir des normes de services.

Étant donné que la mise en oeuvre et l'utilisation du SIGE donnera lieu à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de renseignements personnels, la CFP a effectué une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP).

Les entrevues et l'examen de la documentation réalisés à cette fin ont clairement démontré que les fonctionnaires de la CFP souhaitent que la sécurité et la protection des renseignements personnels soient prioritaires pour l'utilisation de ce système. Par exemple, une collecte de renseignements personnels très limitée sera faite avec le SIGE en ce qui concerne le processus d'enquête et le système permettra de contribuer à réduire la collecte de renseignements personnels au moyen de stratégies limitatives d'entrée de données, par exemple en utilisant le moins possible des zones d'entrée textuelles.

Divulgation en vertu du Alinéa e 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La CFP a également communiqué des renseignements personnels en vertu de l'alinéa 8(2)b) de la LPRP. La communication de tels renseignements était autorisée dans le cadre de l'ancienne LEFP (L.R, 1985, ch. P-33), soit par le paragraphe 21(1) relatifs aux appels.

La CFP a diffusé un rapport de vérification de la Commission des plaintes du public contre la Gendarmerie royale du Canada (GRC) en octobre 2005. Conformément à notre pratique usuelle, ce rapport de vérification a également été publié sur le site de la CFP. Des renseignements permettant d'identifier trois employés étaient inclus aux pièces 1, 2 et 3 de ce rapport. Les trois employés concernés ont porté plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée et celles-ci se sont avérés fondées. La CFP a par la suite modifié ses procédures administratives afin de faire en sorte qu'aucun renseignement personnel ne soit divulgué dans les rapports de vérification publiés, ou, si de tels renseignements devaient être publiés, que cela soit fait en conformité avec la disposition du sous-alinéa 8(2)(m)i) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et que le Commissariat à la protection de la vie privée en soit informé, en vertu du paragraphe 8(5) de cette même loi. Au cours de l'exercice 2006-2007, la CFP n'a communiqué aucun renseignement personnel en vertu du sous-alinéa 8(2)m)(i).

De même, lorsque des enquêtes seront menées dans l'avenir en vertu de la nouvelle LEFP (2003, ch. 22, par. 12 et 13), des renseignements personnels pourraient être communiqués conformément aux dispositions de l'article 19 du nouveau Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (2005).

Statistiques - Loi sur la protection des renseignements personnels

Demandes traitées

• Reportées de 2005-2006 : 4
• Reçues en 2006-2007 : 36
• Traitées en 2006-2007 : 35
• Reportées à 2007-2008 : 5

Délai de traitement

• Moins de 30 jours : 25
• De 31à 60 jours :  9
• De 62 à 120 jours : 1
• 121 jours et plus : 0

Dispositions prises à l'égard des demandes traitées

• Communication totale : 11
• Communication partielle : 16
• Aucune communication (exclusion) : 0
• Aucune communication (exemption) :  0
• Transmission : 0
• Traitement impossible :  6
• Abandon de la demande : 2
• Prorogation des délais

Moins de 30 jours (interruption des opérations) : 2

• Moins de 30 jours (consultation) : 5
• Traduction : 0

Méthode de consultation

• Copies de l'original : 24
• Examen de l'original : 1
• Copies et examen : 2

Plaintes traitées

• Reçues en 2006-2007 : 3
• Traitées en 2006-2007 : 0
• Reportées à 2007-2008 : 9

Résultats des plaintes par catégorie

• Réglées en cours d'enquête
  • Collecte/Conservation/Usage/Retrait/Communication : 0
  • Délai : 0
  • Non-communication/exemptions : 0
• Réglées
  • Collecte/Conservation/Usage/Retrait/Communication : 0
  • Délai : 0
  • Non-communication/exemptions : 0
• Abandonnées
  • Collecte/Conservation/Usage/Retrait/Communication : 0
  • Délai : 0
  • Non-communication/exemptions : 0
• Fondées
  • Collecte/Conservation/Usage/Retrait/Communication : 0
  • Délai : 0
  • Non-communication/exemptions : 0
• Non fondées
  • Collecte/Conservation/Usage/Retrait/Communication : 0
  • Délai : 0
  • Non-communication/exemptions : 0

Coûts

• Équivalent temps plein : 0.33
• Traitement : 31 022 $
• Administration : 9 029 $
• Total : 40 050 $

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Date de modification :

2009-10-20